Diarienr.
2014-009
Anbudsinbjudan
avseende
Programvaror för att koda och avkoda skrivspråk
ISO kod 0515060
Hjälpmedel Stockholm (SLL)
HMS 1403-1
Diarie nr 2014-009
Sida 2 av 11
Innehållsförteckning
1 ANBUDSINBJUDAN
3
1.1 BAKGRUND
1.2 OMFATTNING
1.3 RAMAVTALSPERIOD
1.4 SAMTLIGA ELLER DELAR AV EFTERFRÅGADE VAROR
1.5 UPPHANDLINGSMYNDIGHET
1.6 UPPLYSNINGAR UNDER UPPHANDLINGEN
1.7 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE
1.8 ANBUDETS FORM OCH INNEHÅLL
1.8.1 ANBUDSPROVER
1.8.2 PRODUKTINFORMATION: PRODUKTBLAD/PRODUKTBROSCHYR, BRUKSANVISNING OCH TEKNISKA
3
3
4
4
4
4
4
4
5
SPECIFIKATIONER
1.9 FÖRTYDLIGANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG OCH UPPLYSNINGAR UNDER UPPHANDLINGEN
1.10 ANBUDSPRISER
1.11 LEVERANSTID OCH LEVERANSVILLKOR
1.12 ANBUDTIDENS UTGÅNG
1.13 ANBUDETS GILTIGHET
1.14 ANBUDSINLÄMNING
1.15 KVALIFICERING/PRÖVNING AV ANBUDSGIVAREN
1.16 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN
1.16.1 INTYG FRÅN MYNDIGHETER
1.16.2 ANBUDSGIVARENS FINANSIELLA OCH EKONOMISKA STÄLLNING
1.16.3 MILJÖ
1.16.4 KVALITETSSÄKRING
1.17 ELEKTRONISK HANDEL
1.17.1 LOKALISERINGSNUMMER
1.18 PRÖVNING OCH UTVÄRDERING AV ANBUD
1.19 AVTAL
1.20 UPPLYSNING OM TILLDELNINGSBESLUT
1.21 SEKRETESS
1.22 INLÄMNANDE AV ANBUD
6
6
6
6
7
7
7
7
7
7
8
8
8
8
8
9
10
10
10
10
Diarie nr 2014-009
1
Sida 3 av 11
Anbudsinbjudan
1.1
Bakgrund
Hjälpmedel Stockholm, KommSyn har uppdrag från Hälso- och sjukvårdförvaltningen i
Stockholm att försörja brukare med behov av kommunikation-, kognition- och
synhjälpmedel i Stockholms läns landsting.
Med medicinsk kunskap i kombination med god kännedom om det utbud av hjälpmedel och
de anpassningsmöjligheter som finns, erbjuder våra hjälpmedelskonsulenter och
hjälpmedelstekniker råd och stöd till förskrivare vid val av hjälpmedel till brukare.
Detta sker främst genom utprovningshjälp, rådgivning och informationsmaterial. Hjälpmedel
Stockholm KommSyn har i uppdrag att anordna utbildningar för förskrivare inom olika
ämnesområden, för förmedling av den kunskap som krävs för att ge brukare säkra och
behovsanpassade hjälpmedel. I åtagandet ingår även, i de fall det är möjligt, att
rekonditionera och återanvända hjälpmedel.
Hjälpmedel Stockholm har under 2013 köpt in programvara för att koda avkoda skrivspråk
ISO Kod 051506 för ca 4,5 milj SEK.
Ytterligare information om Hjälpmedel Stockholm kan hämtas från
www.hjalpmedelstockholm.se
1.2
Omfattning
Denna upphandling avser ett ramavtal på Programvaror för att koda och avkoda skrivspråk
ISO kod 051506 till Hjälpmedel Stockholm.
Upphandlingen är uppdelad i objekt vilket framgår av nedanstående tabell. Hjälpmedel
Stockholm har för avsikt att anta fler leverantörer per objekt.
Antas fler leverantörer sker avropet enligt rangordning av antagna leverantörer. Möjlighet
till avsteg från rangordning kan ske av avropande enhet efter samråd med förskrivare och
brukaren utifrån brukarens behov.
Om fler leverantörer erbjuder samma produkt så kommer enbart den med
ekonomiskt mest fördelaktiga pris att antas.
Hjälpmedel Stockholm förbinder sig inte att avropa viss mängd/volym, utan antagen
Anbudsgivare är skyldig att leverera det verkliga behovet vare sig det över- eller understiger
de redovisade volymerna.
De volymer som angivits nedan och i bilaga 2, Artikelspecifikationen redovisar en ungefärlig
uppskattad årsvolym baserad på 2013 års inköp för Hjälpmedel Stockholm.
Diarie nr 2014-009
Objekt
Objektsbeskrivning
ISO-kod
Sida 4 av 11
Antal
leverantörer
som kommer
antas
Uppskattad
volym i antal
2013
A
Programvara för Talsyntes och
Skärmläsare
051516
Minst 3
1304
B
Rättstavningsprogram med talfunktion
051516
Minst 3
2140
C1
Programvara Ordböcker med tal
051516
Minst 3
535¤
C2
Programvara Ordböcker utan tal
051516
Minst 3
¤Innefattar
med och utan
tal
1.3
Ramavtalsperiod
Ramavtal tecknas för perioden 2014-11-01 till och med 2016-10-31 med möjlighet för
Beställaren att förlänga avtalet upp till två (2) år.
1.4
Samtliga eller delar av efterfrågade varor
Anbud kan lämnas på ett eller fler objekt. Se punkt 1.2.
1.5
Upphandlingsmyndighet
Stockholms läns landsting, Hjälpmedel Stockholm, organisationsnummer 232100-0016, Box
139, 125 23 ÄLVSJÖ.
1.6
Upplysningar under upphandlingen
Handläggare för denna upphandling är: Anne Hertzberg
E-post:
[email protected]
Telefon:
08-616 48 56
Mobil:
070-484 56 15
1.7
Upphandlingsförfarande
Denna upphandling genomförs som öppet förfarande enligt lagen om offentlig upphandling,
LOU (2007:1091).
Förfarandet medger endast begränsade möjligheter till förtydligande samt komplettering
enligt LOU varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag
följs och att bästa villkor lämnas i anbudet.
1.8
Anbudets form och innehåll
Anbud lämnas in elektroniskt på följande sätt:
Diarie nr 2014-009
Sida 5 av 11
Anbudsgivaren registrerar först ett konto på följande adress:
www.upphandling.sll.se, flik övriga upphandlingar/ Hjälpmedel Stockholm.
Efter registrering anmäler sig Anbudsgivaren som intressent i upphandlingen.
Anbudsgivaren har därmed tillgång till förfrågningsunderlaget och kommer att
erhålla samtliga uppdateringar angående denna upphandling till den e-postadress
som använts vid registrering.
Anbudsgivaren kan nu lämna anbud genom att svara på de formulär som finns
tillgängliga samt bifoga de dokument som efterfrågas
Förfrågningsunderlaget med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav som
benämns ska- krav. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att dessa
ska- krav är uppfyllda
Anbudet ska vara på svenska. Bilagor så som tekniska specifikationer och
sprängskisser får vara på engelska.
I anbudets artikelspecifikation anges Anbudsgivarens kontaktperson för denna
upphandling. Om ändring av uppgifterna sker under anbudets giltighetstid är det
Anbudsgivarens ansvar att tillse att den upphandlande myndigheten erhåller
uppdatering av uppgifterna.
Anbud i form av priser och offererade varor ska lämnas i bifogad artikelspecifikation
(Bilaga 2). Priser ska också lämnas i bilaga 3, Viktningsmall. Priser och
artikelnummer i artikelspecifikation, bilaga 2 ska överensstämma med lämnade
priser i bilaga 3, viktningsmall.
Om Anbudsgivaren väljer att beskriva varan mer utförligt än vad som är möjligt i
specifikationen hänvisar Anbudsgivaren i beskrivning till positionsnumret i
artikelspecifikationen.
1.8.1
Anbudsprover
Offererade artiklar ska på begäran kunna tillhandahållas kostnadsfritt för
funktionsbedömning och utvärdering. Programvaran ska medfölja (ej installerad) separat till
dator som tillhandahålles av leverantören under utvärderingsperioden. På information om
Licenskod/CD-/DVD- skiva/USB ska positionsnr anges (se artikelspecifikation bil 2).
Anbudsprover beräknas begäras in och utvärderas med start vecka 34 till och med vecka 35.
Anbudsproverna beräknas återsändas till eller hämtas av Anbudsgivaren i vecka 35.
Hjälpmedel Stockholm kommer att informera närmare om plats, tider och andra uppgifter
som berör inlämning av prover.
Anbudsproverna märks tydligt av Anbudsgivaren med:
1. Anbudsgivarens namn
2. Positionsnummer (Posnr) enligt artikelspecifikationen bil 2.
3. Anbudsgivarens artikelnummer
Diarie nr 2014-009
Sida 6 av 11
Hjälpmedel Stockholm äger rätt att begära in ytterligare prover.
Produktinformation (Bruksanvisningar, installationsanvisningar) som bifogas
anbudsproverna ska vara i pappersformat och märkas med företagets namn samt
positionsnr, (artikelspecifikation bil 2).
1.8.2
Produktinformation: produktblad/produktbroschyr, bruksanvisning och
tekniska specifikationer
Produktblad/produktbroschyr, bruksanvisning samt tekniska beskrivningar etc bör bifogas
anbudet i digitalt format över samtliga offererade varor. Det är önskvärt att
produktinformationen innehåller följande: Företagets namn, artikelnummer, namn på
artikel, användarinstruktioner, användningsområde.
1.9
Förtydligande av förfrågningsunderlag och upplysningar under
upphandlingen
Eventuella frågor angående denna upphandling kan ställas skriftligen via
www.upphandling.sll.se/Hjalpmedel/Modules/Purchase/Published/under rubriken ”Frågor
och svar”. Frågor emotses senast 2014-05-28.
Om förfrågningsunderlaget behöver förtydligas eller kompletteras med anledning av frågor
till den upphandlande myndigheten eller av någon annan anledning, lämnas skriftligt
förtydligande/komplettering senast 2014-06-04.
Kompletteringar, förtydliganden och svar på frågor under upphandlingen kommer att
publiceras på www.upphandling.sll.se/Hjalpmedel/Modules/Purchase/Published/ och
meddelas via e-post till alla som begärt förfrågningsunderlaget.
Hjälpmedel Stockholms förtydligande, rättelser och svar på frågor som publiceras på
webbplatsen är en del av förfrågningsunderlaget. Anbudsgivaren ansvarar för att hålla sig
kontinuerligt underrättad.
1.10
Anbudspriser
Anbudspriser ska anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt och inkludera
samtliga kostnader för åtaganden enligt detta förfrågningsunderlag, se bilaga 3,
Ramavtalsmall.
Erbjudanden i form av s.k. paket- eller kombinationsrabatter inom olika objekt får inte
förekomma utan varje objekt ska behandlas var för sig. Rabatterbjudanden som innebär s.k.
gratisleveranser kommer inte att utvärderas.
1.11
Leveranstid och leveransvillkor
Leverans ska ske senast fem (5) dagar efter avrop. (Dag 1 är dagen efter att beställningen
kommer till leverantören, leverans ska ske senast dag 5). Om kortare leveranstid kan
erbjudas anger leverantören det i sitt anbud.
Diarie nr 2014-009
1.12
Sida 7 av 11
Anbudtidens utgång
Anbud ska vara den upphandlade myndigheten tillhanda senast 2014-06-12. Anbud som
inkommer efter anbudstidens utgång får ej prövas.
1.13
Anbudets giltighet
Anbud ska vara bindande till och med 2015-02-01. Lämnas anbud i denna upphandling,
anses detta krav vara uppfyllt.
Om upphandlingen blir föremål för rättslig prövning kan Hjälpmedel Stockholm komma att
begära förlängning av anbudets giltighetstid.
1.14
Anbudsinlämning
Anbudet lämnas i elektronisk form.
Elektronisk anbudsinlämning görs via
www.upphandling.sll.se/Hjalpmedel/Modules/Purchase/Published/ enligt punkt 1.8.
Anbudsgivare äger inte rätt till ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsgivning.
1.15
Kvalificering/Prövning av Anbudsgivaren
Efter anbudsöppningen sker prövning av Anbudsgivaren. Prövningen sker mot de
kvalificeringskrav som ställts på Anbudsgivaren samt uteslutningsgrunderna i LOU.
1.16
Krav på Anbudsgivaren
Anbudsgivare ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende
registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter.
Utländska Anbudsgivare ska insända motsvarande dokumentation som intyg på att den
fullgjort i hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar.
1.16.1 Intyg från myndigheter
Vid upphandlingar har SLL/ Hjälpmedel Stockholm ett samarbete med Skatteverket. Detta
samarbete innebär att information om Anbudsgivarens skatteuppgifter kommer att hämtas
från Skatteverket (information motsvarande den i blankett SKV 4820). Detta gäller även
eventuella underleverantörer.
Då informationen endast erhålls för svenska företag ska utländsk Anbudsgivare
insända motsvarande aktuella dokument som intyg på att denna fullgjort i
hemlandet föreskrivna registreringar och betalningar.
Utländsk Anbudsgivare ska även lämna kopia på giltigt registreringsbevis för företaget,
utfärdat av behörig officiell myndighet i hemlandet.
Diarie nr 2014-009
Sida 8 av 11
Anbudsgivare med bolag under bildande ska bifoga diarienummer från
Bolagsverket, www.bolagsverket.se. Bolaget ska dock vara registrerat i respektive
bolagsregister vid tidpunkten för avtalstecknandet.
1.16.2 Anbudsgivarens finansiella och ekonomiska ställning
Anbudsgivaren ska ha en stabil ekonomisk ställning.
Hjälpmedel Stockholm kommer vid den ekonomiska kvalificeringen göra en
helhetsbedömning av den ekonomiska risken för företaget, dvs. dess förmåga att fullfölja ett
avtal av denna storlek, genom att göra en ekonomisk/finansiell kontroll hos
kreditupplysningsföretaget AAA Soliditet. Företag som inte är skyldiga att upprätta
årsredovisning/årsbokslut ska i anbudet redovisa begärda uppgifter.
Anbudsgivare ska även på Hjälpmedel Stockholms begäran kunna lämna ytterligare
uppgifter som behövs för att göra en helhetsbedömning av Anbudsgivarens ekonomiska
förutsättningar.
Anbudsgivare som har ett nystartat företag (bedrivit verksamhet kortare tid än ett år) ska
visa att företaget har en stabil ekonomisk ställning genom att redovisa till exempel
aktiekapital, bankgaranti eller annat som garanterar fullgörandet av kontraktet.
1.16.3 Miljö
Inom SLL/ Hjälpmedel Stockholm gäller ett Miljöpolitiskt program, Miljöutmaning 2016, se
www.sll.se. Det är viktigt att antagen leverantör beaktar vid var till gällande program och
samarbetar med SLL/ Hjälpmedel Stockholm i dessa frågor.
1.16.4 Kvalitetssäkring
Anbudsgivaren ska ha ett väl fungerande system för avvikelsehantering. Anbudsgivaren ska
i en bifogad bilaga redovisa hur avvikelser hanteras. Om dokumentet är omfattande kan
anbudsgivaren ange en länk till ett dokument.
1.17
Elektronisk handel
SLL håller successivt på att införa elektronisk handel. Vi strävar efter att våra
avtalsleverantörer elektroniskt ska kunna utbyta affärstransaktioner med oss. Om
driftsättning av elektronisk handel sker under avtalstiden kommer parterna teckna ett avtal.
1.17.1 Lokaliseringsnummer
GLN (Global Location Number) används för att på ett entydigt sätt kunna identifiera ett
företag eller en organisation. Vid elektronisk handel används GLN för att identifiera parter,
leveransplatser och för att styra fakturor till en viss adress.
I de fall Anbudsgivaren har ett GLN- lokaliseringsnummer ska detta anges i bilaga 2,
Artikelspecifikation.
Diarie nr 2014-009
Sida 9 av 11
Information om GLN- nummer kan erhållas från GS1 Sweden, www.gs1.se. Vid frågor
kontakta GS1 Sweden:s kundtjänst direkt. För aktuella kontaktuppgifter, se GS1 SwedenKundservice.
1.18
Prövning och utvärdering av anbud
Prövning och utvärdering av anbud sker i två delar:
1. Prövning av ska- krav.
De Anbudsgivare som uppfyller samtliga ska- krav går vidare till del 2, utvärdering av
anbudet.
2. Utvärdering sker enligt nedan angivna utvärderingskriterier.
Ekonomiskt mest fördelaktiga
De anbud kommer att antas som är för Hjälpmedel Stockholm ekonomiskt mest fördelaktiga
med hänsyn tagen till de viktade utvärderingskriterier som framkommer av bilaga 3
Viktningsmall (pris respektive funktion). De anbud som har lägst slutlig prisbild väljs.
I prisbild inbegrips:
pris för huvudobjekt
uppfyllda börkrav
funktionsutvärdering
Den funktionella bedömningen av anbudsprover kommer att utföras av en expertgrupp som
består av hjälpmedelskonsulenter och hjälpmedelstekniker. Poängskala för
utvärderingskriterier framgår av tabellen nedan. - i poängskalan för utvärderingskriterier
innebär att produkten har så avsevärda brister i funktion och kvalitet att produkten inte går
vidare i utvärderingen.
Poängskala för utvärderingskriterier mm
Om 0 poäng erhålls på något av utvärderingskriterierna kommer produkten att uteslutas
Poängskala för utvärderingskriterier
Poäng
Mycket bra – graden av funktion, kvalitet och säkerhet
uppfylls väl
3
Bra – graden av funktion, kvalitet och säkerhet uppfylls
till stor del
2
Mindre bra – vissa brister finns men graden av
funktion, kvalitet och säkerhet kan accepteras
1
Otillräckligt – produkten kan ej accepteras
0
Diarie nr 2014-009
1.19
Sida 10 av 11
Avtal
Avtal kan komma att tecknas med en eller flera Anbudsgivare. Avtal anses slutet när det
undertecknats av båda parter. Kontraktsvillkor framgår av bilaga 4, Ramavtalsmallen.
1.20
Upplysning om tilldelningsbeslut
Samtliga Anbudsgivare kommer att meddelas via angiven e-post om vem/vilka som erhållit
kontrakt. Upplysningen kommer även att publiceras på
www.upphandling.sll.se/Hjalpmedel/Modules/Purchase/Published/.
1.21
Sekretess
Enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) gäller absolut anbudssekretess till
dess att tilldelningsbeslut har fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Därefter blir
anbud och andra i upphandlingen ingående uppgifter offentliga såvida de inte omfattas av
sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Om Anbudsgivaren anser att de uppgifter
som Anbudsgivaren lämnat omfattas av sekretess måste Anbudsgivaren i anbudet skriftligen
begära detta och precisera vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas
Anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Alla uppgifter som Anbudsgivaren vill sekretessbelägga
lämnas i form av separata bilagor som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet.
Den omständigheten att en Anbudsgivare begärt sekretess utgör inte någon garanti för att de
aktuella uppgifterna kommer att omfattas av sekretess, utan Hjälpmedel Stockholm kommer
att göra en självständig sekretessprövning i varje enskilt fall. Sekretessen kan slutligen
komma att prövas av domstol.
1.22
Inlämnande av anbud
Genom inlämnandet av anbudet så bekräftar Anbudsgivaren att samtliga ska- krav är
uppfyllda och de kommersiella villkoren accepteras.
Anbudet ska i bilaga 5, Anbudsunderskrift undertecknas av behörig företrädare hos
Anbudsgivaren. Undertecknad sida scannas in och bifogas (elektroniskt) anbudet.
Diarie nr 2014-009
Sida 11 av 11
Dokumentförteckning
Dokument
Bilaga
Anbudsinbjudan
(Detta dokument)
Kravspecifikation, Objekt
1
Artikelspecifikation
2
Viktningsmall
3
Ramavtalsmall
4
Anbudsunderskrift
5
Checklista
6
