1.1. organisationens ideologiska grund och verksamhetsmiljö

Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS
KVALITETSMÄTARE FÖR
SJÄLVEVALUERING
16.9.2005
Fida International
Frikyrklig Samverkan (FS)
Internationella solidaritetsfonden (ISF)
Kyrkans Utlandshjälp (KUH)
Plan Suomi Säätiö
Fackliga Solidaritetscentralen i Finland (SASK)
Finska Missionssällskapet FMS
Finlands Röda Kors (FRK)
World Vision Finland
1
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
2
Servicecentralen för utvecklingssamarbete (KEPA)“BRUKSANVISNING”
VARFÖR HAR VI UTFORMAT DETTA MÄTINSTRUMENT
I partnerskapsavtalet mellan ministeriet och partnerskapsorganisationen fastslås det i punkt 5.3. att:
Syftet med partnerskapet och växelverkan mellan Ministeriet och Organisationen är att förbättra
utvecklingssamarbetets kvalitet och att öka dess hållbarhet. Organisationen ansvarar för att ha ett fungerande
system för kvalitetskontroll. Egna evalueringar ingår i kvalitetskontrollen och om resultaten av dessa och om
åtgärdsrekommendationer rapporteras i årsrapporten och i partnerskapsdiskussionerna.
Kvalitetssäkringskortet är till för att möjliggöra en systematisk självevaluering och kvalitetskontroll av
partnerskapsorganisationens utvecklingssamarbetsprogram.
Med program menas här helheten av de olika aktiviteterna: I programmet ingår bl.a. organisationens projekt i syd,
informationsverksamhet i hemlandet, utvecklingsundervisning eller fostran till internationalism
(internationalisering i lärandet), utvecklingspolitiskt arbete, kontakter till olika intressegrupper (understödjare i
Finland, internationella samarbetspartner) samt deltagande i olika nätverk.
HUR VI UTARBETADE INSTRUMENTET
Partnerskapsorganisationerna började tillsammans utveckla detta arbetsredskap för självevaluering i januari 2004.
Vi hade ingen färdig mall att utgå ifrån så vi trevade oss fram, och genom att tillämpa kvalitetssäkringens
principer har vi strävat efter att utveckla ett enkelt och praktiskt instrument som vi kan använda.
Det första testutkastet evaluerades i augusti 2004 och under vintern utprövade organisationerna förslaget.
Utgående från respons och diskussion om erfarenheter av användningen i praktiken, finslipades kvalitetskortet och
delades ut till organisationerna i september 2005.
Organisationerna använder kvalitetskortet under inkommande år och på våren 2007 ordnas en responsdiskussion,
som får ligga till grund för ytterligare förbättringar i kortet.
PRINCIPER









Instrumentets tre framgångsfaktorer och deras deluppgifter behandlar frågor som är centrala för ett
programarbete av hög kvalitet.
Varje framgångsfaktor utvärderas genom att man besvarar frågor rörande den. Frågorna är uppställda så
att de alltid föregås av ett textavsnitt som anger vad det är som skall utvärderas. Före den fråga som berör
definitionen av organisationens identitet står det till exempel : “ Identiteten uttrycker vår egen
uppfattning om vad vi är. (Detta kan även förstås som organisationens grunduppgift/mission d.v.s. en
redogörelse för orsaken till varför vi finns och vårt existensberättigande. En väldefinierad mission
hjälper alla att förstå varför vi finns till och vad som är meningen med vår verksamhet.)”.
Sedan följer ett textavsnitt som ger exempel dels på en organisation som fungerar idealiskt, dels på en
organisation där denna fråga sköts dåligt, exempelvis: ”Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har en
definierad och klar identitet som alla parter är överens om. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har
en väldefinierad identitet och det inte råder samförstånd ens om de grundläggande frågorna. ”
Efter textavsnittet besvaras frågorna genom att man väljer ett lämpligt alternativ på skalan 1-7.
Valet motiveras och förbättringsförslag framlägges.
Detta självevalueringsinstrument är till främst för att organisationen skall kunna utveckla sin
programverksamhet och organisationen kan, efter eget gottfinnande, tillämpa dess olika deluppgifter
också för samarbetspartnerns bruk. Frågorna i bilaga 1, rörande ekonomisk förvaltning och
projektförvaltning, kan också tillämpas så att partnern kan använda dem. Vi är medvetna om att alla
delarna inte direkt kan tillämpas av alla partnerskapsorganisationer, eftersom vi är så olika, men man kan
lämna bort de delar som inte går att tillämpa. Meningen är att instrumentet skall användas i denna form
för enhetlighetens skull.
Instrumentet innehåller med avsikt snarast för många delar, av vilka man med eftertanke kan lämna bort
några.
Meningen med instrumentet är att lyfta fram de viktigaste utvecklingsobjekten och att fundera på
lösningsmodeller. Därför är det mycket viktigt att svaren motiveras.
Utgående från detta arbetsredskap kan man gå vidare till ett ledarskaps-/kvalitetsarbete som följer en
balanserad mätaruppsättning enligt BSC (Balanced Score Card) systemet.
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING

3
Andra möjligheter att använda detta kvalitetskort är t.ex. a) organisationens utvärdering av partnern, b)
partnerns självevaluering, c) partnerns utvärdering av oss, d) en gemensam utvärdering tillsammans med
partnern.
HUR INSTRUMENTET SKALL ANVÄNDAS







Kvalitetskortet presenteras för deltagarna i utvärderingen.
Varje deltagare gör först en självständig utvärdering: väljer de alternativ som passar bäst, skriver ner sina
motiveringar (viktigt!) och sina förbättringsförslag.
Resultatet av utvärderingen gås igenom tillsammans:
Medianen kan färdigt räknas ut och variationerna noteras och utgående från detta kan man diskutera
innehållet
och
komma
fram
till
en
gemensam åsikt,
samt
notera
eventuella
utvecklingsområden/förbättringsförslag.
Man kan också direkt i gruppen diskutera igenom vad var och en har antecknat och sedan föra en
diskussion om innehållet och komma överens om en gemensam ståndpunkt samt notera möjliga
utvecklingsområden/förbättringsförslag.
Man gör ett sammandrag av gemensamma slutsatser och kommer överens om vem, eller vilka, som
ansvarar för att genomföra de åtgärder man eventuellt kommit överens om att vidta.
Förändringarna följs upp vid varje nytt utvärderingstillfälle.
I FORTSÄTTNINGEN

En enkel ADB-tillämpning skapas för att underlätta användningen av instrumentet.
NÅGRA BEGREPP SOM ANVÄNDS I KVALITETSKORTET
Strategisk plan

vilar på organisationens ideologiska grund och fastställer de långsiktiga målen och de viktigaste
metoderna för att uppnå dessa.
Strategiska mål

uttrycker vad det är organisationen strävar efter att uppnå med sin verksamhet under en viss period.
Metoder eller strategier

betecknar i detta dokument olika verksamhetsformer som organisationen använder för att förverkliga sin
strategiska plan (utvecklingssamarbetsprojekt, fostran till internationalism, humanitärt bistånd,
medelsanskaffning, m.m.).
Utvecklingssamarbetsprogram
omfattar både det arbete organisationens utför i syd, och verksamhet i hemlandet som gäller
utvecklingsfrågor, såsom informationsverksamhet, fostran till internationalism och
opinionsbildning.
Programmet
omsätter
den
strategiska
planen
i
praktiken.INNEHÅLLSFÖRTECKNING
“BRUKSANVISNING” ............................................................................................................................................ 2
VARFÖR HAR VI UTFORMAT DETTA MÄTINSTRUMENT ....................................................................... 2
HUR VI UTARBETADE INSTRUMENTET ...................................................................................................... 2
PRINCIPER .......................................................................................................................................................... 2
HUR INSTRUMENTET SKALL ANVÄNDAS.................................................................................................. 3
I FORTSÄTTNINGEN ......................................................................................................................................... 3
NÅGRA BEGREPP SOM ANVÄNDS I KVALITETSKORTET ....................................................................... 3
Strategisk plan .................................................................................................................................................. 3
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
4
Strategiska mål ................................................................................................................................................. 3
Metoder eller strategier..................................................................................................................................... 3
Utvecklingssamarbetsprogram ......................................................................................................................... 3
FRAMGÅNGSFAKTOR 1: VI OCH VÅR PARTNER ........................................................................................... 6
1.1. ORGANISATIONENS IDEOLOGISKA GRUND OCH VERKSAMHETSMILJÖ ................................... 6
1.1.1 Definition av identiteten .......................................................................................................................... 6
1.1.2 Kartläggning och analys av verksamhetsmiljön ...................................................................................... 6
1.1.3 Analys av intressegrupper ...................................................................................................................... 6
1.1.4 Förankring i det finländska samhället...................................................................................................... 7
1.2. DEN STRATEGISKA PLANEN................................................................................................................... 7
1.2.1 Strategiska mål ........................................................................................................................................ 7
1.2.2 Metoder för att uppnå de strategiska målen ............................................................................................ 8
1.2.3 Nätverk .................................................................................................................................................... 8
1.3. UTVEKLINGSSAMARBETSPROGRAMMET OCH DESS SYSTEM...................................................... 8
1.3.1 Utvecklingssamarbetsprogrammets mål .................................................................................................. 8
1.3.2 Utvecklingssamarbetsprogrammets struktur............................................................................................ 9
1.3.3 Partnerskapskriterier ................................................................................................................................ 9
1.3.4 Biståndskriterier....................................................................................................................................... 9
1.3.5 Avtalssystemet ....................................................................................................................................... 10
1.4. RESURSER ................................................................................................................................................. 10
1.4.2 Medelinsamling ..................................................................................................................................... 10
1.4.3 Partnerns ekonomiska självständighet ................................................................................................... 11
1.4.4 Personalens arbetsbeskrivning ............................................................................................................... 11
1.4.6 Personalutbildning ................................................................................................................................. 12
1.5. VERKSAMHETSKULTUR ........................................................................................................................ 12
1.5.1 Administrationens grundstruktur ........................................................................................................... 12
1.5.2 Ledarskapskulturen................................................................................................................................ 12
1.5.3 Strategi för att uppnå jämställdhet mellan könen .................................................................................. 13
FRAMGÅNGSFAKTOR 2: MOTTAGAREN ....................................................................................................... 13
2.1. UTVECKLINGSSAMARBETSPROGRAMMETS ÄNDAMÅLSENLIGHET ........................................ 13
2.2. DELTAGANDE OCH FÖRTROENDE ...................................................................................................... 14
2.3. PROGRAMMETS VERKNINGSFULLHET PÅ SAMHÄLLELIG-, SAMFUNDS-, FAMILJE- OCH
INDIVIDNIVÅ ................................................................................................................................................... 14
FRAMGÅNGSFAKTOR 3: FUNKTIONER OCH PROCESSER ........................................................................ 15
3.1. PLANERING ............................................................................................................................................... 15
3.1.1 Strategisk planering ............................................................................................................................... 15
3.1.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet ........................................................................................................ 15
3.1.3 Projekt i syd ........................................................................................................................................... 16
3.1.4 Projekt i hemlandet ................................................................................................................................ 16
3.2. IMPLEMENTERING .................................................................................................................................. 16
3.2.1 Strategisk planering ............................................................................................................................... 16
3.2.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet ........................................................................................................ 17
3.3. UPPFÖLJNING ........................................................................................................................................... 17
3.3.1 Utvecklingssamarbetsprogrammet ........................................................................................................ 17
3.3.2 Projekten i syd och i hemlandet ............................................................................................................. 17
3.4. UTVÄRDERING ......................................................................................................................................... 17
3.4.1 Den strategiska planen ........................................................................................................................... 17
3.4.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet ........................................................................................................ 18
3.4.3 Projekten i syd och i hemlandet ............................................................................................................. 18
3.5. PARTNERNS PROJEKTKUNNANDE ...................................................................................................... 18
3.5.1 Projektplanering..................................................................................................................................... 18
3.5.2 Implementering av projekt..................................................................................................................... 19
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
5
3.5.3 Uppföljning av projekt........................................................................................................................... 19
3.5.4 Projektrapportering ................................................................................................................................ 19
3.6. ADMINISTRATIVA PROCESSER ............................................................................................................ 20
3.6.1 Ekonomisk planering och budgetering .................................................................................................. 20
3.6.2 Ekonomisk uppföljning ......................................................................................................................... 20
3.6.3 Administrationens informationssystem ................................................................................................. 20
FRAMGÅNGSFAKTOR 1: VI OCH VÅR PARTNER
1.1. ORGANISATIONENS IDEOLOGISKA GRUND OCH VERKSAMHETSMILJÖ
Organisationen bör ha en klar ideologisk grund (vad vi är, varför vi finns till), för att kunna fungera
ändamålsenligt och framgångsrikt. Ur den ideologiska grunden härleds den funktionella strategin (vad vi gör) och
verksamhetsformer (med vem och hur vi gör något). Utgående från dessa premisser bestäms sedan behovet av
resurser och organisationens struktur. Inom organisationen bör det råda enighet om dessa grundtankar.
Den ideologiska grunden innehåller tre viktiga element: identiteten (uppfattningen om vad vi är), miljön som vi
fungerar i (det världspolitiska läget, det ekonomiska och sociala läget i Finland och EU, utvecklingspolitik,
medborgarsamhällets verksamhetsmöjligheter), samt på vilket sätt vår verksamhet är förankrad i det omgivande
samhället.
1.1.1 Definition av identiteten
Identiteten uttrycker vår egen uppfattning om vad vi är. (Detta kan även förstås som organisationens
grunduppgift/mission d.v.s. en redogörelse för orsaken till varför vi finns och vårt existensberättigande. En
väldefinierad mission hjälper alla att förstå varför vi finns till och vad som är meningen med vår verksamhet.)
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har en definierad och klar identitet som alla parter är överens om. Det lägsta
vitsordet (1) ger du om vi inte har en väldefinierad identitet och det inte det inte råder samförstånd ens om de
grundläggande frågorna.
Är vår identitet definierad?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.1.2 Kartläggning och analys av verksamhetsmiljön
Verksamhetsmiljön, och de ständiga förändringar den genomgår, skapar de ramar inom vilka vi definierar våra
mål, vår strategi och våra verksamhetsformer. Till verksamhetsmiljön hör bl.a. det världspolitiska läget, det
ekonomiska och sociala läget i Finland och EU, utvecklingspolitik, de värderingar och attityder som råder i
samhället, förutsättningarna för medborgarsamhällets verksamhet, andra aktörer på området.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vår verksamhetsmiljö analyseras regelbundet och våra funktionella
linjedragningar görs på grundval av denna analys. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår verksamhetsmiljö inte är
gestaltad och en analys av den inte anses viktig.
Kartlägger och analyserar vi vår verksamhetsmiljö regelbundet?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
6
1.1.3 Analys av intressegrupper
Analysen av intressegrupper visar på vår uppfattning om vem, och vilka kretsar, som påverkar utförandet av vårt
arbete på ett eller annat sätt (aktivister, understödjare, finansieringskällor, tjänstemän, bakgrundsgrupper o.s.v.)
hur de verkar, och hur man bör ta dem i beaktande då verksamheten planeras. En noggrann analys hjälper oss att
skapa goda samarbetsrelationer och på det sättet göra vår verksamhet mera effektiv.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi gör en periodisk analys av intressegrupper och utnyttjar den i vår
verksamhet på ett planmässigt och följdriktigt sätt. Det lägsta vitsordet (1) ger du om ingen analys av
intressegrupper utförs, och en sådan inte anses vara viktig.
Utför vi regelbundet en intressegruppsanalys?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.1.4 Förankring i det finländska samhället
En etablerad roll i det finländska samhället och medborgarnas stöd är förutsättningar för ett långsiktigt arbete
och för vårt inflytande i Finland.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vår verksamhet är rotad i Finland, vi informerar om vår verksamhet och vi
verkar i vårt eget samhälle samt erbjuder olika möjligheter för finländare att delta i utvecklingssamarbetet. Det
lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har någon verksamhet i Finland, och om vår verksamhet inte åtnjuter
medborgarnas stöd.
På vilket sätt är vi förankrade i det finländska samhället?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.2. DEN STRATEGISKA PLANEN
Den strategiska planen vilar på vår ideologiska grund och i den definierar vi våra allmänna långsiktiga mål och de
viktigaste metoderna, d.v.s. strategierna, för att uppnå dessa. Den strategiska planen är ett konkret redskap, med
vars hjälp vi drar upp linjer för, och prioriterar, verksamheten samt utvärderar arbetets verkningsfullhet. Inom
organisationen bör det råda samförstånd om den strategiska planens huvudlinjer, och man bör följa dessa vid
planeringen och implementeringen av verksamheten.
Viktiga element inom den strategiska planen är strategiska mål, (vad vi vill åstadkomma med vår verksamhet),
metoder (genom vilka åtgärder strävar vi efter att nå våra mål/programmets delområden, t.ex.
utvecklingssamarbetsprojekt, information, fostran till internationalism... ), och nätverk (tillsammans med vem
förverkligar vi våra mål).
1.2.1 Strategiska mål
De strategiska målen uttrycker vad det är vi vill åstadkomma med vår verksamhet. Det bör gå att mäta dessa mål
både kvalitativt och kvantitativt, så att vi kan utvärdera hur de åstadkoms, och utveckla vår verksamhet.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har klart definierade strategiska mål och mätare för att utvärdera dem. Det
lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har några strategiska mål.
Har vi definierat tydliga och mätbara strategiska mål?
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
7
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.2.2 Metoder för att uppnå de strategiska målen
Med metoder menar vi olika verksamhetsformer som används för att förverkliga den strategiska planen, såsom
utvecklingssamarbete, humanitärt bistånd, medelsanskaffning, fostran till internationalism o.s.v. Dessa
verksamhetsformer stöder varandra och tillsammans främjar de uppnåendet av de strategiska målen. Metoderna
baserar sig bl.a. på analyser av verksamhetsmiljön och intressegrupper, och tar i beaktande de resurser som just
då står till buds.
Det högsta vitsordet (7) ger du om metoderna stöder varandra i en helhet som främjar uppnåendet av de
strategiska målen. Det lägsta vitsordet (1) ger du om våra metoder inte alls är samordnade.
Stöder de definierade metoderna gemensamt uppnåendet av de strategiska målen?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.2.3 Nätverk
Genom att vara verksamma i nationella och internationella nätverk kan vi bl.a. öka vårt kunnande samt förbättra
vår effektivitet och på så sätt bättre nå våra mål.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi på ett aktivt och genomtänkt sätt deltar i nätverk som är relevanta för vår
strategiska plan. Det lägsta vitsordet (1) ger du ifall vi inte deltar i några nätverk, och vi inte anser att sådana är
viktiga för vår verksamhet.
Deltar vi i nätverksverksamhet på ett aktivt och målinriktat sätt?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.3. UTVEKLINGSSAMARBETSPROGRAMMET OCH DESS SYSTEM
Utvecklingssamarbetet är en central del av vår strategiska plan, och en framgångsrik implementering förutsätter
ett målinriktat program. Utvecklingssamarbetsprogrammet omsätter den strategiska planen i praktiken och dess
mål och strukturer härleds ur den. Det omfattar både det arbete som utförs i syd och de funktioner i hemlandet
som berör utvecklingsfrågor, såsom information, fostran till internationalism och opinionsbildning.
Förverkligandet av utvecklingssamarbetsprogrammet förutsätter också klara system. Till de viktigaste bland dessa
hör partnerskapskriterierna (en linjedragning gällande med hurdana partner organisationen samarbetar för att
uppnå olika mål), biståndskriterierna (en linjedragning gällande hurdan verksamhet som stöds) samt
avtalssystemet (hur definieras ansvar och skyldigheter för de olika parterna i samarbetet).
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
8
1.3.1 Utvecklingssamarbetsprogrammets mål
För att vi skall kunna verifiera hur resultatrikt och effektivt vårt arbete är bör målen för vårt
utvecklingssamarbetsprogram vara konkreta, mätbara och uppnåeliga. De bör också vara i linje med
internationella och nationella utvecklingsmål.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vårt program har tydliga och mätbara mål och det finns fungerade
mätinstrument för dem. Målen överensstämmer, så långt det är möjligt, med utrikesministeriets
utvecklingspolitiska mål och riktlinjer samt FN: s millenniemål. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vårt program
inte har några mål.
Är målen för vårt utvecklingssamarbetsprogram konkreta, mätbara och uppnåeliga?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.3.2 Utvecklingssamarbetsprogrammets struktur
Utvecklingssamarbetsprogrammets delområden är: det projektarbete som utförs i syd, information, fostran till
internationalism, och opinionsbildning. Deras inbördes samstämmelse är en förutsättning för en effektiv
verksamhet. Utvecklingssamarbetsprogrammets olika delområden bör inte överlappa eller vara lösryckta från
varandra, utan de bör konsekvent stöda varandra och uppnåendet av programmålen.
Det högsta vitsordet (7) ger du om utvecklingssamarbetsprogrammets olika delområden och deras inbördes
förhållanden och verksamhetsformer är väldefinierade, och förverkligandet av samarbetet följs upp och utvärderas
på ett metodiskt sätt. Det lägsta vitsordet (1) ger du om förverkligandet av programmets delområden och deras
inbördes förhållanden inte har definierats.
Stöder alla delområden inom vårt utvecklingssamarbetsprogram effektivt uppnåendet av målen?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.3.3 Partnerskapskriterier
Partnerskapskriterierna preciserar med hurdana samarbetspartner vi förverkligar vårt program. Med hjälp av
dem kan vi hitta bästa möjliga partner för genomförandet av vårt program, sådana som vi har gemensamma mål
med, och vars verksamhet vårt program stöder.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har en tydligt definierad uppfattning om partnerskap och om
partnerskapskriterier för olika verksamhetsformer, och vi väljer våra partner enligt denna föreställning. Det lägsta
vitsordet (1) ger du om vi inte har definierat vad vi menar med partnerskap eller om olika verksamhetsformer
kräver olika sorters partner, inte heller har vi kartlagt vilka potentiella partner som finns.
Följer vi i vårt arbete tydligt definierade partnerskapskriterier?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
9
1.3.4 Biståndskriterier
Biståndskriterierna är linjedragningar härledda ur den strategiska planen och utvecklingssamarbetsprogrammet,
och de bestämmer hurdan verksamhet vi stöder. De är principiella riktliner för samarbetsbeslut.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har klara kriterier för biståndsarbetet, härledda ur vårt
utvecklingssamarbetsprogram, och om dessa följs vid beslutsförfarandet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte
har klara kriterier för biståndsarbetet.
Följer vi konsekvent våra biståndskriterier i vårt beslutsfattande?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.3.5 Avtalssystemet
För att tydliggöra samarbetet mellan partnerna är det viktigt att definiera de olika kontrahenternas ansvar och
skyldigheter, och att på grundval av dessa göra upp officiella avtal. Detta är till hjälp då man tar itu med
problemsituationer, och hjälper parterna att förbinda sig till att förverkliga projektet.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett avtalssystem: det finns i kraft varande avtal, i vilka ansvar och
skyldigheter är definierade, för alla de projekt vi stöder - och man följer upp att de iakttas. Det lägsta vitsordet (1)
ger du om vi inte har ett konsekvent avtalssystem och inga avtal gällande projekt eller partner.
Täcker vårt avtalssystem de väsentliga delarna av vår verksamhet?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.4. RESURSER
Vi bör ha de erforderliga resurserna för att förverkliga vårt program. De viktigaste delområdena är ekonomi
(organisationens ekonomiska situation ur långsiktig planeringssynvinkel; detta gäller också offentligrättsligt
understöd, medelinsamling och annan medelsanskaffning) och personal (i förhållande till målen tillräckligt stor,
kompetent personal med klart definierade arbetsbeskrivningar).
1.4.1 En stabil ekonomi och långsiktig planering
En ekonomisk stabilitet möjliggör en långsiktig planering. En långsiktig planering omfattar en planering både av
verksamheten och av ekonomin på 3-5 års sikt. Organisationens ekonomiska stabilitet bedöms på basis av
förhållandet mellan eget och främmande kapital (solvens och förmåga att hantera risker), tillräcklig finansiering
(likviditet) och de olika finansieringskällornas andel i finansieringen av omkostnader, samt resultatet av
medelsanskaffningen. Uppmärksamhet fästs också vid hur bestående och förutsägbara intäkterna har varit från
organisationens medelsanskaffning och placeringar. Organisationens ekonomiska ställning utvärderas på basen
av organisationens balansräkning, resultaträkning, finansieringsanalys och verksamhetsberättelse.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vår ekonomiska situation är stabil och riskerna under kontroll. Verksamheten
och finansieringen planeras på lång sikt. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår ekonomiska situation är instabil, vi
inte har medvetandegjort oss om riskerna och det är omöjligt att planera på lång sikt.
Är vår ekonomi stabil och är riskerna under kontroll?
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
10
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.4.2 Medelinsamling
Om insamling av medel är en väsentlig del av vår organisations medelsanskaffning, bör detta ske planmässigt och
vara integrerat i den övriga verksamheten. Då bör vi också ha en särskild medelinsamlingsstrategi.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vår medelinsamling är systematisk och är en integrerad del av all verksamhet.
Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår medelinsamling är passiv.
Är vår medelinsamling systematisk och är den en integrerad del av all verksamhet?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.4.3 Partnerns ekonomiska självständighet
I allmänhet bör partnern täcka omkostnaderna för sin egen organisationsverksamhet med egna medel (löner,
hyror, kontakt med medlemmar mm.) Genom projekt stöds en sådan verksamhet som partnern inte har egna
resurser att klara av. En stabil finansiering av den egna verksamheten är organisationens långsiktiga strategiska
mål.
Det högsta vitsordet (7) ger du om partnerns basfunktioner vilar på egen medelsanskaffning och partnern har en
klar plan för att fortsätta verksamheten efter det att projektstödet upphört. Det lägsta vitsordet (1) ger du om
partnerns existens och verksamhet är helt beroende av extern finansiering.
Hur självständig är partnern då det gäller den egna ekonomin? Hur har strategin för en hållbar
finansiering av verksamheten förverkligats?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.4.4 Personalens arbetsbeskrivning
För att målen skall uppnås är det nödvändigt att personalens arbetsbeskrivningar är tydliga och realistiska. Det
är också viktigt att arbetsbeskrivningarna uppdateras i förhållande till verksamhetsplanerna och att de leder till
en koncentration på kärnuppgifterna.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vår personal har klara arbetsbeskrivningar och dessa leder till fokus på
kärnuppgifterna. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår personal inte har bestämda arbetsbeskrivningar och folk
gör ibland det ena, ibland det andra.
Leder vår personals arbetsbeskrivningar till att tyngdpunkten läggs vid kärnuppgifterna?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
□
□
□
□
□
□
11
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.4.5 Personalens kompetens och antal
Förutom ändamålsenliga arbetsbeskrivningar är det viktigt att vi har en tillräckligt stor, kompetent personal.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett tillräckligt stort antal kompetent och lämplig personal. Det lägsta
vitsordet (1) ger du om våra personalresurser är helt otillräckliga (antal, lämplighet eller kompetens för
uppgifterna) och det inte är möjligt att uppnå målen.
Motsvarar personalens kompetens och antal de krav som vår verksamhet ställer?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.4.6 Personalutbildning
Personalens professionella kunnande bör upprätthållas och utvecklas genom systematisk personalutbildning.
Planeringen av personalutbildningen bör styras av vår organisations långsiktiga strategiska linjedragningar och
behov. Behovs – och kunskapskartläggningar är regelbundna sätt att bedöma personalens behov av utbildning.
Genom att stöda utbildning främjar man arbetstrivsel och arbetarnas engagemang i organisationen.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vår personalutveckling är regelbunden och systematisk och grundad på
organisationens mål och en analys av personalens utvecklingsbehov. Vi stöder personalens självständiga
fortbildning och vidareutbildning. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte utbildar vår personal.
Hur sköter vi om att vår personal utvecklas?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.5. VERKSAMHETSKULTUR
Organisationens struktur och verksamhetskultur bör stöda uppnåendet av de strategiska målen. Här utvärderar vi
administrationens grundstruktur (hur man bestämmer uppgifter och ansvar för organ såsom årsmötet, styrelsen,
arbetsutskott, avdelningar o.s.v. - hur dessa verkställs och hur de befrämjar verksamheten) ledarskapskulturen
(ledarskap och beslutsfattande – demokrati, förmåga att engagera, och öppenhet) samt förverkligandet av
jämställdhet.
1.5.1 Administrationens grundstruktur
Man bör klart och tydligt definiera de olika organen i vår organisation, såsom årsmötet, styrelsen, arbetsutskott,
avdelningar o.s.v., deras uppgifter och ansvarsområden, samt beslutsprocesserna, på ett sådant sätt att de stöder
verksamheten och gagnar uppnåendet av målen.
Det högsta vitsordet (7) ger du om stadgar och andra förordningar inom vår organisation klart definierar organen
och deras uppgifter och ansvarsområden på ett sådant sätt att dessa hjälper organisationen att nå sina mål. Man
följer upp hur stadgar och förordningar tillämpas. Det lägsta vitsordet (1) ger du om stadgarna och andra
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
12
förordningar inte klart definierar organen eller deras uppgifter.
På vilket sätt fastställer stadgar och andra förordningar i vår organisation ansvarsområden och
uppgifter för dess organ?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.5.2 Ledarskapskulturen
Organisationens ledning (förtroendeorgan och verksamhetsledaren) ansvarar för verksamhetens utveckling och
för den strategiska planeringen. Verksamhetsledaren har ansvar för att leda det praktiska arbetet.
Ledarskapskulturen bör främja öppenhet, växelverkan och fördelning av ansvaret, samt stimulera arbetstagarnas
motivation. Beslutsfattandet bör vara öppet och samrådande. På detta sätt utvecklas organisationen, fungerar
mera effektivt och uppnår sina mål.
Det högsta vitsordet (7) ger du om ledarskapet inom vår organisation ger rörelseutrymme, motiverar och har
förmåga till interaktion. Beslutsfattandet inom vår organisation är öppet och samrådande. Vi utvecklar aktivt vårt
ledarskap. Åligganden sköts på rätt sätt och i tid. Det lägsta vitsordet (1) ger du om ledarskapet i vår organisation
famlar i det blå och beslutsfattandet sker på måfå.
Motsvarar vår ledarskapskultur den idealbild som beskrivs ovan?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
1.5.3 Strategi för att uppnå jämställdhet mellan könen
Jämställdhet män och kvinnor emellan är en världsomspännande grundrättighet. Enligt Finlands lag bör
arbetsplatser med fler än 30 arbetstagare ha en jämställdhetsstrategi och en pragmatisk plan baserad på den.
Även utrikesministeriets strategi för att främja jämställdhet mellan könen förpliktigar oss att vara jämlika.
I ett jämställt samfund möts olika synvinklar och lösningarna är grundligare genomtänkta och baserar sig på ett
mer flerdimensionellt resonemang.
Jämställdheten bör tas i beaktande i allt vårt arbete både i nord och i syd. I praktiken bör den synas bl.a. i de
beslutsfattande organen, i beslutsförfarandet, i arbetstagarnas möjligheter till avancemang och deras deltagande i
planering och verksamhet.
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi förverkligar jämställdheten systematiskt i vår egen arbetsgemenskap och vår
programverksamhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om jämställdhet inte anses vara viktigt i vår arbetsgemenskap
eller i vår programverksamhet, eller om jämställdhet bara är tomma ord.
Förverkligas jämställdhet i vår arbetsgemenskap och verksamhet?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
13
FRAMGÅNGSFAKTOR 2: MOTTAGAREN
Obs: Organisationen kan, om den så vill, bearbeta denna deluppgift så att den kan användas för
människorättsbaserat utvecklingssamarbete.
2.1. UTVECKLINGSSAMARBETSPROGRAMMETS ÄNDAMÅLSENLIGHET
Vårt program bör ha systematiska och etablerade medel för att utreda den slutliga mottagarens situation och
behov så att det är relevant och leder till en reell förbättring av mottagarens förhållanden.
Mottagarna, deras förhållanden, och vilka problem vårt program strävar efter att lösa, bör vara preciserade. Ur
projektdokumenten skall tydligt framgå de datainsamlingsmetoder och källor som används för att kartlägga
programmets ändamålsenlighet ur mottagarnas synvinkel. Speciellt viktigt är det att mottagarna själva har fått
förklara sin egen situation och föreslå olika lösningsmodeller för sina problem.
Det högsta vitsordet (7) ger du om mottagarna, och deras problem och behov, är definierade på projektplanet
genom ett systematiskt utnyttjande av geografisk, socioekonomisk, kulturell, könsbunden, och annan information.
På detta sätt syns mottagarnas behov i våra programmål, och programmet svarar på dem. Det lägsta vitsordet (1)
ger du om mottagarna och deras behov inte på något sätt eller på någon nivå är definierade i vårt program.
På vilket sätt syns mottagarnas behov i våra programmål och i förverkligandet av dem?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
2.2. DELTAGANDE OCH FÖRTROENDE
Vårt program bör innehålla tillvägagångssätt för att främja mottagarnas jämlika deltagande och skapa
förtroende för vår organisation och vårt program. Vi bör vara medvetna om de kedjor av interaktion som binder
ihop vår organisation (oss själva), vår partner och mottagarna.
Organisationerna idkar ofta samarbete med en partner i syd, och kontakten med de slutliga mottagarna är
indirekt. Även i det här fallet är deltagandet och uppkomsten av förtroende i kedjan av interaktion viktiga.
I våra projekthandlingar har vi detaljerat formulerat på vilket sätt mottagarna deltar. På programnivån, å sin
sida, kommer god kvalitet till uttryck genom att det ur programdokumenten framgår de faktorer som möjliggör de
olika medparternas deltagande och som främjar uppkomsten av förtroende. Sådana är bl.a. ett gemensamt språk,
öppenhet i planering och beslutsfattande samt en löpande informationsgång och en regelbunden kontakt om
utvecklingsfrågor och lokala utvecklingsproblem, samt förutsättningarna för organisationernas verksamhet i
såväl nord som syd. I hemlandet kan man öka understödjarnas deltagande och förtroende t.ex. genom information
och gemensamma träffar.
Det högsta vitsordet (7) ger du om det i de program- och projektdokument som gäller vårt program tydligt
uttrycks de faktorer som möjliggör medparternas deltagande och skapandet av förtroende. I dem beskrivs också de
åtgärder som, tillsammans med partnern, skall vidtas för att deltagandet i praktiken skall ske. Det lägsta vitsordet
(1) ger du om vårt program förhåller sig negativt till att mottagaren deltar, och om man inte bryr sig om att skapa
förtroende.
På vilket sätt befrämjar vi olika mottagargruppers deltagande i vårt program?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
14
2.3. PROGRAMMETS VERKNINGSFULLHET PÅ SAMHÄLLELIG-, SAMFUNDS-,
FAMILJE- OCH INDIVIDNIVÅ
Vårt program strävar efter att förbättra mottagarnas situation, såväl för individen och hans omedelbara
omgivning, som på samfundsmässig och samhällelig nivå. Vårt program bör innefatta metoder och förfaringssätt
för att öka mottagarnas deltagande vid definitionen av samhälleliga och samfundsmässiga mål och vid
uppföljningen av resultaten. Förändringarna, eller åtminstone deras riktning, bör vara klart uttryckta i
programmet. Som mottagare betraktas i detta sammanhang även våra inhemska intressegrupper.
Vårt programs verkningsfullhet, och hur den mäts, bör bestämmas på förhand tillsammans även ur mottagarens
synvinkel.
En del av verkningarna – isynnerhet på individ- och familjenivå – syns redan inom några år. Samfundsmässiga
och samhälleliga verkningar kanske syns först efter 10-15 år.
Det högsta vitsordet (7) ger du om målen och verkningsfullheten för vårt program är tydligt definierade ur
mottagarnas synvinkel. I projektdokumenten finns beskrivet verkningarna på lång och kort sikt, med tillhörande
mätare som används till att beskriva hur mottagarnas förhållanden ändras. Bemyndigande har tydligt definierats
som tillhörande programmets verkningsfullhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vårt program inte nämner mål
eller verkningsfullhet, och om inte mottagarnas synvinkel är bedömd.
På vilket sätt beaktas verkningsfullheten i vårt program?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
FRAMGÅNGSFAKTOR 3: FUNKTIONER OCH PROCESSER
En förutsättning för en effektiv och framgångsrik verksamhet är att organisationen har funktionerande system och
processer som underlättar det praktiska arbetet, sparar tid, garanterar kvalitet och lägger en grund för
utvecklingsarbetet.
För programverksamhetens kvalitet är följande processer väsentliga: planering, implementering, uppföljning och
utvärdering. Den strategiska planen, utvecklingssamarbetsprogrammet och projekten är de nivåer på vilka
processerna granskas här. Organisationens aktiviteter borde, i det idealiska fallet, styras längs två spår: å ena sidan
från vision och mission, genom programmet, mot projekt och enskilda arbetsprestationer, å andra sidan genom
delaktighet, rapportering, projektutvärdering och utvärdering av programmets verkningsfullhet, till en uppdatering
av strategierna.
Utvecklingssamarbetsprogrammet innehåller aktiviteter i både syd och nord. Det består av
utvecklingssamarbetsprojekt, informationsverksamhet, fostran till internationalism, opinionsbildning och därtill
hörande administration. Administrationens processer styr och stöder programverksamheten.
För att ett institutionellt minne av organisationen skall överföras är det viktigt att det finns systematiskt insamlade
dokument om organisationens verksamhet, antingen i arkiv eller i databaser. En ny arbetare, t.ex. har lätt att
komma åt dessa data och hitta vad han/hon behöver.
3.1. PLANERING
3.1.1 Strategisk planering
Det högsta vitsordet (7) ger du om den strategiska planeringen är en konsekvent process, som inkluderar alla
väsentliga grupper inom organisationen. Den har en given tidsram och de olika gruppernas uppgifter är bestämda.
Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte gör upp någon strategisk plan.
Motsvarar den strategiska planeringsprocessen i vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis?
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
15
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.1.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet
Det högsta vitsordet (7) ger du om planeringen av utvecklingssamarbetsprogrammet är övergripande och
innefattar aktiviteterna både i syd och nord. Den grundar sig på organisationens ideologi och strategiska planering.
I planeringen deltar organisationens ledning, de berörda arbetarna och förtroendemännen. Det lägsta vitsordet (1)
ger du om vi inte har någon mekanism för en heltäckande planering av programmet - programmet består endast av
summan av de pågående projekten.
Motsvarar planeringsprocessen inom utvecklingssamarbetsprogrammet i vår organisation ovan
beskrivna idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.1.3 Projekt i syd
Det högsta vitsordet (7) ger du om man i projektplaneringen tar hänsyn till de många möjliggörande och
inskränkande villkor som råder i ifrågavarande verksamhetsmiljö. Det lägsta vitsordet (1) ger du om
projektplaneringen sker vid skrivbordet, åtskiljt från partner och/eller mottagare.
Motsvarar planeringsprocessen för projekten i syd inom vår organisation ovan beskrivna idealiska
praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.1.4 Projekt i hemlandet
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi i planeringen av informationsverksamheten, fostran till internationalism och
vårt opinionsbildande arbete beaktar målen för verksamheten i syd, analysen av verksamhetsmiljön och
intressegrupper, samt utnyttjar nätverk. Planeringen är långsiktig och den utförs i samarbete med olika
avdelningar. Det lägsta vitsordet (1) ger du om projekten i hemlandet planeras kortsiktigt, helt lösryckta från
varandra och från verksamheten i syd.
Motsvarar planeringsprocessen för projekten i hemlan
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
16
3.2. IMPLEMENTERING
3.2.1 Strategisk planering
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi förverkligar vår strategiska plan på ett konsekvent sätt (med hjälp av en
årsplan eller liknande), enligt en fastslagen tidtabell. Vi splittrar inte våra resurser på annan aktivitet. Det lägsta
vitsordet (1) ger du om vi inte förverkligar vår strategiska plan.
Motsvarar förverkligandet av vår organisations strategiska plan ovan beskrivna idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.2.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi förverkligar vårt utvecklingssamarbetsprogram på ett helhetsinriktat sätt,
genom relevanta projekt i syd och i hemlandet. Vi tar aktivt del i att sammanfoga programmets olika delområden
och vi använder vår sakkunskap till att utveckla och implementera programmet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om
vi förverkligar programmet på ett bristfälligt sätt, valen av projekt är inkonsekventa, och vi använder oss inte av
vår expertis.
Motsvarar förverkligandet av vår organisations utvecklingssamarbetsprogram ovan beskrivna
idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.3. UPPFÖLJNING
3.3.1 Utvecklingssamarbetsprogrammet
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi systematiskt, regelbundet och kritiskt följer upp hur programmet genomförs.
Vi drar nytta av den erhållna informationen då vi utvecklar och fortsättningsvis implementerar programmet. Det
lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte alls följer upp hur programmet förverkligas.
Motsvarar uppföljningen av utvecklingssamarbetsprogrammet inom vår organisation ovan beskrivna
idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
17
3.3.2 Projekten i syd och i hemlandet
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett uppföljningsprogram med vars hjälp vi samlar ihop och lagrar
information om förverkligandet av projekten. Uppgifterna används för att utveckla projekten och programmet, och
används också i annan verksamhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om uppföljningen av projekten sker sporadiskt,
och uppgifterna inte utnyttjas.
Motsvarar uppföljningen av projekten inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.4. UTVÄRDERING
3.4.1 Den strategiska planen
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi utvärderar vår strategiska plan med jämna mellanrum. I utvärderingen och
uppdateringen av den strategiska planen drar vi också nytta av den utvärderingsinformation vi fått då det gäller
programmets implementering och verkningsfullhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte utvärderar vår
strategiska plan och förverkligandet av den.
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.4.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett fungerande system för att utvärdera programmet och dess
verkningsfullhet. Vi använder utvärderingsuppgifterna för att utveckla programmet. Även information som vi fått
vid utvärderingen av projekten används till att evaluera och utveckla programmet. Det lägsta vitsordet (1) ger du
om det inte finns någon utvärderingsmekanism för vårt program och inga mätare, och vi i inte utvärderar vårt
utvecklingssamarbetsprogram.
Motsvarar utvärderingen av utvecklingssamarbetsprogrammet inom vår organisation ovan beskrivna
idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.4.3 Projekten i syd och i hemlandet
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi utvärderar våra projekt och deras verkningsfullhet systematiskt och
regelbundet. Vi tillämpar utvärderingsresultaten från projekten när vi utvecklar projekten och programmet. Det
lägsta vitsordet (1) ger du om utvärderingen av projekten sker sporadiskt och bristfälligt och vi inte drar nytta av
resultaten.
Motsvarar utvärderingen av projekten inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis?
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
18
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.5. PARTNERNS PROJEKTKUNNANDE
Ett gott projektkunnande innebär en förmåga att förverkliga överenskomna projekt på överenskommet sätt. Hit
hör förmågan till en strategisk och engagerande projektplanering, implementering och övervakning, samt
rapportering över verksamheten och ekonomin.
3.5.1 Projektplanering
Det högsta vitsordet (7) ger du om partnern självständigt förverkligar en engagerande projektplanering utgående
från strategin. Det lägsta vitsordet (1) ger du om partnern inte har förmåga till en strategisk, engagerande
projektplanering.
Motsvarar partnerns projektplanering ovan beskrivna idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.5.2 Implementering av projekt
Det högsta vitsordet (7) ger du om partnern förmår förverkliga projekt och gör det på överenskommet sätt. Det
lägsta vitsordet (1) ger du om partnern inte har förmåga och/eller vilja att förverkliga överenskomna projekt på
överenskommet sätt.
Förmår partnern förverkliga projekt på överenskommet sätt?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.5.3 Uppföljning av projekt
Det högsta vitsordet (7) ger du om partnern har en förmåga att effektivt och engagerande följa upp projekten och
därvid fäster uppmärksamheten vid projektets funktioner och resultat. Den information man fått vi uppföljningen
används för att utveckla projekten. Det lägsta vitsordet (1) ger du om partnern inte har förmåga och/eller vilja att
följa upp hur projekten genomförs.
Följer partnern upp förverkligandet av projekten i enlighet med ovan beskrivna idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
19
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.5.4 Projektrapportering
Det högsta vitsordet (7) ger du om partnern har förmåga till en god och tidtabellsenlig rapportering om ekonomi
och verksamhet. Rapporterna täcker allt från funktioner och resultat till behövliga slutsatser och förslag. Det
lägsta vitsordet (1) ger du om partnern inte har förmåga, resurser och/eller vilja att producera ändamålsenliga
ekonomiska- och verksamhetsrapporter.
Motsvarar partnerns rapportering över ekonomi och verksamhet ovan beskrivna idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.6. ADMINISTRATIVA PROCESSER
3.6.1 Ekonomisk planering och budgetering
Det högsta vitsordet (7) ger du om vår ekonomiska planering och vår strategiska planering är intimt förknippade
med varandra. Verksamhetsplanen och budgeten görs upp parallellt i ett välfungerande samarbete mellan olika
avdelningar. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår ekonomiska administration är helt lösryckt från
organisationens strategiska och programmässiga planering. Vi gör upp vår verksamhetsplan utan att samarbeta
med den ekonomiska administrationen och avdelningen för medelsanskaffning.
Motsvarar den ekonomiska planeringen och budgeteringen inom vår organisation ovan beskrivna
idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.6.2 Ekonomisk uppföljning
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett täckande och fungerande uppföljningssystem för den ekonomiska
förvaltningen, och vi drar nytta av det i uppföljningen och planeringen av hela vår verksamhet. Det lägsta
vitsordet (1) ger du om uppföljningssystemet för vår ekonomi inte producerar användbara uppföljningsdata.
Motsvarar den ekonomiska uppföljningen inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag:
3.6.3 Administrationens informationssystem
Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett sytematiskt och fungerande system för att lagra och organisera
Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING
20
information om vår verksamhet. Systemet vidareutvecklas enligt respons från dess användare och när behoven
ändras. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte lagrar information om vår verksamhet på ett ändamålsenligt sätt.
Motsvarar administrationens informationssystem ovan beskrivna idealiska praxis?
1. inte alls
2. mycket dåligt
3. dåligt
4. någorlunda
5. ganska bra
6. bra
7. utmärkt
□
□
□
□
□
□
□
Motiveringar och förbättringsförslag: