1(21)
AVTAL
Referens
Datum
Diarienr
Avtalsnr
Fredrik Eriksson
2013-06-18
SN424-2012
4242012-002
AVTAL NR: 4242012-002
Avtalsområde: Ultraljud OB/Gyn 2012
AVTALSPARTER:
Beställare:
VÄSTRA GÖTALANDSREGIONEN
Leverantör:
GE HEALTHCARE SVERIGE AB
POSTADRESS
BESÖKSADRESS
TELEFON
Enhet Göteborg
Regionens Hus
SE-405 44 GÖTEBORG
Bergfotsgatan 2A
MÖLNDAL
Växeln +46 520 91700
Direkt +46 31 7051634
Mobil +46 709 589775
TELEFAX
E-POST
[email protected]
2(21)
Innehållsförteckning
Sid nr
1
Avtalsparter .................................................................................... 4
2
Avtalsomfattning ............................................................................ 4
3
Avtalsform....................................................................................... 4
4
Avtalstid .......................................................................................... 4
5
Arbetsgivaransvar .......................................................................... 5
6
Avrop mot ramavtal ....................................................................... 5
7
Upphandlingsvolym ....................................................................... 5
8
Kvalitet och utförande ................................................................... 5
9
Nya och/eller ändrade produkter .................................................. 6
10
Produkt och pris ............................................................................. 6
11
Prisjustering .................................................................................... 6
12
Fakturerings- och betalningsvillkor ............................................. 7
13
Dröjsmålsränta ............................................................................... 7
14
Leveransvillkor ............................................................................... 7
15
Leveransadress ............................................................................... 8
16
Leveranstid...................................................................................... 8
17
Leveransförsening och Vite ........................................................... 8
18
Montage och installation ................................................................ 8
18.1
18.2
18.3
19
19.1
19.2
19.3
Arbete i beställarens lokaler .................................................................... 9
Ansvar mot tredje man ............................................................................. 9
Lokaler och installationer ........................................................................ 9
Besiktning och övertagande........................................................... 9
Leveransbesiktning ................................................................................ 10
Övertagande ........................................................................................... 10
Garantibesiktning ................................................................................... 10
20
Garantiåtagande ........................................................................... 10
21
Tillgänglighetsgaranti .................................................................. 11
22
Service och underhållsavtal ......................................................... 12
23
Uppdatering/Programvara .......................................................... 14
3(21)
24
Dokumentation ............................................................................. 15
25
Utbildning...................................................................................... 16
26
Elektronisk handel ....................................................................... 17
27
Omförhandling ............................................................................. 17
28
Ändringar och tillägg ................................................................... 18
29
Handlingars inbördes ordning .................................................... 18
30
Överlåtelse av avtal/ägarskifte .................................................... 18
31
Hävning ......................................................................................... 18
32
Organisationsförändring ............................................................. 19
33
Befrielsegrunder (force majeure)................................................ 19
34
Intrång i upphovsrätt och patent ................................................ 19
35
Foto och varuprover för bilder till intern varukatalog ............ 20
36
Tvist ............................................................................................... 20
37
Avtalstecknare .............................................................................. 20
4(21)
1
Avtalsparter
Detta avtal har träffats mellan Västra Götalands läns landsting (Västra
Götalandsregionen, VGR), genom Regionservice Inköp, på uppdrag av
regionens styrgrupp för inköpsområdet Bild- och Funktionsmedicin nedan
kallad Beställaren och GE Healthcare Sverige AB, nedan kallad
Leverantören
Organisationsnamn:
Adress:
Postadress:
Org.nr:
GLN-nr
Postgiro:
Bankgiro:
Webbplats:
Kontaktperson för avtalet:
Enhet:
Adress:
Postadress:
Tel:
Mobil:
Fax:
E-post:
2
Beställare:
Västra Götalands läns landsting
Regionservice, Regionens Hus,
Östergatan 1
462 80 VÄNERSBORG
232100-0131
Leverantör:
GE Healthcare Sverige AB
Vendevägen 89
182 82 Stockholm
556603-3139
7300009032983
www.vgregion.se/inkop
355-6818
www.gehealthcare.se
Fredrik Eriksson
Inköp Göteborg
Regionens Hus
405 44 GÖTEBORG
031-705 16 34
0709-58 97 75
031-82 73 50
[email protected]
Johan Oscarsson
Ultraljud
Vendevägen 89
182 82 Stockholm
08-559 500 10
070-224 48 14
08-559 500 15
[email protected]
Avtalsomfattning
Leverantören åtar sig att för Västra Götalands läns landsting (Västra
Götalandsregionen, VGR), leverera
Ultraljud för OB/Gyn, inkl tillbehör
i enlighet med detta avtal samt med kravspecifikation, kommersiella villkor
och föreskrifter i det förfrågningsunderlag som legat till grund för
upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud.
3
Avtalsform
Detta är ett ramavtal som reglerar samtliga villkor för avrop av aktuella
produkter under avtalsperioden.
Avtalet är juridiskt bindande endast under förutsättning att det är
undertecknat av båda avtalsparter.
4
Avtalstid
5(21)
Avtalsperiod: 24 månader, fr o m 2013-07-01 t o m 2015-06-30, med
möjlighet till förlängning/-ar i sammanlagt 24 månader.
Vid utnyttjande av avtalsförlängning meddelar Beställaren senast tre
månader innan ordinarie avtalsperiods utgång, sin avsikt att utnyttja
förlängningen samt den aktuella tidsperioden.
5
Arbetsgivaransvar
Leverantören svarar för löner, sociala avgifter och andra avtalsenliga och
lagstadgade kostnader för sig och sin personal.
Leverantören är ensam arbetsgivare för den egna personalen och är ensam
bärare av arbetsgivaransvar i förhållande till denna personal.
Antagen Leverantör skall vid verksamhetens bedrivande följa de lagar och
förordningar, föreskrifter och allmänna råd som vid varje tidpunkt under
avtalstiden gäller för denna typ av verksamhet.
Leverantören skall förbinda sig att gentemot myndigheter och andra fullgöra
de skyldigheter som verksamheten föranleder vid varje tillfälle. Detta
innebär bl. a att Leverantören självt har att svara för skador som vållas av
företagets anställda genom att teckna och vidmakthålla försäkring till
täckande av skadestånd.
6
Avrop mot ramavtal
Samtliga verksamheter inom Västra Götalandsregionen har rätt att avropa
avtalade produkter till vid varje beställningstidpunkts gällande priser, under
eller fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom ordinarie avtalad
leveranstid.
Avrop sker från den Leverantör som antagits för resp specifik produktgrupp.
Leverantören svarar för att samtliga villkor och priser i detta avtal gäller
även utan hänvisning vid alla beställningar från VGR där det huvudsakliga
nettoordervärdet härstammar från i detta avtal upphandlade produkter.
7
Upphandlingsvolym
Eventuella angivna årsbehov är uppskattade. Skulle Beställarens avrop
enligt detta avtal under- respektive överstiga beräknad kvantitet skall detta
inte betraktas som avtalsbrott från Beställarens sida utan Leverantören är
skyldig att leverera det beställda behovet.
8
Kvalitet och utförande
Levererade produkter skall överensstämma med lämnade anbudsprover eller
broschyrer och enligt i förfrågningsunderlaget uppställda krav.
6(21)
Konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek eller sammansättning
får ej ändras under avtalsperioden utan Beställarens vetskap och
godkännande.
Vid godkända produktförändringar som påverkar metoder,
användningsområde mm är Leverantören skyldig att informera och vid
behov utbilda berörd personal hos avropande enheter om förändringen.
Informationen skall lämnas till verksamhetschef och medicinteknisk chef.
9
Nya och/eller ändrade produkter
Nya produkter inom det upphandlade produktområdet som lanseras av
Leverantör kan efter Beställarens val ingå i avtalet. Leverantören skall
skriftligen avisera sådana produkter till Beställaren. Efter eventuella
förhandlingar om kommersiella villkor meddelar Beställaren skriftligen om
produkten skall ingå i gällande ramavtal.
Om Leverantör under avtalstiden ersätter eller förbättrar en produkt med en
annan för samma funktion, skall priset på ersättningsprodukten vara i
samma procentuella relation till Leverantörens eventuella riktprislista, som
den ersatta produkten.
Beställaren äger rätt att under avtalsperioden prova nya och alternativa
produkter. Rätt att använda andra produkter än de avtalade skall även finnas
vid exempelvis forskning och kliniska prövningar. Leverantör av avtalade
produkter skall hållas informerad.
10
Produkt och pris
Avtalet omfattar produkter enligt avtalsbilaga 1, till där angivna priser.
Leverans enligt specifikation i resp. beställning.
Samtliga priser är angivna i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdeskatt
och inkluderar samtliga åtaganden enligt villkor specificerade i detta avtal.
För tillval, kringutrustning och förbrukningsartiklar, såsom skrivare,
skyddsutrustning, injektorer och arbetsstationer samt papper, gel och
rengöringsmedel etc., gäller ingen exklusivitet. Sådana produkter kan istället
komma att köpas från andra leverantörer, så länge deras produkter
motsvarar nu avtalade produkters tekniska specifikationer och avsedda
användning.
11
Prisjustering
Priset får inte höjas under tolv (12) månader räknat från avtalstidens början
och inte under sex (6) månader från eventuell justering.
Det förutsätts att respektive part vid begäran om prisjustering antingen
hänvisar till ett i avtalet överenskommet prisindex eller på annat sätt
verifierar att den åberopade kostnadsförändringen verkligen inträffat.
7(21)
Generellt gäller att priser justeras så att erhållna procentuella
rabattförhållanden från upphandlingen bibehålls och avräknas mot
eventuellt förändrade listpriser. Nya prislistor kan tillhandahållas på begäran
inför varje aktuellt justeringstillfälle. Beställaren kan i detta avseende även
åberopa inhämtad information från andra svenska upphandlande
myndigheter för att styrka en sänkning av listpriset på motsvarande
produkter, dock ej nödvändigtvis andra upphandlande myndigheters rabatter
eller liknande nettoerbjudanden.
Prishöjning kan träda i kraft tidigast en (1) månad efter förhandling, dock
tidigast när prisjustering enligt avtal kan ske.
Om enligt ovan, begärd prisjustering inte accepteras skall den part vars
begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell produkt med
verkan tre (3) månader efter det datum då begäran om prisjustering
avvisades. Fram till denna tidpunkt skall i så fall det tidigare avtalade priset
gälla.
12
Fakturerings- och betalningsvillkor
Faktura utställes på avropande enhet, i enlighet med varje enskild
beställning.
Fakturering får göras efter godkänt övertagande enligt nedan.
Betalning sker per 30 dagar netto efter godkänd fakturering.
Regionens beställningsrutiner kräver en faktura per beställning, dvs. en
beställning genererar en faktura.
Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns ej.
13
Dröjsmålsränta
Om Beställaren inte erlägger likvid för faktura i rätt tid utgår dröjsmålsränta
enligt svensk räntelags bestämmelser.
Dröjsmålsränta erläggs ej för faktura med avvikelse såsom
Beställningsnummer saknas
Priset avviker ifrån avtalat pris
Felaktig eller ofullständig adress
Artikelnummer avviker från avtal
Beloppet understiger 100 SEK
14
Leveransvillkor
Fritt Beställaren till angiven leveransadress enligt Incoterms 2010 DDP.
Leverantören skall stå för samtliga kostnader för intransport av ny
utrustning till angiven mottagare i på plats anvisade lokaler. Leverantör
skall dessutom i tillämpliga fall stå för samtliga kostnader för uttransport av
befintlig utrustning.
8(21)
15
Leveransadress
Leveranser skall ske till respektive mottagare inom VGR enligt varje mot
detta avtal upprättad beställning.
16
Leveranstid
Med leveranstid avses den tid i kalenderveckor som åtgår från bekräftad
beställning till godkänd leveransbesiktning. Bekräftas eller ifrågasätts inte
aktuella beställningsunderlag skriftligen av Leverantören inom en
kalendervecka från Beställarens datum för utfärdande av desamma skall en
tyst accept anses föreligga. Leveranstiden beräknas då från datumet på de
senaste handlingarna från Beställaren rörande den aktuella beställningen.
Leveransplan kan komma att upprättas i anslutning till varje enskild
beställning mot aktuellt avtal. I de fall leveransplan ej upprättas och/eller
annan leveranstid ej överenskommes i samband med beställningen gäller
följande:
Aktuell utrustning skall vara levererad, monterad och installerad samt klar
för drift senast sex (6) veckor från beställning. För reservdelsleveranser kan
andra leveranstider gälla, enligt nedan.
17
Leveransförsening och Vite
Vid försening från Leverantörens sida i förhållande till överenskomna
leveranstider är Beställaren berättigad att av Leverantören erhålla vite i
enlighet med ALOS 05/Montage 85. Beställaren har dessutom rättigheten
att efter 10 kalenderveckor helt häva beställningen/avtalet, utan erläggande
av extra kostnader.
Häver Beställaren beställningen/avtalet enligt denna punkt äger Beställaren
rätt att erfordra återbetalning av erlagd del av köpeskillingen inklusive en
ränta motsvarande gällande referensränta plus 8%.
Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar
med 2 % av värdet på avtalat belopp som till följd av förseningen inte
kunnats tas i avsett bruk, dock maximalt 16 %. Avstämning sker mot datum
för godkänd leveransbesiktning.
Vid förseningar i förhållande till övriga avtalade tidsangivelser, såsom
inställelsetid etc, äger Beställaren rätt till vite med SEK 1 500,00 per
påbörjad arbetstimme som förseningen varar.
18
Montage och installation
Leverantören skall till Beställaren i god tid före arbetenas påbörjande lämna
uppgifter om ansvarig kontaktperson för leverans och installation.
9(21)
Gods skall vara märkt med Beställarens leveransadress och angiven godsmärkning såväl på kolli som på följesedel.
Fackmässig installation och montage ingår utan tillkommande kostnad,
inom två veckor från leverans. Leverantören konfigurerar utrustningen samt
ansvarar för full funktionalitet och anslutningar till i förfrågningsunderlaget
berörda omgivande system. Uppmärkning och dokumentering av utförd
installation utförs av Leverantören i enlighet med aktuell mottagares
standard.
Vid integreringar enligt förfrågningsunderlag ansvarar Leverantören för
nödvändig samordning med tredje part på ett sådant sätt att Leverantören
ansvarar för full funktion mot Beställarens krav. Om Beställarens krav för
full funktion innebär utvecklingsinsatser mm hos tredje part ligger inte detta
inom Leverantörens ekonomiska ansvar men Leverantören bibehåller likväl
samordningsansvaret.
Om Leverantören utnyttjar underleverantör för genomförande av viss del av
uppdraget, skall Leverantören svara för underleverantörens arbete som för
eget.
Leverantören omhändertar emballage etc och äger ej rätt att utan tillstånd
nyttja Beställarens installationer för sophantering. När installationsarbetet är
klart skall slutrengöring enligt gällande rengöringsanvisningar utföras, så att
Beställaren kan ta lokalen och utrustningen i bruk.
18.1
Arbete i beställarens lokaler
Speciella regler gäller för arbete i aktuella lokaler. När Leverantörens
personal utför arbete i Beställarens lokaler, skall Leverantören i sitt
åtagande överta Beställarens skyddsansvar i enlighet med arbetsmiljölagen.
I detta åligger det även Leverantören att göra sig införstådd med de regler
och förordningar som gäller vid aktuellt arbetsställe. Leverantören ansvarar
för att nödvändiga åtgärder vidtages för att efterleva detta skyddsansvar. I
övrigt enligt MONTAGE 85 punkt 8.1-8.7.
18.2
Ansvar mot tredje man
Med hänsyn till arbetsplatsens läge måste arbeten och transporter utföras
med största försiktighet. Leverantören skall ansvara för alla skador som kan
uppkomma i samband med arbetenas utförande och åsamkas tredje man.
18.3
Lokaler och installationer
Vid installation ombesörjer Beställaren att behövliga förarbeten är slutförda
i så god tid att Leverantören inte hindras i sina åtaganden. Leverantören
skall i god tid skriftligen anmäla till Beställaren om han på grund av
bristande förarbeten från Beställarens sida är förhindrad att fullfölja
leveransen enligt ovan.
19
Besiktning och övertagande
10(21)
Besiktning sker per beställning, alt leveranstillfälle om anpassad
leveransplan har upprättats i anslutning till aktuell beställning.
19.1
Leveransbesiktning
Överenskommelse om tidpunkt för leveransbesiktningen görs på
Leverantörens initiativ med berörda verksamheter och tekniska avdelningar
minst två veckor före besiktningstillfället.
Besiktningen utförs av Beställarens personal. Denna besiktning består av
avstämning av levererad utrustning och dokumentation samt säkerhets- och
funktionskontroll jämte kontroll av installation med tillhörande
dokumentation.
Beställaren upprättar protokoll från besiktningen och informerar Leverantören om eventuella avvikelser. Vid bestående anmärkningar skall dessa
åtgärdas av Leverantören innan leveransen får godkännas och utrustningen
användas.
19.2
Övertagande
Övertagande av utrustningen sker efter godkänd leveransbesiktning,
intrimning av för användaren relevanta applikationer och genomförd
handhavandeutbildning, undantaget eventuella repetitionstillfällen.
Utrustningen skall därefter kunna tas i klinisk drift, varvid även garantitiden
påbörjas.
Om Leverantören inte kan leva upp till ovanstående villkor för fullständig
leverans och övertagande av utrustningen inom 12 månader från bekräftad
beställning äger Beställaren rätt att häva hela leveransen/avtalet och få
samtliga prestationer återställda, inklusive lokal och full kreditering. Väljer
Beställaren att inte nyttja denna rättighet skall köpeskillingen reduceras till
att motsvara tillgänglig omfattning på utrustningen.
19.3
Garantibesiktning
Leverantören kallar berörda verksamheter och tekniska avdelningar till
garantibesiktning med minst sex veckors varsel, dock tidigast tre månader
före garantitidens utgång.
Vid garantibesiktningen skall parterna bl a följa upp funktion, tillgänglighet
och utbildning samt avgöra behovet av förlängd garantitid. Eventuella
anmärkningar åtgärdas utan tillkommande kostnad av Leverantören.
Garantitiden fortsätter att löpa för hela systemet till dess att samtliga
utestående anmärkningar har blivit godkänt avhjälpta.
20
Garantiåtagande
11(21)
Garantitiden på såväl system som reservdelar skall överensstämma med den
av tillverkaren utfärdade, men uppgår till minst 12 månader från godkänt
övertagande. För av Beställaren accepterade begagnade/upparbetade
reservdelar kan en kortare garantitid accepteras, dock skall den ej understiga
tre (3) månader. Förbrukningsvaror skall omfattas av garanti t.o.m. att de
förbrukas, förutsatt att detta sker innan eventuellt angivet ”bäst före”-datum
har passerat samt att minst 2/3 av förbrukningstiden från produktion återstod
vid leverans vilket den skall göra.
Garantin skall vara fullgaranti och gälla samtliga systemkomponenter
(inklusive detektorer, röntgenrör, spolar och givare mm) samt övrig
levererad kringutrustning för det kompletta systemet. Pro rata-garantier eller
liknande accepteras inte.
Samtliga kostnader för garantiåtgärder skall ingå, inklusive reservdelar,
utbytesdelar, resor, traktamentskostnader, logi mm.
Fel på produkten som beror på bristfällighet i konstruktion, material,
tillverkning eller instruktioner alternativt som består i att produkten inte i
övrigt uppfyller avtalade egenskaper skall avhjälpas av Leverantören på
dennes bekostnad.
Leverantören skall svara inför Beställaren för sina underleverantörers
garantiåtaganden.
Under garantitiden skall Leverantören genomföra förebyggande underhåll
och uppdateringar på systemets alla ingående delar enligt respektive
tillverkares instruktion utan kostnad. FU skall bokas eller bokas om minst
sex veckor och max tre månader i förväg.
Är ej samtliga åtaganden uppfyllda efter ordinarie garantitid skall denna
fortsätta att gälla tills så är fallet.
21
Tillgänglighetsgaranti
Leverantören garanterar minst 97 % tillgänglighet på systemet under
följande förutsättningar:
Systemet anses fullt tillgängligt när det vid normal användning uppfyller
den prestanda som angivits i tekniska och funktionella underlag, alla
undersöknings- och diagnostikmöjligheter skall finnas.
Systemet anses vara till hälften otillgängligt när det vid normal
användning begränsat uppfyller den prestanda som angivits i tekniska
och funktionella underlag, vissa undersöknings- och
diagnostikmöjligheter kan saknas men systemet används kliniskt med
begränsad funktion eller kapacitet.
Systemet anses vara helt otillgängligt om det av medicinska, tekniska
eller funktionella skäl tas ur klinisk drift.
Tillgängligheten mäts mellan kl 07.30-16.30 helgfri måndag till fredag
under 52 veckor/år.
Beräkningen sker som ett genomsnitt under sexmånadersperioder.
Tid mellan felanmälan till Leverantör och till dess felet är åtgärdat och
åtgärden är skriftligt redovisad till felanmälaren räknas som
otillgänglighet.
Grundberäkningen för en omstart är 30 minuter full otillgänglighet.
12(21)
22
För intermittenta fel skall otillgänglighetstiden beräknas dubbelt för
varje gång samma eller likartat/relaterat fel återkommer under
mätperioden, enligt principen 1, 2, 4, 8, 16…osv.
Otillgänglighet under planerat FU medräknas ej i otillgängligheten.
Gemensam driftsjournal med omfattning och tidsangivelser förs över
alla fel.
Systemet skall anses vara fullt tillgängligt under den tid som
Leverantören eventuellt ej bereds tillfälle att göra underhåll i bestämd
omfattning.
Servicearbeten skall utföras av på aktuell utrustning utbildad person.
Om den avtalade tillgängligheten ej uppnås vid serviceavtal skall
serviceavtalstiden förlängas med en betalningsfri månad per
procentenhet som tillgängligheten understiger den avtalade, utan
begränsningar.
Om den avtalade tillgängligheten ej uppnås under garantitiden skall
garantitiden utan tillkommande kostnad förlängas med en månad per
procentenhet som tillgängligheten understiger den avtalade. Dock skall
garantitiden under alla omständigheter gälla till dess avtalad
tillgänglighet uppnås under åtminstone den avslutande
sexmånadersperioden.
Om tillgängligheten understiger 90 % under garantitiden äger
Beställaren rätt att häva hela leveransen och få samtliga prestationer
återställda, inklusive lokal och full kreditering.
Service och underhållsavtal
Följande support kan tillhandahållas under produktens livslängd efter
leverans till Västra Götalandsregionen. Detta gäller även utan underhållseller licensavtal el dyl. Mer information och ev. kostnad för nyttjade av resp
tjänst efter garantitiden framgår av bilaga 1 och bakomliggande anbud.
Användarsupport, inkluderande teknisk och applikation, finns att tillgå
under kontorstid. Respons från på aktuell utrustning utbildad person, samt
vid behov påbörjad felsökning, skall ske inom tre arbetsdagar från
felanmälan. Åtgärdsförslag och reservdelsbeställning skall ske inom
ytterligare tre arbetsdagar från ovanstående respons. Reservdelar skall
levereras inom två arbetsdagar från beställning.
För sådana reservdelar, ersättningsprodukter och ev lånekomponenter som
ska repareras av och/eller återsändas till Leverantören skall fraktsedlar för
retur i samma emballage medsändas. Funktionsduglig ersättningsprodukt
skall erhållas innan defekt eller lånad komponent sänds till Leverantören.
Samtliga fraktkostnader skall ingå i angivet pris för artikeln.
Support-, service- och reservdelsförsörjningen garanteras i minst tio (10) år
från övertagandet, med undantag för fristående standardhårdvaror för
servrar, persondatorer och skärmar där tillverkarnas egen garanti gäller.
Under denna tid skall Leverantören också kunna leverera fabriksnya
ultraljudsgivare inom samma tid som reservdelar. Detta kan t ex innebära att
ett lokalt reservdelslager med nya givare måste upprätthållas, motsvarande
minst en styck av varje givarsort på artikelnivå som är i bruk hos Beställaren
och har levererats från denna upphandling.
13(21)
Skriftlig återrapportering från utförda tester och underhåll skall ske i
elektronisk form till berörd teknisk avdelning hos Beställaren.
Stilleståndstid beräknas till denna rapport är skickad.
Utdrag ur Leverantörens loggbok över inkomna felanmälningar avseende
aktuell utrustning skall utan tillkommande kostnad kunna tillhandahållas vid
anmodan, jämte sammanställning av kvittenser för fullgjord prestation.
Lämnade upplysningar innehåller minst ärendebeteckning och tidsangivelser
samt uppgifter om såväl berörd verksamhet och utrustning som felets art och
omfattning. Även elektronisk koppling till Leverantörens system kan
accepteras.
Levererad utrustning kan göras tillgänglig för utomstående och för
ändamålet ISO13485-certifierad parts serviceåtgärder och komponenter,
vilka motsvarar systemets dokumenterade specifikationer, utan restriktioner
eller påverkan på CE-märkning och Leverantörens produktansvar. Behövs
servicenyckel eller dylikt utlånas sådan omgående utan kostnad på begäran
från Beställaren.
Tekniska hjälpmedel samt alla erforderliga mjukvaror, nycklar och koder,
dock ej normala handverktyg eller PC, ingår utan tillkommande kostnad
under hela utrustningens livslängd för att kunna utföra alla de moment som
ryms inom dokumentation och utbildningar. Ex:
- Systeminställningar som kliniska användare och superanvändare kan
göra
- Felsökning och kalibreringar som utförs av ingenjörer
- Konfigurering av nätverksanslutningar
Om Leverantören har en databas med aktuell serviceinformation och/eller
liknande skall Beställaren vid utbildning få kontinuerlig och kostnadsfri
tillgång till denna i den omfattning som berör utbildade delar.
Om mjukvarunycklar m.m är tidsbegränsade eller på annat sätt upphör att
fungera skall kostnadsfri uppdatering ske på Leverantörens initiativ minst en
månad före utgångsdatum.
Komplett servicemjukvara skall finnas inlagd i systemet, alternativt på CD,
och uppdateras tillsammans med ev ändringar i systemet.
Före garantitidens utgång skall Leverantören skriftligt erbjuda aktuell
verksamhet hos Beställaren möjlighet att teckna serviceavtal avseende
levererad utrustning, varför offererade villkor samt ev erbjudanden om s k
Point of Sales-rabatt eller liknande skall kvarstå tills Leverantören uppfyllt
detta åtagande jämte skälig svarstid. Kostnader för respektive kommande års
service skall faktureras tidigast tre månader i förväg.
Beställaren har rätt att inför varje år av produktens livslängd teckna nytt
alternativt förändra omfattning på gällande serviceavtal till indexreglerade
priser från anbudet. Om förebyggande underhåll är genomfört och
dokumenterat skall ingen kostnad för eventuellt föregående serviceinsats
eller uppdatering krävas.
Samtliga serviceavtal som tecknas för utrustning levererad från denna
upphandling skall baseras på LABU80 samt utgå från de priser och villkor
som angivits i upphandlingen.
14(21)
Samarbetsavtal innebär här att Beställarens personal/MT kan bistå
Leverantören med första linjen support på utbildade delar upp till två
arbetstimmar från felanmälan samt en arbetstimme efter reservdelsleverans.
Vartannat eller gemensamt FU. I övrigt som fullserviceavtal.
23
Uppdatering/Programvara
Uppdateringar som berör utrustningens säkerhet ingår utan kostnad under
produktens livslängd. Detta gäller hårdvaran såväl som mjukvaran i
systemet.
Mjukvaruuppdateringar på köpta funktioner ingår utan tillkommande
kostnad under produktens livslängd, inkl utbildning och ev tillhörande
erforderliga hårdvaruuppdateringar för att möta mjukvarans
rekommenderade tekniska specifikationer.
Övriga offererade funktioner (hård- och mjukvaruuppgraderingar) kan
beställas till högst anbudspris under minst två år från godkänt övertagande
för eventuella kompletteringar av köpt utrustning.
Nya funktioner och versioner på hård- resp mjukvara till berörd utrustning
skall på Leverantörens initiativ skriftligen erbjudas berörd personal enligt
nedan inom tre månader från lansering.
Vid bestående utveckling eller förändring av avtalade produkter under
avtalsperioden skall också separat erbjudas möjlighet att uppdatera resp
uppgradera mot avtalet redan levererad utrustning till senaste version. Gäller
såväl hård- som mjukvara. Alla sådana förändringar förväntas även vara
eller kunna göras bakåtkompatibla och ta hänsyn till tidigare versioner av
motsvarande funktion, så att de funktioner som utförs på ett nytt system
också kan tillgodoräknas på utrustning med äldre versioner av och för
motsvarande funktion samt vice versa.
Vid alla uppdateringar och uppgraderingar, till t ex ny version, skall redan
befintlig data följa med. Lagrad information som innehåller mallar och
patientdata skall inte behöva ändras manuellt.
Leverantören svarar för att funktionsförändring/specifikationsförändring
vid hård- eller mjukvaruförändring är kliniskt provad och inhämtar
Beställarens godkännande före installation.
Om Leverantören utför en åtgärd i syfte att korrigera en funktion på ett
levererat system inom VGR skall Leverantören inom en månad skriftligt
erbjuda alla övriga beröra kliniker i VGR motsvarande åtgärd på respektive
system med motsvarande funktion utan tillkommande kostnad.
Programvarans beteckningar skall anges vid alla mjukvaruförändringar.
Alla kostnader för licenser, mjukvarunycklar och liknande skall ingå för
köpta funktioner under utrustningens livstid.
Beställaren äger alla ingående licenser. Licensbevis översänds vid första
leverans av aktuell funktion.
15(21)
Leverantören svarar för att utrustningen efter uppdatering uppfyller
samma krav på funktion och säkerhet som ny utrustning.
Dokumentationen skall också uppdateras så att innehållet svarar mot de
gjorda förändringarna.
Berörd personal (användare, tekniker och fysiker m fl) skall av
Leverantören informeras om uppdateringar och ges kompletterande
utbildning.
24
Dokumentation
All text i instruktioner och bruksanvisningar för handhavande och förvaring
skall vara avfattade på svenska alternativt internationella standardiserade
symboler. Om system- och/eller felmeddelanden ej är på svenska, skall det
finnas en referenslista med översättning på meddelandena och förslag på
lämpliga åtgärder för operatören.
De delar som DICOM conformance statement (CS) beskriver förutsätts ingå
i leveransen utan tillkommande kostnad. Om produktens CS utvecklas eller
förändras från den CS som låg till grund för utvärderingen skall
Leverantören informera om förändringarna inför varje avrop mot detta avtal.
Om DICOM Conformance Statement förändras i samband med
mjukvaruförändring skall Leverantören stå för samtliga uppkomna
kostnader för att åtminstone erhålla tidigare funktion.
Levererad dokumentation skall även levereras i elektronisk form med
tillstånd att läggas åtkomligt på internt nätverk.
För samtliga programvaror som är avsedda att installeras på av Beställaren
tillhandahållen hårdvara skall förteckning över rekommenderade hård- och
mjukvarukrav på alla berörda nivåer, såsom t ex klientnivå, medfölja
leverans av mjukvaran.
För alla installationer som under produktens livslängd förväntas utföras av
Beställarens personal skall installationsspecifik dokumentation bifogas den
aktuella leveransen.
Drifts-/supportdokumentation för felsökning och felhantering bifogas vid
installation samt versionsuppgradering.
Varje utrustning skall levereras med en fullständig bruksanvisning. Språket
skall vara svenska.
Kortfattade bruksanvisningar på svenska för samtliga levererade enheter
skall ingå.
Separata rengöringsinstruktioner skall medfölja varje del av systemet,
inklusive tillbehör etc.
Kortfattad instruktion för test av givare skall medfölja leveransen, alternativt
tillhandahållas under garantitiden.
En komplett uppsättning teknisk dokumentation för samtliga levererade
enheter, inklusive systembeskrivning och samtliga OEM-manualer, skall
ingå.
16(21)
Dokumentationen skall minst omfatta samtliga utlärda moment vid
kvalificerad teknisk utbildning, exempelvis:
- Montage, justering och service.
- Instruktioner för förebyggande underhåll och serviceintervall
- Reservdelslistor med artikelnummer på samtliga ingående enheter
Språket skall vara svenska eller engelska.
Om utveckling/uppdatering av dokumentation och/eller produkt sker skall
information om detta sändas till Beställaren.
Framtida servicemeddelanden som berör utrustningens säkerhet skall sändas
utan kostnad till verksamhetschef respektive medicinteknisk chef för
sjukhuset.
25
Utbildning
Leverantören skall kalla till utbildning med minst fyra veckors varsel.
Beställd utbildning skall erbjudas vid minst två tillfällen under garantitiden.
Debiterad utbildningsplats som inte bokas in under garantitiden krediteras i
samband med godkänd garantibesiktning.
För alla utbildningar, utöver inledande genomgångar, skall utfärdade
befogenheter dokumenteras och intygas efter genomförd utbildning
All berörd personal skall på plats erhålla en initial genomgång på svenska
rörande produktens handhavande och skötsel i samband med leverans.
Fullständig handhavandeutbildning skall ingå på plats hos Beställaren i den
omfattning att systemansvariga användare kan utföra alla beställda
funktioner så som beskrivna i anbudet. Detta gäller alltså också beställda
specialfunktioner, såväl i samband med huvudleverans som vid
tilläggsbeställning.
Även eventuella utbildningskrav för att få arbeta med levererad mjukvara
samt alla nödvändiga kontroller och kalibreringar som kan behöva utföras
av den kliniska personalen skall innefattas i utbildningen.
Under garantitiden kan systemansvariga användare avropa kompletterande
repetitionsutbildning utan tillkommande kostnad. Dock förutsätts
systemansvariga användare närvara vid överenskomna utbildningar
samtidigt som det inte finns något intresse av att frångå den ordinarie
verksamheten för att delta vid fler utbildningstillfällen än absolut
nödvändigt.
I samband med installation/leverans skall Leverantören genomföra en
introduktionsutbildning (handhavande och teknik) av ansvarig teknisk
personal hos Beställaren, med syftet att dessa, i samarbete med
Leverantören, skall kunna klara enklare fel samt bättre kunna stödja
användarna.
Kvalificerad teknisk utbildning offereras på den nivå att Beställarens
personal kan utföra förebyggande underhåll, grundläggande felsökning och
17(21)
applikation samt i övrigt uppnå erforderlig kunskap för att kunna fullgöra
Beställarens åtagande vid tecknande av samarbetsavtal.
Kostnad för teknisk utbildning anges per utbildningsplats och inkluderar
samtliga kostnader, såsom resa och logi, utom lön och traktamente för
Beställarens personal.
Kostnad för fördjupad utbildning anges per utbildningsplats och inkluderar
samtliga kostnader, såsom resa och logi, utom lön och traktamente för
Beställarens personal.
26
Elektronisk handel
Västra Götalandsregionen kommer att från 2011-01-01 börja införandet av
ett modernt sammanhållet och tillgängligt/öppet verksamhetsstöd för
elektronisk handel och där följande SFTI standarder kommer att följas:
Avrop mot ramavtal ESAP 6.1, 6.3
Periodisk fakturering ESAP 9.1
Orderlös fakturering – ESAP 9.2
Enkelt handelsflöde med Sveorder (Enkel E-order) och Svefaktura 1.0
Fulltextfaktura 2.0
För den leverantör som inte har ett eget e-handelssystem, kommer en webbaserad lösning med handelsflödet från avrop till fakturering att finnas och
med detta alternativ, kan även små till medelstora leverantörer arbeta med
elektronisk handel mot VGR. Vidare ska produktunderhåll ske av
leverantören mot VGR:s produktkatalog. Detta produktunderhåll sker via
web manuellt, via excelmall eller via STFI pricat Sc 6.1 eller högre.
En e-handelslösning kommer att finnas på plats fr o m 2011-01-01 mot
avtalad tjänstepartner eBuilder, vilket då innebär att en koppling mellan
parterna och produktunderhåll mot Västra Götalandsregionen:s
produktkatalog skall kunna ske. Leverantören skall därför senast 3 månader
efter avtalsstart, eller enligt separat överenskommelse kunna tillämpa
elektronisk handel och produktunderhåll enligt angivna krav ovan.
I samband med införande av e-handel kommer Västra Götalandsregionen gå
över och använda UNSPSC (United Nations Standard Products and Services
Code) som är ett internationellt erkänt klassificeringssystem och där samma
koder används i alla länder. UNSPSC är branschöverskridande och
strukturen täcker alla branscher och produktområden. Leverantören skall
därför på produktnivå kunna ange gällande UNSPSC-kod. För mer
information och gällande koder se. http://www.gs1.se/sv/GS1systemet/Klassificeringssystem/UNSPSC/
27
Omförhandling
Om det under avtalstiden skulle inträffa väsentliga förändringar i
förutsättningarna för ingånget avtal äger endera parten rätt påyrka
omförhandling. Sådan väsentlig förändring kan vara omorganisation,
18(21)
förflyttning av verksamheten, förändring av driftskapacitet samt lagenliga
förändringar av befintlig verksamhet.
Omförhandling skall skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför
föreligger.
28
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig
gemensam handling undertecknad av behörig företrädare för både Beställare
och Leverantör.
Endast företrädare för den verksamhet inom VGR som har upprättat det
ursprungliga avtalet kan vara behörig att omförhandla tillägg och ändringar
till detsamma. Leverantören skall försäkra sig om att alla former av
delegation från Beställarens ursprunglige avtalstecknare är skriftligen
styrkta innan motsvarande förändringar i detta avtal får genomföras.
29
Handlingars inbördes ordning
Avtalshandlingarna kompletterar varandra.
Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende
gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat,
sinsemellan i följande ordning
skriftliga ändringar och tillägg till avtal
avtal inklusive bilagor
anbud, exkl Leverantörens allmänna villkor
eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
förfrågningsunderlag med bilagor
ALOS 05, Montage 85
Leverantörens allmänna villkor
30
Överlåtelse av avtal/ägarskifte
Detta avtal får ej överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan
avtalsparternas skriftliga godkännande.
Om ägarskifte sker hos Leverantören eller av Leverantören anlitad
underleverantör skall skriftligt godkännande omedelbart inhämtas av
Beställaren. Ny Leverantör får ej anlitas utan Beställarens skriftliga
medgivande.
31
Hävning
Beställaren äger rätt att med sex månaders varsel häva upprättat avtal om:
Leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse
inte sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran.
Leverantören begärs i konkurs, ansöker om ackord eller träffar
ackordsuppgörelse.
19(21)
Leverantören äger rätt att med sex månaders varsel häva upprättat avtal om:
Beställaren i väsentligt hänseende underlåter sina åtaganden och rättelse inte
sker inom 30 dagar efter skriftlig erinran.
Beställaren har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det
framkommer att Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på
annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av
icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av avtalet.
32
Organisationsförändring
Beställaren reserverar sig för organisationsförändringar utanför Beställarens
kontroll som kan komma att påverka avropsvolymer/beställningar och
avtalstider.
33
Befrielsegrunder (force majeure)
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse
enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet
(”Befrielsegrund”), som ligger utanför Parts kontroll och som förhindrar
fullgörandet därav. Så snart hindret upphört skall förpliktelsen fullgöras på
avtalat sätt.
Såsom befrielsegrund skall anses eldsvåda, krig, mobilisering eller
oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition,
beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på
transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft,
avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från
underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som
avses i denna punkt.
Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden skall inte anses som
befrielsegrund om Part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt.
För att få befrielse enligt ovan skall Part utan dröjsmål skriftligen meddela
den andra Parten härom. Skriftligt meddelande skall också lämnas utan
dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande.
Part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och
effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser
som hindrats så snart det praktiskt kan ske.
Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den Part, som inte har
åberopat befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del
därav.
34
Intrång i upphovsrätt och patent
Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara köparen om krav riktas
eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på
grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål.
Leverantören åtar sig vidare att ersätta Beställaren för de skadestånd och
ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge.
20(21)
Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att Leverantören får
bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om
uppgörelse eller förlikning.
Om det fastställs att intrång har skett skall Leverantören på egen bekostnad
antingen:
Tillförsäkra Beställaren rätt att fortsätta använda produkten.
Ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär
immaterialrättsligt intrång.
Ändra produkten så att immaterialrättsligt intrång inte föreligger.
Återta produkten och kreditera Beställaren ett belopp som motsvarar
produktens värde med hänsyn till den tid produkten använts och normal
avskrivningstid.
35
Foto och varuprover för bilder till intern varukatalog
I samband med avtalstecknande skall antagen Leverantör på begäran kunna
förse Beställaren med bilder på samtliga i avtalet specificerade produkter.
Alternativt skall Leverantören kunna tillhandahålla varuprov för utvändig
fotografering. Ovanstående gäller också vid nya eller förändrade produkter.
Bilder lämnas enligt följande:
Levereras på digital lagringsmedia för PC ex. CD/DVD.
Filnamn skall vara anbudsgivarens artikelnummer + filtillägg.
Filformat jpeg, tif eller eps är de filtillägg som accepteras.
Upplösning skall vara minst 300dpi/tum vid en höjd av 2,5cm.
För bild/varuprov godkännes EJ debitering.
36
Tvist
Tvist angående tolkning av ingångna överenskommelser skall i första hand
avgöras i förhandling mellan parterna, därefter avgöras i svensk domstol
inom Västra Götalandsregionen med tillämpning av svensk rätt.
37
Avtalstecknare
Detta avtal med tillhörande bilagor är upprättat i två likalydande exemplar,
varav parterna tagit var sitt original. Avtalet undertecknas utav behörig
firmatecknare eller i kraft av ställningsfullmakt.
FÖR BESTÄLLAREN
FÖR LEVERANTÖREN
Västra Götalands läns Landsting
Mölndal 2013- -
GE Healthcare Sverige AB
Stockholm 2013- -
Carin Sjösten Nilsson
Johan Norling
21(21)
Enhetschef, Regionservice Inköp
Avtalsbilagor
1. Artikelspecifikation
VD
