Anställningsbevis

DOMKAPITLET
Växjö 2007-11-26
Till
kyrkliga samfälligheter och församlingar som är arbetsgivare
Riktlinjer vid tillsättning av diakonbefattningar och liknande
befattningar med varaktighet från 6 månader
Utifrån vad kyrkoordningen, kyrkans avtal och aktuell lagstiftning föreskriver har
domkapitlet och Växjö stifts Församlingsförbund tagit fram nedanstående
sammanfattning som stöd vid anställning av diakoner.
Avsikten är att beskriva ansvars- och rollfördelning mellan arbetsgivare, domkapitel,
facklig organisation och församlingsförbundet.
När en befattning blir ledig eller skall inrättas
Det är viktigt att se över behovet av befattningen och dess innehåll innan den ledigförklaras.
Adekvata frågeställningar är bl. a:
- Vad har vi för mål med verksamheten?
- Vad skall befattningen innehålla för att de uppsatta målen skall nås?
- Vilka resurser behövs, d.v.s. vilka speciella krav skall ställas på befattningshavaren?
Förutom vid tillsvidareanställning av diakon skall domkapitlet avge yttrande om sökandes
lämplighet vid vikariat som är längre än sex månader. Det samma gäller andra befattningar
med benämning där ordet diakon ingår eller behörigheten att utföra uppdraget som
diakon har angetts som villkor för anställning.
Arbetsgivaren kontaktar handläggare på domkapitlet för att komma överens om tidsplan.
Det är viktigt att ha god framförhållning och att se till att tiden mellan sista ansökningsdag
och domkapitlets sammanträde inte är för kort, eftersom domkapitlet skall hinna förbereda
ärendet inför sammanträdet (se domkapitlets yttrande). Därför skall i normalfallet
ansökningshandlingarna vara domkapitlet tillhanda senast 14 dagar före domkapitlets
sammanträde. I samband med att man gör upp tidsplanen tar man ställning till tidpunkt för
anställningsintervjuer, referenstagning och eventuell MBL-förhandling.
Innan en befattning ledigförklaras skall undersökas om rekryteringshinder föreligger. Hinder
kan föreligga om befattningen behövs för omplacering av redan anställd befattningshavare
eller om någon tidigare anställd åberopat företrädesrätt enligt reglerna i Lag (1982:80) om
anställningsskydd (LAS).
Slutligen bör det påpekas att man redan i början av rekryteringsprocessen måste vara
medveten om gällande lagstiftning inom vissa områden. Dessa finns i Svensk
Författningssamling (SFS) och de viktigaste är;
Lag (1999:130) om åtgärder mot diskriminering i arbetslivet på grund av etnisk tillhörighet,
religion eller annan trosuppfattning
Lag (1999:132) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av funktionshinder
Lag (1999:133) om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning
Lag (2002:293) om förbud mot diskriminering av deltidsarbetande arbetstagare och
arbetstagare med tidsbegränsad anställning
Jämställdhetslag (1991:433).
Självklart har en kyrklig arbetsgivare också att beakta vad kyrkoordningen stadgar om
behörighet och krav för anställning.
Annonsering och ansökningshandlingar
Arbetsgivaren beslutar om och hur annonsering av ledig befattning skall ske i kyrkliga
tidningar, dagstidningar, på stiftets hemsida och andra kyrkliga hemsidor på internet etc. samt
om ansökningstidens längd. Denna kan naturligtvis anpassas efter omständigheterna men
normalt är en ansökningstid på 3 veckor att rekommendera.
Utifrån fastställt innehåll i befattningen skall annonsen beskriva de krav som ställs på den
sökande beträffande utbildning, kompetens, erfarenhet, personliga egenskaper och lämplighet
för just denna befattning.
Annonsen måste också beskriva vad som avses med fullständiga ansökningshandlingar samt
om den sökande skall ange löneanspråk.
De sökandes inkomna handlingar (i bestyrkta fotokopior) skall vara fullständiga när man går
vidare i rekryteringsprocessen. Med fullständiga ansökningshandlingar avses styrkt meritförteckning, betyg, utbildningsbevis och diakonbrev (eller uppgift om diakonvigningsdatum i
meritförteckningen). Även övriga handlingar den sökande önskar åberopa, som kursintyg etc.
skall vara bestyrkta.
I processen måste också angivna löneanspråk vägas in. En sökande kan t ex bedömas vara
lämplig för befattningen, men ha för höga löneanspråk för att anställning skall kunna bli
aktuell.
När ansökningstiden har gått ut, skickas samtliga sökandes ansökningshandlingar, som skall
vara kompletta, till domkapitlet för yttrande. Innan intervjuer genomförs på lokalplanet, är det
önskvärt att domkapitlet har beslutat om yttrande – se vidare nedan.
Domkapitlets yttrande
Som framhållits tidigare skall alla ansökningshandlingar vara domkapitlet till handa senast 14
dagar före domkapitlets sammanträde. För uppgift om sammanträdesdagar se stiftswebben
(www.svenskakyrkan.se/vaxjostift under fliken Organisation – domkapitlet).
Domkapitlet skall vid yttra sig över de behöriga sökandena utifrån de särskilda krav som
befattningen ställer.
2
När de kompletta ansökningshandlingarna har inkommit till domkapitlet beslutar domkapitlet
om intervju med de sökande skall ske och vem som skall intervjuas. Till domkapitlets intervju
inbjudes en representant för kyrkorådet/kyrkonämnden/pastoratsnämnden att vara med som
åhörare. På grundval av meriter, inhämtade referenser och intervjuer baserar domkapitlet
sedan sitt yttrande. Av yttrandet skall framgå en inbördes bedömning av de sökande utifrån
församlingens sökprofil/församlingsinstruktion och behov samt lämplighet till anställningen.
Med lämplighet avses den sökandes kvalifikationer vad gäller utbildning, erfarenhet, yrkesskicklighet och personliga egenskaper. När det gäller sökande till diakonbefattning med
arbetsledaransvar tillkommer dessutom bedömning av vederbörandes kompetens som
arbetsledare, förvärvad genom utbildning och /eller praktisk erfarenhet. Domkapitlet beaktar i
sin bedömning av de sökande jämställdhetslagen samt övrig arbetsrättlig lagstiftning. Vid lika
bedömning av sökande skall domkapitlet i sitt yttrande ta hänsyn till det underrepresenterade
könet.
Efter beslut om yttrande skall domkapitlet överlämna ansökningshandlingarna till det organ
som har att besluta om tillsättningen.
Anställningsintervju och referenstagning
Eftersom arbetsgivaren har möjlighet att ha en representant närvarande vid domkapitlets intervjuer (utan att ta aktiv del), kan arbetsgivaren kanske tycka att detta räcker som underlag
för beslut, men en god policy är ändå att genomföra egna intervjuer och att låta personal och
aktuella sökande få träffas före ev. anställning.
Vid dessa intervjuer skall dessutom de personalorganisationer, som finns företrädda på
arbetsplatsen beredas möjlighet att få träffa de sökande.
Det är viktigt att de av arbetsgivaren utsedda intervjuarna (3-4 personer) noga läser igenom
ansökningshandlingarna och före intervjuerna bildar sig en uppfattning om de sökande. Det
bör vara samma personer, som genomför samtliga intervjuer. Personalorganisationerna bör
också få ta del av handlingarna i god tid före intervjutillfället.
Det är viktigt att referenstagning sker efter genomförda intervjuer och att det är intervjuarna
som också tar referenser.
Gäller det en diakonbefattning med arbetsledaransvar skall förhandling enligt 11 § Lag
(1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL) äga rum. Likaså föreligger
förhandlingsskyldighet enligt 11 § MBL om arbetsgivaren, på grund av särskilda
omständigheter, önskar tillämpa provanställning (se Kyrkans AB 05, kap 2, § 4).
Observera att dessa förhandlingar skall ske innan arbetsgivaren fattar beslut om tillsättning
Tillsättning och lönesättning
När ovanstående moment i tillsättningen är avslutade och samtliga ledamöter i
kyrkorådet/kyrkonämnden/pastoratsnämnden fått del av domkapitlets yttrande beslutas vem
man vill erbjuda befattningen.
Observera att beslut om anställning alltså inte får fattas förrän domkapitlet beslutat om
yttrande.
Den som erbjuds en anställning måste veta vilken lön som gäller, innan hon eller han tackar ja
till erbjuden anställning. Om den som erbjuds befattningen inte är nöjd med arbetsgivarens
3
lönebud, kan vederbörande begära facklig medverkan. Om arbetsgivaren så önskar, kan
Församlingsförbundet biträda arbetsgivaren vid lönesättning.
Den som erhållit anställning skall snarast underrättas om beslutet. Det är viktigt att detta sker
snabbt så att den som skall tillträda kan säga upp ev. tidigare anställning.
Kyrkorådets/kyrkonämndens/pastoratsnämndens protokoll anslås på vanligt sätt.
Samtliga övriga sökande skall också underrättas när beslut om anställningen är fattat.
Ansökningshandlingarna från övriga sökande återsändes till respektive sökande.
Anställningsbevis
Sedan tillsättningsbeslutet vunnit laga kraft, utfärdas anställningsbevis i 2 exemplar, (se mall
på Församlingsförbundets hemsida: www.forsamlingsforbundet.se) med bl a uppgift om
tjänstgöringsgrad, varaktighet och lön, vilka undertecknas av arbetsgivaren och den anställde,
som erhåller var sitt exemplar. Kopia på anställningsbeviset sändes till domkapitlet, som skall
ha ett register över samtliga diakoner i stiftet.
Observera att den blankett angående anställningsuppgifter, som skickats från domkapitlet
tillsammans med ansökningshandlingarna och beslutet om yttrande etc, dessförinnan bör ha
skickats tillbaka till domkapitlet för att underlätta domkapitlets arbetsplanering.
Domkapitlet i Växjö stift
Växjö stifts Församlingsförbund
Birgit Lerman
Ingvar Andersson
Birgit Lerman
handläggare
Ingvar Andersson
handläggare
4