Namn och datum Namn på kommunikationsplanen Bakgrund och syfte Beskriv vilket/vilka verksamhetsmål kommunikationen ska stödja, dvs anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen. Var så kortfattad och konkret som möjligt. Syftet kan exempelvis vara att öka kunskapen om något, lansera ny tjänst eller påverka attityder till något. Avgränsningar Beskriv avgränsningarna för kommunikationen – dvs vilka problem eller uppgifter kan eller ska kommunikationen inte lösa? Nulägesbeskrivning Beskriv nuläget för verksamheten i form av statistik, siffror, konkurrens, vad som är problemet för invånaren/patienten/organisationen/vårdgivare. Beskriv också nuläget för kommunikationen dels i form av målgruppens kännedom, kunskap, språk, intressenivå osv, dels i form av mediebild etc. Eventuellt finns en marknadsanalys där du kan hämta underlag. Målgrupper Målgruppen/-erna är de vars beteende, attityd eller kunskap kommunikationen ska påverka – direkt eller indirekt. Det är alltså inte säkert att målgruppen är densamma som mottagaren av en kommunikationsinsats. Exempelvis kan målgruppen ungdomar nås genom kommunikationsinsatser till personal på ungdomsmottagningar. Beskriv vilka målgrupper som omfattas av kommunikationsplanen. Vilka är grupperna, hur ser deras behov, attityder, medievanor, förutsättningar etc ut? Kan målgrupperna delas in i primära och sekundära grupper? Intressenter och förankring Med intressenter menas här personer eller grupper som har intressen i vår organisations verksamhet – de har en direkt eller indirekt relation med oss, och påverkar eller påverkas av det vi gör. Vilka intressenter finns och hur ska de hållas uppdaterade om den planerade och genomförda kommunikationen? Vilka behöver vara delaktiga? För att kartlägga intressenterna, ta hjälp av Invånartjänsters mall för intressentanalys. Beskriv hur kommunikationsprojektets upplägg och innehåll ska förankras hos de intressenter du bedömer vara relevanta. Kommunikationsmål Kommunikationsmålet/-en ska vara direkt knutet till verksamhetsmålet. Det kan vara: attitydmål – dvs vad ska målgrupperna tycka efter kommunikationsinsatserna, uppmärksamhetsmål – dvs vad ska målgrupperna ha uppmärksammat efter kommunikationsinsatserna, kännedomsmål – dvs vad ska målgrupperna känna till efter kommunikationsinsatserna, kunskapsmål – dvs vilken kunskap ska målgrupperna ha efter kommunikationsinsatserna eller beteendemål – dvs vad ska målgrupperna göra efter kommunikationsinsatserna. Ett mål ska formuleras så att det är SMART, dvs Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsbestämt. Kommunikationsstrategi Beskriv det övergripande, långsiktiga tillvägagångssättet för hur kommunikationsmålen ska nås. Strategierna kopplas till mål och förutsättningar och kan exempelvis handla om vilken sorts kanaler som väljs (webb, muntlig kommunikation, vidareförmedlare etc) och vilka budskapstyper som ska väljas (exempelvis handlingsutlösande budskap). Riskanalys Vilka faktorer kan motverka att vi når kommunikationsmålen? Vilken är den värsta händelseutveckling som kan ske? Modell för riskanalys: Värdera först de identifierade riskerna utifrån sannolikhet och konsekvens på en skala 1-5. Gör därefter en åtgärdsanalys för de risker som får ett högt värde. Risk Exempel: försenad leverans Exempel: kritik mot urvalet av språk i tjänsten Exempel: Sannolikhet 4 Konsekvens 5 Riskvärde (3x5=) 10 2 4 (2x4=) 8 1 3 (1x3=) 3 Ev kan du också/istället göra en så kallad SWOT-analys, en analys av interna styrkor och svagheter, samt externa möjligheter och hot, där slutsatserna utgör underlag för planering och riskåtgärder: Inom projektet och den genomförande organisationen Utanför projektet och den genomförande organisationen + - Faktorer som kan underlätta Styrkor (Strenghts) Faktorer som kan försvåra Svagheter (Weaknesses) Möjligheter (Opportunities) Hot (Threaths) Budskap Vad ska kommuniceras för att vi ska nå kommunikationsmålen? Formulera ett koncentrat av kommunikationens innehåll – observera att det inte är de slutgiltiga orden i annonsen eller på webbplatsen. Behöver budskapen anpassas för olika grupper? Stäm av budskapen mot varumärkesplattformen. Projektorganisation och ansvarsfördelning Beskriv hela projektets organisation, samt kommunikationsprojektets organisation. Vem ansvarar för kommunikationsinsatsernas olika delar? Beskriv vilken tid som beräknas gå åt för respektive person. Vilka samarbetspartners behöver vi för kommunikationen, exempelvis sakkunnig, faktagranskare, talesperson/-er? Hur ska kontakterna styras till talespersonerna? Vilka kriterier gäller för val av talespersoner? Hur ska talespersonerna förberedas? Aktivitets- och tidplan Beskriv kortfattat planerade aktiviteter och vilka tidsramar som finns inom projektet. Mallen för en detaljerad plan nedan används med fördel i ett separat dokument som är levande under hela projektet. Använd de av nedanstående rubriker som du själv anser stödjer kommunikationsarbetet på bästa sätt. Målgrupp Kommunikationsmål Budskap Kanal Aktivitet Tid Ansvarig Status Budget Vilken är budgeten och hur fördelas den? Hänvisa ev till separat kostnadsbilaga. Uppföljning Beskriv hur kommunikationsmålen ska följas upp och mätas, om nollmätningar och andra undersökningar ska genomföras etc.