Inbjudan att lämna anbud.
På uppdrag av Sundsvalls Kommun avser Reko Sundsvall AB att genomföra en upphandling i enlighet
med bifogat förfrågningsunderlag.
Ni inbjuds härmed till att delta i denna upphandling.
Sista anbudsdag och övriga villkor framgår av handlingarna.
Med vänliga hälsningar Reko Sundsvall AB
1.
ORIENTERING OM UPPHANDLINGEN ..................................................................................... 3
2.
INSAMLINGSSYSTEM ............................................................................................................. 5
3.
BEHANDLING ........................................................................................................................ 6
4.
UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER .............................................................................................. 3
5.
KRAV PÅ LEVERANTÖREN ...................................................................................................... 7
6.
KRAV PÅ BEHANDLINGSTJÄNSTEN ......................................................................................... 8
7.
AVTALSVILLKOR .................................................................................................................... 9
8.
ANBUDSUTVÄRDERING ....................................................................................................... 12
Bilagor
1. Anbudsformulär
2. Prislista
1. Orientering om upphandlingen
Upphandlingen avser insamling, mottagning, behandling och slutligt omhändertagande av farligt
avfall inom Sundsvalls kommun. Avfallsfraktionerna som upphandlingen avser framgår av prisbilaga.
Beställare är Sundsvalls kommun. Reko Sundsvall AB har genom avtal Sundsvall kommuns uppdrag
att fungera som beställarombud i renhållningsärenden och svara för den ekonomiska redovisningen.
Kommunen har cirka 96 000 invånare. Ytterligare information om Reko Sundsvall och hanteringen av
avfall finns på www.rekosundsvall.se
1.1.
Upphandlande enhet
Reko Sundsvall AB
1.2.
CPV-nummer
90510000 Avfallshantering
90520000 Hantering av radioaktivt, giftigt, medicinskt och farligt avfall
1.3.
Omfattning
Omfattningen av denna upphandling beräknas till ungefär 1 500 000 SEK årligen.
2. Upphandlingsföreskrifter
2.1.
Upphandlingsförfarande
Ovanstående varor och tjänster upphandlas genom öppen upphandling enligt Lagen (2007:1091) om
offentlig upphandling (LOU).
Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling.
2.2.
Inlämnande av anbud
För att effektivisera hanteringen av ert anbud (spara arbetstid och miljö) vill vi att ni lämnar anbud i
elektroniskt format (s.k. e-anbud). Detta sker enkelt via vårt upphandlingssystem e-Avrop på
https://www.e-avrop.com. Ett inlämningsbevis genereras av systemet då anbud lämnas in. Detta ska
kunna uppvisas på begäran underskrivet av behörig företrädare. Om anbud inte kan lämnas enligt
ovan, kontakta Addera Upphandling.
Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektroniskt anbud:
https://www.e-avrop.com/information/LevEanbud.htm
Anbudsgivaren ska i anbudet lämna samtliga i förfrågningsunderlaget efterfrågade uppgifter på ett
sådant sätt att det framgår att samtliga krav och förutsättningar uppfylls.
Krav på leverantören (se nedan)
Krav på avfallsbehandlingstjänsterna och insamlingstjänsten (se nedan)
Avtalsvillkor (se nedan)
Priser ska lämnas enligt anvisningar i anbudsformuläret.
2.3.
Sista dag för mottagande av anbud
Anbud ska ha inkommit senast 2013-03-04.
För sent inkommet anbud beaktas ej.
2.4.
Anbudets giltighetstid
Anbudsgivaren ska vara bunden av sitt anbud tom avtalsstart. Om en eventuell ansökan om
överprövning lämnas in ska anbudet från leverantörerna vara bindande till dess frågan om
överprövning är slutgiltigt avgjord eller leverantörerna och kommunen kommer överens om annat.
2.5.
Frågor under anbudstiden
Vid tveksamhet kring förutsättningarna i förfrågningsunderlaget ska anbudsgivaren begära
förtydligande i första hand genom att ställa en fråga via upphandlingens annons på https://www.eavrop.com/ för att den upphandlande enheten ska kunna delge, samtliga registrerade intressenter,
uppgifter enligt likabehandlingsprincipen.
Anbudsgivare respektive anbudssökande ansvarar för bevakning och hämtning av eventuella frågor
och svar, förtydliganden, uppdateringar gällande upphandlingen och dess underlag. Alla besvarade
frågor skickas med e-post till frågeställaren samt övriga som redan hämtat ut underlaget från
https://www.e-avrop.com/. Alla frågor och svar publiceras i upphandlingens annons.
För info: https://www.e-avrop.com/information/LevQA.htm
2.6.
Sekretess
Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess tills dess tilldelningsbeslut har fattats. Därefter
behandlas inkomna anbud i enlighet med offentlighetsprincipen. Efter det att ramavtal har slutits är
anbudsgivarens möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud
begränsade. Önskar anbudsgivare sekretessbelägga hela eller delar av sitt anbud, precisera i anbudet
vilka delar av anbudet ni vill sekretessbelägga samt på vilket sätt ni anser er lida särskild skada om
uppgifterna offentliggörs.
2.7.
Prövning av anbud i två steg
Prövning av anbuden kommer att göras i två steg. Kvalificering och utvärdering.
Vid kvalificeringsfasen prövas om kraven på leverantören och kraven på tjänsten uppfylls, samt att
leverantören godkänner avtalsvillkoren (se nedan). Anbud ska lämnas skriftligt på bifogat
anbudsformulär.
Av de anbud som därefter kvarstår, ges vinnande anbud av lägsta pris. Priser ska lämnas enligt
anvisningar i bilaga 1 anbudsformulär.
Reko Sundsvall har bara möjlighet att anta anbud som uppfyller samtliga krav i detta
förfrågningsunderlag.
2.8.
Tilldelningsbeslut
När beslut om leverantör och anbud fattas sänds information om detta till samtliga anbudsgivare
genom e-avrop. Upphandlingen avslutas genom skriftligt upphandlingskontrakt/ beställning som
träder i kraft tidigast tio(10) dagar från den dag då sådan information lämnats.
3. Insamlingssystem
3.1.
Orientering
Insamling av hushållens farliga avfall från Sundsvalls kommuns återvinningscentraler efter avrop från
beställaren. Den innefattar även budade hämtningar av farligt avfall samt insamlingstur för farligt
avfall. Omfattningen framgår av Reko Sundsvalls hemsida www.rekosundsvall.se,
Livsmiljöalmanackan samt bilagd prislista.
Förutom transport ansvarar entreprenören för att godset blir emballerat och klart för transport till
behandlingsanläggningen. Emballage ska ingå i angivet anbud. Entreprenör tillhandahåller och
hanterar transportdokumentation som krävs för uppdraget.
Omfattningen från återvinningscentralerna i Svartvik, Johannedal och Bydalen beräknas årligen till
ungefär 30 ton farligt avfall och 80 ton elavfall per återvinningscentral. Kretsloppsparken tar årligen
emot ungefär 150 ton farligt avfall och 700 ton elavfall. Elavfallet ska transporteras till Blåberget för
mellanlagring innan vidare transport via El-kretsen. Vidare transport av elavfallet hanteras av
beställaren. Praktiskt taget alla former av farligt avfall kan förekomma men huvuddelen består av
färgavfall.
3.2.
Avrop
Tömning av centraler avropas av beställaren, eller av beställaren utsedd person, via e-post till
entreprenören dagligen före klockan 08.00.
3.3.
Tömning av centraler
Avropad tömning ska utföras samma dag och innan allmänheten får tillträde till anläggningen. För
öppettider, se www.rekosundsvall.se
3.4.
Lossning
Lossning och lastningskostnader ska ingå i anbudet.
3.5.
Fordon för insamling
Fordonen som används för uppdraget ska vara besiktigade och godkända samt uppfylla de
säkerhetskrav som krävs med avseende på uppdragets art.
Fordonen ska minst uppfylla Euro III. Senare Euro-krav är också tillåtna.
Fordonen ska vara utrustade med alkolås, brandsläckare, saneringsutrustning för eventuellt
oljeläckage samt förbandsutrustning.
Underhåll, service och förarens säkerhetskontroller ska dokumenteras och kunna uppvisas på
begäran.
3.6.
Vite
Om tömning ej sker enligt punkt ”Tömning av centraler” ovan, eller underlåtenhet att lämna begärda
uppgifter inom rimlig tid till beställaren, utgår ett vite om 5000:- vid varje tillfälle.
3.7.
Undersökningsplikt
Anbudsgivare är skyldig att innan avgivande av anbud på plats förvissa sig om förhållandena på
respektive återvinningscentral.
3.8.
Allmänt krav
Entreprenören får inte utföra arbete eller vidta åtgärd som strider mot svensk lagstiftning eller
kollektivavtal.
4. Behandling
4.1.
Transport/mellanlagring
Transport av det farliga avfallet ska gå direkt till behandlingsanläggningen entreprenören väljer att
använda, alternativt för mellanlagring om så behövs. Beställaren tillhandahåller inte någon möjlighet
till mellanlagring.
4.2.
Emballage
Tillhandahålls av entreprenören och ska ingå i á-priset som redovisas i prislistan.
4.3.
Lastbärare för färg och dylikt
Entreprenören ska tillhandahålla lastbärare som är ändamålsenliga ute på våra anläggningar.
Lastbärare av typ kryobehållare kommer ej accepteras.
4.4.
Upplastning
Upplastat avfall övergår i entreprenörens ägo, upplastning ska ingå i á-priset som redovisas i
prislistan.
4.5.
Slutbehandling
Entreprenören ska i anbudet redovisa slutbehandlingsanläggning för avfallet.
4.6.
Försäkring
Bevis om försäkring ska på anmodan tillställas beställaren.
4.7.
Utsorteringstoleranser
Entreprenören ska tåla en mindre felsortering i varje fraktion. När det gäller färgburkar ska upp till 5
viktprocents felsortering accepteras.
4.8.
Miljö- och kvalitetssäkring
Hur entreprenaden miljö- och kvalitetssäkras ska anges och bifogas anbudet. Entreprenören ska på
ett överskådligt sätt redovisa frågor som:
-
Behandlingseffektivitet avgiftning
Utsläpp till luft och vatten
Omhändertagande av restprodukter
Verkningsgrad för återvinningsprocesser
Kompetens inom avfallskemi
Miljöoptimerad logistik, emballage, lager och transport
Miljöklass på hämtningsfordon
4.9.
Service
Entreprenören ska tillhandahålla personal kunnig i kemi och frågor gällande farligt gods för
rådgivning per telefon.
4.10. Sorteringskemist
Entreprenören ska vid behov tillhandahålla sorteringskemist som 2 gånger per år ska vara behjälplig
med sortering vid respektive anläggning, med en total omfattning av 2 dagar per år.
4.11. Kontaktpersoner
Lista över kontaktpersoner ska presenteras omgående efter avtalets tecknande.
4.12. Utbildning
Minst en utbildningsdag per år skall i Sundsvall på entreprenörens initiativ anordnas för vår
driftspersonal och våra entreprenörer på anläggningarna.
5. Krav på leverantören
5.1.
Inledning
Nedan anges de krav som ställs på leverantören som företag.
I bifogat anbudsformulär anges de uppgifter som anbudsgivaren ska lämna för att styrka att kraven
uppfylls (bevis).
5.2.
Teknisk och yrkesmässig kapacitet
Leverantören ska ha en organisation med teknisk och yrkesmässig kapacitet (kompetens och
resurser) för att utföra de tjänster som anbudet omfattar. Leverantören ska därför uppfylla
nedanstående krav.
Leverantören ska ha erfarenhet av att vid egen anläggning utföra avfallsbehandlingstjänster av det
slag som upphandlingen avser eller kunna uppvisa avtal med behandlingsanläggning.
Leverantören ska ha erforderliga tillstånd.
5.3.
Kvalitets- och miljöledningssystem
Leverantören ska tillämpa kvalitetssäkringsfrämjande rutiner och miljöledningssystem som
säkerställer att utfört arbete genomförs på ett sådant sätt att avtalad kvalitet uppnås och
upprätthålls.
Kvalitetssäkrings- och miljöledningsarbetet ska bedrivas med stöd av hjälpmedel eller rutiner som
möjliggör kommunens uppföljning.
5.4.
Ekonomisk ställning
Leverantören ska ha en stabil ekonomisk ställning.
5.5.
Registrering, betalning av skatter och avgifter m.m.
Leverantören och samtliga eventuella underleverantörer ska vara registrerad i aktiebolags- eller
handelsregister. Leverantören och samtliga eventuella underleverantörer ska vidare ha fullgjort sina
åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt.
Leverantören och personer som är utsedda att vara ansvariga för utförande av de uppdrag
upphandlingen omfattar, får inte vara försatta i konkurs eller likvidation, vara under
tvångsförvaltning eller vara föremål för ackord eller tills vidare ha inställt sina betalningar eller vara
underkastad näringsförbud eller vara föremål för ansökan om sådana åtgärder. Person i den
ovannämnda personkretsen får inte vara dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt
lagakraftvunnen dom eller ha gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen under de tre senaste
åren.
6. Krav på behandlingstjänsten
6.1.
Huvudmoment
Behandlingen ska omfatta följande huvudmoment:
Mottagning inklusive vägning av inkommande avfall
Erforderlig mellanlagring
Relevant förbehandling
Huvudbehandling och avyttring av samtliga restprodukter
Behandlingen ska ske i en befintlig anläggning.
6.2.
Mottagning av avfallet
Allt avfall ska tas emot löpande under hela året och under hela avtalsperioden.
Avfall som tas emot ska vägas och registreras. Av vågsedeln ska framgå:
Tidpunkten för mottagningen
det avlämnande fordonets registreringsnummer eller kod
avfallets vikt
Anlitad leverantör ska tillställa Reko Sundsvall AB statistikuppgifter, en gång per månad eller efter
anmodan.
6.3.
Mellanlagring
Leverantören ska ta emot avfallet löpande under året. Erforderlig mellanlagring som krävs för detta
ska omfattas av anbudet. Denna del av uppdraget kan även utföras genom underleverantör efter
godkännande av beställaren.
6.4.
Huvudbehandling och avsättning
Anbudsgivaren ska i anbudet redovisa hur mottaget avfall kommer att behandlas och vilken
återvinning som behandlingen ger och avsättningen för de återvunna produkterna. Leverantören har
ansvaret för avsättningen.
Samtliga övriga restprodukter som kan uppstå under de olika hanteringsstegen ska omhändertas av
leverantören, även sådana som uppstår före eller efter huvudbehandlingen. Restprodukter som kan
uppstå kan vara exempelvis främmande avfall som sorteras ut före eller efter huvudbehandlingen,
siktrest samt avfall som ej godkänts vid leverantörens kvalitetskontroll av inkommande avfall
7. Avtalsvillkor
7.1.
Inledning
Avtalsvillkoren utgör tillsammans med kraven på leverantören och kraven på tjänsten underlag till
det slutliga avtalet (upphandlingskontraktet) mellan beställaren och den anbudsgivare som tilldelas
kontrakt.
7.2.
Ändringar och tillägg
Ändringar eller tillägg till avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av
beställaren och behörig företrädare för leverantören.
Om kontraktshandlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte
omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning.
Tillägg till detta avtal
Detta avtal
Kompletteringar till förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlag med bilagor
Avgivet anbud
7.3.
Avtalsperiod
Avtalstiden ska vara från och med 2013-03-01 till och med 2015-03-31.
Beställaren har rätt att förlänga avtalet med ett (1) år, till och med 2016-03-31. Detta ska ske senast
sex (6) månader innan avtalstiden går ut.
7.4.
Uppdragets utförande
Leverantören får inte vidta åtgärd som kan förväntas medföra åsidosättande av lag eller
kollektivavtal eller annars strida mot vad som är allmänt godtaget inom leverantörens arbetsområde.
Leverantören ska i sitt miljöarbete sträva efter att minimera negativt miljöpåverkande faktorer i
verksamheten.
7.5.
Pris
Enligt Bilaga 1 ”Prislista”.
7.6.
Prisjustering
Justering av priset ska göras en gång per år. Basmånad = November 2012. Första regleringstillfälle är
2014-01-01. Justering ska göras baserad på förändringen av SCB:s KPI. Som avstämningsmånad gäller
November månad år 2013. Prisregleringen sker med 90 % av framräknat indexförändring.
Om det under avtalstiden sker ändringar i skattepålägg görs motsvarande justering av priset.
7.7.
Fakturering
Materialspecifikation och vågsedel ska sändas med fakturan.
Faktura i original sändes till beställaren, dock senast en månad efter att tjänst utförts. Tjänsten ska
faktureras som en sammanställning av under månaden utförda arbeten.
Beställarens namn, leveransadress samt beställningsnummer ska alltid anges på faktura, transportoch följehandlingar. Leverantörens F-skattebevisnummer, post-/bankgironummer,
organisationsnummer, faktura- och OCR nummer, fakturadatum, fakturabelopp samt momsbelopp
ska anges på faktura, transport- och följehandlingar. Detta beror på att vi nu arbetar med elektronisk
fakturahantering (EFH).
Fakturorna ska sändas till nedanstående adress.
Sundsvalls Kommun hushållshämtningen
C/O Reko Sundsvall AB
Box 823
851 23 Sundsvall
Fakturerings- och expeditionsavgifter får ej debiteras.
Dröjsmålsränta får påföras i enlighet med svensk räntelag, dvs. först från och med den 30:e dagen
från fakturans ankomstdag till Reko Sundsvall AB.
7.8.
Betalningsvillkor
Betalning erläggs senast 30 dagar efter erhållen faktura med materialspecifikation och/eller senast
30 dagar efter godkänd leverans/tjänst.
7.9.
Underleverantörer
Samma krav som gäller för leverantören gäller även för underleverantören. Leverantören svarar för
underleverantörers arbete som för eget arbete.
Leverantören får inte anlita annan underleverantör utan beställarens skriftliga medgivande.
7.10. Överlåtelse av avtalet
Avtalet får inte överlåtas på annan utan beställarens skriftliga medgivande.
7.11. Skadeståndsskyldighet
Leverantören svarar i förhållande till beställaren för skadestånd, som styrelsen på grund av vållande
hos leverantören eller personal som denne svarar för, kan komma att förpliktas utge till tredje man.
7.12. Försäkringar
Leverantören ska teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra
erforderliga försäkringar som håller beställaren skadeslös vid skada. Leverantören ska årliga redovisa
försäkringen eller vid anmodan.
7.13. Kontraktsbrott m.m.
Om part inte fullgör sina åtaganden enligt avtalet och efter skriftlig anmodan inte inom 30 dagar
vidtar rättelse har den andra parten rätt att häva avtalet.
Beställaren har härutöver rätt att med omedelbar verkan häva avtalet om leverantören försätts i
konkurs eller eljest befinner sig vara på sådant obestånd att leverantören inte kan förväntas fullgöra
sina åtaganden.
Beställaren har vidare rätt att häva detta avtal om företrädare för eller anställd hos leverantören
under avtalstiden och i sin roll som företrädare för eller anställd hos leverantören, blir dömd för
olaga diskriminering eller om leverantören tvingas betala ut skadestånd enligt följande lagstiftning:
Jämställdhetslagen (1991:433)
Lag (1999:130) om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet
Lag (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder
Lag (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning.
Hävande part är berättigad till skadestånd.
7.14. Force majeure
Om part på grund av myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, bojkott, blockad eller annan
omständighet som han inte kan råda över är förhindrad att fullgöra sina åtaganden enligt detta avtal
ska han i nödvändig omfattning vara befriad från detsamma. Föreligger ovannämnda omständigheter
har beställaren rätt att så länge de består, själva utföra leverantörens åtaganden. Ersättningen till
leverantören reduceras i förhållande till i vilken grad han inte kan fullgöra sina åtaganden.
Parterna ska omgående informera varandra om det föreligger omständighet som kan föranleda
tillämpning av denna bestämmelse.
7.15. Tvist
Part ska äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller
avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet är av väsentlig betydelse.
Om leverantören/entreprenören, eller av denne anlitad underleverantör, under ramavtalets löptid
häftar i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker, eller bristerna avseende betalning
upprepas, har Reko Sundsvall AB rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan.
Tvist på grund av ramavtalet ska avgöras av svensk domstol på köparens hemort, om inte parterna
enas om skiljeförfarande.
8. Anbudsutvärdering
De anbud som lämnats av leverantörer som uppfyller kraven på leverantör och som uppfyller kraven
på avfallsbehandlingstjänsten utvärderas. Anbud som inte uppfyller dessa krav kommer inte att delta
i utvärderingen.
Pris per tömning/timme för insamling och pris per kg för behandling enligt anbud. Samtliga kostnader
ska vara inräknade i anbudspriset. Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar
göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma.
Reko Sundsvall AB
