INSTRUKTION
"'f""C "vÄSTRA
GÖTALANDSREGIONEN
•
Dokumenttitel
Version
Avv ikelser och rek lamationer- läkemede lsleveranser från RGL
m
Dokumentansvarig
Fredr ik Vondracek, kva li tetsansvär ig apotekme, Sj ukhusapoteket VGR
~----
-
-
Sidan l av 7
Giltig from
QSA004
20 15-09-0 I
Datum
Västra Göal' tioncn
- - - - - - - -- - - ---
5.0
Dm/id-nummer
-~~- - - - - - - - - \S\) ~~l
l'vlnrie Rasmuson. chef Sjukhusapolcket VGR
Avvikelser och reklamationer- läkemedelsleveranser från RGL
Ändringar från föregående version
Redaktionella ändringar.
Definitioner
Allvarlig avvikelse
Avvikelse
Negativ händelse
Reklamation
RGL
Tillbud
De negativa händelser/tillbud som bedöms ha allvarlighetsgrad 2
eller högre enligt Riskanalys & Händelseanalys, Handbok för
patientsäkerhetsarbete, 3 :a upplagan maj 2015 1•
Fel i beställning som innebär expeditionshinder för Apoteket AB,
samt fel i leveransflödet som inte överensstämmer med
läkemedelsförsörjningens normala rutiner. (inklusive
reklamationer, tillbud och negativa händelser).
Händelser som inneburit att patient skadats (enligt Socialstyrelsens
definition).
Påtalande av misstänkta kvalitetsbrister, förfalskningar eller andra
synpunkter rörande läkemedel som bör aviseras det tillverkande
läkemedelsföretaget2 .
Regiongemensamt lager (Apotekets Försörjningsenhet Mölnlycke)
Händelser som kunde ha inneburit att patient skadats (enligt
Socialstyrelsens definition).
Syfte
Beskrivning av rapportering av avvikelser avseende leveranser från RGL.
Målgrupp
Sjukhusapoteket VGR, Sjukhusapoteket VGR lokalt, Läkemedelsansvarig sjuksköterska,
Sjuksköterska
Ansvar
Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal ansvarar för att rapportera avvikelser.
Platschef RGL tillsammans med Läkemedelsansvarig ansvarar för att återkoppling till kund
sker samt för åtgärdshantering på RGL.
1
http://webbutik.skl .se/sv/artiklar/riskanalys-och-handelseanalys-analysmetoder-for-att-okapatientsakerheten .html
2
http ://www.l akemedelsverket.se/malgrupp/Foretag/Lakemedel/Tillsyn-och-uppfoljning--GMPG D P/Reklamationer/
...,.~ VÄSTRA
...
INSTRUKTION
GÖTALANDSREGIONEN
Dokumenttitel
Version
Avvikelser och rek larnationer- läkemedelsleveranser från RGL
5.0
Sidan 2
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Fredrik Vondracek, kv8litetsansvarig apotekare , Sjukhusapoleket VGR
QSA004
Giltig from
20 15-09-0 I
Sign VGR: \_..,~
C\V
7
I
Utförande
1. Avvikelser som upptäcks inom VGR
1.1. Den som upptäcker avvikelsen fyller i avvikelseblankett (bilaga 2) i och faxas till
RGL. RGL återkopplar då enligt informationen på blanketten. Alternativt kontaktar
den som upptäcker avvikelsen RGL via telefon:
010-447 71 00
och beskriver felet. Uppgifter som ska meddelas RGL vid telefonkontakt är samma
som i bilaga 2. I samråd med RGL avgörs åtgärd samt eventuell uppföljning av
åtgärden.
1.2. Allvarliga avvikelser skall även rapporteras på sedvanligt sätt i MedControl Pro. Som
allvarlig avvikelse klassas de negativa händelser/tillbud som bedöms ha
allvarlighetsgrad måttlig (2) eller högre enligt tabell 1 nedan:
Tabell 1: Allvarlighetsgrad och konsekvens 3 :
Allvarlighetsgrad txempeJpå konsekvenser
Katast o al ( )
Dödsfall/sjä lv
·d
Bes åie r de sto 11k 'o '" nedsätt ning (se soris
le t 1ell eller sykologisk
Betydande (3)
'i
mot o isk. fysi ologis k; i nt ef-
Bes åe r de rn attlrg funkt io nsnedsättni ng ( sen so ·i s m to ris ~ . ys rol ogiskl
i · ell ekt uell ellerr sykologi sk)
I
För ängd vå r episod för re ell er ' le patien er
in ·J
Förl1öjd vå rdnivå fö r tre eller fl er at ie ter
1.·~å
Iig ( 2.)
co
Över~ående 1 k
snedsätt ning (sensorisk1 motori sk 1 f y•siologis ...
in eUekt ue ll ell er psykologi sk)
Förlängd vå rdepcsod före eller vå pat ie te r 2,,
Förh öjd vård ni rå för en el er två pa ienter
'~· indre (1 )
'
1
Obe iag el ler o ety lrg skada
Exempelvis en haindelse med e t in.:ä ionsut orot som
:•' f•,•1eo förlarigd våirdeplsod a1vses
s I 1"eriv~ rd förlä ;g.s.
~t t
ora1bba ~
fle ra patie nte r.
vä1ndkontaktema med p·atierit 1öppe nvä rnl blir fl er eller att vä rd'ti den i
2. Reklamation
2.1. Önskas varan reklameras skall RGL kontaktas via telefon för överenskommelse om
åtgärd. Telefonnummer:
010-447 71 00
Fyll i blankett för reklamationer (bilaga 3 ). Fullständiga kontaktuppgifter krävs.
3
Riskanalys & Händelseanalys, Handbok för patientsäkerhetsarbete, 3 :a upplagan maj 2015, s22.
T"~VÄSTRA
'Y'
INSTRUKTION
GÖTALANDSREG I ONEN
Dokumenttitel
Version
Avvikelser och rek lamationer- läkemedels leveranser från RGL
5.0
Sidan 3 av 7
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Fredrik Vonclracek, kva li tetsansvar ig apotekare, SjuJJrnsapotekeL VGR
QSA004
Gil tig from
2015 -09-0 I
SignVGR: ~
I
Namn på den person som kontaktas på RGL (kontaktperson RGL) ska fyllas i. Om
varan skall returneras görs det enligt nedan. Det kan förekomma fall då reklamerade
läkemedel inte skall returneras (tex trasiga cytostatikaförpaclmingar). I dessa fall, följ
instruktion för kasserade läkemedel.
Returnera till RGL i plomberat4 separat kolli där inga andra artiklar får finnas. De grå
lådor som läkemedel levereras i bör användas. Fraktsedel för retur till RGL kan fås
från Regionservice, kontakta respektive servicedistrikt på Regionservice för detta (se
exempel på fraktsedel i bilaga 4).
2.1.1. Kopia på ifylld reklamationsblankett skall bifogas lådan (bilaga 3).
OBS kontaktperson på RGL skall anges enligt bilaga 3.
Lådan adresseras:
Apotekets försörjningsenhet
Åkarevägen 3D
435 33 Mölnlycke
2.1.2. Respektive Servicedistrikt (Regionservice) kontaktas vid behov för
överenskommelse om hämtning och returnering av godset. RGL bedömer om
kreditering av returnerade artiklar kan göras och återrapporterar till enheten i
enlighet med information på ifylld blankett för reklamationer. Kreditering skall
ske inom 30 dagar från att kontakt tagits.
Bilagor
Bilaga 1:
Bilaga 2:
Bilaga 3:
Bilaga 4:
Versionshistorik
Avvikelseblankett
Blankett för reklamation av läkemedel till RGL
Exempel på fraktsedel
Författare
Fredrik V ondracek
Inhämtat synpunkter från
Åsa Brundin, Apoteket AB
Chefer för servicedistrikten inom Regionservice
4
Buntband för plombering finns att beställa i Marknadsplatsen
T4
'f
INSTRU KTION
VÄSTRA
GÖTALANDSREG I ONEN
Dokumenttitel
Version
Avvikelser och reklamationer- läkemeclelsleveranser från RGL
5.0
Sidan 4 av 7
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Fredrik Vonclracek, kva litetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR
QSA004
Giltig from
20 15-09-01
SignVGR: ~
I
Bilaga 1: Versionshistorik
Version
5.0
4.0
3.0
2.0
1.0
Giltig/ro m Huvudsakliga förändringar
2015 -09-01
Redaktionella ändringar
2014-03 -01
Definitioner omarbetade. Avsnitt 1:
Rapporteringssätt reviderat. All varlighetsgrad
förtydligat. Punkt 2.1 .1 och 2.1.2 förtydligade.
Avsnitt 3 (Återkoppling från RGL) och 4
(Uppföljning) borttagna. Återkoppling beskrivs
i avsnitt 1, uppföljning hanteras inom Kvalitetsoch utvecklingsgrupp Sjukhusapoteket VGRApoteket AB enligt särskild överenskommelse.
Bilaga 2 och 3 anpassade efter övriga ändringar.
Bilaga 4 ny.
2013 -02-01
Definitioner omarbetade. Rapporteringssätt och
återrapportering förändrat. Instruktioner
avseende leveransavvikelse och utebliven
leverans utgår och hanteras enligt denna
instruktion. Reklamationer nytt i denna
instruktion. Bilaga 2 reviderad.
201 2-09-03 Instruktionen är helt förändrad ; Målgrupp
förändrad (närservice borttagen, beskrivs i
instruktion för godsmottagning).
Ansvarsfördelning omarbetad.
Rapporteringssätt och återrapportering
förändrat. Avsnitt 2. Avvikelser som upptäcks
av Apoteket Farmaci är borttaget.
201 2-03 -01
Ny
Författare
Fredrik V ondracek
Fredrik V ondracek
Arne Friberg,
Fredrik V ondracek
Fredrik V ondracek
Fredrik V ondracek
Tj
•
INSTRUKTION
VÄSTRA
GÖTALANDSREGIONEN
Dokumenttitel
Version
Avvikelser och reklamalioner- läkemeclels leveranser från RGL
5. 0
Sidan 5 av 7
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Giltig from
20 15-09-0 I
Fredr ik
Vondracel~,
kva litetsansvarig apotekare, Sjukhusapotek.el VGR
SignVGR: ~
QSA004
I
Bilaga 2: Faxblankett avvikelser läkemedelsleveranser
Kontaktuppgifter
Datum
I Rekvisitionsnummer/ORnummer/Kundnummer
Vården het
Förvaltning
Kontaktperson
Telefonnummer/ Mailadress
D
Jag önskar återkoppling från RGL:
(kräver ifyllda kontaktuppgifter, återkoppling från RGL sker inom 3 vardagar)
Avvike lse
Felkod 1
Felkod 2 - Markera med kryss
Utebliven leverans
D
Försenad leverans
D
Leverans till fel enhet
D
Leverans till fel qodsmottaqninq
D
Följesedel saknas
D
Följesedel till fel enhet
D
Kvittenslista saknas
D
Adressetikett
D
Felaktiq kylmärkninq
D
Felaktig sortering av backar/kolli
D
Plombering saknas
D
Plomberinq trasiq
D
Fel styrka I dos
D
Fel vara
D
Fel antal
D
Fel beredningsform
D
Ej beställd vara levererad
D
Kross
D
Fel temperatur
D
Kort I utgången hållbarhet
D
Fel tilläaasmärkninq av vara
D
Ej meddelat försening I utebliven leverans
D
Ej meddelat indragning
D
Felaktig
information från kundservice
D
Utebliven
orderbekräftelse vVNL
D
Utebliven I
försenad leverans
Felaktig transportdokumentation
Sortering
Plombering
Felaktigt innehåll i
leverans
Bristande
information
Returer
D
Övrigt fel
D
Beskrivning av avvikelsen
Transportör tar ej med returbackar
Övriga upplysningar
Vem upptäckte felet?
D Vårdpersonal
D Sjukhusapoteket VGR
D Patient
När upptäcktes felet?
D Vid leverans
D Vid uppackning
D Nästa uttag
Har läkemedel använts?
0Ja
DNej
D Ej aktuellt/vet ej
Blankette n faxas till kundservice RGL, 031 - 88 06 95 , alternativt
mailas till [email protected] inom en vecka efter att avvikelsen upptäckts
INSTRUKTION
,...., , .VÄSTR A
. . GÖTAL A NDSREG I ONEN
Dokumenttitel
Version
Avvikelser och reklamationer- läkemeclelsleveranser från RGL
5.0
Sidan 6 av 7
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Fredrik Vonclracek, kva litetsansvarig apotekare, Sj ukhusapo teket VG R
QSAOO.+
Giltig from
20 15-09-0 I
Sign VGR:
~
I
Bilaga 3: Blankett reklamation av läkemedel till RGL
Ko nta ktu ppg ifte r
Datum
Rekvisitionsnummer (RGL)
Förvaltning
Vårdenhet och Kundnummer
Kontaktperson på beställande enhet
Telefonnummer/Mailadress
Kontaktperson på RG L (den du pratat med på RGL)
Produktinformation
Varans namn
Styrka
Varunummer
Förpackningsstorlek
Batch
Beskriv orsak till retur/reklamation
RGL ska alltid kontaktas för överenskommelse om åtgärd!
Kontaktuppgifter RGL:
Mail
[email protected]
Fylls i av RGL
Vnr
Beslut
Krediteras
D
Krediteras ej D
Fax:
031 - 88 06 95
Batchnr
Motivering
Mottagen (Datum o signum)
Ti
INSTRUKTION
VÄSTRA
y GÖTALAN DSREGIONEN
Dokumenttitel
Version
Avvikelser och reklamationer- läkemecle lsleveranser från RGL
5.0
Sidan 7 av 7
Dokumentansvarig
Dm/id-nummer
Fredrik Vonclracek,\valiLetsansvarig apotekare, Sj uJJrnsapoLeket VGR
QSA004
Giltig from
2015-09-0 I
Sign VGR:
~
I
Bilaga 4:
Exempel fraktsedel
KVITTO UPPDRAG
POSTEN EXPRESS
Nr
32532
Kundnr :
r~
_
v~~-------~------~M;tta-gare -- -· ·---·-------·-·-- ------------..--Bud-~y~-lk
_ _ ___,
1- -
··----- - - - -
Kv-vert
I Betalning
Tilläggsförsäkring
Nej
Kartonger
i
·!J·
jLJ_
d
-1[
Pallgods
Ifylles e~dast vid kontant betalning
--"rt .
F-'<1.n
f----.-
. . :~19.~-~~~~-·~-·._._.·~· ...~-~--·~:~·_K_r~I
J
· . . · ~r
- - -.-_i ÄV.gift-ti)läggs.f.6._rsäkrln.g ·:..
,D ~ont,ah_t ... · · . .· summa .
V ärde .
Normal
Ekonomi
Övrigt
. . i<~. l
. .· .· . .
· Moms
Kr
.··. ·.1-T-O-TA-L
'-'------'----· .·~ -'-··--"·-·,.- -.-..-K~-~.....·1
Avgift . ··. ··
c.
Annat gods
Upphämtat av chauttör
Tolalvikl kg
Namn
Nr
Datum
Kl
0 e0 o Tr;.eJ.tJl ;W . Kor.{)Ah'
Levererat till
Datum
Namnförtydligande (Textat)
Blad1 : Avsända.rens
ex.
Kl
Blad 2: Posten Express ex. Blad 3: Mottagarens ex .
Fraktsedel för retur till RGL kan fås från Regionservice. Kontakta respektive servicedistrikt
på Regionservice.
