1 Arbetsmiljöplan 2014 Uppsala Centrum för Rysslandsstudier

Arbetsmiljöplan 2014
Uppsala Centrum för Rysslandsstudier (UCRS)
Arbetsmiljön är en viktig förutsättning för en fungerande verksamhet och bör därför hanteras
som en naturlig del i densamma. Till en god arbetsmiljö hör inte bara den fysiska
arbetssituationen utan även psykologiska och sociala förhållanden. Närmare bestämt omfattar
arbetsmiljön följande, och ibland överlappande, faktorer: tekniska, fysiska,
arbetsorganisatoriska och sociala faktorer.
Tekniska och fysiska faktorer
Arbetsgivaren skall medverka i arbetsmiljöarbetet och delta i genomförandet av de åtgärder
som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö.
Den fysiska arbetsmiljön skall kännetecknas av ett bra klimat med avseende på ergonomiskt
riktiga arbetsplatser, temperatur, luftkvalitet och belysning.
Arbetsgivaren skall genom att anpassa arbetsförhållandena eller vidta annan lämplig åtgärd ta
hänsyn till arbetstagarens särskilda förutsättningar för arbetet. Människors olika
förutsättningar att utföra arbetsuppgifter skall beaktas under planläggning och anordnande av
arbete. Därtill ska alla medarbetare erbjudas en, utifrån deras förutsättningar, adekvat
utrustning. Arbetet ska vidare utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller
psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall.
Arbetsorganisatoriska faktorer samt faktorer avseende arbetets innehåll
Enligt Arbetsmiljölagen ska arbetsgivare och arbetstagare samverka i arbetsmiljöarbetet.
Därvid har arbetsgivaren det yttersta ansvaret för arbetsmiljön, men ett explicit krav finns i
lagen på att arbetsmiljöarbetet ska bedrivas tillsammans med arbetstagarna och deras
representanter. Skyddsombudet är arbetstagarnas representant.
Arbetsgivaren skall systematiskt planera, leda och kontrollera verksamheten så att krav på en
god arbetsmiljö uppfylls. Han eller hon har ansvar för att utreda arbetsskador, fortlöpande
undersöka riskerna i verksamheten och eventuellt vidta nödvändiga åtgärder.
Arbetsgivaren skall i den utsträckning verksamheten kräver dokumentera arbetsmiljön och
arbetet med denna. Handlingsplaner skall därvid upprättas.
Ingen medarbetare skall drabbas av psykisk eller fysisk ohälsa eller skador på grund av
arbetet. Begynnande symptom på sjukdom eller förslitningsskada skall skyndsamt föranleda
lämpliga åtgärder, som rehabilitering. Fall av långtidssjukskrivning skall utredas. Därvid skall
i första hand arbetsanpassning och rehabilitering diskuteras.
Utöver den sedvanliga forskningsfriheten som skall råda på arbetsplatsen, skall övriga
arbetstagare också ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt
i förändrings- och utvecklingsarbete som rör deras eget arbete. Det skall vidare eftersträvas att
arbetsförhållandena skapar möjligheter till personlig och yrkesmässig utveckling liksom till
självbestämmande och yrkesmässigt ansvar.
1
Sociala och psykologiska faktorer
Den psykosociala arbetsmiljön skall kännetecknas av att alla medarbetare känner delaktighet,
inflytande och ett stort ansvar för verksamheten. Det skall råda respekt, jämställdhet, trygghet
och förtroende mellan medarbetarna. Ingen diskriminering på grund av kön, sexuell läggning,
eller etnisk, religiös eller annan bakgrund får förekomma. Medarbetarsamtal och
utvecklingssamtal skall genomföras en gång per termin för att skapa delaktighet och god
kommunikation mellan arbetsgivare och arbetstagare samt för att på ett tidigt stadium kunna
bemöta eventuella arbetsrelaterade problem som stress och ohälsa samt andra problem på
både individ- och gruppnivå. Även informella samtal (och då också när inte utvecklingssamtal
av olika anledningar kan komma till stånd) av samma karaktär skall, vid behov, ske löpande
under hela året.
Det skall eftersträvas att arbetet ger möjligheter till variation, social kontakt och samarbete
och sammanhang mellan enskilda arbetsuppgifter, därvid ska arbetsförhållandena anpassas till
människors olika förutsättningar i fysiskt och psykiskt avseende.
Mål och genomförande under 2012- 13
För åren 2012-13 sattes fyra mål upp för arbetsmiljöarbetet:
1. Årliga utvecklingssamtal
Centrum för Rysslandsstudier har sedan starten 2010 följt Uppsala Universitets regler
och riktlinjer för utvecklingssamtal. Varje anställd ges därför årligen tillfälle till ett
utvecklingssamtal och erbjuds därmed möjlighet till utveckling och tillgång till de
resurser de behöver för att kunna utföra sina arbetsuppgifter väl.
2. Arbetsmiljöenkät
Arbetet med att utvärdera arbetsmiljön genom en medarbetarenkät har skjutits upp till
2014 i väntan på att universitetsförvaltningen skall teckna avtal med en extern
leverantör av webbaserade medarbetarundersökningar. Denna tjänst är nu tillgänglig
och kommer att utnyttjas under nästa års arbetsmiljöarbete.
3. Utredning av fall av långtidssjukskrivning och upprepad korttidsfrånvaro
I avsaknad av långtidssjukskrivningar och upprepad korttidsfrånvaro har ingen
utredning gjorts.
4. Introduktionssamtal för nyanställda
Varje nyanställd har ett introduktionssamtal med föreståndaren. Denna rutin har varit
gällande sedan starten 2010 och har genomförs konsekvent vid varje nyrekrytering.
Introduktionens syfte är att skapa trivsel och en känsla av tillhörighet. I introduktionen
ingår också att informera om de rättigheter och skyldigheter som följer av
anställningen och att en god överblick av verksamheten ges och till vem den
nyanställde vänder sig om arbetsmiljöproblem uppstår. Föreståndaren fungerar som ett
praktiskt stöd i början av anställningen och introduktionssamtalet följs upp av
uppföljningssamtal och senare ett utvecklingssamtal.
2
Mål för 2014
För att kartlägga och tillgodose behoven av ergonomiskt utformade arbetsplatser kommer
UCRS att bjuda in Länshälsan för individuell en genomgång av medarbetarnas arbetsplatser
och om behov identifieras kommer nya stolar och skrivbord att köpas in. Arbetsmiljögruppen
kommer att omorganiseras under hösten 2013 och under 2014 att ges fasta sammanträdestider.
Under våren kommer information att ges och eventuell utbildning i första hjälpen (hjärt- och
lungräddning) att erbjudas och en skyddsrond och riksinventering att göras av skyddsombudet
och föreståndaren. Också brandskyddsrutiner kommer att ses över och vid behov uppdateras.
En personaldag kommer att hållas under hösten med information om arbetsmiljöarbetet och
en genomgång av flöden och ansvarsområden. Under personaldagen kommer också
information ges om den arbetsmiljöenkät som kommer att genomföras i början av hösten.
Denna enkät görs med hjälp av den så kallade Arbetsmiljöindikatorn, som är ett webbaserat
frågeverktyg som rör ledarskap, organisation, fysisk arbetsmiljö, mål och strategier samt
arbetsklimat. Resultatet av arbetsmiljöenkäten kommer att redovisas innan årsslutet. En
uppdatering av arbetsmiljöplanen kommer att göras och medarbetarsamtal kommer att hållas.
En sammanfattning av målen för 2014 är sammanställd i figuren nedan:
Mars
- Länshälsan
- Ergonomisk genomgång av
arbetsplats
November/December
- Medarbetarsamtal
April
- Arbetsmiljögruppen
sammanträder
- Info. om friskvård
- Redovisning av
medarbetarundersökning
- Första Hjälpen
Oktober
Maj
- Skyddsrond
- Arbetsmiljögruppen
sammanträder
- Riskinventering
- Uppdatering av
arbetsmiljöplan
- Brandskydd
September
- Personaldag med info. om
arbetsmiljöarbetet, flöden
etc
- Enkät
medarbetarundersökning
3
Ansvarsfördelning, delegering och uppföljning
UCRS föreståndare har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön och arbetar strategiskt och
operativt tillsammans med skyddsombudet och arbetsmiljögruppen för att uppfylla
arbetsmiljöplanen. I övrigt följs arbetsmiljöarbetet upp av de personer som tilldelats uppgifter
i arbetsmiljöplanen. Styrelsen vid UCRS utser arbetsmiljögruppens ledamöter. Mandattiden är
1 år. I arbetsmiljögruppen för 2014 ingår Jevgenija Gehsbarga (skyddsombud), Matthew Kott,
Julie Hansen, Michal Smrek, Lena Lubenow, Gunilla Berger (suppleant).
Beskrivning
Information
Åtgärder
Information till/från anställda om
verksamheten
Uppdatering av hemsidan
Elektroniskt veckobrev
Introduktion av nyanställda
Information och vägledning
Tidsplan
Löpande
1 gång/veckan
Löpande
Ansvarig
J. Gehsbarga
G. Berger
C. Levinsson
Psykosocial arbetsmiljö
Kompetensutveckling
Medarbetarsamtal/Utvecklingssamtal
Social miljö
Kurser för samtliga anställda
Trevnadsbefrämjande åtgärder
Löpande
Löpande
Löpande
C. Levinsson
C.Levinsson
C.Levinsson
J.Gehsbarga
L. Lubenow
G. Berger
Vid behov
J.Gehsbarga
G. Berger
G. Berger
Fysisk arbetsmiljö
Ergonomisk arbetsplats utformning
Hälsovård
Kontakter med Länshälsan
Vid behov
Möbler
Nya stolar och skrivbord
Vid behov
Brandskydd
Samordning av brandskydd
sker via
brandskyddskontrollanterna
kring Gamla Torget och
indententen
Löpande
Ergonomiska hjälpmedel
Vid behov
Lokaler
L. Lubenow
G. Berger
AP-fastigheter
J. Gehsbarga
Datorer och arbetsverktyg
Uppdatering och inköp
L. Lubenow
G. Berger
4