Policy för upphandling och inköp
Syftet med upphandlingar är att utnyttja konkurrens för att få bästa möjliga
totalekonomi för en vara eller tjänst.
I upphandlingar ska frågor kopplade till affärsmässighet, objektivitet, hantering av
konfidentiell information, intressekonflikter och otillbörlig påverkan särskilt beaktas.
Kommunen skall endast anlita leverantörer som är seriösa och solida och som kan
tillhandahålla varor eller tjänster med den kvalitet/kompetens som krävs. Leverantörerna
ska fullgöra sina skyldigheter till samhället när det gäller skatter och avgifter.
Kommunens upphandling skall ske på ett sätt som stödjer en hållbar samhällsutveckling.
Vidare skall den verka för en god livsmiljö och god etik. Detta kan ske genom att
kommunen ställer följande skallkrav i samband med upphandling. Kraven ska vara
kopplade till kontraktsföremålets användning och/eller utförande.
Leverantörer och deras underleverantörer följer internationella konventioner
såsom ILO:s åtta kärnkonventioner, FN:s barnkonvention samt det arbetarskydd
som gäller i de länder där respektive varor tillverkats.
Varor och tjänster uppfyller kraven för etik eller miljö genom märkning enligt
Svanen, EU-blomman, KRAV eller motsvarande som har sin grund i vetenskapliga
rön.
Varor och tjänster är miljöanpassade med avseende på den yttre miljön och
arbetsmiljön.
Varor och tjänster är material- och energieffektiva.
Varor är tillverkade av förnybara råvaror eller återvunnet material.
Varor kan återanvändas eller återvinnas.
Varor är biologiskt lätt nedbrytbara och ger inte skadliga restprodukter.
Ämnen som är skadliga för miljö eller hälsa ska ersättas med mindre farliga om
sådana finns.
Varor som har starkt negativa hälso- eller miljöeffekter får köpas in endast i
undantagsfall. Beslut skall motiveras och dokumenteras.
Som framgår av lag utgör kommunen en upphandlande myndighet. Av detta följer att
upphandlingar inte får styckas upp i delar i bl.a. syfte att komma under vissa
tröskelvärden. Inköp av varor och tjänster kan ske på följande sätt:
Avrop från ramavtal som kommunen själv har tecknat, eller från avtal som an-nan
part tecknat och som kommunen anslutit sig till.
Efter genomförd upphandling.
Ramavtalsupphandlingar genomförs av kommunens upphandlingsenhet i samråd med
berörda verksamhetsansvariga. Enheten ansvarar vidare för att sprida information om
aktuella upphandlingsfrågor, samt erbjuda resultatansvariga stöd i upphandlingsfrågor.
När nämnder och verksamheter genomför upphandlingar ska det tillförsäkras att
personer med upphandlingskompetens är delaktiga i upphandlingen.
Förfrågningsunderlag och avtal ska underställas upphandlings-/juridisk expertis.
Direktupphandlingar kan göras endast när ramavtal saknas och när värdet av
kommunens samlade behov av den aktuella varan, tjänsten eller entreprenaden inte
överstiger sju basbelopp under de kommande tolv (12) månaderna, eller det belopp som
anges i lag/förordning. Följande steg skall följas:
Upphandlingen ska dokumenteras på särskild blankett som finns tillgänglig i
blankettarkivet.
Minst tre leverantörer bör tillfrågas.
En skriftlig kravspecifikation bör användas.
Skriftliga svar bör infordras.
Utvärdering ska göras på ett objektivt sätt.
Kontroll att leverantörer fullgör sina skyldigheter till samhället när det gäller
skatter och avgifter skall göras.
Beställning/avtal bör göras skriftligt.
Samtliga leverantörer som svarat ska meddelas resultatet av
direktupphandlingen.
Handlingar rörande upphandling skall förvaras hos kommunens registratur. Avtal skall
registreras i kommunens gemensamma avtalsdatabas.
Stadsledningsledningskontoret ansvarar för uppföljning av upphandlings- och
inköpsverksamheten inom bl.a. följande områden:
Andel inköp som görs enligt avtal
Inköp för låga belopp, < 500 kr
Uppföljning av leverantörer avseende skulder, konkurser, icke betalda sociala
avgifter m.m.
Andel miljö- respektive klimatanpassade inköp
Inköp av varor som har starkt negativa hälso- eller miljöeffekter.
