INRE KRISBEREDSKAP 2006-08-09 I vår verksamhet inträffar ibland händelser som påverkar och skakar om oss. Detta dokument har som syfte att vara en hjälp vid sådana händelser och är i första hand avsedd för händelser som inträffar inom vår verksamhet. BAKGRUND OCH UPPDRAG Detta dokument är ett komplement till den krishanteringsplan som finns i förvaltningen: ”Krishanteringsplan för stadsdelsnämnden Örgryte, Dnr 415/05. I Göteborgs stad finns en fungerande krisorganisation, i den ingår bland annat så kallade POSOM - grupper (Psykiskt Och Socialt Omhändertagande). Örgryte stadsdelsförvaltning finns med i denna krisorganisation och kan delta vid allvarligare olyckor med mera som inträffar både utom och inom förvaltningens gränser, se Krishanteringsplan för stadsdelsnämnden Örgryte. Exempel på särskilt påfrestande händelser som inträffar i vår verksamhet och som vi måste hantera: Olyckor som inträffar på arbetsplatsen och som leder till skador Medarbetare eller anhörig till medarbetare blir svårt sjuk eller avlider Brukare (vårdtagare, klient, elev, förskolebarn) eller anhörig till brukare blir svårt sjuk eller avlider Våld och hot riktat mot medarbetare eller mellan brukare Medarbetare som begår brottslig handling, vilket föranleder polisutredning Medarbetare som visar misskötsamhet i förhållandet till brukare, vilket föranleder anmälning till Socialstyrelsen, Länsstyrelsen, Skolverket etc. Enskild medarbetare eller verksamhet får negativ publicitet i media. Personalavdelningen 1 INRE KRISBEREDSKAP 2006-08-09 ANSVAR Närmsta chef har ansvaret att bedöma omfattningen och allvaret i händelsen och att fatta nödvändiga beslut. Ett sådant beslut kan vara att enligt Krishanteringsplan för stadsdelsnämnden Örgryte föra informationen vidare linjevägen. Det är ytterst stadsdelschefen som bedömer om förvaltningens krisledning ska inkallas. Därefter kan en, flera eller samtliga av förvaltningens krishanteringsgrupper sammankallas. Inte så sällan kan närmsta chef själv direkt eller indirekt vara berörd av händelsen. Ansvaret går då över till överordnad chef - enhetschef, verksamhetschef eller stadsdelschef - att bedöma och vidta lämpliga åtgärder. Det kan vara lämpligt att information och andra arbetsuppgifter runt händelsen avlastas chefen och istället utförs av andra chefer eller handläggare i staben. Det kan då vara nödvändigt att sammankalla berörd ledningsgrupp för att fördela ansvar och uppdrag. Varje medarbetare har ansvar för att delta i det systematiska arbetsmiljöarbetet och därvid medverka vid framtagande av planer och rutiner för krisstöd av olika slag och att medverka vid eventuella utbildningsinsatser. BEREDSKAP OCH METODIK Alla arbetsplatser ska ha en beredskap och rutiner för första hjälpen och krisstöd. Det framgår av Arbetsmiljöverkets föreskrift ”Första hjälpen och krisstöd”, Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling, (AFS) 1999:7. En stor del av det systematiska arbetsmiljöarbetet - SAM- bedrivs i vår organisation på arbetsplatsträffarna (APT). Det blir då naturligt att det är där som rutiner och beredskap för första hjälpen och krisstöd utarbetas. Det är också där som behovet av eventuella utbildningsinsatser kan inventeras. Vilka insatser som ska sättas in beror förstås på vad som hänt. Men även likartade händelser ger upphov till olika reaktioner hos olika individer. Vi reagerar alla olika och det finns därför inga ”patentlösningar” som passar alla situationer. För vissa händelser finns policies och handlingsplaner i förvaltningen, t ex vid hot och våld, anmälningar enligt Lex Sarah, diskriminering, kränkande särbehandling och sexuella trasserier. När det gäller krisstöd eller med en bättre benämning; psykosocialt omhändertagande vid kriser, så bör det finnas en rutin eller plan för detta på arbetsplatsen. Den kan innehålla både grundläggande information om krisers förlopp och praktiska råd om hur man går tillväga. I bifogade bilagor finns sådan information som kan vara användbar när en arbetsplats ska utforma en krisplan. Personalavdelningen 2 INRE KRISBEREDSKAP 2006-08-09 RESURSER Företagshälsovården - för närvarande Haluxa Bohushälsan - kan ge råd till chefer när kriser inträffat, krisstöd till enskilda medarbetare och till arbetsgrupper. Personalvårdsprogrammet företagshälsovården. Falck Healthcare kan erbjuda motsvarande hjälp som Krisledningsgruppen i Örgryte kan mobilisera en eller flera krishanteringsgrupper, till exempel POSOM-gruppen, vid allvarliga händelser inom vår verksamhet. SAMMANFATTNING OCH FÖRSLAG Det finns flera skäl för att ha en väl fungerande krisberedskap i vår organisation. Ett skäl är att lagstiftningen kräver att det finns rutiner och beredskap för Första hjälpen och Krisstöd på alla våra arbetsplatser. Ett annat skäl är att Örgryte stadsdelsförvaltning som arbetsgivare eftersträvar en god arbetsmiljö och en god personalpolitik och i det bör ingå att vi kan hantera kriser på ett sådant sätt att de som berörs får snabb och adekvat hjälp. Klarar vi detta blir även störningarna som uppstår i verksamheten mindre. Varje arbetsplats i förvaltningen ska ha en krisplan. Att en sådan finns är en naturlig följd av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). En inventering måste först göras av vilka rutiner som finns för Första hjälpen och Krisstöd och av vilka andra policies och handlingsplaner som finns. Innehållet i krisplanen kommer att variera beroende på vilken verksamhet det är och vad arbetsplatsen vill prioritera. Planen ska kunna var till hjälp vid de flesta påfrestande händelser som kan inträffa. Vid inventering och framtagande av krisplanen kan följande krisbilaga vara ett hjälpmedel: Checklista för chefen vid akuta kriser Vanliga krisreaktioner Praktisk förstahjälp/emotionellt stöd samt avlastningssamtal Efter det akuta samt debriefing När en medarbetare avlider REFERENSER Krishanteringsplan för stadsdelsnämnden Örgryte, Dnr 415/05 Första hjälpen och krisstöd, Arbetarskyddsstyrelsens författningssamling, (AFS) 1999:7 Våld och hot i arbetsmiljön, AFS 1993:02 Falck Healthcare – Krisberedskapsplan Personalavdelningen 3 KRISBILAGA Checklista för närmaste chef vid akuta kriser 1. Vid behov, larma 112. Informera dig ordentligt om läget. 2. Vid behov, se till att första hjälpen är utförd. 3. Stoppa verksamheten om det behövs. 4. Kontakta och informera: Verksamhetschef Personalchef och informationschef Företagshälsovård - Haluxa Bohushälsan och/eller personalvårdsprogrammet Falck Healthcare 5. Samla personalen och informera utförligt om läget. 6. Dela upp personalen i: a) Närmast berörd personal, som bedöms kunna behöva extra stöd: Erbjuds emotionellt stöd, praktisk och mänsklig närvaro, första hjälpen och avlastningssamtal via POSOM-gruppen och/eller företagshälsovården eller personalvårdsprogram. Debriefing kan vara aktuellt. b) Övrig personal, som ej är närmast berörd: Får ordentlig, utförlig information om händelsen för att lugna, motverka ryktesspridning och överdrivna reaktioner. Uppmärksamma om någon är i behov av extra stöd. Erbjud då stöd enligt grupp a) ovan. 7. Se till att ingen går hem till ensamhet. Ordna nätverk vid behov. 8. Kontakta berörda anhöriga. Vid behov se till att verksamhetschef och eller stadsdelschef är med vid första kontakten. Ta hjälp av polis/ räddningspersonal/sjukvårdspersonal vid dödsbud eller olycka av allvarligare art. 9. Kontakta och informera övrig personal som ej finns på plats. 10. Beslut kan tas av stadsdelschefen att massmedia hänvisas till informationschefen. 11. Se till att eventuell polisanmälan, arbetsskadeanmälan eller tillbudsanmälan görs. 12. Dokumentera noggrant händelseförloppet och insatser som gjordes. Undvik sjukskrivningar. Personalavdelningen KRISBILAGA 13. Vid allvarligt tillbud eller när någon blivit allvarligt skadad kontakta Arbetsmiljöinspektionen. 14. Följ upp sjukfrånvaron hos den eller de drabbade. 15. Genomför uppföljningssamtal med lämpliga intervall för att veta vilka problem som kvarstår. 16. Anpassa arbetet en tid till de förhållanden som uppkommit på grund av händelsen. 17. Se över rutiner, lokaler etc. Kunde händelsen ha undvikits? Kan man förhindra en upprepning? Om det blir rättegång Informera den drabbade om att den som blivit utsatt för våld är skyldig att vittna, dock inte närvaro av den åtalade. Ge den drabbade möjlighet till genomgång av rättegångsförfarandet via konsultation av jurist/advokat. Se till att den drabbade har möjlighet till stödperson. Vanliga krisreaktioner Ångest och rädsla Störningar i relationer till andra Återupplevande av påträngande minnen Förändrad aptit Hyperaktivitet/långsamhet/apati Sömnstörningar Förvirring Kroppsliga besvär Skuldkänslor och självförebråelse Sorgsenhet, depression, trötthet och oro Irritabilitet och ilska Personalavdelningen KRISBILAGA Praktisk första hjälp/emotionellt stöd samt avlastningssamtal Insatser/debriefing för den grupp som är närmast berörd av händelsen, men som inte har behov av läkar- eller sjukvård. Samla gruppen på avskild plats, låt ingen gå direkt hem, delge utförligt den information du har. ”Överinformera”. I gruppen kan finnas dels drabbade men också de som orsakat eller upplever sig som vållande till händelsen. Ta hand om båda dessa grupper, gärna separat och ge båda stöd, närvaro och möjlighet att prata av sig. Undvik ställningstagande och syndabockar; det får eventuella efterföljande rättsprocesser utvisa. Den som blivit berörd bör få tillfälle att tala om händelsen och bör inte lämnas ensam. Chocken kan påverka den drabbade så att hon/han inte är lämpad att själv fatta beslut om vad som skall ske, t.ex. om läkarbesök eller samtalsstöd behövs. Visa omsorg, det vill säga värme, vila, varsamhet, vänlighet, vätska. Låt alla få tala om det som hänt: Lyssna. Bara detta har stor terapeutisk betydelse. Ge möjlighet för gruppen att ta kontakt med familjen eller andra närstående. Informera om och ”normalisera” vanliga psykiska krisreaktioner (se krisreaktioner). I görligaste mån - skydda mot ytterligare stress, starka intryck, massmedia och publik. Du kan som chef se till att massmediekontakter går via dig, den enskilde medarbetaren har rätt att avstå massmediekontakt, se Örgrytes informationspolicy. Informera dig om att alla har en vuxenkontakt vid hemkomsten, under kvällen eller natten. Ordna annars ett kontaktnät - kamratstöd. Uppmärksamma om det finns särskilda behov av stöd. Var försiktig med att föreslå lugnande mediciner. Rådfråga i så fall alltid medicinsk personal först. Alkohol gör mer skada än nytta. Informera de anställda om möjligheten att vända sig till Företagshälsovård eller Personalvårdsprogram vid behov av ytterligare krishjälp. Bestäm tid och plats för stöd och uppföljning nästa dag. Vid behov av hjälp med detta – t ex debriefing - kontakta Företagshälsovård eller Personalvårdsprogram. Personalavdelningen KRISBILAGA Efter det akuta Se till att alla ges möjlighet till psykologisk debriefing, se nedanstående ruta, inom 24 72 timmar. Företagshälsovård eller Personalvårdsprogram kan användas som resurs. Det är lämpligt med täta uppföljningssamtal de första två veckorna och sedan efter tre månader, samt vid behov efter 1 år. Om händelsen leder till en juridisk process bör särskilt stöd erbjudas både till de som drabbats och till de som kan ha varit vållande. Någon bör följa med till eventuell rättegång om den drabbade så önskar. Samla erfarenheter kring det inträffade för att se om befintlig krishanteringsplan behöver revideras, utbildningar initieras, krisgruppen utvecklas o.s.v. Gör en översyn och genomgång av rutiner och arbetsförhållanden för att se om dessa behöver ändras med hänsyn till det inträffade ( systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM) Debriefing Är en strukturerad genomgång/bearbetning, av till exempel en kritisk omskakande händelse såsom: Stor olycka eller katastrof Dödsfall eller allvarlig skada hos arbetskamrat Hot och våld Dramatisk situation Psykologisk debriefing är en genomgång, som syftar till att på ett tidigt stadium bearbeta uppkomna reaktioner, lindra och eliminera chockupplevelser och psykiska stressreaktioner samt att förbereda personer på kommande reaktioner med anledning av det inträffade. Psykologisk debriefing har visat sig vara ett effektivt sätt att reducera långtidseffekter (såsom sjukfrånvaro, psykisk ohälsa, utbrändhet) hos den enskilde efter en extrem händelse. För att genomföra en debriefing bör alla som varit med om händelsen delta. Man bör genomföra den debriefing inom 24 - 72 timmar från det händelsen inträffade. En av anledningarna till debriefing är att man tillsammans bör konfronteras med vad som verkligen har inträffat och på så vis reducera onödiga/felaktiga fantasibilder. Vidare kan man mildra/normalisera dessa reaktioner, vilket gör det lättare för den enskilde att gå vidare utan alltför starka, belastande minnesbilder. Kontakta Företagshälsovården eller Personalvårdsprogrammet inför genomförande av en debriefing. Personalavdelningen KRISBILAGA När en medarbetare avlider Åtgärder vid dödsbud: Om ett dödsfall inträffar på arbetsplatsen är det bra om man redan tidigare gjort upp om hur man bör meddela familj och närmast anhöriga. Polisens rutin för sådana händelser är att polis ofta tillsammans med en präst söker upp närmast anhörig för att lämna dödsbudet. Det är viktigt att anhöriga och berörda får informationen snabbt, men det kan ta tid. För att i möjligaste mån korta ner denna tid är det bra om närmaste chef, gärna tillsammans med annan lämplig person, åtar sig att lämna dödsbudet till de anhöriga. Först bör man informera anhöriga, därefter nära arbetskamrater som inte varit närvarande. Det är viktigt att anhöriga har informerats om dödsfallet innan man flaggar på halv stång eller vidtar andra åtgärder för att hedra minnet av den bortgångne. Om det meddelas oss att en anhörig till en anställd avlidit eller är svårt skadad, var noga med att kontrollera uppgiften riktighet t.ex. med sjukhus samt att se till att få namn och telefonnummer till person som den berörde kan kontakta för att få mer information. Dödsfall - att ge ett dödsbud: Ta personlig kontakt - ej telefonsamtal Förbered dig mentalt inför samtalet Lämna beskedet i en lämplig miljö Medverka till ett kort tidsintervall från dödsfallets inträffande tills besked ges Öppen, ärlig och direkt kommunikation Ge dig tid att lyssna Ha god tid för samtal Personalavdelningen