Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
2013-10-31
Attlärafrånforskningenom
informations-och
kommunikationsteknikutnyttjandei
organisationer
Alf Westelius
IKT, VAD ÄR DET?
IT som beteckning på utnyttjande av datorer i olika sammanhang började sprida sig
på 80-talet. Det stod från början för informationsteknik, men en förtjusning i långa
ord kom att medföra en glidning till informationsteknologi. Att teknologi egentligen
står för läran om, eller samtal om bekymrade inte journalister och allmänhet, som
glatt började låta IT ersätta det tidigare i vardagsspråk populära datorn eller datan –
som användes liktydigt. Att skilja på de uppgifter som hanterades – datan – och den
maskin som användes för hanteringen – datorn – var en distinktion som
systemvetare kunde få ägna sig åt.
Telefonins datorisering och Internets allt bredare intåg från början av 90-talet
gjorde att branschfolk ville betona betydelsen av att datorsystem allt mer
kommunicerade med varandra och att informationsteknik började bli kärnan i
världsomspännande kommunikation. Begreppet IKT, informations- och
kommunikationsteknik (på engelska ICT) lanserades och har bitit sig kvar, framför
allt i de mer telefoninära delarna av IT-tillämpningar.
Det här kan förefalla som språklig petighet, men om vi faktiskt vill förstå ett område
brukar det löna sig att vara noggrann med begrepp, så att det blir klart vad vi
egentligen talar om. Annars kan olika saker komma att bli förvillande när de
omnämns med samma term. Eller så kan någonting te sig okänt för dig, bara för att
det går under en för dig ny beteckning.
Det är olyckligt att omtala teknisk utrustning som teknologi, just eftersom många
problem med utnyttjandet kommer sig av bristen på kunskap om prylarna och deras
användning, inte brist på prylar. Den här rapporten syftar till att sprida teknologi –
kunskap om teknikanvändning – så att tekniksatsningar blir meningsfulla.
IKT – informations- och kommunikationsteknik – innehåller ett K som betonar just
kommunikation. Det finns de som skulle säga att det är onödigt, eftersom all IT idag
är uppkopplad. Men ett sådant påstående är en grov förenkling. Det finns
fortfarande gott om IT-utnyttjande där själva datorsystemen inte är uppkopplade
mot en omvärld, eller där den utrustning man använder i princip skulle kunna vara
uppkopplad, men uppkopplingsmöjlighet saknas tekniskt eller ekonomiskt. Det är
inte bara fallet i andra delar av världen. Inte ens här i Sverige behöver man ta sig
långt utanför tätorter för att telefontäckningen ska bli skakig, det trådlösa nätverket
tappa kontakten och installation av fast, snabb bredbandsuppkoppling inte ska vara
ett tillgängligt standardalternativ.
En annan orsak att hålla fast vid K:et i denna rapport är att kommunikation inom
föreningen eller laget och mellan föreningen och omvärlden är en så viktig fråga för
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
1
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
en idrottsrörelse och för de individer som engagerar sig i idrotten. Information kan
styra tankarna till administration eller till ensidig sändning eller inhämtning.
Kommunikation handlar om utbyte, samtal, dialog. För att en organisation ska
fungera väl behöver vi både information och kommunikation.
Den kanske viktigaste informationstekniska uppfinningen i världshistorien var
skrivkonsten. Den gjordes för rätt länge sedan. På kommunikationssidan innebar
inrättandet av allmänt tillängliga postväsenden en revolution. Det vore alltså dumt
att begränsa sig till att fundera över smartphones och sociala nätverkstjänster som
facebook och twitter om vi vill förstå mer om IKT-möjligheter och -fallgropar för en
idrottsorganisation idag. Det innebär inte att jag kommer att blicka tillbaka till
sumeriska lertavlor med kilskrift, men jag kommer att ta upp forskning om
föreningars kommunikationskanalportfölj, där flygblad, anslag och medlemsblad
samsas med telefonlistor, maillistor och hemsidor. Och successivt utvidgas
portföljen med nya alternativ, men mer sällan tas äldre bort.
SOCIALA (NÄTVERKS)MEDIA
Begreppet sociala media har använts sedan 1800-talet för att beteckna de
sammanhang vi rör oss i och som influerar oss. På senare år har begreppet kommit
att mycket snävare förknippas med Internet-baserade verktyg som underlättar
kontakter och länkningar. Det handlar om bloggar, forum, linkedin, facebook, chat,
twitter, mm. Ibland har det varit riktigt snävt fokuserat kring facebook och dess
direkta konkurrenter. Inom delar av forskarsamhället med intresse för kopplingar
mellan IT-utnyttjande och organisationer vill man nu snarare dra begreppet åt att
beteckna den samling Internet-baserade verktyg som samtidigt erbjuder permanens,
editerbarhet, synlighet och kopplingsmöjlighet och de kommunikationsformer som
vuxit upp kring dessa verktyg.
Permanens handlar om att text, bild, koppling sparas och finns kvar och därför kan
studeras på nytt och byggas ut – till skillnad mot t ex telefonsamtalet eller
whiteboard-anteckningen. Editerbarhet är att ha möjlighet att successivt förbättra
materialet innan det görs publikt (jämför ordbehandlare, chat och videokonferens,
som inbjuder till mycket olika grad av eftertänksamhet) och att gå tillbaka och rätta
missar (i t ex bild, text eller länkar), till skillnad mot t ex chatten eller forumet, där
idén är att inläggen är i originalform och strikt kronologiskt organiserade. Synlighet
innebär att även andra än de som ursprungligen var inblandade i skapandet eller
konversationen kan ta del av den – eventuellt i realtid, som i bloggar, på facebook
eller twitter. Och kopplingsmöjligheter, som en del skulle se som kärnan i
”nätverk”, är just enkelheten i att koppla person till person, innehåll till innehåll
och person till innehåll.
De här erbjudandena eller möjligheterna ligger delvis i tekniken, delvis i de
konventioner som vuxit fram kring hur ett specifikt verktyg ska utnyttjas. I ett wikiverktyg är det lätt att skapa en ny artikel, som blir sökbar genom sin rubrik, det är
lätt att koppla ord eller bilder i artikeln till interna eller externa artiklar eller annat
material, det är enkelt för valfri användare att ändra text eller bild i en artikel och
att i en ändringslogg lägga in en beskrivning av ändringen, och så vidare. Och det
har vuxit fram en norm om att denna typ av verktyg används för att intresserade
tillsammans ska kunna skapa allt bättre och tydligare beskrivningar – ett
uppslagsverk som hela tiden ska kunna erbjuda den dittillsvarande bästa versionen
av beskrivningar och förklaringar av uppslagsorden. Förbättringsarbetet pågår
genom en sorts förhandling, där det står var och en fritt att försöka förbättra
innehållet, strukturen eller formen, men där förändringar som andra inte upplever
som förbättringar inte kommer att lämnas orörda.
Att det är så här vi successivt kommit att uppfatta wiki-verktyg innebär inte att det
vore omöjligt att i stället använda det för att skriva en blogg, där någon är
huvudförfattare och andra bara kan kommentera, inte ändra, och där
kommentarerna visas i kronologisk ordning. Men det skulle kräva mer av uttrycklig
förhandling mellan berörda parter – och troligen behov av inställning av olika
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
2
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
ändringsrättigheter för huvudförfattaren och besökare – för att verktyget varaktigt
skulle låna sig till bloggande.
Hur är det då med äldre, men mer populära och spridda kommunikationsformer,
som mail och SMS? De finns kvar tills de raderas – och erbjuder alltså permanens.
De är däremot bara editerbara fram till att vi tryckt på ”skicka”. Inkluderar vi en
gammal text i en ny kan vi förvisso ändra i den, men det ursprungliga meddelandet
ändras inte av detta. Synligheten uppstår normalt bara mellan de inkluderade (om
vi bortser från oavsedda avlyssningsmöjligheter). Även om mottagaren kan skicka
vidare meddelanden till nya adressater krävs det att man är adressat för att man ska
få del av SMSet eller mailet. Kopplingsbarheten, slutligen, är begränsad.
Mailkonversationer kan erbjuda tydliga bilder av vilka som fått vilka tidigare mail
och hur diskussionen förlöpt, men t ex bifogade dokument kommer inte att vara
tillgångliga senare i en mailkedja om de inte fortsatt bifogats. Och den enskilda
mailanvändaren kan naturligtvis ämnessortera sina mail i olika mappar, men de
kopplingar som skapas på det viset förblir privata och är ingenting man delar med
andra mailanvändare.
Utifrån detta skulle det gå att argumentera för att sociala media idag främst
omfattar wikis, sociala nätverkstjänster (som facebook), bloggar, mikrobloggar (som
twitter) och sociala bokmärkestjänster (som delicious, där det är länkar, inte helt
innehåll, som samlas publikt och beskrivs. Andra skulle säga att det ur
användarperspektiv blir kombinationen av alla de verktyg en individ nyttjar för att
kommunicera med omvärlden och organisera sin kunskap och kommunikation
(även t ex SMS, telefon och mail) tillsammans med det användningsmönster som gör
denna kombination till en meningsfull helhet för användaren. Denna bredare syn
lägger då mindre vikt vid synlighet och verktygsstödd kopplingsbarhet. De sidorna
hanteras då mera genom användningsmönster och i de enskilda användarnas
huvuden.
Som privatpersoner möter vi sociala media, och ibland handlar kommunikationen i
dem om organisationer. Sådan kommunikation kan intressera – och påverka –
organisationer. Men det börjar nu också finnas organisationer som bygger upp egna
sociala mediatjänster för internt bruk, på samma sätt som de byggt upp intranät för
webbläsarbaserad kommunikation och administration.
ORGANISATORISKA UTMANINGAR
I en undersökning inom kunskapsnätverket Ideell Arena år 2006 av hur
generalsekreterare uppfattade framtidens strategiska utmaningar blev de viktigaste
punkterna:
• nya sätt att mötas – för att bryta invanda mönsters begränsningar;
• ökad transparens för att stärka organisationen;
• att ställa pyramiden på huvudet (att välkomna medlemsinitiativ i stället för
att formulera agendan och styra från toppen);
• att organisera sig efter kompetensområden i stället för geografiskt;
• och att skapa dynamiska nätverk och intressegrupper i stället för regionala
och lokala organisationer.
Det är värt att notera att alla dessa utmaningar hänför sig till begränsningar som ges
av normer och praxis i den traditionella organisationsformen. Och att
kommunikations- och organisationsformer som de senaste decennierna vuxit fram i
Internetmiljön kännetecknas just av sådant de här organisationsledarna såg behov
av. Därmed inte sagt att ökat utnyttjande av modern informations- och
kommunikationsteknik skulle vara lösningen på utmaningarna. Alla sätt att
kommunicera och att organisera sig har sina styrkor och svagheter. Men i en allt
mer IT-medierad värld behöver vi, på bredden och inte bara i toppen av
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
3
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
organisationen, förstå de möjligheter och utmaningar användningen av modern
informations- och kommunikationsteknik erbjuder. Och det är inte bara en fråga
för ledning, anställda och förtroendevalda; både omvärld och medlemmar i en
förening påverkar föreningen genom sitt agerande, agerande som i stort ligger utom
föreningsledningens kontroll.
ERBJUDNA MÖJLIGHETER
Ett begrepp inom organisatorisk IKT-forskning som successivt sprider sig från
engelskan är Affordances – de möjligheter en viss teknik, programtyp eller specifik
app erbjuder presumtiva användare. Det finns ingen automatik med vilken
användning garanterat ger vissa resultat. Och det finns alltid möjligheter för de
påhittiga att utveckla nya användningssätt med nya konsekvenser. Det här kan te sig
som en självklarhet och tankegångarna har funnits länge, inte minst bland
skandinaviska forskare som studerat IT-utnyttjande i organisationer. Men tyvärr är
det inte en självklar insikt som alla delar. Gång på gång görs felsatsningar.
Återkommande knyts orimliga effektförväntningar till nyutvecklad teknik. Och gång
på gång underskattas vikten av att förstå hur det nya ska sammanflätas med det
existerande – med befintliga rutiner och handlingsmönster, uppfattningar och
kunskaper – och befintlig teknik.
I en genomgång av organisationsforskning för några år sedan föreslogs att det
framför allt är fem områden där modern IKT erbjuder nya möjligheter.
1) Synliggöra hela arbetsprocesser
2) Realtids- eller flexibel produkt- och tjänsteframtagning
3) Virtuellt samarbete
4) Massamarbete
5) Simulering och syntetisk representation
(Zammuto et al, 2007)
I idrottsvärlden skulle synliggörande av arbetsprocesser i stor utsträckning handla
om administration - till exempel anmälan och närvaroregistrering,
tävlingsadministration eller verksamhetsplanering, där alla inblandade kan se t ex
anmälningsläget, hur långt ett ärende kommit eller vilka idéer som är uppe till
diskussion, hur nära de ligger till beslut, hur det går med genomförandet och vad
uppföljningen givit vid handen.
Även när det gäller punkt två, produkt- och tjänsteframtagning, blir
idrottskopplingen indirekt. Eftersom idrottandet är själva kärnverksamheten är det
inte aktuellt att ersätta den med någon form av automatisering. Däremot kan t ex
resultatredovisning i olika former vara aktuellt. Att kunna visa var löpare i
orientering eller åkare i längdloppet befinner sig och har för placering kan utnyttjas
för att göra sporter mer publikvänliga; träningsloggning av sträcka, puls, etc, kan
möjliggöra effektiv träning utan tränare eller ge tränare möjlighet att ge
återkoppling till personer som är utom syn- och hörhåll.
Virtuellt samarbete rör nog främst administration och kunskapsutveckling –
möjligheten för flera att dela på administrativa uppgifter eller att utföra dem på
självvald tid och plats, med tillgång till nödvändiga data elektroniskt i stället för i
pappersform. Det kan också handla om sammanträden i form av videomöten eller
mailväxling. Gemensam distribuerad utveckling av lathundar, checklistor,
utbildningsmaterial och forum för diskussion, frågor och svar är andra sidor som vi
redan vant oss vid i många sammanhang. Generellt har IKT-utvecklingen sänkt
trösklarna för kommunikation och samordning av även större grupper (se till
exempel ATTAC och Piratpartiet), men än finns det ingen forskning som tyder på att
nätverksorganisering via Internet-kanaler skulle vara ett reellt hot mot existerande
idrottsföreningar.
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
4
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
Massamarbete för gärna tankarna till wikis – en utvidgning av kretsen som deltar i
virtuellt samarbete långt utöver vänskaps- eller ens bekantskapsgränserna för
gemensam kunskapsutveckling. Men det kan också vara mer direkt knutet till själva
idrottsutövningen, som t ex arbetsplatsens motionstävling, där allas stegräknare
successivt summeras. Ännu en möjlighet är ”marknadsföring”, där t ex alla i
organisationen uppmanas att lägga upp till exempel verksamhetsanknutna bilder,
eller etikettera och länka befintliga bilder så att de uttryckligen identifierar
organisationskopplingen. Generellt inom den ideella sfären har IKT-utvecklingen
öppnat vägen för det som kallas virtuellt volontärskap. Det innebär att volontären
bidrar med en arbetsinsats som helt eller delvis genomförs (ofta hemma) via datorn
och Internet. Fenomenet återfinns under många olika beteckningar: volontärskap
online, cyber-service, mentorskap online och distansundervisning, bland andra.
Genom virtuellt volontärskap kan organisationer öka sin nytta av volontärarbetet,
både genom att få in fler volontärer och att använda volontärer inom nya områden.
Men nyttan av detta är naturligtvis större i t ex en påverkansorganisation eller
annan verksamhet där någon form av kontorsarbete är själva kärnverksamheten, än
i en idrottsorganisation, där fysisk aktivitet står i fokus.
Simulering och syntetisk representation, slutligen, handlar om att kunna utforska
vad som skulle hända om … Inom materialintensiva idrotter är simulering
någonting som utrustningstillverkare naturligtvis utnyttjar, men som inte är aktuellt
på föreningsnivå. Däremot kan t ex val av träningsprogram och kost påverkas av
simuleringsmöjligheter, och genomförandet stödjas och uppmuntras genom
jämförelse av framsteg jämfört med den förväntade resultatkurvan. Och simulerad
omgivning kan göra passen på löpbandet eller testcykeln mer tilltalande. På
publiksidan gav väl t ex visningen i senaste OS av beräknade seglingsvägar, eller
markeringen av var rekordhållande simmare skulle ha befunnit sig, extra
dimensioner åt tävlingarna.
Vi kommer säkert att se utvecklingar på de här områdena som ändrar vårt
idrottande och vårt föreningsliv i stort och smått, men för de flesta lär det handla
om att successivt ta till sig vad andra utvecklat och visat vara användbart eller kul.
Som förbund kan en roll vara att bidra till spridning av idéer och erfarenheter
mellan dem som prövat eller sett, och dem som ännu inte blivit varse möjligheter –
eller svårigheter som en viss tillämpning leder till.
TIDIGARE FORSKNING OM IKT-ANVÄNDNING I SVENSK
IDROTT
Idag är IKT en självklarhet i klubben – eller? Bilden av hur elektronisk
kommunikation i olika former gjort sitt intåg i samhället, och uppmärksamhet kring
nya former, kan få oss att tro att även idrottsklubbar numera är integrerade med
den digitala världen. En sådan bild får dock inte stöd i tidigare forskning. Visst finns
det föreningar och delverksamheter som är aktiva och ibland till och med drivande i
att utnyttja digitala möjligheter. Men spännvidden är stor och generellt tar det tid
innan nya möjligheter kommer till bred användning inom idrottsföreningarna.
För vissa kan det finnas en ideologisk skillnad mellan idrottande och digital aktivitet
– idrottandet ska vara just fysiskt och en frizon från den digitala miljö som omger
oss på arbetet och på allt mer av fritiden. En annan invändning är att datoriserad
administration ger ökad möjlighet till insyn och kontroll från organisationens topp
och den känslan av centralisering förtar glädjen i lokal verksamhet. För andra kan
de tekniska och ekonomiska möjligheterna bromsa – ekonomin är skral och de
pengar man har satsar man inte på datorisering. Begränsad kunskap om vad det
finns för möjligheter och hur man utnyttjar dem är ytterligare en faktor, och det är
inte bara en åldersfråga – det finns högdatoriserade äldre lika väl som odatoriserade
yngre.
Vid en undersökning år 2003 av föreningar inom RF framkom att en tredjedel av
klubbarna saknade hemsida och använde inte mail som viktig
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
5
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
kommunikationskanal. Hälften av klubbarna använde hemsida aktivt i någon
utsträckning, men mest som anslagstavla. Bara fem procent hade interaktivitet, som
till exempel tävlingsanmälningar eller ett flitigt använt forum. De flesta klubbarna
använde inte den elektroniska världen på ett sådant sätt att den sänkte deras
kostnader eller minskade tidsåtgången för administration – den kunde till och med
leda till merarbete, eftersom den la till kommunikationskanaler som skulle hanteras.
Men bland de personer som verkade i klubbar som utnyttjade Internet-möjligheter
uppfattades i gemen Internet-användningen stärka gemenskapen i föreningen.
En hel del har hänt sedan dess, både i IT-utvecklingen generellt och i
idrottsklubbarna specifikt. Interaktiviteten har ökat. Olika former av
användargenererat material (uppslagsverket Wikipedia, videofilmer på YouTube,
foton på flickr, bloggar, nätverkande på facebook, twittrande, etc) är nu brett
förekommande och omtalade i samhället. Men genomslaget och utnyttjandet i
idrottsföreningarna motsvarar inte bilden av Sverige som en digital nation. 2010
konstaterade en ny undersökning att webbnärvaro och mailanvändning sågs som
viktig i de flesta klubbarna, men fortfarande hade uppåt en tredjedel ingen hemsida.
Floran av använda kommunikationskanaler inom föreningarna fortsatte att öka –
nya tillkom men gamla levde kvar. Hemsida, e-post och telefon var nu de viktigaste
kommunikationskanalerna i klubbarna (utöver kontakten vid träningar och möten).
Brev och klubbtidning minskade, men hade inte försvunnit.
Sociala nätverksmedia var huvudsakligen på experimentstadiet där de alls användes.
Bara var tionde klubb i undersökningen angav att de var viktiga
kommunikationskanaler i någon form inom klubben. Facebookanvändning startades
främst genom individuella initiativ, inte genom styrelsebeslut. Endast en liten del av
initiativen uppvisade uthållig aktivitet. För klubbarna spelade sociala nätverksmedia
främst en roll för fans och andra som följde klubbens aktiviteter på avstånd. Endast
enstaka föreningar hade sociala nätverksmedia som huvudsakligt verktyg för
organisering av aktiviteter.
Att det i en öppen organisation som en idrottsförening tar tid för nya
kommunikationsformer att etableras och för gamla att släckas är naturligt.
Föreningen behöver anpassa sig till medlemmarnas kommunikationsseder. Det
gäller ju att nå alla, och föreningen kan inte diktera vad folk ska använda, eller, likt
ett företag, förse alla med den utrustning som behövs för att använda en viss
kommunikationsform. Trögheten i en förening kan därför förväntas vara större än
inom ett företag och påminner mer om hur företaget får förhålla sig till sina kunder.
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
6
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
Figuren visar hur kommunikationskanaler över tiden förflyttar sig enligt ett mönster
där de i början inte används av speciellt många, och endast är viktiga för en liten del
av dessa användare. Sociala nätverksmedia (SNM) var i det läget i undersökningen
2010. Vartefter de når större spridning kan de också komma att bli viktigare som
kommunikationskanaler, eftersom vi kan förvänta oss att vi kan nå dem vi vill nå via
en allmänt spridd och använd kanal. Hemsidan har gått från att användas 2003 till
att vara viktig 2010. E-posten har gått från att vara en väsentlig kanal för många
2003 till att vara den dominerande kanalen för de flesta 2010. Brev, å andra sidan,
som var på nedgång redan 2003 fortsätter att användas i inte obetydlig utsträckning
2010, men nu mest som en försäkring, så att man inte missar tänkta mottagare. Den
är en allt mer oväsentlig kanal. På motsvarande sätt kan vi tänka oss att idag
populära kanaler successivt tappar mark och ersätts av nya. Utmaningen för en
förening är att lära sig hantera en relativt bred flora kanaler utan för mycket
merarbete.
Figuren är schematisk. Den försöker inte hävda att alla alternativ som dyker upp
kommer att slå igenom, eller att alla kommer att nå samma genomslag. Men den
illustrerar att det tar tid innan nya alternativ verkligen blir viktiga. Därför behöver
man som förening inte oroa sig över att man inte har koll på det senaste och inte
orkar följa fronten. Även måttliga känselspröt kommer att signalera när ett nytt
alternativ vuxit sig så starkt att det är dags att inkludera, och vid det laget kommer
många i föreningen att behärska det och kunna hjälpa till att se till att
användningen i föreningen kommer igång.
Någon ny bred undersökning har inte gjorts sedan 2010, men det verkar tydligt att
många förbund och föreningar uppfattar att de ska ha en närvaro i populära sociala
media. I föreningsversion verkar närvaron dock fortsätta att innebära att de är
kanaler för sändning och information, eller smala kanaler för en begränsad mängd
entusiaster. De är inte de breda kommunikationskanalerna. Telefon, SMS och
maillistor lär fortfarande ha en dominerande ställning.
Men idrottsrelaterade facebookgrupper, etc, skapas inte bara runt klubbar – i
hälften av de påträffade fallen 2010 rörde de istället till exempel en känd individ, en
tävling, sporten som sådan eller kommersiell verksamhet med idrottsanknytning.
Och den bilden förstärks om vi t ex ser på videoutbudet på Youtube. Där är
majoriteten utlagda av någon enskild individ för att de eller någon närstående deltar
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
7
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
i det filmade. I sociala media, liksom i samhället i stort, handlar det alltså om
ekologier kring idrotten, där klubbarna bara är en typ av aktör bland många.
De sociala nätverkstjänster synliggör individerna och bidrar till känslan av
gemenskap inom nätverket. Känslan av gemenskap fanns redan enligt
undersökningen 2003 som ett resultat av hemsidesanvändningen, men fokus på
individer blir starkare i facebook, som ju har individen som utgångspunkt, och på
youtube, där individernas idrottande visas och där det huvudsakligen är individer
som står som avsändare genom att ha lagt upp filmen på ”sin youtubekanal”. Den
individkopplingen kan öka känslan av närhet och stärka känslan av personlig
kontakt, även om kontakten reellt sett är svag.
Användning av sociala nätverkstjänster inom idrotten främjar alltså än så länge inte
främst organiseringen av aktiviteter, föreningsdemokratin eller dialogen inom
klubben. Men den bidrar till en gemenskapskänsla och underlättar möjligheten att
upprätthålla breda, i stor utsträckning passiva, kontaktnät – vilket nu alltmer börjar
uppmärksammas i social-media-forskning som svaga kopplingar. Och en klassisk
organisationsteoretisk föreställning väcks till liv – styrkan i svaga kopplingar (the
strength of weak ties). Det är inte minst de svaga kopplingarna vi har som utgör den
sociala väven, och som kan väckas till mer aktivt liv vid behov. Kärngruppen i all
ära, men när förutsättningar och omständigheter förändras kan det vara någon i
bekantskapsnätet, snarare än i kärngruppen, som håller i nyckeln till en väg framåt.
Ett brett nät av relativt passiva kontakter behöver alltså inte vara negativt för
idrotten som samhällsinstitution – eller för klubben eller individen. En ökande
användning av sociala nätverkstjänster kan vara av godo. Känslan av samhörighet
och möjligheten att fördjupa kontakten vid behov kan vara en viktig del i att stärka
samhällsväven och att främja idrottsintresset hos individen och bredare i samhället.
PERSONKONTAKT OCH BEKANTSKAPSKEDJOR
Länkning av folk, friend of a friend – eller kontakt via en känd organisation? Inom
rådgivning och stöd finns det exempel på hur man lyckats kombinera det
gränsöverskridande med det avgränsade och personliga. Ett är
arbetsgivarorganisationen som, utöver den expertrådgivning den bidrar med, ger
medlemmarna enkla sätt att komma i kontakt med andra arbetsgivare i närområdet,
”närmsta grannar”, där just gemenskapen i att ”vara grannar” kan ge det
förtroende för varandra som underlättar ett meningsfullt kunskaps- och
erfarenhetsutbyte. Ett annat är hälsoorganisationen, som utöver informations-, råd
och upplysningstjänster, erbjuder folk möjligheten att komma i kontakt med andra
som t ex försöker sluta röka eller som behöver medmänskligt stöd i sin bearbetning
av egen eller andras sjukdom. Här erbjuder organisationen främst en kontaktpunkt,
så att människor kan finna varandra, till ömsesidig båtnad. Det står sedan
användarna fritt att hålla den fortsatta kontakten i egen regi eller via de forum och
bloggmöjligheter organisationen även erbjuder.
För en idrottsorganisation som tolkar sitt uppdrag som att bidra till att folk rör mer
på sig är det naturligtvis tänkbart att försöka öppna vägar där folk kan komma i
kontakt med varandra för spontant och egenorganiserat sportande. Men för den
som ser uppdraget som att bevara och helst öka den mängd medlemmar som sportar
i av föreningens organiserade aktiviteter och med verifierad närvaro, är
spontanorganiserat sportande ett hot, inte en möjlighet, om man inte tror att
spontansportandet också kommer att öka efterfrågan på organisationens aktiviteter.
FLERA INTRESSANTA FALL
ATTAC och Piratpartiet är exempel på folkrörelser som blivit organisationer genom
utnyttjande av modern IKT för samordning och dialog. De har sedan successivt
byggt en mer traditionell föreningsorganisation som kärna, delvis för att omvärlden
förväntar det. Hur förhandlar man med ett nätverk? En klassisk
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
8
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
föreningsorganisation erbjuder däremot en tydlig part som omvärlden kan
interagera med. Utmaningen för sådana organisationer är att behålla öppenheten
för dialog med de ”oorganiserade” och att hantera bredden av uppfattningar.
Orientering är en helt annan typ av exempel. De lyckades på rekordtid gå över till
datoriserad tävlingsanmälan. En förklaring är att det var en idrottsgren med mycket
interaktion och därigenom möjlighet till starka nätverkseffekter. Cirka hälften av
klubbarna arrangerar tävlingar öppna för medlemmar i andra klubbar. De tävlande
är individer, men tävlar för sin egen klubb (och avgiften betalas typiskt sett av den
klubben). Datoriserad tävlingsanmälan spar mycket tid för arrangören, så de har ett
incitament att gå över från manuell hantering. Det kan vara smidigt för den
datoranvändande tävlande att anmäla sig online (oberoende av kontorstider och att
komma fram på telefon) – och orienteringsförbundets medlemmar var
datoranvändande i mycket högre grad än medelsvensson när anmälningsmodulen
började lanseras. För att kunna anmäla sig behöver den tävlande vara registrerad i
den gemensamma databasen som klubbmedlem av sin hemmaklubb. Det finns
därför ett intresse från de enskilda medlemmarna att den egna klubben underhåller
sitt medlemsregister. Sammantaget gör de här beroendeförhållandena att när väl en
del klubbar började med datoriserad tävlingsanmälan kom det att närmast lavinartat
sprida sig till hela det orienteringstävlande Sverige. Den förening som vill lansera en
ny administrations- eller kommunikationsform behöver tänka igenom hur den
befintliga strukturen och kommunikationsmönstren kommer att samspela eller
krocka med det nya, och vilka drivkrafter och motkrafter som främjar och hindrar
införandet av ny teknik och användningsmönster.
Dykning är istället ett exempel på hur en fristående sajt kan komma att fylla en
funktion som det föreningsorganiserade dyksverige inte tillgodosåg. Tre
dykintresserade privatpersoner bestämde sig för att skapa en sajt där
dykintresserade individer kunde lägga upp dykloggar, diskutera dykmål och
utrustning, hitta dykkamrater var de än befann sig i världen, etc. Sajten var
välstrukturerad, ändamålsenlig och personlig. Man såg vilka som för närvarande
var inne, allt material som lades upp var också kopplat till den som lagt upp det, etc.
Efter ett antal år fanns det fler användare än antalet medlemmar i dykarförbundets
klubbar. Klubbarna har naturligtvis sin funktion och många dykare var både
föreningsaktiva och användare av den fristående sajten, men sajten fyllde behov
som inte var avgränsade till klubben eller föreningsaktivitet. En utmaning för ett
förbund är att kunna tänka utifrån ett idrottarperspektiv i stället för ett
föreningsperspektiv och se om det finns behov som inte tillfredställs inom
föreningsstrukturen. Nästa steg blir att komma fram till om det vore bra för
förbundet att försöka tillfredställa behoven eller om det skulle krocka med den egna
målsättningen. Och därnäst uppstå naturligtvis frågan om det finns kompetens och
resurser för att på ett framgångsrikt sätt erbjuda lösningar som tillgodoser behoven.
Friluftsfrämjandet är ett exempel på en stor och bred organisation, där framgång i
IT-utnyttjandet är en fråga om vilket perspektiv man antar. De var tidiga med att
skapa en rikstäckande webbaserad aktivitetsdatabas som komplement till den
geografiskt organiserade föreningsstrukturen. Via webbapplikationen kunde ledare
lägga in de aktiviteter de organiserade och medlemmar kunde se var och när
aktiviteter de var intresserade av ägde rum. Applikationen blev snart en väsentlig
resurs för långfärdsskridsko, kajakpaddling och andra idrottsgrenar där man kan
vara intresserad av att delta i aktiviteter utanför hemföreningen. Däremot vann den
inte mycket mark i till exempel skogsmulle eller andra verksamhetsgrenar som till
sin natur har en lokalt avgränsad deltagargrupp. Ser man till Friluftsfrämjandet som
helhet blev alltså användningen och betydelsen av webbapplikationen måttlig. Men
å andra sidan fanns det delverksamheter där den kom att spela stor roll och där
avsaknaden av en sådan verksamhetsstödjande applikation inom förbundet troligen
skulle fått medlemmar och potentiella medlemmar att söka sig till aktiviteter
arrangerade utanför förbundet. Inför en större satsning är det väsentligt att ställa sig
frågan vad framgång är. Är det viktigt att stassningen transformerar hela rörelsen?
Eller är det tillräckligt att den leder till positiva förändringar för vissa, utan att störa
andra för mycket? Eller handlar det om ett tillägg, en utbyggnad där det är nya
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
9
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
grupper eller aktiviteter som ska tillgodoses, utan ambition att förändra eller stödja
det befintliga? Satsningen, reaktionerna den möter och omdömena den får i
efterhand kommer att vara beroende av de förväntningar man väckt och målat upp
– eller överlåtit åt folk att helt måla upp själva.
En annan sida av Friluftsfrämjandets erfarenheter rör konsekvenser av att integrera
sig med den digitala världen. Diskussionen kring utformning av funktionalitet och
rutiner kring användning fördes delvis via mail och gav de ansvariga på
förbundskansliet betydligt bredare och livligare kontaktytor i organisationen än de
haft tidigare. Å andra sidan väckte kontaktmöjligheten förväntan om aktiv
tvåvägskommunikation som det blev svårt för dem i centrum att leva upp till. Om
150 eldsjälar runt om vill börja föra individuella samtal med ett par ansvariga
centralt kommer de att bli besvikna på tillgänglighet och svarstider. Vidare blev man
snart varse hur steget ut i webbmiljön gjorde att förbundets applikation kom att
jämföras med andra webbapplikationer. Med tanke på den allmänna ITutvecklingen i samhället ledde jämförelserna snart till att applikationen upplevdes
som omodern. Detta är något som alla som utvecklar egna applikationer kommer att
möta.
En akademisk idrottsförening, en av de få verksamheter i undersökningen 2010 som
använde sociala nätverksmedia som central organiseringsform, drog nytta av
funktionalitet i facebook. I den föreningen var det inte självklart att aktiviteterna
alltid ägde rum en bestämd tid varje vecka eller att alla kom till alla aktiviteter. Det
handlade alltså delvis om att sporra varandra till att prioritera in att delta.
Aktiviteterna utlystes som events, vilket automatiskt gjorde att medlemmarna fick
kallelse. Vidare kunde alla se vilka som anmält sig, och det utbildade sig en sedvana
att förstärka det sociala åtagandet att delta genom uppmuntrande kommentarer. För
denna förening, och i en miljö där datoranvändning är en del av vardagen och
facebooknärvaro naturlig, gav facebooks eventfunktion ett ändamålsenligt stöd för
att driva verksamheten. Exemplet visar hur det kan vara möjligt att utnyttja den
funktionalitet som finns i fritt tillgängliga verktyg och hur det sociala nätverket kan
bli en synlig och positiv kraft i organiserandet. Men exemplet pekar också på
betydelsen av att den valda lösningen passar organisationen och dess medlemmar.
Även om man hade försökt ha detta som standardlösning inom alla förbundets
föreningar hade det troligen inte blivit lyckat på alla håll.
Det som varken inhemsk eller utländsk forskning än så länge visar på är
organisationer som systematiskt förmår fånga och kanalisera den aktivitet som äger
rum spontant i ekologin så att den blir en tydlig och användbar resurs för
organisationen. Vi skulle till exempel kunna tänka oss att ett förbund som kan hitta
sätt att organisera videor på Youtube därigenom kan erbjuda medlemmar och andra
intresserade en rikare bild av verksamhet och inspiration till aktiviteter än vad
tjänstemän och förtroendevalda själva skulle mäkta med att producera. Det skulle
också kunna tjäna som en form av marknadsföring av verksamheten.
På motsvarande sätt pågår sannolikt dokumentation av erfarenheter och diskussion
om arbetsformer och metodutveckling i stor utsträckning lokalt på olika platser i
den ekologi som omger förbundet. Kan den fångas och organiseras?
Här skulle det sannolikt handla om att tänka i nya banor kring organisatoriska
roller, och om att utveckla och förankra normer och rutiner för klassificering
(taggning) av material så att det blir sökbart där det lagts upp.
REFERENSLISTA
Leonardi, P. M., Huysman, M., & Steinfield, C. (2013). Enterprise Social Media:
Definition, History, and Prospects for the Study of Social Technologies in
Organizations. Journal of Computer-Mediated Communication, 19.(1), 1-19.
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
10
Tel: 0702-198959
Att lära från forskningen om informations- och
kommunikationsteknikutnyttjande i organisationer
Alf Westelius
Lundmark, E. & Westelius, A. (2008) Internet-based changes in organisational
communication. In Handbook of Research in Global Diffusion of Broadband Data
Transmission, Dwivedi Y.K., Papazafeiropoulou, A., and Choudrie, J. (Eds). IGI
Global, Hershey, PA, USA.
Lundmark, E. & Westelius, A. (2004) IT-användning inom idrotten, FoU-rapport
2004:4, Riksidrottsförbundet.
Majchrzak, A., Faraj, S., Kane, G. & Azad, B. (2013) The Contradictory Influence of
Social Media Affordances on Online Communal Knowledge Sharing. Journal of
Computer-Mediated Communication, Vol. 19(1) Article first published online: 18
OCT 2013.
Treem, J.W., & Leonardi, P. M. (2012). Social media use in organizations. Charles
Salmon (Red.) Communication Yearbook, 36, 143–189, Routledge.
Valiente, P. & Westelius, A. (2007) Sustainable Value of Wireless ICT in
Communication with Mobile Employees. In Beyond Mobility, Per Andersson, Ulf
Essler and Bertil Thorngren (Eds.) Studentlitteratur.
Westelius, A., Westelius, A.-S. & Lundmark, E. (2012). Idrott, föreningar, sociala
media och kommunikation [in Swedish “Sports, Associations, Social Media and
Communication”]. FoU-rapport 2012:2, Riksidrottsförbundet, Stockholm, Sweden.
Westelius, A. (2010) Kommunikationsteknikens utmaningar för ideell sektor.
Ekonomiska Samfundets Tidskrift, 2010:2, 115-125.
Westelius, A. (2008) Energirådgivning 2.0 – läge och möjligheter. Linköping Electronic
Articles in Computer and Information Science, Vol. 12 No. 1. Linköping University
Electronic Press, Linköping, Sweden.
Westelius, A. (2007) New organising in Swedish third sector organisations,
Proceedings from ANZAM 2007, Australian and New Zealand Academy of
Management, research stream: Public Sector and Not-for-Profit.
Westelius, A. (2006) Images and imaginators in virtual organising – the NPO
Friluftsfrämjandet and www.frilufts.se. International Journal of Public Information
Systems, Vol 2 (1). Available online at http://www.ijpis.net
Westelius, A. (2000) Virtuell kontakt och kunskapsspridning - mot ökad
demokrati?: Om intranäts roll i spridning av kunskap och kontaktskapande inom
organisationer, IMIT 2000:112, Stockholm.
Zammuto, R., Griffith, T., Majchrzak , A., Dougherty, D. & Faraj, S. (2007)
Information technology and the changing fabric of organization. Organization
Science, Vol 18(5), 749-762.
Westelii Perspektiv HB
[email protected]
11
Tel: 0702-198959
