Rubrik Riktlinje för hantering av störningar i Orbit Författare Sigling Puck Dokumenttyp Riktlinje Gäller from 2016-05-01 Faktaägare Förvaltningsgrupp Operationssystem Giltigt t o m 2018-06-30 Sida: 1 (5) Gäller för (enhet) Region Skåne Version: 5 Utskrivet dokument gäller inte som original! Riktlinje för hantering av störningar i Orbit Elektiva patienter En störning skall registreras av planerare vid specialiteten i så nära anslutning som möjligt till den tidpunkt då ett beslut är taget om en ändrad planering av skapad behandling. Planeraren meddelas telefonledes av koordinator på operation om aktuell orsak och tidpunkt för beslutet. Akuta och subakuta patienter En störning skall registreras av koordinator vid operation i så nära anslutning som möjligt till den tidpunkt då ett beslut är taget om en ändrad planering av skapad behandling. Vid de tillfällen den akuta patienten sedan tidigare är planerad för ett elektivt ingrepp av samma art som det akuta tillfället skall koordinator vid operation mejl- eller telefonledes meddela ansvarig planerare vid specialiteten. Vid registrering av störning skall den störningstyp, störningsorsak och åtgärd anges som låg till grund för störningen vid det tillfälle då beslutet togs. Förtydligande av åtgärdernas betydelse Ingen förändring – Påverkar inte behandlingens status och kan tillämpas då dokumentation skall finnas kvar Överför till akut – Ändrar behandlingens angelägenhetsgrad till akut Överför till subakut – Ändrar behandlingens angelägenhetsgrad till subakut Överför till elektiv – Ändrar behandlingens angelägenhetsgrad till planerad Avbryt behandlingen – Ändrar behandlingens status till avbruten Omplanera – Tar bort planerat operationsdatum och återför behandlingen till väntelistan Vid överföring till akut/subakut/elektivt måste den som lägger störningen aktivt gå in i behandlingen och rätta till prioritet utifrån behandlingens nya angelägenhetsgrad. Riktlinje för hantering av störningar i Orbit 1 Vid registrering av en störning skall den som lägger störningen, efter samråd med den/de som registrerat dokumentationen, ta ställning till om journal med dokumentation skall finnas kvar eller inte. Dokumentation kan tas bort Dokumentet töms genom att i operationsjournal och anestesijournal ta bort samtlig dokumentation inklusive tidsregistrering. En störning läggs med aktuell störningstyp, orsak och åtgärd. Aktuell att använda vid de tillfällen då en tänkt behandling har avbrutits av andra skäl än försämring av patientens hälsotillstånd. Om all information i en fas tas bort och behandlingen är aktuell att återanvändas kan funktionen Återgå till ej påbörjad användas. Dokumentation skall finnas kvar En störning läggs med aktuell störningstyp och orsak. Åtgärd väljs utifrån följande kriterier, ”Avbryt behandling” kan och bör väljas så länge patienten inte har en komplett tidsregistrering. Har patienten fått status Opererad ska åtgärden ”Ingen förändring” väljas och en ZXF-kod bör läggas som primär åtgärd. Ny operationsanmälan skapas vid behov av att omplanera patienten. Aktuell att använda vid de tillfällen då en tänkt behandling har avbrutits exempelvis pga. försämring av patientens hälsotillstånd. Syftet med att registrera störningsorsaker är att få en bild av vad som orsakar förändringar i planerad verksamhet. (Inklusive akutverksamhet, som även den innefattar någon form av planering). Statistiken kan användas som underlag i förbättringsarbetet. I Orbit 5 finns tre olika störningstyper: Sjukhusrelaterade (S) – Avser störningar som orsakas av faktorer som sjukhuset/avdelningen kan påverka och som inte orsakas av patienten. Används endast om patienten meddelats tid om behandling, men undantag av orsaken ”Ändrad bedömning” som kan användas även om patienten inte fått någon tid Patientrelaterad (P) – Avser störningar som orsakas av patienten. Innefattar även förändringar i patientens tillstånd som sker under väntetiden. Används endast om patienten meddelats tid om behandling. Undantag är om patienten meddelar att hen inte längre är intresserad av operation, eller om patienten har avlidit, vilket måste registreras även om patienten inte fått tid Administrativ (A) – Av- eller ombokningar som görs oavsett om patienten meddelats tid eller inte och som är av administrativ art. Används även vid händelser vilka inte kan påverkas vare sig av sjukhuset eller av patienten. (Force majeure) Riktlinje för hantering av störningar i Orbit 2 Sjukhusrelaterade S – Prioritering Ändring av tid/strykning på grund av prioritering mellan patienter. T ex om patient med högre prioritering går före S – Ändrad bedömning Ändring av tid/strykning på grund av att den ursprungliga bedömningen var felaktig eller ofullständig. Innefattar inte ändringar som orsakas av förändringar i patientens tillstånd som inte kunde förutses vid planering, se patientrelaterad S – Otillräcklig preoperativ utredning Ändring av tid/strykning på grund av en otillräcklig preoperativ utredning, eller att ordinerad utredning inte utförts i tillräckligt god tid innan operationsdagen. Omfattar även de fall där man bedömt att patienten skulle klara dagkirurgi men senare inser att vårdplats behövs S – Ej optimerad patient Ändring av tid/strykning på grund av att patienten ej är fastande eller har avvikade lab-resultat på operationsdagen, exempel-vis kvarstående förhöjt INR eller andra lab-svar som ej hinner korrigeras i tid S – Resursbrist/personal Ändring av tid/strykning som orsakas av personalbrist, oavsett personalkategori S – Resursbrist/vårdplatser Ändring av tid/strykning som orsakas av brist på vårdplatser på vårdavdelning, IVA, UVA eller annan enhet S – Resursbrist/material & utrustning Ändring av tid/strykning som orsakas av brist på utrustning eller material. Till exempel instrument, MT-utrustning, implantat, operationssal etc S – Resursbrist/tidsbrist på planerat program Ändring av tid/strykning som orsakas av att andra operationer på det planerade programmet drar ut på tiden S –Av sjukhusledningen beordrat elektivt stopp Används i de fall sjukhusledningen beordrar ett elektivt stopp, oavsett anledningen till detta stopp *OBS! Ej införd i Kryh, använd inte! Riktlinje för hantering av störningar i Orbit 3 Patientrelaterade P – Uteblivit/sent återbud Patienten uteblir utan att meddela detta i förväg eller lämnar återbud så sent, att det inte går att sätta in en annan patient på tiden som blev ledig P – Återbud Ändring av tid/strykning när patienten själv begär detta, i så god tid att tiden kan utnyttjas för annan patient P – Sjuk/ej möjlig att operera på op-dagen Ändring av tid/strykning som sker i så nära anslutning till operationsdagen att tiden inte kan utnyttjas till annan patient och som orsakas av ändrad bedömning på grund av förändring i patientens tillstånd, vilken inte kunde förutses vid planeringen. Till exempel nytillkomna sår eller nytillkommen sjukdom P – Ändrad prioritering pga förändring i patientens tillstånd Ändring av tid/strykning som sker före planerad operationsdag och som orsakas av förändringar i patientens tillstånd. Kan vara upp- eller nedprioritering och även strykning från väntelistan, till exempel om patienten är inoperabel P – Anestesirelaterat Strykning som orsakas av komplikationer eller problem under anestesi, som gör att operationen inte kan påbörjas. Till exempel intubationsproblem eller svåra allergiska reaktioner P – Avliden Patienten har avlidit Riktlinje för hantering av störningar i Orbit 4 Administrativa A – Vårdgaranti/samordning Förändringar i planering på grund av vårdgarantin oavsett om patienten fått tid eller inte. Används även i de fall en behandling behöver avbrytas för att den samordnats med annan behandling på annan specialitet A – Överförd till annan vårdgivare Överförd till annan vårdgivare på patientens egen begäran eller av annan orsak A – Nödvändig ändring i planering Ändring av tid/strykning som orsakas av misstag vid planeringen. Gäller framför allt elektiv planering, då tid måste ändras på grund av fel- eller dubbelbokning eller annat planeringsmisstag som gör att operationen inte kan genomföras A – Oförutsedda händelser /force majeure Händelser som inte kan påverkas vare sig av sjukhuset eller patienten. Till exempel naturkatastrof, strejk eller annat A – Överförd från väntelista till bevakningslista Används då en patient uppsatt på väntelista i Orbit skall tas bort från aktiv väntelista och istället bli uppsatt för bevakning A – Överförd från bevakningslista till väntelista Används då en patient uppsatt på bevakningslista i Orbit skall tas bort från bevakning och bli uppsatt för operation genom att en operationsanmälan skapas A – Avslutas, bevakning ej aktuell Används då en patient uppsatt på bevakningslista i Orbit skall tas bort från bevakning och inte bli uppsatt för operation genom att en operationsanmälan skapas Riktlinje för hantering av störningar i Orbit 5