KOMMUNKONTORET
2012-02-20
Avtal mellan Sundbybergs stad och förtroendevald i
kommunstyrelsen och dess utskott om användandet av
surfplatta i samband med pilot för papperslös nämndhantering
Sundbybergs stad och ________________________________ (användaren) ingår
härmed avtal om att en iPad med s/nr_______________ IMEI
________________ stöldskyddsmärkning_________________________ får
disponeras av användaren som ett arbetsredskap i sitt arbete utifrån nedan givna
förutsättningar.
Bakgrund
Sundbybergs stad tillhandahåller förtroendevalda i kommunstyrelsen och dess
utskott med en iPad och dess nödvändiga tillbehör för att möjliggöra
genomförandet av pilot för papperslösa utskick till kommunstyrelsen och dess
utskott. Även berörda politiska sekreterare erbjuds att ingå i piloten.
iPaden räknas som en nödvändighet för uppdraget för de berörda, eftersom
användaren i enlighet med §2 förbinder sig till att endast delges handlingar
papperslöst under pilottiden. Den privata nyttan är svår att urskilja och iPaden
räknas därför som arbetsredskap och är skattefri.
§ 1 Rätt att få disponera en iPad
Genom detta avtal ges den förtroendevalde samt politisk sekreterare, nedan
benämnda som användaren, rätt att disponera Sundbybergs stad tillhörig iPad enligt
nedan givna förutsättningar.
§ 2 Utskick av handlingar endast papperslöst
Användaren förbinder sig till att endast delges handlingar i samband med utskick
papperslöst till sin iPad via en så kallad applikation och kan inte på annat sätt ställa
krav på en parallell utskrifts- eller pappershantering. Förbindelsen avser samtliga
handlingar som skickas från kommunstyrelsens kansli som är förknippade med
användarens uppdrag som ledamot i kommunstyrelsen och dess utskott, alternativt
som berörd politisk sekreterare.
Det inkluderar också att kallelsen bedöms vara utskickad i behörig ordning i och
med att den finns tillgänglig via applikationen.
§ 3 Tillgång till handlingar samt anteckningsfunktion
Den applikation som används är utformad som en mötesplattform (applikationen
heter Emeetings). Användaren kan välja att ladda hem handlingarna enskilt och de
kan därför också nås offline.
Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg • BESÖKSADRESS Kavallerivägen 4, Rissne
[email protected] • www.sundbyberg.se
TELEFON 08-706 80 00 • TELEFAX 08-733 38 36 •
1 (4)
2 (4)
2012-02-20
Användaren har möjlighet att skapa anteckningar lokalt på sin iPad. Dessa
anteckningar kan också delas med andra. Användaren har också möjlighet att via en
kompletterande applikation, good-reader, ladda hem handlingar offline och göra
anteckningar med mera direkt i dokumentet.
§ 4 iPadens användning
iPaden är ett av Sundbyberg stad tillhandahållet arbetsredskap och är avsedd att
användas i samband med användarens uppdrag i syfte att möjliggöra papperslös
distribution av kallelser, protokoll och övriga nämnds- och utskottshandlingar eller
andra utskick.
iPaden får användas för privata syften men användaren bör tänka på att vid
internetanvändning sker detta i egenskap av kommunens representant.
Användaren ska följa kommunens uppsatta riktlinjer för informationssäkerhet och
vid internetanvändning inte besöka sidor som är uppenbart olämpliga.
För att säkerställa att inte obehöriga får åtkomst till information som lagras eller kan
nås via iPaden ska den lösenordskyddas. Användaren förbinder sig att använda sig
av iPadens inbyggda 4-siffriga lösenkodslås samt lösenord till applikationen
e-meeting och att inte lämna ut koden eller andra lösenord till annan person.
Användaren ska även se till att lösenordet förvaras på ett sätt som inte gör det
åtkomligt för annan person.
Följande koder och konton med tillhörande lösenord är nödvändiga för
användandet av iPaden:
1. Inloggning till stadens nätverk med användaruppgifter för ordinarie
e-postkonto. Alla förtroendevalda har redan ett eget e-postkonto i staden.
2. Pinkod för simkortet. Behöver anges när iPaden slås på efter att strömmen
varit bruten. Pinkoden medföljer iPaden men kan bytas till egenvald. När
den förtroendevalde får sin iPad är pinkoden aktiverad.
3. Lösenkodlås. Egenvalt, till exempel samma som pinkod för simkortet.
4. Apple-id för att kunna hämta och köpa appar i App-store är nödvändigt
för piloten. Tre varianter för kontohantering finns, se bilaga 1.
5. Inloggning på applikationen e-meeting. Användarnamn och lösenord är
detsamma som inloggningsuppgifter till ordinarie e-postkonto. Denna
fungerar som identifiering av att rätt person kommer åt handlingar.
Närmare anvisning om lösenordsskydd meddelas av stadens IT-avdelning. Kontakt
tas med stadens IT-avdelning vid frågor om inloggning, koder eller konton.
3 (4)
2012-02-20
§ 5 Sekretess
Användaren förbinder sig att förutom vad som anges i §4 angående krav på
användning av två inloggningssteg för att säkra korrekt behörighet för de handlingar
som är sekretessbelagda inte ladda hem dessa offline på iPaden. Detta innebär att
sekretessdokument inte kan hanteras via applikationen good-reader eftersom det
innebär att dokumentet tas hem offline.
§ 6 Uppkoppling mot nät
iPaden är utrustad med 3G-abonnemang och möjlighet till trådlös uppkoppling
finns. Trådlös nätverksuppkoppling är möjlig i kommunens sammanträdeslokaler
och omkoppling sker automatiskt. Finns tillgång till trådlöst nätverk även i hemmet
eller annat plats är det lämpligt att använda detta de det ger bättre prestanda.
Användaren ska iaktta vaksamhet när det gäller uppkoppling mot publika nätverk.
Detta gäller med hänsyn till risken för virus.
Användaren förbinder sig att inte använda mobil uppkoppling via 3G utomlands.
§ 7 Programvara
Sundbybergs stad förser och står för eventuell kostnad för den programvara, de
applikationer, som är nödvändiga för uppdraget. Utöver de applikationer som
Sundbybergs stad tillhandahåller ansvarar användaren själv för de program som
installeras på iPaden.
Det finns ett stort antal gratis applikationer som det, beroende på användarens val
av hantering av konto, står användaren fritt att ladda hem. Nedladdning av
applikationer som kostar bekostas av användaren.
§ 8 Uppdatering, backup och support
Användaren är ansvarig för att iPaden med programvaror uppdateras i enlighet med
de anvisningar som Sundbyberg stad meddelar. Ansvar för säkerhetskopiering av
information som lagras av användaren själv i iPaden tas av användaren.
Användaren erbjuds support för det som rör den papperslösa nämndhanteringen
samt för själva iPaden via stadens ordinarie IT-support, dagtid, måndag till torsdag
mellan kl 8.00-17.00 och fredagar mellan kl. 8.00-15.00. Telefonnummer till ITsupport är 08-706 80 00.
§ 9 Vårdplikt
Användaren ska, under den tid som iPaden disponeras, väl vårda den samt förvara
den säkert. Särskilt ska användaren ta hänsyn till att en iPad är stöldbegärlig.
Om iPaden tappas bort eller själs är det användarens ansvar att polisanmäla
händelsen samt att rapportera detta till stadens IT-avdelning.
4 (4)
2012-02-20
§ 10 Virus
Vid misstanke om att iPaden smittats av datorvirus ska IT-avdelningen i
Sundbybergs stad kontaktas för närmare besked hur det ska åtgärdas omgående.
§ 11 Äganderätt
iPaden är Sundbybergs stads egendom. Användaren får inte sälja, hyra ut, pantsätta
eller på annat sätt överlåta den. Skulle utmätning företas hos användaren eller denna
försättas i konkurs, är användaren skyldig att omedelbart underrätta Sundbybergs
stad om detta, samt förevisa detta avtal för att upplysa kronofogdemyndigheten
respektive konkursförvaltaren om stadens äganderätt.
§ 12 Tidsbegränsning och återlämnande
När användarens uppdrag upphör ska denne självmant återlämna iPaden.
På begäran från Sundbybergs stad ska iPaden, även i övrigt, omedelbart återlämnas
till staden. Detta kan ske exempelvis om beslut tas att inte gå vidare med pilotens
lösning för papperslös nämndhantering.
Vid begäran om återlämning har användaren fyra veckor på sig att återlämna
iPaden. Efter fyra veckor sker fakturering i enlighet med bedömning av
kommunkontoret utifrån marknadsvärde.
§ 13 Skadestånd
Om användaren bryter mot detta avtal eller på annat sätt använder iPaden vårdslöst,
kan skadeståndsskyldighet uppstå för användaren.
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar av vilka Sundbybergs stad och
användaren har tagit var sitt.
Sundbyberg 2012-03-
Sundbyberg 2012-03-
--------------------------För Sundbyberg stad
--------------------------Användaren
--------------------------Namnförtydligande
--------------------------Namnförtydligande
