Administrativa föreskrifter

Administrativa föreskrifter
Livsmedel
UH-2012-075
Inköpssamverkan - som genomför upphandlingar för följande upphandlande myndigheter:
Boxholms, Mjölby, Motala, Vadstena, Ydre och Ödeshögs kommuner - anhåller härmed om Ert
anbud avseende Livsmedel i enlighet med nedanstående förutsättningar.
Allmänna förutsättningar
Upphandlingsform
Öppet förfarande
Upphandlande myndigheter
Boxholms, Mjölby, Motala, Vadstena och Ydre kommun.
I denna upphandling deltar även Ödeshögsbostäder AB.
Beträffande Ödeshög så pågår en organisationsöversyn som kan leda till att kosten går över till
kommunen under avtalsperioden.
Kommunerna medverkar som självständiga avtalsparter och fattar egna tilldelningsbeslut, men
Motala kommun, Inköpssamverkan tecknar avtal på uppdrag av respektive medverkande
kommun. Ödeshögsbostäder AB tecknar sitt egna avtal.
Reservationer
Anbud skall utformas helt enligt detta förfrågningsunderlag. Reservationer accepteras ej.
Formalia
För sent inkommet anbud är ogiltigt och tas följaktligen ej med vid bedömningen.
Anbud och därtill hörande handlingar skall vara skrivna på svenska språket. All eventuell övrig
kommunikation i ärendet, skriftlig och muntlig, skall ske på svenska språket.
Anbud skall vara bindande t o m 2013-04-10 .
Beställaren utarbetar och översänder avtalsunderlag till antagen leverantör.
Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt tecknats.
Priset skall anges i SEK exkl mervärdesskatt.
Helt eller delat anbud
Anbud kan lämnas på en eller flera av de i upphandlingen deltagande myndigheterna. Det måste
klart framgå av anbudet vilken/-a myndigheter som anbudet avser.
Anbud skall lämnas på samtliga i upphandlingen ingående sortimentsspecifikationer.
Bilaga 1a Sortimentsspecifikation kolonial, färskt o fryst sortiment
Bilaga 1b Sortimentsspecifikation mejerivaror små enheter
Bilaga 1c Sortimentsspecifikation frukt o grönt små enheter
Delar av sortimentet inom produktgrupperna tvättad potatis, tvättade morötter, konventionella
ägg/ekologiska ägg, ekologiskt färskt nötkött, färskt fläskkött och färskt kycklingkött kommer
Vadstena kommun och Ödeshögsbostäder AB inte att upphandla via denna upphandling.
Delar av sortimentet inom produktgrupperna grytbitar, nötfärs och ägg kommer inte Ydre
kommun att upphandla via denna upphandling.
Inköpssamverkan Motala
UH-2012-075
1
Administrativa föreskrifter
Livsmedel
UH-2012-075
Volymer
Volymen i anbudsbilagorna är beräknad efter den totala årsförbrukningen för samtliga i
upphandlingen ingående myndigheter. Uppgiften gäller utan förbindelse. Uppskattad volym kan
både över- och underskridas. Leverantören förbinder sig att leverera det verkliga behovet.
Fördelning av volymer per kommun enligt nedanstående procentsatser.
Boxholms kommun
6%
Mjölby kommun
28 %
Motala kommun
48 %
Vadstena kommun
8%
Ydre kommun
4%
Ödeshögs kommun
6%
Sekretess
För hos beställaren förvarade handlingar gäller enligt tryckfrihetsförordningen
offentlighetsprincipen och enligt sekretesslagen bl. a ett skydd för vissa uppgifter om enskilds
affärs- eller driftsförhållanden m.m. och för vissa uppgifter i ärenden om beställarens förvärv,
överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet.
Vid en eventuell begäran om utlämnande av handlingar i denna upphandling är beställaren
skyldig att pröva en sådan framställning med beaktande av de redovisade bestämmelserna.
Anbudsgivare som önskar sekretessbelägga viss uppgift i sitt anbud efter det att
upphandlingssekretessen upphört d.v.s. efter det att beslut har fattats, måste i anbudet ange
detta samt ange vilken skada anbudsgivaren lider om den uppgiften blir känd.
Upplysningar
Om du hämtat eller kommit över detta underlag på annat sätt än via e-Avrop bör du försäkra dig
om att du alltid har senaste versionen av underlaget genom att registrera dig och hämta
underlaget på följande adress: www.e-avrop.com: http://www.e-avrop.com/
Alla frågor och svar samt eventuella kompletteringar i denna upphandling distribueras då till dig
via e-post.
Frågor om upphandlingen skall ställas på Internet via den länk som återfinns på den sida du
hämtade förfrågningsunderlaget.
Frågor skall ställas senast 2012-12-26 . Alla frågor och svar bifogas upphandlingens
förfrågningsunderlag allteftersom inkomna frågor besvarats, dock senast x dagar före sista
anbudsdag.
Anbudsutvärdering
Formel för utvärdering per position där produkt offereras och godkänns:
(Offererat pris +/- (kvalitetsbetyg)) x volym = x antal SEK.
Utvärderingen kommer att ske med dataprogrammet Basera som möjliggör viktning av kvalitet
och pris.
Anbudspriserna kommer att utvärderas med hänsyn till de volymer som framgår av
sortimentsspecifikationerna.
Prover för test
Anbudsgivaren skall fritt tillhandahålla prover efter begäran.
Inköpssamverkan Motala
UH-2012-075
2
Administrativa föreskrifter
Livsmedel
UH-2012-075
Prover kommer, när anbudstiden gått ut, att begäras in ca 10 dagar före testets genomförande
för anbudspositioner inom utvalda varugrupper som kommer att testas.
Proverna skall skickas så att de är angiven adressat tillhanda senast dagen innan testets
genomförande och vid den angivna testtidpunkten skall produkterna ha minst 3 dagar kvar på
bäst-före-märkningen.
Proverna kommer att användas för att bedöma produkternas kvalitet.
Proverna skall vara märkta med anbudsgivarens namn, artikelnummer, positionsnummer, enligt
sortimentsspecifikationen och texten ´Test ? 2012´ med detaljerad tillagningsbeskrivning, där så
är relevant. En förteckning över vilka prover som har översänts skall medfölja proverna.
Tillagning kommer att ske enligt den bifogade tillagningsbeskrivningen för att de skall tillagas på
ett korrekt sätt vid provning av produkterna.
Prover som inte levererats till tidpunkt för provning/testning får betyget 0.
Anbudsgivaren skall ange kontaktperson som ansvarar för prover.
Anbudspriser
Priser skall anges i den enhet som redovisas på de bifogade sortimentsspecifikationerna.
Pris skall anges med basprisdag 2012-11-15 i svenska kronor exklusive mervärdesskatt.
Prisförändringar fram till basprisdag skall vara inräknade i lämnade anbudspriser, och inkludera
kostnader för emballage, försäkring, tull och transport, i enlighet med ´Sortimentsspecifikation´.
Priser avseende varugrupperna potatis samt färska grönsaker, frukt och bär anges med
basprisdag 2012-11-15. exklusive mervärdesskatt. Prisförändringar fram till basprisdag skall
vara inräknade i lämnade anbudspriser, och inkludera kostnader för emballage, försäkring, tull
och transport, i enlighet med ´Sortimentsspecifikation´.
Offererat pris på sådana varor skall baseras på kvalitetsklass 1.
I sortimentsspecifikationen bilaga 1a kan på en del ställen beteckningen ´eller likvärdig´ i
samband med ett fabrikat/varunamn förekomma, detta betyder att annan likvärdig produkt kan
offereras men ställda krav på produkten måste vara uppfyllda.
I sortimentsspecifikationen bilaga 1a finns det på området kött och charksortimentet med dubbla
positioner med samma egenskaper detta för att få fler alternativa produkter, anbudsgivaren får
inte lägga samma produkt på dessa positioner.
Ursprungsland anges för oberedda och beredda produkter av kött och köttprodukter (inkl.
färsprodukter), fågel och fågelprodukter, fisk samt färska grönsaker och frukt där information
finns att tillgå. Samtliga uppgifter som efterfrågas i sortimentsspecifikationerna skall fyllas i av
anbudsgivaren.
Beroende på produkt skall priser, om möjligt, anges på konventionellt, ekologiskt, etiskt, IP odlat
(Integrerad odling) och sigillodlade produkter.
Upphandlingen omfattar även artiklar vilka inte finns med i sortimentsfilerna. På dessa produkter
skall en generell rabattsats anges i anbudet, ordinarieprislista ska bifogas anbudet, offererad
rabattsats kommer att utvärderas.
För malt- vatten och läskedrycker skall pris anges exkl pant och skatter. Anbudsgivaren skall
ange priser för tillkommande panter, back, flaska eller skatter.
Eventuella packningsavgifter, delningsavgifter, plockningsavgifter, EU-avgifter eller andra
förekommande avgifter skall ingå i det offererade anbudspriset och får inte tillkomma separat.
Vid samleverans till samma leveransställe med flera kundnummer skall minimivärdet räknas
ihop.
Inköpssamverkan Motala
UH-2012-075
3
Administrativa föreskrifter
Livsmedel
UH-2012-075
Offererad rabattsats skall vara fast under hela avtalsperioden.
I samtliga priser skall ingå eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar för
förpackningar (SFS 2006:1273).
Utvärdering i Basera
Allmän orientering
Kommunerna använder dataprogrammet ´Basera´ för stöd vid upphandling, utvärdering och
uppföljning av livsmedel. För att fullt ut kunna ha nytta av systemet krävs att t ex
sortimentsspecifikationen, statistik, prislistor och aviseringsfiler m.m. lämnas på ett sådant sätt
att de kan läsas in i systemet.
Upphandling med Basera går till enligt nedanstående.
Information om bifogad svarsfil
Bifogat till anbudsinbjudan finns en svarsfil (excel-fil). I filen finns information om vilka
produkter som efterfrågas. Varuområde, Huvudgrupp och Artikelbenämning visar vilken produkt
som eftersöks.
I kolumnen Egenskap tillkommer ytterligare krav på produkten som måste uppfyllas för att
produkten skall bli godkänd och gå vidare till utvärderingen.
Rubrikerna ´Innerförpackning/minsta enhet´ och ´Frp/Fsg enhet´
(förpackning/försäljningsenhet) visar inom vilken vikt en produkt skall väga för vara godkänd.
Den första kolumnen avser ytterförpackningen. Den andra kolumnen avser innerförpackningen
eller minsta enheten t ex vikten/på ett margarinpaket eller att den skall innehålla flera mindre
förpackningar med en viss vikt.
Innerförpackningarna skall först hålla sig inom ramarna för innerförp./minsta enhet och därefter
skall deras totala vikt ligga inom intervallet för frp/fsgenhet. Dessa kolumner beskriver
tillsammans den eftersökta produktens beskaffenheter.
Ca Förbr/år och Färdigmängd visar på hur mycket av den aktuella produkten som avses
köpas/år.
Siffran i kolumnen Referenspris används dels för att beräkna kvalitetsavdrag/påslag (se vidare
under rubriken Kvalitet) och dels som belastningspris i de fall inget godkänt svar har inkommit
från leverantören.
Basera räknar ut pris per liter/kg, färdigmängd, avrunnen vikt m.m. för att säkerställa att
samma artiklar får samma jämförelsetal.
Ifyllnad av fil
Sortimentsfilen skall fyllas i enligt nedanstående och bifogas anbudet, se ytterligare information i
bilaga 6 förklaring ifyllnad av svarsfil.
Anbudspriset skall vara priset på den försäljningsenhet som satts. Under Varuområde redovisas
om produkten grupperas under kolonial/specerier, färskvaror/kylvaror. Latinskt namn krävs för
all fisk och fiskprodukter.
Som verifikationspris skall kilo- eller liter priset anges. Verifikationspriset används som
kontrollfunktion för att se vikt och prisfälten är korrekt ifyllda.
Det är möjligt för anbudsgivaren att enbart fylla i kolumnerna med rubrik Artnr, Benämning,
Fsgenhet och Anbudspris. Detta förutsätter att resterande information bifogas i en sortimentsfil
enligt Baseraformat. Viktigt är att samtliga artiklar som offereras finns med i sortimentsfilen.´
All information måste inkomma, men det är möjligt att dela upp den i två filer om anbudsgivaren
skulle finna det enklare.
Inköpssamverkan Motala
UH-2012-075
4
Administrativa föreskrifter
Livsmedel
UH-2012-075
Om anbudsgivaren önskar svara med mer än en produkt på ett och samma positionsnummer så
görs detta genom att anbudsgivaren infogar en rad i Excelfilen och anger samma
positionsnummer. Det är viktigt att positionsnumret stämmer. Därefter fyller anbudsgivaren i de
egna värdena. Den färdigfyllda texten behöver inte fyllas i, men positionsnumret måste finnas.
Vi förbehåller oss rätten att utifrån producentens besked ändra en anbudsgivares svar i fråga om
egenskaper och vikter. För att jämförelsen skall bli korrekt måste identiska produkter betraktas
som identiska oavsett anbudsgivare. Skulle meningarna gå isär mellan anbudsgivarna om en
produkts beskaffenhet gäller producentens uppgift.
Det är viktigt att sortimentsunderlaget är komplett ifyllt för att vi skall kunna göra rätt
jämförelse av offererade produkter. Saknas information för att beräkna produkternas värden så
kommer de inte med i utvärderingen. Detta gäller såväl produktens värden som egenskaper.
Anbudsgivare har möjlighet att offerera valfritt antal alternativ per positionsnummer.
Om anbudsgivare av misstag offererar samma produkt på flera positioner kommer den produkt
med högst belastningsvärde på viss position att gå till utvärdering till offererat pris och på övriga
positioner där samma produkt offererats går belastningsvärdet in på positionerna om inte annan
produkt offererats och godkänts på positionen.
Inläsning av anbudssvar/artiklar
Anbudssvaren inläses och matchas med sortimentsinformationen så att produkter från samma
producent och med samma artikelnummer och som offererats på samma position (från flera
anbudsgivare) har enhetlig information för utvärdering av jämförelsevikter, egenskaper och
klassificeringar. Det är viktigt att samtliga offererade produkter finns med i
sortimentsinformationen som anbudsgivaren skall bifoga. Detta för att kunna göra en rättvisande
jämförelse av produkter som har likvärdiga egenskaper per position.
Kontroll av produkter
Samtliga offererade produkter kontrolleras mot förfrågningsunderlaget. Produkterna måste
uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget för att gå vidare till testning och
utvärdering.
Produkter som inte uppfyller ställda krav tas bort. Om det inte finns någon godkänd produkt på
en position i en anbudsgivares anbud kommer denne att på den positionen belastas med
belastningspriset (referenspris * färdigmängd) i enlighet med förfrågningsunderlaget.
Anbudsgivaren rekommenderas att lägga flera produkter på varje position för att försäkra sig om
att ha ett godkänt svar. Systemet väljer automatiskt, efter eventuell kvalitetstestning, den
produkt som är mest fördelaktig för anbudsgivaren. Det vill säga den produkt som har det lägsta
priset inklusive kvalitetsbedömningen (justerade priset).
De kontroller som görs av produkterna är att de har rätt:
Klassificering, d v s om vi frågar efter en färsk produkt skall offererad produkt vara färsk.
Egenskaper, d v s om vi frågar efter fetthalt <= 20 % skall produkten ha en fetthalt som är
lägre än eller lika med 20 %
Vikt, d v s om vi frågar efter en fiskfilé som väger 0,1-0,5kg så skall den väga inom det
intervallet för att blir godkänd.
Kontrollen sker till stor del maskinellt men i förekommande fall kommer frågor skickas ut till
leverantören för komplettering.
Belastningspris/referenspris
Belastningspriset är förväntat pris per position plus 50 %. Priset är avsett att läggas för
positioner som en anbudsgivare avstår ifrån att offerera. Om en anbudsgivare avstår från att
offerera på viss position kommer beställaren tvingas att köpa denna produkt utanför avtal vilket
Inköpssamverkan Motala
UH-2012-075
5
Administrativa föreskrifter
Livsmedel
UH-2012-075
kommer att medföra en avsevärd högre kostnad för kommunerna.
Kvalitetsvärdering
För att bedöma kvalitén på produkter, utöver obligatoriska krav, kan vissa utvalda positioner
komma att testas vad gäller exempelvis lukt, smak, konsistens och utseende. Testerna utförs
som blindtester där provsmakarna inte känner till produkternas fabrikat eller vem som offererat
produkten. Produkter på positioner som inte testas kommer att erhålla kvalitetsbetyg 3.
Varuprover kommer att begäras av upphandlande myndigheternas grupp av sakkunniga. Varje
varuprov skall tydligt märkas med anbudsgivarens namn, positionsnummer, artikelnummer och
produktnamn. Proverna skall tillhandahållas kostnadsfritt av anbudsgivaren.
De positioner som eventuellt kommer att testas är: Köttbullar, köttbuljong, fiskbuljong,
spaghetti, penne, falukorv, lingonsylt, kassler, skinka rökt (konsument förp.), skinka kokt
(konsument förp.), fläskkött rökt strimlat (huvudgrupp, köttprodukter).
Kriterier som är av betydelse för vilka positioner som kommer att testas är t ex att de är av stor
ekonomisk betydelse, att de är känsliga för olika former av hantering (t ex varmhållning) eller
att det är stora smak-/kvalitetsvariationer mellan olika offererade alternativ.
Beställaren förbehåller sig rätten att även provsmaka positioner från andra områden än de som
nämns ovan, om det bedöms finnas behov av det.
Har kommunerna erfarenhet av alla produkter på ett positionsnummer som är aktuellt för
kvalitetsbedömning, och kan bedöma den inbördes kvalitetsordningen (0-5) enbart på
erfarenhet, görs detta utan blindtest.
Kvalitetsbedömning
Kvalitetsbedömningen görs utifrån en femgradig skala där 5 är det bästa möjliga betyget.
Om en produkt inte anses vara möjlig att använda i verksamheten får den betyg noll (0) och
kommer inte att gå vidare till utvärdering.
Artiklar kommer att beställas för provsmakning ca 10 dagar innan provsmakningen skall
genomföras. Om anbudsgivaren, av någon anledning, inte kan leverera beställd artikel inom
önskad tid ska detta meddelas snarast. Produkter som inte kommer in i tid för provsmakning
kommer att få betyg 0 i kvalitetsbedömningen.
Produktens kvalitet kommer omvandlas till pengar och läggas till varans pris (s.k. Justerat pris
som används vid utvärderingen). Vid tre i betyg sker ingen förändring av priset. Om betyget är
lägre än tre belastas priset med en fastställd procentsats på det referenspriset som återfinns i
förfrågningsfilen. Om betyget är högre än tre sänks istället priset med den fastställda
procentsatsen på referenspriset. Nedan visas ett exempel på hur kvaliteten påverkar det lagda
priset.
Varje skalsteg är värt 20%. Exemplet visar vad det justerade priset skulle bli vid olika betyg om
anbudspriset är 45 SEK.
Betyg/skalsteg
Procent (20% /steg)
Kronor (Ref.pris 60kr)
Justerat pris
1
40%
24kr
69kr
2
20%
12kr
57kr
3
0%
0kr
45kr
4
-20%
-12kr
33kr
5
-40%
-24kr
21kr
På varje position kan endast en produkt från varje anbudsgivare gå vidare. Basera väljer
automatiskt ut den produkt som är bästa val, d v s lägst justerat pris (kvaliteten inkluderat), av
Inköpssamverkan Motala
UH-2012-075
6
Administrativa föreskrifter
Livsmedel
UH-2012-075
anbudsgivarens offererade produkter. Vi rekommenderar därför att anbudsgivaren om möjligt
lägger flera artiklar på varje position för att försäkra sig om att deras mest konkurrenskraftiga
produkt kommer med i anbudet.
Utvärdering på produkter i systemet
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas som vinnare, vilket betyder att det
anbud som har lägst totalvärde vinner upphandlingen. Beräkningen av totalvärdet görs genom
att summera värdet för varje position. Värdet på varje position beräknas genom att justerat pris
(pris inklusive kvalitet, för beräkning se avsnittet kvalitet) multipliceras med kvantiteten (färdig
mängd). Saknas godkänd produkt på en position kommer belastningspriset (se ifyllnad av fil) att
användas istället för att belasta anbudsgivarens anbud.
Observera att inte svara på en produkt eller svara med en produkt som inte uppfyller ställda
krav innebär att komplettering av anbudsformulär automatiskt kommer att ske med ett
belastningspris, framräknat enligt instruktion. Detta pris kommer därefter att ingå som ett pris
på den aktuella produkten vid utvärderingen.
Kriterier för antagande av anbud
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till uppräknade omständigheter,
kommer att antas.
Anbudstid
Sista anbudsdag är 2013-01-10
Observera att anbudet skall ha inkommit senast ovanstående datum.
Lämnande av anbud
Anbud skall lämnas elektroniskt via e-Avrop. Denna tjänst är kostnadsfri.
Tilldelningsbeslut/besked
Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar.
Tilldelningsbeskedet går automatiskt till den person som lämnat anbudet.
INKÖPSSAMVERKAN
Håkan Klaening
Upphandlare
Inköpssamverkan Motala
UH-2012-075
7
Administrativa föreskrifter
Livsmedel
UH-2012-075
Inköpssamverkan Motala
UH-2012-075
8