Kapacitetsplanering på Logopedmottagningen Öronkliniken, Universitetssjukhuset Linköping Birgitta Rosén Gustafsson Logopeder arbetar med… …kommunikation Logopeder arbetar med… • • • • Språk Tal Röst Sväljning språk tal röst Logopeder arbetar med… • • • • • Språk Tal Sväljning Läsförmåga Skrivförmåga Exempel på diagnoser • Barn med försenad/avvikande språkutveckling (språkstörning) • Vuxna med dyslexi • Oralmotoriska svårigheter • Läpp-, käk-, gomspalt • Cochleaimplantat • Hörselskador • Stamning • Cancer i munhåla/svalg/struphuvud • Sväljningssvårigheter • Röststörningar – organiska eller funktionella Logopedmottagningen US • 11 logopeder, inkl klinisk adjunkt i logopedi, 25% usk • Regionansvar för vissa patientgrupper; LKG, CI, tumör, TS • Länsansvar dyslexi och viss stamningsbehandling • 2 logopeder i skolor olika dagar • Vissa har mottagning på BVC • Medverkar i olika team • Samarbete med HU:s logopedprogram (32 platser, varje ht), 4 år • Medverkar i olika forskningsstudier Kapacitetsplanering • Under 2009 påbörjades skattningen av aktiviteter och sammanställning av statistik hämtades från Cosmic. • September 2010 intensifierades arbetet > aktivitetslistan slutfördes. • November 2010 aktivitetsmätning, varje logoped, 4 veckor, all tid mättes. Aktiviteter • • • • • • • Talspråk Nybesök Talspråk Återbesök Röst Nybesök Röst Återbesök Oralmotorik Nybesök Oralmotorik Återbesök Stamning Nybesök • Stamning Återbesök • Sväljning Nybesök • Sväljning Återbesök • • • • • • • • • • • CI Nybesök CI Återbesök LKG Nybesök LKG Återbesök Cancer Nybesök Cancer Återbesök Hörsel Nybesök Hörsel Återbesök Dyslexi Nybesök Dyslexi Återbesök ADMINISTRATION för resp Aktiviteter forts • • • • • • • • • Remissbedömning Telefonkontroll Teamkonferens Logopedträffar Logopedprogram Handledning Auskultation Arbetsplatsmöte Samverkansgrupp • • • • • • • • • Möten Telefonsamtal Restid Övrig administration Cosmicråd Utbildning Raster Eventuella störningar Ledtid Optimering • Resultaten från mätningen och besöksstatistik sammanställdes > med hjälp av logistiker beräknades tid och antal besök, fördelningen mellan de olika logopederna • Optimeringsverktyg användes, dvs antal tim tillgänglig tid/person > fördelades någorlunda jämnt utifrån diagnosansvar Optimeringsverktyg Produktionsplanering • Utifrån optimeringsverktyget beräknades sedan det totala antalet besök som måste genomföras under 2011 för en jämn produktion och för att undvika köer. • En produktionsökning med 30% planerades p g a: Dyslexiutredningar Skolbarnsremisser Förmodad underremittering från BVC Prognos 2011 Logopedmottagningen Logopedbesök/diagnosområde 2011 210 180 100 Talspråk 180 Röst 310 Oralmotorik 15 Stamning 315 Sväljning 2 450 CI LKG 240 Cancer Hörsel Dyslexi 700 Totalt antal besök 4700 Produktionsplanen Produktionsplanering • Hela produktionen följs kontinuerligt. Varje vecka registreras: o Planerad produktion o Inflöde remisser o Utfall, d v s genomförda besök o Antal väntande pat • Varje logoped har en egen produktionsplan med planerat antal besök/vecka som ska utföras Produktionsplanering • De fem största diagnoserna följs enligt denna mall, nybesök och återbesök • För övriga diagnoser registreras bara totala antalet besök Produktion barnlogopedi 2011 Produktionsplanering för antal mottagningsbesök/vecka Talspråk 2011 Nybesök Återbesök 80 Behov/vecka 9 70 60 10 11 50 13 8 3 15 4 6 10 6 6 2 5 44 42 3 42 47 49 46 33 52 43 33 32 0 6 49 28 34 36 41 6 50 4 1 24 22 24 6 8 8 35 34 25 22 46 36 34 32 33 2 45 48 46 45 43 39 2 23 2 15 25 v3 v6 v9 v12 v15 v18 v21 v24 v27 v30 41 4 29 26 12 2 2 15 5 5 0 v52 5 3 10 8 36 21 10 0 40 47 15 5 9 67 7 30 6 6 5 3 6 3 3 13 8 13 9 40 20 14 7 8 14 11 v33 v36 v39 v42 v45 v48 v51 LEAN- tavelmöten en gng/v • • • • Veckans resultat följs upp Målen Tillgänglighetskravet, 60 dagar Sekreterare bokar fortlöpande nybesöken på markerade tider i Cosmic-tidboken • Nya rutiner infördes 1/3-11 • Ständig utveckling… LEAN Projekt 1 – mål: 1. Den 1/7: tid direkt för röstpatienter 2. Den 1/10, tid direkt för 50% av pat, ingen väntat > 60 dagar • Mål 1 uppfyllt i juni. • Mål 2 uppfyllt uppfylldes inte under 2011 Projekt 2: Öppen tidbok i Cosmic där BVCsköterskor kan boka tid direkt för pat på Logopedmottagningen. Slipper många administrativa steg. Resultat 2011 • Antalet inkommande remisser ökade med 27% (befintlig personal!) • Tillgängligheten förbättrades avsevärt och för flera patientgrupper t o m ”tid direkt”. • Vet vad vi ”gör av tiden”. • Produktionsplanerna hölls strikt under första halvåret 2011 men tyvärr inte lika strikt under andra. Uppföljning? Uteblivna pat? Sjukdom. • Generellt positiv uppfattning bland medarbetarna som har bättre kontroll över sin arbetsdag även om det ibland kan upplevas stressande (uteblivna mm). • Genererar nya projektidéer… 2012 • Fortsättning på projektet…. • 1 mars: Öppen tidbok i Cosmic, dvs BVC bokar tider direkt på Logopedmottagningen i särskild tidbok i Cosmic. Utvärderas juni 2012 • Fördelar: tid direkt, patientens eget val, sparar många onödiga steg i processen, jämnare flöde • Mars 2012 totalt 5% som väntat >60 dagar, ingen >90 dagar Tack för idag!