SIDA
UPPHANDLINGSUNDERLAG
Sammarbete med kommunikationsbyrå
Bakgrund
Omfattning, samt typ av efterfrågade tjänster och kompetenser
Diakonia är en av Sveriges tio största biståndsorganisationer, sett till total omsättning,
men intäkterna från privata givare i Sverige är jämförelsevis låg. Detta kan ha olika
förklaringar, varav låg kännedom om organisationen bland allmänheten och otydlig
extern kommunikation kan vara några.
I en föränderlig värld förändras också möjligheterna till finansiering och Diakonia vill
diversifiera sina intäkter. I linje med detta ligger att öka andelen insamlade medel.
Diakonia har antagit en insamlingsstrategi för 2014-2017 med ambitionen att attrahera
fler nya givare och öka insamlingen från befintliga. Ambitionen är att om fyra år samla in
dubbelt så mycket från enskilda givare som vi gör idag.
För att åstadkomma de förändringar vi vill, behöver vi hitta smarta sätt att öka
kännedomen om oss, berätta om det moderna biståndet bortom katastroferna på ett sätt
som skapar engagemang samt utnyttja resurser och kanaler så smart som möjligt.
Vi behöver därför hjälp med:
Kommunikations- och innehållsstrategiska vägval
Visualisering, paketering och konceptutveckling av tonalitet och manér
Idé och produktion för olika kanaler men framför allt för digitala kanaler och
sociala medier
Utveckling av utbildnings-, mobiliserings- och insamlingskommunikation
Kontinuerlig rådgivning
Vi behöver en byrå med bred kompetens inom kommunikation. Med bred kompetens
menar vi dels förmåga att resonera strategiskt samt att tänka och arbeta konceptuellt,
dels förmågan att föra ut det i flera olika kanaler (med fokus på digitala kanaler), mot
olika målgrupper.
Vi behöver också en byrå som har förståelse för vad vi arbetar med: Att vi är en idéburen
organisation som arbetar långsiktigt med att förändra attityder och beteenden och att vårt
”kapital” är vårt engagemang. Att vi är en organisation som arbetar på flera fronter för att
”förändra världen”. En organisation som både samlar in pengar och arbetar med politisk
påverkan. Vi behöver en byrå som är engagerad i samhällsfrågor och har förståelse för
1 av (7)
dessa frågor. Vad gäller opinionsarbete, arbetar vi med specialister inom detta område,
men vi ser ett ökat behov av att samordna vårt opinionsarbete och vår
marknadskommunikation för att tydliggöra våra huvudbudskap och dra nytta av
varandras arbete och olika aktiviteter.
Ni behöver inte ha erfarenhet av internationellt arbete, här handlar det framför allt om
kommunikation med målgrupper i Sverige. Men ni behöver ha förståelse för det
internationella perspektivet. Att Diakonia är en organisation vars verksamhet finns i stora
delar av världen betyder att det vi gör i Sverige inte får bli obegripligt eller fullständigt
oanvändbart i våra regioner.
Sammanfattningsvis kan man säga att uppdraget kommer att variera från att föra
strategiska resonemang om huvudbudskap och positionering och om hållbara koncept,
till produktion av utbildnings- mobiliserings-, insamlings-, marknadsförings- och
informationsmaterial för olika typer av aktiviteter. Vi kommer alltså att behöva både
strategiska tjänster, copyarbete, formgivning, tjänster inom digital kommunikation, samt
renodlad produktion, ibland även i liten skala.
Omfattningen på uppdraget kommer att variera över tid.
Ange i vilken utsträckning/om ni kan använda reducerad taxa då Diakonia inte är
vinstdrivande och inte kan dra av moms.
Om Diakonia
Det här gör vi
Med en kristen värdegrund arbetar Diakonia för att människor som lever i utsatthet och
fattigdom ska få sina rättigheter tillgodosedda. Tillsammans med lokala partners arbetar
vi för att skapa en varaktig förändring för de mest utsatta människorna i världen. För att
lyckas tar Diakonia tillvara på människors egen drivkraft och vilja att förändra. Vårt
arbete handlar om att med konkreta insatser hitta lösningar och synliggöra orättvisa
strukturer i världen för att skapa bestående förändringar. Vi vill förändra politiska, sociala
och ekonomiska strukturer som hindrar människor från att leva ett värdigt liv.
Centrala områden i Diakonias arbete är mänskliga rättigheter, demokratisering,
jämställdhet samt ekonomisk och social rättvisa.
Organisation
Diakonia har sitt huvudkontor i Sverige (Alvik) samt regionkontor i Asien (Chiang Mai),
Afrika (Nairobi), Latinamerika (Bogotá) och Mellanöstern (Jerusalem). Vi har också
lokala kontor i de flesta av de länder där vi bedriver utvecklingsbistånd.
Den största delen av vår personal är lokalt anställd. Detta ger oss den starka förankring
och långsiktighet som är nödvändig för att – tillsammans med våra eldsjälar och
samarbetsorganisationer – åstadkomma hållbar förändring.
SIDA
2 av (7)
SIDA
Vår organisation är decentraliserad, och styrning och stöd utgår från huvudkontoret. På
huvudkontoret samordnas också globala kommunikationsinsatser såsom webbplatsen.
2014 hade Diakonia 274 anställda, varav 40 i Sverige. Vår totala omsättning uppgick till
ca 450 Msek. Våra kostnader fördelar sig så att 93% används för vårt
biståndsverksamhet medan 2% används för att täcka insamlingskostnader och 5%
används till övergripande administration. Mer information finns i vår årsredovisning på
www.diakonia.se/arsbok
Diakonia finns på plats i drygt 30 länder världen över och samarbetar med flera hundra
lokala organisationer. Om oss hittar ni på www.diakonia.se
Så här arbetar vi
Diakonia driver som regel inga egna projekt. Istället stöttar vi lokala organisationer. Ofta
stödjer vi en organisation i sin helhet, framför en isolerad insats. Några ledord är:
Långsiktighet: Vi vet att det tar tid att förändra världen och åstadkomma en varaktig
förändring. Det kräver envishet och uthållighet. De vi samarbetar med och de projekt vi
bistår får oftast stöd under många år.
Förändring: "Människor som förändrar världen" är vårt motto. Vi syftar på de människor
som har förmågan att omvandla sin frustration till drivkraft. De vet vad som måste
förändras och hur det ska göras. Vår uppgift är att hjälpa dem göra det. Vi syftar också
på alla de som ger gåvor till oss, bidrar med sin tid eller som på andra sätt är med och
förändrar världen.
Partnerskap: Våra samarbetsorganinsationer vet vad de behöver där de arbetar. Vi
hjälper dem genom att bidra med pengar, utbildning, deltagande i nätverk,
erfarenhetsutbyten eller annat som ökar organisationens förmåga att hjälpa de mest
utsatta.
Påverkan: Det räcker inte att förändra situationen i en enskild by i ett fattigt land. Vi
måste förändra de strukturer som skapar fattigdomen. Detta arbetar vi med på många
olika nivåer, bland annat genom att försöka påverka politik och makthavare, i Europa och
i de länder där vi arbetar.
Så här började det
När Diakonia började sitt arbete i mitten av sextiotalet, var det som en humanitär
organisation med fokus på katastrofinsatser. Det började med den svåra torkan i Indien,
där några av Sveriges frikyrkor gick samman och organiserade en hjälpinsats. Denna
gemensamma aktion återupprepades vid sexdagarskriget i Mellanöstern och när
människor i Bangladesh drabbades av enorma skyfall och översvämningar.
3 av (7)
SIDA
Tidigt insåg vi att det alltid är de fattigaste som drabbas värst av katastrofer och
erfarenheter visade också att det inte alltid är de fattigaste som drar nytta av traditionellt
biståndsarbete. Så vi beslutade oss för att hitta ett sätt att arbeta långsiktigt, där vi kan
hjälpa utsatta människor. Vi började förändra strukturer. Orättvisa politiska, sociala och
ekonomiska strukturer som hindrar människor från att leva ett värdigt liv. Vi vet att de
som drabbas också kan utöva påtryckningar mot beslutsfattare. Människor kan förändra
samhälle och strukturer om de får de verktyg som behövs. Därför ser vi att bistånd till
demokratisering är bland det viktigaste.
Idag
Idag är Diakonia en stor organisation med en kvalitativ och komplex verksamhet. Det
moderna biståndet är så mycket mer än katastrofer. Faktiskt så väldigt mycket mer än
det traditionella biståndet som oftast lyfts i media och finns i människors medvetande.
Världen har förändrats otroligt mycket på väldigt kort tid. Vi utmanar beslutsfattare för att
förändra de strukturer som orsakar fattigdom och förtryck av människor i vår tid. Vi
arbetar med samarbetsorganisationer och andra biståndsorgan runt om i världen för att
påverka de politiska beslut som fattas i Sverige och på EU-nivå, så att de bidrar till att
skapa en mer rättvis värld. Vi tror på långsiktiga lösningar och vill vara med och påverka
framtiden. Vi tror att människor kan förändra världen.
Intern organisation och upphandlingsprocess
Arbetsgrupp hos Diakonia för upphandlingen består av personal på insamlings och
kommunikationsavdelningen. Ansvarig upphandlare är Magdalena E.Ackeberg, Senior
Marknadsföringsansvarig.
Frågor tas i första hand med Magdalena Ackeberg (tel 08-453 69 09 eller
[email protected]) och Helena Lind, Insamlings- och
kommunikationschef (08-453 69 00 eller [email protected]).
Upphandlingen sker i två steg; I steg 1 bjuds ett antal byråer in att lämna anbud genom
att svara på det som efterfrågas i avsnittet ’Bedömningskriterier för upphandlingen’.
Anbuden utvärderas och två av anbudsgivarna bjuds in till steg 2, där en arbetsgrupp
hos Diakonia träffar de utvalda byråerna för en fortsatt dialog. Utgångspunkten i mötet är
det underlag ni redan har skickat oss, där vi ser en möjlighet för oss att ställa frågor och
för er att fördjupa några av de punkter som utgör bedömningen. Dessutom ser vi en
möjlighet att fördjupa dialogen kring hur ni ser på uppdraget, på hur ett väl fungerande
samarbete ser ut och vad som är viktigt för er i ert eget arbete. Därefter fattar Diakonia
beslut om vilken byrå som får uppdraget och avtal skrivs mellan parterna. Vi har
ambitionsnivån att ett samarbete ska kunna påbörjas i februari 2016.
4 av (7)
Tidplan för upphandlingen
SIDA
Steg 1
Upphandlingsunderlag skickas ut
v 47
Frågor besvaras
v 48
Anbud lämnas in
v 49, Diakonia tillhanda senast 7
december 2015
Första utvärdering
v 50-51
Besked
v 51
Steg 2
Möte med utvalda byråer
v3
Andra utvärdering
v4
Besked
v5
Avtalsskrivning
v6
Anbudet skickas i ett kuvert märkt ”byråupphandling” till
Diakonia
Att: Magdalena E.Ackeberg
Box 140 38
167 14 Bromma
Bedömningskriterier för upphandlingen
Allmänna kriterier
Tidigare erfarenheter
Beskriv kortfattat er byrå och verksamhet, kort historik, ägarförhållanden, erfarenheter,
eventuell inriktning, organisation, antal kunder, omsättning etc.
Erfarenhet av liknande uppdrag, kunskaper i samhällsfrågor mm
Beskriv vilken erfarenhet byrån har av liknande uppdrag (max två). Med liknande
uppdrag avses uppdrag utförda för idéburna organisationer. Det vi ser som centralt är att
ni har arbetat med/har erfarenhet av organisationer som haft som primär uppgift att
bedriva insamling, förändra attityder eller beteenden hos sina målgrupper. Beskriv vad
detta (dessa) uppdrag omfattade, vad byråns arbete bestod i och vad uppdraget
resulterade i. Beskriv också hur byråns kunskaper och engagemang i samhällsfrågor
kommit till användning i uppdraget (uppdragen).
Kunder / uppdrag idag
Ange kortfattat några av de uppdrag som byrån är stolt över (max 3). Beskriv vad
uppdraget består i och ge exempel på aktiviteter ni varit med och utarbetat.
5 av (7)
Bredd i tjänsteutbud (tjänste- /kompetensområden)
Beskriv de tjänster och kompetenser som erbjuds / finns inom byrån och vilken
erfarenhet dessa kompetenser har. I det fall kompetensbehovet täcks av
underleverantör, ange detta och namnge den underleverantör som används.
Bemanning av uppdraget
Ange vilken arbetsgrupp som ska arbeta med Diakonia, namnge personer, vilken roll de
kommer att få, samt deras tidigare erfarenhet (CV).
Ekonomi, stabilitet
Redovisa byråns ekonomiska situation genom kopia på senaste bokslut. Diakonia
kommer även att ta kreditupplysning på de anbudsgivare som lämnat in anbud.
Miljökrav
Redovisa byråns miljöpolicy, alternativt beskriv hur byrån arbetar för att bidra till ett
hållbart samhälle.
Arbetsmetodik och förmåga
Arbetsmetodik & rutiner
Beskriv kortfattat hur byrån kvalitetssäkrar sina uppdrag, hur ni arbetar i ett uppdrag som
avser hela kedjan från utarbetande av koncept till kampanjförslag och produktion.
Beskriv arbetsmetodik och hur den interna processen ser ut från uppdragsstart (brief),
strategi, idéarbete, presentation av arbete, till produktion och leverans (samt i
förekommande fall utvärdering) av uppdraget. Vi vill gärna att ni beskriver både den
kreativa processen och den administrativa (dvs rutiner kring kostnadsberäkning /
offerering, samt eventuell uppföljning).
Kreativ förmåga
Kreativ förmåga är ett subjektivt begrepp. Beskriv kortfattat vad ni själva ser som ’kreativ
förmåga’ och om ni har en ’kreativ filosofi’. Vi vill också att ni lämnar två arbetsprover,
dvs arbeten ni utfört, som ni ser som exempel på kreativ förmåga. Beskriv kort
uppdraget, hur ni löste uppgiften, samt vad utfallet blev
Samarbete
Ett gott samarbete bygger såklart på två parters förmåga och är svår att beskriva i
förväg. Här ber vi er lämna två kundreferenser, som vi kommer att ringa upp med några
frågor kring hur de upplever ert samarbete med avseende på t ex tillgänglighet, service,
leveranssäkerhet, tidhållning, prisvärdhet, etc.
Användning av och kompetens kring undersökningar
Redovisa kortfattat om och hur ni använder undersökningar som underlag i ert arbete
och hur ni ser på undersökningar som input till strategier eller kreativt arbete, alternativt
som utvärdering av en insats.
SIDA
6 av (7)
Principer för prissättning, prisnivå
Beskriv vilka principer ni tillämpar för prissättning och debitering, hur ni tar betalt för olika
arbetsmoment, för era olika kompetenser (kompetensområden) och för
materialkostnader, samt vad ni har för rutiner kring offerera, debitering och betalning.
Ange om ni har påslag på externa inköp som t ex tryck. Ange också i vilken utsträckning
ni kan tänka er att använda reducerad taxa för oss som ideell organisation.
Kultur och värderingar (utvecklas även i steg 2)
Byråns värderingar
Beskriv kortfattat vilka värderingar som ni tycker genomsyrar er organisation och vad
som är viktigt för er i ert arbete.
Synen på hur ett väl fungerande samarbete ser ut
Beskriv kortfattat vad ni ser är viktigt för att få ett väl fungerande samarbete med era
uppdragsgivare och hur ni tycker att ett bra samarbete ska vara, sett ur ert perspektiv.
Avtal
Vi har för avsikt att teckna avtal med den byrå som vi slutligen väljer. Avtalet kommer att
skrivas på två år, med möjlighet till förlängning.
Diakonia
November 2015
SIDA
7 av (7)
