EKONOMI- OCH INKÖPSNYTT
Nyhetsbrev från ekonomienheten
Nummer 1, februari 2017
EKONOMI
Beslut i universitetsstyrelsen
Universitetsstyrelsen sammanträdde den 16 februari och på agendan fanns bland annat ett antal årligen
återkommande beslut: årsredovisning 2016, budget 2017 och budgetunderlag 2018-2020.
Årsredovisning 2016
Universitetet ska varje år lämna en årsredovisning till regeringen.
Årsredovisningen ger en samlad uppföljning av universitetets verksamhet,
personal och ekonomi. Här presenteras några korta resultat från
uppföljningen av året 2016.
Utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå:
37 814 studenter (66 % kvinnor, 34 % män)
25 996 helårsstudenter
5 981 examina, 250 doktorsexamina
1 746 aktiva forskarstuderande (56 % kvinnor, 44 % män)
Antalet helårsstudenter har ökat med 600 jämfört med föregående år, bland
annat till följd av statens riktade satsningar på utbyggnad av
lärarutbildningarna.
Personal:
6 211 anställda (59 % kvinnor, 41 % män)
5 500 årsarbetare
Antalet årsarbetare har ökat jämfört med föregående år. Ökningen finns bland undervisande och forskande
personal samt doktorander.
Ekonomi:
Utfall för verksamheten: + 69 miljoner kronor
Årets positiva resultat påverkas i hög grad av försäljningen av Studenternas hus som gav ett överskott på 41
miljoner kronor. Årets kapitalförändring är 82 miljoner kronor, i vilket överskottet på 13 miljoner kronor i
universitetets holdingbolag GU Ventures ingår.
Läs årsredovisning 2016 i sin helhet eller kort översikt av 2016
1
Budget för 2017
Universitetsstyrelsen beslutar varje år om den totala budgeten för universitetet. Budgetarbetet inför 2017
utgår från beslut om anslagsfördelning och övriga budgetförutsättningar som universitetsstyrelsen fattat i
juni respektive oktober 2016. En annan väsentlig förutsättning är det ekonomiska resultatet och ställningen
för universitetet 2016. Budgeten för 2017 innebär:
ökade intäkter med 165 miljoner kronor eller nära tre
procent, varav anslagsintäkterna står för 97 miljoner
kronor. Bidragsintäkterna ökar med 88 miljoner kronor
medan intäkterna av avgifter och andra ersättningar
förväntas bli något lägre än 2016.
ökade kostnader med 234 miljoner kronor eller nära
fyra procent, varav personalkostnaderna ökar med 143
miljoner kronor och övriga driftkostnader ökar med 80
miljoner kronor.
Det ekonomiska resultatet budgeteras till noll för 2017. Det är 69 miljoner kronor lägre än
verksamhetsutfallet för 2016.
Budgeten för 2017 finns i sin helhet på medarbetarportalen
Budgetunderlag 2018-2020
Varje år i februari ska universitetet också lämna in ett budgetunderlag till regeringen med förslag till
prioriteringar och finansiering av verksamheten de kommande tre åren. I underlaget redovisas även
universitetets övergripande lokalplanering och behov av låneutrymme för investeringar. Innehållet grundar
sig på de budgetar som lämnats in från institutioner och fakulteter samt de dialoger som rektor genomfört. I
årets budgetunderlag, som avser perioden 2018-2020, har universitetet bland annat valt att lyfta fram
följande områden:
Utbildning
Göteborgs universitet har en väl utvecklad strategi och beredskap för en ökad tilldelning av fria
utbildningsplatser.
För att klara utbyggnaden av utbildningar inom hälso- och sjukvårdsområdet bör formerna för
verksamhetsförlagd utbildning ses över, då det idag råder stor brist på sådana platser.
Universitetet har beredskap att, genom olika typer av utbildnings- och forskningsinsatser, ta ett
aktivt och utökat ansvar för olika integrationsinsatser.
Forskning
En högre andel av finansieringen bör utgöras av basanslag, för att bland annat möjliggöra en bättre
karriärplanering. I kommande utredning om resurstilldelning bör önskemålet beaktas om att
anslagen till utbildning respektive forskning ska ses som ett sammanhållet anslag.
Universitetet invänder mot att Vinnovas testmodell för samverkan används för resursfördelning av
basanslaget för forskning. Förslag till ny resurstilldelningsmodell bör inväntas.
En utredning med bred ansats kring prioritering, styrning och finansiering av
forskningsinfrastruktur bör initieras. Behov finns även av en nationell samordning av marin
infrastruktur samt av hanteringen av data och forskningsresultat.
Budgetunderlaget för 2018-2020 finns i sin helhet på medarbetarportalen
2
Semesterskuldens beräkning i det nya personalsystemet Primula
I samband med att universitetet byter personalsystem till Primula kommer semesterskuldens storlek att
påverkas av två förändringar i beräkningsmetoden.
Utbetalning av semesterlön till den anställde påverkas inte av denna förändring utan den beräknas,
liksom tidigare, på tjänstgöringens omfattning.
1. Primula tar inte hänsyn till eventuell
deltidstjänstgöring utan beräknar
semesterskulden på den ordinarie tjänstens
omfattning.
För institutioner som har anställda med
deltidstjänstgöring innebär det att
semesterskulden och kostnaden per semesterdag
för redan intjänade dagar kommer att öka vid
övergången till Primula. Detta redovisas som en
engångssumma under mars månad, när
universitetet går över från Palasso till Primula.
Kostnaden för intjänandet av semesterdagar kommer även i fortsättningen att vara beräknad på den
ordinarie tjänstens omfattning, vilket innebär en högre kostnad för dessa semesterdagar, jämfört
med nuvarande beräkningen i Palasso.
En kostnadsminskning vid uttag av dagar, kommer på motsvarande sätt att beräknas på den
ordinarie tjänstens omfattning.
2. I Primula kommer det att räknas med en semesterlönegaranti för anställda med lön upp till 27100 kr
(2017). Semesterlönegarantin innebär att värdet på semesterskulden beräknas utifrån lägst
garantinivån.
I Primula kommer det även att bli ett centralt ansvar för semesterskulden, jämfört med nuvarande
redovisning där semesterskulden redovisas på respektive ansvar. Detta påverkar till exempel uttag av utdata.
I balansräkningen påverkas posten ”likvida medel” av denna förändring då semesterskulden inte längre har
en egen rad. Kostnaden för inarbetade semesterdagar kommer dock, liksom tidigare, att bokföras på
institutionens ansvar.
Kostnaden för semesterdagarna per person kommer inte längre att ske som en nettobokning (förändringen)
på konto 4081 utan redovisas som en bortbokning av ackumulerad semesterskuld till och med föregående
månad samt uppbokning av ackumulerad semesterskuld till och med innevarande månad. För att se
månadens förändring på konto 4081 behöver beloppen på kontot därför summeras.
Information om semesterskuldens beräkning kommer inom kort att uppdateras på webben.
3
Meddela leverantören GU:s nya fakturaadress
Flera leverantörsfakturor är fortfarande felaktigt adresserade till Östersund. Ekonomienheten påminner
dessa leverantörer kontinuerligt. Är leverantörsfakturan felaktigt adresserad till institutionen, ber vi dig
kontakta leverantören och uppge den korrekta adressen samt att leverantören ska ange beställar-id. Genom
en korrekt adress och ett korrekt beställar-id påskyndas hanteringen av leverantörsfakturan och den kommer
snabbare till rätt mottagare.
Adressen är:
Göteborgs universitet
Institutionens/motsvarande namn
Box 115
405 30 Göteborg
INKÖP
Fönsterputstjänster
Nya avtal gällande fönsterputstjänster börjar gälla från och med 1 mars. Leverantörerna är:
ISS Facility Services AB
Campusområde Haga, Campusområde Rosenlund och Campusområde Vasa
GE Bäst Services AB
Campusområde Medicinarberget
Finns Städ & Fönsterputs AB
Gästforskarbostäder, Mötesservice, Campusområde Lorensberg och Campusområde Vasa
Universitetets fönster putsas en eller två gånger per år och Fastighets- och serviceenheten beställer
tjänsterna från leverantörerna.
Nytt taxiavtal
Nya taxiavtal gäller från och med den 15 februari 2017. Taxi Göteborg
vann upphandlingen och fortsätter därför att vara universitetets
leverantör. Under förra avtalsperioden hade universitetet även avtal med
Taxi Kurir. De valde dock att inte lämna anbud i upphandlingen och ska
därför inte längre användas.
Nyheter i avtalet är bland annat att det är möjligt att boka taxi via
internet och mobilapplikation, mer information om detta kommer snart
att finnas i inköpssystemet.
Då Taxi Göteborg har gjort ändringar i sina zoner behöver du som har olika typer av taxikort uppdatera
dessa.
För frågor gällande taxiavtalet eller taxikort kan du kontakta Mikael Pecov på Upphandlingssektionen på
epost: [email protected] eller telefon: 031-786 41 37.
Ny rutin för beställning av upphandling.
Från och med 1 mars 2017 sker beställning av upphandling elektroniskt via inköpssystemet.
Den nya rutinen innebär att beställning av upphandling ska göras via formuläret i inköpssystemet.
Under kategorin "ÖVRIGT BLANKETTER" ligger formuläret "Beställ Upphandling". Fyll i uppgifterna
och kontera "beställningen" på konto "5798" verksamhet 10.
4
Det är endast prefekt eller motsvarande som ska attestera beställning av upphandling. Vid behov, använd
gärna lathunden för vikariehantering/delegering.
Denna tjänst är gratis och beställningen går elektroniskt för attest och sedan vidare till
upphandlingssektionen för behandling.
Syftet med den nya rutinen är minskad miljöpåverkan, rätt attest samt att dokumenten finns sökbara
elektroniskt.
Förlängning av möbelavtalet och höjd beloppsgräns
Avtalet för möbler och inredning förlängs med ett år. Den nya avtalstiden gäller till och med 16 mars 2018.
I och med förlängningen har en justering av beloppsgränsen genomförts för förnyad konkurrensutsättning.
Den nya beloppsgränsen är 500 000 kronor. Uppgår beloppet till maximalt 500 000 kronor gäller fri
fördelningsnyckel (specificerat i avtalet) och överstiger beloppet 500 000 kronor ska en förnyad
konkurrensutsättning genomföras. Den nya beloppsgränsen gäller från och med 1 mars 2017.
EKONOMI- OCH INKÖPSUTBILDNINGAR
Vårens ekonomi- och inköpskompetensutbildningar hittar du i kompetensutveckling på medarbetarportalen.
Utöver ordinarie utbildningsutbud erbjuds bland annat:
SUHF-utbildning
Denna utbildning syftar till att visa hur SUHF-modellen
fungerar för redovisning av direkta och indirekta
kostnader och varför Göteborgs universitet har den. Den
ger också svar på frågor om på vilket sätt modellen
används vid Göteborgs universitet och vad du behöver
veta för att arbeta med budget, uppföljning och
redovisning på exempelvis en institution.
Anmälan sker via den här länken
Korta redovisningsdagen
Utbildningen genomförs i tre omgångar vid sex
tillfällen:
Korta redovisningsdagen 1 - innehåller regler för redovisning av bidragsfinansierad verksamhet och
hantering av anläggningar.
Korta redovisningsdagen 2 - genomgång av de synpunkter som Riksrevisionen har lämnat med
anledning av den löpande granskningen av 2016 års räkenskaper samt av årsredovisningen för 2016.
Korta redovisningsdagen 3 - (hösten 2017) omfattar redovisning av avgiftsfinansierad verksamhet,
(uppdragsverksamhet).
Inköpsutbildning
Information lämnas om hur inköp görs på universitetet. Demonstrationen av inköpssystemet kommer att
visa hur du hittar produktinformation, hur du lägger en beställning och sköter konteringen samt hur attest
går till.
Möjlighet finns också att anmäla sig till öppet hus för inköpssystemet. Läs mer anmäl dig via
(http://kompetensutveckling.adm.gu.se/seminar/detail/3083).
Anmälan sker via den här länken
Välkomna att delta i våra utbildningar!
5
Ekonomi- och inköpsnytt kommer ut tio gånger per år.
Ett nyhetsbrev som främst vänder sig till ekonomer, inköpare och inköpssamordnare verksamma vid fakulteter,
institutioner, avdelningar och enheter inom Göteborgs universitet.
Information om nyheter och förändringar inom områdena ekonomi och inköp. Här informerar ekonomienheten om
rutiner, regelverk och lagstiftning som påverkar bokföring, redovisning, inköp samt intern styrning och kontroll. Det är
via Ekonomi- och inköpsnytt som ekonomienheten informerar om nytecknade ramavtal och pågående upphandlingar.
Information om de ekonomiadministrativa stödsystemen – AGRESSO med flera – ingår också.
Prenumerera och avprenumerera på Ekonomi- och inköpsnytt via den här länken
Redaktör: Paul Hansson
Telefon: 1023
E-post: [email protected]
Frågor om innehållet hänvisas till Paul Hansson
Layout: Emma Aronsson
Bilder: Pixabay.com
6
