Handlingsplan för HR-enheten 2013 – 2015
Nyfikenhet, mod och engagemang är en förutsättning för den utveckling och proaktivitet
som ska vara ledord för oss på HR-enheten. Vi ska alltid bära med oss och visa respekt för
personal/individen ute i verksamheten och deras olikheter.
Nyfikenhet
All personal på HR-enheten måste vara nyfikna och lyssna av och lära känna vad
verksamheten behöver. Nyfikenhet för oss leder till utveckling, ökad förståelse och
samarbete. Nyfikenhet ska prägla vårt arbetssätt, vilket i praktiken medför att vi kommer att
ligga steget före, när vi får en förfrågan, och uppnår på så sätt en snabbare och mer precis
aktion.
Nyfikenheten innebär för oss:
Att vi alltid ska ha en representant närvarande på internutbildning
Att vi avrapporterar varje internutbildning vid enhetsmötet
Att vi alltid genomför mätning enligt uppsatt kvalitetsmål
Att vi är öppna med de krav som vi ställer på rollen som kursledare
Att vi besöker varje distrikt minst en gång om året
Att vi deltar i varje distrikts styrgruppsmöte en gång per år
Att vi deltar i VL:s nätverk en gång per år
Att vi för en dialog med DC angående internutbildning
Att HR-enheten årligen följer upp genomförda utvecklingssamtal med dess eventuella
utbildningsönskemål
Att vi aktivt avsätter tid för att delta i externa arrangemang och seminarier
Mod
Personalen på HR-enheten måste våga och vara modiga specialister. Vi ska stå upp för det
som vi tror på. Mod att våga säga vad vi tycker och mod att bidra med vår expertis. Vi ska se
möjligheter i stället för hinder.
Mod innebär för oss:
Att vi varje verksamhetsår ska ha provat minst två nya koncept/metoder
Att vi verkligen använder nya koncept och metoder på enheten
Att vi ska vara tydliga med att kommunicera de krav som ställs för deltagande i
internutbildning
Att vi förstärker vår profession i organisationen, tydliggör och betonar vår expertkunskap. Vi
ger inte bara stöd och hjälp utan vi besitter specialistkunskap
Att vi är öppna för resultatet av utvärderingen av en internutbildning och är ärliga med vad
som händer
Handlingsplan HR-enheten 2013 – 2015
KS 2012-12-10
1/8
Engagemang
Personalen på HR-enheten måste vara engagerade för att se behov och kunna driva och stötta
utveckling. Om vi är engagerade i våra arbetsuppgifter och i andra människor kommer det att
smitta av sig på våra deltagare.
Engagemang innebär för oss:
Att vara pålästa och aktivt ta del av distriktens handlingsplaner, den regionala
handlingsplanen och de andra enheternas handlingsplaner
Att göra besök ute i verksamheten
Att fysiskt vara på plats på internutbildningar och att alltid ha i bakhuvudet att ta hand om
deltagarna och att kunna följa upp eventuella idéer och tankar som uppkommer
Att alltid agera och att ha en inarbetad struktur på vårt arbetssätt
Att vi är omsorgfulla med att rama in arrangemanget eller bemötandet
Att alltid vara öppna för var och när utbildningen ska förläggas med hänsyn till utbildningens
syfte, deltagarnas förutsättningar och verksamhetens bästa
Att alltid verka för vikten av kompetensutveckling för de anställda och att sätta alla
internutbildningar i sitt sammanhang och sprida informationen om desamma.
Personal på HR-enheten:
Peter Baston, 100% av heltid, ansvarig för CambridgeESOL och IELTS prov i engelska.
Under andra hälften av 2013 går Peter ner i tjänst till 75,0% av heltid.
Petra Hydén, 90% av heltid, internutbildning.
Kerstin Sassola, 100% av heltid, ansvarig för enheten.
Karin Sjöholm, 80% av heltid, ansvarig för internutbildningsverksamheten.
Peter Smidfelt, 30% av heltid, regional samordnare för Flexus och Moodle under perioden 1
januari 2013 t o m den 30 juni 2013.
Övergripande kvalitetsmål för enheten under perioden
Att personal som deltagit i internutbildning i HR-enhetens regi har fått kunskaper som hjälper
dem i sin roll på Folkuniversitetet. Mätning sker via enkät i Netigate, mål 3,0. Avrapportering
sker årligen vid Ledningens genomgång.
Att nöjdhetsgraden hos dem som genomgått personalutbildning är minst 3,2 av 4. Mätning
sker via enkät i Netigate. Avrapporteras årligen vid Ledningens genomgång.
Ansvarig för samtliga mätningar är Karin Sjöholm.
HR-enhetens roll
Konsultfunktion och service till distrikten
HR-enheten ska operativt stödja distrikten inom samtliga personaladministrativa områden.
HR-enheten är en del av regionens ledningsstruktur och ska initiera, ta fram och
implementera den utveckling och de förändringar i verksamheten som har policykaraktär
och som har beslutats av styrelsen och ledningsgruppen.
Handlingsplan HR-enheten 2013 – 2015
KS 2012-12-10
2/8
Att förbättra
Vi arbetar vidare med att ytterligare förstärka våra relationer till medarbetarna i regionen och
distriktens styrgrupper.
Personalpolitiskt program
Kursverksamheternas fem stiftelser har gemensamt utarbetat ett personalpolitiskt ramprogram
med ingående lönepolicy. Detta ska ligga till grund för en fortlöpande översyn av
Folkuniversitetet Syds personalpolitik och personalhandbok.
Att förbättra
En ständig revidering av personalhandboken som sker allteftersom det kommer nyheter inom
området lagar och avtal.
HR-Plus
Ett nytt PA-och lönesystem infördes för hela Folkuniversitetet 2011. Under 2013 så kommer
fokus att ligga på att få tidrapportering via webben att fungera för alla cirkelledare i regionen.
HR-enheten kommer att fortsätta implementeringen av CV modulen och möjlighet att
dokumentera utvecklingssamtalen kommer att erbjudas.
Att utveckla
Under 2014 så kommer även Anställningsmodulen finnas tillgänglig och den är en
förutsättning för att ha ett komplett HR verktyg i HR Plus.
Lagar och avtal, myndighetskontakter
Enheten har till uppgift
att bevaka myndigheternas krav som styrs av olika arbetsrättslagar.
att informera, initiera, följa upp och tillsammans med Ekonomienheten rapportera till
myndigheter och arbetsgivareorganisationer.
Förhandlingar
Enheten
ansvarar för genomförandet av lönerevisioner på Tjänsteföretagens Arbetsgivarförbund/IDEA/Unionen-området i samverkan med distriktschefer och stiftelserektor.
bistår distriktschefer/gymnasierektorer/grundskolerektor och förskolechefer i
förhandlingar angående löne- och anställningsvillkor samt i lönerevisionerna på
cirkelledare och lärarområdena.
genomför förhandlingar med de fackliga organisationerna i frågor som rör allmänna
anställningsförhållanden.
leder förhandlingar enligt MBL i större ärenden.
Policy
Enheten
ansvarar för att hela regionen följer och utvecklar de intentioner som beskrivs i
Folkuniversitetets personalpolitiska program och verksamhetsmanualen.
Handlingsplan HR-enheten 2013 – 2015
KS 2012-12-10
3/8
föreslår förändringar utifrån intressenternas krav.
ansvarar inför styrelse och stiftelserektor för lönebildning och lönestruktur för hela
regionen.
Lönesättning för administrativ personal
Hela lönestrukturen i regionen ska ständigt analyseras och jämföras med andra aktörer på
utbildningsmarknaden och vid behov förändras på ett långsiktigt och hållbart sätt. Det
befintliga systemet bygger på jämförbarhet mellan olika funktioner, befattningar och ansvar
och samtidigt kan stor hänsyn till personliga kvalifikationer och prestationer tas.
Att förbättra
En lönekartläggning kommer att genomföras under 2013 tillsammans med de fackliga
parterna.
Arbetsmiljöansvar
Enheten ska i dialog med distrikten se till att våra policydokument som rör arbetsmiljön är
levande dokument och som sätter sin prägel på verksamheten. De ska även finnas lätt
tillgängliga. Under 2013 så kommer informationsträffar genomföras i distrikt syd, öst och på
regionkansliet.
Att förbättra
HR-enheten kommer att stötta distrikten i deras arbetsmiljöansvar och se till att utsedda
SAMordnare och skyddsombud har tillgång till utbildning samt material för sin uppgift.
HR-enheten kommer att under 2013 fokusera på stöd till distrikten när det gäller krisplanerna.
Under 2013 följer vi upp hur ansvariga i regionen arbetar med utvecklingssamtalen. Som stöd
i arbetet har vi CV modulen i HR Plus.
Under 2013 ska vi återigen genomföra en enkätundersökning för att utröna hur vår personal
trivs.
Hälsa och välbefinnande
Ledningen fortsätter sitt engagemang för personalens hälsa och välbefinnande. Grunden ligger
i en sund arbetsmiljö på respektive ort.
Att förbättra
HR-enheten kommer aktivt att arbeta med personalens hälsa och uppmuntra till olika aktiviteter och arrangemang i förebyggande syfte. Samarbetet med Feelgood fortsätter och
uppföljning sker successivt under hela perioden.
Att utveckla
Vi kommer framöver att erbjuda arrangemang med anknytning till hälsa och välbefinnande.
Det kan handla om inspirerande föreläsningar om kost och motion, stress samt uppmuntran
till fysiska aktiviteter i kombination med social samvaro.
Rekrytering
Vi arbetar kontinuerligt för att förbättra och anpassa rekryteringsprocessen inom
Folkuniversitetet där ett av våra stöd är e-rekryteringsverktyget HR Manager. Med hjälp av
HR Manager kan vi kvalitetssäkra och underlätta rekryteringsprocessen. På enheten har vi
systemets superanvändare i Karin Sjöholm.
Handlingsplan HR-enheten 2013 – 2015
KS 2012-12-10
4/8
Vi utvecklar våra rekryteringsverktyg i HR Manager ytterligare och verkar för en fortsatt
professionalisering av rekryteringsarbetet. Informationsarbete och utbildningsinsatser i HR
Manager kommer att ges löpande under handlingsplansperioden. Målsättningen är att vi ska
använda HR-Manager vid alla externa rekryteringar.
Ett annat stöd i rekryteringsarbetet är Thomas-systemet, ett personalverktyg som i första hand
används vid nyrekrytering men som även med fördel kan användas vid utvecklingssamtal och
vid arbete med teambuilding. På enheten har vi systemets superanvändare i Karin Sjöholm.
I och med att vi implementerat CV modulen i HR Plus har vi också fått ett instrument för att
söka kompetenser internt.
Vid all rekrytering ska Folkuniversitetets arbetsplan mot Diskriminering och för jämställdhet
beaktas. Enheten stödjer distrikten operativt i detta arbete.
Att förbättra
Fortsätta att sprida kunskapen om HR-Manager genom utbildnings/inspirationsdag till DC
och VL för att medvetandegöra om nyttan av att använda verktygen och för att ytterligare
kunna förbättra och förenkla rekryteringsprocessen.
Fortsätta att arrangera interna Thomasträffar för regionens certifierade användare i syfte att
fortbilda, reflektera och utbyta erfarenheter kring användandet av Thomassystemet. Vi ska
fortsatt uppmana samtliga anställda att fylla i sina uppgifter i CV modulen i HR Plus.
Personalutveckling
Enheten ger regionens personal möjlighet till kunskap, erfarenheter och kompetens och ger
verktyg och en beredskap för det dagliga arbetet och vad som händer i omvärlden. Samtliga
medarbetare ska förstå sin roll i organisationen och vi ska kontinuerligt erbjuda ett stöd i en
lärande arbetssituation.
Samspelet och dialogen mellan distrikten och HR-enheten är av stor vikt för att förverkliga
detta. Enheten planerar alltmer i nära samarbete med distrikten på årsbasis de utbildningsinsatser som ska genomföras och skräddarsyr utbildningar för specifika målgrupper.
Dialog förs i början av varje kalenderår med respektive DC i syfte att vi ska hamna rätt i vårt
utbud av utbildningsinsatser och kunna erbjuda ett för distrikten relevant sådant.
Vi fortsätter internt att bygga upp vårt nätverk med personer som kan bidra med sin
kompetens genom att leda internutbildningar i regionen. På så sätt utökar enhetens sitt nätverk
av interna konsulter, samtidigt som medarbetare får möjlighet att växa och utvecklas i
organisationen.
Introduktion
Vi kommer att utveckla vår introduktion ytterligare och bygga ut introduktionsutbildningen
för nyanställda till att omfatta två heldagar. Övriga moduler som idag ges regelbundet är:
Ekonomi på Folkuniversitetet, Grundkurs i Sluggo, FirstClass-utbildning och Atomenutbildning.
Under 2012 lanserade vi en ny introduktionsutbildning för pedagoger (ej språk). Utbildningen
visade sig bli mycket lyckad och lovordades vid utvärderingen. Introduktionsutbildning för
pedagoger kommer att ges vid två tillfällen under 2013.
Handlingsplan HR-enheten 2013 – 2015
KS 2012-12-10
5/8
Att utveckla
Vårt introduktionspaket ska bli mer flexibelt med vissa moduler/delar av moduler direkt på
webben som kan genomföras oberoende av tid och rum. Vi bygger ut och om vår
introduktionsutbildning för nyanställda till att omfatta information om våra verktyg, Netigate,
Vision 80/20, Contempus och HR Plus. Vidare får de områden som behöver det mer utrymme
i programmet. Vi kommer därför under 2013 att lansera en utökad introduktionsutbildning för
nyanställda, två heldagar med gemensam samvaro på kvällen för att förstärka samhörigheten.
Vi ska under 2013 digitalisera vår röda introduktionsmapp så att den blir lättare att använda
som ett stöd till den lokala introduktionen.
Att förbättra
Alla medarbetare som är administrativt anställda och all lärarpersonal med minst en
halvtidstjänstgöring ska varje år delta i utvecklingssamtal. Vi ska bli bättre på att följa upp att
alla utvecklingssamtal genomförs. I HR Plus kommer det att finnas administrativt stöd för
utvecklingssamtalen. Vi kommer successivt att under 2013 introducera dessa verktyg.
Vid behov kommer vi att erbjuda introduktionsutbildningar i komprimerad form på regionens
olika orter.
Registrering av internutbildningsinsatser inom Folkuniversitetet ska ske i CV modulen HR
Plus. Vår ambition är att under 2013 lägga över alla uppgifter på aktuell personal från vår
personalportfolio och på så sätt erhåller vi en samlad bild över varje anställds grundutbildning
och fortbildning inom eller utanför organisationen.
Fortbildning
HR-enheten kommer under 2013 att arbeta med att ta fram fortbildningsinsatser som kan fylla
de eventuella luckor som medarbetarna upplever att de behöver komplettera för att vara
effektiva och säkra i sin roll i organisationen. Under 2013 kommer bl a följande fortbildning
att finnas i vårt utbud, Ledarskapsprogram för VL, Kommunikation,
Presentationsteknik/Retorik, Pedagogik och Coachutbildning. Vi kommer även att
tillsammans med FSAB att genomföra fortbildning i HR Plus så att personalen känner till och
använder alla möjligheter och funktioner i systemet.
För coacher erbjuder vi olika typer av fortbildningar beroende på inriktning och förkunskaper.
För jobbcoacher kommer vi att fortsätta att arrangera jobbcoachutbildning. Vi erbjuder även
grundläggande utbildning i ”det coachande samtalet” för alla coacher som vill fördjupa sig.
För de coacher som redan deltagit i nämnda utbildningar kommer vi från och med 2013
erbjuda en påbyggnadsutbildning till ”Det coachande samtalet”.
En nyhet för 2013 är att det även kommer att erbjudas utbildning för uppdragsverksamheten
inom konflikthantering och ett lösningsfokuserat arbetssätt.
Under 2009/10 inledde vi ett aktivt samarbete för att stärka utvecklingen inom området
svenska som andraspråk, såväl vårdsvenska som yrkessvenska. Arbetet kommer att fortsätta
under handlingsplansperioden i form av kompetensutveckling för lärarna inom våra SFI
uppdrag.
Träffar för utbildningsledarna med olika tema kommer att arrangeras två gånger under 2013.
Vi kommer också att vid behov arrangera workshops i Sluggo, Flexus, Netigate och
FirstClass.
Handlingsplan HR-enheten 2013 – 2015
KS 2012-12-10
6/8
Att förbättra
Vi ska bli tydligare i vilka krav som ställs för deltagande i internutbildning.
Att utveckla
Under 2012 har vi processat fram ett utvecklingsprogram som är skräddarsytt för
verksamhetsledarna. I början av 2013 kommer vi att starta upp detta program, som kommer
att pågå över hela 2013.
Under 2012 inledde HR-enheten en satsning på att förstärka den digitala kompetensen hos
framför allt lärarna inom regionen. Denna satsning kommer att fortlöpa under
handlingsplansperioden och vi kommer även att ha som ambition att hitta metoder för att
säkerställa att kompetensen och erfarenheterna får genomslag i alla led och därmed även i
verksamhetsutvecklingen.
Vi har som ambition att arrangera inspirationsföreläsningar inom t ex omvärldsbevakning och
det självständiga lärandet. Vi ska fortsätta att stödja och utveckla vårt nätverk för lärare,
administratörer och säljare över distriktsgränserna med målsättningen att skapa arenor för
erfarenhetsutbyte och konceptutveckling inom svenskområdet.
En utveckling av Euroltapaketet har inletts, som en naturlig del av ett personalskifte.
Konceptet kommer att uppdateras och utvecklas under 2013 med målsättningen att
utbildningsdagarna i högre grad ska ske i workshopform.
Vi ska fortsätta att utveckla tankarna på nya utbildningskoncept inom området
vuxenpedagogik.
Stipendier
Stipendier för vår pedagogiska personal kommer vi att erbjuda som ett bra fortbildningsalternativ till Folkuniversitetets ordinarie fortbildningsmöjligheter.
Examina
Internationella Examina i engelska
Folkuniversitetet anordnar sedan många år språkprov åt University of Cambridges avdelning
English Exams (tidigare CambridgeESOL) och sedan 2002 även IELTS åt tre partners
(British Council, IDP Australia och University of Cambridge). Till grund för dessa
samarbeten ligger dels ett löpande serviceavtal med University of Cambridge, dels ett avtal
med British Council som förnyas vart tredje år. Liknande avtal finns mellan dessa parter och
Folkuniversitetets andra stiftelser.
Cambridgeverksamheten i regionen har varit stabil under ett antal år medan IELTS visar för
2012 upp en svag uppåtgående trend. Cambridgeproven hålls nästan uteslutande på våren,
IELTS däremot ordnas varje månad, och har en jämnare tillströmning av kandidater.
Huvudparten av Cambridgeeleverna läser på gymnasieskolan och önskar en mer långsiktig
merit utöver sina gymnasiebetyg. IELTS är aktuell för sökande till högskolor i utlandet, för
utländska studerande i Sverige, för yrkesproffs som söker kvalificerad anställning i
engelskspråkiga länder, samt för alla som vill emigrera till ett engelskspråkigt land.
En hel del tekniska system har implementerats eller förfinats under 2012, online registrering
(IELTS), med omfattande webbaserade system som understöd. Under en lång
inkörningsperiod har dessa förbättringar krävt ökade arbetsinsatser inom enheten.
Handlingsplan HR-enheten 2013 – 2015
KS 2012-12-10
7/8
Att förbättra
Vi kommer att satsa ytterligare på marknadsföringen av verksamheten. Vi ska etablera tätare
kontakter med stakeholders såsom högskolor när det gäller IELTS. Även kontakterna med
skolvärlden, som enbart i vår region årligen förbereder fler än 1 000 gymnasister för ett
Cambridgeprov, ska förbättras.
Vi kommer fortsatt att erbjuda workshops med olika tema om Cambridgeexamina för
skolpersonalen i regionens gymnasieskolor.
Att utveckla
En uppgift under handlingsplansperioden är att följa övergången från Engelska C till Gy 11s
Engelska 7 som sker samtidigt som lokala kurser fasas ut. Det blir viktigt att inte förlora
marknadsandelar på grund av detta.
Våra marknadsinsatser kommer att följa utvecklingen och fokusera på den riktning som
frågan tar.
Lund den 10 december 2012
Peter Baston, Petra Hydén, Kerstin Sassola, Karin Sjöholm och Peter Smidfelt
Handlingsplan HR-enheten 2013 – 2015
KS 2012-12-10
8/8
