2005-10-05
Sida 1 av 3
Instruktion till mallar för upphandling av konsult eller lärare –
Allmänna villkor
De flesta rubriker i mallen kommenteras nedan, men inte alla, i de fall det klart framgår i
mallen vilken information som ska lämnas. Mallen gäller för förenklad/urvals- samt
öppen/selektiv upphandling. Vid öppen och selektiv upphandling är inte förhandling tillåten,
vilket gör att villkoren i underlaget måste vara väl genomtänkta och förankrade.
Allmänna villkor
De allmänna villkoren omfattar allmän information gällande upphandlingen. De allmänna
villkoren skiljer sig, i stort, inte åt mellan olika upphandlingar.
Allmän orientering
Högskolan och dess verksamhet beskrivs i allmänna ordalag.
Omfattning
En översiktlig beskrivning över uppdraget. Beskrivningen omfattar i regel en kort
bakgrundbeskrivning till uppdraget, för vilken enhet uppdraget ska utföras, vad uppdraget
går ut på i stora drag och under vilken tidsperiod uppdraget kommer att löpa på.
Helt eller delat anbud
Det är viktigt att ta ställning till om uppdraget går att se som olika delar av en helhet och om
dessa delar kan utföras av flera olika leverantörer eller om högskolan ser det som nödvändigt
att hela uppdraget utförs av en enda leverantör. I det första fallet kan leverantören lämna
anbud på en del av uppdraget (delat anbud), i det andra fallet kan leverantören endast lämna
anbud på hela uppdraget (helt anbud). Godkänner högskolan delat anbud måste delarna i
uppdraget utvärderas var för sig, så att anbuden för de olika delarna blir jämförbara.
Avtalstid
Ange hur lång avtalstiden är och om möjlighet till förlängning finns. Ta ställning till om
avtalet ska gälla från och med undertecknande eller från det datum uppdraget börjar löpa.
Upphandlingsfunktionen rekommenderar inte längre avtalstid än 3-4 år, inklusive ev
förlängningar.
2005-10-05
Sida 2 av 3
Upphandling och anbud
Upphandlingens karaktär
Ange om det är en öppen eller förenklad upphandling och om förhandling är möjlig med
vald upphandlingsform eller ej. Momenten i upphandlingen kan skilja sig åt beroende på
upphandlingsform. Om upphandlingen är förenklad skall det stå under denna rubrik att
anbud kan komma att antas utan föregående upphandling.
Kommunikation och frågor
Kontaktpersonen är samordnande part för frågor gällande upphandlingen.
Kontaktperson skickar även ut förtydliganden och svar på frågor till anbudsgivarna.
Kontaktpersoner
Ange kontaktperson enligt ovan. Ibland svarar en person på frågor om
kravspecifikationen, medan en annan person svarar på frågor om kommersiella villkor.
Det brukar underlätta att ha en kontaktperson som har all dokumentation och skickar ut
alla svar.
Förfrågningsunderlag
Det är viktigt att förteckna vilka dokument underlaget består av, kanske speciellt
bilagorna så att de kommer med vid avsändande. Anbudsgivaren har, enligt vad
högskolan skriver i underlaget, själv skyldighet att kontrollera att underlaget är komplett.
Utformning av anbud
Högskolan begär att anbudet ska undertecknas av behörig person, alltså sådan person
som enligt bolagets registreringsbevis har rätt att teckna firma (företräda bolaget med sin
underskrift på t ex avtal, firmans bankkonton etc etc). Man bör tänka på att vissa
firmatecknare får en endast teckna tillsammans med annan behörig person.
Firmatecknaren kan delegera ansvar och skriva fullmakt för att ge annan person inom
företaget möjlighet att teckna firma. Är anbudet undertecknad av annan person än
firmatecknaren, ska fullmakt bifogas anbudet.
Bindande anbud
Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud åtminstone den tid upphandlingsprocessen
förväntas fortgå, men viss marginal för att den kan dra ut på tiden av olika skäl.
Bedömning över hur lång tid anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud måste göras
från fall till fall beroende på art och omfattning på upphandlingen i fråga.
Vanlig tid som högskolan anger anbudsgivaren ska vara bunden av anbudet är tre (3)
månader.
Ingivande av anbud
Anbud ska postas i så god tid att anbudet inkommer till högskolan senast sista dag för
anbudsinlämnande som är angivet i förfrågningsunderlaget. Anbud kan lämnas fram till
24.00 den dag som är sista anbudsdag.
2005-10-05
Sida 3 av 3
Det är viktigt att ange var inom högskolan anbud kan lämnas personligt och under vilka
tider. Det är också viktigt att ange speciella omständigheter, som t ex i mallen, att
brevinkastet är litet så att stora försändelser inte kan läggas ned i brevinkastet.
Anbudsöppning
Anbudsöppning kan tidigast ske 2:a dagen efter sista anbudsdag. Det ska vara en dag
mellan sista dag för anbudsinlämning och dag för öppning. Skälet till det är att anbud
som lämnats på annan plats, men i tid, inom högskolan ska komma tillrätta innan
öppning av anbuden sker.
Anbud som inkommit för sent får inte beaktas, utan ska läggas åt sidan. Det gäller även
om anbudet inkommer för sent beroende av omständigheter som inte anbudsgivaren rår
över. Enligt NOU säger huvudregeln om affärsmässighet i 1 kap 4 § att alla anbudsgivaren
ska behandlas lika, vilket inte sker om någon anbudsgivare får längre tid på sig att lämna
anbud.
Besök vid högskolan
Vid vissa upphandlingar är det nödvändigt eller önskvärt att anbudsgivaren ges möjlighet att
besöka högskolan. Det gäller oftast upphandlingar då anbudsgivaren måste se lokalerna för
att bilda sig en uppfattning om hur uppdraget kan utföras. Samtliga anbudssökande måste få
samma information vid samma tillfälle. Det är därför lämpligt att inte svara på några frågor
under rundvandringen, utan endast anteckna dessa. Därefter skrivs frågorna och svaren ned
och befordras till samtliga anbuds sökanden.
