Mall för kommunikation i forskningsprojekt

Strategisk och planerad kommunikation
Mall för kommunikation i ett forskningsprojekt
Det här är en mall till hjälp för dig som ska ta fram strategi och plan för forskningskommunikation i
ett Fjärrsynsprojekt. Använd mallen för att få med de rubriker och områden som ska beskrivas i en
kommunikationsplan, men radera den text som inte ska vara med i den slutliga planen.
Kommunikationsplanen ska kartlägga och beskriva den utåtriktade kommunikationen, det vill säga
hur projektet ska kommunicera med fjärrvärmebranschen och dess intressenter, med branschens
kunder, myndigheter, media och andra som berörs av forskningen och dess resultat. Målet med
kommunikationsplanen är att säkerställa att projektet blir känt och att den kunskap som tas fram
nyttiggörs på bästa sätt.
Analys av nuläget
Börja med att göra en analys av läget inom det aktuella forsningsområdet. Besvara till exempel:
 Hur är kunskapsläget i dag och vad vill vi åstadkomma med den kunskap som kommer fram i
projektet?
 Vilka mottagare av information och ny kunskap från projektet kan identifieras?
 Vilken roll ska kommunikationen ha i projektet för att forskningen ska bli känd och resultaten
kunna spridas och användas av de som är berörda?
Strategi
Vilka strategier ska väljas för att nå projektets mål?
Exempel på strategiska val:
 Räcker det att projektet informerar och kommunicerar? Kanske krävs en dialog med olika
målgrupper för att nå projektets mål?
 Vid vilka olika tillfällen ska vi kommunicera – vid projektstart, när det finns resultat att gå ut med,
när referensgruppen har haft möte och någon där kan uttala sig om vilken nytta branschen eller
samhället i stort kommer att ha av resultaten från studien, när projektet avslutas osv? Omfattande
projekt kräver en omfattande och långsiktig kommunikation.
 Ska vi kommunicera med en målgrupp/organisation/person direkt, eller med hjälp av någon annan
organisation eller talesperson?
 Vem i projektet ska ansvara för projektets utåtriktade kommunikation?
 Behöver projektet engagera en professionell kommunikatör för att klara vissa
kommunikationsaktiviteter?
Tänk igenom strategin och koppla den till analysen av projektets kommunikationsbehov och
förutsättningar. Ett stort och omfattande projekt behöver kommunicera regelbundet genom hela
projekttiden för att hålla intresset uppe och för att förbereda målgrupperna på de kommande
resultaten.
Målgrupper
Definiera vilka målgrupper som finns för projektet och dess resultat och beskriv så detaljerat som
möjligt varje grupp genom att beskriva dess behov och attityd i den aktuella frågan. Lista
målgrupperna i prioriteringsordning så detaljerat som möjligt.
Vanliga grupper i Fjärrsynsprojekt är:
 Olika funktioner i fjärrvärmeföretagen – marknadsansvarig, fjärrvärmechef, distributionsansvarig,
vd etc
 Kunder och kundorganisationer





Tillverkare och leverantörer
Svensk Fjärrvärmes kansli
Energimyndigheten och andra myndigheter, ange namn eller funktioner
Fackpress och nyhetsmedia (som också kan nå valda målgrupper)
Andra som berörs av forskningen och dess resultat – företag, organisationer etc
Kommunikationsmål
Beskriv konkret de resultat som kommunikationsinsatserna ska bidra till att nå i varje målgrupp, till
exempel i fjärrvärmeföretag, bland kunder, på myndigheter och i media.
Kommunikationsmål kan indelas i:
 Kunskapsmål - vad målgruppen ska kunna på en skala mellan ”känna till” och ”kunna räkna upp,
veta, förstå”.
 Attitydmål - vad målgruppen ska tycka på en skala mellan ”tolerera” och ”älska”
 Motivationsmål – vilken motivation ska målgruppen ha på en skala mellan ”tänka sig att göra” till
”kämpa för”.
 Beteendemål – vad målgruppen ska göra på en skala från ”pröva en gång” till ”alltid göra”.
Talespersoner
Fundera över vilka personer, funktioner och organisationer som ska knytas till projektet för
att stärka kopplingen till branschen eller samhället i övrigt.




Finns det personer/organisationer som är särskilt viktiga för projektet och för att resultaten ska
spridas?
Bör några av dessa vara med i projektets referensgrupp?
Behöver projektet hitta en eller flera talespersoner som kan hjälpa till att sprida kännedom och
resultat?
Vilken person eller aktör är bäst lämpad att nå fram till projektets olika målgrupper?
Budskap
Beskriv hur ni ska redogöra för projektet, vad målet med projektet är och vad resultaten
kommer att leda till. Det är viktigt att ha tänkt igenom det eller de budskap som ska föras ut.




Hur kan resultat från projektet komma att påverka respektive målgrupp?
Vad händer om kunskapen från projektet INTE sprids och används?
Formulera ett huvudbudskap för projektet - vad ska vi säga för att nå kommunikationsmålet?
Kan vi överföra det budskapet till de angivna målgrupperna?
Kanaler och medieval
Definiera och beskriv vilka kanaler som ska användas för den utåtriktade kommunikationen så att
budskapet når respektive målgrupp. Det kan också behövas en plan för kommunikation inom projektet
om projektgruppen består av mer än en person. Då handlar det kanske om fysiska möten, telefon- och
videokonferenser, e-post, sociala medier. Detta ska ingå i projektet och inte belasta den utåtriktade
kommunikationsbudgeten.
Exempel på frågor att besvara och beskriva under rubriker kanaler och medieval:



Hur snabbt behöver informationen spridas?
Vilken uppmärksamhet krävs för just den här frågan?
Finns det befintliga kanaler som kan användas eller behöver projektet skapa nya?
Vad är kostnaden?
Exempel på befintliga kanaler:





Fjärrsyns webbplats
Nyhetsbreven Aktuellt från Fjärrsyn, Energimyndighetens Energiforskning, Svensk Fjärrvärmes
kort-kort
Fackpress, exempelvis Fjärrvärmetidningen
Svensk Fjärrvärmes olika temadagar
Temadagar, möten och annan direktkontakt med Svensk Fjärrvärmes medlemsföretag
Aktivitetsplan och budget
Här ska de utåtriktade kommunikationsaktiviteter som projektet valt att genomföra
sammanfattas. Specificera varje aktivitet så detaljerat som möjligt i matrisen nedan.
Beräkna också kostnaden för de olika aktiviteterna och ange en samlad budget för
projektets utåtriktade kommunikation. Det är viktigt att denna kommunikationsplan
och dess kostnader är med i projektansökan för att den ska kunna behandlas och
beviljas.
Olika projekt kräver olika aktiviteter för att bli framgångsrika. Fundera på hur just
detta projekt ska kunna bli känt och nå ut till de organisationer, funktioner och
personer som berörs av resultaten. Följande aktiviteter är obligatoriska i ett
Fjärrsynsprojekt:
Presentationstext
Den samlande platsen för all kommunikation är Fjärrsyns hemsida www.fjarrsyn.se.
Här publicerar vi information om alla nya projekt så snart som möjligt efter att de
beviljats. För detta behövs en kort presentationstext av projektet, och när den skrivs
tänk på att:





Det är viktigt att lyfta fram vilken betydelse resultaten från projektet kommer att
ha för fjärrvärmebranschen och för samhället i stort.
Texten ska vara populärvetenskaplig, enkel och begriplig så att den kan läsas av
andra än de personer som är insatta i forskningsfrågan.
Lägg gärna in ett kort uttalande från projektledaren om projektets nytta.
Lämpligt omfång är cirka 200 ord.
Bifoga en porträttbild av projektledaren.
Temadagar, seminarier och utbildningar
En viktig kanal för kunskapsöverföring är de temadagar, seminarier och möten som
varje år arrangeras i energi- och fjärrvärmesammanhang. Ange de konferenser och
andra möten som projektet planerar att medverka på och förbered dig väl inför varje
framträdande genom att:



Enkelt och tydligt beskriva målet med projektet och vilken betydelse det har för de
som berörs av forskningen och de personer som är i publiken.
Målgruppsanpassa budskapet så att du lyfter fram och presenterar det som
efterfrågas vid varje enskilt tillfälle (folk i energibranschen,
myndighetsföreträdare, beslutsfattare osv).
Berätta att projektet är en del av forskningsprogrammet Fjärrsyn.
Slutrapport
Slutrapporten ska skrivas direkt i den rapportmall som finns att ladda ner från
Fjärrsyns hemsida. Där finns också en manual med instruktioner för hur mallen
fungerar. Följande gäller för Fjärrsynsrapporter:






Mallen är gjord i Word för att kunna användas på alla olika datorer.
Varje projektledare ansvarar för att allt material i rapporten är korrekturläst.
Varje projektledare ansvarar också för att bilder, filer, databaser och annat
material som finns i rapporten inte är upphovsrättsskyddat, det vill säga får
användas fritt och publiceras.
Observera att bilder, diagram och tabeller förlorar i kvalitet när de flyttas mellan
olika program. Skapa därför läsbara diagram till rapporten från egna originaldata.
Fjärrsyns kansli kompletterar varje rapport med omslag, baksidestext och förord
innan den publiceras.
Rapporten publiceras och sprids digitalt. Om det bedöms angeläget kan en rapport
även ges ut i en tryckt version.
Resultatblad
För att lyfta fram det viktigaste i forskningen och för att intressera dem som berörs av
resultatet ska ett resultatblad tas fram till varje rapport. Resultatbladet sprids digitalt,
men finns också i en tryckt version som delas ut på konferenser och möten i branschen
för att lockar mottagaren att ladda ner hela slutrapporten. Tänk på att:



Resultatbladet ska vara populärvetenskapligt skrivet för att kunna intressera
personer som inte är forskare eller experter på ämnet.
Texten ska tas fram av en erfaren journalist med vana att skriva om energi och
fjärrvärmefrågor.
I bladet ska både projektledaren och någon som berörs av resultaten uttala sig för
att tydliggöra studiens nytta för energibranschen och för samhället i stort.
Aktivitet och kanal
Målgrupp
Tidpunkt
Ansvarig
Status
Aktivitetsplanen ska uppdateras löpande under projektets gång. Planen kommer att ge
en bra överblick av vad som ska göras i olika skeden av projektet, vilka målgrupper
som ska nås, vem som ansvarar och vad status för varje aktivitet är – planerad,
pågående eller genomförd.
Uppföljning, mätning och utvärdering
Utvärderingen är viktig för att säkerställa att man verkligen uppnått målen med kommunikationen.
Beskriv hur kommunikationen ska utvärderas och hur effekten av insatserna ska mätas. Viktiga frågor
att ställa sig är:



Når vi projektets mål?
Vilka effekter ger de olika insatserna?
Vad kan vi lära/förbättra till nästa gång?
Till sist
En betydande del av forskningskommunikationen görs centralt i Fjärrsyn. Men ett stort ansvar för
kommunikation och resultatspridning ligger också på varje projektledare eller annan utsedd person.
Genom goda relationer mellan forskarvärlden och samhället i övrigt kan de nyheter och resultat som
tas fram i projektet bli efterfrågade och komma till nytta. Detta bidrar till utveckling och nytänkande i
och utanför fjärrvärmebranschen. Och det visar alla de som bekostat forskningen att man får något
tillbaka och att det lönar sig att satsa på fjärrvärmeforskning.
Lycka till med kommunikationsarbetet och hör gärna av dig till Fjärrsyns forskningskommunikatör
om något är oklart!