1(10)
ANBUDSFÖRFRÅGAN
Handläggare, tel.nr.
Datum
Referens
Per-Agne Landén, 031-61 88 31
2014-06-16
Dnr 0218/14
Anbudsförfrågan avseende
Ramavtal för successiva leveranser av RFID transpondrar till Renova AB med dotterbolag.
Härmed inbjuds Ni att lämna anbud enligt förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag.
ALLMÄN BESKRIVNING
Presentation av Renova AB och Renova Miljö AB.
Renova AB är det ledande miljöföretaget i Västsverige inom avfalls- och återvinningsbranschen.
Företaget samlar in och behandlar avfall och återvinningsmaterial samt erbjuder även rådgivning
och utbildning om avfall och miljö. Kunderna är både kommuner och företag i Göteborgsregionen.
Från och med den 1 januari 2014 är Renova en koncern med två bolag, moderbolaget Renova AB
som arbetar med kommunernas direkttilldelade uppdrag och det fristående dotterbolaget Renova
Miljö AB som konkurrerar med andra företag om uppdrag från företag, verksamheter och
kommuner.
2013 behandlades ca 770 400 ton avfall varav mer än 90 procent gick till återvinning av olika slag.
Koncernen omsätter ca 1,3 miljarder kr, har 900 anställda och ägs av tio kommuner: Ale,
Göteborg, Härryda, Kungälv, Lerum, Mölndal, Partille, Tjörn, Stenungsund och Öckerö.
För ytterligare information om verksamheten, se www.renova.se.
Postadress
Box 156
401 22 GÖTEBORG
Besöksadress
Gullbergs Strandgata 20-22
Telefon
031-61 80 00
Telefax
031-61 86 84
Reg.nr/F-skattesedel
14-556108-3337
VAT No.
SE556108333701
Bankgiro
711-8763
Postgiro
720620-4
Certifierat ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö
E-post
[email protected]
Hemsida
www.renova.se
2(10)
1
ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER .................................................................. 3
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12
1.13
1.14
1.15
2
BESKRIVNING AV VARAN.................................................................................... 5
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
3
Formella krav ............................................................................................................. 7
UTVÄRDERING ...................................................................................................... 8
5.1
6
Handlingarnas rangordning ........................................................................................ 6
Ändringar och tillägg till avtalet .................................................................................. 6
Avtalsperiod ............................................................................................................... 6
Priser och prisjusteringar ........................................................................................... 6
Fakturering ................................................................................................................ 7
KRAV PÅ ANBUDSGIVARE .................................................................................. 7
4.1
5
Avtalsföremål ............................................................................................................. 5
Årlig volym ................................................................................................................. 5
Avrop ......................................................................................................................... 5
Pris och valuta ........................................................................................................... 5
Leveranstid ................................................................................................................ 5
Leveransvillkor ........................................................................................................... 6
Garanti ....................................................................................................................... 6
Produktinformation ..................................................................................................... 6
Alternativa utföranden ................................................................................................ 6
Kontakt ...................................................................................................................... 6
KOMMERSIELLA VILLKOR .................................................................................. 6
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
4
Upphandlande myndighet (LOU)................................................................................ 3
Upplysningar under anbudstiden ............................................................................... 3
Helt eller delat anbud ................................................................................................. 3
Upphandlingsförfarande............................................................................................. 3
Anbudstidens utgång ................................................................................................. 3
Anbudsmärkning ........................................................................................................ 4
Anbudssvar ................................................................................................................ 4
Ersättning .................................................................................................................. 4
Komplettering och fel i anbud..................................................................................... 4
Språk ......................................................................................................................... 4
Anbudets giltighetstid ................................................................................................. 4
Förkastande av anbud ............................................................................................... 4
Reservation ............................................................................................................... 5
Kostnadspåverkande villkor ....................................................................................... 5
Tilldelningsbeslut ....................................................................................................... 5
Utvärdering sker enligt följande: ................................................................................. 8
OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS ..................................................................... 9
3(10)
1
ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER
1.1
Upphandlande myndighet (LOU)
Renova AB
Box 156
401 22 Göteborg
Organisationsnummer:
Telefonnummer:
Faxnummer:
Hemsida:
556108-3337
+46 (0) 31-61 80 00
+46 (0) 31-61 86 84
www.renova.se
Upphandlingen avser också andra bolag inom nuvarande och framtida koncern.
1.2
Upplysningar under anbudstiden
Frågor gällande upphandlingen ställs via e-post senast 6 dagar innan sista svarsdagen.
Alla inkomna frågor och svar samt ev. kompletteringar och ändringar kommer att meddelas via
de e-postadresser som angivits då underlaget hämtas från www.upphandlingar.nu. Hämta
därför alltid ut underlaget från denna webbplats.
Frågor kan ställas till:
Per-Agne Landén
[email protected]
Avtalsform
Upphandlingen avslutas med att ett skriftligt ramavtal tecknas mellan Renova och en eller flera
leverantörer. Bindande handling skall inte anses ha kommit till stånd förrän sådant avtal
undertecknats av båda parter.
1.3
Helt eller delat anbud
Anbud lämnas på hela eller delar av förfrågan enligt förutsättningarna i detta underlag.
1.4
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen kommer att genomföras som ett förenklat förfarande enligt Lagen om Offentlig
Upphandling. Detta innebär bland annat att anbud kan komma att antas utan föregående
förhandling. Lämna därför bästa villkor redan i anbudet!
1.5
Anbudstidens utgång
Anbudet skall vara Renova tillhanda senast: 2014-08-25.
Inlämningsadress:
Renova AB
Box 156
401 22 Göteborg
Besöksadress: Gullbergs Strandgata 20-22, Holmen, Göteborg.
Receptionen har öppet mellan kl. 08.00 och 16.30.
Observera att pärmar och liknande format ej ryms i brevinkastet.
4(10)
1.6
Anbudsmärkning
Anbudet skall vara tydligt märkt med Dnr 0218/14.
Anbud lämnas i förslutet kuvert, tydligt märkt med Dnr 0218/14.
Använd bifogad röd diarieetikett.
1.7
Anbudssvar
a) Komplett anbudsoriginal skall vara skriftligt och undertecknat av behörig företrädare för
anbudsgivaren, i ett (1) exemplar. Anbud kan:
lämnas in till vår reception (Gullbergs strandgata 20-22)
sändas per post i förslutet kuvert/emballage
b) Anbudet bör utformas så att strukturen sammanfaller med underlagets, möjliggör en
utvärdering relaterad till förfrågningsunderlaget och därtill hörande kravspecar. samt
gärna ordnat i mapp eller pärm med innehållsförteckning först.
1.8
Ersättning
Leverantören accepterar genom att besvara denna anbudsförfrågan att ersättning inte utgår för
lämnande av anbud och kostnader förknippade härmed.
1.9
Komplettering och fel i anbud
Renova får begära att ett anbud eller en ansökan förtydligas eller kompletteras om det kan ske
utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.
Renova får medge att en anbudsgivare rättar en uppenbar felskrivning, felräkning eller något
annat uppenbart fel i anbudet.
1.10
Språk
Svenska tillämpas i alla frågor som rör denna upphandling. Detsamma gäller all korrespondens
under avtalstiden. Dock får tekniska data för delkomponenter såsom produktblad o.dyl. från
underleverantörer vara på engelska.
1.11
Anbudets giltighetstid
Anbud skall vara bindande t o m 60 dagar efter sista datum för anbudets inlämnande.
Anbudsgivare förbinder sig att under anbudets giltighetstid på begäran av Renova underteckna
upphandlingskontrakt (avtal) i enlighet med lämnat anbud.
Vid en eventuell överprövning av upphandlingen kan Renova komma att fråga Anbudsgivaren
om anbudstidens giltighetstid kan förlängas till dess att prövningen är avgjord. Anbudsgivare
som vid en sådan förfrågan inte vill förlänga anbudstidens giltighet skall anses inte längre delta i
upphandllingen.
1.12
Förkastande av anbud
Anbud kommer att förkastas om det är för sent inkommet, inte uppfyller obligatoriska krav eller
om det är orimligt lågt alternativt högt och anbudsgivaren inte kunnat lämna en rimlig förklaring
till detta. Vidare kommer anbud att förkastas om anbudsgivaren inte uppfyller
leverantörskvalifikationerna. Anbud kan komma att förkastas om det inte är komplett eller
innehåller felaktiga upplysningar.
5(10)
1.13
Reservation
Renova förbehåller sig rätten att avbryta upphandlingen om:
behovet ej kvarstår p.g.a. ändrade förutsättningar beroende på omorganisation eller
andra omständigheter som Renova ej kunnat förutse.
inget av de inkomna anbuden uppfyller önskad funktionalitet.
anbuden prismässigt ligger utanför tilldelade budgetmedel.
1.14
Kostnadspåverkande villkor
Om anbudsgivaren vill reservera sig mot något villkor i förfrågningsunderlaget, skall
kostnadspåverkande reservationer prissättas för att anbudet skall gå vidare till prövning och inte
förkastas, detta för att anbudet ska kunna jämföras med anbud utan reservationer.
Krav eller villkor som inte kommenterats i anbudet kommer att värderas som accepterade.
1.15
Tilldelningsbeslut
I samband med att beslut fattas om antagande av anbud kommer samtliga anbudsgivare att
skriftligt meddelas resultatet av upphandlingen. Tilldelningsbeslutet utgör inte någon bindande
avsiktsförklaring som leder till avtalsbundenhet. Bindande avtal skall inte anses ha kommit till
stånd förrän avtal/beställning undertecknats av båda parter.
2
BESKRIVNING AV VARAN
2.1
Avtalsföremål
Upphandlingen avser successiva leveranser av RFID transpondrar till Renova AB med
dotterbolag. Samtliga krav på transpondrarna, som anges i den tekniska specifikation som ingår
som bilaga till förfrågningsunderlaget, skall vara uppfyllda.
Anbud lämnas på:
Bröstmonterad transponder
Chipnest monterad transponder
Priserna på de båda varianterna kommer att utvärderas var och en för sig, enligt angiven
utvärderingsmodell. Renova kan komma att välja en eller flera leverantörer.
2.2
Årlig volym
Beräknas årsförbrukning, totalt ca 15.000 st, vilket lämnas utan förbindelse. Inga volymer kan
garanteras av någon av de två varianterna. Se ytterligare information i bifogad kravspecifikation.
2.3
Avrop
Avrop kommer att ske successivt vid behov.
2.4
Pris och valuta
Pris anges exklusive moms i svensk valuta (SEK).
2.5
Leveranstid
Anges i anbudet.
6(10)
2.6
Leveransvillkor
Fritt levererat till Renova.
2.7
Garanti
Anges i anbudet.
2.8
Produktinformation
Leverantören skall utan kostnad kunna tillhandahålla produktinformation på svenska.
2.9
Alternativa utföranden
Alternativa utföranden accepteras ej.
2.10
Kontakt
Anbudsgivarens kontaktperson skall normalt finnas anträffbar samtliga vardagar under
kontorstid 08.00 – 16.00. Telefonkontakt skall också kunna erbjudas inför enstaka behov under
icke ordinarie arbetstid.
3
KOMMERSIELLA VILLKOR
3.1
Handlingarnas rangordning
1. Skriftliga ändringar och tillägg till avtalet
2. Ramavtalet
3. Renovas allmänna inköpsvillkor – Varor (Version 2014:2)
4. Förfrågningsunderlaget
5. Säljarens anbud
3.2
Ändringar och tillägg till avtalet
Ändringar av och tillägg till avtal skall för att vara bindande ske genom ändring i avtalet eller
genom att en bilaga görs till avtalsinnehåll. Sådan ändring/bilaga skall vara skriftlig och
undertecknad av behörig företrädare för båda parter.
3.3
Avtalsperiod
Avtalet gäller från 2014-11-01 till 2016-10-31 med möjlighet till förlängning 1+1 år.
Ovanstående gäller under förutsättning att domstol ej i överprövning fattar beslut som påverkar
upphandlingens giltighet.
Om uppsägning ej meddelas senast tre månader för avtals utgång löper det automatiskt vidare
med med ett år i taget. (högst två förlängningar).
3.4
Priser och prisjusteringar
Priser anges exklusive moms. Priserna skall vara fasta under de första två åren från det att
avtalet träder i kraft. Därefter har part rätt att påkalla prisförhandling högst en gång per år.
Prishöjning får ske med högst styrkta kostnadsförändringar. Begäran om prisjustering skall
7(10)
inges senast tre månader innan ändringen skall träda i kraft. Under förhandlingstiden gäller
senast överenskomna priser. Skulle överenskommelse om prisjustering inte kunna träffas äger
Renova rätt att säga upp avtalet.
3.5
Fakturering
Utöver vad som anges i Renovas allmänna inköpsvillkor gällande fakturering, ges även
möjlighet att skicka fakturor i pdf-, tif- eller png-format via e-mail: [email protected] .
4
KRAV PÅ ANBUDSGIVARE
4.1
Formella krav
Anbudsgivare skall uppfylla samtliga i Sverige eller hemlandet ställda lagkrav. All personal som
utför arbete åt Renova skall ha arbetstillstånd i Sverige alternativt annat EU-land.
Renova samarbetar med Skatteverket för att i möjligaste mån säkerställa att företag som anlitas
är seriösa, sköter sin redovisning samt betalar skatter och avgifter. Alla leverantörer som anlitas
omfattas av samarbetet som gäller i alla led, dvs. även underleverantörer och deras
leverantörer. Om alla spelar efter samma regler skapas en sund konkurrenssituation. Se bilaga
”Ska du lämna anbud eller utföra tjänster för Renova”.
Anbudsgivare skall ha teknisk förmåga och kapacitet att leverera efterfrågad vara.
Anbudsgivaren skall också bedriva en ekonomiskt hållbar verksamhet utan risk för nära
förestående obestånd.
För Renova är miljöaspekten viktig vid all upphandling, se Renovas verksamhetspolicy på
www.renova.se. Anbudsgivaren skall därför ha en miljöpolicy, alternativt en verksamhetspolicy
som inbegriper miljön och där följande redovisas:
-
bör innehålla ett åtagande om ständig förbättring
bör ange vad i verksamheten som påverkar miljön mest
Under avtalsperioden kan det bli aktuellt att Renova kräver någon form av tredjepartscertifierat
miljöarbete av sina leverantörer, t.ex. ISO-certifiering eller motsvarande.
För uppdraget ställs relevanta sociala och etiska krav. Särskild hänsyn ska tas till ILO: s åtta
grundläggande konventioner om mänskliga rättigheter i arbetslivet samt FN: s barnkonvention:
Kärnkonvention 138 om minimiålder för arbete, 182 om förbud mot barnarbete, 100 om lika lön
för lika arbete oavsett kön, 111 om diskriminering ifråga om anställning och yrkesutövning, 29
om förbud mot tvångs- och straffarbete, 105 om avskaffande av tvångsarbete, 87 om
föreningsfrihet och organisationsrätt och 98 om organisationsrätten och den kollektiva
förhandlingsrätten.
Följande handlingar avseende anbudsgivaren och som styrker att ställda krav uppfylls bifogas
anbudet:
a) Anbudsförsäkran, bilaga 1
Renova kommer att hämta uppgifter från Näringslivsregistret och Skatteverket inför
upphandlingen, s.k. skattestatus, d.v.s. uppgift om; ev. moms- och/eller arbetsgivarregistrering, skatteform, ev. arbetsgivaravgifter för de tre senaste månaderna samt
uppgift om skatteskuld finns hos Kronofogden.
För att intyga skötsamhet avseende skatter och avgifter, skickar utländska anbudsgivare
8(10)
in skuldfrihetsintyg från hemlandets myndighet.
b) Kopia på giltigt försäkringsbrev skall kunna uppvisas vid avtalstecknandet.
c) Företagsuppgifter, bilaga
Fyll i företags- samt kontaktuppgifter, liksom namn och organisationsnummer på tilltänkt
underentreprenör om ni planerar att anlita en dito
d) Företagspresentation med personal- och organisationsplan (max 1 A4-sida) bifogas.
e) Miljö och kvalitet, bilaga
Befintliga certifikat bifogas. Internt miljöarbete redovisas, bifoga därför företagets
miljöpolicy alternativt verksamhetspolicy omfattande miljö.
f)
Referenser, bilaga
Erfarenhet styrks genom att uppge, för köpet relevanta, referenser samt kortfattat
beskriva uppdraget. Kontrollera att angiven kontaktperson är aktuell och går att nå på
angiven adress. Renova förbehåller sig även rätten att använda sig av egna referenser.
5
UTVÄRDERING
5.1
Utvärdering sker enligt följande:
a) Kvalificeringsfas
- Anbudsgivaren utvärderas i enlighet med uppgifterna begärda i avsnitt 4 .
- Anbudet granskas för att se om alla obligatoriska krav är uppfyllda i enlighet med
förfrågningsunderlaget.
De anbud som inte uppfyller ställda krav går inte vidare till utvärderingsfasen.
b) Utvärderingsfas
Utvärdering kommer att ske enligt principen om det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Utvärderingen kommer att göras med hänsyn till följande kriterier i prioriterad ordning. De två
varianterna kommer att utvärderas var och en för sig enligt nedanstående modell.
POÄNG
KRITERIE
80 poäng
PRIS
Lägsta pris kommer att motsvara 80 poäng. Priserna kommer att viktas i
förhållande till lägst erbjudna pris.
10 poäng
LEVERANSTID
0-7 dagar:
10 poäng
Mer än 7 dagar: 0 poäng.
LAGERHÅLLNING/KAPACITET
Kan lagerhålla Renovas behov: 10 poäng
Kan inte lagerhålla produkterna: 0 poäng
10 poäng
MAXSUMMA
100 poäng
9(10)
OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS
6
Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess tills dess tilldelningsbeslut har fattats
(upphandlingen är avslutad). Därefter behandlas inkomna anbud i enlighet med
offentlighetsprincipen. Önskar anbudsgivare sekretessbelägga hela eller delar av sitt anbud
skall det klart framgå vilka uppgifter i anbudet det gäller samt påvisa på vilket sätt det skulle
vara till skada för anbudsgivaren om uppgifterna blir offentliga. Renova kan dock ej garantera
att handlingarna sekretessbeläggs då detta prövas från fall till fall och Renovas beslut kan
komma attöverklagas i domstol.
OBS! Före utlämnande av handlingar görs alltid en sekretessprövning i enlighet med
sekretesslagstiftning.
Bilagor
7
Följande bilagor ingår i förfrågningsunderlaget:
1. Anbudsförsäkran
2. Diarieetikett
3. Företagsuppgifter
4. Miljö och kvalitet
5. Referenser
6. Renovas allmänna inköpsvillkor – Varor (Version 2014:2)
7.
”Ska du lämna anbud eller utföra tjänster för Renova
8. Teknisk specifikation
10(10)
