1. Vad är viktigt att tänka på när inventeringen
startar, förankras och planeras?
1.1 Inventeringen startar
En inventering omfattar personer i målgruppen som är mantalsskrivna i en namngiven
kommun eller alternativt i flera kommuner.
Det krävs tydliga beslut och uppdrag när en inventering
ska göras
Det är viktigt att politiker och övergripande chefstjänstemän hos deltagande huvudmän fattar ett tydligt beslut om att en inventering ska göras. Det är viktigt för att tillräckliga resurser ska skapas för inventeringen, för att den ska få god legitimitet hos
dem som deltar i inventeringen och för att skapa god beredskap för att resultatet tas
emot och används som underlag för verksamhets- och resursplanering.
Ett beslut innehåller lämpligen:
• ett tydligt syfte med inventeringen och hur resultatet ska användas
• ett tydligt uppdrag till en eller flera tjänstemän att ansvara för inventeringens
planering, förankring, genomförande och resultatsammanställning
• ett ställningstagande till hur inventeringen ska genomföras i samarbete mellan
socialtjänst och psykiatri
• ett ställningstagande till inventeringens omfattning
- endast personer som är kända hos kommunen eller landstinget
- även personer som kan identifieras på annat sätt (genom andra välfärdsaktörer, uppsökande verksamhet osv.) och intervjuas
Vilka huvudmän kan erbjudas att delta i inventeringen?
Kommunen och landstinget
• En inventering bör minst omfatta personer som är kända i socialtjänsten och i
psykiatrin. Med socialtjänst avses verksamhet för målgruppen som regleras
genom bestämmelser i SoL eller LSS.
• Förutom socialtjänstens verksamheter kan även andra delar av kommunens
verksamhet inkluderas som exempelvis överförmyndaren och arbetsmarknadsenheten i de fall det finns en sådan i kommunen.
• Personer med psykisk funktionsnedsättning har också kontakt med andra delar
av landstinget som primärvården och beroendevården. Det är en fördel om
även dessa delar av landstingets verksamhet kan inkluderas i inventeringen.
Observera att även enskilda och privata alternativ som har deltagande huvudmäns
uppdrag att bedriva vård eller stöd bör inkluderas i inventeringen.
Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen
Personer med psykisk funktionsnedsättning har även kontakt med Försäkringskassan
och Arbetsförmedlingen.
• Ansvariga för inventeringen behöver ta ställning till om Försäkringskassan
och Arbetsförmedlingen ska delta i inventeringen
1
•
Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen kan exempelvis delta i inventeringen genom att identifiera personer som tillhör målgruppen och tillfråga dem
om de samtycker till att bli intervjuade om sin livssituation och sina behov av
insatser.
Övriga välfärdsaktörer
Personer med psykisk funktionsnedsättning har även kontakt med andra välfärdsaktörer.
• Ansvariga för inventeringen behöver ta ställning till om andra offentliga välfärdsaktörer (t.ex. Kriminalvården, Samhall) och civila välfärdsaktörer (t.ex.
brukar- och anhörigorganisationer, intresseorganisationer eller andra fritidsföreningar) ska delta i inventeringen.
• Andra offentliga och civila välfärdsaktörer kan exempelvis delta i inventeringen genom att identifiera personer som tillhör målgruppen och tillfråga dem
om de samtycker till att bli intervjuade om sin livssituation och sina behov av
insatser.
Hur ska sekretessfrågorna och personuppgifter hanteras
när flera huvudmän deltar i inventeringen?
En inventering utgår från en insamling av uppgifter på individnivå, men ändamålet är
att sammanställa dessa på gruppnivå för att kunna använda dem som underlag för
planering och uppföljning av verksamheten. En svårighet vid sammanställningen av
insamlat material är att uppgifter på samma person kan ha lämnats från både kommunens och landstinget personal. För att enskilda personer som identifierats i inventeringen inte ska dubbelräknas i inventeringsmaterialet behöver en dubblettkontroll göras innan insamlat material läggs in i en databas. Idag saknas dock tydliga bestämmelser om att detta är tillåtet i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, och
personuppgiftslagen (1998:204), PUL. Samtidigt framgår det tydligt av socialtjänstlagen och förarbetena till psykiatrireformen att det är viktigt att kommunerna i samverkan med landstinget genomför behovsinventeringar som underlag för den övergripande planeringen.
Socialstyrelsen har följt inventeringsarbetet sedan psykiatrireformen trädde i kraft,
1995 och kan konstatera att det saknas tydliga bestämmelser i lagstiftningen som
möjliggör en gemensam uppgiftsinsamling på individnivå. Det går dock inte att generellt redogöra för vilka förutsättningar som ska vara uppfyllda för att detta ska vara
möjligt. Det beror på omständigheter som råder i varje enskilt fall, hur kommunen
och landstinget organiserat sin verksamhet, hur och var uppgifterna samlas in och
bearbetas osv. Kommunen och landstinget måste därför säkerställa att inventeringen
genomförs inom ramen för gällande bestämmelser för att inte riskera eventuellt skadestånd. En möjlighet är exempelvis att utföra den gemensamma datainsamlingen
inom ramen för en forsknings- och utvecklingsenhet, om kommunen eller landstinget
har tillgång till en sådan. Det innebär att inventeringsprojektet då betraktas som
forskning. En annan möjlighet är att kommuner och landsting samarbetar när en inventering förbereds och förankras men att de sedan genomför parallella datainsamlingar. Efter att materialet har sammanställts på gruppnivå hos respektive huvudman
kan underlaget sedan redovisas i en gemensam rapport och användas som underlag
för att i samverkan planera verksamheten för målgruppen.
2
När datamaterialet sammanställs och presenteras för olika delar i organisationen och
andra huvudmän samt för brukar- och anhörigorganisationerna är det särskilt viktigt
att se till att ”små grupper” inte redovisas för enstaka variabler, där det kan finnas en
risk för att enskilda personer kan identifieras.
1.2 Inventeringen förankras
Tänk på att avsätta tillräckligt med tid och resurser för att förankra inventeringen hos
berörda parter. En god och bred förankring får betydelse för ledningens stöd under
hela inventeringsprocessen, för uppgiftslämnarnas engagemang och motivation och
för stödet från brukar- och anhörigorganisationerna. Den får också betydelse för ledningens beredskap att använda resultatet så att det kommer till nytta i utvecklingen
och planeringen av verksamheten.
Viktiga frågor att tänka på
Hos vem eller vilka ska inventeringen förankras?
Till exempel:
• politiker hos deltagande huvudmän
• berörda chefstjänstemän hos deltagande huvudmän
• personal hos deltagande huvudmän (inklusive personal i privat/enskild verksamhet)
• brukar- och anhörigorganisationer
Hur ska förankrings- och informationsarbetet genomföras?
Till exempel:
• Genom allmänna (t.ex. webbsida) och riktade informationsinsatser (t.ex. särskild informationsskrivelse undertecknad av ledningen hos berörda huvudmän)
• Genom olika typer av sammankomster med utrymme för information och dialog
• Genom samverkansorgan och kontaktnät
Hur ska förankringen av och informationen om inventeringen utformas
till berörd målgrupp och deras anhöriga?
Till exempel:
• Allmän information till allmänheten (t.ex. webbsida, annonser i lämpliga tidningar)
• Riktad information till berörd målgrupp (inklusive anhöriga) som har kontakt
med respektive huvudman och de verksamheter som planeras delta i inventeringen
Vad kan informationen innehålla?
Till exempel:
• Syfte med inventeringen och användningen av resultatet
• Etiska frågor
• Definition och avgränsning av målgruppen
• Modell för insamling av uppgifter om enskilda personer
3
1.3 Inventeringen planeras
Planeringen anpassas till det ställningstagande som görs vad gäller inventeringens
omfattning, alltså om den omfattar endast de personer i målgruppen som är kända i
kommunen eller landstinget eller också omfattar personer som är okända hos dessa
huvudmän.
Viktiga punkter att diskutera och formulera i en plan för inventeringen kan vara:
• Bakgrund till inventeringen
• Deltagande huvudmän
• Beslut och uppdrag
• Syfte och mål med inventeringen
• Sekretess och behandling av personuppgifter
• Etiska överväganden
• Utformning av förankrings- och informationsarbete
• Inventeringens organisation
- Projektledare
- Styrgrupp
- Arbetsgrupp
- Referensgrupp
- Former för samverkan mellan huvudmännen och brukar- och anhörigorganisationerna
• Definition och avgränsning av målgruppen för inventeringen
- Personer som är kända i kommunen eller landstinget
- Personer som är okända i kommunen eller landsstinget
• Inventeringsmetodik och modell för insamling av data
- Case finding-metodik i två steg
- Urval verksamheter och uppgiftslämnare (personal)
- Metod för att identifiera och intervjua personer som är okända i kommunen eller landsstinget
• Bearbetning, analys och sammanställning av inventeringsmaterialet
- Behov av stöd/kompetens för bearbetning och sammanställning av datamaterialet
- Vem eller vilka ska delta i analysarbetet
• Hur redovisa och presentera inventeringsresultatet
- Politiker
- Ledande chefstjänstemän
- Personal
- Brukar- och anhörigorganisationer
• Tids- och resursplanering
- Personalresurser för att genomföra datainsamlingen och bearbeta insamlat
material
- Ange en begränsad period för insamling av uppgifter (ca 1-2 månader)
4
