Administrativa föreskrifter Livsmedel UH-2012-075 Inköpssamverkan - som genomför upphandlingar för följande upphandlande myndigheter: Boxholms, Mjölby, Motala, Vadstena, Ydre och Ödeshögs kommuner - anhåller härmed om Ert anbud avseende Livsmedel i enlighet med nedanstående förutsättningar. Allmänna förutsättningar Upphandlingsform Öppet förfarande Upphandlande myndigheter Boxholms, Mjölby, Motala, Vadstena och Ydre kommun. I denna upphandling deltar även Ödeshögsbostäder AB. Beträffande Ödeshög så pågår en organisationsöversyn som kan leda till att kosten går över till kommunen under avtalsperioden. Kommunerna medverkar som självständiga avtalsparter och fattar egna tilldelningsbeslut, men Motala kommun, Inköpssamverkan tecknar avtal på uppdrag av respektive medverkande kommun. Ödeshögsbostäder AB tecknar sitt egna avtal. Reservationer Anbud skall utformas helt enligt detta förfrågningsunderlag. Reservationer accepteras ej. Formalia För sent inkommet anbud är ogiltigt och tas följaktligen ej med vid bedömningen. Anbud och därtill hörande handlingar skall vara skrivna på svenska språket. All eventuell övrig kommunikation i ärendet, skriftlig och muntlig, skall ske på svenska språket. Anbud skall vara bindande t o m 2013-04-10 . Beställaren utarbetar och översänder avtalsunderlag till antagen leverantör. Bindande avtal förutsätter att skriftligt upphandlingskontrakt tecknats. Priset skall anges i SEK exkl mervärdesskatt. Helt eller delat anbud Anbud kan lämnas på en eller flera av de i upphandlingen deltagande myndigheterna. Det måste klart framgå av anbudet vilken/-a myndigheter som anbudet avser. Anbud skall lämnas på samtliga i upphandlingen ingående sortimentsspecifikationer. Bilaga 1a Sortimentsspecifikation kolonial, färskt o fryst sortiment Bilaga 1b Sortimentsspecifikation mejerivaror små enheter Bilaga 1c Sortimentsspecifikation frukt o grönt små enheter Delar av sortimentet inom produktgrupperna tvättad potatis, tvättade morötter, konventionella ägg/ekologiska ägg, ekologiskt färskt nötkött, färskt fläskkött och färskt kycklingkött kommer Vadstena kommun och Ödeshögsbostäder AB inte att upphandla via denna upphandling. Delar av sortimentet inom produktgrupperna grytbitar, nötfärs och ägg kommer inte Ydre kommun att upphandla via denna upphandling. Inköpssamverkan Motala UH-2012-075 1 Administrativa föreskrifter Livsmedel UH-2012-075 Volymer Volymen i anbudsbilagorna är beräknad efter den totala årsförbrukningen för samtliga i upphandlingen ingående myndigheter. Uppgiften gäller utan förbindelse. Uppskattad volym kan både över- och underskridas. Leverantören förbinder sig att leverera det verkliga behovet. Fördelning av volymer per kommun enligt nedanstående procentsatser. Boxholms kommun 6% Mjölby kommun 28 % Motala kommun 48 % Vadstena kommun 8% Ydre kommun 4% Ödeshögs kommun 6% Sekretess För hos beställaren förvarade handlingar gäller enligt tryckfrihetsförordningen offentlighetsprincipen och enligt sekretesslagen bl. a ett skydd för vissa uppgifter om enskilds affärs- eller driftsförhållanden m.m. och för vissa uppgifter i ärenden om beställarens förvärv, överlåtelse, upplåtelse eller användning av egendom, tjänst eller annan nyttighet. Vid en eventuell begäran om utlämnande av handlingar i denna upphandling är beställaren skyldig att pröva en sådan framställning med beaktande av de redovisade bestämmelserna. Anbudsgivare som önskar sekretessbelägga viss uppgift i sitt anbud efter det att upphandlingssekretessen upphört d.v.s. efter det att beslut har fattats, måste i anbudet ange detta samt ange vilken skada anbudsgivaren lider om den uppgiften blir känd. Upplysningar Om du hämtat eller kommit över detta underlag på annat sätt än via e-Avrop bör du försäkra dig om att du alltid har senaste versionen av underlaget genom att registrera dig och hämta underlaget på följande adress: www.e-avrop.com: http://www.e-avrop.com/ Alla frågor och svar samt eventuella kompletteringar i denna upphandling distribueras då till dig via e-post. Frågor om upphandlingen skall ställas på Internet via den länk som återfinns på den sida du hämtade förfrågningsunderlaget. Frågor skall ställas senast 2012-12-26 . Alla frågor och svar bifogas upphandlingens förfrågningsunderlag allteftersom inkomna frågor besvarats, dock senast x dagar före sista anbudsdag. Anbudsutvärdering Formel för utvärdering per position där produkt offereras och godkänns: (Offererat pris +/- (kvalitetsbetyg)) x volym = x antal SEK. Utvärderingen kommer att ske med dataprogrammet Basera som möjliggör viktning av kvalitet och pris. Anbudspriserna kommer att utvärderas med hänsyn till de volymer som framgår av sortimentsspecifikationerna. Prover för test Anbudsgivaren skall fritt tillhandahålla prover efter begäran. Inköpssamverkan Motala UH-2012-075 2 Administrativa föreskrifter Livsmedel UH-2012-075 Prover kommer, när anbudstiden gått ut, att begäras in ca 10 dagar före testets genomförande för anbudspositioner inom utvalda varugrupper som kommer att testas. Proverna skall skickas så att de är angiven adressat tillhanda senast dagen innan testets genomförande och vid den angivna testtidpunkten skall produkterna ha minst 3 dagar kvar på bäst-före-märkningen. Proverna kommer att användas för att bedöma produkternas kvalitet. Proverna skall vara märkta med anbudsgivarens namn, artikelnummer, positionsnummer, enligt sortimentsspecifikationen och texten ´Test ? 2012´ med detaljerad tillagningsbeskrivning, där så är relevant. En förteckning över vilka prover som har översänts skall medfölja proverna. Tillagning kommer att ske enligt den bifogade tillagningsbeskrivningen för att de skall tillagas på ett korrekt sätt vid provning av produkterna. Prover som inte levererats till tidpunkt för provning/testning får betyget 0. Anbudsgivaren skall ange kontaktperson som ansvarar för prover. Anbudspriser Priser skall anges i den enhet som redovisas på de bifogade sortimentsspecifikationerna. Pris skall anges med basprisdag 2012-11-15 i svenska kronor exklusive mervärdesskatt. Prisförändringar fram till basprisdag skall vara inräknade i lämnade anbudspriser, och inkludera kostnader för emballage, försäkring, tull och transport, i enlighet med ´Sortimentsspecifikation´. Priser avseende varugrupperna potatis samt färska grönsaker, frukt och bär anges med basprisdag 2012-11-15. exklusive mervärdesskatt. Prisförändringar fram till basprisdag skall vara inräknade i lämnade anbudspriser, och inkludera kostnader för emballage, försäkring, tull och transport, i enlighet med ´Sortimentsspecifikation´. Offererat pris på sådana varor skall baseras på kvalitetsklass 1. I sortimentsspecifikationen bilaga 1a kan på en del ställen beteckningen ´eller likvärdig´ i samband med ett fabrikat/varunamn förekomma, detta betyder att annan likvärdig produkt kan offereras men ställda krav på produkten måste vara uppfyllda. I sortimentsspecifikationen bilaga 1a finns det på området kött och charksortimentet med dubbla positioner med samma egenskaper detta för att få fler alternativa produkter, anbudsgivaren får inte lägga samma produkt på dessa positioner. Ursprungsland anges för oberedda och beredda produkter av kött och köttprodukter (inkl. färsprodukter), fågel och fågelprodukter, fisk samt färska grönsaker och frukt där information finns att tillgå. Samtliga uppgifter som efterfrågas i sortimentsspecifikationerna skall fyllas i av anbudsgivaren. Beroende på produkt skall priser, om möjligt, anges på konventionellt, ekologiskt, etiskt, IP odlat (Integrerad odling) och sigillodlade produkter. Upphandlingen omfattar även artiklar vilka inte finns med i sortimentsfilerna. På dessa produkter skall en generell rabattsats anges i anbudet, ordinarieprislista ska bifogas anbudet, offererad rabattsats kommer att utvärderas. För malt- vatten och läskedrycker skall pris anges exkl pant och skatter. Anbudsgivaren skall ange priser för tillkommande panter, back, flaska eller skatter. Eventuella packningsavgifter, delningsavgifter, plockningsavgifter, EU-avgifter eller andra förekommande avgifter skall ingå i det offererade anbudspriset och får inte tillkomma separat. Vid samleverans till samma leveransställe med flera kundnummer skall minimivärdet räknas ihop. Inköpssamverkan Motala UH-2012-075 3 Administrativa föreskrifter Livsmedel UH-2012-075 Offererad rabattsats skall vara fast under hela avtalsperioden. I samtliga priser skall ingå eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar för förpackningar (SFS 2006:1273). Utvärdering i Basera Allmän orientering Kommunerna använder dataprogrammet ´Basera´ för stöd vid upphandling, utvärdering och uppföljning av livsmedel. För att fullt ut kunna ha nytta av systemet krävs att t ex sortimentsspecifikationen, statistik, prislistor och aviseringsfiler m.m. lämnas på ett sådant sätt att de kan läsas in i systemet. Upphandling med Basera går till enligt nedanstående. Information om bifogad svarsfil Bifogat till anbudsinbjudan finns en svarsfil (excel-fil). I filen finns information om vilka produkter som efterfrågas. Varuområde, Huvudgrupp och Artikelbenämning visar vilken produkt som eftersöks. I kolumnen Egenskap tillkommer ytterligare krav på produkten som måste uppfyllas för att produkten skall bli godkänd och gå vidare till utvärderingen. Rubrikerna ´Innerförpackning/minsta enhet´ och ´Frp/Fsg enhet´ (förpackning/försäljningsenhet) visar inom vilken vikt en produkt skall väga för vara godkänd. Den första kolumnen avser ytterförpackningen. Den andra kolumnen avser innerförpackningen eller minsta enheten t ex vikten/på ett margarinpaket eller att den skall innehålla flera mindre förpackningar med en viss vikt. Innerförpackningarna skall först hålla sig inom ramarna för innerförp./minsta enhet och därefter skall deras totala vikt ligga inom intervallet för frp/fsgenhet. Dessa kolumner beskriver tillsammans den eftersökta produktens beskaffenheter. Ca Förbr/år och Färdigmängd visar på hur mycket av den aktuella produkten som avses köpas/år. Siffran i kolumnen Referenspris används dels för att beräkna kvalitetsavdrag/påslag (se vidare under rubriken Kvalitet) och dels som belastningspris i de fall inget godkänt svar har inkommit från leverantören. Basera räknar ut pris per liter/kg, färdigmängd, avrunnen vikt m.m. för att säkerställa att samma artiklar får samma jämförelsetal. Ifyllnad av fil Sortimentsfilen skall fyllas i enligt nedanstående och bifogas anbudet, se ytterligare information i bilaga 6 förklaring ifyllnad av svarsfil. Anbudspriset skall vara priset på den försäljningsenhet som satts. Under Varuområde redovisas om produkten grupperas under kolonial/specerier, färskvaror/kylvaror. Latinskt namn krävs för all fisk och fiskprodukter. Som verifikationspris skall kilo- eller liter priset anges. Verifikationspriset används som kontrollfunktion för att se vikt och prisfälten är korrekt ifyllda. Det är möjligt för anbudsgivaren att enbart fylla i kolumnerna med rubrik Artnr, Benämning, Fsgenhet och Anbudspris. Detta förutsätter att resterande information bifogas i en sortimentsfil enligt Baseraformat. Viktigt är att samtliga artiklar som offereras finns med i sortimentsfilen.´ All information måste inkomma, men det är möjligt att dela upp den i två filer om anbudsgivaren skulle finna det enklare. Inköpssamverkan Motala UH-2012-075 4 Administrativa föreskrifter Livsmedel UH-2012-075 Om anbudsgivaren önskar svara med mer än en produkt på ett och samma positionsnummer så görs detta genom att anbudsgivaren infogar en rad i Excelfilen och anger samma positionsnummer. Det är viktigt att positionsnumret stämmer. Därefter fyller anbudsgivaren i de egna värdena. Den färdigfyllda texten behöver inte fyllas i, men positionsnumret måste finnas. Vi förbehåller oss rätten att utifrån producentens besked ändra en anbudsgivares svar i fråga om egenskaper och vikter. För att jämförelsen skall bli korrekt måste identiska produkter betraktas som identiska oavsett anbudsgivare. Skulle meningarna gå isär mellan anbudsgivarna om en produkts beskaffenhet gäller producentens uppgift. Det är viktigt att sortimentsunderlaget är komplett ifyllt för att vi skall kunna göra rätt jämförelse av offererade produkter. Saknas information för att beräkna produkternas värden så kommer de inte med i utvärderingen. Detta gäller såväl produktens värden som egenskaper. Anbudsgivare har möjlighet att offerera valfritt antal alternativ per positionsnummer. Om anbudsgivare av misstag offererar samma produkt på flera positioner kommer den produkt med högst belastningsvärde på viss position att gå till utvärdering till offererat pris och på övriga positioner där samma produkt offererats går belastningsvärdet in på positionerna om inte annan produkt offererats och godkänts på positionen. Inläsning av anbudssvar/artiklar Anbudssvaren inläses och matchas med sortimentsinformationen så att produkter från samma producent och med samma artikelnummer och som offererats på samma position (från flera anbudsgivare) har enhetlig information för utvärdering av jämförelsevikter, egenskaper och klassificeringar. Det är viktigt att samtliga offererade produkter finns med i sortimentsinformationen som anbudsgivaren skall bifoga. Detta för att kunna göra en rättvisande jämförelse av produkter som har likvärdiga egenskaper per position. Kontroll av produkter Samtliga offererade produkter kontrolleras mot förfrågningsunderlaget. Produkterna måste uppfylla de krav som ställts i förfrågningsunderlaget för att gå vidare till testning och utvärdering. Produkter som inte uppfyller ställda krav tas bort. Om det inte finns någon godkänd produkt på en position i en anbudsgivares anbud kommer denne att på den positionen belastas med belastningspriset (referenspris * färdigmängd) i enlighet med förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren rekommenderas att lägga flera produkter på varje position för att försäkra sig om att ha ett godkänt svar. Systemet väljer automatiskt, efter eventuell kvalitetstestning, den produkt som är mest fördelaktig för anbudsgivaren. Det vill säga den produkt som har det lägsta priset inklusive kvalitetsbedömningen (justerade priset). De kontroller som görs av produkterna är att de har rätt: Klassificering, d v s om vi frågar efter en färsk produkt skall offererad produkt vara färsk. Egenskaper, d v s om vi frågar efter fetthalt <= 20 % skall produkten ha en fetthalt som är lägre än eller lika med 20 % Vikt, d v s om vi frågar efter en fiskfilé som väger 0,1-0,5kg så skall den väga inom det intervallet för att blir godkänd. Kontrollen sker till stor del maskinellt men i förekommande fall kommer frågor skickas ut till leverantören för komplettering. Belastningspris/referenspris Belastningspriset är förväntat pris per position plus 50 %. Priset är avsett att läggas för positioner som en anbudsgivare avstår ifrån att offerera. Om en anbudsgivare avstår från att offerera på viss position kommer beställaren tvingas att köpa denna produkt utanför avtal vilket Inköpssamverkan Motala UH-2012-075 5 Administrativa föreskrifter Livsmedel UH-2012-075 kommer att medföra en avsevärd högre kostnad för kommunerna. Kvalitetsvärdering För att bedöma kvalitén på produkter, utöver obligatoriska krav, kan vissa utvalda positioner komma att testas vad gäller exempelvis lukt, smak, konsistens och utseende. Testerna utförs som blindtester där provsmakarna inte känner till produkternas fabrikat eller vem som offererat produkten. Produkter på positioner som inte testas kommer att erhålla kvalitetsbetyg 3. Varuprover kommer att begäras av upphandlande myndigheternas grupp av sakkunniga. Varje varuprov skall tydligt märkas med anbudsgivarens namn, positionsnummer, artikelnummer och produktnamn. Proverna skall tillhandahållas kostnadsfritt av anbudsgivaren. De positioner som eventuellt kommer att testas är: Köttbullar, köttbuljong, fiskbuljong, spaghetti, penne, falukorv, lingonsylt, kassler, skinka rökt (konsument förp.), skinka kokt (konsument förp.), fläskkött rökt strimlat (huvudgrupp, köttprodukter). Kriterier som är av betydelse för vilka positioner som kommer att testas är t ex att de är av stor ekonomisk betydelse, att de är känsliga för olika former av hantering (t ex varmhållning) eller att det är stora smak-/kvalitetsvariationer mellan olika offererade alternativ. Beställaren förbehåller sig rätten att även provsmaka positioner från andra områden än de som nämns ovan, om det bedöms finnas behov av det. Har kommunerna erfarenhet av alla produkter på ett positionsnummer som är aktuellt för kvalitetsbedömning, och kan bedöma den inbördes kvalitetsordningen (0-5) enbart på erfarenhet, görs detta utan blindtest. Kvalitetsbedömning Kvalitetsbedömningen görs utifrån en femgradig skala där 5 är det bästa möjliga betyget. Om en produkt inte anses vara möjlig att använda i verksamheten får den betyg noll (0) och kommer inte att gå vidare till utvärdering. Artiklar kommer att beställas för provsmakning ca 10 dagar innan provsmakningen skall genomföras. Om anbudsgivaren, av någon anledning, inte kan leverera beställd artikel inom önskad tid ska detta meddelas snarast. Produkter som inte kommer in i tid för provsmakning kommer att få betyg 0 i kvalitetsbedömningen. Produktens kvalitet kommer omvandlas till pengar och läggas till varans pris (s.k. Justerat pris som används vid utvärderingen). Vid tre i betyg sker ingen förändring av priset. Om betyget är lägre än tre belastas priset med en fastställd procentsats på det referenspriset som återfinns i förfrågningsfilen. Om betyget är högre än tre sänks istället priset med den fastställda procentsatsen på referenspriset. Nedan visas ett exempel på hur kvaliteten påverkar det lagda priset. Varje skalsteg är värt 20%. Exemplet visar vad det justerade priset skulle bli vid olika betyg om anbudspriset är 45 SEK. Betyg/skalsteg Procent (20% /steg) Kronor (Ref.pris 60kr) Justerat pris 1 40% 24kr 69kr 2 20% 12kr 57kr 3 0% 0kr 45kr 4 -20% -12kr 33kr 5 -40% -24kr 21kr På varje position kan endast en produkt från varje anbudsgivare gå vidare. Basera väljer automatiskt ut den produkt som är bästa val, d v s lägst justerat pris (kvaliteten inkluderat), av Inköpssamverkan Motala UH-2012-075 6 Administrativa föreskrifter Livsmedel UH-2012-075 anbudsgivarens offererade produkter. Vi rekommenderar därför att anbudsgivaren om möjligt lägger flera artiklar på varje position för att försäkra sig om att deras mest konkurrenskraftiga produkt kommer med i anbudet. Utvärdering på produkter i systemet Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas som vinnare, vilket betyder att det anbud som har lägst totalvärde vinner upphandlingen. Beräkningen av totalvärdet görs genom att summera värdet för varje position. Värdet på varje position beräknas genom att justerat pris (pris inklusive kvalitet, för beräkning se avsnittet kvalitet) multipliceras med kvantiteten (färdig mängd). Saknas godkänd produkt på en position kommer belastningspriset (se ifyllnad av fil) att användas istället för att belasta anbudsgivarens anbud. Observera att inte svara på en produkt eller svara med en produkt som inte uppfyller ställda krav innebär att komplettering av anbudsformulär automatiskt kommer att ske med ett belastningspris, framräknat enligt instruktion. Detta pris kommer därefter att ingå som ett pris på den aktuella produkten vid utvärderingen. Kriterier för antagande av anbud Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn taget till uppräknade omständigheter, kommer att antas. Anbudstid Sista anbudsdag är 2013-01-10 Observera att anbudet skall ha inkommit senast ovanstående datum. Lämnande av anbud Anbud skall lämnas elektroniskt via e-Avrop. Denna tjänst är kostnadsfri. Tilldelningsbeslut/besked Tilldelningsbeslut kommer att skickas ut per e-post så fort upphandlingen är klar. Tilldelningsbeskedet går automatiskt till den person som lämnat anbudet. INKÖPSSAMVERKAN Håkan Klaening Upphandlare Inköpssamverkan Motala UH-2012-075 7 Administrativa föreskrifter Livsmedel UH-2012-075 Inköpssamverkan Motala UH-2012-075 8