170
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
KALKYL OCH DIAGRAM
När du behöver göra beräkningar, diagram eller sammanställa större
mängder data använder du Excel.
Kalkylbladet
Ett Excel-dokument kallas även för en arbetsbok. När du har startat
Excel har du ett tomt rutnät framför dig, ett kalkylblad. Arbetsboken
har tre blad som standard. Bladen kan innehålla olika kalkyler, diagram
och listor. Du byter blad genom att klicka på flikarna nederst på skärmen.
Varje rad i rutnätet har ett nummer och varje kolumn en bokstav
som beteckning. Rutorna kallas celler och varje cell har ett namn som
består av en bokstav och ett nummer, en cellreferens. Cellen längst upp
till vänster heter A1. I en cell kan man skriva text (rubriker, förklaringar, namn etc.), värden (tal, datum, tid) och formler (beräkningar,
funktioner, etc.).
namnruta
formelfält
kolumnbokstav
markerad cell
radnummer
bladflik
cell
statusfältet
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
171
Skriva in text och värden
Det du skriver in hamnar i den cell som för tillfället är aktiv, dvs. markerad med en svart ram.
1. Klicka i den cell du vill skriva i. Du kan även flytta markeringen genom att trycka på enter, tab eller någon av piltangenterna. Cellens namn visas i namnrutan till vänster om formelfältet.
2. Skriv in texten eller värdet. Det du skriver visas både i formelfältet
och i cellen. Skriver du fel kan du radera med backsteg.
3. Tryck på enter, tab eller någon av piltangenterna för att inmatningen ska ”fastna”. Du kan även klicka på Skriv (se bild) eller i
någon annan cell.
Text justeras automatiskt till vänster i cellen och tal justeras till höger.
Om du skriver tal på sätt som programmet inte uppfattar som tal eller
tidsformat, t.ex. telefonnummer eller postnummer, behandlas informationen som text. Om du skriver fler tecken än vad som ryms i cellen
visas dessa i cellen till höger tills du skriver något i denna cell.
aktiv cell
Skriv – används som
enter
Redigera formel
Avbryt – avbryter och ångrar
den senaste inmatningen
Ändra cellinnehåll
Om du vill ersätta innehållet i en cell med något annat:
• Klicka i cellen och skriv. Det gamla försvinner och ersätts med det
du skriver in.
Om du vill redigera innehållet i en cell:
• Klicka i cellen med innehållet. Cellinnehållet visas i formelfältet.
Klicka i formelfältet och ändra. Tryck på enter när du är nöjd.
eller
• Dubbelklicka i cellen du vill ändra i. Ändra i innehållet och tryck på
enter när du är nöjd.
Autoavsluta
Funktionen Autoavsluta märker om du har skrivit samma inledning av
något ord tidigare i kolumnen. Tryck på enter om du accepterar förslaget. Om du önskar annan avslutning fortsätter du bara att skriva eller
trycker på delete.
172
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
Ändra kolumnbredden
Ändra kolumnbredd.
Om du inte får plats med önskad information i en cell, måste du ändra
kolumnens bredd. Du kan göra på olika sätt:
• Peka i skarven mellan kolumnbokstäverna, till höger om den
kolumn vars bredd du vill ändra. (Muspekaren ändras till en
dubbelpil). Dra åt vänster för att minska kolumnens bredd och åt
höger för att öka den.
Istället för att dra, kan du dubbelklicka i kolumnskarven. Bredden anpassas automatiskt efter den bredaste cellen i kolumnen.
Markera celler och kalkylblad
Markera celler
När du redigerar, formaterar eller arbetar med formler måste du ibland
markera de celler du vill påverka eller ha med i dina formler. Alla celler
i en markering blir svarta (utom den första, den aktiva). För att
markera en cell:
• Klicka i cellen.
Markera flera celler intill varandra:
• Dra över de celler du vill markera.
Markera en kolumn.
Markera en rad.
Markera en rad eller en kolumn:
• Klicka på radnumret eller kolumnbokstaven.
Markera flera rader/kolumner intill varandra:
• Dra över de radnummer/kolumnbokstäver du vill markera.
Markera områden som inte hänger ihop:
• Markera det första området. Håll ner ctrl och markera de övriga
områdena.
Ta bort markering:
• Klicka i valfri cell.
Markera hela
bladet.
Markera hela kalkylbladet:
• Klicka på knappen där radnummer och kolumnrubriker möts.
Markera kalkylblad
När du ska hantera hela kalkylblad för att t.ex. flytta, ta bort eller
kopiera, måste du först markera önskade blad. Det kalkylblad som för
tillfället visas är markerat. För att markera ytterligare kalkylblad:
• Håll ner ctrl och klicka på önskade bladflikar.
För att avmarkera kalkylblad:
• Klicka på en omarkerad bladflik eller håll ned ctrl medan du klickar på en markerad bladflik.
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
173
Beräkningar
Vid en ytlig jämförelse kan man tycka att ett kalkylblad liknar en tabell
i Word. Det finns emellertid väsentliga skillnader. Den främsta är att
du genom att skapa formler kan göra långa och komplicerade beräkningar mycket snabbt. När formeln är färdig kan du, genom att ändra
ett värde som ingår i formeln, snabbt få ett nytt resultat.
I cell C2 finns en formel (visas i formelfältet) som räknar ut vad värdet i A2 minus värdet i B2
blir. Om man ändrar värdet i A2 eller B2 ändras resultatet i C2 automatiskt.
Formelns konstruktion
En formel inleds alltid med ett likhetstecken, =. Värdena som ska ingå i
formeln hänvisar du till med hjälp av cellreferenser. De fyra räknesätten (addition, subtraktion, multiplikation och division) skriver du med
tangenterna + , – , * och /.
För att ange vad som ska beräknas först används parenteser. För de
fyra räknesätten gäller den vanliga regeln att multiplikation och division beräknas före addition och subtraktion.
Exempel på formler:
=B4+B5
=(C5+C6)/C7
Summerar värdena i cellerna B4 och B5.
Summerar först värdena i cellerna C5 och
C6 och dividerar sedan med C7.
Skapa formler
Redigera formel.
Skriv.
Om du vill att summan av innehållet i två celler, t.ex. A2 och B2, ska
beräknas och skrivas i en tredje cell, t.ex. C2:
1. Klicka i cellen där du vill ha resultatet, dvs. C2.
2. Klicka på Redigera formel till vänster om formelfältet. Formelpaletten visas under formelfältet.
3. Klicka i den första cellen, dvs. A2. Är formelpaletten i vägen, pekar
du på ett tomt område i den och drar den åt sidan.
4. Skriv »+« och klicka i den andra cellen, dvs. B2.
5. Klicka på OK på formelpaletten eller tryck på enter eller klicka på
Skriv i formelfältet.
Istället för att använda musen kan du skriva in din formel, enligt
samma mönster, med tangentbordet.
174
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
Funktioner
I Excel finns ett stort antal funktioner (över 200) färdiga att använda.
Istället för att skriva formeln
=C2+C3+C4+C5+C6
kan du använda funktionen Summa:
=SUMMA(C2:C6)
Ett kolon mellan cellreferenser kan översättas med ”t.o.m.” medan ett
semikolon motsvaras av ”och”. Exempel:
=MEDEL(D2:D23)
Beräknar medelvärdet av värdena i cellerna
D2 t.o.m. D23.
=SUMMA(C1;G12;A23) Summerar värdena i cellerna C1, G12 och
A23.
När du ska välja
funktion visas en
lista över de senast
använda.
För att, i cell B14, skapa en formel med en funktion som summerar
värdena i cellerna B2 t.o.m. B13:
1. Klicka i cellen där du vill ha resultatet, dvs. B14.
2. Skriv ett likhetstecken »=«.
3. Klicka på nedåtpilen vid Funktioner (visas till vänster om formelfältet istället för aktiv cell), och välj SUMMA.
4. Formelpaletten visas (se bild på nästa sida). Den innehåller dels
information om funktionen, dels fält med de tal eller cellreferenser
som funktionen ska arbeta med.
5. Klicka i cellen eller dra över de celler som ska summeras. I det här
fallet pekar du i cell B2 och drar t.o.m. B13. Klicka på knappen efter
fältet för att förminska formelpaletten om den är i vägen. Du kan
även dra formelpaletten åt sidan.
6. Klicka på OK i formelpaletten eller tryck på enter eller klicka på
Skriv i formelfältet.
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
175
Formelpaletten.
Du kan även kombinera de fyra räknesätten med funktioner, t.ex.
=(B2+B3)/SUMMA(B2:B14) Summerar värdena i B2 och B3 och dividerar resultatet med summan av
värdena i cellerna B2 t.o.m. B14.
Tips!
Infoga funktion.
Istället för steg 2–3 ovan kan du klicka på Infoga funktion i verktygsfältet. I dialogrutan kan du välja mellan alla andra tillgängliga
funktioner. Samma dialogruta når du genom att välja Fler funktioner i steg 3 ovan.
Autosumma
Autosumma.
Istället för att skriva den vanligaste funktionen, Summa, kan du använda Autosumma:
1. Klicka i den cell där du vill ha en summering.
2. Klicka på Autosumma i verktygsfältet. Ett förslag på vad som ska
summeras visas i cellen och i formelfältet. Om förslaget är rätt,
trycker du på enter eller klickar på Skriv. Är det föreslagna intervallet fel, kan du dra över de celler som ska ingå och därefter trycka
på enter.
Autoberäkning
Autoberäkning.
I statusfältet, längst ned i Excelfönstret, kan du snabbt använda några
vanliga funktioner på valfria celler utan att skriva in en formel:
• Markera önskade celler. SUMMA visas som standard i statusfältet.
Högerklicka i statusfältet om du vill välja en annan funktion. Förutom SUMMA finns MEDEL, ANTAL, ANTAL TAL, MAX, MIN
och INGA.
176
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
Repetitionsfrågor
1. Förklara följande termer: arbetsbok, kalkylblad, cell, rad, kolumn,
cellreferens, bladflik, formelfält.
2. Ange två olika sätt att redigera innehållet i en cell.
3. Ange fyra olika sätt att få den information du har skrivit in i en cell
att ”fastna”.
4. Hur känner du igen en aktiv cell?
5. Hur fungerar funktionen Autoavsluta?
6. Nämn två olika sätt att ändra kolumnbredden.
7. Hur gör du för att markera hela kalkylbladet?
8. Skriv Excel-formler som:
a) räknar ut 8 multiplicerat med 7
b) adderar värdena i A1 och B5. Summan ska sedan delas med värdet i C10.
c) multiplicerar 100 med summan av värdena i cellerna A2 och B2.
9. Redogör för två olika sätt att skapa formler i Excel.
10. Vad är en funktion?
11. Hur skulle en formel, där funktionen MEDEL används, se ut om du
vill räkna ut medelvärdet av värdena i cellerna:
a) A3 t.o.m. A30?
b) B3, B5 och B7?
c) A3 t.o.m. A10 samt C3 t.o.m. C10?
12. Hur skulle formeln se ut för att dividera summan av värdena i
cellerna A1–A3 och med summan av värdena i cellerna C1–C3:
a) om du enbart använde dig av funktionen SUMMA?
b) om du enbart använde dig av de fyra räknesätten?
13. Hur fungerar Autoberäkning?
14. Var hittar du följande knappar och vad används de till?
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
177
Redigera kalkyl
Hantera celler
Radera i celler
Om du vill ta bort allt innehåll i en eller flera celler:
1. Markera cellen eller cellerna du vill radera innehållet i.
2. Tryck på delete.
Om du även vill ta bort formatering (inställningar för teckensnitt,
storlek etc.), klickar du på Redigera-menyn, pekar på Radera och väljer
Allt på undermenyn.
Ta bort celler
Om du tar bort celler kommer även cellernas innehåll att tas bort. De
celler som befinner sig under eller till höger om området som tas bort
kommer att flyttas (även deras innehåll) enligt dina val.
1. Markera cellen/cellerna du vill ta bort. Du kan även markera en
eller flera kolumner eller rader.
2. Klicka på Redigera-menyn och välj Ta bort.
3. Markera önskat alternativ i dialogrutan för att flytta övriga celler.
4. Klicka på OK.
Infoga rad eller kolumn
När du infogar en rad eller en kolumn förskjuts cellerna ett steg nedåt
eller åt höger. Cellreferenser till de flyttade raderna och kolumnerna
ändras automatiskt.
1. Markera den rad/kolumn du vill infoga en rad/kolumn ovanför/framför.
2. Högerklicka i markeringen och välj Infoga.
Ta bort rad eller kolumn
När du tar bort en rad eller en kolumn förskjuts cellerna ett steg uppåt
eller åt vänster.
1. Markera den rad/kolumn du vill ta bort.
2. Högerklicka i markeringen och välj Ta bort.
178
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
Hantera blad
Infoga blad
Arbetsboken består normalt av tre kalkylblad. Om du vill infoga fler
kalkylblad:
1. Klicka på bladfliken för det blad du vill infoga ett nytt kalkylblad till
vänster om.
2. Klicka på Infoga-menyn och välj Kalkylblad.
Ta bort blad
När du tar bort ett kalkylblad tar du även bort allt det innehåller.
1. Högerklicka på bladfliken för bladet du vill ta bort och välj Ta bort.
2. Klicka på OK.
Ändra namn på blad
Kalkylblad tilldelas automatiskt namnen Blad1, Blad2, etc. Ibland blir
det lättare att hitta i arbetsboken om man ger bladen egna namn:
1. Högerklicka på bladfliken du vill ändra namn på och välj Ändra
namn.
2. Skriv ett nytt namn och tryck på enter.
Kopiera och flytta blad
Om du vill kopiera ett blad med allt dess innehåll:
1. Klicka på bladfliken till det blad du vill kopiera.
2. Håll ner ctrl och dra bladet till den plats där du vill placera kopian. En liten pil följer muspekaren och visar var kopian kommer att
placeras.
Vill du flytta ett blad gör du som ovan, men utan att hålla ner ctrl.
Kopiera och flytta celler
Genom att kopiera celler i Excel kan du spara mycket arbete. Du kan
kopiera enskilda celler, större cellområden eller hela kalkylblad. Du kan
även kopiera formler.
Klippa och klistra
Ett sätt att kopiera celler är att på vanligt vis använda Urklipp:
Kopiera.
Kopiera celler
1. Markera de celler du vill kopiera.
2. Klicka på Kopiera i verktygsfältet. Området du har kopierat markeras av en streckad ram. Om du ångrar dig och vill ta bort markeringsramen trycker du på esc.
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
Klistra in.
179
3. Klicka i den cell som du vill ska bli de kopierade cellernas övre
vänstra hörn.
4. Klicka på Klistra in i verktygsfältet.
– Om du vill infoga de kopierade cellerna bland redan ifyllda celler
utan att skriva över dessa, klickar du istället på Infoga-menyn, väljer Kopierade celler, markerar önskat alternativ i dialogrutan och
klickar på OK.
När du har kopierat ett område finns det kvar i Urklipp så att du kan
klistra in det upprepade gånger på andra ställen i kalkylen.
Klipp ut.
Flytta celler
1. Markera de celler du vill flytta.
2. Klicka på Klipp ut i verktygsfältet. Det urklippta området markeras
med en streckad ram. Om du ångrar dig och vill ta bort markeringsramen trycker du på esc.
3. Klicka i den cell som du vill ska bli de flyttade cellernas övre vänstra hörn.
4. Klicka på Klistra in i verktygsfältet. Området du markerade klipps
nu ut och klistras in på sin nya plats.
Dra och släpp
Dra och släpp.
Ett annat sätt att flytta och kopiera celler är att dra och släppa med
musen. Om du vill flytta celler:
1. Markera de celler du vill flytta.
2. Peka i kanten av det markerade området så att muspekaren ändras
till en pil.
3. Dra cellerna till önskad position och släpp.
Om du vill kopiera cellerna, gör du som ovan, men håller ner ctrl medan du drar med musen. Obs! Släpp musknappen innan du släpper
ctrl.
Fyllningshandtaget
fyllningshandtag
Du kan enkelt kopiera över cellinnehåll till andra intilliggande celler
genom att använda fyllningshandtaget. Fyllningshandtaget kan dras
horisontellt eller vertikalt.
Fylla celler
1. Klicka i den cell du vill kopiera och peka på fyllningshandtaget så
att muspekaren ändrar form till ett svart kors.
2. Dra nedåt, uppåt, åt höger eller åt vänster så att de celler som ska
fyllas blir markerade. De intilliggande cellerna fylls med samma innehåll.
180
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
Skapa serier
Du kan även lätt skapa en serie av tal, månader, datum, veckodagar eller annat med hjälp av fyllningshandtaget:
1. Skriv in de två första värdena i talserien, t.ex. 1, 2 eller 5, 10 i två
intilliggande celler.
2. Markera cellerna genom att peka på den första cellen och dra till
den andra.
3. Peka på fyllningshandtaget så att muspekaren ändrar sig till ett
svart kors.
4. Dra så att de celler som ska fyllas blir markerade. Excel skapar en
talserie med utgångspunkt från förhållandet mellan de två tal du
skrev in.
Det finns i förväg definierade textserier, s.k. listor, i Excel. Vill du skapa
en serie av årets månader behöver du bara skriva in en, t.ex. »januari«,
och därefter dra i fyllningshandtaget.
?
Jag vill fylla ett cellområde med enbart ordet »januari«. När jag drar i
fyllningshandtaget fylls cellerna med resten av årets månader.
– Excel tror att du vill skapa en serie utifrån de fördefinierade serier
som finns. Peka på cellen (inte fyllningshandtaget) du vill kopiera och
dra tills du har markerat alla celler som du vill ska ha samma innehåll. Klicka på Redigera-menyn, peka på Fyll och välj Ned, Upp, Höger
eller Vänster.
Kopiera formler
Att kunna kopiera formler är tacksamt, eftersom det ibland kan ta lite
tid att skapa dem. Du bör emellertid vara medveten om hur cellreferenser i formler kopieras, eftersom det ibland är avgörande för vilket resultat som visas.
Relativ kopiering
När du kopierar celler som innehåller cellreferenser kommer dessa att
anpassas automatiskt. Detta kallas relativ kopiering.
=B1
original
=C2
kopia
Cellreferensen i kopian vid relativ kopiering ändras så att den också,
i det här fallet, pekar en rad uppåt och en kolumn åt höger.
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
181
I D2 skrevs formeln =B2-C2. Genom att använda fyllningshandtaget
och dra t.o.m. D7 kopierades formeln till dessa celler. Cellreferenserna
ändrades automatiskt, och pekar mot samma område, relativt sett.
Absolut kopiering
Om du vill ha en cellreferens som inte ändrar sig när du kopierar måste
du skriva ett dollartecken, $, före referensen t.ex. $B$4 istället för B4.
Detta kallas för absolut kopiering.
=$B$1 original
=$B$1
kopia
Cellreferensen i kopian vid absolut kopiering ändras inte, utan pekar på
samma cell som originalet.
I kolumn C ville man räkna ut andel invånare i respektive
åldersgrupp genom att dela antal invånare med totalt antal
invånare. Formeln =B3/$B$7 skrevs då in i C3. Genom att
använda fyllningshandtaget och dra t.o.m. C6 kopierades
formeln. Den första cellreferensen, antalet inom respektive
grupp, skulle kopieras relativt, men den andra, det totala
antalet invånare, måste ingå i alla formlerna, och försågs
därför med ”dollartecken” så att cellreferensen förblev densamma.
182
Datorkunskap – Kalkyl och diagram
Skapa absoluta cellreferenser
Du skapar alltså absoluta cellreferenser genom att sätta ett dollartecken, $, framför kolumnbokstaven och/eller radnumret. $-tecknet skriver
du genom att hålla nere alt gr medan du trycker på 4. Du kan även infoga dollartecknet med hjälp av f4:
1. Klicka, i formelfältet, i eller intill cellreferensen du vill göra absolut.
2. Tryck på f4. Ett dollartecken infogas framför både kolumnbokstaven och radnumret. Trycker du ytterligare en gång blir enbart
radnumret absolut. Trycker du på f4 igen blir enbart kolumnbokstaven absolut. Ytterligare ett tryck tar bort dollartecknet.
Repetitionsfrågor
1. Hur går du tillväga om du vill ta bort allt innehåll i en cell? Hur gör
du om du även vill ta bort formateringen?
2. Hur gör du om du vill ta bort cellerna (med innehåll)?
3. Hur infogar du en rad respektive en kolumn?
4. Hur många kalkylblad består en arbetsbok normalt av?
5. Hur gör du för att kopiera respektive flytta ett kalkylblad?
6. Nämn en fördel med att kopiera celler.
7. Ange två sätt att kopiera och flytta celler.
8. Vad används fyllningshandtaget till?
9. Vad är det för skillnad mellan att fylla celler och att skapa serier?
10. Hur går du tillväga om du vill använda Excels fördefinierade textserier?
11. Redogör för relativ och absolut kopiering.
12. Hur kommer formeln =A1+A2 som finns i C2 att se ut om den
kopieras relativt till D3?
13. Vilket är kortkommandot för att göra en cellreferens absolut? Vad
händer om man upprepar kortkommandot flera gånger i en följd?
14. Ett kalkylblad har följande innehåll:
Hur bör en formel i B2 se ut för att beräkna produkten av värdet i
B1 och värdet i A2? Formeln ska gå att kopiera till B3, C2 och C3
med hjälp av fyllningshandtaget. De kopierade formlerna ska beräkna produkten av värdet överst i respektive kolumn och längst till
vänster på respektive rad.
