presentationsbilder

Presentationsteknik
Så här enkla ska PowerPoint-bilder göras om du
vill ha full kontroll över
vad dina åhörare riktar
uppmärksamheten mot.
BÄTTRE PRESENTATIONER, DEL 5:
Förberedelser, del B:
presentationsbilder
Vid det här laget bör du vara väl förberedd när det gäller
budskap, upplägg och innehåll. Nu är det dags att ta itu
med detaljarbetet och ägna lite tid åt det som brukar stå
i centrum för moderna talare: presentationsbilder.
Av Olle bergman
[email protected]
Olle Bergman är civilingenjören som varit forskare, redaktörs­assistent på
Nationalencyklopedin,
utbildare och informatör
på ett läkemedelsföretag
och dessutom jobbat på
reklambyrå.
16
NR 1/2014
Kommunicera 1-14.indd 16
Föga förvånande hade de gamla grekerna och
romarna inte tillgång till varken diaprojektor
eller PowerPoint; därför finns det inte någon
särskild del av partes-modellen som heter
pictura, imago eller något liknande. Dagens
presentationsbilder är snarare något som löper
på tvärs genom hela partes-modellen. De utgör
stoff (inventio), de hjälper dig att hålla den röda
tråden (dispositio), de innehåller delar av presentationens verbala innehåll (elocutio), de utgör ett
stöd för minnet (memoria) och de är en del av
framförandet (actio).
Här ska vi understryka att PowerPoint verkligen inte är det enda presentationsprogrammet
på marknaden, även om det är det mest använda.
Elegantast och mest användarvänligt är – föga
förvånande – en produkt från Apple; deras
presentationsprogram heter Keynote. I Google
Docs, som är en gratis, webbaserad motsvarighet
till MS Office, ingår också ett enklare presentationsprogram. Sliderocket är en annan intressant
uppstickare på webben. Slutligen ska vi nämna
det säregna Prezi, som bygger på animerade inoch utzoomningar – ett uppmärksammat verktyg
som får alltfler användare.
www.magkom.se
1. Gör ett storyboard med hjälp av post-it-lappar
Inom film- och videobranschen gör man alltid
ett noggrant och detaljerat storyboard innan
man börjar filma. Det ger både översikt och
kontroll över detaljerna. Inte minst skapar det
förutsättningar till skissande och experimenterande med disposition och innehåll – något som
sparar enormt mycket tid.
Jobba vid en whiteboard eller på en stor
bordskiva. Låt varje PowerPoint-bild motsvaras
av en post-it-lapp. Utgå från den disposition som
du planerade (se avsnitt 4 i förra numret) och
arrangera lapparna i kolumner och rader. Lägg
till mellanbilder som delar in presentationen i
avsnitt.
För att göra presentationsbilderna så tydliga
och slagkraftiga som möjligt ska du bara visa en
sak på varje bild. Det är alltså bättre att visa fyra
saker på fyra bilder, än att visa fyra saker på en
bild.
Anpassa stoffet i presentationen så att du
utnyttjar två tredjedelar av den tid du har till
förfogande. Om du har en timme på dig ska du
alltså förbereda material för fyrtio minuter. Det
gör att du kan ta det alldeles lugnt, även om du
drabbas av ett tekniskt missöde eller snärjer in
dig i svaret på en fråga. Tiden har ju en märklig
förmåga att fara iväg, hur man än gör!
2. Producera mallbilder
Nästa steg är att skapa bilder med ett enhetligt
utseende. Det är lockande att använda Powerkommunicera
2014-02-23 22.03
Points färdiga mallar, men det rekommenderar
jag att du inte gör (se rutan till höger). Skapa
istället din egen mall som bygger på ett par
färger, två typsnitt och något manér som binder
ihop din presentation. Ofta räcker det med ett
typografiskt tema, men du kan också använda
teckningar i en viss stil, foton av en speciell typ
eller krumelurer som återkommer på mellan­
bilderna.
Mallbilderna du ska skapa är:
• Titelbild som innehåller titeln till din presentation, din företags- eller organisationslogga
samt ditt namn.
• Innehållsbilder av ett par typer – punktlista,
citat, diagram etc – för själva stoffet i presentationen. Jag rekommenderar en helt vit bakgrund
eftersom det brukar bli tydligast.
• Mellanbild med vilken du delar in presentationen i avdelningar för att dels förstärka strukturen i ditt material, dels skapa naturlig punkter
i framställningen för summering, frågor och
diskussion.
• Kontaktbild som är en bild som omfattar dina
kontaktuppgifter. Den lämnar du öppen när du
är klar med din presentation.
Varje bild ska bara ha plats för ett eller ett par
rejäla bildelement. Tänk på att göra texten riktigt
stor – gärna 36 punkter eller större. Dels är det
lättläst och tydligt, dels tvingar det dig att fatta
dig kort. Använd typsnitt som är lätta att läsa på
bildskärm.
3. Producera bilder
Nu använder du dina mallbilder för att skapa
presentationen. Genom att hela tiden planka
dig själv, det vill säga kopiera de bilder du nyss
producerade, försäkrar du dig om att de får ett
enhetligt utseende.
• Foton drar du upp så att de går kant till kant.
Se dock upp så att de inte blir »pixliga«; för att
undvika detta måste fotots upplösning (pixlar på
bredden gånger pixlar på höjden) vara minst lika
stor som datorprojektorns upplösning.
• Punktlistor ska bara innehålla stödord, inte
hela meningar. Låt högst en fjärdedel av bilderna
utgöras av punktlistor.
När du producerar bilder är det tre saker som
du hela tiden ska påminna dig om:
1. Dina föreläsningsbilder är inte ditt föreläsningsmanus! Om du behöver stöd för minnet ska
kommunicera
Kommunicera 1-14.indd 17
Färdiga mallar är bedrövliga när du vill visa bilder. Drar du upp fotot i full storlek
är ytan 480 000 bildpunker. Om du måste anpassa dig efter en rubrik-header och
en logotyp-footer blir bilderna oerhört mycket mindre till ytan!
du skriva ner dina stolpar på styva kort i A6storlek – det ser proffsigast ut.
2. Tänk visuellt! Foton, illustrationer och
dia­gram är mycket intressantare för åhörarna än
text.
3. Bilderna utgör ett stöd till ditt verbala
budskap. Den text som presenteras ska antingen
utgöras av stolpar, som gör det lättare att följa
med i vad du säger, eller citat, som du låter åhörarna läsa själva.
4. Finputsa, förenkla och testa
När presentationen är färdig kan det vara bra att
lägga den åt sidan ett par dagar. När du tar fram
den igen ska du se på den med kritiska ögon, finputsa detaljer och rensa bort överflödigt material
enligt följande checklista:
• Hör detta hit?
• Behövs denna bild?
• Kan jag presentera detta på ett mer visuellt
sätt?
• Kan jag stryka i texten på bilden?
• Kan jag rensa bland siffrorna på bilden?
• Kan jag ersätta denna punktlista med något
intressantare?
• Kan jag förenkla och förtydliga illustrationen,
diagrammet eller kartan?
När du har härjat klart är det dags att testa
presentationen. Gå in i ett konferensrum, kör
bildserien två gånger och gör de ändringar som
behöver göras. Upprepa testkörningen med en
eller två kolleger som får ge synpunkter och
förslag.
Nu är du färdig för att börja öva inför själva
framförandet. n
www.magkom.se
Skippa företagsmallen!
De flesta företag och
organisationer mer eller
mindre tvingar sina
medarbetare att använda
PowerPoint-mallar där
varenda bild innehåller en
stor rubrik och företagseller organisationsloggan.
Det är riktigt enfaldigt!
Om man kapar 10–20
procent av bildens höjd
där nere och lika mycket
där uppe kommer rutan
för innehållet att bara vara
hälften så stor som den
totala bildytan. Detta är
speciellt klumpigt när det
gäller foton.
Tidigare artiklar
i serien
Bättre presentationer
Tio övertygande minuter
Vår bedrövliga talarkultur
Kommunikation före PC
Du och ditt budskap
Kommande artiklar
Uppe på podiet
Vägen mot perfektion
NR 1/2014
17
2014-02-23 22.03