A. SOCIAL RESPONSIBILITY
Goods and services provided to the County Council should be produced under
sustainable and responsible conditions. We expect our suppliers to respect the County
Council’s Code of conduct for suppliers, appendix X, and to do their utmost to comply
with the requirements as specified in the Social and Ethical contract clauses (see below
in swedish)
The County Council is aware of violations of human rights, Convention on the Rights of
the Child, and labor rights in the production of computers. It is therefore important that
you as a supplier can show that there is a transparent and systematic approach to these
issues in the supply chain for the products offered and that problems including conflict
minerals are addressed.
The County Council believes that brand owners and their suppliers need to work more on
strengthening workers' opportunities to influence and thereby improve the working
conditions in the production. It is therefore an area that will be given priority during the
follow-up phase of the agreement and in dialogue with the supplier.
A.1. CRITERIA SYSTEMATIC APPROACH
1. The bidder should describe the supply chain for offerred type configurations in this
procurment and list the supplier that contributes to the production of the offered
goods.
The criteria is substantiated by a completed supplier list of names and country of
manufacturing, see appendix Y.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
Bidders have listed the final assembly manufacturers in the supply chain for each
type configuration.
2 points = X SEK price premium / price reduction
Bidders have listed the final assembly manufacturers in the supply chain, as well as
manufacturers of the main components (at least one supplier of batteries, displays /
screens, ICs and PCBs) for each type configuration.
2. The bidder should demonstrate that each of the suppliers listed in Annex Y has
committed to respect the Fundamental Terms, i.e.:
The UN Universal Declaration of Human Rights (1948)
The eight ILO core conventions no. 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 and 182
Article 32 of the UN Convention on the Rights of the Child
The occupational safety standards and the work environment legislation
applicable in the country of production
The labor law, including minimum wage legislation, and the social security
legislation applicable in the country of production
The environmental protection legislation applicable in the country of
production
The UN convention on anti-corruption
The criteria is substantiated by documentation, such as proof of membership in the
EICC, copies of codes of conduct or other written documentation which shows that
the operator has undertaken to respect the Fundamental Terms.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has substantiated the criteria for the final assembly manufacturers in the
supply chain for each type configuration.
2 points = X SEK price premium / price reduction
The bidder has substantiated the criteria for the final assembly manufacturers as well
as manufacturers of main components (at least one supplier of batteries,
displays/screens, ICs and PCBs) in the supply chain for each type configuration.
3. The bidder should demonstrate that the brand manufacturers of offered type
configurations regularly follows up and monitors compliance of the Fundamental
Terms in the supply chain.
The criteria is substantiated by a written summary that describes how often followup is carried out, the way in which monitoring is carried out, which suppliers /
subcontractors are covered and how deviations are managed. (Maximum 3 pages)
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has submitted adequate documentation that supports the criteria.
A.2. CRITERIA CONFLICT MINERALS
1. Offered type configurations should be produced by a brand owner that have a public
conflict minerals policy.
The criteria is substantiated by submitting the policy and a reference of where the
policy is made public.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has submitted adequate documentation that supports the criteria.
2. Offered type configurations should be produced by a brand owner that have a Due
Diligence process covering conflict minerals in its supply chain based on the OECDs
Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from ConflictAffected and High-Risk Areas.
The criteria is substantiated by submitted proof documentation, such Due Diligence
Roadmap, Sustainability report or Conflict Mineral Report or similar asserting the
OECD five step framework.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has submitted adequate documentation that supports the criteria.
3. Offered type configurations should be produced by a brand owner that participates
in in-region responsible sourcing programs/initiatives for Tantalum, Tin, Tungsten
and Gold (3T+G).
The criteria is substantiated by written documentation that provides proof of
participation, such as the list of members to the initiative/program.
Evalutation model:
1 point = X SEK price premium / price reduction
The bidder has submitted adequate documentation that supports the criteria.
B. SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR
B.1. SOCIALA OCH ETISKA KONTRAKTSVILLKOR
1§ I enlighet med beställarens Uppförandekod för leverantörer ska leverantören Aktivt
Verka för att varor och/eller tjänster som levereras enligt detta [ramavtal/kontrakt] ska
vara framställda under förhållanden som är förenliga med följande grundläggande
villkor (”de Grundläggande Villkoren”):
-
FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna (1948)
ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och
föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182),
FN:s barnkonvention, artikel 32,
det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i landet där hela eller
delar av varan eller tjänsten framställs, och
den arbetsrätt, inklusive regler om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd
som gäller i landet där hela eller delar av varan eller tjänsten framställs
den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där hela eller delar av varan eller
tjänsten framställs, och
FN:s deklaration mot korruption.
I de fall där det är skillnad mellan nationella och internationella bestämmelser ovan, är
det högsta nivå som gäller.
Leverantören är under hela avtalstiden skyldig att Aktivt Verka för att de Grundläggande
Villkoren uppfylls i Leveranskedjan och att åtgärder vidtas för att hantera eventuella
brister, oavsett var i Leveranskedjan dessa uppstår. Med Leveranskedjan avses den egna
verksamheten och de underleverantörer som direkt medverkar till fullgörande av
[ramavtalet/kontraktet], oavsett antalet mellanled.
2 § Med ”Aktivt Verka” enligt 1 § menas att:
Leverantören ska ha styrande dokument, innefattande rutiner, som syftar till att uppfylla
skyldigheterna i de Grundläggande Villkoren. Leverantören ska löpande implementera
och tillämpa dessa rutiner. De styrande dokumenten och rutinerna ska vara
proportionerliga i förhållande till leverantörens storlek och åtagande enligt
[ramavtalet/kontraktet]. Leverantören ska:
1.
Ha en allmänt tillgänglig policy, beslutad av högsta ledningen, om att
respektera de Grundläggande Villkoren i Leveranskedjan.
2.
Ha en intern ansvarsfördelning med fastställda beslutsvägar för att tillse att
de Grundläggande Villkoren efterlevs i Leveranskedjan.
3.
Ha en rutin för att regelbundet analysera och dokumentera aktuella och
potentiella risker för avvikelser från de Grundläggande Villkoren i
Leveranskedjan.
4.
Ha en rutin för att vidareförmedla de Grundläggande villkoren i
Leveranskedjan
5.
Ha en rutin för att följa upp hur de Grundläggande Villkoren efterlevs i
Leveranskedjan.
6.
Ha en rutin som ser till att lämpliga åtgärder vidtas för att förhindra,
begränsa och gottgöra avvikelser från de Grundläggande Villkoren i
Leveranskedjan.
3 § Leverantören ska skriftligen rapportera hur kraven i 1-2 §§ uppfylls.
Rapporten ska innefatta:
1.
En beskrivning av leverantörens styrande dokument och rutiner i enlighet
med punkterna 1-6 ovan, samt hur dessa tillämpats för det aktuella avtalet.
2.
En beskrivning av Leveranskedjan och en bedömning av riskerna för
avvikelser från de Grundläggande Villkoren i Leveranskedjan avseende de
produkter som levereras under detta avtal.
3.
En beskrivning av (i) varumärkesägarens systematiska arbete med risker i
Leveranskedjan, och (ii) varumärkesägarens arbete med konfliktmineraler i
Leveranskedjan.
4.
Information om pågående revisionsprogram i Leveranskedjan.
5.
En sammanfattning av de senaste revisionsresultaten, eller motsvarande
bedömning, avseende de fabriker där varor under detta avtal slutmonteras.
6.
Information om förekomst och åtgärder för att hantera särskilt allvarliga
avvikelser, inklusive men ej begränsat till, tvångsarbete, barnarbete och
korruption, i Leveranskedjan.
7.
Information om pågående kapacitetsutvecklingsprogram i Leveranskedjan
kopplat till detta avtal.
Rapporten ska levereras till Beställaren årligen med start senast 6 månader efter att
avtalet trätt ikraft.
4 § Om Leverantören någon gång under avtalstiden får kännedom om väsentliga
avvikelser från de Grundläggande Villkoren förekommer i Leveranskedjan ska
Leverantören meddela Beställaren detta inom en vecka efter det att den Leverantören
har, eller måste anses ha, fått kännedom därom. Leverantören är därefter skyldig att
inom [sex (6) veckor] presentera en för Beställaren godtagbar åtgärdsplan för att utreda
och hantera eventuella brister i Leveranskedjan.
5 § Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för Beställaren att själv eller genom
ombud utföra inspektioner på plats hos Leverantören och/eller hos Leverantörens
underleverantörer för att kontrollera att kraven i 1 -2 §§ uppfylls. Leverantören ska
medverka till att dessa inspektioner genomförs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.
6 § Bristande uppfyllelse av kraven i 1 – 5 §§ innebär ett avtalsbrott. I händelse av
avtalsbrott har Beställaren rätt att (efter eget val) göra gällande en eller flera av följande
påföljder mot Leverantören:
(a) Kräva rättelse: Beställarens får genom skriftlig begäran kräva att Leverantören
utan dröjsmål vidtar åtgärder för att avhjälpa ett brott mot kraven i 1 – 5 §§ samt
kräva att Leverantören redovisar inom [4 veckor] eller annan längre tid som
Beställaren medger, hur Leverantören har avhjälpt avtalsbrottet;
(b) Avropsstop: Om Leverantören inte uppfyller kraven enligt 1-2 §§ får Beställaren
undanta Leverantören från rätten att ta emot avropsförfrågningar enligt
Ramavtalet till dess att Beställaren kunnat bekräfta att Leverantören har infört
sådana rutiner;
(c) Vite: Beställaren har rätt att utkräva vite med [fastställt belopp alternativt en %
av avrops-/kontraktsvärdet per påbörjad vecka upp till totalt fastställt belopp
eller XX % av avrops-/kontraktsvärdet] som avtalsbrottet varar, från den dagen
som Beställaren gör gällande att avtalsbrott föreligger till dess att leverantören
har avhjälpt avtalsbrottet;
(d) Hävning: Beställaren har rätt att häva [ramavtal/kontrakt] med omedelbar
verkan helt eller delvis utan att utge ersättning till Leverantören om inte
Leverantören inom [4 veckor] eller annan längre tid som Beställaren medger,
efter Beställarens skriftliga begäran om rättelse har avhjälpt avtalsbrottet eller
presenterat en för Beställaren godtagbar åtgärdsplan.
7 § Om Beställaren häver [ramavtal/kontrakt] enligt 6 (d) § ska Leverantören utöver
eventuellt vite enligt 6 (c) § utge skadestånd till Beställaren för direkta skador.
Beställaren förlorar sin rätt till ersättning enligt denna bestämmelse om sådan talan om
ersättning inte väcks senast ett (1) år efter det att [ramavtal/kontrakt] har slutat gälla.
C. EVENTUELLA KOMMENTARER
Här kan eventuella kommentarer och förklaringar till svaren tas upp.
