Projekt Administrativa flöden
Avdelningen för ekonomi och upphandling
Frukostmöte 2013-10-25
Syfte
• Underlätta och förenkla för utbildning, forskning
och samverkan
•
•
•
•
Höja kvaliteten
Minska kostnaderna för hela universitetet
Frigöra resurser och öka handlingsfriheten
Bättre arbetsmiljö och karriärmöjligheter
Varför, bakgrund
• Stort och växande universitet
• Behoven av och krav på administrativt stöd förändras
– Interna
– Externa
• Statens servicecenter
• Interna och externa utredningar/revisioner
Vad skall göras?
Analysera, utveckla och harmonisera administrativa
arbetsflöden inom hela universitetet
• Arbetet ska göras där det ger bäst resultat och störst
nytta för utbildning, forskning och samverkan
• Gemensamma lösningar, gemensamma arbetssätt
• Standardisering, decentralisering, centralisering
Dessa fyra områden berörs först
•
•
•
•
Personaladministration
Ekonomiadministration
Studentadministration
IT-verksamheten
Delprojekt Ekonomi - projektmål
• Att leverera högkvalitativa tjänster till de som tar emot
resultatet
• Att arbeta effektivare och minska antalet fel i flödena
• Att stödja aktörerna med mer användarvänliga flöden,
support, utbildning och kommunikation
• Att föreslå en optimal arbetsfördelning centralt/lokalt
• Att föreslå verktyg och tekniska lösningar som stödjer
flödena
Utvalda arbetsflöden
Projektredovisning och uppföljning
Redovisning av anläggningar
In- och utbetalningar
Support
Leverantörsfakturor
Inköp
hela perioden
start våren 2014
hela perioden
hösten 2013
start hösten 2013
att besluta om
Enkäter kommer att behöva besvaras under projektets gång för att göra en nulägesbedömning.
Dessutom kommer avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU) att arbeta med
•
personalavdelningens flöde kring löneadministration
•
studentavdelningens flöde för avgiftsstudenter
Projektredovisning och uppföljning
Flöden
•
Planering > Kalkyl/budget > Ansökan > Godkännande > Start > Genomförande/löpande
redovisning > Finansiell uppföljning >Finansiell rapportering > Ev. revision > Avslut.
Under vilken tid ska vi arbeta med detta
I ett första skede fokuseras på behovsinventering av budgetering, finansiell uppföljning och finansiell
rapportering avseende
•
Kravspecifikation på förbättrat systemstöd för budget, uppföljning och prognoser.
•
EU-projekt; nu- och nyläge, förslag / genomförande av förbättringar. Översyn av roller ,
ansvarsfördelning, mallar och möjligheter till kompetensutveckling.
Baserat på resultatet fattas beslut om det fortsatta arbetet.
Vilka effekter vill vi uppnå
•
Effektivare och ändamålsenlig projektuppföljning inkl. jämförelse mot budget.
•
Underlätta revision och den finansiella rapporteringen av EU-projekt. Högre kvalitet och
effektivare rapportering. Trygghet i arbetsroller genom tydlig rollfördelning och
kompetenshöjning. Detta får bäring även på andra projekt.
Redovisning av anläggningar
Flöden
De olika momenten kan brytas ned i följande delar:
•
Beslut om inköp samt klassificering inköp bokföring hantering, innefattande bl.a.
avskrivningar, tilläggsinvesteringar, inventering.
Under vilken tid ska vi arbeta med detta
I ett första skede – med start våren 2014 - fokuseras på
•
Hantering av inköpt anläggning; fakturan granskas klassificeras och konteras attesteras
anläggningen skapas.
•
Stöd för korrekt bokföring och klassificering av anläggningar.
•
Nyckeltal för jämförelse med Statens Service center (SSC).
Vilka effekter vill vi uppnå
•
Genom ökad kunskap och tydligare instruktioner reduceras antalet fel på standardinköp.
•
Förbättring av rutiner, verktyg och rapporter innebär tidsbesparingar vilket gör att arbetet kommer
att kunna bedrivas mer effektivt på institutioner och AEU.
•
Information som hämtas från anläggningsregistret, t.ex. vid upptagande av lån, kan användas
direkt utan att först kontrolleras
In- och utbetalningar
Flöden
Universitetet använder många olika sätt för in- och utbetalningar.
•
Utbetalning till leverantörer och anställda görs via elektronisk betalfil.
•
Utbetalning av vissa stipendier och förskott hanteras delvis manuellt.
•
I takt med teknisk utveckling blir betalningar med kort allt vanligare
Under vilken tid ska vi arbeta med detta
I ett första skede kommer följande att levereras:
•
Kartläggning/nulägesanalys av samtliga betalningssätt inkl. riskexponering.
•
Framtagning av riktlinjer för kort, baserat på nulägesanalysen.
•
Hantering av utländska utbetalningar till SEB.
Vilka effekter vill vi uppnå
•
Det skall vara säkert, effektivt och lätt att göra rätt för både universitetet och motparten.
•
Tydligare riktlinjer och standardiserade rutiner i organisationen.
•
Det finns nya tekniska lösningar på marknaden. Universitetet behöver utreda vilka lösningar som
kan vara aktuella att använda vid olika typer av in- och utbetalningar.
•
Säkrare in- och utbetalningar ligger i universitetets och externa intressenters intresse. Varje
enskild anställd tjänar på tydliga riktlinjer för kort, inköp via internet, hantering av förskott etc.
Support
Flöden
Fråga ställs och ett ärende kommer in > AEU tar emot ärendet > Ärendet fördelas till rätt grupp eller
person > Ärendet hanteras.
Under vilken tid ska vi arbeta med detta
Införande av ärendehanteringssystemet EasIt kommer att ske under hösten 2013.
Vilka effekter vill vi uppnå
•
Ökad kontroll över hanteringen av ärenden
•
Förbättrad dokumentation av ärenden / kunskapsbank.
•
Effektivare rutin inom AEU.
•
Automatisering av återkoppling till den som ställde frågan.
Hanteringen av ärenden kommer i princip att vara densamma som idag både för frågeställaren och
för medarbetarna. Skillnaden är att ärendehanteringen sker via ett gemensamt sidoordnat system
istället för via enskilda mejlkonton för att öka servicegraden.
Leverantörsfakturor
Flöden
Generellt flöde: scanning inläsning i Raindance preliminärbokföring cirkulation till institution
för kontering, granskning och attest definitivbokföring.
Utländska leverantörsfakturor: leverantör skickar faktura till institution institutionen kompletterar
med uppgifter fakturan skickas till AEU för kontroll AEU skickar fakturan till scanningföretaget.
Under vilken tid ska vi arbeta med detta
Inledningsvis sker arbete med
•
Analys och förbättring av flödet för utländska fakturor.
•
Mätning av kostnader för universitetets leverantörsfakturaflöde, i syfte att jämföra med SSC´s
prislista för motsvarande tjänster.
Vilka effekter vill vi uppnå
•
Högre kvalitet och effektivare arbete med utländska fakturor, vilket medför mindre risk för
betalningsförseningar med avgifter som följd.
•
Göra jämförelse och identifiera förbättringspotential i leverantörsfakturaflödet.
Inköp
Flöden
Upphandling Avrop / inköp Leverans Faktura Betalning
Under vilken tid ska vi arbeta med detta
Inledningsvis sker arbete med
•
Behovsanalys – beakta ELIN och nya infallsvinklar
•
Förslag till nyläge
Vilka effekter vill vi uppnå
•
Identifiera förbättringsområden för generella flödet av beställningar, leverantörsfakturor, attester
etc. i organisationen.
•
Där det är möjligt; ensning av roller och standardiserade rutiner
•
Möjliggöra kostnadseffektiv inköpshantering
•
Inköp enligt LOU
Övriga flöden
Studentavdelningens flöde för avgiftsstudenter
•
3:e lands studenters inbetalningar, från utställande av faktura till betalning och uppföljning.
Personalavdelningens flöde för löneadministration
•
Alla moment som angränsar till redovisning, uppföljning och avstämningshantering. Exempel;
redovisning av arbetskraftskostnader, skatter, förskott, returnerade eller felaktiga
löneutbetalningar
Projektorganisation för Ekonomi
•
Projektägare ekonomi: Claes Nilsson, Delprojektledare: Hanna Mörtberg och Birgitta Magnusson
•
Referensgrupp: Representanter från de tre vetenskapsområdena, områdeskanslier, övr
verksamhet och AEU.
•
Arbetsgrupper: Representanter från hela verksamheten. Intresseanmälan lämnas om att få delta i
grupp. I varje arbetsgrupp skall det finnas representant från referensgruppen som utgör länk
mellan grupperna. En del flöden kommer att behöva delas upp i delar så det kan bli aktuellt med
flera arbetsgrupper inom ett flöde. Inom varje arbetsgrupp utses också en koordinator.
Prefektråd
Andra
representanter
Referensgrupp
ca 15 ekonomiadm. + AEU
Arbetsgrupp
projektadm.
Arbetsgrupp
anläggningar
Arbetsgrupp
NNN….
Arbetssätt
Arbete
•
Arbetet inleds med en behovsanalys. Därefter bestäms åtgärder och prioritering för det fortsatta
arbetet
•
Stora flöden styckas i delmoment. Allt startar inte samtidigt
•
Enkla förbättringar som identifieras under resans gång införs omedelbart
Exempel på leverans av en arbetsgrupp
•
Processdefinition (syfte, vilken information hanteras, vilka berörs av resultatet, vilka utför arbetet)
•
Beskrivning av nuläge
•
Problem, förbättringsförslag
•
Beskrivning av nyläge
Därefter följer beslutspunkt för att bestämma fortsättning och prioritering
Arbetssätt forts.
Metod
•
Använda kompetens och erfarenhet inom gruppen
•
Intervjuer med personer i organisationen
•
Ta del av regelverk
•
Hur gör man på andra lärosäten
•
Workshops
•
Regelbundna arbetsmöten
Projektadministratörer från ekonomi- och planeringsavdelningen kommer att stödja arbetet i form av
mötesanteckningar, moderera workshops mm. Det är meningen att gruppen ska fokusera på själva
arbetet och resultatet.
Vad händer nu
•
Arbetsgrupper för olika flöden bildas och intresseanmälan lämnas till AEU
•
Koordinatorer för arbetsgrupper utses
•
Koordinatorer och DPL skriver en projektplan för att bestämma omfattning, avgränsning och
resursbehov
•
Projektplanerna godkänns av Claes Nilsson
•
Före jul ska arbete med flöden/delflöden starta:
–
Support; införande av ärendehanteringssystem EasIt
–
Förbereda enkät inför mätning av tidsåtgång för hantering av fakturahantering, redovisning
av anläggningstillgångar mm
–
Projektredovisning och uppföljning: återstår att besluta
–
In- och utbetalningar: kartläggning av betalsätt samt riktlinjer för kort (vilka typer av kort ska
finnas, vilka inköp får göras, mm)
–
Inköp: återstår att besluta
Framgångsfaktorer
•
•
•
•
•
•
Det finns vilja att utveckla och förändra ekonomiadministrationen vilket är en grundförutsättning.
Det krävs god kommunikation inom hela verksamheten och inom projektets olika delar.
Förankring i linjen är viktigt.
Prioritering av nuvarande och tillkommande arbetsuppgifter.
Projektets genomförande kräver tydligt och kontinuerligt stöd inom hela universitetet.
Stöd och förväntan från universitetsledningen.
Risker
•
Resursbrist. Arbetsbelastningen är hög. Nyckelpersoner blir engagerade i projektet samtidigt
som ordinarie arbete ska utföras.
•
Ekonomiarbetet omfattas till största delen av arbete som inte kan bortprioriteras utan
konsekvenser.
•
Brist på aktivt engagemang. Engagemang krävs från olika personalgrupper, inte bara
ekonomiadministratörer utan även prefekter, projektledare, EU-koordinatorer och andra med
relevant kompetens.
•
Förmåga att på olika nivåer inom universitetet möta de administrativa och organisatoriska
förändringskrav som ställs för att kunna uppnå den nytta som projektet avser att ge.
•
Svårigheter att samordna projektet med andra närliggande utvecklingsprojekt och ordinarie
linjearbete.
•
Nya tillkommande uppdrag och krav, både externa och interna.
