Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSMÄTARE FÖR SJÄLVEVALUERING 16.9.2005 Fida International Frikyrklig Samverkan (FS) Internationella solidaritetsfonden (ISF) Kyrkans Utlandshjälp (KUH) Plan Suomi Säätiö Fackliga Solidaritetscentralen i Finland (SASK) Finska Missionssällskapet FMS Finlands Röda Kors (FRK) World Vision Finland 1 Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 2 Servicecentralen för utvecklingssamarbete (KEPA)“BRUKSANVISNING” VARFÖR HAR VI UTFORMAT DETTA MÄTINSTRUMENT I partnerskapsavtalet mellan ministeriet och partnerskapsorganisationen fastslås det i punkt 5.3. att: Syftet med partnerskapet och växelverkan mellan Ministeriet och Organisationen är att förbättra utvecklingssamarbetets kvalitet och att öka dess hållbarhet. Organisationen ansvarar för att ha ett fungerande system för kvalitetskontroll. Egna evalueringar ingår i kvalitetskontrollen och om resultaten av dessa och om åtgärdsrekommendationer rapporteras i årsrapporten och i partnerskapsdiskussionerna. Kvalitetssäkringskortet är till för att möjliggöra en systematisk självevaluering och kvalitetskontroll av partnerskapsorganisationens utvecklingssamarbetsprogram. Med program menas här helheten av de olika aktiviteterna: I programmet ingår bl.a. organisationens projekt i syd, informationsverksamhet i hemlandet, utvecklingsundervisning eller fostran till internationalism (internationalisering i lärandet), utvecklingspolitiskt arbete, kontakter till olika intressegrupper (understödjare i Finland, internationella samarbetspartner) samt deltagande i olika nätverk. HUR VI UTARBETADE INSTRUMENTET Partnerskapsorganisationerna började tillsammans utveckla detta arbetsredskap för självevaluering i januari 2004. Vi hade ingen färdig mall att utgå ifrån så vi trevade oss fram, och genom att tillämpa kvalitetssäkringens principer har vi strävat efter att utveckla ett enkelt och praktiskt instrument som vi kan använda. Det första testutkastet evaluerades i augusti 2004 och under vintern utprövade organisationerna förslaget. Utgående från respons och diskussion om erfarenheter av användningen i praktiken, finslipades kvalitetskortet och delades ut till organisationerna i september 2005. Organisationerna använder kvalitetskortet under inkommande år och på våren 2007 ordnas en responsdiskussion, som får ligga till grund för ytterligare förbättringar i kortet. PRINCIPER Instrumentets tre framgångsfaktorer och deras deluppgifter behandlar frågor som är centrala för ett programarbete av hög kvalitet. Varje framgångsfaktor utvärderas genom att man besvarar frågor rörande den. Frågorna är uppställda så att de alltid föregås av ett textavsnitt som anger vad det är som skall utvärderas. Före den fråga som berör definitionen av organisationens identitet står det till exempel : “ Identiteten uttrycker vår egen uppfattning om vad vi är. (Detta kan även förstås som organisationens grunduppgift/mission d.v.s. en redogörelse för orsaken till varför vi finns och vårt existensberättigande. En väldefinierad mission hjälper alla att förstå varför vi finns till och vad som är meningen med vår verksamhet.)”. Sedan följer ett textavsnitt som ger exempel dels på en organisation som fungerar idealiskt, dels på en organisation där denna fråga sköts dåligt, exempelvis: ”Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har en definierad och klar identitet som alla parter är överens om. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har en väldefinierad identitet och det inte råder samförstånd ens om de grundläggande frågorna. ” Efter textavsnittet besvaras frågorna genom att man väljer ett lämpligt alternativ på skalan 1-7. Valet motiveras och förbättringsförslag framlägges. Detta självevalueringsinstrument är till främst för att organisationen skall kunna utveckla sin programverksamhet och organisationen kan, efter eget gottfinnande, tillämpa dess olika deluppgifter också för samarbetspartnerns bruk. Frågorna i bilaga 1, rörande ekonomisk förvaltning och projektförvaltning, kan också tillämpas så att partnern kan använda dem. Vi är medvetna om att alla delarna inte direkt kan tillämpas av alla partnerskapsorganisationer, eftersom vi är så olika, men man kan lämna bort de delar som inte går att tillämpa. Meningen är att instrumentet skall användas i denna form för enhetlighetens skull. Instrumentet innehåller med avsikt snarast för många delar, av vilka man med eftertanke kan lämna bort några. Meningen med instrumentet är att lyfta fram de viktigaste utvecklingsobjekten och att fundera på lösningsmodeller. Därför är det mycket viktigt att svaren motiveras. Utgående från detta arbetsredskap kan man gå vidare till ett ledarskaps-/kvalitetsarbete som följer en balanserad mätaruppsättning enligt BSC (Balanced Score Card) systemet. Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 3 Andra möjligheter att använda detta kvalitetskort är t.ex. a) organisationens utvärdering av partnern, b) partnerns självevaluering, c) partnerns utvärdering av oss, d) en gemensam utvärdering tillsammans med partnern. HUR INSTRUMENTET SKALL ANVÄNDAS Kvalitetskortet presenteras för deltagarna i utvärderingen. Varje deltagare gör först en självständig utvärdering: väljer de alternativ som passar bäst, skriver ner sina motiveringar (viktigt!) och sina förbättringsförslag. Resultatet av utvärderingen gås igenom tillsammans: Medianen kan färdigt räknas ut och variationerna noteras och utgående från detta kan man diskutera innehållet och komma fram till en gemensam åsikt, samt notera eventuella utvecklingsområden/förbättringsförslag. Man kan också direkt i gruppen diskutera igenom vad var och en har antecknat och sedan föra en diskussion om innehållet och komma överens om en gemensam ståndpunkt samt notera möjliga utvecklingsområden/förbättringsförslag. Man gör ett sammandrag av gemensamma slutsatser och kommer överens om vem, eller vilka, som ansvarar för att genomföra de åtgärder man eventuellt kommit överens om att vidta. Förändringarna följs upp vid varje nytt utvärderingstillfälle. I FORTSÄTTNINGEN En enkel ADB-tillämpning skapas för att underlätta användningen av instrumentet. NÅGRA BEGREPP SOM ANVÄNDS I KVALITETSKORTET Strategisk plan vilar på organisationens ideologiska grund och fastställer de långsiktiga målen och de viktigaste metoderna för att uppnå dessa. Strategiska mål uttrycker vad det är organisationen strävar efter att uppnå med sin verksamhet under en viss period. Metoder eller strategier betecknar i detta dokument olika verksamhetsformer som organisationen använder för att förverkliga sin strategiska plan (utvecklingssamarbetsprojekt, fostran till internationalism, humanitärt bistånd, medelsanskaffning, m.m.). Utvecklingssamarbetsprogram omfattar både det arbete organisationens utför i syd, och verksamhet i hemlandet som gäller utvecklingsfrågor, såsom informationsverksamhet, fostran till internationalism och opinionsbildning. Programmet omsätter den strategiska planen i praktiken.INNEHÅLLSFÖRTECKNING “BRUKSANVISNING” ............................................................................................................................................ 2 VARFÖR HAR VI UTFORMAT DETTA MÄTINSTRUMENT ....................................................................... 2 HUR VI UTARBETADE INSTRUMENTET ...................................................................................................... 2 PRINCIPER .......................................................................................................................................................... 2 HUR INSTRUMENTET SKALL ANVÄNDAS.................................................................................................. 3 I FORTSÄTTNINGEN ......................................................................................................................................... 3 NÅGRA BEGREPP SOM ANVÄNDS I KVALITETSKORTET ....................................................................... 3 Strategisk plan .................................................................................................................................................. 3 Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 4 Strategiska mål ................................................................................................................................................. 3 Metoder eller strategier..................................................................................................................................... 3 Utvecklingssamarbetsprogram ......................................................................................................................... 3 FRAMGÅNGSFAKTOR 1: VI OCH VÅR PARTNER ........................................................................................... 6 1.1. ORGANISATIONENS IDEOLOGISKA GRUND OCH VERKSAMHETSMILJÖ ................................... 6 1.1.1 Definition av identiteten .......................................................................................................................... 6 1.1.2 Kartläggning och analys av verksamhetsmiljön ...................................................................................... 6 1.1.3 Analys av intressegrupper ...................................................................................................................... 6 1.1.4 Förankring i det finländska samhället...................................................................................................... 7 1.2. DEN STRATEGISKA PLANEN................................................................................................................... 7 1.2.1 Strategiska mål ........................................................................................................................................ 7 1.2.2 Metoder för att uppnå de strategiska målen ............................................................................................ 8 1.2.3 Nätverk .................................................................................................................................................... 8 1.3. UTVEKLINGSSAMARBETSPROGRAMMET OCH DESS SYSTEM...................................................... 8 1.3.1 Utvecklingssamarbetsprogrammets mål .................................................................................................. 8 1.3.2 Utvecklingssamarbetsprogrammets struktur............................................................................................ 9 1.3.3 Partnerskapskriterier ................................................................................................................................ 9 1.3.4 Biståndskriterier....................................................................................................................................... 9 1.3.5 Avtalssystemet ....................................................................................................................................... 10 1.4. RESURSER ................................................................................................................................................. 10 1.4.2 Medelinsamling ..................................................................................................................................... 10 1.4.3 Partnerns ekonomiska självständighet ................................................................................................... 11 1.4.4 Personalens arbetsbeskrivning ............................................................................................................... 11 1.4.6 Personalutbildning ................................................................................................................................. 12 1.5. VERKSAMHETSKULTUR ........................................................................................................................ 12 1.5.1 Administrationens grundstruktur ........................................................................................................... 12 1.5.2 Ledarskapskulturen................................................................................................................................ 12 1.5.3 Strategi för att uppnå jämställdhet mellan könen .................................................................................. 13 FRAMGÅNGSFAKTOR 2: MOTTAGAREN ....................................................................................................... 13 2.1. UTVECKLINGSSAMARBETSPROGRAMMETS ÄNDAMÅLSENLIGHET ........................................ 13 2.2. DELTAGANDE OCH FÖRTROENDE ...................................................................................................... 14 2.3. PROGRAMMETS VERKNINGSFULLHET PÅ SAMHÄLLELIG-, SAMFUNDS-, FAMILJE- OCH INDIVIDNIVÅ ................................................................................................................................................... 14 FRAMGÅNGSFAKTOR 3: FUNKTIONER OCH PROCESSER ........................................................................ 15 3.1. PLANERING ............................................................................................................................................... 15 3.1.1 Strategisk planering ............................................................................................................................... 15 3.1.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet ........................................................................................................ 15 3.1.3 Projekt i syd ........................................................................................................................................... 16 3.1.4 Projekt i hemlandet ................................................................................................................................ 16 3.2. IMPLEMENTERING .................................................................................................................................. 16 3.2.1 Strategisk planering ............................................................................................................................... 16 3.2.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet ........................................................................................................ 17 3.3. UPPFÖLJNING ........................................................................................................................................... 17 3.3.1 Utvecklingssamarbetsprogrammet ........................................................................................................ 17 3.3.2 Projekten i syd och i hemlandet ............................................................................................................. 17 3.4. UTVÄRDERING ......................................................................................................................................... 17 3.4.1 Den strategiska planen ........................................................................................................................... 17 3.4.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet ........................................................................................................ 18 3.4.3 Projekten i syd och i hemlandet ............................................................................................................. 18 3.5. PARTNERNS PROJEKTKUNNANDE ...................................................................................................... 18 3.5.1 Projektplanering..................................................................................................................................... 18 3.5.2 Implementering av projekt..................................................................................................................... 19 Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 5 3.5.3 Uppföljning av projekt........................................................................................................................... 19 3.5.4 Projektrapportering ................................................................................................................................ 19 3.6. ADMINISTRATIVA PROCESSER ............................................................................................................ 20 3.6.1 Ekonomisk planering och budgetering .................................................................................................. 20 3.6.2 Ekonomisk uppföljning ......................................................................................................................... 20 3.6.3 Administrationens informationssystem ................................................................................................. 20 FRAMGÅNGSFAKTOR 1: VI OCH VÅR PARTNER 1.1. ORGANISATIONENS IDEOLOGISKA GRUND OCH VERKSAMHETSMILJÖ Organisationen bör ha en klar ideologisk grund (vad vi är, varför vi finns till), för att kunna fungera ändamålsenligt och framgångsrikt. Ur den ideologiska grunden härleds den funktionella strategin (vad vi gör) och verksamhetsformer (med vem och hur vi gör något). Utgående från dessa premisser bestäms sedan behovet av resurser och organisationens struktur. Inom organisationen bör det råda enighet om dessa grundtankar. Den ideologiska grunden innehåller tre viktiga element: identiteten (uppfattningen om vad vi är), miljön som vi fungerar i (det världspolitiska läget, det ekonomiska och sociala läget i Finland och EU, utvecklingspolitik, medborgarsamhällets verksamhetsmöjligheter), samt på vilket sätt vår verksamhet är förankrad i det omgivande samhället. 1.1.1 Definition av identiteten Identiteten uttrycker vår egen uppfattning om vad vi är. (Detta kan även förstås som organisationens grunduppgift/mission d.v.s. en redogörelse för orsaken till varför vi finns och vårt existensberättigande. En väldefinierad mission hjälper alla att förstå varför vi finns till och vad som är meningen med vår verksamhet.) Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har en definierad och klar identitet som alla parter är överens om. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har en väldefinierad identitet och det inte det inte råder samförstånd ens om de grundläggande frågorna. Är vår identitet definierad? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.1.2 Kartläggning och analys av verksamhetsmiljön Verksamhetsmiljön, och de ständiga förändringar den genomgår, skapar de ramar inom vilka vi definierar våra mål, vår strategi och våra verksamhetsformer. Till verksamhetsmiljön hör bl.a. det världspolitiska läget, det ekonomiska och sociala läget i Finland och EU, utvecklingspolitik, de värderingar och attityder som råder i samhället, förutsättningarna för medborgarsamhällets verksamhet, andra aktörer på området. Det högsta vitsordet (7) ger du om vår verksamhetsmiljö analyseras regelbundet och våra funktionella linjedragningar görs på grundval av denna analys. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår verksamhetsmiljö inte är gestaltad och en analys av den inte anses viktig. Kartlägger och analyserar vi vår verksamhetsmiljö regelbundet? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 6 1.1.3 Analys av intressegrupper Analysen av intressegrupper visar på vår uppfattning om vem, och vilka kretsar, som påverkar utförandet av vårt arbete på ett eller annat sätt (aktivister, understödjare, finansieringskällor, tjänstemän, bakgrundsgrupper o.s.v.) hur de verkar, och hur man bör ta dem i beaktande då verksamheten planeras. En noggrann analys hjälper oss att skapa goda samarbetsrelationer och på det sättet göra vår verksamhet mera effektiv. Det högsta vitsordet (7) ger du om vi gör en periodisk analys av intressegrupper och utnyttjar den i vår verksamhet på ett planmässigt och följdriktigt sätt. Det lägsta vitsordet (1) ger du om ingen analys av intressegrupper utförs, och en sådan inte anses vara viktig. Utför vi regelbundet en intressegruppsanalys? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.1.4 Förankring i det finländska samhället En etablerad roll i det finländska samhället och medborgarnas stöd är förutsättningar för ett långsiktigt arbete och för vårt inflytande i Finland. Det högsta vitsordet (7) ger du om vår verksamhet är rotad i Finland, vi informerar om vår verksamhet och vi verkar i vårt eget samhälle samt erbjuder olika möjligheter för finländare att delta i utvecklingssamarbetet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har någon verksamhet i Finland, och om vår verksamhet inte åtnjuter medborgarnas stöd. På vilket sätt är vi förankrade i det finländska samhället? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.2. DEN STRATEGISKA PLANEN Den strategiska planen vilar på vår ideologiska grund och i den definierar vi våra allmänna långsiktiga mål och de viktigaste metoderna, d.v.s. strategierna, för att uppnå dessa. Den strategiska planen är ett konkret redskap, med vars hjälp vi drar upp linjer för, och prioriterar, verksamheten samt utvärderar arbetets verkningsfullhet. Inom organisationen bör det råda samförstånd om den strategiska planens huvudlinjer, och man bör följa dessa vid planeringen och implementeringen av verksamheten. Viktiga element inom den strategiska planen är strategiska mål, (vad vi vill åstadkomma med vår verksamhet), metoder (genom vilka åtgärder strävar vi efter att nå våra mål/programmets delområden, t.ex. utvecklingssamarbetsprojekt, information, fostran till internationalism... ), och nätverk (tillsammans med vem förverkligar vi våra mål). 1.2.1 Strategiska mål De strategiska målen uttrycker vad det är vi vill åstadkomma med vår verksamhet. Det bör gå att mäta dessa mål både kvalitativt och kvantitativt, så att vi kan utvärdera hur de åstadkoms, och utveckla vår verksamhet. Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har klart definierade strategiska mål och mätare för att utvärdera dem. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har några strategiska mål. Har vi definierat tydliga och mätbara strategiska mål? Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ 7 Motiveringar och förbättringsförslag: 1.2.2 Metoder för att uppnå de strategiska målen Med metoder menar vi olika verksamhetsformer som används för att förverkliga den strategiska planen, såsom utvecklingssamarbete, humanitärt bistånd, medelsanskaffning, fostran till internationalism o.s.v. Dessa verksamhetsformer stöder varandra och tillsammans främjar de uppnåendet av de strategiska målen. Metoderna baserar sig bl.a. på analyser av verksamhetsmiljön och intressegrupper, och tar i beaktande de resurser som just då står till buds. Det högsta vitsordet (7) ger du om metoderna stöder varandra i en helhet som främjar uppnåendet av de strategiska målen. Det lägsta vitsordet (1) ger du om våra metoder inte alls är samordnade. Stöder de definierade metoderna gemensamt uppnåendet av de strategiska målen? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.2.3 Nätverk Genom att vara verksamma i nationella och internationella nätverk kan vi bl.a. öka vårt kunnande samt förbättra vår effektivitet och på så sätt bättre nå våra mål. Det högsta vitsordet (7) ger du om vi på ett aktivt och genomtänkt sätt deltar i nätverk som är relevanta för vår strategiska plan. Det lägsta vitsordet (1) ger du ifall vi inte deltar i några nätverk, och vi inte anser att sådana är viktiga för vår verksamhet. Deltar vi i nätverksverksamhet på ett aktivt och målinriktat sätt? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.3. UTVEKLINGSSAMARBETSPROGRAMMET OCH DESS SYSTEM Utvecklingssamarbetet är en central del av vår strategiska plan, och en framgångsrik implementering förutsätter ett målinriktat program. Utvecklingssamarbetsprogrammet omsätter den strategiska planen i praktiken och dess mål och strukturer härleds ur den. Det omfattar både det arbete som utförs i syd och de funktioner i hemlandet som berör utvecklingsfrågor, såsom information, fostran till internationalism och opinionsbildning. Förverkligandet av utvecklingssamarbetsprogrammet förutsätter också klara system. Till de viktigaste bland dessa hör partnerskapskriterierna (en linjedragning gällande med hurdana partner organisationen samarbetar för att uppnå olika mål), biståndskriterierna (en linjedragning gällande hurdan verksamhet som stöds) samt avtalssystemet (hur definieras ansvar och skyldigheter för de olika parterna i samarbetet). Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 8 1.3.1 Utvecklingssamarbetsprogrammets mål För att vi skall kunna verifiera hur resultatrikt och effektivt vårt arbete är bör målen för vårt utvecklingssamarbetsprogram vara konkreta, mätbara och uppnåeliga. De bör också vara i linje med internationella och nationella utvecklingsmål. Det högsta vitsordet (7) ger du om vårt program har tydliga och mätbara mål och det finns fungerade mätinstrument för dem. Målen överensstämmer, så långt det är möjligt, med utrikesministeriets utvecklingspolitiska mål och riktlinjer samt FN: s millenniemål. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vårt program inte har några mål. Är målen för vårt utvecklingssamarbetsprogram konkreta, mätbara och uppnåeliga? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.3.2 Utvecklingssamarbetsprogrammets struktur Utvecklingssamarbetsprogrammets delområden är: det projektarbete som utförs i syd, information, fostran till internationalism, och opinionsbildning. Deras inbördes samstämmelse är en förutsättning för en effektiv verksamhet. Utvecklingssamarbetsprogrammets olika delområden bör inte överlappa eller vara lösryckta från varandra, utan de bör konsekvent stöda varandra och uppnåendet av programmålen. Det högsta vitsordet (7) ger du om utvecklingssamarbetsprogrammets olika delområden och deras inbördes förhållanden och verksamhetsformer är väldefinierade, och förverkligandet av samarbetet följs upp och utvärderas på ett metodiskt sätt. Det lägsta vitsordet (1) ger du om förverkligandet av programmets delområden och deras inbördes förhållanden inte har definierats. Stöder alla delområden inom vårt utvecklingssamarbetsprogram effektivt uppnåendet av målen? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.3.3 Partnerskapskriterier Partnerskapskriterierna preciserar med hurdana samarbetspartner vi förverkligar vårt program. Med hjälp av dem kan vi hitta bästa möjliga partner för genomförandet av vårt program, sådana som vi har gemensamma mål med, och vars verksamhet vårt program stöder. Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har en tydligt definierad uppfattning om partnerskap och om partnerskapskriterier för olika verksamhetsformer, och vi väljer våra partner enligt denna föreställning. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har definierat vad vi menar med partnerskap eller om olika verksamhetsformer kräver olika sorters partner, inte heller har vi kartlagt vilka potentiella partner som finns. Följer vi i vårt arbete tydligt definierade partnerskapskriterier? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 9 1.3.4 Biståndskriterier Biståndskriterierna är linjedragningar härledda ur den strategiska planen och utvecklingssamarbetsprogrammet, och de bestämmer hurdan verksamhet vi stöder. De är principiella riktliner för samarbetsbeslut. Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har klara kriterier för biståndsarbetet, härledda ur vårt utvecklingssamarbetsprogram, och om dessa följs vid beslutsförfarandet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har klara kriterier för biståndsarbetet. Följer vi konsekvent våra biståndskriterier i vårt beslutsfattande? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.3.5 Avtalssystemet För att tydliggöra samarbetet mellan partnerna är det viktigt att definiera de olika kontrahenternas ansvar och skyldigheter, och att på grundval av dessa göra upp officiella avtal. Detta är till hjälp då man tar itu med problemsituationer, och hjälper parterna att förbinda sig till att förverkliga projektet. Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett avtalssystem: det finns i kraft varande avtal, i vilka ansvar och skyldigheter är definierade, för alla de projekt vi stöder - och man följer upp att de iakttas. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har ett konsekvent avtalssystem och inga avtal gällande projekt eller partner. Täcker vårt avtalssystem de väsentliga delarna av vår verksamhet? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.4. RESURSER Vi bör ha de erforderliga resurserna för att förverkliga vårt program. De viktigaste delområdena är ekonomi (organisationens ekonomiska situation ur långsiktig planeringssynvinkel; detta gäller också offentligrättsligt understöd, medelinsamling och annan medelsanskaffning) och personal (i förhållande till målen tillräckligt stor, kompetent personal med klart definierade arbetsbeskrivningar). 1.4.1 En stabil ekonomi och långsiktig planering En ekonomisk stabilitet möjliggör en långsiktig planering. En långsiktig planering omfattar en planering både av verksamheten och av ekonomin på 3-5 års sikt. Organisationens ekonomiska stabilitet bedöms på basis av förhållandet mellan eget och främmande kapital (solvens och förmåga att hantera risker), tillräcklig finansiering (likviditet) och de olika finansieringskällornas andel i finansieringen av omkostnader, samt resultatet av medelsanskaffningen. Uppmärksamhet fästs också vid hur bestående och förutsägbara intäkterna har varit från organisationens medelsanskaffning och placeringar. Organisationens ekonomiska ställning utvärderas på basen av organisationens balansräkning, resultaträkning, finansieringsanalys och verksamhetsberättelse. Det högsta vitsordet (7) ger du om vår ekonomiska situation är stabil och riskerna under kontroll. Verksamheten och finansieringen planeras på lång sikt. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår ekonomiska situation är instabil, vi inte har medvetandegjort oss om riskerna och det är omöjligt att planera på lång sikt. Är vår ekonomi stabil och är riskerna under kontroll? Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ 10 Motiveringar och förbättringsförslag: 1.4.2 Medelinsamling Om insamling av medel är en väsentlig del av vår organisations medelsanskaffning, bör detta ske planmässigt och vara integrerat i den övriga verksamheten. Då bör vi också ha en särskild medelinsamlingsstrategi. Det högsta vitsordet (7) ger du om vår medelinsamling är systematisk och är en integrerad del av all verksamhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår medelinsamling är passiv. Är vår medelinsamling systematisk och är den en integrerad del av all verksamhet? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.4.3 Partnerns ekonomiska självständighet I allmänhet bör partnern täcka omkostnaderna för sin egen organisationsverksamhet med egna medel (löner, hyror, kontakt med medlemmar mm.) Genom projekt stöds en sådan verksamhet som partnern inte har egna resurser att klara av. En stabil finansiering av den egna verksamheten är organisationens långsiktiga strategiska mål. Det högsta vitsordet (7) ger du om partnerns basfunktioner vilar på egen medelsanskaffning och partnern har en klar plan för att fortsätta verksamheten efter det att projektstödet upphört. Det lägsta vitsordet (1) ger du om partnerns existens och verksamhet är helt beroende av extern finansiering. Hur självständig är partnern då det gäller den egna ekonomin? Hur har strategin för en hållbar finansiering av verksamheten förverkligats? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.4.4 Personalens arbetsbeskrivning För att målen skall uppnås är det nödvändigt att personalens arbetsbeskrivningar är tydliga och realistiska. Det är också viktigt att arbetsbeskrivningarna uppdateras i förhållande till verksamhetsplanerna och att de leder till en koncentration på kärnuppgifterna. Det högsta vitsordet (7) ger du om vår personal har klara arbetsbeskrivningar och dessa leder till fokus på kärnuppgifterna. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår personal inte har bestämda arbetsbeskrivningar och folk gör ibland det ena, ibland det andra. Leder vår personals arbetsbeskrivningar till att tyngdpunkten läggs vid kärnuppgifterna? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING □ □ □ □ □ □ 11 □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.4.5 Personalens kompetens och antal Förutom ändamålsenliga arbetsbeskrivningar är det viktigt att vi har en tillräckligt stor, kompetent personal. Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett tillräckligt stort antal kompetent och lämplig personal. Det lägsta vitsordet (1) ger du om våra personalresurser är helt otillräckliga (antal, lämplighet eller kompetens för uppgifterna) och det inte är möjligt att uppnå målen. Motsvarar personalens kompetens och antal de krav som vår verksamhet ställer? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.4.6 Personalutbildning Personalens professionella kunnande bör upprätthållas och utvecklas genom systematisk personalutbildning. Planeringen av personalutbildningen bör styras av vår organisations långsiktiga strategiska linjedragningar och behov. Behovs – och kunskapskartläggningar är regelbundna sätt att bedöma personalens behov av utbildning. Genom att stöda utbildning främjar man arbetstrivsel och arbetarnas engagemang i organisationen. Det högsta vitsordet (7) ger du om vår personalutveckling är regelbunden och systematisk och grundad på organisationens mål och en analys av personalens utvecklingsbehov. Vi stöder personalens självständiga fortbildning och vidareutbildning. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte utbildar vår personal. Hur sköter vi om att vår personal utvecklas? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.5. VERKSAMHETSKULTUR Organisationens struktur och verksamhetskultur bör stöda uppnåendet av de strategiska målen. Här utvärderar vi administrationens grundstruktur (hur man bestämmer uppgifter och ansvar för organ såsom årsmötet, styrelsen, arbetsutskott, avdelningar o.s.v. - hur dessa verkställs och hur de befrämjar verksamheten) ledarskapskulturen (ledarskap och beslutsfattande – demokrati, förmåga att engagera, och öppenhet) samt förverkligandet av jämställdhet. 1.5.1 Administrationens grundstruktur Man bör klart och tydligt definiera de olika organen i vår organisation, såsom årsmötet, styrelsen, arbetsutskott, avdelningar o.s.v., deras uppgifter och ansvarsområden, samt beslutsprocesserna, på ett sådant sätt att de stöder verksamheten och gagnar uppnåendet av målen. Det högsta vitsordet (7) ger du om stadgar och andra förordningar inom vår organisation klart definierar organen och deras uppgifter och ansvarsområden på ett sådant sätt att dessa hjälper organisationen att nå sina mål. Man följer upp hur stadgar och förordningar tillämpas. Det lägsta vitsordet (1) ger du om stadgarna och andra Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 12 förordningar inte klart definierar organen eller deras uppgifter. På vilket sätt fastställer stadgar och andra förordningar i vår organisation ansvarsområden och uppgifter för dess organ? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.5.2 Ledarskapskulturen Organisationens ledning (förtroendeorgan och verksamhetsledaren) ansvarar för verksamhetens utveckling och för den strategiska planeringen. Verksamhetsledaren har ansvar för att leda det praktiska arbetet. Ledarskapskulturen bör främja öppenhet, växelverkan och fördelning av ansvaret, samt stimulera arbetstagarnas motivation. Beslutsfattandet bör vara öppet och samrådande. På detta sätt utvecklas organisationen, fungerar mera effektivt och uppnår sina mål. Det högsta vitsordet (7) ger du om ledarskapet inom vår organisation ger rörelseutrymme, motiverar och har förmåga till interaktion. Beslutsfattandet inom vår organisation är öppet och samrådande. Vi utvecklar aktivt vårt ledarskap. Åligganden sköts på rätt sätt och i tid. Det lägsta vitsordet (1) ger du om ledarskapet i vår organisation famlar i det blå och beslutsfattandet sker på måfå. Motsvarar vår ledarskapskultur den idealbild som beskrivs ovan? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 1.5.3 Strategi för att uppnå jämställdhet mellan könen Jämställdhet män och kvinnor emellan är en världsomspännande grundrättighet. Enligt Finlands lag bör arbetsplatser med fler än 30 arbetstagare ha en jämställdhetsstrategi och en pragmatisk plan baserad på den. Även utrikesministeriets strategi för att främja jämställdhet mellan könen förpliktigar oss att vara jämlika. I ett jämställt samfund möts olika synvinklar och lösningarna är grundligare genomtänkta och baserar sig på ett mer flerdimensionellt resonemang. Jämställdheten bör tas i beaktande i allt vårt arbete både i nord och i syd. I praktiken bör den synas bl.a. i de beslutsfattande organen, i beslutsförfarandet, i arbetstagarnas möjligheter till avancemang och deras deltagande i planering och verksamhet. Det högsta vitsordet (7) ger du om vi förverkligar jämställdheten systematiskt i vår egen arbetsgemenskap och vår programverksamhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om jämställdhet inte anses vara viktigt i vår arbetsgemenskap eller i vår programverksamhet, eller om jämställdhet bara är tomma ord. Förverkligas jämställdhet i vår arbetsgemenskap och verksamhet? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 13 FRAMGÅNGSFAKTOR 2: MOTTAGAREN Obs: Organisationen kan, om den så vill, bearbeta denna deluppgift så att den kan användas för människorättsbaserat utvecklingssamarbete. 2.1. UTVECKLINGSSAMARBETSPROGRAMMETS ÄNDAMÅLSENLIGHET Vårt program bör ha systematiska och etablerade medel för att utreda den slutliga mottagarens situation och behov så att det är relevant och leder till en reell förbättring av mottagarens förhållanden. Mottagarna, deras förhållanden, och vilka problem vårt program strävar efter att lösa, bör vara preciserade. Ur projektdokumenten skall tydligt framgå de datainsamlingsmetoder och källor som används för att kartlägga programmets ändamålsenlighet ur mottagarnas synvinkel. Speciellt viktigt är det att mottagarna själva har fått förklara sin egen situation och föreslå olika lösningsmodeller för sina problem. Det högsta vitsordet (7) ger du om mottagarna, och deras problem och behov, är definierade på projektplanet genom ett systematiskt utnyttjande av geografisk, socioekonomisk, kulturell, könsbunden, och annan information. På detta sätt syns mottagarnas behov i våra programmål, och programmet svarar på dem. Det lägsta vitsordet (1) ger du om mottagarna och deras behov inte på något sätt eller på någon nivå är definierade i vårt program. På vilket sätt syns mottagarnas behov i våra programmål och i förverkligandet av dem? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 2.2. DELTAGANDE OCH FÖRTROENDE Vårt program bör innehålla tillvägagångssätt för att främja mottagarnas jämlika deltagande och skapa förtroende för vår organisation och vårt program. Vi bör vara medvetna om de kedjor av interaktion som binder ihop vår organisation (oss själva), vår partner och mottagarna. Organisationerna idkar ofta samarbete med en partner i syd, och kontakten med de slutliga mottagarna är indirekt. Även i det här fallet är deltagandet och uppkomsten av förtroende i kedjan av interaktion viktiga. I våra projekthandlingar har vi detaljerat formulerat på vilket sätt mottagarna deltar. På programnivån, å sin sida, kommer god kvalitet till uttryck genom att det ur programdokumenten framgår de faktorer som möjliggör de olika medparternas deltagande och som främjar uppkomsten av förtroende. Sådana är bl.a. ett gemensamt språk, öppenhet i planering och beslutsfattande samt en löpande informationsgång och en regelbunden kontakt om utvecklingsfrågor och lokala utvecklingsproblem, samt förutsättningarna för organisationernas verksamhet i såväl nord som syd. I hemlandet kan man öka understödjarnas deltagande och förtroende t.ex. genom information och gemensamma träffar. Det högsta vitsordet (7) ger du om det i de program- och projektdokument som gäller vårt program tydligt uttrycks de faktorer som möjliggör medparternas deltagande och skapandet av förtroende. I dem beskrivs också de åtgärder som, tillsammans med partnern, skall vidtas för att deltagandet i praktiken skall ske. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vårt program förhåller sig negativt till att mottagaren deltar, och om man inte bryr sig om att skapa förtroende. På vilket sätt befrämjar vi olika mottagargruppers deltagande i vårt program? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 14 2.3. PROGRAMMETS VERKNINGSFULLHET PÅ SAMHÄLLELIG-, SAMFUNDS-, FAMILJE- OCH INDIVIDNIVÅ Vårt program strävar efter att förbättra mottagarnas situation, såväl för individen och hans omedelbara omgivning, som på samfundsmässig och samhällelig nivå. Vårt program bör innefatta metoder och förfaringssätt för att öka mottagarnas deltagande vid definitionen av samhälleliga och samfundsmässiga mål och vid uppföljningen av resultaten. Förändringarna, eller åtminstone deras riktning, bör vara klart uttryckta i programmet. Som mottagare betraktas i detta sammanhang även våra inhemska intressegrupper. Vårt programs verkningsfullhet, och hur den mäts, bör bestämmas på förhand tillsammans även ur mottagarens synvinkel. En del av verkningarna – isynnerhet på individ- och familjenivå – syns redan inom några år. Samfundsmässiga och samhälleliga verkningar kanske syns först efter 10-15 år. Det högsta vitsordet (7) ger du om målen och verkningsfullheten för vårt program är tydligt definierade ur mottagarnas synvinkel. I projektdokumenten finns beskrivet verkningarna på lång och kort sikt, med tillhörande mätare som används till att beskriva hur mottagarnas förhållanden ändras. Bemyndigande har tydligt definierats som tillhörande programmets verkningsfullhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vårt program inte nämner mål eller verkningsfullhet, och om inte mottagarnas synvinkel är bedömd. På vilket sätt beaktas verkningsfullheten i vårt program? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: FRAMGÅNGSFAKTOR 3: FUNKTIONER OCH PROCESSER En förutsättning för en effektiv och framgångsrik verksamhet är att organisationen har funktionerande system och processer som underlättar det praktiska arbetet, sparar tid, garanterar kvalitet och lägger en grund för utvecklingsarbetet. För programverksamhetens kvalitet är följande processer väsentliga: planering, implementering, uppföljning och utvärdering. Den strategiska planen, utvecklingssamarbetsprogrammet och projekten är de nivåer på vilka processerna granskas här. Organisationens aktiviteter borde, i det idealiska fallet, styras längs två spår: å ena sidan från vision och mission, genom programmet, mot projekt och enskilda arbetsprestationer, å andra sidan genom delaktighet, rapportering, projektutvärdering och utvärdering av programmets verkningsfullhet, till en uppdatering av strategierna. Utvecklingssamarbetsprogrammet innehåller aktiviteter i både syd och nord. Det består av utvecklingssamarbetsprojekt, informationsverksamhet, fostran till internationalism, opinionsbildning och därtill hörande administration. Administrationens processer styr och stöder programverksamheten. För att ett institutionellt minne av organisationen skall överföras är det viktigt att det finns systematiskt insamlade dokument om organisationens verksamhet, antingen i arkiv eller i databaser. En ny arbetare, t.ex. har lätt att komma åt dessa data och hitta vad han/hon behöver. 3.1. PLANERING 3.1.1 Strategisk planering Det högsta vitsordet (7) ger du om den strategiska planeringen är en konsekvent process, som inkluderar alla väsentliga grupper inom organisationen. Den har en given tidsram och de olika gruppernas uppgifter är bestämda. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte gör upp någon strategisk plan. Motsvarar den strategiska planeringsprocessen i vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis? Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ 15 Motiveringar och förbättringsförslag: 3.1.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet Det högsta vitsordet (7) ger du om planeringen av utvecklingssamarbetsprogrammet är övergripande och innefattar aktiviteterna både i syd och nord. Den grundar sig på organisationens ideologi och strategiska planering. I planeringen deltar organisationens ledning, de berörda arbetarna och förtroendemännen. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte har någon mekanism för en heltäckande planering av programmet - programmet består endast av summan av de pågående projekten. Motsvarar planeringsprocessen inom utvecklingssamarbetsprogrammet i vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.1.3 Projekt i syd Det högsta vitsordet (7) ger du om man i projektplaneringen tar hänsyn till de många möjliggörande och inskränkande villkor som råder i ifrågavarande verksamhetsmiljö. Det lägsta vitsordet (1) ger du om projektplaneringen sker vid skrivbordet, åtskiljt från partner och/eller mottagare. Motsvarar planeringsprocessen för projekten i syd inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.1.4 Projekt i hemlandet Det högsta vitsordet (7) ger du om vi i planeringen av informationsverksamheten, fostran till internationalism och vårt opinionsbildande arbete beaktar målen för verksamheten i syd, analysen av verksamhetsmiljön och intressegrupper, samt utnyttjar nätverk. Planeringen är långsiktig och den utförs i samarbete med olika avdelningar. Det lägsta vitsordet (1) ger du om projekten i hemlandet planeras kortsiktigt, helt lösryckta från varandra och från verksamheten i syd. Motsvarar planeringsprocessen för projekten i hemlan 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 16 3.2. IMPLEMENTERING 3.2.1 Strategisk planering Det högsta vitsordet (7) ger du om vi förverkligar vår strategiska plan på ett konsekvent sätt (med hjälp av en årsplan eller liknande), enligt en fastslagen tidtabell. Vi splittrar inte våra resurser på annan aktivitet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte förverkligar vår strategiska plan. Motsvarar förverkligandet av vår organisations strategiska plan ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.2.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet Det högsta vitsordet (7) ger du om vi förverkligar vårt utvecklingssamarbetsprogram på ett helhetsinriktat sätt, genom relevanta projekt i syd och i hemlandet. Vi tar aktivt del i att sammanfoga programmets olika delområden och vi använder vår sakkunskap till att utveckla och implementera programmet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi förverkligar programmet på ett bristfälligt sätt, valen av projekt är inkonsekventa, och vi använder oss inte av vår expertis. Motsvarar förverkligandet av vår organisations utvecklingssamarbetsprogram ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.3. UPPFÖLJNING 3.3.1 Utvecklingssamarbetsprogrammet Det högsta vitsordet (7) ger du om vi systematiskt, regelbundet och kritiskt följer upp hur programmet genomförs. Vi drar nytta av den erhållna informationen då vi utvecklar och fortsättningsvis implementerar programmet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte alls följer upp hur programmet förverkligas. Motsvarar uppföljningen av utvecklingssamarbetsprogrammet inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 17 3.3.2 Projekten i syd och i hemlandet Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett uppföljningsprogram med vars hjälp vi samlar ihop och lagrar information om förverkligandet av projekten. Uppgifterna används för att utveckla projekten och programmet, och används också i annan verksamhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om uppföljningen av projekten sker sporadiskt, och uppgifterna inte utnyttjas. Motsvarar uppföljningen av projekten inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.4. UTVÄRDERING 3.4.1 Den strategiska planen Det högsta vitsordet (7) ger du om vi utvärderar vår strategiska plan med jämna mellanrum. I utvärderingen och uppdateringen av den strategiska planen drar vi också nytta av den utvärderingsinformation vi fått då det gäller programmets implementering och verkningsfullhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte utvärderar vår strategiska plan och förverkligandet av den. 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.4.2 Utvecklingssamarbetsprogrammet Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett fungerande system för att utvärdera programmet och dess verkningsfullhet. Vi använder utvärderingsuppgifterna för att utveckla programmet. Även information som vi fått vid utvärderingen av projekten används till att evaluera och utveckla programmet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om det inte finns någon utvärderingsmekanism för vårt program och inga mätare, och vi i inte utvärderar vårt utvecklingssamarbetsprogram. Motsvarar utvärderingen av utvecklingssamarbetsprogrammet inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.4.3 Projekten i syd och i hemlandet Det högsta vitsordet (7) ger du om vi utvärderar våra projekt och deras verkningsfullhet systematiskt och regelbundet. Vi tillämpar utvärderingsresultaten från projekten när vi utvecklar projekten och programmet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om utvärderingen av projekten sker sporadiskt och bristfälligt och vi inte drar nytta av resultaten. Motsvarar utvärderingen av projekten inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis? Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ 18 Motiveringar och förbättringsförslag: 3.5. PARTNERNS PROJEKTKUNNANDE Ett gott projektkunnande innebär en förmåga att förverkliga överenskomna projekt på överenskommet sätt. Hit hör förmågan till en strategisk och engagerande projektplanering, implementering och övervakning, samt rapportering över verksamheten och ekonomin. 3.5.1 Projektplanering Det högsta vitsordet (7) ger du om partnern självständigt förverkligar en engagerande projektplanering utgående från strategin. Det lägsta vitsordet (1) ger du om partnern inte har förmåga till en strategisk, engagerande projektplanering. Motsvarar partnerns projektplanering ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.5.2 Implementering av projekt Det högsta vitsordet (7) ger du om partnern förmår förverkliga projekt och gör det på överenskommet sätt. Det lägsta vitsordet (1) ger du om partnern inte har förmåga och/eller vilja att förverkliga överenskomna projekt på överenskommet sätt. Förmår partnern förverkliga projekt på överenskommet sätt? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.5.3 Uppföljning av projekt Det högsta vitsordet (7) ger du om partnern har en förmåga att effektivt och engagerande följa upp projekten och därvid fäster uppmärksamheten vid projektets funktioner och resultat. Den information man fått vi uppföljningen används för att utveckla projekten. Det lägsta vitsordet (1) ger du om partnern inte har förmåga och/eller vilja att följa upp hur projekten genomförs. Följer partnern upp förverkligandet av projekten i enlighet med ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 19 Motiveringar och förbättringsförslag: 3.5.4 Projektrapportering Det högsta vitsordet (7) ger du om partnern har förmåga till en god och tidtabellsenlig rapportering om ekonomi och verksamhet. Rapporterna täcker allt från funktioner och resultat till behövliga slutsatser och förslag. Det lägsta vitsordet (1) ger du om partnern inte har förmåga, resurser och/eller vilja att producera ändamålsenliga ekonomiska- och verksamhetsrapporter. Motsvarar partnerns rapportering över ekonomi och verksamhet ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.6. ADMINISTRATIVA PROCESSER 3.6.1 Ekonomisk planering och budgetering Det högsta vitsordet (7) ger du om vår ekonomiska planering och vår strategiska planering är intimt förknippade med varandra. Verksamhetsplanen och budgeten görs upp parallellt i ett välfungerande samarbete mellan olika avdelningar. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vår ekonomiska administration är helt lösryckt från organisationens strategiska och programmässiga planering. Vi gör upp vår verksamhetsplan utan att samarbeta med den ekonomiska administrationen och avdelningen för medelsanskaffning. Motsvarar den ekonomiska planeringen och budgeteringen inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.6.2 Ekonomisk uppföljning Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett täckande och fungerande uppföljningssystem för den ekonomiska förvaltningen, och vi drar nytta av det i uppföljningen och planeringen av hela vår verksamhet. Det lägsta vitsordet (1) ger du om uppföljningssystemet för vår ekonomi inte producerar användbara uppföljningsdata. Motsvarar den ekonomiska uppföljningen inom vår organisation ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: 3.6.3 Administrationens informationssystem Det högsta vitsordet (7) ger du om vi har ett sytematiskt och fungerande system för att lagra och organisera Version 16.9.2005 – INTE FÖR KOMMERSIELLT BRUK -: PARTNERSKAPSORGANISATIONERNAS KVALITETSARBETE: SJÄLVEVALUERING 20 information om vår verksamhet. Systemet vidareutvecklas enligt respons från dess användare och när behoven ändras. Det lägsta vitsordet (1) ger du om vi inte lagrar information om vår verksamhet på ett ändamålsenligt sätt. Motsvarar administrationens informationssystem ovan beskrivna idealiska praxis? 1. inte alls 2. mycket dåligt 3. dåligt 4. någorlunda 5. ganska bra 6. bra 7. utmärkt □ □ □ □ □ □ □ Motiveringar och förbättringsförslag: