LAHOLMS KOMMUN
G R A N S K N I N G AV Å R S R E D O V I S N I N G
2005
Avs eend e
nämnd ernas verks am hets red ovis ning ar s amt
personalekonom is k redovis ning
HUGO BÄCKSTRÖM
MARS 2006
Granskningsrapport
NÄ M N D E R NA S V E R K S A M H E T S R E D OV I S N I N G A R
Kommunallagen anger förutsättningarna för nämndernas verksamhetsredovisning;
Fullmäktige får uppdra åt en nämnd att i fullmäktiges ställe besluta i ett visst ärende eller
en viss grupp av ärenden (3 kap.10 §). I samband med att budgeten fastställs eller anslag
annars beviljas får fullmäktige uppdra åt en nämnd att genomföra en viss verksamhet
inom ramen för de riktlinjer eller andra generella beslut om verksamheten som fullmäktige
har fastställt, om inte något annat följer av lag (12 §).
Nämnderna skall redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har
lämnat till dem med stöd av 10 § första stycket och 12 §. Fullmäktige skall besluta om
omfattningen av redovisningen och formerna för den (15 §).
I kommunens anvisningar avseende utformning av årsredovisning 2005 anges att nämndernas
redovisningar i sin helhet skall sammanställas i en särskild handling samt i en förkortad version
samordnas i kommunens årsredovisning. För att uppnå överskådlighet samt hög läsbarhet skall
redovisningarna ha följande struktur (huvudrubriker:);
Årets verksamhet (nämndens verksamhet skall beskrivas med utgångspunkt från
organisation och ansvarsområden på ett övergripande sätt samt viktiga händelser under
året)
Ekonomiskt resultat (beskrivning och förklaring av orsaker till eventuella
budgetavvikelser samt betydande kostnadsavvikelser i förhållande till föregående år.
Även orsaken till eventuella avvikelser till tidigare budgetutfallsprognoser skall
kommenteras)
Måluppfyllelse (avstämning mot beslutade mål i nämndsplanen. Samtliga angivna
effektmål skall redovisas med avstämning av måluppfyllelsegrad och inledas med ”målet
uppfyllt/delvis uppfyllt/inte uppfyllt”)
Verksamhetsmått och nyckeltal (skall kunna beskrivna resursanvändningen och
resursutnyttjandet och därigenom bidra till att mäta vilket resultat som uppnåtts.
Redovisningen skall omfatta redovisning 2004, budget 2005 samt redovisning 2005)
Årets investeringar (större och viktigare investeringar samt större budgetavvikelser)
Framtiden (beskrivning av kommande problem och/eller möjligheter eller andra
utvecklingstendenser).
Genomförd granskning av nämndernas verksamhetsredovisningar ger underlag för följande
helhetsbedömning.
Nämnderna lämnar överlag en bra redogörelse över sina uppdrag samt viktiga händelser under
året. Redovisningen av ekonomiska avvikelser och dess orsaker är i stort tillräcklig, ofta utförlig. I
något fall bör den göras mer tillgänglig. Framtidsavsnitten ger en bra bild över nämndernas
viktiga framtidsfrågor. En påtaglig och positiv utveckling jämfört med föregående år kan noteras
beträffande i synnerhet redovisningen av måluppfyllelse och i viss mån även för verksamhetsmått
och nyckeltal.
Fortsatt utveckling av nämndernas redovisning
Lagen om God ekonomisk hushållning ställer krav på att sambandet mellan den verksamhet som
bedrivs (prestationer, resultat och effekter) och de resurser som avsätts skall vara tydligt.
2
Sambanden skall framgå av såväl förvaltningsberättelsen (dvs. övergripande för kommunens
samlade verksamhet) som enskild nämnds verksamhetsberättelse. Hur redovisningen skall
utformas för att tillgodose detta krav har lagstiftaren överlämnat till kommunerna att utveckla.
Det är populärt att prata om utmaningar, detta är definitivt en sådan. Mot den bakgrunden
förefaller följande två utvecklingsområden i den nuvarande redovisningen vara aktuella att
utveckla vidare.
Redovisningen av måluppfyllelse. Vi kan konstatera att för flera nämnder, inklusive kommunstyrelsen,
kom den första ”riktiga” nämndsplanen (för 2005) att omfatta många inriktnings- och effektmål.
Eftersom det är respektive nämnd som föreslagit att dessa mål skall sättas för den verksamhet de
har ansvaret för har det givetvis funnits goda skäl för detta, sannolikt sammanhängande med
vilken bedömning man gjort av behovet av stöd och styrning för och av verksamheten. Skall man
närma sig lagens krav – vilket är utmaningen – verkar det emellertid rimligt att med utgångspunkt
från respektive nämnds kärnverksamheter försöka utforma ”sammanfattande” mål till vilka
anvisad resurs kan relateras. I den årliga verksamhetsredovisningen redovisas för dessa
”sammanfattande” mål årets prestationer, resultat och effekter. Detta leder över till det andra
utvecklingsområdet, nämligen
Verksamhetsmått och nyckeltal. Inför årets redovisning anvisades att denna redovisning skall bidra till
beskrivningen av resursanvändning och omfatta redovisning 2004, budget 2005 samt redovisning
2005. Ett par av nämnderna har inte följt anvisningarna utan redovisar fortfarande en tidsserie. I
ett par fall har nämnderna helt reviderat innehållet, förmodligen i en strävan att reducera
omfattningen men troligtvis också för att spegla väsentligheter, exempelvis effektmål. I stort
gäller emellertid fortfarande att redovisningarna domineras av verksamhetsmått medan nyckeltal
är mer sällsynta.
Verksamhetsmåtten, vilka normalt speglar volymförändringar, bidrar till nämndens övriga
beskrivning av resursanvändningen. Däremot bidrar de inte på samma sätt till att visa hur
kostnadseffektivt verksamheten bedrivs vilket också kan vara av betydelse vid bedömning av om
god, ekonomisk hushållning präglar det sätt som verksamheten bedrivs på. Med andra ord bör
fler nyckeltal eftersträvas i kommande nämndsredovisningar.
Underlag för helhetsbedömningen utgörs av följande sammanfattande analys av respektive
nämnds redovisning;
Barn- och utbildningsnämnden
Redovisningen av årets verksamhet har samma utformning som föregående år och är informativ.
Viktiga händelser eller förhållanden kommenteras. Det finns en god ambition att utförligt
redovisa det ekonomiska resultatet. Med utgångspunkt i dels en tabell över senare års
kostnadsutveckling, dels en nettoredovisning av enskilda verksamheters kostnader 2004-2005
samt även en budgetavräkning avseende 2005 för dessa verksamheter kommenteras det
ekonomiska utfallet på olika sätt. Den utformning som valts bidrar till att det är svårt (för den
som är mindre insatt) att få grepp om helheten. Även om anvisningarna inte följts så har
redovisningen av måluppfyllelse påtaglig förbättrats jämfört med föregående år då avstämning mot
uppföljningsbara mål saknades. Sammantaget har 19 effektmål bedömts och kommenterats.
Liksom föregående år redovisas ett ganska stort antal verksamhetsmått som visar
volymförändringar för de sista, fyra åren vilket ger ett underlag för bedömning av
kostnadsutveckling. I princip (två undantag) saknas fortfarande nyckeltal som speglar
kostnadseffektiviteten i verksamheten. Anvisningen om att utfall 2004, budget 2005 samt utfall
2005 skall redovisas har inte följts. Årets investeringar redovisas och kommenteras. Redovisningen
avseende Framtiden ger en bakgrund till samt beskrivning av de strategiska frågor nämnden har att
hantera framåt.
3
Kultur- och fritidsnämnden
Under Årets verksamhet redovisas alla delar av nämndens verksamhet, viktiga händelser eller
förhållanden kommenteras. Jämfört med föregående år har strukturen samt fokus på
väsentligheter förbättrats. Redovisningen är informativ. Information om organisationen saknas.
Under Ekonomiskt resultat redovisas nämndens negativa nettokostnadsavvikelse (- 551 kkr.),
väsentliga avvikelser analyseras och kommenteras särskilt och tillräckligt. Under Måluppfyllelse
redovisas nämndplanens mål samt verksamhetens utfall. I förhållande till föregående år är detta
en stor förbättring eftersom sådan redovisning i princip saknades avseende 2004 års verksamhet.
Totalt finns 7 inriktningsmål med 10 effektmål. Med undantag av de tre som avser kulturskolan
har målen bedömts samt kommenterats. Beträffande verksamhetsmått och nyckeltal är det i huvudsak
verksamhetsmått utvisande volymförändringar i de olika verksamheterna som redovisas. Ett fåtal
nyckeltal redovisas. I förhållande till föregående års redovisning har antalet verksamhetsmått
kraftigt reducerats. Nyckeltal som speglar kostnadseffektiviteten saknas. Årets investeringar
redovisas. Nämndens viktiga frågor de kommande åren sammanfattas på ett strukturerat sätt
under rubriken Framtiden. Det kan noteras att framtidsredovisningen i allt väsentligt sammanfaller
med föregående års.
Miljö- och byggnadsnämnden
Alla verksamheter redovisas och kommenteras, viktiga händelser eller förhållanden kommenteras
under rubriken Årets verksamhet. Miljökontorets verksamhet redovisas utförligare än föregående år
medan mätgruppens är i princip identisk. Under Ekonomiskt resultat är orsaker till överskottet,
1215 kkr. tillräckligt redovisat. Nämndens redovisning av Måluppfyllelse utgår från fullmäktiges
fem övergripande mål och omfattar 8 inriktningsmål samt 9 effektmål. Något effektmål har inte
bedömts enligt anvisning. I samtliga fall lämnas en bakgrund till den bedömning som gjorts.
Jämfört med 2004 har redovisningen "lyft". Under Verksamhetsmått och nyckeltal redovisas
volymförändringarna för åren 1999-2005 vilket bidrar till beskrivningen av till vad nämndens
anslag använts. Nyckeltal som speglar kostnadseffektiviteten saknas. Anvisningen om att utfall
2004, budget 2005 samt utfall 2005 skall redovisas har inte följts. Årets investeringar redovisas.
Nämndens framtidsredovisning för stadsbyggnadskontoret präglas av den expansiva utvecklingsfas
som kommunen nu befinner sig i. Aktuella, angelägna projekt redovisas och kommenteras.
Motsvarande redovisning görs avseende miljökontoret vilket även har att anpassa verksamheten
till nya EU-förordningar inom livsmedelstillsynen.
Servicenämnden
För den skattefinansierade verksamheten redovisas under Årets verksamhet kortfattat vilka
verksamhetsområden som omfattas samt tre viktigare händelser eller processer (stormen, ny
kostutredning samt att utveckla samarbetet med beställarna). Även de avgiftsfinansierade
verksamheterna redovisas kärnfullt vad avser viktiga händelser. Orsaker till avvikelser redovisas
per verksamhet under avsnittet Ekonomiskt resultat. Även VA-verksamhetens och
Avfallshanterings avvikande resultat förklaras. Nämnden redovisar ett mindre överskott avseende
skattefinansierad verksamhet samt VA men ett underskott för avfallshanteringen. Efter
kommunstyrelsen är det Servicenämnden som har flest inriktnings- och effektmål vilket framgår
av redovisningen av Måluppfyllelse. För skattefinansierad verksamhet finns 22 inriktningsmål samt
37 effektmål. Med något undantag redovisas utfallet samt en bakgrund till den gjorda
bedömningen. För VA-verksamheten redovisas och kommenteras 3 inriktningsmål med 6
effektmål. Något mål bör revideras. För avfallshanteringen finns 4 effektmål (1 Inriktningsmål)
vilka samtliga, med ett undantag, kommenteras och redovisas. Beträffande Verksamhetsmått och
nyckeltal har redovisningen delvis förändrats jämfört med föregående år (då redovisades för övrigt
enbart ett år) vad gäller skattefinansierad verksamhet. Vissa av uppgifterna 2004 stämmer inte
med motsvarande uppgift i 2005 års redovisning. Redovisningen för Avfallshantering har
förändrats medan VA använder samma mått/nyckeltal som 2004. Sammantaget har
redovisningen förbättrats men vissa frågor väcks kring några uppgifters trovärdighet. Under Årets
investeringar förklaras orsakerna till avvikelsen (skattefinansierad verksamhet). Beträffande VA
hänvisas i stort till kommande revidering av investeringsbudgeten vilket kan ifrågasättas. Denna
4
fråga kan ha samband med tidigae påtalade brister från servicenämndens sida att slutredovisa
investeringsprojekt till fullmäktige. Under Framtiden redovisas för varje verksamhetsområde vilka
viktiga frågor som skall hanteras framåt. Redovisningen är informativ. För VA samt
Avfallshantering markeras strategiska frågor av ekonomisk vikt för kommunen.
Socialnämnden
Under Årets verksamhet lämnas en mycket utförlig redovisning. Den intresserade har goda
möjligheter att ta del av vad som varit vägledande för och blivit resultatet av det arbete som
bedrivits under året. Nämndens Ekonomiska resultat redovisas ingående och med
avvikelseförklaringar för varje verksamhetsdel. I ett fall (personlig assistans) aviseras egen
fördjupad analys då förklaring saknas. Det samlade resultatet är ett överskott om 4,5 mkr inkl. en
särskild pott om 8,6 mkr för att kompensera volymökningar inom Vård och Omsorg.
"Extrakostnaden" för årets volymökning är kostnadsberäknad till 3,5 mkr. Föregående år
lämnades en allmänt hållen redovisning av Måluppfyllelse med hänvisning till dåvarande
Laholmsnämndens mål. Nu lämnas, i likhet med övriga nämnder, en redovisning som utgår från
fullmäktiges och nämndens mål enligt nämndsplan 2005. Redovisningen görs i princip enligt
anvisningar, kommentarer lämnas i anledning av den bedömning som görs. Utöver ett
övergripande Inriktningsmål redovisas totalt 4 Inriktningsmål med 10 Effektmål. Föregående års
flersidiga Verksamhetsmått- och nyckeltalsredovisning har bantats till att omfatta en sida i
nämndsredovisningen. Detta har åstadkommits genom en redovisning på "totalnivå" samt
avgränsning till kostnadstunga verksamheter. Därmed har vissa verksamheter prioriterats bort,
exempelvis vuxenstöd och psykiatriverksamheterna. Med tanke på att det fortlöpande sker
förändringar i kommunens och därmed nämndernas verksamheter finns det skäl att årligen
ompröva vilka nyckeltal som bäst stödjer den fortlöpande uppföljningen av viktiga verksamheter.
Kan det t.ex. – mot bakgrund av nämndens framtidsbedömning om en trolig ökning av
accentuerade missbruksproblem finnas anledning att tillföra redovisningen ett sådant nyckeltal?
Anvisningen om hur verksamhetsmått och nyckeltal skall redovisas har inte följts fullt ut. Årets
investeringar redovisas och kommenteras. Under Framtiden sammanfattas nämndens viktiga frågor
framåt på ett strukturerat sätt.
Utvecklings- och näringslivsnämnden
Alla delar av verksamheten redovisas mycket utförligt under Årets verksamhet, viktiga händelser
eller förhållanden kommenteras. Redovisningen är informativ. Under Ekonomiskt resultat
redovisas och förklaras orsaker till avvikelse ingående och för varje verksamhetsdel. Nämnden
redovisar totalt ett överskott på ca 2 mkr. Det är främst KY som gett underskott men även
näringslivsenheten. medan främst AME, IT-enheten, bredband samt flykting bidragit till
överskottet. 2004 redovisades Måluppfyllelsen mer övergripande i förhållande till fastställda mål för
verksamheten. 2005 sker redovisningen enligt anvisningar. På förslag av nämnden har
Fullmäktige fastställt 25 Effektmål (15 Inriktningsmål) vilka bedömts. Med ett par undantag finns
en informerande kommentar till gjorda bedömningar. Beträffande Verksamhetsmått och nyckeltal
följer redovisningen anvisningarna. Jämfört med 2004 har den utvecklats genom en ny
utformning med i ganska stor utsträckning annat eller utvecklat (från mått till nyckeltal) innehåll.
Redovisning för IT-infrastruktur har tillförts, dock ej för IT-verksamheten. Årets investeringar
redovisas och kommenteras. Under Framtiden redovisas nämndens viktiga frågor de kommande
åren för respektive verksamhet.
Kommunstyrelsen
Till skillnad från föregående år redovisas nu Årets verksamhet enligt anvisningar. Det framgår vilka
frågor som KS prioriterat. Verksamhetens olika delar särredovisas. Under Ekonomiskt resultat
redovisas orsaker till avvikelser per delområde. Sammantaget är Styrelsens underskott 370 kkr.
Också till skillnad från föregående år redovisas Måluppfyllelse enligt anvisningar samt delvis med
KF´s övergripande mål som utgångspunkt. För sin verksamhet har styrelsen och fullmäktige
fastställt ett förhållandevis stort antal mål, 15 Inriktningsmål samt 63 Effektmål. Av dessa avser 6
Inriktningsmål och 23 Effektmål räddningstjänsten. Avseende räddningstjänsten finns också i
5
samtliga fall en bedömning med kommentar. Delvis gäller det också övriga mål men lika ofta
består utfallsredovisningen enbart av redogörelser över det arbete som bedrivits. Verksamhetsmått
avseende befolkningsutveckling, försäljning av bostads- och industrimark samt räddningstjänst
redovisas. Det är tveksamt om redovisning av befolkningsutveckling respektive markförsäljning
bidrar till att beskriva hur tillgängliga resurser använts. Orsaker till den positiva avvikelsen (ca 2,3
mkr) avseende Årets investeringar redovisas. Av styrelsens redovisning av Framtiden framgår tydligt
vilka strategiska frågor kommunen och KS bör prioritera.
P E R S O N A L E KO N OM I S K R E D OV I S N I N G
Den personalekonomiska redovisningen innehåller uppgifter om antalet anställda,
könsfördelning och sysselsättning, yrkeskategorier, åldersfördelning, frånvaro,
personalomsättning samt lönekostnader men även, sedan 2004 uppgifter om
företagshälsovård, friskvårdskort, arbetsmiljö och samverkan, övertid/mertid samt en
avslutande redovisning av Hälsoprojektet. De kompletterande diagrammen bidrar positivt
till läsbarheten. Sammantaget ger redovisningen därmed ett bra underlag för fördjupad
analys samt åtgärdsplanering.
Bedömning och iakttagelser
Årets personalekonomiska redovisning är informativ och uppfyller lagstiftningens krav på
redovisning av sjukfrånvaron.
Den tidigare negativa trenden med ökande sjukfrånvaro (2002-2004) har förhoppningsvis
brutits. För 2004 redovisades en sjukfrånvaro om 7,7%, för 2005 7,1. Aktiva åtgärder i
form av ny policy för rehabilitering, utbildning av chefer, andra aktiviteter inom ramen för
Hälsoprojektet, vilka är en följd av att minskad sjukfrånvaro är en av kommunens
strategiska frågor har kanske börjat ge effekter. Kommande års utveckling kommer
förhoppningsvis att bekräfta denna förhoppning. För att ytterligare synliggöra även den
ekonomiska betydelse som frånvaro har borde den personalekonomiska redovisningen
kompletteras med sådan information.
En reviderad personalpolicy (med åtgärder) har fastställts under 2004. I 2004 års
granskningsrapport framhölls att personalredovisningen för 2005 och framåt borde
kompletteras med en övergripande uppföljning av måluppfyllelse. Denna uppfattning
kvarstår.
6
