2014-01-30
Medarbetarundersökningen. Handlingsplan
Fakulteten för Samhällsvetenskap
Kansliet
Kansliets handlingsplan fokuserar på områdena Effektivitet, Delaktighet och Målkvalitet.
Målen Effektivitet och Målkvalitet är också mål för den fakultetsövergripande
handlingsplanen.
Effektivitet
Åtgärd 1. Gemensamma rutiner och processer för effektivare arbete
Genomförande: Systematiskt framtagande av beskrivningar. Tid måste avsättas för detta
arbete och det måste tillsättas resurser. Arbetet sker under 2014. Uppföljning i februari 2015.
Kanslichef leder och fördelar arbetet.
Åtgärd 2. Öka kunskapen om våra verktyg, processer och centrala direktiv.
Genomförande: Inventera behoven. Systematisk kompetensutveckling. Utnyttja
universitetsgemensamma utbildningar, skapa egna fakultetsinterna i samarbete med andra
fakulteter, för kansliets medarbetare. Kansliets personal utbildar institutionernas. Syftet är att
det administrativa arbetet ska bli effektivare och hålla högre kvalitet. Arbetet sker under 2014
och 2015. Uppföljning i november månad 2014 och 2015. Ansvarig för verktyg är PehrHenric Danielsson, processer och centrala direktiv Petra Nilsson.
Åtgärd 3. Utveckling av våra verktyg.
Genomförande: Att systematiskt bidra till utvecklingen av våra system (Ladok, Kursinfo,
MyMoodle, NyA, Q & R, TimeEdit, Primula, Agresso etc.) genom att förmedla synpunkter
till systemägare och utvecklare. Identifiera rätt mottagare av våra synpunkter och informera
om hur kommunikationen ska ske. Ansvarar gör Peter Häggstrand. Uppföljning september
2014. Om fungerande modell för återföring till systemägarna hittas fortsätter vi använda den.
Delaktighet
Åtgärd 1. Utökad gemenskapskänsla
Genomförande: Utnyttja de samlokaliseringsmöjligheter som dyker upp för att samla kansliets
personal till färre platser på campus Växjö. Kräver balansgång för att tillgodose
institutionernas behov av närhet till verksamhetsstödet. Frekventare kanslimöten med hela
kansliet, med team-building-inslag. Ansvarar gör kanslichefen. Uppföljning i november 2014.
Åtgärd 2. Utveckla intern kommunikation för att öka kunskap om verksamhetstödet, öka
nyttjandegraden för verksamhetstödet och förbättra styrning av densamma.
Genomförande:
Mellan medarbetare – installera Skype på alla datorer och se till att alla på kansliet ”ser”
varandra där. Använda Medarbetare flitigare. Ansvarar gör kommunikatörerna.
Förbättra arbetet i funktionsgrupperna. Ansvarar gör kanslichef och sammankallande i
respektive funktionsgrupp. Uppföljning i november 2014.
Mellan kansli och institution – mer information om verksamhetsstödet sprids till
institutionerna via Medarbetare, e-post och prefektråd. Ansvarar gör kanslichef och
kommunikatörer. Kanslipersonal är med på institutionsmöten i den utsträckning som är
lämplig. Ansvarar gör varje enskild medarbetare tillsammans med prefekt. Uppföljning
september 2014.
Mellan chef och medarbetare – Kanslichef försöker förbättra förutsättningarna att hinna med
mejlflödet. Tydligare kommunikation runt arbetsuppgifter och delegering. Medarbetarsamtal,
lönesamtal och uppföljande samtal hålls varje år. Kanslichefens närvaro i Kalmar anslås på
webben. Löpande information genom mejl till kansliet var tredje vecka. Ansvarar gör
kanslichef. Uppföljning i juni 2014.
Målkvalitet
Åtgärd 1. Gemensam målorientering
Genomförande: Årligt möte särskilt för detta ändamål i februari. Inriktningsdiskussioner.
Ansvarar gör kanslichef och sammankallande i funktionsgrupperna. Uppföljning direkt efter
möte.
Åtgärd 2. Diskutera vad målkvalitet innebär för kansliet och därefter ta fram konkreta, lokala
mål
Genomförande: Efter februarimötet utvecklar funktionsgrupperna sina specifika mål. Arbetet
med att kartlägga och utveckla verksamhetsstödets mål ska vara klart i maj. I arbetet ingår att
inventera vad verksamhetsstödet gör och att undersöka och systematisera institutionernas och
fakultetsledningens behov. Uppföljning sker i december 2014 och då tar vi universitetets nya
vision i beaktande och reviderar våra måldokument. Ansvariga är kanslichef och
funktionsgrupperna.
