Rapport: Handlingsplan för att förbättra arbetsvillkoren och

Rapport: Handlingsplan för att förbättra arbetsvillkoren och arbetsmiljön inom
äldreomsorgen Lundby
Uppdraget enligt budget 2015
En handlingsplan ska tas fram för att förbättra arbetsvillkoren och arbetsmiljön inom
äldreomsorgen.
Nulägesbeskrivning
En förutsättning för att göra en handlingsplan är en nulägesbeskrivning av arbetsvillkor
och arbetsmiljö. En fördjupad kartläggning av det fysiska och psykosociala
arbetsmiljöarbetet är en viktig del i nulägesanalysen.
Handlingsplan
Utifrån nulägesbeskrivningen tas en handlingsplan fram för att förbättra arbetsmiljön
och arbetsvillkoren i äldreomsorgen. Detta ska göras i samråd med HR-avdelningen.
Sammanfattning
Sektor ÄO-HS har under år 2015 i samarbete med HR-avdelningen arbetat fram en
handlingsplan i enlighet med uppdraget från nämnden. Arbetet har inneburit
faktainsamling av redan insamlad data såsom statistik inom arbetsmiljöområdet, resultat
från medarbetarenkät, enkätsvar från enhetschefer gällande arbetsmiljö- och villkor för
medarbetarna samt en work-shop med alla chefer inom sektorn. Den sammantagna
informationen har resulterat i en handlingsplan för aktiviteter för att förbättra
arbetsmiljön och arbetsvillkoren för medarbetarna inom sektorn. Aktiviteterna ska ses
som ett komplement till det arbete som redan pågår i vardagens arbetsmiljöarbete. En av
de ytterligare åtgärder som behöver hanteras är medarbetarnas upplevelse av brist på
återhämtning samt den låga påverkansmöjligheten i arbetet.
Nulägesbeskrivning
I HR-processen Arbetsmiljö och hälsa finns angivet vilka undersökningar som ska
genomföras regelbundet i syfte att kartlägga, analysera och åtgärda medarbetarnas
arbetsvillkor. För detta uppdrag har dessa undersökningar kompletterats med en
enkätundersökning till enhetscheferna där de har angivit vilka de främsta
utvecklingsområdena är som påverkar medarbetarnas hälsa. Resultatet av denna
1(5)
datainsamling konkretiserades till ett antal fokusområden som bedömdes påverka
arbetsvillkor och arbetsmiljö.
Datainsamlingen baserades på aktuell sjukfrånvarostatistik 2015, statistik från aktuell
tillbuds- och arbetsskadehantering, den psykosociala ronden på sektorns alla
arbetsplatsen vår 2015, den fysiska ronden från alla arbetsplatser höst 2014,
medarbetarenkäten 2014, antal medarbetare per chef 2015, personalomsättning 2014
samt enkäten med enhetscheferna som genomfördes i oktober 2015. Anledningen till att
data är från olika tidpunkter är att insamlingen utgår från den ordinarie datainsamlingen
från redan beslutat årshjul eftersom det inte bedömdes vara realistiskt att insamla data
specifikt för uppdraget. HR och sektorn gjorde dessutom gemensamt bedömningen att
detta även stärker betydelsen av att arbetsmiljöarbetet pågår inom den ordinarie
verksamheten och inte ska ses som en separat aktivitet.
Resultatet presenteras i denna rapport på i huvudsak ett övergripande plan eftersom
alltför små grupper i redovisningen kan äventyra medarbetares integritet och syftet med
uppdraget är att arbeta vidare med frågeställningar övergripande. Enheternas mer
fokuserade arbete pågår i det vardagliga arbetet.
Resultatet
Resultaten presenteras här övergripande, för detaljer hänvisas till respektive
datainsamling.
Sjukfrånvaro
Chefernas bedömning är att all känd sjukfrånvaro även rapporteras som sådan. De
vanligaste orsakerna till korttidssjukfrånvaron är infektioner och fysiska besvär såsom
smärta och värk i leder. De vanligaste orsakerna till långtidssjukfrånvaro är psykisk
ohälsa, svåra sjukdomar, fysiska besvär och operationer med efterföljande medicinsk
rehabilitering. Svaren är från enhetschefernas enkät.
HR-avdelningen genomför nu tillsammans med respektive chefer en fördjupad analys
av medarbetarnas sjukfrånvaro och behov av rehabiliterande insatser. När denna är klar
kan en mer detaljerad statistik analyseras från dokumentationen i Adato, som är stadens
gemensamma dokumentationssystem för rehabilitering. Arbetet med rehabiliterande och
förebyggande insatser fortgår löpande.
Sjukfrånvaron var för år 2015 12,9 % för den tillsvidareanställda personalen inom
sektorn. Motsvarande tal för år 2014 var 10,3 % samt för år 2013 9,7 %. Detta är ett sätt
att mäta välmående i organisationen samtidigt som den allra största orsaken till
sjukfrånvaron hänför sig till faktorer utanför arbetet.
Psykosocial miljö
I medarbetarenkäten och de psykosociala arbetsmiljöronderna framgår att medarbetarna
upplever att brist på återhämtning och den psykiskt påfrestande miljön som de mer
allvarliga arbetsmiljöfaktorerna som påverkar dem negativt.
Många av medarbetarna uppger att de inte känner till verksamhetens mål samtidigt som
enhetscheferna uppger att de anser att medarbetarna är väl insatta i målen.
Tid för reflexion, återhämtning och dokumentation saknas och ca en tredjedel av
medarbetarna uppger att de inte har möjlighet till återhämtning efter perioder av hög
2(5)
arbetsbelastning. Var fjärde upplever att de inte kan påverka sina arbetsuppgifter vid
hög arbetsbelastning och lika många att de har svårt att hitta balans mellan arbete och
privatliv.
Flera olika faktorer har ett samband med utvecklingen av psykisk ohälsa. Psykiskt
ansträngande arbete, höga krav, låg kontroll, obalans mellan ansträngning och belöning,
samt rollkonflikter kan knytas till psykisk ohälsa och sjukskrivning. God kontroll och
rättvisa minskar risken för sjukskrivning på grund av psykisk ohälsa.
Fysisk miljö
Medarbetarna anger lokalfrågor såsom dålig ventilation och trånga lokaler samt brist på
lokaler som en negativ påverkan på arbetsmiljön. Av de 71 anmälda tillbuden och
skadorna som registrerats i systemet under perioden är den övervägande delen fysisk
överbelastning, fall samt skada av annan person. Enligt medarbetarenkäten känner 43 %
ofta av fysiska besvär på grund av arbetsmiljön.
Konkreta fokusområden
Datainsamlingen gav relativt entydigt svar på definierade fokusområden som sektorn
bör arbeta vidare med för att förbättra arbetsmiljön och arbetsvillkoren. Under den
work-shop som alla sektorns chefer deltog i klustades dessa ytterligare till:
 Fysisk och psykosocial arbetsmiljö
 Uppdraget
 Sjukfrånvaro
Handlingsplanen arbetas fram
Metoden vid chefernas work-shop var i princip samma metod som användes i den
stadengemensamma arbetsgruppen för motsvarande uppdrag.
Risken med att konkretisera aktiviteter inom arbete inom arbetsmiljö- och hälsa är att
flertalet berör individer inom det rehabiliterande området. För att säkerställa att
handlingsplanen innefattar aktiviteter inom det främjande, förebyggande och
rehabiliterande områdena samt för både individ, grupp och organisation användes ”9fältaren” (se nedan).
3(5)
Cheferna delades in i grupper kopplat till fokusområdena och förutom förslag på
aktiviteter inom varje fält skulle även mätmetod anges samt på vilket sätt den föreslagna
aktiviteten förväntas påverka grunduppdraget, att förbättra arbetsvillkor och arbetsmiljö.
Vid arbetet deltog sektorns alla chefer och med den samlade gemensamma kompetensen
och hög energinivå i utarbetandet kan vi som deltog konstatera att detta är en
handlingsplan som är väl förankrad i sektorns hela ledning.
Återigen bör tydliggöras att denna handlingsplan ska ses som ett komplement till det
utvecklingsarbete inom arbetsmiljöarbetet som ständigt pågår i verksamheten. Inom kort
kommer resultatet av den senast genomförda medarbetarenkäten vilket kan komma att
förändra delar av planen för sektorn.
Handlingsplan
Ett antal av handlingsplanens aktiviteter finns redan som återkommande inslag i det
vardagliga arbetsmiljö- och utvecklingsarbetet på de olika arbetsplatserna.
Det som tillkommer är exempelvis behov av ökad kompetens hos medarbetare om vad
som påverkar arbetsmiljön positivt, på så sätt ökar även det gemensamma ansvaret att
säkerställa en god miljö. Efterfrågan finns för planerad tid för reflektion och gemensam
utveckling i de olika arbetsgruppera både vad gäller omvårdnadsarbetet och distinkta
kompetensområden. Frågan om bemanning är angelägen då den påverkar
medarbetarnas hälsa direkt och yttrar sig i klimatet i arbetsguppen, kompetensen på dem
som arbetar och närvaron på arbetet. Upplevelsen att inte veta sitt uppdrag är ytterligare
ett ämnesområde som cheferna ser som angeläget att arbeta vidare med. Ytterligare
resultat som behöver hanteras är medarbetarnas upplevelse av brist på återhämtning
samt den låga påverkansmöjligheten i arbetet.
Fortsatt arbete
Arbetet med att konkretisera de olika aktiviteterna kvarstår liksom att tidssätta och ange
ansvar för att dessa genomförs i praktiken samt att de på sikt påverkar målet att förbättra
arbetsmiljön och arbetsvillkoren för medarbetarna. Detta arbete fortgår i sektorns
ledning under år 2016. Tidsplanen för respektive områdes och enhets handlingsplan
utarbetas under våren med uppföljning allteftersom aktiviteterna genomförs.
Vissa aktiviteter finns redan i vardagens arbete liksom i processen för arbetsmiljö och
hälsa men behöver aktualiseras i de olika arbetsgrupperna. Andra är i behov av
revidering. Ytterligare aktiviteter behöver införas helt nya och vara anpassade enligt
behovet för sektorn.
Ekonomiska aspekter
Verksamhet och arbetsmiljö samt arbetsvillkor är en helhet och ska hanteras så. Det går
självklart att beräkna hur mycket sjukfrånvaro eller olika förebyggande insatser kostar
men måste samtidigt ses i ett helhetsperspektiv för verksamheten. När
korttidssjukfrånvaron minskar får det direkta konsekvenser för tiden som rekryterande
handläggare på respektive enhet eller bemanningsenheten lägger på att hitta en vikarie.
Samtidigt minskar tiden för upplärning på enheterna och tiden för det direkta
omvårdnandsarbetet ökar. Arbetsgruppen blir mer stabil och det förenklar
utvecklingsarbetet för enheten.
4(5)
Omvärldsbild
Sjuktalen ökar nationellt med den främsta sjukfrånvaroorsak psykisk ohälsa. Ökningen
kan ses inom alla yrkesgrupper, alla åldrar och är lika mellan könen. I samtal med
representanter från Försäkringskassan anses orsaken vara den generellt sett förändrade
belastningen i samhället vara orsaken till ökningen.
Ledningen för ÄO-HS kommer att tillsammans med HR följa sektorns sjuk- och frisktal
samt andra relevanta nyckeltal noga för att om möjligt analysera vad som påverkar
medarbetarnas arbetsvillkor och arbetsmiljö positivt.
Samverkan
Information om att handlingsplanen håller på att utarbetas har skett i LSG under hösten
2015 och när denna rapport är presenterad till nämnden kommer den att redovisas i sin
helhet i LSG.
Göteborg 2016-01-22
Eva Saletti
Anna Malmcrona
Sektorchef äldreomsorg och hälso- och
sjukvård
HR-specialist
5(5)