Snabbguide: Meddelanden i rekryteringssystemet
Upprättad av personalavdelningen, KTH, november 2014. Uppdaterad: 2014-11-18
Rekryteringsystemet har ett inbyggt meddelandesystem där du får en inkorg och utkorg för de
meddelanden som skickas inifrån systemet. Nedan följer en instruktion om hur du kommer åt dina
meddelanden och om hur vi rekommenderar att du arbetar med de meddelanden som avser
rekryteringssystemet.
Vi rekommenderar att du tar för vana att gå in i rekryteringssystemet och läsa
meddelanden i inkorgen under fliken Meddelanden.
Meddelande i Microsoft Outlook
När någon skickar ett meddelanden från rekryteringssystemet kommer det ett mail till din inkorg i
din mailbox i Microsoft Outlook. I de allra flesta meddelanden kommer det att finnas en
inloggningslänk och klickar du direkt på den kommer den att leda till 2 olika sidor, beroende på om
du redan är inloggad i rekryteringssystemet eller inte.
1. Är du inloggad kommer du att få en ny flik i din webbläsare och meddelandet öppnas direkt där.
2. Är du inte inloggad kommer du till en sida där du kan läsa innehållet i meddelandet men du kan
inte logga in dig från den sidan och arbeta med ärendet. Logga in dig måste du göra på vanligt sätt via
KTH:s intranät, dvs knappen under intranätsidan Rekrytering eller via Rekrytering under Tjänster i
den gråa menyn när du är inloggad på Intranätet.
Vi rekommenderar att du ser mailet i din Outlook endast som en påminnelse
att du har ett meddelande i rekryteringssystemet.
Meddelande i meddelandefliken i rekryteringssystemet
I systemet återfinns dina meddelanden under fliken Meddelanden på Startsidan (Hem/Hus-sidan).
Här listas alla meddelanden som du har tillgång till och du kan filtrera på alla dina meddelanden eller
på meddelanden rörande specifika ärenden.
1
Vi rekommenderar att du tar för vana att gå in i rekryteringssystemet och läsa meddelanden i
inkorgen under fliken Meddelanden. Det är i den meddelandelistan som du får information om vad
meddelandet handlar om samt direktlänkar till ärendet i fråga.
Ämnet i listan är den rubrikrad som skrivs i meddelandet av avsändaren. För automatiska
systemmeddelanden anges oftast ärendets rubrikrad, vilket kan vara en bra metod att använda sig av
även för de manuella meddelandena som du skickar. Meddelanden som är oöppnade är skrivna i
fetstil.
2
Det går att sortera på inkommande datum, färgmarkera meddelanden för att underlätta din egen
prioritering. Meddelanden i inkorgen och under skickade meddelanden ligger kvar tills du själv väljer
att rensa dem.
Från Ämne i meddelandet
Länk till ärendet
För meddelanden som ska loggas inne i ärendet, t ex när anställningsprofilen bollas mellan skola och
central hantering (se bild nedan), ska svar skickas inifrån rätt funktion i Initierings- resp Beslut &
prövningsbollen. För meddelanden som skickas direkt i funktioner i ärendena, finns det mail-ikoner i
Initierings- resp Beslut & prövningsbollen.
Väljer du att svara direkt via ”Svara”-knappen (se bild ovan) i meddelandeboxen kommer det inte att
synas i de olika stegen och därmed tappas viktig information för de som är inblandade i ärendet. För
vissa ärendetyper och steg i processen behöver det tydligt loggas vilken kommunikation som sker
mellan framförallt skolan och central hantering (se bild nedan).
3
4
