Riktlinjer
sociala medier
Fastställd av kommunfullmäktig, § 58, 2011-09-26
Riktlinjer för användning av sociala medier i
Essunga kommun
Bakgrund
Sociala medier är ett samlingsbegrepp för en rad Internetbaserade sajter som skapar
möjlighet till dialog. Exempel på detta är FaceBook, Twitter och bloggar.
Sociala medier ska endast användas som ett komplement till kommunens egna
webbplatser.
Redan idag är Essunga folkbibliotek aktivt inom sociala medier med en sida på
FaceBook.
Riktlinjerna tas nu fram för att hjälpa anställda i Essunga kommun att ha rätt
beredskap och kompetens för att kommunicera på ett lämpligt och lagenligt sätt i
sociala medier.
När kommunen deltar i sociala medier påverkas även varumärket.
Riktlinjerna ska säkerställa att hanteringen av sociala medier stämmer med
kommunens övriga informationshantering (informationsstrategi).
Hänvisas även till kommunens Riktlinjer för anställdas användning av
informationssystem (2011-02-28) då det är viktigt att frågan, kring vad man som
anställd gör i tjänsten och inte, är klar och tydlig.
Juridik
Sveriges kommuner och landsting, SKL, har gjort en granskning av juridiken och
kommit fram till att det är fritt fram för kommuner att använda sig av sociala medier,
men att vi måste förhålla oss till flera olika lagar:
Tryckfrihetsförordningen (TF), handlingsoffentligheten
Förvaltningslagen
Upphovsrättslagen (hantering kring publicering kring personuppgifter, ibland kan
samtycke krävas)
Yttrandefrihetsgrundlagen (YGL)
Personuppgiftslagen
Lagen om elektroniska anslagstavlor
I avvaktan på E-delegationens kommande riktlinjer för hur myndigheter ska använda
sig av sociala medier har Sveriges Kommuner och landsting (2010-04-28) kommit
med riktlinjer och en checklista som rör den formella hanteringen av sociala medier.
Riktlinjer för användning av sociala medier i Essunga kommun
2
SKL:s riktlinjer i sammandrag:
Det ska finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda
sociala medier i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala
medier som anställd och inte som privatperson.
Kommunen bör utse vilka personer som får skriva på sociala medier för
kommunens räkning.
Inlägg ska vara strukturerade på sådant sätt att de är lätt sökbara, exempelvis i
kronologisk ordning, för att tillgodose kravet på registrering.
Kommunen bör ha en förteckning på egna webbplatsen över vilka externa
webbplatser (t ex Facebook och Twitter) som kommunen är aktiv på.
Beslut om att tillåta politiker att länka från kommunens webbplats kan tas lokalt,
men det måste tydligt framgå att åsikterna som framförs inte är kommunens.
Kommunen måste fatta gallringsbeslut avseende egna och andras inlägg i sociala
medier
En gång per halvår, eller vid större förändringar, ska skärmdumpar från de sidor
man är aktiv på, sparas.
Handlingar som omfattas av sekretess får inte förekomma på sociala medier.
Brottsligt material ska tas bort, till exempel hot eller hets mot folkgrupp.
Varje arbetsgivare bestämmer själv vilka regler som gäller hur anställda får
använda sociala medier på arbetstid
Västra Götalandsregionen har tagit fram råd vid användning av sociala medier (201009-30) och lyfter där fram hur viktigt det är att se till möjligheterna med
användningen, men att man inte heller får glömma de risker som finns. Man har även
tittat på Roller och Ansvar.
Möjligheter
Skapa dialog, förståelse och delaktighet
Möjlighet att bättre förstå målgruppernas önskemål och behov
Nå andra målgrupper än med traditionella medier
Bredare information om verksamheten
Attrahera och rekrytera nya medarbetare
Ökad service/tillgänglighet/goodwill
Möjlighet till snabb spridning av information
Erfarenhetsutbyte med andra inom samma yrkesområde eller i andra
organisationer
Risker
Det som publiceras och diskuteras på webben riskerar att nå stor spridning på
kort tid
Verksamhetens trovärdighet kan skadas, eftersom det kan vara svårt att lita på
uppgiftslämnaren.
Riktlinjer för användning av sociala medier i Essunga kommun
3
Sociala medier kräver resurser främst i form av personal och tid, och det kan vara
svårt att överblicka nyttan och effekterna.
Det kan vara svårt att dra gränser mellan privat och professionellt.
Roller och ansvar
Informationsansvaret följer linjeansvaret. Det är alltså ytterst den ansvariga chefen
som bedömer om verksamheten ska använda sig av sociala medier i sin
kommunikation och på vilket sätt det ska ske, vad mediet ska användas till och vad
som får förekomma där. Frågor och kommentarer som uppstår i de valda kanalerna
ska hanteras på samma sätt som i andra kanaler, till exempel vid debattinlägg i
morgontidningen och frågan behöver därför ägas av en ansvarig person.
Hantering i vår kommun
SKL:s riktlinjer (se ovan) ska följas.
Uppdraget i Essunga kommun ges av kommunens ledningsgrupp.
Varje verksamhetschef ansvarar för beslut kring vem som ansvarar för sociala medier i
viss verksamhet.
Ytterst ansvarig är kommunens informationsansvarig, idag AM Alströmer.
Alla praktiska frågor ska skötas av vår webbsamordnare som blir huvudredaktör, idag
Emelie Widarson.
Praktisk hantering:
1. Allt deltagande i alla typer av sociala medier från Essunga kommuns olika
verksamheter ska samlas och presenteras på en gemensam plats inom
kommunens externa webbplats www.essunga.se.
Huvudredaktör (idag Emelie Widarson) hanterar denna gemensamma plats.
2.
När kommunen väljer att bli aktiv inom ett socialt medium ska en samlingsplats
(kommunens ”officiella sida”) skapas inom mediet med målsättningen att allt
kommunalt material/kommunala sidor inom det specifikt valda mediet ska nås
genom samlingsplatsen via länkningar.
Denna ”huvudsida” skapas och sköts av en huvudredaktör, idag Emelie
Widarson.
Korslänkningar till egna webbplatsen eller andra sociala medier ska också göras
härifrån, om det bedöms möjligt. Samtliga kommunala sidor inom mediet ska
innehålla dessa vidarelänkningar.
3.
Varje verksamhetschef ansvarar för ställningstaganden till önskemål inom egna
verksamheten kring att initiera deltagande i ett socialt medium (blogg, Twitter,
Facebook, YouTube, etc).
Varje ärende ska bedömas utifrån möjligheterna att tillgodose krav avseende:
- resurser på lång sikt i form av tid och personal
- personlig lämplighet hos den som ska bli ansvarig för deltagandet
- formalia avseende lagstiftning, SKL:s riktlinjer etc
- mål, målgrupp och - utifrån detta - val av kanal (media), liksom valet
av tvåvägs- alternativt envägskommunikation
- kvalitetskrav på innehållet
Riktlinjer för användning av sociala medier i Essunga kommun
4
4.
Verksamhetschefen ger ett uppdrag till den person som utsetts som ”redaktör”.
Blankett ”Uppdragsbeskrivning för sociala medier” används för detta. Se bilaga.
Kommer att finnas kommunens intranät.
Huvudredaktör, idag Emelie Widarson, ska därefter kontaktas för den praktiska
hanteringen kring officiell registrering vid mediet samt till kommunens egen
listning i Dokumenthanteringsplanen
5.
Sidorna inom respektive media ska utformas med inriktning på Essunga
kommuns trovärdighet, med officiella telefonnummer och särskilda epostadresser. Där det är möjligt ska kommunens logotyp användas och den
grafiska profilen tillämpas. Enskild anställd ska inte registreras som ansvarig för
en kommunal sida på ett socialt medium såvida inte mediet ifråga saknar
möjligheter att registrera en organisatorisk enhet. Sidorna/platsen inom det valda
sociala mediet får inte utestänga enskilda genom krav på medlemskap,
registrering, etc, utan måste vara öppna för alla på lika villkor.
6.
När ett konto registreras ska alltid användarnamn och lösenord finnas tillgängliga
för fler kollegor, så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro. När ett konto ska
avslutas måste det förankras hos närmaste chef och huvudredaktören måste
underrättas.
7.
Varje redaktör ansvarar för att olämpligt och brottsligt material som återfinns på
webbplatsen tas bort så snart som möjligt.
8.
Varje redaktör ansvarar för att skärmdumpar tas och sparas två gånger per år,
samt vid större förändringar på webbplatsen.
9.
Varje redaktör ansvarar för att gallring av inaktuellt material som återfinns på
webbplatsen görs löpande varje vecka.
Frågan om politikers medverkan på kommunens webbplats kan behöva hanteras.Det
går att skapa ett politiskt oberoende forum för att tillgodose allmänhetens önskemål
om direktkommunikation med kommunens politiska ledning. Enskilda politikers eller
partiers närvaro i olika sociala medier ska dock inte förekomma på kommunens
webbplats, då den kan riskera sammanblandas med de starkt personliga och politiska
färgade åsikter som politikerbloggar/motsvarande ibland innehåller.
Riktlinjer för användning av sociala medier i Essunga kommun
5
