e-tjänstprogrammet

S
STADSLEDNINGSKONTORET
FÖRNYELSEAVDELNINGEN
SID 1 (7)
REVIDERAD 2008-01-04
E-TJÄNSTPROGRAMMET
ANVISNINGAR FÖR ANSÖKAN OCH
FINANSIERING AV E-PROJEKT
Servicen till stadens invånare ska bli bättre, bland annat med hjälp av e-tjänster som ska
göra kontakten med stadens verksamheter enklare. Samtidigt ska också verksamheterna
effektiviseras i samband med de nya e-tjänsterna. Finansiering kan sökas till etjänstrelaterade satsningar som syftar till att förbättra service och öka tillängligheten för
invånarna. Satsningen administreras av e-tjänstprogrammet som organisatoriskt finns vid
stadsledningskontorets Förnyelseavdelning.
Det här dokumentet beskriver vilka kriterier projektet måste uppfylla för att få
finansiering från e-tjänstprogrammet och de 650 mnkr som avsats för satsningen på ett
samlat utvecklingsarbete med IT som redskap för verksamhetsutveckling och bättre
service till invånarna. Det beskriver också ansöknings- och arbetsprocessen samt de
åtaganden som varje part har under projektets genomförande.
Villkor för finansiering från e-tjänstprogrammet
Ansökan ska göras av den chef som ansvarar för verksamheten inom stadens
stadsdelsförvaltningar/fackförvaltningar eller bolag som ska utveckla e-tjänsten/IT-stödet
för att öka tillgängligheten. För att ett projekt ska kvalificera sig för finansiering krävs att
det uppfyller ett eller flera av följande målkriterier.






Öka tillgängligheten till service och information.
Pedagogiska webbformulär som underlättar arbetet för både handläggare och
invånare.
Invånare och andra intressenter ska få god insyn i hur deras ärenden handläggs.
Automatiserade interna rutiner ska ersätta manuella arbetsmoment i handläggning
och administration.
Sökbarheten av kommunal information ska bli bättre, både för personal och externa
intressenter.
Alla nya digitaliserade processer och ärenden ska kunna diarieföras och slutförvaras i
ett digitalt arkiv utan manuellt arbete.
105 35 Stockholm. Telefon 508 29 000
Besöksadress Ragnar Östbergspan 1
www.stockholm.se
s
SID 2 (7)
Förutom målkriterierna ska projektet även uppfylla följande förutsättningar:
 Projektet ska vara ett utvecklingsprojekt med IT som stöd och som ger effektivare
externa och interna processer. Nya processer/rutiner som syftar till att ge en bättre
service till invånarna utifrån deras behov och effektiviserar verksamheterna.
 Det är viktigt att det vid införande av de nya e-tjänsterna/IT-stödet finns en
helhetssyn och att det finns möjligheter till återanvändning av teknik för tjänster som
skapas. Resultatet av projektet ska i möjligaste mån kunna användas av andra
förvaltningar och bolag inom Stockholms stad.
 Projektet ska kunna följas upp med nyttokalkyl.
.
Vad är en e-tjänst?
Offentliga e-tjänster kan enkelt ses som sådan service som offentliga aktörer
erbjuder till medborgare, företag, intresseorganisationer och andra myndigheter
med hjälp av elektroniska kontakter som telefon, dator eller liknande. (Definition
24-timmarsdelegationen)
Med e-tjänst menar vi alla slags tjänster som förmedlas elektroniskt. E-tjänster är
ofta en del av en webbplats snarare än hela webbplatsen. Det kan vara en ansökan
om bygglov, möjlighet att välja skola eller att söka information om, jämföra och
hitta lämplig hemtjänst. Det viktigaste är att tjänsten underlättar för användaren
och uppfyller verksamhetens behov. Det som användaren ser av tjänsten kan vara
väldigt enkelt från utsidan, men på insidan finns genomtänkta verksamhetssystem
anpassade till processer och rutiner och dessutom handläggning och en förberedd
organisation vid de tillfällen e-tjänsten inte klarar att lösa invånarnas
förfrågan/behov.
Så här går det till
Steg 1 – Projektskiss
 Sökande gör en projektskiss som fylls i på intranätet. E-tjänstprogrammets
projektledare kontaktar sökande för dialog kring projektidén. Projektskissen bedöms
av e-tjänstprogrammets arbetsgrupp och beslut fattas av e-tjänstprogrammets
projektledare om sökande kan gå vidare med ansökan.
Steg 2 – Projektansökan med förstudie
 Sökande informeras om mallar och dokumentstöd som finns att hitta på intranätet
under fliken ”Samarbete och projekt”. I vissa projekt kan det vara aktuellt att göra en
mer omfattande förstudie, sökande får information om att det finns möjlighet att söka
pengar till det. I första hand ska förstudien göras med interna resurser. Ansökan om
pengar till förstudie görs på intranätet. Tillsammans med beskrivning av förstudie
skickas offert på kostnader för förstudie, maximalt 300 tkr. Ansökan om pengar till
förstudie bedöms av e-tjänstprogrammets projektledare i samråd med IT-avdelningen
vid SLK. Beslut fattas av bitr. stadsdirektör Carina Lundberg Uudelepp.
Reviderade anvisningar 2008-01-04
s
SID 3 (7)


I ansökan till e-tjänstprogrammet ska framgå, vilken nytta den tänkta e-tjänsten har
för invånarna och internt för verksamheten. Ansökan till e-tjänstprogrammet hittar du
på intranätet under fliken Samarbete och projekt. Nyttan ska beskrivas både ur ett
kvalitativt perspektiv och ur ett ekonomiskt perspektiv. Tillsammans med ansökan
skickas en kostnadsberäkning för projektet och en nyttoanalys. Använd mallen
Nyttokalkyl e-tjänstprogrammet. I varje enskilt projekt ska en eller flera personer
utpekas som ansvariga för att besparingar som uppskattas också realiseras.
Förslaget till e-projekt ska vara förankrad med nämnd/styrelse om ansökan
överskrider 3 mnkr.
Steg 3 – Bedömning och beslut om pengar till e-projekt
 Projektledaren för e-tjänstprogrammet fortsätter dialogen med sökanden och bedömer
idén och hjälper till att utveckla den. Alla projektansökningar kontrolleras av ITexpert och i e-tjänstprogrammets arbetsgrupp som har i uppdrag att analysera
projekten. Beslut och bedömning görs utifrån:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Vilket mål av kommunfullmäktiges övergripande mål berörs?
Vilka nämnder berörs?
Vem ansvarar för e-projektet respektive vilka arbetar tillsammans?
Vad är nyttan för invånarna, företagen osv.?
Vad är nyttan för verksamheten?
Vilket/vilka målkriterier berörs (se målkriterier sidan 1)?
Vilket är tidsperspektivet?
Vilken är den ekonomiska nyttan?
Vilken teknik ska användas och vad är det som är nytt?
Vilka risker finns och hur hanteras de i e-projektet och av vem?
Hur ser kopplingen ut till andra berörda eller närliggande verksamheter?
Helhetsbedömning
Beslut om förslaget till e-projekt får pengar fattas på förslag om prioritering från
SLKs ledning. IT-rådet lämnar dessförinnan synpunkter på föreslaget e-tjänstprojekt.
Ansökan över 10 mnkr fattas av ekonomiutskottet, ansökan upptill 10 mnkr fattas av
stadsdirektör och ansökan upptill 3 mnkr fattas av bitr. stadsdirektör Carina Lundberg
Uudelepp.
Steg 4 – Projektets genomförande
 I projektarbetet ska projektledaren använda sig av Lilla Ratten som
projektdokumentstöd. Vilka mallar som är aktuella för projektet avgörs tillsammans
med projektledaren för e-tjänstprogrammet. Mer information om de olika
projektverktygen finns på intranätet.
 E-projektet ska förankras med de fackliga organisationerna. Datum för behandling av
ärendet i den fackliga samverkansgruppen eller motsvarande ska meddelas till etjänstprogrammet.
Reviderade anvisningar 2008-01-04
s
SID 4 (7)










Projektledaren i e-tjänstprojektet ansvarar för att utforma kravspecifikation med hjälp
av IT-avdelning vid SLK. Projektledaren för e-projektet eller den som utses
genomför upphandling eller avrop av applikation. Projektet ansvarar för
upphandling/avrop utförs enligt de lagar, riktlinjer och instruktioner som finns inom
Stockholms stad för upphandling och i samråd med projektledaren för etjänstprogrmmet. Information om generella krav på teknisk passform och grafisk
utformning finns på intranätet. När upphandling/avrop är genomförd justeras
nyttokalkylen och skickas till e-tjänstprogrammet. Överstiger e-projekt 3 mnkr kan etjänstprogrammets arbetsgrupp göra den bedömningen att det ska göras en fullständig
PENG-analys. Kostnaden för analysen kan tas med vid ansökan.
I projektet ingår det att införa e-tjänsten/IT-stödet för hela Stockholms stad, i de fall
fler förvaltningar berörs. E-tjänsten/IT-stödet ska vara införd och tillgänglig för alla
invånare före projektet är avslutat.
Under projektet ska projektledaren för e-projektet rapportera en gång i månaden till
projektledningen för e-tjänstprogrammet enligt mallar och instruktioner som finns på
intranätet.
Diarieföring sker på den förvaltning/bolag som har huvudansvar för projektet.
Projektledaren får tillgång till e-tjänstprogrammets webbplats där projektdokument
och milstolpar ska föras in för att kunna få en samlad bild över projekten.
Varje e-tjänst/IT-stöd ska kvalitetssäkras innan den lanseras så att den är pedagogisk,
enkel och utnyttjar webbens möjligheter med validering av information och guidande
informationsflöde. Olika testgrupper ska användas som kan representera ett
genomsnitt av stadens målgrupper.
Projektet avslutas enligt tidplan men dock senast 12 månader efter beslut om
finansiering (om inte annat överenskommit med projektledningen för etjänstprogrammet).
Innan projektet avslutas ska det beslutas om vem som kommer att äga förvaltning av
den färdig e-tjänsten/IT-stödet.
Efter avslutat projekt görs en nyttouppföljning av e-tjänstprogrammet som
rapporteras till SLKs finansavdelning och ledning.
E-tjänstprogrammet förbehåller sig rätten att avsluta projekt eller hålla inne med
finansiering om det till exempel inte uppfyller sina mål. Om de överskrider budget,
om de inte håller tidplanen eller att det visar sig att projektmedel har använts till
annan verksamhet än som beskrivits i ansökan. Diskussioner kommer i dessa fall att
hållas med e-tjänstprogrammet och ansvarig förvaltnings-/bolagschef innan slutgiltigt
beslut tas.
Innan en applikation köps in eller utvecklas av Stockholms stad görs en analys för att
säkerställa:
1. Om liknande applikationer finns i någon annan enhet ska denna lösning väljas om
inte nyttokalkylen kan visa väsentligt ökad nytta med att köpa in ytterligare en
lösning.
2. Om liknande behov finns i någon annan enhet ska detta i möjligaste mån
koordineras så att den nya applikationen kan fylla båda enheternas behov om inte
Reviderade anvisningar 2008-01-04
s
SID 5 (7)
en nyttokalkyl kan visa väsentligt ökad nytta med att bara se till den egna
enhetens behov.
3. Om applikationer har tagits fram inom någon annan kommun eller annan
jämförbar aktör och som bevisats dugligt för god verksamhetsutveckling och
ökad invånarnytta ska det utvärderas och bedömas.
BESLUT OCH ANSVARSFÖRDELNING
3.1 Beslut



Ekonomiutskottet beslutar om fördelning av kostnader med redovisning i
tertialrapporter.
Stadsdirektören fattar beslut om projekt till högst 10 mnkr.
Biträdande stadsdirektör Carina Lundberg Uudelepp fattar beslut om projekt till högst
3 mnkr.
Enligt beslut om delegering i ärendet ”Snabb och lättillgänglig service till stockholmarna – förslag
till organisation, modell för finansiering, utveckling och iförande av nya e-tjänster, dnr 0312487/2007.
3.2. Åtaganden för ekonomisk rapportering och
fakturering




Förvaltning/bolag ska förse varje beslutat projekt med ett projektnummer där
kostnaderna bokförs.
Redovisning och utbetalning regleras per tertial. I de centrala tertial- och
bokslutsanvisningarna anges hur regleringen ska gå till.
Senast tre månader efter avslutat projekt ska förvaltning/bolag skicka ett utdrag ur
ekonomisystemet till e-tjänstprogrammet.
Stickprovskontroller av projekt kommer att genomföras av e-tjänstprogrammet.
3.3 Åtaganden för uppföljning och nytto utvärdering
För att e-tjänstprogrammet ska kunna påvisa resultat ska samtliga projektledare
säkerställa att deras projekt uppfyller projektmålen och att dessa är i enlighet med etjänstprogrammets övergripande mål och den nyttovärdering som gjorts inledningsvis.
Nyttovärdering görs med hjälp av mallen Nyttokalkyl e-tjänstprogrammet.


Förvaltningen/bolaget och projektledaren ska göra en egen projektutvärdering för att
ta reda på projektets resultat i enlighet med projektmålen och uppföljning av nyttan.
Projekten analyseras i dialog med förvaltningar och bolag utifrån etjänstprogrammets mål. Detta arbete sker under 2008 och 2009.
3.4 Eventuella ändringar
Kostnader utöver beslut enligt delegation får förvaltning/bolag själv stå för.
Reviderade anvisningar 2008-01-04
s
SID 6 (7)
Omfördelning av kostnader, samt förändring av tidplan, mål och syfte måste godkännas
av projektledare för e-tjänstprogrammet och noteras på Ansökan. En kopia på den
reviderade. Ansökan skickas av projektledaren till berörd förvaltnings/bolagsdirektör.
3.5 E-tjänstprogrammet – övriga åtaganden
I vissa fall initierar även e-tjänstprogrammet vissa e-projekt. Det är e-projekt som
utifrån kommunfullmäktiges mål är angelägna för att verksamheterna ska kunna
nå målen.
Under arbetets gång bidrar e-tjänstprogrammet med följande:






Fortlöpande dialog med projektledarna i e-tjänstprojekten
Samordna olika enheter, förvaltningar och bolag samt förmedla kontakter med externa
intressenter
Ge mallar för nyttoutvärdering av projekt
Kommunicera kunskap om projekt och bidra till kompetensöverföring, bl.a. med hjälp
av e-tjänstprogrammets webbplats.
Ansvara för den övergripande kommunikationen om programmet och de olika
projekten.
Samordna förankring internt av e-projekten och lansering av färdiga
e-tjänster/IT-stöd.
3.6 Förvaltnings/bolagsdirektör – övriga åtaganden
Förvaltnings/bolagsdirektören är ytterst ansvarig för projekten som etjänstprogrammet finansierar från Stockholms stads satsning att använda IT som
ett av flera redskap för att utveckla service till invånarna och Stockholms stads
verksamheter.



Förvaltning/bolag har ansvar för att politiker i nämnd eller styrelse får den
information eller fattar de beslut som krävs.
Förvaltning/bolag har ansvar för alla kontakter i förhållande till de lokala
fackliga organisationerna.
Förvaltning/bolag har ansvar för att projektansökningar inte redan har
allokerade medel i verksamhetsbudgeten.
Reviderade anvisningar 2008-01-04
s
SID 7 (7)
3.7 Projektledaren i ett e-projekt – övriga åtaganden
Projektledaren driver projektarbetet framåt, ser till att projektets mål och syften
uppfylls och att de är i enlighet med e-tjänstprogrammets övergripande mål.



Projektledaren uppdaterar projektinformation på projektwebben enligt
instruktioner från e-tjänstprogrammet.
Under projektets gång ska projektledaren informera om projektet och så stor
öppenhet som möjligt ska eftersträvas. Förvaltning/bolag och etjänstprogrammet ska enas om formerna för hur informationen ska
kommuniceras.
Projektledaren rapporterar en gång i månaden till e-tjänstprogrammet vid
möten enligt instruktioner från e-tjänstprogrammet.
E-tjänstprogrammet
Projektledning: Karin Öhlander, förnyelseavdelningen SLK
Telefon 508 29 460
Mobil 076-12 29 460
Ansvarig chef: Carina Lundberg Uudelepp, biträdande stadsdirektör/avdelningschef
förnyelseavdelningen
Arbetsgrupp e-tjänstprogrammet
Anneli Hilmersson, telefon 508 29 470
projektledare kontaktcenter, Förnyelseavdelningen SLK,
Björn Jordell, telefon 508 302
förvaltningschef Stadsarkivet
Thomas Lundberg, telefon 508 29 115
budgetchef Finansavdelningen, SLK
Stefan Svensson, telefon 508 29 569
IT-strateg och enhetschef, IT-avdelningen SLK
Martin Dolk, telefon 508 29 410
Projektledare och ansvarig Stockholm webb, SLK
Reviderade anvisningar 2008-01-04