Sköt ekonomin proffsigt

Avsnitt ur Ekoturismskolan publicerad den 7 april 2009
Sköt ekonomin proffsigt - Likviditeten
av Eva-Karin Kronquist
Att alltid ha tillräckligt med pengar i kassan
Under delavsnittet Färdig budget fick vi fram resultatet
under ett år. Alla intäkter minus alla kostnader blir årets
resultat. I bokföringen ser vi detta i Resultaträkningen.
Att ha koll på likviditeten är A och O för dig både som
privatperson och som företagare. Du ska veta när under
året som plånboken kan vara tunn. Gör du en
likviditetsplan, kan du i förväg planera hur du löser
ekonomin de gånger det är ebb i kassan. Det är smartare
att vara förberedd på detta, än att plötsligt upptäcka att
plånboken är tom när det är dags att betala räkningarna.
Vi ska se hur Åsa-Nisse gör sin likviditetsplan. Han vet vilka utgifter (kostnader) och vilka
inkomster (intäkter) han har räknat med under året – de finns i budgeten. Men han ska inte
använda alla beloppen i budgeten. Istället handlar det om att tänka efter vilka pengar han får in
och vilka pengar som ska betalas ut. Det innebär bland annat att avskrivningarna på kanoterna
inte tas med i likviditetsplanen. Istället ska han lägga till lånet på 70 000 kr och räkna med att
betala ränta och amorteringar på det lånet.
Foto: Per Jiborn
Men ett bra resultat är inte detsamma som god likviditet
under hela året. Likviditet är de pengar som finns i
plånboken, på banken eller i madrassen.
I bokföringen hittar man företagets plånbok i
Balansräkningen.
Åsa-Nisse använder mallen ”Likviditetsplan” och börjar fylla i sina siffror i den:
1. Först fyller han i ”Intäkter - arrangemang” i kolumnen ”Budget helår”.
Där ska stå 400 000 kr, precis som i budgeten.
2. Därefter skriver han in de kostnader från budgeten som innebär att han rent fysiskt ska
betala ut pengar.
3. Han räknar ju med att låna 70 000 kr på 10 år vilket gör att han ska amortera 7 000 kr per
år. Han räknar med att få betala en ränta på 5 % och första året blir räntan 3 500 kr.
4. Inköp av kanoter ska också in i likviditetsplanen.
5. På raderna för ”Totalt intäkter” respektive ”Totalt kostnader” har programmet räknat
samman alla delbelopp.
6. På sista raden ”Utgående saldo” har programmet räknat ut att intäkter minus kostnader är
lika med 174 200 kr
Budget
Helår
Budget
Januari
Ing. Saldo Kassa-Bank
Intäkter:
Arrangemang
400 000
Totalt intäkter
400 000
Kostnader:
Inköp av mtrl o varor
Köp av tjänster
Inköp av kanoter
Amortering o ränta
Osv….
Totalt kostnader
Utgående saldo
Utfall
Januari
Budget
Februari
5 000
20 000
63 000
10 500
225 800
174 200
På översta raden i första kolumnen står ”Saldo Kassa-Bank”. Här fyller Åsa-Nisse i det belopp
han har tillgängligt i företaget när han börjar beräkningen av likviditeten. Han har inga egna
pengar att sätta in i företaget, men vill låna 70 000 kr. Det beloppet anger han som saldo.
Ing. Saldo Kassa-Bank
Intäkter:
Arrangemang
Totalt intäkter
Kostnader:
Inköp av mtrl o varor
Köp av tjänster
Inköp av kanoter
Amortering o ränta
Osv….
Totalt kostnader
Utgående saldo
Budget
helår
70 000
400 000
400 000
5 000
20 000
63 000
10 500
225 800
244 200
2
Budget
Januari
Utfall
Januari
Budget
Februari





Nu är lånet tillagt och beloppet på sista raden har höjts med 70 000 kr till 244 200 kr.
Det innebär att Åsa-Nisses Irrfärder börjar året med 70 000 kr på banken och att det
finns 244 200 kr när året är slut. Det ser bra ut.
Nu återstår det att se om Åsa-Nisse har lika bra ekonomi hela året.
I den första budgeten Åsa-Nisse gjorde, skrev han också in vilka tidpunkter de olika
aktiviteterna skulle ske. Nu använder han dessa datum och fördelar kostnaderna över året.
I mallen finns två kolumner för varje månad. En för budgetsiffror och en för utfall, det
vill säga det som verkligen sker. I det här läget använder vi bara de kolumner som anger
budget.
Allra först börjar Åsa-Nisse fylla i översta raden, ”Ingående saldo” i kolumnerna ”Budget
Januari” och ”Utfall Januari” – med samma belopp som i kolumnen för ”Budget helår”.
Sedan fortsätter han med ”Budget januari” och fyller i de belopp som ska betalas i
januari. Han behöver köpa kontorsmaterial och betala företagsförsäkringen.
Nu händer något i alla kolumner. Så snart det förs in ett belopp, räknas nya totalbelopp
och nya saldon ut med automatik. Titta på sista raden, ”Utgående saldo”, i kolumnen
”Budget Januari”. Det beloppet kommer automatiskt in på första raden, Ingående saldo, i
kolumnen ”Budget Februari”.
Ing. Saldo Kassa-Bank
Intäkter:
Arrangemang
Totalt intäkter
Kostnader:
Inköp av mtrl o varor
Köp av tjänster
Inköp av kanoter
Amortering o ränta
Kontorsmaterial
Företagsförsäkring
Osv……
Totalt kostnader
Utgående saldo
Budget
helår
70 000
Budget
Januari
70 000
Utfall
Januari
70 000
Budget
Februari
64 000
70 000
64 000
400 000
400 000
0
5 000
20 000
63 000
10 500
1 000
5 000
225 800
244 200
3
64 000





Sedan fortsätter man att fördela alla sina kostnader i respektive budgetkolumn.
Därefter är det dags att fylla i intäkterna. Åsa-Nisse har bara intäkter under perioden
maj - september, när han har sina arrangemang.
Om man fyllt i alla belopp rätt, ska den sista kolumnen ”Budget Totalt” ha exakt
samma siffror som den första kolumnen ”Budget Helår”.
Nu kan han se att det finns några kritiska månader. Åsa-Nisse får problem i mars och
april. Han har många utgifter innan han kan köra igång sina arrangemang. Det fattas
drygt 50 000 kr. När Åsa-Nisse går till banken för att låna pengar till kanoterna visar
han också upp sin likviditetsplan. Med den som utgångspunkt kan de diskutera fram
bra lösningar för Åsa-Nisses Irrfärder.
När Åsa-Nisse har startat företaget använder han likviditetsplanen och för in de
verkliga inkomsterna och utgifterna – i kolumnerna ”utfall”. Då är det lätt för honom
att se hur likviditeten påverkas av utgifter och inkomster som han inte har räknat med
från början.
Nu har Åsa-Nisse de dokument som behövs för att presentera företagsidén när han ska låna
pengar. Han skriver ut både budgeten och likviditetsplanen och sparar dem i en pärm.
Likviditetsplanen är stor, men det går att lägga till och ta bort både rader och kolumner i Excel.
Det går också att minska kolumner (exempelvis utfallskolumnerna) innan dokumentet skrivs ut.
De här dokumenten är i allra högsta grad levande. Om dina förutsättningar ändras under året, ska
du också ändra i budgeten och likviditetsplanen.
I detta och tidigare delavsnitt har vi gått igenom hur man tar fram och arbetar igenom de verktyg
som behövs för att hålla koll på ekonomin.
 Affärsplan
 Färdig budget
 Priskalkyler
 Likviditetsplan
Nästa delavsnitt handlar om hur dessa redskap används tillsammans med bra administrativa
rutiner, och på så vis ger dig en daglig koll på ekonomin.
4