tjänster Suomen Rotary

Suomen Rotary – Finlands Rotary ry
Flerdistriktsadministration och –tjänster
Suomen Rotary – Finlands Rotary ry / Rotarykansliet
Stora Robertsgatan 9 C 17, 00120 Helsingfors
* Tel. 09-640078
* E-post: [email protected]
Finlands Rotary © 2010
Markku Kalliomäki
Flerdistriktsadministration och –tjänster
Suomen Rotary – Finlands Rotary ry
Multidistrict Administration Group (MDAG)
Suomen Rotary – Finlands Rotary ry fungerar
på Rotary Internationals licens, som förnyas
med tre års mellanrum.
•2
Administrativ struktur - Föreningsmötet
Föreningsmötet är föreningens högsta bestämmande organ.
Föreningsmötets representanter består av respektive års
guvernörer.
Under rotaryåret hålls två föreningsmöten.
Föreningens höstmöte i oktober:
- besluter om godkännande av föregående års verksamhet och bokslut.
- besluter om godkännande av följande års budget.
Föreningens vårmöte i maj:
- väljs nästa års styrelseordförande.
- väljs styrelsemedlemmar i stället för de som står i avgångstur.
•3
Administrativ struktur - Styrelsen
 Styrelsen utgör verkställande organ och besluter om den
praktiska verksamheten.
 Styrelsen svarar inför föreningsmötet.
 Styrelseledamöterna består av representanter valda av
respektive distrikt.
 Styrelsemandatet är tvåårigt.
 Styrelsens ordförande väljs årligen.
 Styrelsen håller ca 6 möten under ett rotaryår.
 Varje styrelsemedlem är utsedd till ”fadder” för en kommitté.
 Som styrelsebiträde, beredare av ärendena och sekreterare för
styrelsemötena verkar en för tre år vald Finlands Rotarys
generalsekreterare (tidigare Rotarykansliets övervakare)
•4
Administrativ struktur
Flerdistriktsverksamheten består av:
- Administrativa uppgifter överlåtna av distrikten till Finlands Rotary.
- Ungdomsutbytets flerdistriktsverksamhet.
- Finlands Rotarys Läkarbanks (RDBF) flerdistriktsverksamhet.
(RDBF = Rotary Doctor Bank Finland)
- För distrikten gemensamma kommittéers verksamhet:
-
Utbildningskommittén
Publikationskommittén
IT-kommittén
Translatorkommittén
RF samarbetskrets
- Den årliga nationella DGE-utbildningen (DGE-info).
- Kontakterna med motsvarande nordiska organisationer.
•5
Suomen Rotary – Finlands Rotary ry, struktur och funktioner
•6
05/2008 / MKa
Rotarykansliet
Historia:
 Suomen Rotary – Finlands Rotary ry grundades år 1957 på distriktens
initiativ för att betjäna distrikten i administrativa uppgifter.
Rotarykansliet grundades samma år.
 Egen kontorslokal skaffades år 1987.
 Rotarykansliet skötte länge huvudsakligen distriktens bokföringstjänster. Från början av 2000-talet har tjänsterna, som FR och
Rotarykansliet erbjuder moderniserats och utvidgats märkbart.
 Rotarykansliet har numera två fastanställda personer, av vilka den ena
sköter om finansärenden och den andra distriktens och klubbarnas
medlemsservice.
 För Finlands Rotarys och Rotarykansliets dagliga verksamhet ansvarar
en för tre år i sänder vald Finlands Rotarys generalsekreterare.
•7
Rotarykansliets uppgifter
 Sköter FR:s, distriktens, ungdomsutbytets och RDBF:s finansadministration (bokföring, fakturering, bokslut)
 Övervakar och upprätthåller FR:s medlemsregistersystem
 Sköter enligt överenskommelse distributionen av DG:s månadsbrev och
övriga meddelanden antingen elektroniskt eller med brevpost
 Ger ”Help Desk”-service till distrikt och klubbar, t.ex. FR:s datasystem
 Utarbetar och upprätthåller olika postnings- och distributionslistor
 Kopierar enligt överenskommelse distriktens material
 Framställer enligt överenskommelse adressetiketter
 Distribuerar Rotarytryckalster
 Sköter om Finlands Rotarys arkiv
 Sköter om föreningens rapportering och redovisning till myndigheterna
•8
Kommittéverksamheten inom FR
 Publikationskommittén Förbereder och publicerar den årliga
matrikeln samt upprätthåller den publika delen av FR:s webbsidor.
 Utbildningskommittén utarbetar för distrikt och klubbar anvisningar och undervisningsmaterial.
 IT-kommittén ansvarar för utvecklandet av FR:s datasystemservice.
 Translatorkommittén översätter till finska, ombryter och låter
trycka överenskomna RI-publikationer, ansvarar för den svenskspråkiga delen av FR:s webbsidor samt bistår övriga kommittéer
med översättningshjälp.
 FR samarbetskretsen är distriktens gemensamma Rotary
Foundation forum.
•9
Finlands Rotarys standar
Design
Marja Sarkkinen
Oulun Tullin RK
•10