PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
1(12)
Version 1
INLEDNING
“Miljarder slösas bort på dåligt skötta projekt”
och ”25% av alla IT-projekt som har överlevt 7
månader har inte hållit sig inom tidplan och
budget”. Sådana här skriverier är inte roliga
att läsa, något måste göras. Vad är då lösningen
till dessa problem? I de flesta fall är det
dålig projektledning som är orsaken vilket gör
att bättre projektledare sökes omgående.
Begreppet projektledare introducerades först 1959
även om det i praktiken redan existerade. I det
ständigt förnyande samhälle vi lever i så har
projekt ändrats genom tiden. Projekt har gått
från att vara komplexa och statiska till att vara
enkla och dynamiska. Man kan likna en modern
projektledare med en dirigent, uppgiften är att
skapa balans i projektet med de verktyg som finns
till hands.
Denna handbok är skriven för kursen 2C1224
”Projektstyrning” på KTH och är ett obligatoriskt
moment. Syftet är att den skall vara ett
hjälpmedel för projektledare i industrin som har
hand om leverans- och utvecklingsprojekt. Den
presenterar en personlig projektmodell för hur
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
2(12)
Version 1
dessa projekt skall drivas och går igenom de
viktigaste momenten i ett projekt för en
projektledare.
Ordet projekt kommer från det latinska ordet
projicere som betyder kasta fram. Projekt
skiljer sig från linjeverksamheten på ett
företag. Utmärkande drag för ett projekt är:
- Ett mål:
Färdigtidpunkt
specificerad kostnad
specificerad livslängd
- Resursramar
- En projektorganisation
Fördelarna med arbete i projektform är:
- Beslutsprocessen förenklas
- Uppgiftsanpassad samarbetsform
- Personerna involverade strävar mot ett mål
(motivationen och effektiviteten ökar)
Nackdelar med arbete i projektform är svårare att
hitta. Det enda som kan ses som en nackdel är
att ordet projekt har blivit ett modeord, vad är
ett projekt och vad är inte? Många onödiga
projekt startas som senare måste läggas ned.
Botemedlet är en noggrann, kvalitativ och godkänd
förstudie.
Som projektledare är det ens uppgift att leverera
ett resultat som överensstämmer (överträffar) de
ramar som sattes upp när projektet initierades.
Styrning av projekt omfattar till exempel
dokumenthantering, kravhantering och
kvalitetssäkring, [1]. Då projektstyrning är ett
färdighetsämne går det inte att säga vad som är
rätt och fel men man kan öka sina chanser att bli
en duktig projektledare genom att lära sig
grunderna och använda sitt förnuft.
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
3(12)
Version 1
GRUNDLÄGGANDE BEGREPP OCH DOKUMENT
När man stöter på modeller för projekt och
projektdokumentation så finns det många begrepp
som är nödvändiga att känna till. Man måste
förstå dessa begrepp för att kunna bolla idéer
och förstå vikten av dessa moment vid planeringen
av ett projekt.
Letter of
den bästa
intention
detta kan
Intent: Ett brev från beställare till
(oftast billigaste) leverantören med
att skriva kontrakt. Observera att
misslyckas.
FAT: Factory Acceptance Test utförs för att testa
om produkten/tjänsten uppfyller bestämda krav.
Detta test utförs hos leverantören.
SAT: Site Acceptance Test utförs ”on-site” för
att testa funktionen av produkten/tjänsten efter
installation hos beställaren.
The Triple Constraint: Detta faller under
kategorin kontroll och styrning av ett projekt.
Det handlar om balansen mellan tid, kostnad och
teknik. Det är projektledarens uppgift att hålla
dessa viktiga faktorer i balans genom hela
projektet och inte låta någon dominera på
bekostnad av en annan faktor.
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
4(12)
Version 1
Ekonomi
The Triple
Contstraint
Tid
Teknik
Projektplan: Innehåller eller refererar till
underliggande dokument såsom kvalitets-,
organisations-, kommunikations-, risk-, resurs-,
tid- och kostnadsplaner, [2]. Till detta skall
också skrivas en bakgrund, målbeskrivning,
organisationsbeskrivning samt en projektmodell.
Projektbudget: Detta är de ekonomiska resurserna
som kommer att krävas under projektets gång
såsom: personalkostnad, regulatoriska kostnader
t.ex. godkännanden samt licenskostnader.
Progressrapport: Sammanfattar projektet vid en
given tidpunkt. Man uppdaterar resurs- och
tidplan. Med en progressrapport i handen kan man
snabbt se om projektet är på väg åt rätt håll.
Slutrapport: En ofta förbisedd och undervärderad
rapport. Den beskriver erfarenheterna från
projektet, både bra och dåliga. Den skall även
ge svar på vad som kan göras bättre nästa gång
vid liknande projekt. Det är den officiella
avslutningen av projektet när denna godkänns.
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
5(12)
Version 1
PROJEKTSTART
I början av ett projekt så är det viktigt att
skapa en bra atmosfär inom gruppen samt en bra
attityd hos respektive projektmedlem. Alla skall
känna sig delaktiga och att deras del av
projektet är väsentligt för att uppnå det utsatta
målet. Målet skall vara kortfattat och
lättförståeligt annars finns det risk att
medarbetarna inte ser vad de strävar mot och då
blir arbetet utfört därefter.
PROJEKTAVSLUTNING
I slutet av ett projekt så har det genererats ett
antal dokument. Vad gör man med dessa och vad
skall sparas? Vilka av dokumenten gynnar
framtida projekt inom organisationen? Grunden
till en bra uppföljning och dokumentering av
viktiga dokument lägger man när planeringen av
projektet sker. Med en bra princip för hur
dokumenten skall sparas och var de skall sparas
genereras ett minimalt antal överflödiga
dokument. Projektavslutningen omfattar:
- Gallring av projektdokument:
Ansvar
Beslut
Utföring
Hur länge sparas dokumenten
- Återföra erfarenheter till organisationen:
Insamling
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
6(12)
Version 1
Sammanställning
Spridning av den viktiga informationen
Gallring av projektdokument: Projektdokument som
godkänts skall alltid sparas. Det som gäller
överlag är att enbart den senaste versionen av
det aktuella dokumentet sparas. Projektledaren
utser en projektbibliotikarie som ansvarar för
all hantering och dokumentering av dokument.
Denna person skall utföra gallringen men
projektledaren ansvarar för denna gallring.
Detta kräver att projektledaren ger klara
direktiv till projektbibliotikarien om vad som
gäller och att projektledaren övervakar själva
gallringen. Dokumenten arkiveras på företaget så
att de i framtiden kan vara en tillgång för
liknande projekt.
Återkoppling till organisationen: Att återföra
erfarenheter till organisationen är av yttersta
vikt då eventuella problem som man har stött på i
projektet kan undvikas i framtiden. Det kommer
att höja kvalitén och konkurrenskraften i
företaget. Dessa erfarenheter samlas in från
olika håll:
-
Mötesprotokoll
Progressrapporter
Avslutningsmöte
Enkät
Gå igenom mötesprotokoll och progressrapporter då
minnet ofta är bra men kort. Anordna ett
återkopplingsmöte där projektmedlemmarna får tala
fritt om sina tankar angående projektet. Detta
skall göras så nära inpå den inofficiella
projektavslutningen som möjligt för att få ut
relevant information. Sammanställ en enkät som
skickas ut till projektmedlemmarna där de får
svara på utvalda frågor såsom:
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
7(12)
Version 1
1. Hur upplever du kundnyttan av den levererade
produkten/tjänsten?
2. Överensstämde krav och specifikation med
resultatet?
3. Kunde någonting ha gjorts
bättre/effektiviserats?
4. Fungerade projektorganisationen bra?
5. Gjorde projektledaren ett bra jobb?
6. Vem tog ansvar när det gick tungt?
7. etc.
När dessa dokument och muntligt presenterade
erfarenheter har sammanställts kan projektledaren
skriva ihop en slutrapport som senare godkänns av
projektägaren. Då den är godkänd arkiveras den
samt distribueras inom organisationen till parter
som kan tänkas vilja ta del av informationen.
Det kan även anordna en muntlig presentation för
att sprida erfarenheterna. Detta mottages med
all säkerhet varmare än ett dokument då det är få
som tar sig tid att läsa dessa, de blir lätt
”hyllvärmare”.
PROJEKTLEDAREN
Projektledaren är navet i ett projekt. Det är
projektledarens uppgift att se till att projektet
går enligt plan så att projektet genomförs enligt
de direktiv och de målsättningar som sattes upp
vid initieringen av projektet.
Projektledarens ansvar är att ro projektet i
hamn, linjechefen har ansvar för den personal som
du blir tilldelad (förhandlar dig till) och
projektsponsorn är ansvarig för att
produkten/tjänsten som skall levereras är rätt
för marknaden och att det finns pengar i
projektet för att genomföra det. Han/hon
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
8(12)
Version 1
bestämmer även start- och sluttidpunkt för
projektet samt yttre krav på projektet. Det är
viktigt att du som projektledare har tydliga och
synliga ansvar, speciellt mellan dig och
linjechefen. Vem är ansvarig för löner,
utbildning o.s.v.?
Nedan följer de punkter som är viktiga för att
ett projekt skall bli lyckat med just dig som
projektledare:
1. PLANERING, planering, planering: skapar grunden
till projektet.
2. Var påläst, det skapar förtroende
3. Skapa engagemang
4. Tydliga mål
a. Skapar fokuserade projektmedlemmar
5. Bra dokumenthantering har många fördelar:
a. Samla dokument på en gemensam server
b. Alla kan se vad som har sagts och vad som
är bestämt
c. Är en garanti för dig att direktiven inte
ändras, du kan referera till ett godkänt
dokument
6. FÖLJ UPP, garanterar att du vet statusen av
projektet.
7. TTC, The Triple Constraint måste ses över
kontinuerligt
8. BBB, Bestäm, Belöna och Berika. Som
projektledare är det viktigt att kunna ta
beslut och bestämma. Det är även viktigt att
belöna projektmedlemmarna när de gör någonting
bra och berika projektet när projektet är inne
i en svacka.
9. Återkoppla till projektägaren, håll honom/henne
underrättad när saker och ting går fel.
10. Stå upp för dina projektmedlemmar
a. De har alltid rätt utåt
b. Internt kan man lösa problemen medlem
11. Avsluta projektet korrekt, det finns så många
nyttiga erfarenheter som går förlorade annars.
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
9(12)
Version 1
PROJEKTMODELL
För att man som projektledare skall kunna lägga
sin tid på innehållet i projektet snarare än att
utarbeta arbetsformerna, har vi tagit fram en
generell modell. Det är en enkel modell som torde
fungera för den erfarne som den nyblivne
projektledaren.
Initiering
Nyttjande
Planering
Genomförande
Avslut
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
10(12)
Version 1
I denna modell ser man tydligt alla dokument som
ska levereras vid respektive fas i projektet. För
att en Tollgate ska kunna passeras måste
dokumentet godkännas.
1. Idébeskrivning/offertförfrågan
Det första steget innan man beslutar
2. Initieringsfasen
Vid initieringsfasen måste projektägaren ta
ställning till om projekt skall genomföras.
Frågor som lönsamhet och teknisk möjlighet måste
diskuteras. Om en idé ska skrotas så ska den
göras det här. Mycket tid och kapital kan sparas
på att inte initiera ogenomförbara eller
förlustdrivande projekt. Fasen ska omfatta
följande områden:
Tekniskanalys
Lönsamhetskalkyl (marknads- och
konkurrenskalkyl)
Omfattning
Kravspecifikation
Förstudierapport
Grov uppskattning av kompetens- och resurs
krav
Kravspecifikation ska innehålla en på hög nivå
tekniskbeskrivning av produkten, dvs. vilka
funktioner ska den färdiga produkten ha.
Försök att bilda dig en så bred syn på det
kommande projektet som möjligt. Bedöm
idéns/offertens genomförbarhet och lönsamhet och
försök att sälja in den uppåt i organisationen.
För att passera Tollgate 2 måste en
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
11(12)
Version 1
Projektspecifikation skrivas och godkännas av
projektägaren.
3.
Planeringsfasen
Planeringsfasen är en vital del i ett
projekts livscykel. Här har du som projektledare
friheten att utforma det kommande arbete efter de
resurser som tilldelats. Om du anser att en
riskanalys är relevant, ska du gör den här. Läs
mer om Risker nedan. Ett gott råd är att gå
igenom tidigare projekt och försök att bilda dig
en uppfattning av projektet. Fasen ska omfatta
följande områden:
Precisera konkreta och mätbara projektmål
(funktionsbeskrivning)
Välj princip för att uppnå dessa mål
Planera och budgetera projektet
Säkra dina resurser
Framställ projektets risker/möjligheter och
förslag på åtgärder
Specificera dokumentationshanteringen
Utarbeta uppföljningsprinciper
För att GH3 ska kunna passeras måste en
projektplan skrivas och vara godkänd av
projektägaren.
4. Genomförandefasen
Det är nu det egentliga projektarbetet
utförs eller: det är nu projektplanen ska
realiseras. Din arbetsuppgift som projektledare
är nu att kontrollera och styra arbetet. Fasen
ska omfatta följande områden:
\dokumentnamn
PROJEKTSTYRNING 2C1224
Inlämningsuppgift 1
Grupp 55
Jonas Kihlgren, [email protected]
Erik Johnsson, [email protected]
PROJEKTHANDBOK
2004-10-04
12(12)
Version 1
Utför projektarbetet
Följ upp och stäm av med projektplanen
Utför nödvändiga förändringar och uppdatera
planer
Samla till projektmöten och för mötesprotokoll
(beslut, åtgärder, actions)
Bevaka risker/möjligheter och vidta lämpliga
åtgärder
Kommunicera och informera projektmedlemmarna
Rapportera projektets progress till
projektägaren
Tänk på att det är bättre att vara ärlig och
rapportera uppåt direkt när ett problem uppstår,
än att vänta till färdigdatum
\dokumentnamn
