Administrativa rutiner på Området för verksamhetsstöd 2015-09-24
Området för verksamhetsstöd
Kristina Orbán Meunier/Karin Ratas
Administrativa rutiner på Området för verksamhetsstöd
För att förenkla för dig som medarbetare har vi här gjort en sammanfattning av olika
administrativa rutiner. Här tar vi upp de vanligaste administrativa rutinerna när du ska lämna
in kvitton, få ersättning för olika typer av utlägg samt för inköp.
Arvode
Personer som inte utför kontinuerligt arbete för GU:s räkning och för mindre
sammanhängande tid än en månad, arvoderas i form av timlön.
• Fyll i blankett för arvoden som du hittar du på Medarbetarportalen. Glöm inte att ange
timarvode, antal timmar och semesterersättning om 12% på arvodesblanketten.
• Blanketten undertecknas av din närmaste chef och därefter skickar du den till din
ekonomihandläggare för granskning.
• Om arvodisten inte tidigare varit anlitad av Göteborgs universitet då ska Nordeas
blankett för banköverföring av lön fyllas i.
Datorinköp
•
•
Dator beställs av inköpsansvarig och ska vara godkänd av närmaste chef.
Alla har tittbehörighet i inköpssystemet. Därför kan du gå in i inköpssystemet och
välja dator där. Du ska helst välja en GU-rekommenderad dator.
Eurocardfakturor – inköpskort
•
•
•
Originalkvitton ska du tejpa fast på A4-ark med namn på eventuella deltagare, vid
lunch/middag, funktion samt organisation, vem som fått blommor och gåvor etc samt
syfte (se vidare avsnittet ”Representation”). Inga förkortningar får anges, till exempel
GU, FIK osv.
Inköpskortet ska inte användas till rese- eller representationskostnader.
Kreditkortsslip är inget kvitto.
Området för verksamhetsstöd
Erik Dahlbergsgatan 11 B, plan 2, Box 100, 405 30 Göteborg
031 786 00 00
www.gu.se
1 (3)
Administrativa rutiner på Området för verksamhetsstöd 2015-08-24
•
•
Glöm inte att ange ditt namn, så att vi vet vem som skickat kvittona. Utan ditt namn
kan vi inte koppla Eurocardfakturan till rätt kvitton.
Skicka med internpost till din ekonomihandläggare.
Eurocard – MasterCard betalkort
•
•
•
•
•
•
•
Betalkort används när man har utlägg på sin tjänsteresa, exempelvis kollektivtrafik,
hotell eller taxiresor.
Vid representation är det betalkortet som ska användas om faktura inte går att få.
Du är personligen betalningsansvarig.
Krediten gäller i upp till 60 dagar och fakturan skickas hem till dig.
Resekostnader redovisas i reseräkning. Vid representation ska du fylla i
blanketten Räkning för personligt utlägg.
Har du gjort ett utlägg/betalat via internet skall kontoutdrag bifogas om du inte har fått
ett kvitto.
Läs mer om detta på Medarbetarportalens sida för betalkort.
Läkarvård/Läkemedel och Friskvård
•
•
•
•
•
Fyll i rätt blankett för respektive ersättning. Du hittar blanketterna
på Medarbetarportalen.
Originalkvitton ska du bifoga enligt instruktioner på Medarbetarportalen.
Vid ersättning för sjukvård ska du bifoga kopia på högkostnadskortet.
Skicka med internpost till Löneenheten, Box 100.
Läs mer på personalenhetens sida om Förmåner och försäkringar.
Personliga utlägg
•
•
•
•
Originalkvitton ska du tejpa fast på A4-ark med namn på eventuella deltagare,
funktion samt organisation/företag vid lunch/middag, vem som fått blommor och
gåvor etc samt syfte (se vidare avsnittet ”Representation”). Inga förkortningar får
anges, till exempel GU, FIK osv.
Kreditkortsslip är inget kvitto.
Beskrivning, verksamhet och fritt fält skall vara ifyllt.
Blanketten dateras, undertecknas av dig och attesteras av din närmaste chef. Skicka
den med internpost till din ekonomihandläggare som granskar och skickar till
Östersund för inscanning.
Representation
•
•
•
•
När du bjuder på något, det vill säga representerar, så måste det framgå vilket syfte du
hade med representationen, t ex ”Framtida samarbete med Utbildningsenheten vid
Uppsala universitet”.
Du ska också ange namn på deltagare, funktion samt organisation/företag.
Organisation/företag ska vara utskrivet.
Bifoga mötesprotokoll/agenda till kvittot.
Lunch vid arbetsmöten ska förmånsbeskattas och förekomma restriktivt. En
arbetslunch är enligt skatteverkets definition löpande planering av arbete och
2 (3)
Administrativa rutiner på Området för verksamhetsstöd 2015-08-24
•
information om löpande arbete. Om du får en arbetslunch ska du fylla i blanketten för
kostförmån och skicka in till Personalenheten.
Representation förekommer oftast vid internfakturering, Eurocard eller personliga
utlägg. Läs mer om detta på Medarbetarportalen.
Reseräkningar
•
•
•
•
•
•
Originalkvitton, biljetter och ev. boarding pass ska du tejpa fast på A4-ark.
Kreditkortsslip är inget kvitto. Har ditt kvitto förkommit ska du intyga detta skriftligt.
SMS-biljetter: skriv på den utskrivna reseräkningen att du har använt dig av SMSbiljett alternativt så kan du skriva ut biljetten från din mobil och bifoga den till din
reseräkning.
Bifoga program/inbjudan eller liknande.
Sätt ihop alla sidor, inklusive reseräkningen, med ett gem och skicka med internpost
till din ekonomihandläggare senast 1 månad efter resans slut.
På Utbildningsenheten ska reseräkningen granskas och undertecknas av sektionsledare
innan du skickar den till ekonomihandläggare.
Om din lön konteras på (utbetalas från) mer än en verksamhet, var observant på att du
valt rätt organisation när du registrerar reseräkningen.
Telefoni
•
•
•
Mobiltelefon beställer inköpsansvarig i inköpssystemet.
Har du ringt privata samtal på din arbetstelefon ska beloppet anges vid leveransattest
av mobiltelefonfakturan. Beloppet kommer att dras från din lön efterföljande månad.
Ett enkelt sätt att lösa hanteringen av privata samtal är att beställa en så kallad ”delad
faktura”. Du slår in en kod vid alla privata samtal och får en faktura på dessa hem till
dig. Delad faktura beställer du via Medarbetarportalen.
Vem är min ekonomihandläggare?
•
Forsknings- och innovationskontoret, Kommunikationsenheten, International
Centre och Utbildningsenheten (reseräkningar):
Karin Ratas 031- 786 26 98, [email protected]
•
Områdeskansli och Utbildningsenheten:
Kristina Orbán Meunier, 031- 786 64 66, [email protected]
Är det något du är osäker på eller vill fråga om?
Välkommen att höra av dig till oss.
Med vänliga hälsningar
Karin och Kristina
3 (3)
