Case: Digital nyckelhantering minskar
administration och ökar kvaliteten i
verksamheten
SAMMANFATTNING
VERKSAMHET
Norrköpings kommun har infört ett digitalt
nyckelhanteringssystem till omsorgstagare i ordinärt boende
för att minimera den tidsödande administrationen av fysiska
nycklar och även för att öka kvaliteten i verksamheten.
Vård och omsorgskontoret i
Norrköpings kommun
NYTTOEFFEKTER
•
•
•
För omsorgstagaren: Ingen oro för att lämna ut
nycklar.
För verksamheten: Lägre kostnader, bättre arbetsmiljö
och personalnöjdhet.
För samhället: Minskad trafik, bättre miljö.
“När jag hör att låset öppnas så vet jag att det är tjejerna
(hemtjänsten) som kommer, det känns tryggt”
- Omsorgstagare
ANVÄNDARE
Ordinärt boende inom
hemtjänst, personlig
assistans och hemsjukvård
BEHOV & UTMANINGAR
“Inom Norrköpings kommun finns cirka 2 500 omsorgstagare och 23 hemtjänstenheter. Brukarna
är i åldern 20 år och uppåt, de flesta över 65 år”, berättar Peter Hermansson från Norrköpings
kommun.
Verksamheten lyder under offentlighets- och sekretesslagen, vilket även gäller för
leverantören av nyckelfri hemtjänst och eventuella underleverantörer. Syftet med
elektroniska lås är att minska antalet nycklar och att kvalitetssäkra hanteringen av nycklar
inom hemtjänsten hela dygnet. Vidare är syftet att minska behov av transporter för att
hämta och lämna nycklar samt därigenom minska miljöbelastningen och förbättra
personalens arbetsmiljö.
“Vi har inte mött något direkt motstånd mot den digitala nyckelhanteringen från varken
personalen eller omsorgstagarna. I början fanns det en del frågor från både omsorgstagare
och fastighetsägare om våra tankar bakom tjänsten som man måste bemöta, men det tyckte
vi gav en värdefull dialog. När vi förklarat våra syften och mål med tjänsten så uppnådde vi
bra acceptans från alla inblandade”.
“Det handlar ju om att kommunicera och lyssna på ett lämpligt sätt och bemöta den
eventuella oro som kommer upp hos olika individer. Vi förklarade att vi ville öka tryggheten
för omsorgstagarna samt underlätta för personalen att få en bättre arbetsmiljö genom att de
slipper hantera stora mängder nycklar och man kan visa att de har varit på plats”, tillägger
Peter.
LÖSNING & FUNKTION
Digital nyckelhantering utvärderades under perioden 2010-2011 och resultatet låg till grund
för beslut om breddinförande. Som underlag för investeringen gjordes en beräkning på tid
som besparas på att gå över till digital nyckelhantering.
“Kalkylen visade på en tidsbesparing på cirka 6% av arbetstiden, vi översatte det i pengar.
Till det lade vi ökad säkerhet för omsorgstagare och personal. Utöver det uppnås en
förbättrad arbetsmiljö genom minskad hantering av fysiska nycklar. Med dessa underlag
motiverade vi politikerna att ta beslutet”, berättar Peter.
Kontakt togs med fastighetsförvaltare och omsorgstagare som informerades muntligt och
skriftligt och fick ge sitt samtycke till installation. Installationen omfattade initialt cirka
2400 brukarlås och cirka 900 entrélås och sköttes av låssmed. För att undvika att lösningen
skulle signalera att “här bor en person med hemtjänst” och bevara personens integritet så
valdes en lösning som inte syns på dörrens utsida.
FÖRDJUPNING I NYTTOEFFEKTER
Tre huvudsakliga nyttor har identifierats:
1. För omstorgstagaren: inga kopior av nycklar behöver lämnas ut och finnas ute på
vägarna. Att lämna ut nycklar kan skapa oro som med denna lösning kan minimeras.
2. För verksamheten: Vårdgivare kan ha tillträde till omsorgstagarens bostad snabbare
eftersom ingen tid behöver läggas på att hämta nycklar i en central lokal. Nyckeln
finns alltid i vårdgivarens mobil. Detta ger mindre stress, bättre arbetsmiljö och ökad
personalnöjdhet.
3. För samhället: personalen har mindre restid för att hämta och lämna traditionella
nycklar vilket minskar miljöbelastningen.
PROCESSEN
Upphandling skedde sommaren/hösten 2012 och implementering och införande
genomfördes under 2013.
UPPFÖLJNING
Under dessa två år har ej gjorts några direkta uppföljningar annat än av antal låshändelser
över tid.
“Nästa år ska vi införa en tid- och insats-registrering som det digitala
nyckelhanteringsystemet blir en del av och då kan vi på omsorgstagarnivå följa upp hur
insatserna fungerar”, berättar Peter.
KOMMUNIKATION
Omsorgstagare informerades både muntligt och skriftligt. Personal tog med sig
informationsblad och hade samtal hemma hos omsorgstagarna, sedan samlade de in deras
samtycken.
Med fastighetsförvaltarna genomfördes samma informationsprocess.
Vad gäller personalen så testades först systemet på två enheter, det väckte intresse hos
övriga enheter. Sedan togs beslut om att systemet skulle breddinföras och en
implementationsplanering togs fram tillsammans med verksamheterna och berörd personal
fick utbildning inom den digitala nyckelhanteringen.
LÄRDOMAR & TIPS
• Viktigt att sälja in lösningen till fastighetsägare och omsorgstagare för att få
acceptans.
• Viktigt att lägga tid på en realistisk planering samt att räkna med att saker händer
och att planeringen får göras om.
• Personalen är viktiga bärare av vad vi vill uppnå, hur de säger och agerar i kontakt
med omsorgstagarna kan påverka deras vilja till samtycke.
• Viktigt att sälja in konceptet till verksamheten för att inte möta hinder i införandet.
Målet är inte att övervaka personal utan en ökad säkerhet av en ömtålig hantering.
• Ha förståelse för att det för en del personal innebär ett stort steg att övergå till en
förändrad nyckelhantering. Införandet av teknik kan vara skrämmande för vissa.
MER INFORMATION
ÖVRIGA LÄNKAR
Informationsblad till omsorgstagarna om digital nyckellösning. PDF
KONTAKT
Norrköpings kommun, Peter Hermansson, Sakkunnig, Berednings- och planeringsenheten,
Vård- och omsorgskontoret.
Epost: [email protected]
LEVERANTÖR AV TJÄNSTEN
Phoniro Systems AB, Johanna Lethin Jacobson, specialist Välfärdsteknologi
Epost: [email protected]
