Utbildning föreningsadministratör
Viktiga datum!
Fr.o.m. 1/7 2013 är det krav på att aktiviteter/sammankomster ska
närvarorapporteras i kommunens system för att generera bidrag.
Information/Bakgrund
I den föreningsutredning som genomfördes hösten 2009 framkom ett antal
önskemål på förbättringar.
•
Den högst prioriterade förbättringen var möjligheten till att göra
bidragsansökningar via nätet.
Första steget till bidragsansökan är att närvarorapportera aktiviteterna. De
tillsammans med antalet medlemman i åldern 5-20 ligger till grund för
aktivitetsstödet.
Effekter för föreningen
För föreningen blir det:
- Mindre administration då föreningsadministratören slipper göra egna
sammanställningar/beräkningar eftersom detta sker automatiskt i systemet.
- En bättre kontroll av inrapporteringen eftersom föreningsadministratören
löpande kan följa så att aktiviteter blir inrapporterade av föreningsledaren.
- Enklare att ta ut statistik på sin egna verksamhet
Effekter för kommunen
För kommunen blir det:
- Mindre administrativt arbete
- Förbättrade möjligheter att utläsa statistik, inom förvaltningen och för
politiken.
- En trygghet, då systemet ser till att vi betalar ut rätt bidrag för föreningens
verksamhet.
Grundförutsättning för att starta föreningskonto
•
•
Föreningen utser en ansvarig för hantering av kommunala föreningsbidrag
När fullmakt, styrkt av styrelseprotokoll, inkommer till kultur- och
fritidsförvaltningen så lägger vi upp ett föreningskonto och
föreningsadministratören får ett mail med sina användaruppgifter.
Ansvarsområden för föreningsadministratör
•
•
•
•
Uppdatering föreningens kontaktuppgifter (föreningsregister)
Ansökan föreningsbidrag – Lokalkostnadsbidrag & Ledarutvecklingsbidrag
Närvarorapportering - kommunalt verksamhetsbidrag
(Boka lokaler)?
Två webbsidor att arbeta mot
-
Interbook – kopplad till bokningssystemet – här söks bidragen
-
Webbmodul för närvarorapportering – här närvarorapporterar man
Webbadress Interbook
•
För att komma åt inloggningssidan skriver du följande webbadress:
» https://boka.vaxjo.se/?Id=4
•
Webbsidan kommer du även åt genom kommunens hemsida
» www.vaxjo.se under fliken Uppleva & Göra
Inloggning interbook
Administrering föreningsuppgifter
Bidrag
Bidragsansökan
Medlemmar
Aktivitet/Deltagare
Verksamhetsbidrag närvarorapportering
Webbadress närvarorapportering
•
För att komma åt inloggningssidan skriver du följande webbadress:
» http://aktvax.argentum.se
•
Webbsidan kommer du även åt genom kommunens hemsida
» www.vaxjo.se under fliken Uppleva & Göra
Arbetsordning aktivitetsstöd
•
•
Föreningsadministratören lägger upp föreningens grupper samt skapar
konto till den ledare som är ansvarig för respektive grupp.
Föreningsledaren lägger upp sina deltagare på respektive grupp.
Föreningsledaren kan även välja att lägga upp planerade aktiviteter
alternativt lägga upp aktiviteterna efter varje enskilt tillfälle.
Inrapportering aktivitetsstöd
•
•
•
•
Föreningsledaren måste fylla på vilka deltagare som varit närvarande på
varje enskild aktivitet.
När föreningsledaren är färdig med aktuellt deltagartillfälle klarmarkeras
detta.
Föreningsadministratören kan då följa om det finns tillfällen som inte är
klarmarkerade.
När aktiviteterna är klarmarkerade kan administratören signera aktiviteten.
När föreningen lämnat in fullmakt styrkt av styrelseprotokoll
kommer ett mail med inloggningsuppgifter till utsedd
föreningsadministratör. Mailet kommer från:
[email protected]
Lösenord – TIPS!
•
Lösenordet från [email protected] är ofta väldigt komplicerat, vilket
kan leda till svårigheter att logga in.
-
Kopiera lösenordet som finns i mailet och klistra sedan in detsamma i
lösenordsrutan. (Har man svårigheter med att kopiera texter kan det vara
bra att man har med sig någon som har datavana.)
Första gången man är inloggad så byter man lösenord till ett eget (tänk på
att lösenordet måste innehålla åtta tecken varav ett specialtecken.
(specialtecken är ! ” # ¤ % & / ( ) = ? m.m.)
-
Byta lösenord
Föreningsadministratören skapar grunden för
föreningens närvarorapportering
•
•
•
Börja med att lägga upp grupper
Lägg sedan upp de ledare som ska rapportera in närvaron
Koppla ledaren till den eller de grupper ledaren ska rapportera för
Lägg upp grupper
Skriv in grupp för
grupp. Spara genom
att trycka på
disketten till vänster
Lägg upp ledare
Gå in på hantera
användare
För att lägga upp en
ny ledare, tryck på
Ny användare och
nytt fönster öppnas
Lägg upp ledare och koppla till grupp/grupper
Fyll i ledarens uppgifter och
kryssa i vilka grupper ledaren
ska rapportera för. När
föreningsledaren sparas
skickas automatiskt ett mail till
ledaren med
inloggningsuppgifter
Ledaren
•
Ledaren lägger upp vilka deltagare/ledare som tillhör respektive grupp (kan
även göras av föreningsadministratören).
Lägga upp deltagare
Välj vilken grupp som avses (F97). Fyll i
personnummer, namn. Deltagare eller
ledare samt om deltagaren är
Handikappad. Avsluta med spara och
deltagaren/ledaren lägg till i Gruppens
lista
Skapa tillfällen
Du kan välja att lägga upp dina
aktiviteter innan eller efter en aktiviteten.
Har man en planering för sina aktiviteter
kan man med fördel lägga upp
aktiviteterna innan.
Man väljer nytt tillfälle, och fyller sedan i
under skapa/ändra tillfälle: datum,
starttid, sluttid samt vilken verksamhet
som ska/har utförts.
Närvarorapportering
När en aktivitet är genomförd kan
föreningsledaren markera vilka deltagare
som varit närvarande på aktiviteten.
Börja med att välja vilket tillfälle som ska
rapporteras in. Fyll på vilka i gruppen
som varit närvarande. När ledaren är
färdig med respektive tillfälle är det
viktigt att tillfället klarmarkeras.
Närvarorapportering via mobiltelefonen
•
•
Ledare med mobiltelefon med webbläsare kan utföra rapporteringen direkt
på plats (mer info finns i användarmanualen)
I dagsläget finns ingen ”app” för smartphones
Föreningsadministratören signerar aktiviteterna
För att bidrag ska kunna genereras för
närvarorapporteringen krävs att
föreningsadministratören godkänner den
närvarorapporteringen som utförts
genom att signera klarmarkerade
tillfällen.
När bidragsansökan görs i Interbook
hämtas de signerade uppgifterna från
närvarorapporteringssystemet, och
dessa ligger således till grund för det
aktivitetsstöd kommunen betalar ut.
