stadskansliet
IT Strategi Göteborgs stad
Sammanfattning
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Inledning
IT ur Göteborgs stads perspektiv
Ansvar och organisation
Sektorsövergripande samverkan
Säkerhet, sårbarhet och integritet
Elektronisk handel
Internet och intranet
Samordning av tekniska plattformar
Kompetensutveckling
Bilagor
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
Ansvar och organisation
Sektorsövergripande samverkan
Säkerhet och sårbarhet
Elektronisk handel
Internet och intranet
Samordning av tekniska plattformar
Kompetensutveckling
Sammanfattning
IT hjälper till att skapa framtidens Göteborg
Informationsteknik (IT) är ett viktigt medel för att skapa goda förutsättningar
för människor att leva och arbeta i Göteborg. Rätt använd skapar IT en
förbättrad service till medborgarna och främja ett aktivt demokratiskt
engagemang. IT ger också konkurrenskraft och bärkraft för
Göteborgsregionen.
IT-strategin visar vägen i de stora frågorna
IT-strategin för Göteborgs stad utgår från en vision om hur IT kan påverka
arbetet med att skapa framtidens Göteborg. Den tar ett samlat grepp på
centrala IT-frågor som rör hela stadens verksamhet och som därför skall
samordnas. Dessa presenteras i sju olika insatsområden.
2. Sektorsövergripande samverkan
3. Säkerhet, sårbarhet & integritet
1. Ansvar och organisation
Vision
7. Kompetensutveckling
4. Elektronisk handel
5. Internet & intranet
6. Samordning av tekniska plattformar
Sju centrala insatsområden
För att få den önskade kraftfulla effekten av IT-användningen får inga viktiga
frågor falla mellan stolar. I det första insatsområdet definieras därför ansvar
och organisation av arbetsuppgifter relaterade till IT, både på central och
lokal nivå. Detta gör det också enklare för personer som arbetar med ITfrågor att utbyta erfarenhet.
Framtidens arbete måste förändras för att vi skall klara kraven från
myndigheter och medborgare. Det måste bli enklare för flera förvaltningar att
samarbeta kring en gemensam fråga och information måste lättare kunna
flöda mellan enheter med olika huvudmän. Sektorsöverskridande samverkan
kommer att krävas i ännu högre grad än tidigare, varför det andra området
beskriver hur införandet av IT som stödjer detta arbetssätt säkerställs. Detta
gäller främst hur ärenden hanteras inom förvaltningar och bolag, men även
det politiska arbetet och uppgiften att presentera information som utgår från
medborgarens behov.
Utbyte av information måste givetvis ske på ett säkert sätt som tar hänsyn till
den personliga integriteten. Systemen och informationen måste skyddas mot
insyn, intrång och skadegörelse. Område tre behandlar därför säkerhet,
sårbarhet och integritet.
Under ett år köper Göteborgs stad många varor och tjänster vilket resulterar i
en mycket stor mängd dokument som skall skickas mellan olika enheter. Det
fjärde området presenterar därför hur inköpsprocessen kan förenklas genom
att utnyttja elektroniska handel i förvaltningar och bolag, vilket skapar
förutsättningar för ökad lönsamhet och samverkan med näringslivet. På detta
sätt kan handeln dessutom kontrolleras enklare genom ett gemensamt
agerande mot leverantörerna, uppföljningen blir bättre och
hanteringskostnaderna minskar.
Internet och intranet kan förändra verksamheter på flera sätt t.ex. vad gäller
var man arbetar, hur arbetet går till och vilka personer som gör vad. Hur detta
skall ske i Göteborgs stad behandlas i det femte området. Även här krävs
emellertid samordning vad gäller teknik och verktyg, men även angående
vilken information som skall presenteras och var.
För att samarbeta måste man snabbt och enkelt kunna utbyta information
vilket i sin tur ställer krav på att olika tekniska system kan kommunicera med
varandra. Det sjätte området presenterar hur samordning av gemensamma
tekniska plattformar skall ske för att på ett kostnadseffektivt sätt kunna
utnyttja teknikens möjligheter. Detta gäller såväl nätverk som program.
Rätt använd kan IT få många positiva effekter, men då krävs kunskap och
kompetens. Det avslutande insatsområdet beskriver därför hur
kompetensutveckling gör det möjligt för ledare, medarbetare och medborgare
att hantera IT och påverka dess användning. Utbildning är en viktig typ av
insats, men det finns många fler.
Fler detaljer presenteras av de lokala verksamheterna själva
IT-strategin fokuserar endast övergripande områden. Den ger viss vägledning
för de lokala enheterna vad gäller hur de skall utforma lokala IT-strategier,
men innehållet, dvs vad som konkret skall göras inom verksamheten, måste
enheten själv formulera. De lokala IT-strategierna kommer därför att beskriva
hur verksamheter som t.ex. skolan, äldreomsorgen och sjukvården tänker
utnyttja IT för att möta framtidens krav och möjligheter.
1.
Inledning
Den strukturomvandling som nu sker i hela industrivärlden och som till stor
del drivs av informationsteknikens utveckling påverkar Göteborg som
samhälle och därmed Göteborgs stads verksamheter. En förståelse för dessa
omvärldsförändringar med de möjligheter och hot som dessa innebär ger
staden förutsättningar att bättre påverka utvecklingen.
Syftet med denna IT-strategi är att ange hur Göteborgs stad med dess
förvaltningar och bolag via informationstekniken (IT) skall stödja en vision om
ett framtida gott göteborgssamhälle med bra organisation och arbetsformer i
stadens verksamheter.
IT-strategins utformning
Detta dokument består av ett inledande kapitel som beskriver varför IT är
strategiskt viktigt. Kapitlet utmynnar i en IT-vision för Göteborgs stad. I de
följande kapitlen beskrivs sedan ansvar och organisation för arbetet med att
nå IT-visionen. Därefter följer ett antal betydelsefulla insatsområden som
kräver samordning inom stadens verksamheter för att visionen skall nås. Mer
detaljerade beskrivningar av dessa insatsområden görs i bilagor till ITstrategin. I bilaga finns även anvisningar för hur förvaltningar och bolag kan
skriva sina egna IT-strategier.
IT-strategins användningsområde
Ett grundläggande krav på IT-strategin är att den skall vara ett underlag för
handling, både på lång och kort sikt. Strategin skall leda till att följande
aktiviteter genomförs:
Gemensamma insatser genomförs enligt de riktlinjer som beskrivs i ITstrategin
Lokala IT-strategier utformas
IT-strategin skall hållas levande och vidareutvecklas mot bakgrund av de
erfarenheter som görs och den allmänna utveckling som sker vad gäller både
verksamhet och IT
Målgrupp för IT-strategin utgör i första hand beslutsfattare inom Göteborgs
stad, men även medborgare och andra intresserade ingår i målgruppen.
2.
IT ur Göteborgs stads perspektiv - vision för IT-användning
Den tekniska utvecklingen inom IT-området har under senare år varit
synnerligen snabb i jämförelse med all annan utveckling. IT-utvecklingens
möjligheter har medfört genomgripande förändringar i förutsättningarna för så
gott som alla samhällssektorer. Särskilt påtagligt har detta så här långt varit
för den finansiella sektorn, banker, försäkringsbolag, finans- och varubörser
och teleindustri men även för utbildningssektorn och sjukvården.
De geografiska avståndens hinder för samarbete och gemensamt arbete
kommer att begränsas. IT-samhället med digitala nätverk och internet har
nämligen givit och kommer att ge nya förutsättningar för kommunikation och
dialog. Kunskapsnätverk (lokala/nationella/internationella) och virtuella
organisationer med IT som främsta arbetsverktyg kommer att bli en stark
drivkraft för samhällsutvecklingen. Virtuella organisationer, såsom banker
utan fysiska bankkontor och utbildningsföretag utan utbildningslokaler,
kommer att finnas i nätet och basera hela sin verksamhet på nättekniken.
En fortsatt snabb IT-utveckling är säkerligen att vänta under överblickbar tid
med omfattande prestandaförbättringar på IT-utrustning och nätteknologi.
Programvaruutvecklingen kommer att underlättas av det pågående
europeiska och internationella standardiseringsarbetet inom IT-området och
ny teknik för programvaruutveckling. Programvaruprodukter som blivit
standard därför att de är marknadsdominerande underlättar arbetet för ITanvändare och systemutvecklare. Kommande generationer IT-användare,
som använt IT-teknik i skolan och hemmet, ställer nya och starkt ökade krav
på IT-tillämpningarna. Det är troligt att IT-industrin i sig blir en allt större och
viktigare samhällssektor bl a vad gäller kvalificerade arbetstillfällen. För
regionens samlade utveckling och den lokala arbetsmarknaden kommer
lokala IT-företag därför att ha stor betydelse.
IT förändrar alltså förutsättningarna och ger nya möjligheter inom många
områden där Göteborgs stad verkar eller påverkar. Några områden kommer
att belysas här i IT-strategin, medan andra med stor sannolikhet är
förbisedda då utvecklingen säkert kommer att ta vägar som idag är svåra att
förutsäga.
Det är dock viktigt att betona att IT inte enbart skall ses som ett inre fenomen
som ger möjlighet att förändra stadens egna arbetsätt utan att den kommer
även att förändra göteborgarna och deras vardag och därmed göteborgarnas
krav på sin stad. Exempelvis handlar IT på daghem inte bara om datorers
vara eller inte vara på daghemmen, utan rör även hur barnomsorg kan
arrangeras på ett bra sätt för föräldrar som med hjälp av IT kan arbeta platsoch tidsoberoende.
Stadens möjligheter att påverka utvecklingen beskrivs nedan med
utgångspunkt i de tre dimensioner som staden som offentligrättsligt organ
agerar inom
Stadens roll som samhällsbyggare - samhällsledare
Inriktning och omfattning på stadens verksamhet - resursfördelare
Stadens sätt att organisera arbetet - arbetsgivare
Nedan ges några konkreta exempel på områden inom dessa dimensioner där
användning av IT kommer att få stor påverkan. Tillsammans utgör de
bakgrund till den vision som presenteras i slutet av kapitlet.
Stadens roll som samhällsbyggare - samhällsledare
Rollen som samhällsbyggare omfattar bland annat planering och byggande
av fysisk infrastruktur samt engagemang i för staden viktiga tillväxtfrågor
såsom forskning och utveckling liksom även former för demokratisk styrning
av lokalsamhället.
Framtidens arbete
Industrialismen har under hela 1900-talet haft en stor betydelse för Göteborg
och göteborgarna. Göteborgsregionen är en industrität region, med en hög
andel producerande företag. Tillverkningsindustrin kommer inte att förlora sin
ekonomiska betydelse för det svenska samhället och regionen under en
överskådlig framtid, däremot kommer andelen sysselsatta inom denna sektor
att minska.
Många experter anser dock att en expansion av tjänstesektorn med arbeten
med högt teknik- och kunskapsinnehåll är att vänta om rätt förutsättningar
skapas. Göteborgs stad behöver därför verka för att vara en förebild och
bidra till att dessa förutsättningar skapas. Det är viktigt att
Göteborgssamhället är i IT-utvecklingens framkant vad gäller utbildning,
utveckling och forskning.
Vårt samhälle har strävat efter tydliga regler, lagar och värderingar om hur
livet i industrisamhället skall levas. Det finns arbetsgivare och arbetstagare.
Arbete och fritid är geografiskt och tidsmässigt skilda från varandra. Man är
hemma eller "på jobbet", arbetar eller har fritid. I tjänstesamhället blir denna
gränsdragningen förmodligen mera diffus. Det är inte lika självklart att arbete
skall utföras i en lokal som är skild från hemmet eller att arbete sker under en
välbestämd 8-timmarsperiod under dagen. Fler och fler arbetar på distans:
hemifrån, från bilen, hotellrum eller sommarstugan. För detta samhälle finns
få tydliga regler ännu.
I senare studier av ungdomars värderingar kan man se en förskjutning från
fast arbete
40 h arbetsvecka
fast arbetsplats
hierarki
försörjning
projektanställning
flexibel arbetstid
distansarbete
nätverk
självförverkligande
Staden har i egenskap av samhällsledare ett ansvar för att de möjligheter
som de förändrade värderingarna innebär tillvaratas på ett meningsfullt sätt
och med en framsynt samhällsplanering ge göteborgarna förutsättningar till
ett bra liv. Staden - som arbetsgivare - kommer att påverkas och måste
skapa förutsättningar för att tillgodose de krav som kommer att ställas.
Staden kommer då även i framtiden att vara en attraktiv arbetsgivare och kan
på så sätt tillhandahålla tjänster med hög kvalitet.
IT och medborgarna
Genom IT kan Göteborgs stad få en ökad närhet till medborgarna, förenkla
och förbättra sin information och service till invånarna. Människorna som
lever och bor i Göteborg skall på ett samlat sätt via det som idag kallas
internet kunna få upplysningar om och beställa olika typer av offentlig service
såsom färdtjänst, begära bygglov, socialtjänst, beställa tid i tandvården och
sjukvården m.m. Detta kan ske i nya former - i anslutning till bibliotek,
serviceterminaler, skolor etc. eller genom att erbjuda tjänster över kabel-TV
och telenätet.
Äldreomsorg och hemsjukvård är områden som kommer att få än större
betydelse i framtiden. IT skall användas på ett sådant sätt att
förutsättningarna ökar för möjlighet till mänsklig kontakt samt kvalitet i vården.
I en väl fungerande vårdkedja skall medarbetare vars uppgift är att vårda
gamla och sjuka, under förutsättning att vårdtagaren själv givit sin tillåtelse,
ha tillgång till relevant information och medicinsk expertis med hjälp av
integrerade informationssystem. IT kan på så sätt medverka till att tryggheten
för gamla och sjuka ökar.
IT, jämställdhet och jämlikhet
Idag har medborgarna längre utbildning, större ansvar och större tillgång till
information än någonsin tidigare. Trots detta kan man konstatera att IT
liksom många andra företeelser kan bidra till ökade klyftor mellan olika
samhällsgrupper. En alltför stor grupp inom samhället uppvisar
kunskapsluckor och bristande förmåga att använda IT och på så sätt utnyttja
mediets informations- och kommunikationsmöjligheter.
IT kan således, om den inte används och görs tillgängligt på ett ansvarsfullt
sätt, bidra till en ny segregering i samhället. Rätt använd kan dock IT ge helt
nya möjligheter att förbättra jämställdhet och jämlikhet. Detta gäller olika
dimensioner som t.ex. utbildning, handikapp, ekonomiska möjligheter, kön
och var man bor i staden.
För att motverka riskerna och ge en god grund för de som växer upp i
Göteborg är det viktigt att prioritera användning av IT inom
skolverksamheten. Skolan skall ge eleverna förtrogenhet att använda
informationsteknikens verktyg, men även förbereda dem för de förändrade
arbetsformer och krav på livslångt lärande som det framtida samhället
kommer att innebära. Att stödja distansarbete och distansutbildning med
hjälp av IT är ett annat exempel på hur skillnader kan utjämnas. Att göra
medborgarinformation tillgänglig på internet är ett tredje exempel.
Emellertid är det viktigt att tillse att investeringar, utformning och användning
av IT också sker på ett jämställt och jämlikt sätt. Det finns annars en
möjlighet att IT bidrar till att förstärka skillnader. Alla samhällsgrupper skall få
ta del av IT-utvecklingen och så många som möjligt måste få vara med och
påverka den.
Detta innebär exempelvis att användningen av IT och inte tekniken i sig bör
fokuseras. Det är också speciellt viktigt att jämställdhet och jämlikhet beaktas
i IT-projekt vid
val av verksamhet som systemet skall utvecklas för att stödja,
utformning av systemet,
tillsättning av projektdeltagare och ledare,
val av metoder för att genomföra projekt
utformning av stöd för lärande.
Den kommunala verksamheten måste kontinuerligt beakta frågor som berör
IT i relation till jämställdhet och jämlikhet. Nämnder och bolag har här ett
viktigt ansvar. Utvecklingen av riktlinjer som dokumenteras i t.ex.
jämställdhetspolicies och lokala IT-strategier bör främjas. Det är också viktigt
att ge stöd till de enheter som bevakar jämställdhets- och jämlikhetsfrågor
vad gäller t.ex. kompetensutveckling i IT-frågor.
Generationsfrågan är ytterligare ett område där tekniken spelar en viktig roll
och som skall beaktas i lokala IT-strategier. Samtliga medarbetare måste ges
möjlighet att utveckla IT-kompetens oavsett ålder och erfarenhet. Mot
bakgrund av vikten att kunna hantera IT för att utnyttja den service som
erbjuds genom stadens verksamhet är det också viktigt att beakta betydelsen
av IT-kompetens för alla åldrar. Hög ålder är därför aldrig ett skäl för
medarbetarna inom stadens verksamheter att inte utveckla kompetens inom
IT-området. Det är också viktigt att ta hänsyn till generationsfrågan vad gäller
satsningar på kompetensutvecklande åtgärder för medborgare.
Genom att ansvara för skolverksamheten, vara en stor arbetsgivare och ha
ett samhällsbyggaransvar har Göteborgs stad en bra förutsättning att öka
den enskilda individens motivation och förmåga till ett livslångt lärande.
Medborgarnas möjlighet till kontroll av den demokratiska processen kan även
förbättras med hjälp av IT. Genom att göra information tillgänglig skapas
insyn i verksamheten. Interaktion via IT möjliggör också snabb återkoppling.
Inriktning och omfattning på stadens verksamhet - resursfördelare
Staden har även möjligheter att påverka IT-utvecklingen genom inriktningen
och omfattningen av sitt engagemang inom verksamheterna. Inom vilka
områden skall staden verka? Samhällsutvecklingen gör att nya områden
pockar på stadens uppmärksamhet och att andra minskar i betydelse.
Framtidens kommun i ett föränderligt samhälle
Offentliga sektorns verksamhet är huvudsakligen orienterad mot
tjänsteproduktion gentemot medborgarna. Traditionellt har denna verksamhet
organiserats på samma sätt som industrisamhällets organisationer - skolor,
kontor och sjukhus byggda och styrda som fabriker. IT skapar redan idag,
och i ännu större utsträckning i framtiden, förändrade förutsättningar för ett
nytt sätt att se på arkitektur, organisation och arbete. Tjänstesamhället blir ett
samhälle med mötesplatser och torg. Ett rörligare, öppnare samhälle som är
mer orienterat mot brukarvärde och kvalitet än tidigare.
Under de senaste åren har förutsättningarna för den kommunala
verksamheten förändrats på grund av ett antal faktorer. Nya ansvarsområden
har ålagts kommunerna från staten samtidigt som den ökade arbetslösheten
och de därmed förenade kostnaderna har inneburit stora påfrestningar på
den kommunala ekonomin. Påfrestningar som inte kan kompenseras genom
ett högre skatteuttag.
I Göteborg bedrivs i dagsläget ett omfattande effektiviseringsarbete med
syfte att fortsätta utveckla en högkvalitativ service till medborgarna samtidigt
som dessa kommunala tjänster skall levereras på ett kostnadseffektivt sätt.
Detta förutsätter att man skapar mekanismer som möjliggör en effektiv
informationshantering, samverkan och ledning inom alla kommunala
verksamhetsområden.
IT spelar en viktig roll i detta förändringsarbete, som alltså påverkar både
verksamhetens omfattning och organisation. Detta dokument beskriver den
IT-strategi som används för att skapa förutsättningarna för en effektiv och
innovativ IT-användning i Göteborgs stad.
Göteborg och omvärlden
Nya former av samverkan mellan kommuner och regioner i olika delar av
Europa har växt fram under de gångna åren och genom denna utveckling
finns ett stort utrymme för att gemensamt kunna skapa välfungerande
strukturer och samarbetsformer för att bibehålla och utveckla demokrati och
välfärd.
Göteborg har genom sitt geografiska läge goda förutsättningar att delta i olika
samverkansformer på regional, nationell och internationell nivå. Samarbetet
på inom alla dessa nivåer kan ske på olika sätt. Att Göteborg aktivt deltar i
olika samarbetsorgan och nätverk för att tillvarata Göteborgs intressen är
därför viktigt.
Ur samarbetsperspektiv är IT är viktigt både som ett medel för samverkan
och som ett område att samverka kring.
Stadens sätt att organisera arbetet - arbetsgivare
IT ger inte bara möjligheter till nya former av verksamhet, utan även
möjligheter att utföra befintlig verksamhet på annat sätt. Högre kvalitet, mer
värde, bättre service och högre effektivitet kan uppnås genom att utföra
arbete på nya sätt där IT ingår som en del. Genom att välja verktyg påverkar
även staden utvecklingen inom IT-området, eftersom användning leder till
förslag till förbättringar och nya användningsområden.
IT-stöd för basverksamheter
En teknisk plattform och infrastruktur som också ger stöd för arbete i grupp
gör det möjligt för basenheter att själva ombesörja sin ekonomi-, personaloch verksamhetsadministration. Elektronisk post, delade
informationsresurser och ett gränsöverskridande arbete över verksamhetsoch förvaltningsgränser skapar ett sammanhållande kitt i organisationen.
Varje enhet och anställd skall kunna nå all information som är gemensam för
verksamheten eller staden och snabbt och smidigt kunna lämna underlag för
uppföljning och värdering, samt bidra med sina kunskaper och erfarenheter
till en hög kvalitet i hanteringsprocessen.
Ny kommunal organisation i Göteborg
Göteborgs stad har som alla andra stora organisationer i västvärlden, företag
och offentliga verksamheter, haft en hierarkisk och centraliserad
organisation. Inom både näringsliv och offentlig sektor har man under senare
tid upplevt brister i denna organisationsform som resulterar i stela
beslutsmekanismer, ett stort avstånd till verksamhetens intressenter och
bristande samverkan över organisatoriska gränser.
Som en av de första storkommunerna i Sverige genomförde Göteborg 1990
en stadsdelsnämndsreform med en omfattande decentralisering.
Stadsdelsreformen har inneburit mycket dynamik och nya former av
nätverkande mellan de olika verksamheterna.
En decentraliserad organisation skapar dock nya utmaningar med avseende
på interorganisatorisk samverkan, kvalitetsutveckling och framförallt effektiv
informationshantering. IT förändrar förutsättningarna för alla
organisationsformer, för den hierarkiskt uppbyggda men även för den
decentraliserade.
Framgångsrika organisationer bör för att öka sin kvalitet och effektivitet
använda ny teknik och koordinera olika kompetenser. I en tid där man ofta
pratar om att ägna sig åt sin kärnverksamhet leder detta till olika typer av
allianser med andra organisationer och företag. Framgångskonceptet är ett
mer projektorienterat arbetssätt som ger möjlighet till att skapa tillfälliga,
virtuella organisationer för att lösa olika uppgifter.
De flesta tjänster som staden erbjuder har producerats och organiserats
traditionellt. Ett mer process- och projektorienterat arbetssätt ger möjligheter
till radikala förändringar inom en sådan stor organisation som Göteborgs stad
utgör. Många frågor kan lösas genom samverkan över förvaltnings och
nämndgränser. Detta leder till nya roller för förvaltningar och nämnder. IT är
för förvaltningsledningarna och för basverksamheterna ett viktigt verktyg för
att skapa förutsättningar för en ny kommunal organisation och ett nytt
arbetssätt.
Politikernas IT-stöd
Politiker i kommunfullmäktige, nämnder och bolag skall på samma sätt som
tjänstemännen ha tillgång gemensam information för verksamheten och
staden. IT skall stödja nämnder och styrelser, samt underlätta för såväl
heltids- som fritidspolitiker att arbeta i grupp på tid och plats som passar den
enskilde. Genom att sprida information om pågående ärenden och
beredningar och deras framskridande i ett tidigt skede till politikerna kan
hanteringstiden förkortas och eventuella frågor och klargöranden införas
vilket kan bidra till kortare handläggningstider.
IT vision för Göteborgs stad
Som föregående avsnitt visar, utgör förbättrad och utökad användning av
informationsteknik en väsentlig del i strävandena att göra Göteborg till en
stad med goda livsvillkor för medborgarna. Den vision som skall vara
vägledande för det fortsatta arbetet kan därför sammanfattas på
nedanstående sätt.
Göteborgs stads användning av IT skall främja:
ett aktivt medborgarskap genom att förbättra stadens information till
medborgarna och öka det demokratiska engagemanget
kostnadseffektivitet och hög kvalitet i stadens verksamhet
förbättrad service till medborgarna och de förtroendevalda
konkurrenskraft och bärkraft för göteborgsregionen
att Göteborgssamhället är i IT-utvecklingens framkant vad gäller utbildning,
utveckling och forskning.
samverkan inom och mellan stadens förvaltningar och bolag, samt mellan
staden och omvärlden för att på så sätt öka effektiviteten och hitta nya former
för verksamheten
jämställdhet och jämlikhet
den personliga utvecklingen hos stadens medarbetare
Visionen pekar ut mål att sträva mot vad gäller användning av IT.
Användningen av IT är starkt förknippad med verksamhetsfrågor. Många av
de val som måste göras vad gäller IT måste därför genomföras lokalt.
Emellertid finns vissa aspekter av IT där samverkan krävs för att uppnå
visionen. I följande kapitel presenteras sju sådana områden som kräver
gemensamma insatser, nämligen:
ansvar och organisation
sektorsövergripande samverkan
säkerhet och sårbarhet
elektronisk handel
internet och intranet
samordning av tekniska plattformar
kompetensutveckling
Dessa områden kräver samverkan för att skapa kostnadseffektivitet och tillse
att alla enheter får likvärdiga möjligheter. Samarbete medger också ett
snabbare och bättre kunskapsutbyte, vilket är mycket betydelsefullt inom ett
så expansivt och komplext område som IT. Samverkan kring större
investeringar ger också möjlighet till större påverkan vad gäller utformning av
produktion och service samt kostnader.
Varje område presenteras i ett kapitel som belyser följande aspekter varför
området är prioriterat, pågående insatser samt mål med kommande insatser.
En mer detaljerad beskrivning av området, speciellt vad gäller mer konkreta
frågeställningar och beslut ges i den bilaga som finns till varje kapitel.
3.
Ansvar och organisation
Många områden inom IT kräver samordning. För att skapa likvärdiga
förutsättningar för en god IT-användning inom hela stadens verksamhetsfält
krävs fortsatt arbete med att skapa en bra organisation kring ITanvändningen.
Mål
Målet är att skapa en organisation kring IT-användningen som
ger förutsättningar för att beslut fattas snabbt kring gemensamma
frågeställningar
garanterar att IT-frågor beaktas på både central och lokal nivå ur ett
verksamhetsperspektiv
ger likvärdiga förutsättningar för IT-användning för stadens olika enheter
ger möjlighet till effektivt kunskapsutbyte mellan de olika enheter och
individer inom Göteborgs stad som arbetar med IT-relaterade frågor
Organisation
Göteborgs stads IT-organisation består av flera enheter som beskrivs nedan.
De beskrivs i termer av vilka områden de ansvarar för, hur de arbetar och hur
samordning sker med andra enheter.
Kommunfullmäktige och kommunstyrelsen
Göteborgs stad är en organisation som kännetecknas av en långt gången
decentralisering inom många områden. Det betyder dock inte att det inte
finns behov av såväl samordning som central reglering. Detta kan gälla val av
standarder, produkter men i större grad prioritering och strategisk inriktning.
För detta är kommunfullmäktige och kommunstyrelsen huvudman.
Central ADB-grupp
Det operativa samordningsansvaret utförs av stadsdirektören som också har
beredningsansvar i de frågor som kommunfullmäktige och kommunstyrelse
har att besluta om. Som referensgrupp, att bistå stadsdirektören i denna
uppgift, utser kommunstyrelsen en central ADB-grupp bestående av
deltagare från kommunala förvaltningar och bolag.
Stadskansliet
Stadskansliet har Kommunstyrelsens uppdrag att initiera, planera, leda och i
förekommande fall tillsammans med verksamhetsföreträdare genomföra
kommungemensamma och för staden viktiga utvecklingsprojekt. En funktion,
direkt underställd stadsdirektören, ansvarar för att
leda kommungemensamma projekt samt utforma den budget som måste
knytas till projektverksamheten.
inspirera, stimulera och bistå stadens förvaltningar och bolag i deras
visionsarbete,
verka för kreativa lösningar över dagens sektorsgränser och få
verksamheterna att tänka i nya banor genom att ta hänsyn till IT.
genomföra och vidareutveckla stadens IT-strategi.
arrangera arbetsmöten för de IT-ansvariga. I detta arbete ingår att samla in
och förvalta de lokala IT-strategierna från förvaltningarna och bolagen, samt
göra dem tillgängliga.
på uppdrag av Kommunstyrelsen leda arbetet med att utveckla och
underhålla Göteborgs stads officiella hemsida (www.goteborg.se).
ADB-kontoret
ADB-kontoret utgör som förvaltning en intern resurs för den kommunala
verksamheten i Göteborg vad gäller datafrågor och informationsteknik och
ansvarar för flera områden:
verkställa beslut vad gäller gemensamma IT-resurser som fattas av
kommunstyrelsen och Stadskansliet
tillhandahålla tjänster och kompetens inom för staden strategiska IT-områden
underhålla och vidareutveckla befintliga gemensamma system och
infrastruktur
skapa förutsättningar för ett välutvecklat användarinflytande över de
gemensamma systemen
Lokala IT-organisationer i förvaltningar och bolag
Varje förvaltning och bolag ansvarar inom sitt område för
verksamhetsutveckling. Detta gäller även utveckling av metoder och
arbetssätt där IT är viktig katalysator eller beståndsdel. Detta innebär att
ansvaret för IT-frågor helt och odelat måste ligga hos verksamhetsansvariga.
Eftersom IT kan förändra förutsättningarna för både arbetets inriktning och
utförande är det viktigt att säkerställa att de möjligheter IT medför tas till vara
på ett bra och säkert sätt. Det åligger därför samtliga förvaltningar och bolag
att:
utse en person ur ledningen som har det yttersta operativa ansvaret för ITfrågorna, eftersom dessa snarare är av strategisk art än teknisk, och anmäla
detta till Stadskansliet. För att möjliggöra erfarenhetsutbyte mellan de IT-
ansvariga skall Stadskansliet regelbundet anordna arbetsmöten, och denna
grupp skall även fungera som referensgrupp till den centrala ADB-gruppen.
utse en ADB-säkerhetsansvarig i enlighet med den för staden gällande ADBsäkerhetspolicyn.
kontinuerligt tillhandahålla en aktuell egen IT-strategi som genom
Stadskansliet försorg görs tillgänglig elektroniskt för övriga enheter inom
staden.
följa de beslut och riktlinjer som presenteras i IT-strategin.
I bilaga A beskrivs närmare riktlinjer för utformning av lokala IT-strategier,
både vad gäller arbetsprocessen och dokumentationen.
4.
Sektorsövergripande samverkan
"Det råder en stark enighet både på central och lokal nivå om att en ökad
samverkan över sektorsgränserna är nödvändig. Erfarenheterna visar att
detta leder till en ökad kostnadsmedvetenhet och ett bättre utnyttjande av de
gemensamma resurserna samt bidrar till en ökad professionalitet och
kompetens hos de olika aktörerna."
(Prop. 1996/97:124) - förslag till ny Socialtjänstlag
Även andra utredningar som t.ex. Storstadskommitténs "Att röja hinder"
(SOU 195:142), Egon Jönssons kartläggning av lokala samverkansprojekt
(SOU 1996:85) och Regeringens proposition "Samverkan,
socialförsäkringens ersättningsnivåer och administration, m.m." (1996/97:63)
visar på fördelar med en utökad sektorsövergripande samverkan inom och
mellan olika kommunala verksamheter samt mellan kommunala
verksamheter och andra myndigheter. Genom att utnyttja IT kan den
sektorsövergripande samverkan förbättras inom flera områden:
Ärendehantering
Tillgång till informationskällor
Det politiska arbetet
Medborgarinformation
Geografisk information och ritningar
Satsningar inom dessa områden leder till positiva effekter som både rör
medarbetare inom den offentliga verksamheten och medborgarna. ITanvändning kan till exempel leda till att:
förvaltningarna och bolagen lättare kan förändra sin verksamhet utifrån de
krav som ställs bl.a. genom nya politiska beslut.
mindre resurser går åt till att samla in och sprida information vilket ger mer tid
åt bearbetning, som i sin tur leder till högre kvalitet.
det blir lättare för medarbetare inom den offentliga verksamheten att i arbetet
bredda sin kompetens.
handläggning av komplexa ärenden som kräver olika typer av expertkunskap
går snabbare.
Ärendehantering
Oavsett verksamhet står arbetet med ärendehantering inför flera utmaningar.
En av de största utmaningarna är att skapa förutsättningar för medarbetare
att samverka kring ärenden både inom verksamheten men också mellan olika
organisationer. Det är även viktigt att skapa instrument för förvaltningar och
bolag att på ett enkelt sätt överblicka arbetet med ärendehantering för att på
så sätt kunna skapa spårbarhet och styrning.
Genom användning av IT kan ett sammanhållande kitt skapas över
verksamhets- och förvaltningsgränser i organisationen. Det gäller dock att
inte stanna vid att enbart tillhandahålla information elektroniskt, utan även
skapa stöd för gemensamt arbete i olika former.
Tillgång till informationskällor
Många av de arbetsuppgifter som förvaltningarna och bolagen ställs inför
kräver tillgång till information som traditionellt sett inte har skapats och lagrats
inom den egna verksamheten. Det är därför viktigt att satsa på att göra det
möjligt för varje enhet och anställd att både kunna ta del av och bidra till
informationskällor som är gemensamma för verksamheten eller staden.
Det är också viktigt att dessa informationskällor är utformade och görs
tillgängliga på ett sådant sätt att hanteringen av dem kan integreras på ett
enkelt sätt med de vardagliga arbetsuppgifterna. Att hämta, lämna och leta
efter information måste vara enkelt och inte kräva mycket speciell teknik eller
kompetens.
Det politiska arbetet
Genom att utnyttja IT kan det politiska arbetet underlättas och förbättras på
flera sätt. Snabbare tillgång till underlag i ärenden då man inte behöver vänta
på att hela föredragningslistan skall vara klar ger större utrymme för
diskussion och politisk beredning. Sammanträden kan förberedas och genom
möjligheter att enkelt kopiera handlingar till ett för partigruppen slutet
elektroniskt rum kan partierna inför sammanträdena diskutera och bereda
ärendena vilket kan vitalisera och underlätta för fritidspolitikern som kanske
har svårt att komma ifrån. Med hjälp av IT kan även kommunikationen mellan
politiker och medborgare stödjas. IT kan på detta sätt underlätta politikernas
arbete vad gäller kommunikationen med både förvaltningarna och
medborgarna.
Medborgarinformation
Behovet av sektorsöverskridande medborgarinformation har
uppmärksammats i flera sammanhang. I Regeringens proposition "Bättre
möjligheter att samverka vid medborgarkontor" (1996/97:90) föreslås
upprättandet av kommunala medborgarkontor där det finns möjlighet att
utföra vissa tjänster och informera åt andra myndigheter. Andra initiativ är
"Offentliga Sverige på Internet" där Göteborgs Stad medverkar och
"Samhällsguiden" som ger medborgaren ett gränssnitt mot offentligheten.
Med hjälp av IT kan alltså medborgaren få tillgång till samhällsinformation
och kan även utnyttja de tjänster som verksamheten tillhandahåller via detta
media. Det blir också lättare för medborgarna att ta del av ärendehanteringen
om den stöds av system som kan publiceras på internet.
Att på detta sätt göra information tillgänglig för medborgarna har flera
fördelar. Exempelvis kan medborgarna få information snabbare. Det blir
också billigare p.g.a. av att mindre personalresurser krävs för att ta fram
information. Medarbetarna kan därmed ägna mer tid åt komplexa
arbetsuppgifter. För att kunna tillhandahålla information som tar
medborgarens perspektiv är det dock viktigt med samverkan mellan de olika
inblandade verksamheterna.
Geografisk information och ritningar
Göteborgs Stads tekniska förvaltningar och bolag har i sina ansvar i mycket
hög grad tangerande områden. Det är samma gata som skall underhållas,
snöröjas, användas för kollektivtrafik, vara trafiksäker, innehålla el och
gasledningar etc eller samma byggnad som skall underhållas, förses med el
och värme eller byggas om. Detta kräver såväl en hög grad av samordning
som en effektiv samverkan. För att åstadkomma detta på ett
kostnadseffektivt sätt krävs IT-lösningar som stöder dessa aktiviteter.
Verksamheten har under senaste åren genomgått en radikal förändring med
konkurrensutsättning. För att möta nya krav har arbetet i hög grad övergått till
ett projektorienterat arbetssätt. I detta arbete blir även krav som
kvalitetsarbete enligt ISO9001, kortare ledtider och ökad
informationsspridning ut i organisationen påtagliga. Ett ökat samarbete såväl
inom som utanför den egna organisationen sker. Alla detta berör på olika sätt
hur information och dokument hanteras.
Vad gäller interaktionen mellan de tekniska förvaltningarna och bolagen är
det viktigt att skilja på samordnande aktiviteter och samverkan. För att få
högsta möjliga effektivitet mellan organisationerna krävs att alla snabbt och
enkelt kan få tillgång till senaste informationen om hur staden egentligen ser
ut, dvs senaste kartor och ritningar. Dessutom bör olika aktiviteter redovisas
så att andra kan samordna sina aktiviteter mot dessa. Det senare för att
tidsmässigt minimera störningar gentemot kommuninvånarna samt för att
uppnå ett maximalt samutnyttjande av resurser. Vid operativt arbete sker
samverkan mestadels i projektform där olika kompetenser uppenbart måste
utnyttjas. Samverkan på vad gäller strategiska och/eller stödfunktioner bör
ske löpande. Speciellt kan i detta sammanhang IT-frågorna nämnas.
Mål
IT kan på ett mycket påtagligt sätt påverka möjligheterna till
sektorsövergripande samverkan. Detta kräver samverkan kring
uppbyggnaden av tekniska och verksamhetsmässiga förutsättningar.
Göteborgs Stad har redan påbörjat detta arbete genom utvecklingen av LISplattformen (se bilaga B). LIS-plattformen skall vidareutvecklas och spridas
så att följande mål uppnås:
Allt informationsutbyte mellan och inom olika förvaltningar och bolag som
tidigare skett med pappersdokument sker elektroniskt. Detta gäller all
elektroniskt tillgänglig information, såväl text och kalkyl som ritningar och
geografisk information.
All ärendehantering sker elektroniskt.
Alla offentliga handlingar som enligt lag är möjliga att publicera via datorer är
tillgängliga för allmänheten med hjälp av IT.
Information som lagras elektronisk hos en förvaltning eller ett bolag är - där
detta är lagligt och möjligt - tillgänglig för samtliga de enheter inom Göteborgs
stad som har användning av den.
Uppdaterad geografisk basinformation finns tillgänglig för samtliga
förvaltningar och bolag. Aktivitet som på något sätt förändrar stadens
utseende, över och under jord, rapporteras in elektroniskt så att den
geografiska informationen hålls aktuell.
Inom områdena geografiska informationssystem samt ritningshantering
samordnas upphandlingar av standardprogramvaror samt större
utvecklingsprojekt.
För att kunna uppnå sektorsöverskridande samverkan krävs också den
samordning av tekniska plattformar som presenteras i kapitel 8 och bilaga F
samt den gemensamma satsning på kompetensutveckling som beskrivs i
kapitel 9 och bilaga G.
5.
Säkerhet, sårbarhet och integritet
Genom att information utbyts med omvärlden elektroniskt ökar komplexiteten.
Värdet av informationen som verksamheterna arbetar med ökar och
informationen och informationssystemen blir på så sätt en strategisk resurs
som måste skyddas. Detta är speciellt viktigt för verksamheter med höga krav
på säkerhet och skydd av personlig integritet.
Samverkan behövs därför kring frågor som rör säkerhet och sårbarhet för
både individer och organisatoriska enheter. Skälen till detta är flera. På grund
av områdets allt mer ökande komplexitet är kunskaps- och erfarenhetsutbyte
väsentligt. Betydande risker finns dessutom vid överföring av information
mellan organisatoriska enheter, vilket pekar på betydelsen av samordning.
För att öka säkerheten och minska sårbarheten krävs flera olika typer av
insatser. Det är viktigt att tillse att fullgott skydd finns mot insyn, intrång och
skadegörelse av data, men även att fysiskt skydd av informationssystemen
och utrustning finns i lokalerna. Autentisering är en annan aspekt som
innebär säkerställandet av att den som uppger sig vara viss person för
informationssystem eller i elektroniskt dokument faktiskt även är denne. En
av de viktigaste aspekterna är dock integritet och sekretess för de som
personer som använder eller är registrerade i informationssystemen. Ett
viktigt mål med IT-användningen är därför att utnyttja tekniken för att stärka
skyddet för känslig information som rör den personliga integriten.
Individbaserade uppgifter i IT-system skall därför endast kunna nås av
behöriga personer som behöver uppgifterna för att kunna fullgöra sina
arbetsuppgifter. Det är dock viktigt att den insats som krävs för att
tillfredsställa säkerhetskraven ställs emot det värde som användningen av
systemen skapar.
Förvaltningschefen/verkställande direktören har ansvaret för
informationssäkerheten inom verksamhetsområdet om ej frågan skriftligt
delegerats i enlighet med den för staden gällande ADB-säkerhetspolicyn
(beskrivs i bilaga C) . Den som har ansvaret för informationssäkerheten skall
kontinuerligt arbeta med dessa frågor.
Mål
IT-arbetet bedrivs med högt ställda krav på säkerhet och skydd av personlig
integritet.
Arbetet med IT-säkerhetsfrågor som bedrivs inom förvaltningarna regleras i
en IT-säkerhetspolicy, idag benämnd ADB-säkerhetspolicy (se bilaga C).
Säkerheten beaktas på ett tidigt stadium vid inköp eller konstruktion av nya
informationssystem.
6.
Alla enheter inom Göteborgs stad har kompetens för att utforma system och
rutiner som säkerställer att Datainspektionens föreskrifter gällande
personregister följs liksom arkivföreskrifterna.
Elektronisk handel
Elektronisk handel är det samlade begreppet för aktiviteter som elektroniskt
knyter samman affärspartners och innebär att man vid affärstransaktioner
ersätter pappersbundna dokument med elektroniska dokument eller
elektroniska informationskällor. Detta gäller dels i redan etablerade
affärsrelationer där avsikten är att effektivisera informationsutbytet, ex avrop
mot ramavtal, fakturahantering osv, dels för att skapa nya affärsrelationer, ex
annonsering, marknadsföring, sk “electronic marketing“. Genomförande av
elektronisk handel kräver olika tekniker, ex EDI (Electronic Data Interchange),
produktdatabaser, e-post, streckkodsteknik, www-teknik osv.
Fördelarna med Elektronisk handel kan indelas i direkta och strategiska. De
strategiska tar längre tid att uppnå än de direkta men ger störst nytta. Direkta
fördelar är sådana som:
Ökad kontroll över handelsprocesserna
Högre kvalitet genom informationsåtervinning
Minskade hanteringskostnader
Bättre uppföljning (ex statistikinsamling)
Ett exempel på strategisk fördel är möjligheten till förändring av
affärsprocessen som övergång till fakturalösa betalningar
Mål
Göteborgs stad har - förutsatt att det innebär stärkt konkurrens- och bärkraft
för Göteborgsregionen - följande mål vad gäller elektronisk handel:
Ekonomisk lönsamhet. Göteborgs stad inför elektroniska handelsprocesser.
För att välja lönsamma processer skall varje förvaltning och bolag inventera
samt ta fram en strategi för sina handelsprocesser.
Gemensamt agerande mot stadens leverantörer. Förvaltningar och bolag
skall vi införandet av elektronisk handel eftersträva ett gemensamt
förhållningssätt gentemot stadens leverantörer för att motverka fragmenterat
köpbeteende, leverantörsberoende speciallösningar osv. Göteborgs stad
följer Toppledarforums öppna gränssnitt samt fortsätter sitt deltagande i
Toppledarforums projekt Elektronisk Handel för att verka och påskynda att
metoder och gränssnitt för elektronisk handel utvecklas på nationell nivå.
Bred spridning inom Göteborgs stad. Tekniska förutsättningar för ett
genomförande på bred front samt integration av kommungemensamma
administrativa processer finns i och med utbyggnaden av stadens ITinfrastruktur och LIS-plattformen.
7.
Internet och intranet
På samma sätt som det fysiska vägnätet är en förutsättning för att förflytta
människor och varor, krävs en kommunikationsinfrastruktur för att kunna
förflytta information. Internet som bärande medium för informationshantering
och kommunikation har under de senare åren fått en starkt ökande
betydelse, och den använda tekniken har blivit en de-facto standard för
datakommunikation över organisatoriska och nationella gränser. Genom sin
utbredning och användning har internet kommit att radikalt förändra
tillgången på information, både vad gäller omfattning och aktualitet.
Antalet datorer kopplade till internet och personer med tillgång till internet via
hemmet och/eller arbetsplatsen ökar stadigt. Den plattformsoberoende
tillgängligheten gör internet-teknologin principiellt mycket lämpligt att använda
inom ett flertal områden, bl.a. extern spridning av information samt internt
samarbete och informationsdelning (sk. intranet). Samtidigt finns ett antal
begränsningar som påverkar användbarheten, som t.ex. kravet på "on-lineförbindelse" för ett intranet-baserat arbetssätt, vilket minskar dess
användbarhet för distansarbete.
Idag är spridningen av internet inte så hög att den kan ersätta de existerande
informationsvägarna. Möjlighet finns däremot till en komplementär
användning, samtidigt som erfarenheter och beredskap skapas inför
framtiden.
Frågorna kring användning och utformning av information och tjänster som
görs tillgängliga via internet/intranet är av infrastrukturell karaktär, där
samverkan krävs. Som nämnts tidigare krävs samordning vad gäller
sektorsövergripande samverkan (se kapitel 4 och bilaga B) och tekniska
plattformar (se kapitel 8 och bilaga F). Det finns också anledning att
samverka vad gäller val av utvecklingsmiljöer och applikationer, så att
erfarenheter och system kan återanvändas.
För att användningen av internet/intranet skall fungera krävs organisation och
tillgång till service. Förutom samordning av tekniska plattformar krävs därför
också ett samlat grepp vad gäller namnstandarder för elektroniska
postadresser och URLer (adresser till hemsidor på WWW). Dessutom krävs
samordning kring utformningen av officiella hemsidor. Allt detta beskrivs mer i
detalj i bilaga E.
Möjligheten till kommunikation och informationsutbyte via internet ger stora
fördelar inom flera verksamhetsområden, varav några av de viktigaste nämns
nedan. De beskrivs mer utförligt i bilaga E.
Stöd för handläggning
Information från kommunen till medborgarna
Demokrati och insyn
Internet-tjänster
Kompetensutveckling
Mål
På grund av internet/intranet-teknologins fördelar vad gäller samverkan
mellan enheter inom Göteborgs stad och med omvärlden är det betydelsefullt
att följande mål uppnås:
Samtliga medarbetare skall genom sitt arbete få tillgång till
kommungemensamma uppgifter samt information relevant för
yrkesutövningen via internet.
Stadskansliet skall via internet presentera kortfattad information om den
kommunala verksamheten.
Samtliga förvaltningar och bolag skall själva presentera information på
internet och ge medborgarna möjlighet till dialog.
De redaktionella miljöer som används för presentation av information på
internet/intranet skall vara effektiva och integrerade med övriga
verksamhetssystem.
Alla enheter inom Göteborgs stad skall följa namnstandarden vad gäller
adresser på internet samt riktlinjerna för utformning av officiella hemsidor.
8.
Samordning av tekniska plattformar
Det har under den senaste tiden förts fram ökade krav på samverkan mellan
enheter som har ansvar för delar av ärendekedjor. Partsammansatta
arbetsgrupper med sitt värv i olika verksamheter utreder och bereder allt fler
ärenden. Andra organisationer och företag blir mer knutna samman i dessa
kedjor. Utvecklingen går mot att man vill dela på information och dokument
inom och mellan organisationer vilket ställer krav på standardisering av
gränssnitt mellan informationssystem och standardisering av format på
informationsmängderna.
Genom att begränsa antalet tekniska plattformar inom en organisation
minskar dessutom omfånget av det område där organisationen måste ha
supportkompetens vilket leder till lägre underhållskostnader och högre
supportkvalitet.
Mål
Samordning av tekniska plattformar är ett arbete som länge pågått inom
Göteborgs stad. Det ökande antalet tekniker och IT:s ökade betydelse
föranleder dock förhöjda ansträngningar. För att åstadkomma möjligheterna
till samverkan som beskrivs ovan samt minska kostnaderna och öka värdet i
IT-användningen inom stadens verksamheter skall samordning ske så att en
gemensam standard upprättas vad gäller följande områden:
Nätverksprotokoll
Nätverksoperativsystem
Operativsystem för persondatorer
Programvara för dokumentframställning
Meddelandehantering - elektronisk post
Katalogtjänster
Plattform för dokument och ärendehantering samt gemensamma
informationsdatabaser
Plattform för arbete med geografisk information (GIS) och ritningar (CAD)
WWW-läsare
Virusskydd
9.
Kompetensutveckling
Det finns många skäl till att IT-användning är en kompetensfråga i dagens
moderna organisationer. Detta beror framför allt på användningens snabbt
ökade omfattning, den radikala förändring av verksamheten som IT medför,
IT-områdets vida omfattning och komplexitet, samt med vilken svindlande
hastighet det förändras.
IT-området är mycket vitt och omfattar olika typer av kompetensområden. För
att Göteborgs stad skall kunna ta tillvara de möjligheter IT erbjuder är det
viktigt att kompetens finns vad gäller att förstå hur IT kan förändra
förutsättningarna för verksamheten, använda IT, utveckla och underhålla IT,
samt utbilda i användning av IT.
Inom olika arbetsuppgifter krävs dessa kompetenser i olika omfattning.
Följande huvudsakliga målgrupper för fortsatt kompetensutveckling inom ITområdet kan dock urskiljas:
Ledare måste ha kompetens att inse vilka förändringar av verksamheten som
är möjliga att genomföra med hjälp av IT, liksom kunskaper om hur införande
av ny teknologi görs på bästa sätt.
Medarbetare inom Göteborgs stad måste ha nödvändiga kunskaper om och
kunna hantera de system som ingår i verksamheten på ett effektivt sätt samt
förstå användningens konsekvenser.
Medborgarna i Göteborg skall ges möjlighet att utveckla kompetens att
hantera den service som Göteborgs stad tillhandahåller via IT. De måste
även få information om vilken service IT kan ge dem.
Utvecklare av IT måste ha god kompetens i att underhålla befintliga system
och att utveckla nya med hjälp av ny teknik. De måste även ha kompetens att
skapa användarvänliga system som underlättar kompetensutvecklingen för
användarna.
Utbildare inom IT-området måste ha god kompetens vad gäller hantering av
de verktyg de utbildar om samt den verksamhet de skall användas i. Framför
allt måste dock utbildaren ha goda kunskaper i pedagogik för att kunna
anpassa metod till deltagare och utbildningens innehåll.
På grund av kompetensens betydelse för vilka effekter IT-användningen får,
är det vitalt att kvalitetssäkra kompetensutvecklingsprocessen. Samordning
av insatser är därför viktigt, liksom uppföljning vad gäller kvalitet i insatsens
resultat och effekt.
Mål
Det är viktigt att kvaliteten på användning och utveckling av IT inom
Göteborgs stad är hög. Olika typer av insatser måste därför genomföras för
att uppnå följande mål:
Stadens medarbetare, i synnerhet dess ledare, har hög kompetens inom ITområdet.
Medborgarna har möjlighet till kompetensutveckling inom IT-området.
Kompetensutvecklingen är av god kvalitet och genomförs med hög
effektivitet, samt resulterar i hög kompetens.
De olika kompetensområdena presenteras i mer detalj i bilaga G liksom en
beskrivning av hur kompetensutvecklingsprocessen skall kvalitetssäkras.
Bilaga A. Ansvar och organisation
Arbetet med att förändra verksamheten med hjälp av IT måste göras utifrån
organisationens egna perspektiv och den kunskap som finns om framtida
krav. Det är därför viktigt för samtliga förvaltningar och bolag inom Göteborgs
stad att ta fram och göra tillgängliga lokala IT-strategier. Som ett stöd för
detta arbete tillhandahålls här riktlinjer som rör utformningen av den lokala ITstrategin.
För att möjliggöra en integration mellan olika förvaltningars och bolags
strategier och säkerställa den av stadsledningen eftersträvade samordningen
bör strategierna:
följa den definierade dispositionen (se nedan)
ha tydlig koppling till verksamhetsplanen för respektive förvaltning/bolag.
hänvisa till stadens övergripande IT-strategi (dvs detta dokument)
Det åligger samtliga förvaltningar och bolag att kontinuerligt tillhandahålla en
aktuell IT-strategi som genom Stadskansliet försorg görs tillgänglig
elektroniskt för övriga enheter inom staden.
Vid frågor angående utformning av lokala IT-strategier kontakta
Stadskansliet.
Utformning av IT-strategin
För att skapa underlag för handling är det viktigt att den IT-strategi som
utarbetas lokalt innehåller både en vision om hur det framtida arbetet inom
förvaltningen/bolaget skall se ut och hur man konkret skall gå tillväga för att
nå dit. Med handlingsplan avses alltså en presentation av konkreta mål,
tidsplan för när de skall uppnås och en beskrivning av hur detta skall gå till.
På grund av betydelsen av att beakta säkerhet och sårbarhet, bör även en
separat säkerhetspolicy upprättas.
Nedan ges förslag till vilka rubriker som bör finnas med under respektive del.
De olika delarna kan med fördel vara separata dokument.
Vision
Denna del av IT-strategin bör beskriva vad användningen av IT syftar till att
åstadkomma. Den bör givetvis beröra de insatsområden som tas upp i den
övergripande IT-strategin, men skall fokusera de områden som är specifika
för enheten. Följande kapitelindelning är lämplig att använda:
Inledning
Relation till verksamhetsbeskrivning
Beskrivning av hur IT-strategin togs fram och när den avses att revideras
Beskrivning av hur den skall spridas i organisationen
Relation till eventuella ännu mer lokala IT-strategier
Vision om det framtida arbetet
Prioriterade insatsområden
Organisation och ansvar
Handlingsplan för IT-insatser
Handlingsplanen bör beskriva både aktiviteter och förväntade effekter, samt
hur dessa skall mätas. Det är viktigt att välja aktiviteter som snabbt ger
resultat. Handlingsplanen skall beskriva hur de mål som anges i visionen
skall kunna uppnås för varje insatsområde.
Exempel på insatsområden:
Teknisk infrastruktur
Kompetensutveckling
Samverkan
Säkerhetspolicy
Denna del av IT-strategin bör ta upp följande frågeställningar:
Organisation och ansvar
Insatsområden
Beskrivning av hur information om säkerhetsfrågor skall spridas i
organisationen
Påverkan på andra strategier och policydokument:
Arbetet med att ta fram en IT-strategi kan påverka andra typer av
policyarbete, då användningen av IT påverkar verksamheten på många olika
sätt. Det är därför viktigt att arbete även omfattar att undersöka hur
exempelvis nedanstående policydokument kan komma att påverkas:
Verksamhetsbeskrivning
Kompetensstrategi
Jämställdhetsplan
Bilaga B. Sektorsövergripande samverkan
Stadskansliet har tillsammans med ADB-kontoret under det senaste åren
arbetat med ett initiativ för att öka nyttan av befintliga och framtida
investeringar inom IT området, i synnerhet inom nätverks- och
persondatorområdet. Initiativet avser verksamhetsutvecklingen i ledningsoch administrationsverksamheten inom varje förvaltning och i staden som
helhet. Initiativet kallas Ledning I Samverkan (LIS) och syftar till att förbättra
förutsättningarna för ett gränsöverskridande arbetssätt.
Verksamhetsutvecklingen avser dels det sätt som information och kunskap
skapas, lagras, distribueras och används, och dels utvecklingen av de arbetsoch samarbetsformer som används inom och mellan stadens olika
förvaltningar och bolag.
Inom Göteborgs stad har beslut fattats om användning av Lotus Notes som
plattform för den kommunala ärende- och dokumenthanteringen.
Integrationsmöjligheterna med internet-tekniken, och den inbyggda intranetfunktionaliteten, tillsammans med en hög säkerhetsnivå och
arbetsmöjligheter oberoende av nätverkskoppling, är några av de anledningar
som ligger till grund för valet. Idag sker generellt sett den största delen av
den kommunikation som går via internet på ett enkelriktat sätt, framförallt via
användningen av World Wide Web. Övergången från denna enkelriktade
kommunikation till en högre grad av interaktivitet mellan informations/tjänsteleverantör förutsätter en väl fungerande plattform för dessa interaktiva
tjänster som dessutom tillåter en okomplicerad integration med övriga
verksamhetssystem.
LIS-plattformen adresserar följande områden:
ärendehantering
tillgång till informationskällor
det politiska arbetet
medborgarinformation
geografisk information och ritningar
Nedan beskrivs dessa områden i mer detalj. En presentation görs även av
hur LIS-plattformen skall utvecklas och byggas ut.
Ärendehantering
De instrument som idag normalt används inom kommunal verksamhet är inte
tillräckliga för att kunna skapa de bästa förutsättningarna för att hantera det
informationsöverflöd som finns, både för individen och organisationen som
helhet. Även om datoriserade system för dokument- och ärendehantering
finns inom kommunal ledningsverksamhet är de oftast endast ett stöd för på
ett relativt strukturerat sätt att hitta länkar till dokument. Systemet måste
emellertid också stödja samverkan och lärande.
Elektroniska diarium skapar förutsättningar för spårbarhet. Det blir lätt att
hålla ordning på vem som har hand om ett visst ärende, de dokument som
ingår och hur långt arbetet har fortskridit. Det ger dock inget stöd för det
praktiska arbetet. Förutom ett diarium och elektroniskt arkiv som ger tillgång
till de faktiska dokumenten innehåller därför LIS-plattformen speciellt stöd för
själva handläggningsarbetet. Databaser med funktioner som stödjer det
löpande arbete inom arbetsgrupper ingår, liksom stöd för projektarbete och
då speciellt dokumentorienterade projekt. Dessutom finns ett speciellt stöd
för nämndhantering och ett personligt arkiv. I samtliga dessa applikationer
ingår stöd för samverkan som t.ex. kommentarer, diskussioner, begäran om
kommentar. Även elektronisk remisshantering ingår. Den elektroniska posten
är dessutom helt integrerad med LIS-plattformen.
På detta sätt skapas elektroniska arbetsrum där medarbetare från olika
verksamheter samlas kring dokument för att arbeta tillsammans.
Informationen i dokumenten blir på så sätt ett stöd för arbetet. Genom att
fånga idéer i dokument som alltid är tillgängliga, som kan vara allt ifrån ett
långt PM till en kort kommentar, skapas större förutsättningar för lärande
eftersom det blir lättare att reflektera. Det blir också lättare att ta ett kollektivt
ansvar för arbetsprocessen och resultatet. De olika arbetsformerna har
dessutom direktkontakt med diariet för att effektivisera arbetet och ge
ytterligare stöd för spårbarhet.
På detta sätt skapas en IT-plattform som länkar samman individer från olika
delar av kommunen, med olika bakgrunder och kompetenser. Samverkan
kan då ske på olika sätt:
Funktionsövergripande. Inom den egna organisationen ges möjlighet att
dela på information och dokument över funktions/organisationsgränser. Skola
kan arbeta tillsammans med fritid i projekt eller vid beredning av ärenden,
eller med socialkontoret, barnomsorgen etc. På detta sätt kan samverkan
över funktionerna ske på daglig basis där hänsyn kan tas och kompetenser
kan utnyttjas i ett arbete där helhetssyn blir vägledande.
Geografiskt övergripande. Inom sektorerna finns, speciellt inom SDN, en
stor geografisk spridning. Att genom stadsdelsarbetet 21-faldiga allt
utvecklingsarbete och nytänkande är självklart en oönskad effekt. Att
samtliga intressenter i staden i olika frågor regelbundet skall träffas fysiskt i
tid och rum och effektivt samverka är troligtvis ej genomförbart. Att däremot
koppla samman dessa individer elektroniskt med grupprogramvara där de
kan dela erfarenheter, gjorda arbeten eller diskutera olika frågor är däremot
fullt genomförbart. På detta sätt kan de möten som idag genomförs ges en
helt annan innebörd.
Sektorsövergripande. Att tillsammans med personer från helt andra
verksamhetsområden, kanske i utförar/beställarroller, kanske med
gemensamma utmaningar eller helt enkelt inom överlappande verksamheter,
få effektivitet i gemensamma strävanden är ingen lätt uppgift. Idag finns
exempel på när individer slussas mellan olika instanser med olika huvudmän
på ett sätt som ingen önskar. Genom att låta de olika sektorerna dela på
information antingen genom att helt enkelt ha tillgång till samma
informationskällor eller genom att arbeta i gemensamma elektroniska
projektrum kan den samlade insatsen öka samtidigt som servicens "kunder"
kan uppleva stora kvalitetsförbättringar.
Förutom att bidra till att skapa en effektivare organisation genom utbyggd
samverkan kan LIS-plattformen skapa förutsättningar för individens lärande.
Det blir enklare för den enskilda medarbetaren att genom gemensamma
informationskällor och utbyte med andra individer att bredda sin kompetens
på ett sätt som är integrerat i det vardagliga arbetet. På detta sätt blir det
också lättare att fokusera på den glädje som ligger i att utveckla sitt eget
kunnande och hjälpa andra personer att utveckla deras kompetens, att lyfta
fram den yrkesstolthet som finns i kunskapsarbetet.
Tillgång till informationskällor
Det finns inom verksamheten i Göteborgs Stad flera samlingar med
strukturerad information som är av stor betydelse för så gott som alla
enheter. Ett flertal av dessa finns redan att tillgå inom LIS-plattformen:
KF handlingar
Sammanträden hela kommunen
Personalpolitiska cirkulär och meddelande
Juridiska cirkulär och meddelanden
Årsredovisning 1995
Författningssamling
Statistisk årsbok
Nationell uppföljning
Telefonlista för Göteborg
SDF-info
Månadsrapporter
Kommunalkalendern 1996
NAIS (ramavtal)
Utveckling av nya informationskällor pågår. I LIS-plattformen ingår dessutom
följande mallapplikationer:
Generell handboksdatabas
Handbok för personal- och ekonomiinformation
Diskussionsdatabas/öppet forum
Mötesförberedande diskussionsdatabas
På detta sätt kan förvaltningsspecifika "handböcker" skapas för olika
ändamål. Dessa uppdateras och underhålls av de lokala enheterna själva
men kan i vissa fall spridas till dem som önskar.
För samtliga dessa typer av gemensamma informationskällor gäller att de är
utformade för att stödja inte bara publicering av information, utan även det
redaktionella arbetet med att ta fram nya dokument och arkivera gammal
information.
Det politiska arbetet
Utformningen av stödet för ärendehantering ger i sig ett gott stöd för den
politiska verksamheten eftersom det underlättar arbetet med att få tillgång till
information på ett strukturerat sätt. Speciellt värdefullt för det politiska arbetet
är dock det stöd för nämndarbetet som ingår i LIS, som fokuserar arbetet
med förberedelser och uppföljning inför nämndens sammanträden. Till detta
stöd för nämndarbetet skall också vara möjligt att koppla stöd för politisk
beredning i politiska arbetsgrupper (partigrupper), där diskussioner och
samverkan vid förberedelser inför aktuella ärenden kan ske. LIS-plattformen
ger den förtroendevalde och partierna ett virtuellt rum för samarbete, dialog
och diskussion i beredningen av aktuella ärenden. Till skillnad från det
verkliga rummet kan den förtroendevalde ge sina bidrag oberoende av tid
och plats vilket kan vara till stor hjälp för fritidspolitikern som kan ha svårt att
komma ifrån.
Medborgarinformation
LIS-plattformen förenklar möjligheten att ge medborgarinformation på olika
sätt. Flera av de gemensamma strukturerade informationskällorna lämpar sig
väl för att göras tillgängliga för medborgarna som t.ex. Kommunalkalendern
och Statistisk årsbok. Bättre verktyg för ärendehantering gör det möjligt att
lättare svara på frågor från allmänheten, och det är även möjligt att låta delar
av arbetsprocessen vara tillgänglig för direkt insyn via internet.
I LIS-plattformen ingår även den redaktionella miljö för publicering av
information på internet som utvecklades för SDN-verksamhet inom DALIprojektet. Den består av fyra olika delar: debatt, aktuellt, information och
arkiv).
Geografisk information och ritningar
Plattformen för samverkan för de tekniska bolagen och förvaltningarna kan
indelas i tre huvudkategorier:
Processtöd - projektarbete och diarium, redaktionell och publicerande miljö
för gemensam information (LIS)
Ritningar (CAD) - Dokumenthantering & Arkiv
Geografisk information (CAD & GIS) - objekt med information knuten
geografiskt
Processtöd
Projektet “Ledning i samverkan“ har arbetat aktivt med IT-stöd för
ärendehantering med olika arbetsprocesser samt IT-stöd för projektarbete. I
detta arbete har ett antal databaser för diarium, ärende- och projekthantering
tagits fram. Miljön för detta har varit Lotus Notes, en grupprogramvara lämplig
för just att hantera kommunikation och dokumentation i arbetsgrupper.
Denna miljö ger även möjlighet att dela data mellan olika delar av
organisationer eller med personer från andra organisationer,
samarbetspartners eller kunder, i projektdatabaser som ligger åtkomliga
utanför den egna organisationen.
Ritningar
För en teknisk förvaltning krävs dock lite mer. Lotus Notes behöver utökas
med kraftfullare dokumenthantering när dokumenten blir mer komplicerade
och därmed större. Detta är fallet för t.ex. ritningar och kartor. För att hantera
dessa har en lösning baserad på programvaran DocsOpen tagits fram.
Denna programvara är byggd för att hantera stora mängder dokument av
olika slag.
Genom att kombinera LIS-paketet med DocsOpen skapas en lösning som
dels ger ett bra stöd för projektarbete och samverkan, dels kan hantera och
hålla ordning på de "tunga" dokument som utgörs av ritningar. Flödet,
hantera ärenden, dela dokument och samarbete, sker i LIS medan
produktion och lagring av ritningar och kartor görs mot det mer
arkivorienterade DocsOpen. I LIS lagras endast länkar till dessa dokument.
För ritningsproduktionen används Autocad som verktyg. Då en stor del av
underlaget för denna produktion är kartor kommer Autocad att integreras
med Spatialware som är det verktyg Stadsbyggnadskontoret valt att använda
för att underhålla och producera kartor. Detta ger Gatubolaget möjlighet att
öka kvalitén på de kartorienterade produkter man producerar samt att man
slipper underhålla produkter i olika format. Dessutom kan man med hjälp av
DocsOpen versionshantera och hålla samman produkterna. Detta är viktigt
inte minst ur arkivsynpunkt då man som konsult är skyldig att hålla
originallhandlingar i minst 10 år.
Geografisk information
För att kunna använda och utbyta gemensamma data måste de
programvaror som används av förvaltningar och bolag kunna kommunicera
med varandra. En stor gemensam informationskälla är Göteborgs
geografiska informationssystem (GGIS) vars basversion utvecklas av
stadsbyggnadskontoret. Det kommer bl.a. att innehålla fastighetskarta,
bestämmelsekarta, topografisk karta, fastighets- och byggnadsinformation.
Viktiga användningsområden är:
dokumentation av geografisk lägesbunden information
fysisk planering, fastighetsbildning, bygglovshantering, digital
kartframställning
projektering, utförande, dokumentation, drift och underhåll av
kommunaltekniska försörjningsnät
projektering, utförande, dokumentation, drift och underhåll av byggnader och
anläggningar
analys och beslutsunderlag i den kommunala verksamheten genom t ex
samkörning av geografiska och demografiska databaser
Hela eller delar av systemet används av stadsbyggnadskontoret, Göteborg
Energi AB, renhållningsverket, fastighetskontoret, gatubolaget, trafikkontoret,
räddningstjänsten, miljöförvaltningen, fritid, folkhälsan, LFF, Bostadsbolaget,
Poseidon m fl.
När det gäller tillämpningsområdena CAD (datorstödd konstruktion) och GIS
(geografiska informationssystem) har en defactostandard redan etablerats
inom stora delar av Göteborgs stad. För CAD används i regel programmet
AutoCad. För GIS används flera programvaror, från MS Office till MapInfo,
Spatialware och Oracle. Användarens behov avgör vilket program som
används. Genom att använda standardprogram från stora och etablerade
programvaruhus säkras såvitt möjligt framtida överlevnad för systemen.
Som nämnts ovan nyttjas den CAD och GIS-lagrade informationen
gemensamt av stadens förvaltningar och bolag. Överföring av informationen
görs i stadens datanät GothNet. Detta koncept är också till alla delar ett
fleranvändarsystem.
Utveckling av LIS-plattformen
LIS-plattformen skall implementeras i högsta möjliga takt i stadens olika
enheter så att den elektroniska ärendehanteringen skall få kritisk massa. Den
kritiska massan är nödvändig för att samverkanspotentialen skall kunna
utnyttjas tillfullo. Målet är att mer än 70% av stadens enheter skall ha infört
LIS under 1998. Målet för 1999 är att fler än 90% av stadens enheter skall ha
implementerat LIS.
I första hand skall diariesystem, generell ärendehantering och
projekthantering tas i bruk. I de fall så krävs skall utveckling och
implementering av specifika ärendeprocesser ske inom LIS-plattformen.
Sådana utvecklingsprojekt skall koordineras genom stadskansliet men
finansieras av processägarna.
Bilaga C. Säkerhet och sårbarhet
(utdrag ur “Policy och riktlinjer för ADB-säkerhet i Göteborgs stad“ -TU 1995-10-26, Rnr 479/95, Dnr 1095/95)
Motiv
Informationsbehandling med ADB-stöd är omfattande och har strategisk
betydelse för stadens verksamhet. Kommunens medborgare, ADBanvändare och samhället i övrigt ställer krav beträffande integritetsskydd och
tillförlitlighet i ADB-systemen. Lagar och förordningar påverkar ADBanvändningen och medför åtgärder.
Denna policy vill understryka att ADB-säkerhetsarbetet är ett medel att
försäkra sig om att redan gjorda och kommande ADB-investeringar ger
förväntad effekt hos kommunens verksamheter.
Definition
Med ADB-säkerhet menas den samlade effekten av de skyddsåtgärder, som
tillsammans minskar eller eliminerar de hot och risker, som riktar sig mot
informationens/ADB-systemens riktighet, tillgänglighet och sekretess.
Med ADB-säkerhetsarbete menas de åtgärder som vidtas för att säkerställa
informationens/ADB-systemens riktighet, tillgänglighet och krav på sekretess.
Mål
ADB-säkerhetsarbetet i Göteborgs stad har följande mål:
garantera hög kvalitet, effektivitet och tillförlitlighet i ADB-stödet
hindra och/eller minska effekterna av oönskade händelser
höja säkerhetsmedvetandet hos de anställda
skydda medborgarnas integritet samt bidra till att ADB-användningen har
deras förtroende
Omfattning
En god och verksamhetsanpassad ADB-säkerhet skall finnas i samtliga
tekniska miljöer där informationshantering äger rum, dvs i befintliga och nya
datorer och system, data och telekommunikation, dataväxlar, telefax, system
inom medicinsk teknik, system inom tekniska ADB, mm
Ansvar
Kommunstyrelsen fastställer ADB-säkerhetspolicy och riktlinjer och skall följa
upp dess tillämpning. Nämnder och styrelser har ett eget ansvar att bedriva
ADB-säkerhetsarbete inriktat på verksamhetens krav och behov med
beaktande av denna policy och riktlinjer för ADB-säkerhet.
ADB-säkerhet och ekonomi
Stadens ADB-system skall bidra till ökad effektivitet och höjd kvalitet i
verksamheten. Innan ADB-stöd införs, skall en ekonomiskt och
verksamhetsmässigt godtagbar ADB-säkerhetsnivå ha fastställts.
Kostnadseffektivitet uppnås genom att man eftersträvar god
informationskvalitet och en hög tillgänglighet i ADB-stödet samt skydd mot
förlust av informationen. Hela datormiljön skall anpassas efter ADBsäkerhetsbehoven för att säkerställa informationens och ADB-systemens
tillgänglighet, riktighet och kvalitet. Vid avvägningar mellan alternativa system
och utrustningar skall de ADB-säkerhetsmässiga aspekterna vägas in.
Kommunikation
Utvecklingen inom ADB-området går idag oerhört snabbt och förväntas öka
ytterligare inom en nära framtid. All ADB-användning, nu och i framtiden,
förutsätter en säker och väl fungerande kommunikation. Det är alltså av
största vikt att säkerhetskraven beaktas vid kommunikation mellan
samverkande datorer och program som t ex Internet, EDI och
Client/Serverlösningar.
Vid val av kommunikationsstrategier, utrustning, system mm skall
informationens krav på tillgänglighet, sekretess och kvalitet styra ADBsäkerhetsnivån.
Säkerhetsnivån i kommunikationen inom och mellan olika datoriserade
miljöer skall i alla led anpassas till informationens säkerhetsbehov och med
beaktande av krav i lagar och förordningar.
Samverkan
I Göteborgs stad bedrivs ett förvaltnings-/bolagsövergripande samarbete i
ADB-säkerhetsrådet som består av de ADB-säkerhetsansvariga från
förvaltningarna och bolagen. ADB-säkerhetsrådet är en organisation som
arbetar för informations- och erfarenhetsutbyte och bygger på aktivt
deltagande av stadens förvaltningar och bolag.
ADB-säkerhetsrådets verksamhet omfattar bl.a. utarbetande av regler och
råd, förslag till lösningar på gemensamma problem samt utbildning. ADBsäkerhetsrådet medverkar till att standardlösningar och utvecklingsinsatser
inom ADB-säkerhetsområdet kommer till allmän användning inom
kommunen. ADB-säkerhetsrådet arbetar i särskilda projekt på uppdrag åt
centrala ADB-gruppen och rapporterar en gång om året i denna grupp.
Bilaga D. Elektronisk handel
Göteborgs stad har under flera under längre tid följt utvecklingen av och aktivt
arbetat för att främja utvecklingen av elektroniska handelsprocesser mellan
staden och dess leverantörer och som i enlighet med IT-visionen främjar
Göteborgsregionens konkurrens- och bärkraft. En svårighet i utvecklingen av
elektronisk handel ligger i att nå kritisk massa där tillräckligt många aktörer på
en marknad väljer samma standard för att beskriva och kommunicera den
information som krävs vid en affär. Ett sådant initiativ där Göteborgs stad
medverkar är Toppledarforums projekt "Elektronisk Handel" som syftar till att
offentliga sektorn genom att agera gemensamt ska nå en sådan kritisk
massa. En annan svårighet är att väl integrera rutiner för elektronisk handel i
de produktionsprocesser eller ärendeprocesser som den är tänkt att stödja.
Stora vinster finns att hämta i möjligheter till förändringar av processer och
ärendekedjor. Moment som förr skett manuellt kan tas bort. Händelser som
förr via papper skedde sekventiellt kan ske parallellt etc. Analyser av
elektroniska handelsprocesser bör därför inte göras utan stor hänsyn till den
verksamhet som ska stödjas. Om det i verksamheten finns produktions
datasystem bör elektronisk handel integreras i dessa. Ett sådant system är
det generella ärendehanteringssystemet (LIS)
Toppledarforums projekt "Elektronisk Handel"
Projektet Elektronisk Handel startades hösten 1994 med uppdraget att ta
fram en förstudie hur ett införande av Elektronisk Handel skall kunna
genomföras. I arbetet deltog representanter från kommuner, landsting och
stat, bl a från Göteborgs Stad.
Utredningen fann att ett införande av elektronisk handel ger många positiva
effekter, främst genom stora möjligheter till effektivisering av offentlig
verksamhet samt genom spridning av tillämpningar av IT till mindre och
medelstora företag.
I juni 1995 inrättades ett genomförandesekretariat med uppgift att genomföra
Elektronisk Handel på bred front inom stat, kommun och landsting.
Genomförandesekretariatet arbetar bl a genom:
Direktiv eller starka rekommendationer för att man skall få igång processen.
Ett särskilt sekretariat för att koordinera och följa upp införandet.
Standardiserade procedurer för hur genomförandet skall ske.
Prioriteringar för att uppnå nödvändig volym snabbt.
Ett aktivt informations- och spridningsprogram för både offentliga sektorn
samt för mindre och medelstora företag.
Samarbete med aktuella organisationer inom näringslivet.
Single Face To Industry (SFTI)
Konceptet Svensk offentlig sektors SFTI består av fyra samverkande
komponenter. I botten finns ett EDI-avtal som reglerar vad, när och hur
informationen skall utväxlas elektroniskt. Vad och när specificeras i sin tur
genom affärstransaktioner, scenarios (ett scenario är en sekvens av
affärstransaktioner) och EDI-meddelanden. Hur innebär enhetliga regler för
datakommunikation och säkerhet (digital signatur, kryptering, mm). För att
klara även upphandlingsprocessen elektroniskt krävs produktdata och
generiska produktnummer.
Homogenisering av scenarios mellan offentliga sektorns olika parter och
deras leverantörer i det privata näringslivet är huvudmålet med SFTI.
Avvikelser mellan olika tillämpningar skall härstamma från affärsprocessens
krav, inte bero på vilka parter som är inblandade.
EDI-avtalet baseras till stor del på det europeiska modellavtalet, EDIFACTsubset som används är EANCOM (med tillämpning av EAN-numrering av
artiklar och lokaliseringar som följd), datakommunikation sker med X400 och
säkerhet baseras på internationella standards (med asymmetriska nycklar
och X509 certifikat).
Vid införande av elektronisk handel i Göteborgs stad ska de standarder som
Toppledarforum rekommenderar användas. Göteborg stad skall även delta
och påskynda utvecklingsarbetet av SFTI.
Elektronisk handel i LIS
Upphandling är i vissa fall en egen mycket specifik form av ärendehantering
som kräver skräddarsydda rutiner och metoder för att vara administrativt och
praktiskt effektivt. I många fall är dock en upphandling eller ett avrop en del
eller ett steg av en vanlig ärendekedja som bereds i LIS-konceptet. Genom
att integrera elektronisk handel i LIS ges möjligheter till helt obrutna
elektroniska ärendeprocesser även i de fall där en extern levererande part
medverkar.
Bilaga E. Internet och intranet
I denna bilaga beskrivs centrala användningsområden för internet/intranet
samt frågor kring organisation och service.
Användningsområden
Internet/intranet ger möjlighet till både inhämtning och presentation av
information och det både inom och utanför den egna organisationen.
Förutom att stödja kunskapsutveckling medför även tillgång till
internet/intranet möjlighet till effektivisering genom att flera steg i vissa
servicekedjor kan rationaliseras för att ge utrymme för mer värdeskapande
arbete.
Stöd för handläggning
Mycket information som är relevant för stadens handläggare finns idag
tillgänglig via internet t.ex. vad gäller lagar och förordningar. Exempelvis
arbetar redan många offentliga verksamheter aktivt med att presentera
information som t.ex. Rosenbad och Riksdagen. Mycket av den information
som genereras inom EU-organen publiceras även på detta sätt. Tillgång till
internet är därför många gånger en förutsättning för att tillse att handläggare
har snabb tillgång till korrekt och relevant information.
Information från kommunen till medborgarna
I linje med ambitionen att föra de politiska besluten närmare medborgarna,
vilket bland annat var en bidragande faktor till stadsdelsreformen 1990, kan
internet användas för att leverera information från förvaltningarna till
medborgarna. Ett första steg i denna riktning har tagits genom stadens
deltagande i EU-projektet DALI (Delivery and Access to Local Information
and services). Förutom att information presenteras ges medborgarna även
möjlighet att diskutera aktuella frågor med de lokala politikerna. Den
redaktionella miljö som skapades inom projektet finns nu tillgänglig som en
del i LIS (se bilaga D).
Demokrati och insyn
En förstärkt användning av internet för informationsspridning bidrar även till
en förbättrat insyn i de demokratiska processerna inom staden och kan
underlätta för medborgarna att delta i dessa. Även här har DALI-systemet
bidragit genom skapandet av publika fora för offentlig diskussion och debatt
mellan medborgare, politiker och förvaltningstjänstemän. Medborgarna kan
på detta sätt bidra med information och synpunkter till verksamheten.
Internet-tjänster
Ett antal av de tjänsterna som myndigheter idag tillhandahåller för
medborgarna är av sådan karaktär att de med lika hög servicegrad och
kvalitet kan levereras via internet. Exempel på detta är beställning av
broschyrer och tillgång till offentligt material, samt olika former av
upplysningar.
Kompetensutveckling
Oavsett arbets- eller intresseområde finns relevant information att hämta via
internet. Det kan röra allt från nya arbetsmiljölagar till nya modeller av
datorer. Många har dessutom behov av information från andra länder än
Sverige. Tillgång till internet är därför en förutsättning för en effektiv och
snabb kompetensutveckling. Detta gäller inte minst inom skolan och då för
både elever och lärare.
Användning av internet och andra typer av IT medför också möjligheter till
förändringar i det pedagogiska arbetet. Kunskap om vilka möjligheter IT
medför och praktisk hantering är därför viktigt för att lärare skall kunna dra
nytta av IT för att förbättra metodiken.
Organisation och service
För att användningen av internet/intranet skall fungera krävs organisation och
tillgång till service. Riktlinjer är nödvändiga för att skapa en dynamisk struktur
som gör att förändringar är enkla att genomföra, samt både visar på
samhörighet och ger utrymme för säregenskaper.
Namnstandard (elektronisk post och URL)
Målet med namnstandard för elektronisk post och domännamn är att det skall
vara enkelt för allmänhet och anställda att hitta rätt inom Göteborgs stad.
Standarden är också ett medel för kvalitetssäkring, då namnet skall garantera
att informationen har rätt “avsändare“.
För elektronisk post är standarden att adressen är uppbyggd av personens
för- och efternamn samt förvaltnings-/bolagsnamnet enligt nedanstående
beskrivning:
Standard:
Exempel:
förnamn.efternamn@förvaltnings-/bolagsnamn.goteborg.se
[email protected]
Alla förvaltningar och bolag inom Göteborgs stad skall kunna ta emot E-post.
Standard:
Exempel:
förvaltning/bolag@ förvaltning/bolag.goteborg.se
[email protected]
Vad gäller domännamn är standarden att namnen skall vara så fullständiga
att vilken verksamhet som avses skall kunna avläsas direkt.
Standard:
Exempel:
www.förvaltnings-/bolagsnamn.goteborg.se
www-adb-kontoret.goteborg.se
Vid samtliga val av namn skall alltid svenska ord väljas. Dock får bokstäverna
“åäö“ ej ingå.
E-post adresser till elever eller motsvarande som används inom ramen för
utbildningsverksamhet och hemsidor producerade enbart i utbildningssyfte
skall ej publiceras under domännamnet “goteborg.se“.
Hemsidor för World Wide Web
Att göra information tillgänglig på internet är en relativt omfattande process
som kräver kontinuerligt arbete. På Kommunstyrelsens uppdrag har
Stadskansliet och ADB-kontoret därför tagit fram riktlinjer som syftar till att
skapa en enhetlighet som minimalt inskränker på resultatenheternas frihet att
utforma sina WWW-sidor (ett förslag är under utarbetande). I dessa riktlinjer
ingår bl.a. att en officiellt hemsida
skall anmälas för att på så sätt bli länkade till övrig information
skall ha ett namn som är formulerat på så sätt att det framgår vilken
förvaltning/bolag som ansvarar för informationen
skall motsvara de krav som det "Offentliga Sverige" ställer upp
ha Göteborgs vapen högst upp i det högra hörnet, som leder till
"http://www.goteborg.se".
ADB-kontoret erbjuder möjlighet att publicera officiella hemsidor via ett sk
Web-hotell. Enheter som inte själva har tillgång till en server kan då publicera
information om verksamheten på WWW-sidor. Beroende på materialets
omfattning och graden av underhåll kommer kostnaden för denna service att
variera.
I samband med genomförandet av DALI-projektet har Stadskansliet
tillsammans med ADB-kontoret skapat en användarvänlig redaktionell miljö
för publicering på internet som en utveckling av LIS-projektet. Miljön är
utvecklad för Lotus Notes/Domino och innehåller bl.a. färdiga grafiska
element samt funktioner som t.ex. sökning och index. Enheter som ingår i
LIS-projektet får tillgång till den redaktionella miljön, men måste själva stå för
arbetet med att kontinuerligt förse hemsidorna med information. ADBkontoret tillhandahåller även utbildning i hantering av den redaktionella miljön
och mer avancerad användning av Domino som inkluderar HTMLprogrammering. Kostnaden för denna utbildning betalas av den beställande
enheten.
Bilaga F. Samordning av tekniska plattformar
För att det skall vara tekniskt möjligt att utbyta information elektronisk mellan
olika informationssystem krävs att informationen är representerad
elektroniskt på samma sätt i informationssystem eller att det finns rutiner för
att tolka om informationen. Genom att minska antalet varianter som
information representeras på inom en organisation förenklas
informationsutbytet.
Nätverksprotokoll
Nätverksprotokoll är det "språk" med vilket datorer talar med varandra.
Historiskt finns en mängd olika sådana språk, ofta relaterade till en viss
leverantör. Exempel på nätverksprotokoll är IPX/SPX, DECnet, SNA. En av
förutsättningarna för att två datorer skall kunna kommunicera med varandra
är att de "talar samma språk", dvs. båda utnyttjar samma nätverksprotokoll.
Nätverksprotokollet TCP/IP har utkristalliserat sig som ett universellt protokoll
för datakommunikation. En pådrivande faktor för detta är internet, där all
kommunikation är baserad på TCP/IP.
För att applikationer (typ Lotus Notes, Internet Explorer) skall kunna utnyttja
TCP/P krävs vidare ett gemensamt gränssnitt mellan applikation och
protokoll. För Windows har Winsock blivit generellt accepterat gränssnitt mot
TCP/IP.
I Göteborgs stad skall samtliga nätverksanslutna datorer kommunicera via
TCP/IP. Windows-baserade datorer skall ha stöd för Microsoft kompatibel
Winsock. Inga nyinvesteringar i datorer som är kopplade till datanät som ej
uppfyller ovanstående krav får genomföras.
Nätverksoperativsystem
En server är en dator i nätverket med syfte att erbjuda tjänster till andra
datorer, vanligtvis användardatorer placerade på våra skrivbord. Tjänster i
detta sammanhanget kan t ex vara fil- och skrivardelning,
databasinformation, fax, kommunikationsgateway.
Server i detta sammanhanget avser fil- och skrivardelning. För att erbjuda
dessa tjänster behövs ett nätverksoperativsystem. Historiskt finns produkter
från Microsoft, Novell, IBM m fl.
I Göteborgs stad skall alla servrar för fil- och skrivardelning vara baserade på
Microsoft Windows NT Server. Inga nyinvesteringar får ske i andra tekniska
lösningar för fil- och skrivardelning.
Operativsystem för persondatorer
Windows 95
Windows 95 är ett basoperativsystem för persondatorer. Windows 95 är
kompatibelt med program för Windows 3.X och MS-DOS. Jämfört med
Windows 3.X är Windows 95 mer stabilt och ger också möjlighet till äkta
multikörning. Plug-and-Play-arkitekturen gör det enkelt att konfigurera
hårdvara och ett mera intuitivt användargränssnitt gör det dagliga arbetet
effektivare.
Windows NT Workstation
Microsoft Windows NT Workstation är ett av de kraftfullaste operativsystem
som finns för de krävande uppgifter som idag utförs på förvaltningars och
bolags persondatorer.
NT Workstation kör 16-bitarsprogram med komplett skydd vid eventuella
krascher och äkta multikörning, bättre nätverksåtkomst, förbättrad säkerhet
och kapacitet att hantera stora datafiler. Programmen kan dessutom enkelt
dela data med den nya generationen kraftfulla 32-bitarsverktyg.
Windows 95 och Windows NT utgör standardoperativsystem för
persondatorer inom Göteborgs stad.
Programvara för dokumentframställning och personlig produktivitet
Microsoft Office är en av de integrerade sviterna av verktyg för personlig
produktivitet som finns på marknaden.
I Göteborgs stad är MS Office det verktyg som skall användas för personlig
effektivitet och framställning av dokument (ordbehandling, kalkyl och
presentation). Tillsvidare är det dokumentformaten i Office 95 som är
standard för dokumentutbyte mellan olika förvaltningar.
Meddelandehantering - elektronisk post
Sedan i mitten på 80-talet har MEMO varit det dominerande systemet för epost i Göteborgs stad. MEMO-systemet som från början var enbart ett
stordatorbaserat meddelandesystem har successivt kompletterats med
funktioner för klienter i PC-miljö, anslagstavla, kalender, formulärhantering,
fax, minicall etc.
Behovet av elektroniskt informationsutbyte har ökat radikalt och ändrat
karaktär. Idag ses inte den elektroniska posten som en fristående komponent
utan som en integrerad del i ett större sammanhang. E-posten är navet kring
vilket verksamheternas ärendehantering byggs upp och en viktig del av t.ex.
diariesystemen.
Postsystemet skall ha stöd för att hantera bifogad information som
ordbehandlingsdokument, kalkylblad, bilder, ljud etc. E-posten skall även
kunna hantera länkar till internet, meddelandehantering mellan applikationer
osv. Exempel på de basfunktioner som måste finnas är kvittenser,
leveransbesked, digitala signaturer och kryptering.
Med hänsyn till de resurser både personella och investeringsmässiga som
krävs för att hålla hög tillgänglighet, funktionalitet och säkerhet är det
nödvändigt att koncentrera stads resurser till underhåll och support av ett
gemensamt e-postsystem.
Lotus Notes Mail skall ersätta MEMO-systemet och alla andra e-postsystem
som förekommer. Inga nyanslutningar får ske till andra e-postsystem.
Katalogtjänster
Katalogtjänster är en viktig komponent för att kunna upprätthålla en säker
och tillförlitlig infrastruktur som ger möjlighet till samverkan.
Katalogtjänster baserade på X.500-standarden ska användas. Till dess
katalogtjänst finns etablerad inom NT används i förekommande fall Lotus
Notes katalogtjänst
Dokument- och ärendehantering
De system som Göteborg stad skall använda för dokument- och
ärendehantering skall:
stödja olika samverkansformer mellan personer och enheter i utformning och
produktion av dokument
stödja verksamheternas olika processer och arbetssätt
stödja ett gränsöverskridande- och projektorienterat arbetssätt inom och
utanför den egna organisationen
uppfylla krav på god offentlighetsstruktur
stödja spårbarhet hos informationen
stödja distansarbete
vara integrerad med det valda e-postsystemet för Göteborgs stad.
Göteborgs stad har inom LIS-projektet (Ledning I Samverkan) skapat en
plattform för dokument och ärendehantering som överensstämmer med
ovanstående krav (se bilaga D). Plattformen består av komponenter
baserade på Lotus Notes/Domino. Ställs större krav på dokumenthantering
kopplas Lotus Notes/Domino samman med DocsOpen.
I Göteborgs stad skall en enhetlig plattform för ärende- och
dokumenthantering etableras baserad på LIS-konceptet.
Gemensamma informationsdatabaser
Samlingar av information som är av betydelse för flera enheter inom
förvaltningen ska vara möjlig att nå med ett standardiserat gemensamt
verktyg. LIS-konceptet är ett sådant.
I Göteborgs stad skall en enhetlig plattform för gemensamma
informationsdatabaser etableras baserad på LIS-konceptet.
Ärende och dokumenthantering - geografiska informationssystem (GIS) och
ritningshantering (CAD)
Händelser och objekt som rör kommunal verksamhet kan ofta kopplas till
geografisk lokalisation. Ofta är kännedom om geografisk spridning eller
geografisk relation en viktig källa till beslutsunderlag. För Geografisk baserad
ärendehantering använder sig Göteborgs stad av Spatialware/Oracle.
I Göteborgs stad skall Spatialware/Oracle användas för GIS-baserad
ärendehantering. För CAD-baserad ärendehantering används
AutoCad/DocsOpen. I båda fallen kopplas dessa produkter samman med
LIS.
WWW - klient
Microsoft Internet Explorer ingår som komponent till det operativsystem som
skall användas i persondatorer inom Göteborgs stad.
Samtliga datorer i Göteborgs stad som använder internet-tjänster eller
intranet-tjänster skall använda MS Internet Explorer som WWW-klient
Virusskydd
En mer öppen arkitektur för stadens informationssystem gör systemen mer
utsatta för illasinnade angrepp av datavirus. Då informationsutbytet av filer
och e-postmeddelanden mellan enheter inom staden kommer att öka allt mer
är det viktigt att eventuella angrepp av datavirus kan stoppas så tidigt som
möjligt. Det betyder att för ett fullgott skydd skall uppnås bör samtliga stadens
datorer ha virusskydd.
Samtliga persondatorer i Göteborgs stad skall vara utrustade med fullgott
virusskydd. Detta bör utgöras av DR Solomos Antivirus Toolkit.
Bilaga G. Kompetensutveckling
I det första avsnittet nedan beskrivs behovet av kompetensutveckling för olika
målgrupper. Det andra avsnittet beskriver hur kvalitetssäkringen i
kompetensutvecklingsprocessen bör ske.
Målgrupper
Nedan beskrivs i mer detalj vilka områden som är relevanta för de olika
grupperna, samt hur möjligheter till kompetensutveckling kan tillhandahållas.
Vad gäller kompetensutveckling inom IT-området för medarbetare inom
Göteborgs stad skall den integreras den i det allmänna
kompetensutvecklingsarbetet. Detta medför att generella riktlinjer vad gäller
individanpassning, planering och kontroll av kompetensutveckling även kan
tillämpas här.
Ledare
God IT-kompetens hos ledare inom Göteborgs stad är en förutsättning för en
allmän kompetensutveckling inom området. En ledare måste ha kompetens
att:
göra bedömningar av hur verksamheten kan förändras genom införande av
ny teknologi
styra och leda IT-verksamheten genom kunskap om teknik och metoder
använda de IT-stöd som verksamheten utnyttjar
skapa förutsättningar för att medarbetarna skall utveckla kompetens att
utnyttja IT på ett effektivt sätt
styra och leda verksamheten med IT
Gemensamma insatser krävs för att tillhandahålla möjligheter för effektiv
kompetensutveckling för ledare, bl.a. på grund av att flera av de system
används och utvecklas av flera enheter inom Göteborgs stad. Nedan ges
några exempel på sådana gemensamma insatser.
Det är viktigt att skapa ett forum för visionsägare som kan utveckla idéer
kring hur IT kan stödja den kommunala verksamheten. Som nämnts tidigare
(se kapitel 3), ansvarar Stadskansliet för att regelbundet genomföra
samlingar för IT-ansvariga från förvaltningar och bolag, vilket kan ses som en
del av ett sådant forum.
Ett sätt att på organisatorisk nivå skapa IT-kompetens är att delta i nationella
och internationella projekt. Samarbete sker idag inom ramen för det
europeiska kommunnätverket Telecities, med Toppledarforum och genom
EU-projektet DALI.
Den elektroniska publiceringen av lokala IT-strategier (se kapitel 3) kan också
ses som ett tillfälle till kompetensutveckling för ledare.
Medarbetare
Det finns två starka skäl till att verka för kompetensutveckling inom ITområdet för medarbetare inom Göteborgs stad. Dels krävs goda kunskaper
om och färdighet i att använda IT i många arbetsuppgifter. Dels är IT ett
mycket viktigt stöd för kompetensutveckling i sig, varför bristande kunskaper i
användning av IT kan få dubbelt förödande konsekvenser för arbetets
kvalitet.
Utvecklingen går mot att ersätta specifika, enkla system avsedda för en
arbetsuppgift med hela "arbetsmiljöer" där arbetsuppgifter utförs genom
användning av flera, integrerade system. Att behärska IT betyder idag därför
mycket mer än att bara kunna trycka på tangenter i en i förväg angiven
sekvens. Programmen blir allt mer komplexa, varför högre krav på förståelse
av strukturer, procedurer och funktioner ställs.
En annan viktig indelning vad gäller IT-kompetens för "vanliga" användare rör
distinktionen mellan generella produktivitetshöjande applikationer och
verksamhetsspecifika. Med de förra avses t.ex. elektronisk post,
grupprogram, web-läsare, ordbehandling, kalkylprogram, ritprogram och
presentationsprogram. Kunskap i att hantera dessa program krävs för att
kunna ta del av den information som produceras i organisationen och bidra
med egna uppgifter, samt för kompetensutveckling. Med
verksamhetsspecifika avses t.ex. säljstöd för affärsdrivande verksamheter,
schemaläggningsprogram för skolor och ekonomisystem.
Vid utveckling av nya system krävs många gånger omfattande
användarmedverkan för att säkerställa kvaliteten. Detta ställer krav på
kompetens att delta i utvecklingsprojekt och där förmåga att se systemet ur
ett helhetsperspektiv är vital.
En medarbetare inom Göteborgs stad måste ha kompetens att:
förstå vilka konsekvenser användning av IT får för verksamheten.
hantera IT, både vad gäller generella produktivitetshöjande applikationer och
verksamhetsspecifika.
delta i utveckling av ny IT.
I de lokala IT-strategierna bör en handlingsplan för kompetensutveckling av
samtliga medarbetare ingå (se bilaga A). Samtliga medarbetare bör ges
möjlighet att delta i kompetensutveckling som är integrerad med arbetet och
individanpassad. Då det är angeläget att elever och studenter får möjlighet
att utveckla en god IT-kompetens, är det speciellt viktigt att satsningar görs
på kompetensutveckling för lärare.
Medborgare
Göteborgs stad tillhandahåller redan information och service med hjälp av IT
där avsikten är att medborgarna skall kunna utnyttja systemen på egen hand.
Som framgår av denna IT-strategi är avsikten att öka denna tillgång.
Medborgarna måste därför ges möjlighet att utveckla kompetens att hantera
dessa system, vilket kan ske på olika sätt:
Elever och studenter skall ges möjlighet att bli väl förtrogna med IT i skolan.
Tillse att de publika systemen är användarvänliga och innehåller
dokumentation som kan läsas på skärmen och/eller skrivas ut.
Ge möjlighet för användare att få support mha. IT.
Ge direkt stöd vid användning av system som finns tillgängliga på
medborgarkontoren och biblioteken t.ex. i form av utbildning och support.
Redan idag pågår detta arbete, speciellt vad gäller IT i skolan och på
biblioteken, och det är mycket viktigt att fortsätta och utöka processen.
Medborgarna måste också ges möjlighet att kunskap om vilken service som
finns tillgänglig via IT. Det åligger därför de olika verksamheterna inom
Göteborgs stad att informera om vilka publika system som finns att tillgå för
medborgarna och hur de är avsedda att effektivisera och underlätta för både
medborgare och medarbetare inom Göteborgs stad.
Utvecklare
En mer omfattande och mer diversifierad användning av IT ställer högre krav
på teknisk utveckling och support. Kompetensutveckling för denna målgrupp
(datapersonal, IT-samordnare, utvecklare, programmerare m.fl.) är därför
mycket viktig, både vad gäller centrala funktioner som t.ex. ADB-kontoret
men även på de olika enheterna.
Utvecklare och supportpersonal måste ha kompetens att:
använda ny teknik för att utveckla system
utveckla system som motsvarar de förändringar av verksamheten som
eftersträvas.
underhålla befintliga system.
skapa användarvänliga system.
skapa förutsättningar för ett välutvecklat användarinflytande över systemen.
Då många utvecklingsarbeten sker i samverkan mellan olika enheter både
inom och utanför Göteborgs stad, är det viktigt att fortsätta utveckla
samverkanskompetens.
I de lokala IT-strategierna bör en handlingsplan för kompetensutveckling av
utvecklare ingå (se bilaga A).
IT-utbildare
Att lära sig genom att använda är en inlärningsmetod med många
begränsningar. IT-utbildare har därför en viktig roll att fylla i en organisation
där IT fyller en avgörande funktion. En IT-utbildare måste därför ha:
kompetens i hantering av de system han/hon skall undervisa om.
kunskap om hur systemen skall användas inom den organisation som
användarna tillhör.
kompetens att använda olika undervisningsmetoder vilket inkluderar kunskap
om hur inlärning sker samt hur detta skiljer sig mellan olika individer.
kännedom om vilka typer av hjälpmedel som finns tillgängliga för ett specifikt
system som t.ex. handböcker, video, CD och information på internet.
På grund av den snabba förändringen av systemen blir kompetens i
hantering av systemet mindre viktig i relation till den pedagogiska kompetens
och förståelsen för användningens påverkan på verksamheten.
I de lokala IT-strategierna bör en handlingsplan för de interna IT-utbildarna
ingå (se bilaga A). Ovanstående krav bör dessutom användas som underlag
vid beskrivning av krav på externa utbildare.
Kvalitetssäkring av kompetensutvecklingsprocessen
Vilken kompetens som behöver utvecklas och förutsättningar för hur detta
kan arrangeras varierar från organisation till organisation.
Kompetensutveckling inom IT-området är därför i första hand en intern fråga
för den enskilda enheten inom Göteborgs stad. En handlingsplan för
kompetensutveckling bör ingå i den lokala IT-strategin (se bilaga A).
Det finns dock anledning att beakta andra möjligheter till kvalitetssäkring i
både produkt och process vad gäller kompetensutveckling. Nedan beskrivs
exempel på sådana insatser:
samordna kompetensutvecklingsinsatser över organisationsgränser.
sprida erfarenhet genom användning av IT som medium.
använda IT som stöd för distansutbildning.
beakta IT-kompetens vid tillsättning av tjänster.
redovisa vilka krav som ställs på kompetens inom IT-området i
tjänstebeskrivningar.
tillse att Göteborgs stad är en arbetsgivare som attraherar personer med hög
kompetens och utvecklingsförmåga inom IT-området.
utveckla verktyg som skapar överblick över vilka befintliga kompetenser som
finns inom IT-området inom Göteborgs stad.
samverka med universitet och näringsliv vad gäller gemensamma
utvecklingsprojekt och utbildning.
budgetera för kompetensutveckling i samband med utveckling och/eller
införande av nya system.
mäta resultat och effekter av genomförda kompetensutvecklingsinsatser t.ex.
genom organisationsanpassade sk “körkortstest“ för IT.
