Handbok för projektledning av fastighetsinvesteringsprojekt inom

Version: 01
Handbok för projektledning
av fastighetsinvesteringsprojekt
inom Landstingsservice
1
Version: 01
2
Innehåll
Inledning ......................................................................................................................... 5
Syfte ............................................................................................................................ 5
Tillämpning.................................................................................................................. 5
Region Uppsalas fastighetsinvesteringsprocess ......................................................... 5
Fastighetsinvesteringsprojekt ..................................................................................... 5
Projektägare ................................................................................................................ 6
Styrgrupp..................................................................................................................... 6
Projektavdelningens uppdrag ..................................................................................... 6
Samordning av investeringsbehov .............................................................................. 6
Styrande dokument .................................................................................................... 7
Dokumenthantering .................................................................................................... 7
Bilagor ......................................................................................................................... 7
Behovsanalys .......................................................................................................... 8
1.1 Beställning ............................................................................................................. 8
1.2 Platsbesök ............................................................................................................. 9
1.3 Ekonomi ................................................................................................................ 9
1.4 Behovsanalysrapport ............................................................................................ 9
Förstudie ............................................................................................................... 10
2.1 Beställning ........................................................................................................... 10
2.2 Uppdragsgenomgång .......................................................................................... 11
2.3 Planera projektet ................................................................................................ 11
2.4 Projektorganisation ............................................................................................. 11
2.5 Startmöte ............................................................................................................ 12
2.6 Tidplan................................................................................................................. 13
2.7 Ekonomi .............................................................................................................. 13
2.8 Riskhantering ...................................................................................................... 14
2.9 Arbetsmiljö .......................................................................................................... 14
2.10 Miljö .................................................................................................................. 14
2.11 Kvalitet .............................................................................................................. 14
2.12 Möten................................................................................................................ 15
2.13 Datasamordning ................................................................................................ 15
2.14 Projektrapportering .......................................................................................... 15
Version: 01
3
2.15 Avvikelsehantering ............................................................................................ 15
2.16 Utredning/fördjupning av lösningsförslag ........................................................ 16
2.17 Förstudierapport ............................................................................................... 16
Program ................................................................................................................ 17
3.1 Beställning ........................................................................................................... 17
3.2 Uppdragsgenomgång .......................................................................................... 18
3.3 Uppdatera projektplanen.................................................................................... 18
3.4 Komplettera projektorganisationen ................................................................... 19
3.5 Styrgrupp............................................................................................................. 19
3.6 Startmöte ............................................................................................................ 19
3.7 Ledning ................................................................................................................ 20
3.8 Tidplan................................................................................................................. 20
3.9 Ekonomi .............................................................................................................. 20
3.10 Riskhantering .................................................................................................... 21
3.11 Arbetsmiljö ........................................................................................................ 21
3.12 Miljö .................................................................................................................. 22
3.13 Kvalitet .............................................................................................................. 22
3.14 Möten................................................................................................................ 23
3.15 Datasamordning ................................................................................................ 23
3.16 Avrop/upphandling ........................................................................................... 23
3.17 Bygglov och andra myndighetstillstånd ............................................................ 24
3.18 Projektrapportering .......................................................................................... 25
3.19 Ändringshantering............................................................................................. 25
3.20 Avvikelsehantering ............................................................................................ 25
3.21 Granskning av handlingar ................................................................................. 26
3.22 Programrapport ................................................................................................ 26
Genomförande ..................................................................................................... 29
4.1 Beställning ........................................................................................................... 29
4.2 Uppdragsgenomgång .......................................................................................... 30
4.3 Uppdatera projektplanen.................................................................................... 30
4.4 Komplettera projektorganisationen ................................................................... 31
4.5 Startmöte ............................................................................................................ 31
4.6 Ledning ................................................................................................................ 31
Version: 01
4
4.7 Tidplan................................................................................................................. 32
4.8 Ekonomi .............................................................................................................. 32
4.9 Riskhantering ...................................................................................................... 33
4.10 Arbetsmiljö ........................................................................................................ 33
4.11 Miljö .................................................................................................................. 34
4.12 Kvalitet .............................................................................................................. 34
4.13 Möten................................................................................................................ 34
4.14 Datasamordning ................................................................................................ 35
4.15 Granskning av handlingar ................................................................................. 35
4.16 Avrop/upphandling ........................................................................................... 35
4.17 Projektrapportering .......................................................................................... 36
4.18 Ändringshantering............................................................................................. 36
4.19 Besiktning .......................................................................................................... 37
4.20 Överlämning ...................................................................................................... 37
Avslut .................................................................................................................... 38
5.1 Besiktningsanmärkningar .................................................................................... 38
5.2 Dokumentation ................................................................................................... 38
5.3 Slutavstämning/avslut entreprenör .................................................................... 38
5.4 Ekonomi .............................................................................................................. 39
5.5 Erfarenhetsåterföring ......................................................................................... 39
5.6 Garantitid ............................................................................................................ 39
Revisionshistorik .......................................................................................................... 40
Version: 01
5
Inledning
Syfte
Handboken ska tillämpas vid fastighetsinvesteringsprojekt inom Landstingsservice
(LSU), den är därmed ett styrande dokument. Den beskriver arbetsgång och aktiviteter
i ett fastighetsinvesteringsprojekt. Varje projekt är unikt och kan kräva mer eller
mindre av vissa aktiviteter.
Handboken riktar sig till projektledare, projektägare och projektdeltagare.
Tillämpning
Handboken är, förutom detta inledande kapitel, indelad i kapitel som följer faserna i
landstingets fastighetsinvesteringsprocess - behovsanalys, förstudie, program och genomförande. Därutöver finns ett kapitel som beskriver hur ett projekt ska avslutas.
Handboken innehåller hänvisningar till mallar och rutiner som är tillämpliga i det enskilda avsnittet.
Det är projektledaren som ansvarar för att utförandet av det enskilda projektet följer
handboken och dess intention.
Region Uppsalas fastighetsinvesteringsprocess
Region Uppsala har en av fullmäktige beslutad fastighetsinvesteringsprocess. Denna
innebär att respektive förvaltning inför kommande års budgetprocess ska lämna uppgifter om nya investeringsbehov avseende fastighetsinvesteringar till Landstingsservice.
Landstingsservice sammanställer behoven tillsammans med redan beslutade och pågående investeringar. Regionfullmäktige fattar beslut om budget inklusive investeringsplan.
Behov som är upptagna i investeringsplanen ska beredas och beslutas enligt de faser
som beskrivs i investeringsprocessen och i denna handbok. Investeringsbehov som
uppkommer under löpande år på grund av skador eller haverier ska i första hand tas om
hand genom omprioriteringar inom befintlig investeringsplan.
Fastighetsinvesteringsprojekt
Fastighetsinvesteringsprojekt initieras av en hyresgäst, av Landstingsservice förvaltande verksamhet eller av ägaren. Behov av nya investeringar uppstår ofta på grund av
ändrade verksamhetsförutsättningar eller på grund av behov av att uppgradera eller
komplettera teknisk standard i en fastighet. Dessa behov ska planeras och hanteras i
Region Uppsalas investeringsplan enligt ovan.
Beroende på om projektet har initierats av hyresgäst (hyresgästinitierad investering) eller av fastighetsägare (fastighetsägarinitierad investering) finansieras det av hyresgästen eller av fastighetsägaren.
Beslut att starta behovsanalys och efterföljande faser i ett fastighetsinvesteringsprojekt
tas enligt Landstingsservice delegationsordning.
Version: 01
6
Projektägare
När behov har klarlagts och beställningar kommer till Landstingsservice beställer respektive fastighetsförvaltare ett projektuppdrag av projektavdelningen. Systemförvaltarna ansvarar för beställningar som rör fastighetens tekniska system.
Den som beställer ett uppdrag av projektavdelningen, d.v.s. fastighetsförvaltaren eller
systemförvaltaren, är projektägare.
Projektägarens roll:







Se till att beslut enligt landstingets delegationsordning finns innan projektet
startas
Ansvara för att projektet är finansierat
Ta fram och göra projektbeställning inklusive beskrivning av projektet, relevanta underlag, tidsramar och tilldelade medel
Godkänna projektplan, d.v.s. planeringen av projektet
Regelbundet under projektet följa upp att projektplanen följs och att projektets
ramar hålls
Ta beslut om ändringar av projektets ramar avseende tid, ekonomi och omfattning
Godkänna projektresultat
Styrgrupp
En styrgrupp tillsätts i projekt med en investeringsutgift som överstiger 10 miljoner
kronor eller i projekt med särskilt behov. Styrgruppen är projektets beslutande organ
samt säkerställer att projektet drivs i linje med uppställda mål.
Projektavdelningens uppdrag
Projektavdelningen tillhandahåller projektledare för ledning av fastighetsinvesteringsprojekt. Ledningen inom projektavdelningen utser projektledare för nya projekt. Projektledaren leder projekt. Till stöd för projektledarens arbete finns projekthandboken,
rutiner och mallar. Landstingsservice styrande dokument liksom de verksamhetskrav
som tas fram i ett projekt utgör projektkrav.
Samordning av investeringsbehov
Oavsett hur behovet av ett fastighetsinvesteringsprojekt uppstår så berör både hyresgästinitierade och fastighetsinitierade projekt Region Uppsalas fastigheter. Det är därför nödvändigt att det kontinuerligt sker en avstämning och samordning avseende behovet av att genomföra projekt i en fastighet eller i gränssnittet mellan två fastigheter.
Denna samordning mellan hyresgästinitierade och fastighetsinitierade behov ska respektive fastighetsförvaltare ansvara för.
Version: 01
7
Styrande dokument
Landstingsservice styrande dokument ska följas vid utförande av fastighetsinvesteringsprojekt. De styrande dokumenten finns samlade på regionuppsala.se/dokument.
De styrande dokumenten innehåller kravställning inom olika områden och ska följas av
alla projekt.
Projektledaren ansvarar för att projektet följer Landstingsservice styrande dokument.
Avsteg från styrande dokument ska godkännas av respektive dokumentägare.
Utöver Landstingsservice styrande dokument finns övergripande styrdokument inom
region Uppsala som all verksamhet ska följa. Av dessa ska särskilt fastighetsinvesteringsprocessen nämnas.
Avsteg från fastighetsinvesteringsprocessen (behovsanalys, förstudie, program och genomförande) kan göras om det finns särskilda skäl, tex vid utrustningshaveri. Beslut
om eventuellt avsteg tas innan projektbeställning överlämnas till projektavdelningen.
Avsteg kan endast göras efter samråd mellan avdelningschefen för den beställande avdelningen och chefen för projektavdelningen.
Dokumenthantering
Landstingsservice är en offentlig förvaltning som lyder under offentlighets- och sekretesslagen. Projektledaren ansvarar för att dokumenthanteringen inom projektet sker på
ett korrekt sätt i förhållande till lagstiftning och regler.
Följande gäller:




Projektdokument ska diarieföras eller ordnas systematiskt
Projektdokument ska sparas under G:\11 – Byggprojekt. Mall projektstruktur
ska användas.
Projektdokument som kräver extern åtkomst ska sparas på iBinder
Dokumentation från avslutade projekt sparas i arkivet
Som ett minimum ska avtal/avrop, beslut, bygglovshandlingar, slutbesiktningsprotokoll och blanketten färdig lokal diarieföras i ett projekt.
Bilagor
Bilaga 1
Bilaga 2
Bilaga 3
Bilaga 4
Bilaga 5
Tillkommande information till projekthandboken
Ordlista
Fas- och dokumentlista
Faser och skeden
Hänvisningar och kontaktuppgifter
Version: 01
8
Behovsanalys
Ett fastighetsinvesteringsprojekt startar i regel med anledning av ett förändrings- eller
ett utvecklingsbehov i en fastighet.
Hyresgästen gör beställning av en behovsanalys till respektive fastighetsförvaltare
inom LSU som beställer utförande av en behovsanalys av projektavdelningen.
Respektive systemförvaltare ansvarar för behovsanalyser inom sitt ansvarsområde genom att kontinuerligt inventera och analysera behovet av investeringar avseende fastigheternas tekniska standard.
Syfte och omfattning
Behovsanalysen ska beskriva verksamhetens behov samt om och hur det är möjligt att
tillgodose. De tekniska förutsättningarna ska beskrivas översiktligt. Möjlighet till alternativa lösningar ska grovt belysas. Behov av fördjupade utredningar ska framgå. Behovsanalysen ska ligga till grund för beslut om förstudie.
I normalfallet genomförs behovsanalysen av en funktionsplanerare i samråd med hyresgäst, projektägare och systemförvaltare för att få en snabb och översiktlig bild av
behovet och möjligheterna att tillgodose detta. Vid behov av omfattande förändringar
krävs att en mer omfattande behovsanalys utförs. Vid dessa tillfällen utses en projektledare och funktionsplaneraren ingår då i projektorganisationen.
Resultat
Behovsanalysen ska resultera i en behovsanalysrapport. Även ett preliminärt lokalprogram tas fram.
Beslut om nästa fas
Efter att projektägaren och hyresgästen har godkänt behovsanalysrapporten är nästa
steg beslut om att inleda en förstudie.
Beställning
När fastighetsförvaltaren har fått en beställning inklusive verksamhetsbeskrivning från
hyresgästen avseende lokalbehov tas beslut om att starta behovsanalys enligt LSU:s delegationsordning.
Fastighetsförvaltaren beställer därefter en behovsanalys av projektavdelningen. Beställningen ska vara komplett med diarienummer och ramar för utförandet i form av tilldelade medel och önskemål om leveranstid. Beställningen ska också innehålla en beskrivning av uppdragets omfattning inklusive verksamhetsbeskrivning.
Ledningen för projektavdelningen utser funktionsplanerare för behovsanalysen. Funktionsplaneraren fungerar i detta fall som projektledare, d.v.s. med ett helhetsansvar för
uppdraget. Funktionsplaneraren granskar beställning och bifogat underlag för att bedöma om underlaget är komplett. Om så inte är fallet, kontaktas projektägaren för
komplettering.
Version: 01
9
Platsbesök
Behovsanalysen inleds med ett platsbesök, projektägaren ansvarar för kallelsen. Deltagare är representant för verksamheten, systemförvaltare, projektägare samt projektledare/funktionsplanerare. Om projektet ska utföras i en externt ägd fastighet ska även
representant för fastighetsägaren delta.
Vid platsbesöket samordnas de uppgifter som ska tas fram till behovsanalysrapporten.
Vid behov planeras ytterligare möten in. Minnesanteckningar skrivs av funktionsplanerare.
Mall:
Behovsanalysrapport (mallen kan utgöra underlag vid platsbesök)
Minnesanteckningar
Ekonomi
Projektavdelningens verksamhetsstöd registerar tilldelade medel för aktuell fas samt år
och månad i Agresso.
Funktionsplaneraren upprättar en budget och prognos för fasen.
Funktionsplaneraren ansvarar för kostnadskontrollen i projektet och följer upp utfall
och prognos mot tilldelade medel. Avvikelser ska hanteras i samråd med projektägaren. Prognosen ska uppdateras i takt med att projektet fortskrider.
Behovsanalysrapport
Efter platsbesöket erhåller funktionsplaneraren skriftlig dokumentation från berörda
systemförvaltare. Funktionsplaneraren sammanställer behovsanalysrapporten med stöd
av underlag från hyresgäst och systemförvaltare.
För att få en uppfattning om utförande och omfattning av förstudiefasen, sker en avstämning med generalkonsulten enligt gällande projekteringsramavtal för bedömning
av tid och kostnad för medverkan i förstudiearbetet. Funktionsplaneraren sammanställer bedömningen av delkostnaderna för förstudien till en totalsumma.
Ett lokalprogram tas fram och biläggs till rapporten. Lokalprogrammet ska visa lokalbehov och sambandskrav. LSU:s utrymmesbenämningar ska användas i lokalprogrammet.
Behovsanalysrapporten lämnas för granskning till projektområdeschef och därefter till
projektägaren för godkännande och vidare hantering. Projektägaren ser till att originalrapporten diarieförs.
Mall: Behovsanalysrapport inkl. lokalprogram
Version: 01
10
Förstudie
Fastighetsförvaltare eller systemförvaltare beställer utförande av en förstudie av projektavdelningen.
En förstudie för ett hyresgästinitierat projekt baseras på genomförd behovsanalys. Om
en kostnadsuppskattning av förstudien inte tidigare tagits fram ska projektägaren, inför
att förstudieavtal med hyresgästen upprättas, uppdra åt projektavdelningen att ta fram
en kostnadsuppskattning för förstudien.
För fastighetsinitierade projekt baseras förstudien på ett inledande arbete/bedömning
som gjorts av respektive systemförvaltare.
Syfte och omfattning
Förstudien omfattar en fördjupning av de lösningsförslag som togs fram i behovsanalysen. Tekniska förutsättningar utreds för att klargöra möjligheter, hinder och risker.
Påverkan på befintliga system beskrivs. Dimensionering säkerställs och skissförslag tas
fram. Lösningsförslagen analyseras och konsekvensbeskrivs. Val av lösning föreslås.
En kostnadsuppskattning tas fram för det föreslagna alternativet. Förändrade driftskostnader, t.ex. avseende personal eller media, ska belysas.
Resultat
Förstudien ska resultera i en förstudierapport. Även ett rumsfunktionsprogram (RFP)
tas fram för respektive alternativ. Lokalprogrammet ses över och kompletteras.
Beslut om nästa fas
Efter att projektägaren och hyresgästen har godkänt förstudien är nästa steg beslut om
att inleda programarbete.
Beställning
När fastighetsförvaltaren har fått en beställning inklusive uppdaterad verksamhetsbeskrivning från hyresgästen tas beslut om att starta förstudie. Fastighetsinitierade investeringar initieras av respektive systemförvaltare och beslut tas om att starta förstudie.
Beslut tas enligt LSU:s delegationsordning.
Projektägaren beställer en förstudie av projektavdelningen. Beställningen ska vara
komplett med diarienummer, projektnummer och ramar för utförandet i form av tilldelade medel och önskemål om leveranstid. Beställningen ska också innehålla en beskrivning av uppdragets omfattning inklusive uppdaterad verksamhetsbeskrivning. Det underlag som systemförvaltaren har tagit fram innan förstudien ska biläggas förstudiebeställningen. Om förutsättningarna har förändrats mycket sedan behovsanalysen genomfördes ska en ny behovsanalys genomföras istället för att gå vidare till en förstudie.
Ledningen för projektavdelningen utser projektledare för förstudien. Projektledaren
granskar beställningen och bifogat underlag för att bedöma om underlaget är komplett
och riktigt. Om så inte är fallet, kontaktas projektägaren för komplettering.
Projektledaren granskar och analyserar underlaget inklusive tilldelade medel och påbörjar planering av uppdraget.
Version: 01
11
Uppdragsgenomgång
Projektledaren kallar projektägaren till möte för att tillsammans gå igenom uppdraget
och dess förutsättningar. Uppdragets omfattning och ramar justeras vid behov och fastställs. Projektägaren ska informera om angränsande projekt. Projektledaren dokumenterar mötet.
Mall:
Checklista uppdragsgenomgång
Minnesanteckningar
Planera projektet
Projektledaren planerar projektet och upprättar en projektplan. I planeringen ingår
bland annat att:







Bryta ned projektet i aktiviteter för att underlätta fortsatt planering, utförande
och uppföljning
Sätta samman projektorganisationen
Planera resursbehov kopplat till ingående aktiviteter
Göra en budget för ingående aktiviteter
Göra en tidplan som avspeglar ingående aktiviteter
Planera möten
Planera riskarbete och göra en första riskanalys
Tidigt i en ny projektfas är projektplanen preliminär.
Projektledaren ska involvera projektdeltagarna i planeringen av genomförande och
tidsåtgång för respektive aktivitet. Den arbetstid som bedöms för en resurs (eller grupp
av resurser) kopplat till en aktivitet ska vara överenskommen och kommunicerad med
respektive resurs. Tidsåtgången ska inte ändras om inte projektets omfattning eller krav
förändras. Varje resurs ansvarar för att hålla sig inom tilldelad tidsåtgång.
När planeringen är klar och projektplanen är komplett ska den granskas av projektområdeschef och godkännas av projektägaren. Större ändringar i projektplanen under projektets gång ska godkännas av projektägaren.
Mall:
Projektplan
Projektorganisation
Projektledaren sätter samman projektorganisationen med hänsyn till projektets innehåll, omfattning och komplexitet.
Bemanningen av ett förstudieprojekt kan förutom projektledaren bestå av t.ex.







Funktionsplanerare
Systemförvaltare
Datasamordnare
Representant från driftenheten
Utsedda representanter från verksamheten
Representant från Kultur och bildning
Utredande/projekterande/samordnande konsulter
Version: 01
12
Vid stora och/eller komplexa projekt bör en projektekonom ingå i projektgruppen.
Vid behov knyts representanter från Landstingsservice beställar- och controlleravdelning respektive transportavdelning till projektgruppen.
Projekt som i någon form omfattar medicinteknisk utrustning, sjukhusfysik, t ex strålskydd och/eller IT (datainstallation), bör kalla en representant från MSI för samordning
och konsultation.
Efter startmöte justeras projektgruppen så att den får rätt sammansättning i relation till
projektets karaktär och omfattning.
Projekterande konsulter i relevanta discipliner ropas av enligt ramavtal. Avrop föregås
av att projektledaren tar fram en uppdragsbeskrivning och konsultföretaget återkommer
med förslag till utförande och budget. Om inte omfattningen eller förutsättningarna har
förändrats sedan behovsanalysen ska kostnadsnivån som då togs fram gälla för konsultarbetet i förstudien. Avrop görs skriftligt enligt avropsmall. Undertecknat avrop diarieförs.
Mall:
Avrop konsulter
Avrop datasamordning
Startmöte
Projektledaren kallar projektgruppen och projektägaren till startmöte där projektets
bakgrund, förutsättningar och planering gås igenom. Innan mötet skickas preliminär
projektplan ut till mötesdeltagarna.
Till startmöte kallas ytterligare funktioner för att få information, men också för att
kunna bedöma om det är aktuellt med deltagande i projektgruppen:


Avdelningschef från beställar- och controlleravdelningen inom Landstingsservice
Avdelningschef från transportavdelningen inom Landstingsservice
Till startmöte för hyresgästinitierat projekt kallas även:


Lokalansvarig från beställande förvaltning
Verksamhetsansvarig projektledare från Kultur och bildning.
Minnesanteckningar ska skrivas och delges mötesdeltagare och övriga intressenter.
Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare.
Projektgruppen justeras vid behov efter mötet.
Projektplanen uppdateras efter mötet.
Mall:
Startmöte
Minnesanteckningar
Version: 01
13
Tidplan
Projektets tidplan ska förutom aktiviteter omfatta beslutspunkter och milstolpar.
Projektledaren leder fortlöpande förstudiearbetet så att tidplanen för slutleverans av
förstudierapport kan hållas. Viktiga beroenden följs upp så att insatser vid behov fokuseras på enskilda aktiviteter för att inte försena helheten.
Om avvikelse från tidplanen konstateras ska korrigerande åtgärd vidtas för att minimera konsekvensen och säkerställa att avvikelsen inte äventyrar andra aktiviteter och
därmed sluttiden för projektet.
Ändring av gällande tidplan kan beslutas endast av projektägare eller styrgrupp.
Ekonomi
Projektavdelningens verksamhetsstöd registrerar tilldelade medel för aktuell fas samt
år och månad i Agresso. De medel som tilldelats förstudiearbetet får inte överstigas.
Projektledaren upprättar en budget för fasen genom att de tilldelade medlen fördelas på
projektets olika aktiviteter och resurser. Budgeten registreras i aktuellt projektskede
och aktivitet i Agresso fördelat per år. Prognos fördelas samtidigt på samma sätt.
Projektledaren ansvarar för kostnadskontrollen i projektet och följer upp utfall och prognos mot tilldelade medel. Prognosen ska uppdateras månadsvis i takt med att projektet
fortskrider.
Vid risk för att förstudiens ekonomiska ram inte kan hållas ska projektledaren vidta åtgärder så att denna hålls. Projektägaren ska involveras i detta arbete.
I slutet av förstudieskedet, då ett lösningsförslag förordats, ska en totalprognos för investeringen upprättas dvs. en prognos för samtliga skeden trots att beslut om att gå vidare med projektet ännu inte fattats. Projektledaren registrerar prognosen i Agresso fördelat på respektive projektskede och aktivitet per år.
I totalprognosen ska även kostnader som inte är aktiverbara identifieras och beräknas.
För att säkerställa finansieringen av dessa poster särredovisas de i prognosen under rubriken kostnader. Projektledaren ska informera projektägaren och ekonomiavdelningen
då kostnader som inte kan aktiveras har identifierats.
Komponentuppdelning ska beaktas vid framtagande av kostnadsuppskattning.
Totalprognosen ska för större investeringar där tiden är lång mellan framtagande av beslutsunderlag och färdigt projekt innehålla ett index för att kompensera för den allmänna prisutvecklingen.
Mall:
Begäran om ökad tilldelning i projekt
Rutin: Kostnader anskaffningsvärde
Version: 01
14
Riskhantering
Projektledaren ansvarar för att riskarbete utförs enligt vad som fastlagts i projektplanen. Riskanalys ska genomföras regelbundet och tillräckligt ofta för att fånga upp risker tidigt och för att kunna åtgärda dessa. Under förstudien ska dels risker i förstudiefasen och dels risker avseende senare faser i projektet hanteras.
Risker ska konsekvensbedömas avseende påverkan på tidplan, budget, kvalitet, pågående fastighetsdrift, hyresgästens verksamhet och miljö. Miljörisker dokumenteras
samlat med övriga risker.
Vid genomförande av riskanalys kan dokumentet ”Möjliga risker i projekt” användas
för att underlätta riskidentifiering, se under Mall nedan.
Mall:
Möjliga risker i projekt
Bilaga 1_Processbeskrivning- Hantering av risker i projekt
Rutin: Rutin för riskhantering i projekt
Arbetsmiljö
LSU har som byggherre det grundläggande ansvaret för arbetsmiljön i alla projektfaser.
Chefen för projektavdelningen delegerar arbetsmiljöansvaret till projektledaren som innehar rollen som BAS-P under förstudiefasen. BAS-P frågor att hantera under förstudien är främst att bevaka att arbetsmiljörisker identifieras i tidigt skede.
Mall:
1.INFO om arbetsmiljödokument
Miljö
Projektledaren ansvarar för att miljöfrågor hanteras i projektet enligt LSU Miljöhandbok. Miljökrav ska uppfyllas. Miljörisker ska identifieras. Dokumentation av miljörisker hanteras samlat med övriga risker.
Miljöinventering
Vid ombyggnad eller rivning kan miljö- och/eller fuktinventering av fastigheten behöva göras, särskilt vid kända problem med arbetsmiljön.
Kvalitet
Projektledaren ansvarar för att ett systematiskt kvalitetsarbete utförs i projektet. Kvalitet i projekt kan indelas i processkvalitet och produktkvalitet.
Processkvalitet innebär att projekt leds och utförs enligt styrande dokument och rutiner
som finns inom Landstingsservice. Kvalitetssäkring utförs genom intern revision eller
granskning inom projektavdelningen.
Produktkvalitet innebär att produkten uppfyller ställda krav. Styrning och kontroll av
produktkvaliteten ska planeras och dokumenteras. I planeringen ska framgå vilka egenkontroller, granskningar, besiktningar, revisioner etc, som ska genomföras i projektet.
Version: 01
15
Möten
Projektledaren ansvarar för att möten organiseras och anpassas till förutsättningar och
behov i projektet. Mötesupplägg fastställs i projektplanen. I projektplanen ska respektive mötesforums syfte, beslutsnivå, deltagare och frekvens framgå. Exempel på mötesforum är projektledningsmöten eller specifika möten inom ett område, t.ex. teknikmöten eller verksamhetsmöten.
Minnesanteckningar ska noteras vid samtliga möten och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare
och diarieföras om de innehåller beslut.
Mall:
Startmöte
Dagordning
Minnesanteckningar
Beslutslogg
Datasamordning
Projektledaren ansvarar för att projektet levererar dokumentation enligt LSU:s kravspecifikation för teknisk dokumentation. Projektets datasamordnare ska tillse att projektörerna arbetar så att leverans enligt LSU:s krav sker. Skiss- eller projekteringsarbete
som inleds under förstudien ska utgå från ställda krav.
Projektrapportering
Projektledaren ska månadsvis uppdatera status för projektet i projektavdelningens
övergripande projektrapport.
Projektledaren ska månadsvis skriftligt rapportera status avseende ekonomi, tidplan
och omfattning/kvalitet för projektet till projektägaren.
Projektledaren ska i övrigt vid behov informera projektägaren om status i projektet
samt i frågor som påverkar projektets ramar - ekonomi, tidplan och omfattning/kvalitet.
Projektägaren ska regelbundet följa upp projektet och efterfråga projektinformation
som krävs för att styra projektet.
Mall:
Projektrapport mall
Projektrapport (excel)
Avvikelsehantering
Projektledaren ansvarar för att projektet följer LSU:s styrande dokument. Behov av att
göra avsteg från styrande dokument ska utan dröjsmål lyftas till respektive dokumentägare och godkännas av denne.
Mall:
Avsteg styrande dokument
Version: 01
16
Utredning/fördjupning av lösningsförslag
Projektledaren ser till att utredningar genomförs enligt projektplanen. Projektledaren
följer löpande upp att förstudiens omfattning motsvarar den beställning som gjorts, att
kvalitetssäkring görs av de underlag som tas fram samt att ramar i form av tidplan och
tilldelade medel hålls.
Styrande dokument inom alla discipliner utgör krav och förutsättningar för arbetet.
Lokalprogrammet ses över och kompletteras.
För att underlätta kostnadsuppskattning i lokaler med komplexa funktioner tas ett utkast till rumsfunktionsprogram (RFP) fram för varje alternativ. RFP ska redovisa de
olika rummens användning, inredning, utrustning och specifika tekniska krav. I RFP
tydliggörs fastighetsägarens respektive hyresgästens finansieringsansvar enligt gällande gränsdragningslista.
Ett första skissförslag tas fram för de olika alternativen.
Projektledaren ser till att kostnadsuppskattningar tas fram för de aktuella lösningsförslagen. Kostnadsuppskattning ska baseras på erfarenhetsvärden och nyckeltal och inkludera även byggherrekostnad och reserv för oförutsedda kostnader. De oförutsedda
kostnaderna ska avspegla projektets risker. Kostnadsuppskattning ska upprättas för
hela projektet uppdelat på återstående faser. Kostnader som inte kan aktiveras ska identifieras och tydligt lyftas fram för att säkerställa finansiering.
Totalkalkylen bör för större investeringar där tiden är lång mellan framtagande av kostnadsuppskattning i förstudie till färdigt projekt inkludera index för att kompensera för
den allmänna prisutvecklingen. Kontakta ekonomiavdelningen för vidare diskussion.
Faktorer nedan bör ligga till grund för bedömningen av om det finns behov av indexuppräkning i investeringsprojekt:



Investeringsbeloppets storlek
Tid från framtagande av kostnadsuppskattning till färdigt projekt
Bedömd kostnadsutveckling
Kostnadsuppskattningen ska redovisas uppdelat på komponenter.
Förändringar avseende driftkostnader för hyresgäst och fastighetsägare ska tydliggöras.
Mall:
Mall komponentuppdelning vid investeringsprojekt
Rutin:
Rutin för RFP
Beskrivning till RFP
Förstudierapport
Projektledaren ansvarar för att resultatet från förstudien sätts samman till en rapport.
Godkännande
Projektledaren överlämnar granskad rapport till projektområdeschef för granskning och
därefter till projektägaren för godkännande och vidare hantering.
Mall:
Förstudierapport
Version: 01
17
Program
Programfasen omfattar enligt region Uppsalas investeringsprocess både framtagande
av programhandling och systemhandling. Fastighetsförvaltare eller systemförvaltare
beställer programarbete av projektavdelningen. Arbetet ska bygga på underlag från genomförd förstudie.
Syfte och omfattning
Syftet med programfasen är att definiera slutproduktens mål, krav och egenskaper samt
att redovisa förutsättningar för projektets genomförande.
Beroende på vilken entreprenadform som blir aktuell kommer projekteringen att drivas
olika långt innan upphandling av entreprenör görs. Upphandling av utförandeentreprenad baseras på bygghandlingar medan upphandling av totalentreprenad baseras på i huvudsak beskrivningar. Totalentreprenad upphandlas under programfasen.
Resultat
Resultat från programfasen är programhandlingar och systemhandlingar. Lokalprogram
och rumsfunktionsprogram uppdateras och fördjupas vid behov.
Vid totalentreprenad tas förfrågningsunderlag fram under programfasen.
Beslut om nästa fas
Efter att projektägaren och hyresgästen har godkänt resultat från programfasen är nästa
steg beslut om genomförande.
Beställning
När fastighetsförvaltaren har fått en beställning från hyresgästen kan programarbete
starta. Programarbete för ett fastighetsinitierat projekt initieras av respektive systemförvaltare. Beslut tas enligt LSU:s delegationsordning.
Projektägaren beställer programarbete (inklusive systemhandling) av projektavdelningen. Beställningen ska vara komplett med diarienummer och ramar för utförandet i
form av tilldelade medel och önskemål om leveranstid.
Ledningen för projektavdelningen utser projektledare för programarbetet. Projektledaren granskar beställningen och bifogat underlag för att bedöma om underlaget är komplett. Om inte kontaktas projektägaren för komplettering.
Projektledaren granskar och analyserar underlaget inklusive tilldelade medel och påbörjar planering av uppdraget.
Version: 01
18
Uppdragsgenomgång
Projektledaren kallar projektägaren till möte för att tillsammans gå igenom uppdraget
och dess förutsättningar. Uppdragets omfattning och ramar justeras vid behov och fastställs. Projektägaren ska informera om angränsande projekt. Projektledaren dokumenterar mötet.
De medel som tilldelats för programarbetet får inte överstigas utan godkännande enligt
delegationsordningen.
Mall: Checklista uppdragsgenomgång
Minnesanteckningar
Uppdatera projektplanen
Projektplanen från förstudien uppdateras med nya förutsättningar och uppgifter som
ska gälla för programfasen. I planeringen ingår bland annat att:







Bryta ned projektet i aktiviteter för att underlätta fortsatt planering, utförande
och uppföljning
Sätta samman projektorganisationen
Planera resursbehov kopplat till ingående aktiviteter
Göra en budget för ingående aktiviteter
Göra en tidplan som avspeglar ingående aktiviteter
Planera möten
Planera riskarbete och göra en första riskanalys
Tidigt i en ny projektfas är projektplanen preliminär.
Projektets mål/leveranser bryts ned i aktiviteter. Nedbrytning i aktiviteter görs för att
skapa en gemensam syn på vad som ska göras i projektet samt för att kunna få ett underlag för att göra bedömningar av tider och kostnader.
Projektledaren ska involvera projektdeltagarna i planeringen av genomförande och
tidsåtgång för respektive aktivitet. Den arbetstid som bedöms för en resurs (eller grupp
av resurser) kopplat till en aktivitet ska vara överenskommen och kommunicerad med
respektive resurs. Tidsåtgången ska inte ändras om inte projektets omfattning eller krav
förändras. Varje resurs ansvarar för att hålla sig inom tilldelad tidsåtgång.
I tidplanen ska krav/önskemål som rör genomförandefasen beaktas, t ex behov av genomförandebeslut, så att tidplanen om möjligt anpassas efter detta.
När planeringen är klar och projektplanen är komplett ska den granskas av projektområdeschef och godkännas av projektägaren. Större ändringar i projektplanen under projektets gång ska godkännas av projektägaren.
Mall:
Projektplan
Version: 01
19
Komplettera projektorganisationen
Projektorganisationen sätts liksom i förstudiefasen samman med hänsyn till projektets
innehåll, omfattning och komplexitet. Samma organisation som i förstudien nyttjas om
möjligt. Projektgruppen kompletteras med resurser och kompetenser som krävs för
programmet. Säkerställ att det finns kompetens för att hantera miljö- och energifrågor.
Projektledaren delegerar arbetsuppgifter som rör byggarbetsmiljö till en särskilt utsedd
BAS-P.
Vid behov knyts resurser från LSU eller från andra förvaltningar till projektet. Vid
stora och/eller komplexa projekt bör en projektekonom ingå i projektgruppen.
Projekterande konsulter i relevanta discipliner ropas av enligt ramavtal. Avrop föregås
av att projektledaren tar fram en uppdragsbeskrivning och konsultföretaget återkommer
med förslag till utförande och budget. Om inte omfattningen eller förutsättningarna har
förändrats sedan förstudien ska kostnadsnivån som då togs fram gälla för programarbetet inklusive systemhandling. Avrop görs skriftligt enligt avropsmall. Undertecknat
avrop diarieförs.
Mall:
Avrop konsulter
Avrop datasamordning
BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare
Styrgrupp
Projektägaren ansvarar för att en styrgrupp tillsätts i projekt med en investeringsutgift
som överstiger 10 miljoner kronor eller i projekt med särskilt behov.
Styrgruppen består i normalfallet av en ordförande från den beställande avdelningen,
förvaltare/systemförvaltare, en chef från projektavdelningen samt en representant för
hyresgästens organisation. Projektledaren är föredragande.
Mall:
Projektrapport styrgrupp
Startmöte
Projektledaren kallar projektgruppen och projektägaren till startmöte där projektets
bakgrund, förutsättningar och planering gås igenom. Innan mötet skickas preliminär
projektplan ut till mötesdeltagarna.
Minnesanteckningar ska skrivas och delges mötesdeltagare och övriga intressenter.
Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare.
Projektgruppen justeras vid behov efter mötet.
Projektplanen uppdateras efter mötet och överlämnas därefter till projektområdeschef
för granskning och till projektägaren för godkännande.
Mall:
Startmöte
Minnesanteckningar
Version: 01
20
Ledning
Projektledaren leder och följer upp programarbetet för att nå projektets mål och leverera resultat. Det innebär att projektledaren fortlöpande planerar och organiserar liksom
delegerar och följer upp aktiviteter. Projektledaren hanterar ändringar och kommunicerar med projektets intressenter.
Projektledaren ska ha kontroll på vad som har presterats och hur mycket resurser (tid
och pengar) som har förbrukats jämfört med vad som planerats för att veta hur projektet ligger till.
Projektledaren hanterar beslutsfrågor inom projektets ramar. Frågor som påverkar projektets ramar i form av tilldelade medel, tidplan och omfattning/kvalitet ska lyftas till
projektägaren.
Tidplan
Projektets tidplan ska förutom aktiviteter omfatta beslutspunkter och milstolpar.
Projektledaren leder fortlöpande programarbetet i dess delar så att tidplanen för slutleverans av program- och systemhandlingar kan hållas. Viktiga beroenden följs upp så
att insatser vid behov fokuseras på enskilda aktiviteter för att inte försena helheten.
Om avvikelse från tidplanen konstateras ska korrigerande åtgärd vidtas för att minimera konsekvensen och säkerställa att avvikelsen inte äventyrar andra aktiviteter och
därmed sluttiden för projektet.
Ändring av gällande tidplan kan beslutas endast av projektägare eller styrgrupp.
Ekonomi
Projektavdelningens verksamhetsstöd registrerar tilldelade medel för aktuell fas samt
år och månad i Agresso. De medel som tilldelats projektet får inte överstigas.
Projektledaren upprättar en budget för fasen genom att de tilldelade medlen fördelas på
projektets olika aktiviteter och resurser. Budgeten registreras i Agresso i aktuellt projektskede och aktivitet per år.
Prognos för programskedet fördelas på samma sätt som budget. Prognos ska även upprättas för hela projektet dvs. för samtliga skeden trots att beslut om att gå vidare med
projektet ännu inte har fattats. Totalprognosen baseras inledningsvis på kostnadsuppskattningen från förstudien. När programarbetet är klart justeras totalprognosen med
uppgifter från senaste kalkylen. Projektledaren registrerar prognosen i Agresso fördelat
på respektive projektskede och aktivitet per år.
Prognosen ska uppdateras i Agresso vid varje nytt skede eller då ny eller mer detaljerad
information om projektet erhålls.
Projektledaren ansvarar för kostnadskontrollen i projektet och följer upp utfall och prognos mot tilldelade medel. Prognosen ska uppdateras månadsvis i takt med att projektet
fortskrider.
Vid risk för att projektets ekonomiska ram inte kan hållas ska projektledaren vidta åtgärder för att hålla denna. Projektägaren ska involveras i detta arbete.
Version: 01
21
I totalprognosen ska även kostnader som inte är aktiverbara identifieras och beräknas.
För att säkerställa finansieringen av dessa poster särredovisas de i prognosen under rubriken kostnader. Projektledaren ska informera projektägaren och ekonomiavdelningen
då kostnader som inte kan aktiveras har identifierats.
Den komponentuppdelning som gjordes i förstudien ska justeras i enlighet med senaste
kalkyl, i syfte att få ett korrekt avskrivningsunderlag och därmed ge beställaren ett korrekt underlag för finansiering.
Totalkalkylen bör för större investeringar där tiden är lång mellan framtagande av kalkyl och färdigt projekt inkludera index för att kompensera för den allmänna prisutvecklingen. Kontakta ekonomiavdelningen för vidare diskussion.
Mall:
Begäran om ökad tilldelning i projekt
Rutin: Kostnader anskaffningsvärde
Riskhantering
Projektledaren ansvarar för att riskarbete utförs enligt vad som fastlagts i projektplanen. Riskanalys ska genomföras regelbundet och tillräckligt ofta för att fånga upp risker tidigt och för att kunna åtgärda dessa. Hur ofta riskanalys behöver göras beror
främst på projektets komplexitet. Under programarbetet ska dels risker i programfasen
och dels risker avseende genomförandefasen i projektet hanteras.
Vid genomförande av riskanalys kan dokumentet ”Möjliga risker i projekt” användas
för att underlätta riskidentifiering, se under Mall nedan.
Mall:
Möjliga risker i projekt
Bilaga 1_Processbeskrivning- Hantering av risker i projekt
Rutin: Rutin för riskhantering i projekt
Arbetsmiljö
LSU har som byggherre det grundläggande ansvaret för arbetsmiljön i alla byggskeden.
LSU utser en byggarbetsmiljösamordnare för planering och projektering, BAS-P, och
delegerar arbetsuppgifterna till denne.
Projektledaren ansvarar för att BAS-P ropas av som en konsulttjänst enligt ramavtal.
Avrop görs skriftligt enligt avropsmall. Undertecknat avrop diarieförs.
BAS-P ska medverka vid planering och projektering och samordna arbetet med avseende på arbetsmiljön, så att risker fångas upp och åtgärdas samt att hänsyn tas mellan
de olika projektörerna. BAS-P ska upprätta arbetsmiljöplan.
BAS-U tar över arbetmiljösamordningen i samband med produktionsstart. BAS-U utses i samband med avrop/upphandling av entreprenör.
Som stöd för arbetsmiljöarbetet i fastighetsinvesteringsprojekt finns ett antal mallar
och underlag. Projektledaren ansvarar för att följa upp att arbetsmiljöarbetet bedrivs
enligt lagkrav och LSU:s rutiner.
Projektledaren ansvarar för att brandskyddsansvarig tillika tillståndsansvarig för heta
arbeten utses, se mall BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare. Brandskyddsansvarig
Version: 01
22
ansvarar för att personal alltid är på plats under den tid brandteknisk funktion är avstängd. Kontakt ska tas med driftcentralen dagligen för avstängning och för återställning av brandteknisk funktion. Anmälan om avstängning kan enbart göras för två
veckor i taget, dock måste anmälan kompletteras med daglig kontakt för att urdrifttagande ska ske.
Mall:
1.INFO om arbetsmiljödokument
BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare
BAS Arbetsmiljöplan_projektering_produktion
BAS Checklista egenkontroll BAS-P
BAS Checklista egenkontroller projektledare
BAS Checklista-Egenkontroll-RiskhanteringArbetsmiljö-Projektering
BAS Intyg_arbetsmiljöegenkontroll_projektering
BAS Arbetsmiljörapport
Rutin: Kompletterande rutin för brandskydd
Miljö
Projektledaren ansvarar för att miljöfrågor hanteras under programarbetet enligt LSU
Miljöhandbok. Vid behov utses en miljösamordnare.
Ett projektspecifikt miljöprogram ska upprättas. För små projekt upprättas ett förenklat
miljöprogram. Miljörisker ska fortlöpande analyseras och hanteras.
Vid nybyggnation och större ombyggnationer ska certifiering enligt Miljöbyggnad anmälas till Sweden Green building Council (SGBC), enligt rutin i Miljöhandboken.
LSU använder SundaHus som miljöhanteringssystem. Projektledaren registrerar projektet i SundaHus enligt rutin i Miljöhandboken.
Mall:
Projektspecifikt Miljöprogram
Reg sundahus
Kvalitet
Projektledaren ansvarar för att ett systematiskt kvalitetsarbete utförs i projektet. Kvalitet i projekt kan indelas i processkvalitet och produktkvalitet.
Processkvalitet innebär att projekt leds och utförs enligt styrande dokument och rutiner
som finns inom Landstingsservice. Kvalitetssäkring utförs genom intern revision eller
granskning inom projektavdelningen.
Produktkvalitet innebär att produkten uppfyller ställda krav. Styrning och kontroll av
produktkvaliteten ska planeras och dokumenteras. I planeringen ska framgå vilka egenkontroller, granskningar, besiktningar, revisioner etc, som ska genomföras i projektet.
Version: 01
23
Möten
Projektledaren ansvarar för att möten organiseras och anpassas till förutsättningar och
behov i projektet. Mötesupplägg fastställs i projektplanen. I projektplanen ska respektive mötesforums syfte, beslutsnivå, deltagare och frekvens framgå. Exempel på mötesforum är projektledningsmöten, projekteringsmöten och specifika möten inom ett område, t.ex. teknikmöten eller verksamhetsmöten.
Minnesanteckningar ska noteras vid samtliga möten och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare
och diarieföras om de innehåller beslut.
Mall:
Startmöte
Dagordning
Minnesanteckningar
Möte projektering produktion
Beslutslogg
Datasamordning
Projektledaren ansvarar för att projektet levererar dokumentation enligt LSU:s styrande
dokument. Projektets datasamordnare ska tillse att projektörerna arbetar så att leverans
enligt LSU:s krav kan efterlevas. Datasamordnaren ansvarar för att:






Mall:
Möten avseende datasamordning genomförs med projektörerna
Erforderlig dokumentation för styrning av projekteringen tas fram
Kontrollera att respektive projektör genomför egenkontroller gentemot LSU:s
krav och anvisningar
Planera och skapa förutsättningar för att utväxla digitala filer mellan parterna i
projektet
Skapa förutsättningar för att projektörerna på ett effektivt och tillförlitligt sätt
kan informera varandra och övriga parter om ändringar
Följa upp att LSU:s kravspecifikation för teknisk dokumentation följs
Avsteg styrande dokument
Avrop/upphandling
I projekt med samordningsbehov (flera discipliner) med total investeringsutgift mindre
än 3 mnkr avropas enligt ramavtal partnering.
I projekt med total investeringsutgift från 3 mnkr upp till ca 15 mnkr och som omfattar
flera discipliner och därmed har ett samordningsbehov, utförs andra konkurrensutsättning enligt ramavtal partnering.
Projekt som endast omfattar en disciplin kan avropas på ramavtal fastighetsunderhåll.
Avrop baseras vanligtvis på program- eller systemhandling.
Upphandling görs i projekt med total investeringsutgift större än 15 mnkr. Om särskild
anledning finns kan upphandling göras vid lägre investeringsutgift än 15 mnkr.
Inför upphandling av en entreprenör ska projektledaren tillse att en upphandlingsstrategi tas fram.
Version: 01
24
En upphandlingsstrategi har flera centrala komponenter: Entreprenadform, ersättningsform, upphandlingsförfarande (anbudsinfordran), anbudsutvärdering samt samverkansform. Några faktorer som starkt påverkar val av upphandlingsstrategi är marknadssituation, tidspress och projektets komplexitet och osäkerhet.
En upphandlingsstrategi bör tas fram i programfasen, innan systemhandlingsprojekteringen inleds. Projektledaren ansvarar för att förslag till upphandlingsstrategi tas fram.
Projektområdeschef ska granska strategin och beslut tas av projektägaren eller av styrgruppens ordförande om en styrgrupp har tillsatts.
Beroende på vilken entreprenadform som är mest lämpad i det enskilda projektet kommer upphandling att göras i programfasen eller i genomförandefasen. Om totalentreprenad är aktuell så kommer upphandling att ske under programfasen på beskrivningshandlingar. Vid utförandeentreprenad kommer upphandling att ske under genomförandefasen på bygghandlingar.
Genomförande av upphandling kräver särskild tidplanering. Beslut tas enligt LSU:s delegationsordning.
Upphandling och andra konkurrensutsättning genomförs med stöd av Visma Tendsign.
Mall:
Avrop partnering
Avrop avtalsentreprenör
Uppdragsbeskrivning avrop ramavtal
Bygglov och andra myndighetstillstånd
Om åtgärderna i projektet medför behov av bygglov och/eller rivningslov, ska projektledaren se till att ansökan om bygglov och/eller rivning tas fram och att de överlämnas
till byggnadsnämnden. Projektledaren utser också en kontrollansvarig (KA). Ansökningshandlingar undertecknas av projektområdeschef.
Projektledaren ansvarar för hantering av övriga eventuella myndighetstillstånd som
krävs inom projektet.
Alla startade bygglovsärenden ska skrivas in i mallen nedan, Bygglovsärenden LSU.
Mall:
Bygglovsärenden LSU
Version: 01
25
Projektrapportering
Projektledaren ska månadsvis uppdatera status för projektet i projektavdelningens
övergripande projektrapport.
Projektledaren ska månadsvis skriftligt rapportera status avseende ekonomi, tidplan
och omfattning/kvalitet för projektet till projektägaren.
Projektledaren ska i övrigt vid behov informera projektägaren om status i projektet
samt i frågor som påverkar projektets ramar - ekonomi, tidplan och omfattning/kvalitet.
Projektägaren ska regelbundet följa upp projektet och efterfråga projektinformation
som krävs för att styra projektet.
I projekt med styrgrupp ska projektledaren inför styrgruppsmöte skriva en projektrapport. Rapporten skickas till styrgruppens ordförande senast tre dagar innan styrgruppsmöte.
Mall:
Projektrapport styrgrupp
Projektrapport mall
Projektrapport (excel)
Ändringshantering
En ändring är en avvikelse från det som tidigare har beslutats avseende projektets krav
och omfattning. Den som har önskemål om en ändring avseende krav och/eller omfattning ska dokumentera ändringsbegäran skriftligt och lämna till projektledaren. Projektledaren ansvarar för att ändringsbegäran analyseras och konsekvensbedöms och att
detta sammanställs skriftligt.
Projektledaren beslutar om och genomför ändringar som inte påverkar projektets budget, tidplan eller mål. Övriga ändringar ska beslutas av projektägaren eller, om det
finns en styrgrupp, av styrgruppens ordförande. Region Uppsalas delegationsordning
styr ytterst vem som har rätt att fatta beslut om en ändring som påverkar tilldelade medel. Det är projektledarens ansvar att lyfta en ändring som ligger utanför det egna mandatet till projektägare/styrgrupp för beslut eller beredning inför beslut i annan instans.
Projektledaren ska upprätta en lista med hanterade ändringar och tillägg.
Mall:
Bilaga 1 Blankett ändringsbegäran
Bilaga 3 Ändringsliggare projekt
Rutin: Rutin för ändringshantering i projekt
Avvikelsehantering
Projektledaren ansvarar för att projektet följer LSU:s styrande dokument. Avsteg från
styrande dokument ska godkännas av respektive dokumentägare.
Mall:
Avsteg styrande dokument
Version: 01
26
Granskning av handlingar
Granskningshandling skickas till systemförvaltare och övriga funktioner som har utsetts för granskning. Granskare ska lämna granskningsutlåtande inom 10 arbetsdagar.
Om granskningsutlåtande inte har inkommit efter 10 arbetsdagar kan handlingen
stämplas som gällande handling.
Programrapport
Programhandling
Programarbetet ska definiera och redovisa mål, krav och egenskaper för projektet och
vara så detaljerad att systemhandlingsprojektering kan ta vid alternativt att upphandling/avrop av totalentreprenad kan genomföras.
I mindre projekt sammanställs programrapporten enligt den mall som har tagits fram
inom LSU. I större projekt tas mer material fram vilket normalt kräver ett annat rapportformat.
I större och/eller komplexa projekt görs en kostnadsbedömning baserad på programhandlingen innan systemhandlingsarbete tar vid. Om kostnadsbedömningen ligger
högre än den kostnadsuppskattning som gjordes i förstudiefasen, ska projektägaren besluta om huruvida besparingar i projektet ska initieras innan systemhandlingsarbetet
startar.
Programhandlingen bör omfatta följande områden:











Översiktlig beskrivning, bakgrund och mål
Verksamhetsprogram
Lokal- och rumsfunktionsprogram
Programritningar (A)
Teknikprogram
Miljöprogram
Konstprogram
Tidplan
Programkalkyl
Arbetsmiljöplan
Riskanalys
Verksamhetsprogram:
Programhandlingen ska omfatta ett verksamhetsprogram. Detta bygger på verksamhetsbeskrivningen från förstudien som ses över och kompletteras vid behov.
Lokal- och rumsfunktionsprogram:
Lokalprogram liksom rumsfunktionsprogram ses över och revideras vid behov.
Programritningar:
Programritningar (A) upprättas och ska översiktligt redovisa disposition och utformning av tomt och byggnad. Specifika behov hos verksamheten hanteras.
Teknikprogram:
Tekniskt program upprättas av respektive projekteringskonsult där så behövs. De tekniska programmen ska redovisa principer för stomuppbyggnad, installationssystem och
andra tekniska funktioner med hänsyn tagen till eventuella befintliga system.
Version: 01
27
Exempel på områden som hanteras är:











Konstruktion
VVS inkl. styr, kyla etc.
El
Säkerhet
Brand
Medicinska gaser
Ljud
Tekniska utrymmen
Geoteknik
Samordning och gränsdragning till angränsande projekt
Miljöinventering
Miljöprogram:
Ett projektspecifikt miljöprogram ska upprättas vid nyproduktion och större ombyggnad.
Gestaltningsprogram:
I större projekt bör ett projektspecifikt gestaltningsprogram tas fram för att beskriva gestaltning och kvalitet för planerade byggnader och omgivande yttre miljö.
Systemhandling
Programfasen inkluderar även framtagande av systemhandlingar för byggnad och system. Systemhandling för byggnad och dess tekniska system omfattar planlösningar,
konstruktiv utformning samt installationernas placering och utrymmesbehov.
Planlösningar ska klarläggas med avseende på sådant som har stor påverkan på byggnadens slutliga utformning. Byggnadens konstruktiva utformning ska vara i huvudsak
fastställd.
Måttsättning av element som påverkar fortsatt projektering, exempelvis balkar, pelare
och installationsstråk, ska vara redovisad.
Systemhandlingarna ska beskriva en byggnad eller del av byggnad och dess tekniska
system samt redovisa möjligheter och begränsningar med de lösningar som valts.
Systemhandlingarna ska ligga till grund för en systemkalkyl. Om systemhandlingskalkylen ligger högt i förhållande till tidigare bedömning/uppskattning, ska projektägaren
besluta om huruvida besparingar i projektet ska initieras innan genomförandebeslut kan
tas.
Kalkyler
I större projekt tas både en programkalkyl och en systemkalkyl fram. I mindre projekt
görs normalt en kalkyl baserad på systemhandlingen. Systemhandlingskalkylen baseras
på mängder.
Eventuella förenklingar och antaganden ska framgå i kalkylen. I kalkylen ska även
byggherrekostnader och reserver för oförutsedda kostnader ingå. Dessa kostnader redovisas som egna poster. De oförutsedda kostnaderna ska avspegla projektets risker. Förändrade driftskostnader, t.ex. avseende personal eller media, ska tydliggöras.
Kostnader som inte kan aktiveras ska identifieras och redovisas för att säkerställa
finansiering.
Version: 01
28
Totalkalkylen bör för större investeringar där tiden är lång mellan framtagande av kalkyl till färdigt projekt inkludera index för att kompensera för den allmänna prisutvecklingen. Kontakta ekonomiavdelningen för vidare diskussion.
Faktorer nedan bör ligga till grund för bedömningen av om det finns behov av indexuppräkning i investeringsprojekt:



Investeringsbeloppets storlek
Tid från framtagande av kalkyl till färdigt projekt
Bedömd kostnadsutveckling
Kalkylen ska redovisas uppdelat på komponenter.
Den komponentuppdelning som görs i programarbetet ska justeras i enlighet med senaste kalkyl.
Godkännande
Projektledaren överlämnar programhandling, systemhandling, kalkyl och granskningsutlåtanden till projektområdeschef för granskning och därefter till projektägaren för
godkännande och vidare hantering.
Mall:
Programrapport
Mall komponentuppdelning vid investeringsprojekt
Version: 01
29
Genomförande
Fastighetsförvaltare eller systemförvaltare beställer projektgenomförande av projektavdelningen. Arbetet ska bygga på underlag från programfasen.
Genomförandefasen omfattar bygghandlingsprojektering, produktion och överlämning.
Tidigare taget beslut om upphandlingsstrategi och entreprenadform styr när och på
vilka handlingar entreprenörer handlas upp. Vid totalentreprenad har entreprenören
handlats upp i programskedet och är den som ansvarar för projektering av bygghandlingar. Vad som anges om upphandling nedan gäller utförandeentreprenad som handlas
upp i genomförandefasen.
Syfte och omfattning
Bygghandling
Bygghandlingarna ska ge entreprenören den information som behövs för att kunna
uppfylla projektets krav vid byggproduktionen. Handlingarna ska redovisa mark, byggnad och tekniska lösningar så ingående att kvalitet, omfattning, material och utförande
framgår tydligt.
Förfrågningsunderlag (vid utförandeentreprenad)
Projekt med en totalkalkyl större än 15 miljoner kronor upphandlas i normalfallet. Förfrågningsunderlag tas fram. En upphandlare från Ledningskontoret ska delta vid upphandling.
Produktion
Produktionen omfattar inköp, bygg- och anläggningsarbeten, installation och provning
i enlighet med bygghandlingar.
Överlämning
Efter godkänd slutbesiktning överlämnas lokalen/anläggningen till projektägaren , driftenheten och hyresgästen.
Resultat
Resultat från genomförandefasen är ett ombyggt eller nybyggt objekt som har överlämnats till förvaltningsorganisationen och till hyresgästen. Till det överlämnade objektet
hör relationsritningar och drift- och skötselinstruktioner.
Beställning
Efter att fastighetsförvaltaren fått beställning från hyresgästen kan genomförandet
starta. Genomförande av fastighetsinitierade projekt startas av respektive systemförvaltare. Beslut tas enligt LSU:s delegationsordning.
Projektägaren beställer genomförande av ett projekt av projektavdelningen. Beställningen ska vara komplett med diarienummer och ramar för utförandet i form av tilldelade medel.
Version: 01
30
Ledningen för projektavdelningen utser projektledare för genomförandefasen. Projektledaren granskar beställningen och bifogat underlag för att bedöma om underlaget är
komplett. Om inte kontaktas projektägaren för komplettering.
Projektledaren påbörjar planering av uppdraget.
Uppdragsgenomgång
Efter det att projektledaren fått uppdraget ska denne granska och analysera underlaget
inklusive tilldelade medel. Därefter går projektledare och projektägare tillsammans igenom uppdraget och dess förutsättningar. Uppdragets omfattning och ramar justeras vid
behov och fastställs. Projektägaren ska informera om angränsande projekt. Projektledaren dokumenterar mötet.
De medel som tilldelats för genomförandet får inte överstigas utan godkännande enligt
delegationsordningen.
Mall:
Checklista uppdragsgenomgång
Minnesanteckningar
Uppdatera projektplanen
Projektplanen från förstudien uppdateras med nya förutsättningar och uppgifter som
ska gälla för programfasen. I planeringen ingår bland annat att:







Bryta ned projektet i aktiviteter för att underlätta fortsatt planering, utförande
och uppföljning
Sätta samman projektorganisationen
Planera resursbehov kopplat till ingående aktiviteter
Göra en budget för ingående aktiviteter
Göra en tidplan som avspeglar ingående aktiviteter
Planera möten
Planera riskarbete och göra en första riskanalys
Tidigt i en ny projektfas är projektplanen preliminär.
Projektets mål/leveranser bryts ned i aktiviteter. Nedbrytning i aktiviteter görs för att
skapa en gemensam syn på vad som ska göras i projektet samt för att kunna få ett underlag för att göra bedömningar av tider och kostnader.
Projektledaren ska involvera projektdeltagarna i planeringen av genomförande och
tidsåtgång för respektive aktivitet. Den arbetstid som bedöms för en resurs (eller grupp
av resurser) kopplat till en aktivitet ska vara överenskommen och kommunicerad med
respektive resurs. Tidsåtgången ska inte ändras om inte projektets omfattning eller krav
förändras. Varje resurs ansvarar för att hålla sig inom tilldelad tidsåtgång.
När planeringen är klar och projektplanen är komplett ska den granskas av projektområdeschef och godkännas av projektägaren. Större ändringar i projektplanen under projektets gång ska godkännas av projektägaren.
Mall:
Projektplan
Version: 01
31
Komplettera projektorganisationen
Projektorganisationen sätts liksom i tidigare faser samman med hänsyn till projektets
innehåll, omfattning och komplexitet. Samma organisation som vid programarbetet
nyttjas vid projektering i genomförandefasen.
Projektgruppen kompletteras med resurser och kompetenser som krävs för genomförandet. I större projekt bör en projektekonom delta. Driftenhetens medverkan tydliggörs.
Mall:
Avrop konsulter
Avrop drift
Avrop besiktning
Rutin: Rutin driftenhetens medverkan i projekt
Startmöte
Projektledaren kallar projektgruppen, utöver projekt- och byggledning även entreprenören, och projektägaren till startmöte där projektets bakgrund, förutsättningar och planering gås igenom. Innan mötet skickas preliminär projektplan ut till mötesdeltagarna.
Minnesanteckningar ska skrivas och delges mötesdeltagare och övriga intressenter.
Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare.
Projektgruppen justeras vid behov efter mötet.
Projektplanen uppdateras efter mötet och överlämnas därefter till projektområdeschef
för granskning och till projektägaren för godkännande.
Mall:
Startmöte
Minnesanteckningar
Ledning
Projektledaren leder och följer upp genomförandet för att nå projektets mål och leverera resultat. Det innebär att projektledaren fortlöpande planerar och organiserar liksom
delegerar och följer upp aktiviteter. Projektledaren hanterar ändringar och kommunicerar med projektets intressenter.
Projektledaren ska ha kontroll på vad som har presterats och hur mycket resurser (tid
och pengar) som har förbrukats jämfört med vad som planerats för att veta hur projektet ligger till.
Projektledaren hanterar beslutsfrågor inom projektets ramar. Frågor som påverkar projektets ramar i form av tilldelade medel, tidplan och omfattning/kvalitet ska lyftas till
projektägaren.
Version: 01
32
Tidplan
Projektets huvudtidplan ska förutom aktiviteter omfatta beslutspunkter och milstolpar.
Huvudtidplanen ska avspegla projekteringstidplanen, produktionstidplanen och andra
tillämpliga tidplaner i projektet.
Projektledaren leder fortlöpande arbetet i dess delar så att tidplanen för slutleverans
kan hållas. Viktiga beroenden följs upp så att insatser vid behov fokuseras på enskilda
aktiviteter för att inte försena helheten.
Om avvikelse från tidplanen konstateras ska korrigerande åtgärd vidtas minimera konsekvensen och säkerställa att avvikelsen inte äventyrar andra aktiviteter och därmed
sluttiden för projektet.
Ändring av gällande tidplan kan beslutas endast av projektägare eller styrgrupp.
Ekonomi
Projektavdelningens verksamhetsstöd registrerar tilldelade medel för aktuell fas samt
år och månad i Agresso. De medel som tilldelats projektet får inte överstigas.
Projektledaren upprättar en budget för fasen genom att de tilldelade medlen fördelas på
projektets olika aktiviteter och resurser. Budgeten registreras i aktuellt projektskede
och aktivitet i Agresso samt fördelat per år.
Prognos för genomförandeskedet fördelas på samma sätt som budget. Prognosen för
den kvarvarande projekttiden ska inledningsvis baseras på den kalkyl som gjorts i programarbetet. Projektledaren registrerar prognosen i Agresso fördelat på respektive projektskede och aktivitet samt fördelat per år.
Prognosen ska uppdateras i Agresso allteftersom ny och mer detaljerad information om
projektet erhålls.
Projektledaren ansvarar för kostnadskontrollen i projektet och följer upp utfall och prognos mot tilldelade medel. Prognosen ska uppdateras månadsvis i takt med att projektet
fortskrider.
Vid risk för att projektets ekonomiska ram inte kan hållas ska projektledaren vidta åtgärder för att hålla denna. Projektägaren ska involveras i detta arbete.
I totalprognosen ska även kostnader som inte är aktiverbara identifieras och beräknas.
För att säkerställa finansieringen av dessa poster särredovisas de i prognosen under rubriken kostnader. Projektledaren ska informera projektägaren och ekonomiavdelningen
då kostnader som inte kan aktiveras har identifierats.
Mall:
Begäran om ökad tilldelning i projekt
ÄTA lista
Rutin: Kostnader anskaffningsvärde
Version: 01
33
Riskhantering
Projektledaren ansvarar för att riskarbete utförs enligt vad som fastlagts i projektplanen. Riskanalys ska genomföras regelbundet och tillräckligt ofta för att fånga upp risker så tidigt som möjligt och kunna åtgärda dessa.
Vid genomförande av riskanalys kan dokumentet ”Möjliga risker i projekt” användas
för att underlätta riskidentifiering, se under Mall nedan.
Mall:
Möjliga risker i projekt
Bilaga 1_Processbeskrivning- Hantering av risker i projekt
Rutin: Rutin för riskhantering i projekt
Arbetsmiljö
LSU har som byggherre det grundläggande ansvaret för arbetsmiljön i alla byggskeden.
Projektledaren ansvarar för att följa upp att arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt lagkrav
och LSU:s rutiner.
BAS-P samordnar projekteringen med avseende på arbetsmiljön, leder riskanalysarbete
och håller arbetsmiljöplanen uppdaterad.
BAS-U tar över arbetsmiljöplanen från BAS-P vid produktionsstart och håller planen
uppdaterad. BAS-U leder arbete avseende arbetsmiljörisker, organiserar skyddsarbetet
och ser till att arbetsmiljöaspekter hanteras vid planering av arbete. BAS-U utses i samband med avrop/upphandling av entreprenör.
Som stöd för arbetsmiljöarbetet i fastighetsinvesteringsprojekt finns ett antal mallar.
Projektledaren ansvarar för att brandskyddsansvarig tillika tillståndsansvarig för heta
arbeten utses, se mall BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare. Brandskyddsansvarig
ansvarar för att personal alltid är på plats under den tid brandteknisk funktion är avstängd. Kontakt ska tas med driftcentralen varje dag före avstängning och för återställning av brandteknisk funktion. Anmälan om avstängning kan enbart göras för två
veckor i taget, dock måste anmälan kompletteras med daglig kontakt för att urdrifttagande ska ske.
Mall:
1.INFO om arbetsmiljödokument
BAS Avtal byggarbetsmiljösamordnare
BAS Arbetsmiljöplan_projektering_produktion
BAS Checklista egenkontroll BAS-P
BAS Checklista egenkontroller BAS-U
BAS Checklista egenkontroller projektledare
BAS Checklista-Egenkontroll-RiskhanteringArbetsmiljö-Projektering
BAS Intyg_arbetsmiljöegenkontroll_projektering
BAS Arbetsmiljörapport
Rutin: Kompletterande rutin för brandskydd
Version: 01
34
Miljö
Projektledaren ansvarar för att miljöfrågor hanteras under genomförandet enligt LSU
Miljöhandbok. Om en miljösamordnare har utsetts ska denne granska och godkänna
miljöplaner och slutdokumentation, projektledaren ansvarar för att detta sker.
Projektets miljöprogram ska uppdateras och följas upp löpande i projektet. Miljörisker
ska fortlöpande analyseras och hanteras.
Projektledaren säkerställer att projektet är registrerat i SundaHus.
Status för Miljöbyggnad följs upp.
Mall:
Projektspecifikt Miljöprogram
Reg sundahus
Kvalitet
Projektledaren ansvarar för att ett systematiskt kvalitetsarbete utförs i projektet. Kvalitet i projekt kan indelas i processkvalitet och produktkvalitet.
Processkvalitet innebär att projekt leds och utförs enligt styrande dokument och rutiner
som finns inom Landstingsservice. Kvalitetssäkring utförs genom intern revision eller
granskning inom projektavdelningen.
Produktkvalitet innebär att produkten uppfyller ställda krav. Styrning och kontroll av
produktkvaliteten ska planeras och dokumenteras. I planeringen ska framgå vilka egenkontroller, granskningar, besiktningar, revisioner etc, som ska genomföras i projektet.
Möten
Projektledaren ansvarar för att möten organiseras och anpassas till förutsättningar och
behov i projektet. Mötesupplägg fastställs i projektplanen. I projektplanen ska respektive mötesforums syfte, beslutsnivå, deltagare och frekvens framgå. Exempel på mötesforum är projektledningsmöten, projekteringsmöten, byggmöten och specifika möten
inom ett område, t.ex. teknikmöten eller verksamhetsmöten.
Minnesanteckningar ska noteras vid samtliga möten och delges mötesdeltagare och övriga intressenter. Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare
samt diarieföras om de innehåller beslut.
Mall:
Startmöte
Dagordning
Minnesanteckningar
Möte projektering produktion
Beslutslogg
Version: 01
35
Datasamordning
Projektledaren ansvarar för att projektet levererar dokumentation enligt LSU:s styrande
dokument. Projektets datasamordnare ska tillse att projektörerna arbetar så att leverans
enligt LSU:s krav kan efterlevas. Datasamordnaren ansvarar för att:






Mall:
Möten avseende datasamordning genomförs med projektörerna
Erforderlig dokumentation för styrning av projekteringen tas fram
Kontrollera att respektive projektör genomför egenkontroller gentemot LSU:s
krav och anvisningar
Planera och skapa förutsättningar för att utväxla digitala filer mellan parterna i
projektet
Skapa förutsättningar för att projektörerna på ett effektivt och tillförlitligt sätt
kan informera varandra och övriga parter om ändringar
Följa upp att LSU:s kravspecifikation för teknisk dokumentation följs
Leveransspecifikation
Granskning av handlingar
Granskningshandling skickas till systemförvaltare, fastighetsdokumentation och övriga
funktioner som har utsetts för granskning. Granskare ska lämna granskningsutlåtande
inom 10 arbetsdagar. Om granskningsutlåtande inte har inkommit efter 10 arbetsdagar
kan handlingen stämplas som gällande handling
Handling som ska ligga till grund för byggproduktion ska stämplas bygghandling.
I handling ska framgå vilken version av tekniska anvisningar som har använts vid projektering.
Avrop/upphandling
Avrop och andra konkurrensutsättning på befintliga ramavtal samt upphandling av totalentreprenad har normalt genomförts i programskedet baserat på program- eller
systemhandling.
Upphandling av utförandeentreprenad görs på bygghandlingar. Genomförande av upphandling kräver särskild tidplanering. Beslut avseende upphandling tas enligt LSU:s
delegationsordning.
Förfrågningsunderlag tas fram. En upphandlare från Ledningskontoret ska delta vid
upphandlingsarbetet.
Upphandling genomförs med stöd av Visma Tendsign.
När anbud har inkommit görs avstämning med upprättad kalkyl.Vid risk för att projektets ekonomiska ram inte kan hållas ska projektledaren i samråd med projektägaren
analysera möjliga åtgärder. Projektägaren tar därefter beslut om någon åtgärd ska genomföras.
Mall:
Uppdragsbeskrivning avrop ramavtal
Avrop partnering
Avrop avtalsentreprenör
Version: 01
36
Projektrapportering
Projektledaren ska månadsvis uppdatera status för projektet i projektavdelningens
övergripande projektrapport.
Projektledaren ska månadsvis skriftligt rapportera status avseende ekonomi, tidplan
och omfattning/kvalitet för projektet till projektägaren.
Projektledaren ska i övrigt vid behov informera projektägaren om status i projektet
samt i frågor som påverkar projektets ramar - ekonomi, tidplan och omfattning/kvalitet.
Projektägaren ska regelbundet följa upp projektet och efterfråga projektinformation
som krävs för att styra projektet.
I projekt med styrgrupp ska projektledaren inför styrgruppsmöte skriva en projektrapport. Rapporten skickas till styrgruppens ordförande senast tre dagar innan styrgruppsmöte.
Mall:
Projektrapport styrgrupp
Projektrapport mall
Projektrapport (excel)
Ändringshantering
En ändring är en avvikelse från det som tidigare har beslutats avseende projektets krav
och omfattning. Den som har önskemål om en ändring ska dokumentera ändringsbegäran skriftligt och lämna till projektledaren. Projektledaren ansvarar för att ändringsbegäran analyseras och konsekvensbedöms och att detta sammanställs skriftligt.
Projektledaren beslutar om och genomför ändringar som inte påverkar projektets budget, tidplan eller mål. Övriga ändringar ska beslutas av projektägaren eller, om det
finns en styrgrupp, av styrgruppens ordförande. Region Uppsalas delegationsordning
styr ytterst vem som har rätt att fatta beslut om en ändring som påverkar tilldelade medel. Det är projektledarens ansvar att lyfta en ändring som ligger utanför det egna mandatet till projektägare/styrgrupp för beslut eller beredning inför beslut i annan instans.
Projektledaren ska upprätta en lista med hanterade ändringar och tillägg.
Mall:
Bilaga 1 Blankett ändringsbegäran
Bilag 3 Ändringsliggare projekt
Rutin: Rutin för ändringshantering i projekt
Version: 01
37
Besiktning
Projektledaren ansvarar för att besiktningsorganisation avropas och att en besiktningsplan upprättas. Förbesiktningar genomförs om det är fördelaktigt eller nödvändigt.
Fastighetsförvaltare, systemförvaltare och driftenheten kallas till slutbesiktning via
mailadress [email protected].
Efter slutbesiktning hålls slutmöte där noteringar från slutbesiktning och eventuella
fortlöpande besiktningar kontrolleras och eventuella resterande anmärkningar antecknas.
Vid godkänd slutbesiktning övertar LSU ansvaret för drift och underhåll.
I små och okomplicerade projekt kan projektledaren och entreprenören tillsammans
göra en besiktning och använder sig då av mallen Besiktningsutlåtande.
Mall:
Avrop besiktning
Besiktningsutlåtande
Rutin: Rutin för besiktning
Överlämning
Överlämning ska planeras tidigt i genomförandefasen. Projektledaren ansvarar för att
upprätta och uppdatera en överlämningsplan. Detta görs i samråd med projektägaren,
fastighetsdokumentation och driftenheten. Planen ska beskriva förutsättningar för överlämningen, vilka objekt som ska överlämnas samt hur överlämningen ska utföras.
Projektledaren ska bevaka att överlämningsplanen efterlevs.
Entreprenören ska, innan entreprenaden kan godkännas, utföra föreskriven utbildning
av driftspersonal och/eller hyresgäst i enlighet med entreprenadavtal. Projektledaren
ska följa upp att entreprenören kallar till och genomför utbildning.
I samband med utbildning och överlämning ska drift- och skötselpärmar samt en digital kopia via iBinder överlämnas till fastighetsdokumentation. Projekt som inte har en
pärm i iBinder ska lämna en kopia på USB till fastighetsdokumentation.
Relationsritningar upprättas enligt kravspecifikation för utförande av teknisk dokumentation och gällande rutin för relationshandlingar och överlämnas till fastighetsdokumentation.
Entreprenadområdet lämnas efter godkänd slutbesiktning tillbaka till projektägaren.
Överlämnande till driftenheten ska ske i direkt anslutning till ett godkännande av entreprenaden då entreprenörens ansvar och försäkringar upphör vid det tillfället. Formell
överlämning till projektägaren sker vid slutmöte som projektledaren kallar till.
Mall:
Överlämningsplan
Checklista för överlämnande av projekt till drift
Rutin: Att använda överlämningsplan och checklista
Version: 01
38
Avslut
Ett projekt kan avslutas efter att överlämning till projektägare, drift och verksamhet har
skett och avslutande aktiviteter har utförts:



Dokumentation ska erhållas och sammanställas
Slutmöte ska hållas och slutreglering göras med entreprenörer
Projektets ekonomi ska slutredovisas och ekonomiskt avslut ska göras i ekonomisystemet
Besiktningsanmärkningar
Projektledaren säkerställer att kvarstående anmärkningar från slutbesiktning åtgärdas.
Dokumentation
Projektledaren kontrollerar att all dokumentation har överlämnats från entreprenören.
Projektledaren sammanställer slutdokumentation avseende miljö och fuktsäkerhet enligt miljöhandboken. Förhandsgranskad miljöbyggnadsverifiering ska inkluderas.
Projektledaren kontrollerar att relevanta projektdokument är arkiverade och diarieförda. Som ett minimum ska avtal/avrop, beslut, bygglovshandlingar, slutbesiktningsprotokoll och blanketten färdig lokal diarieföras i ett projekt.
Slutavstämning/avslut entreprenör
Projektledaren genomför slutmöte inklusive slutreglering med entreprenören.
Minnesanteckningar ska skrivas och delges mötesdeltagare och övriga intressenter.
Minnesanteckningar ska kunna nås även av externa projektdeltagare.
Mall:
Slutmöte
Slutmöte ekonomi
Minnesanteckningar
Version: 01
39
Ekonomi
Huvudregeln är att ekonomiskt avslut/delavslut ska ske i samband med att en anläggning tas i bruk eller då hyresgästen flyttar in i lokalen och hyresdebitering startar. Detta
kan ske även om projektet i övrigt inte är avslutat. Anledningen till det ekonomiska avslutet vid ibruktagande är att värdeminskning måste påbörjas vid denna tidpunkt.
I de fall alla kostnader inte har redovisats då anläggningen tas i bruk får dessa kostnader hanteras i form av en tilläggsaktivering vid ett senare tillfälle, då alla kostnaderna
redovisats på projektet. Rådgör alltid med ekonomiavdelningen när delavslut ska göras.
Projektledaren sammanställer blanketten Färdig lokal och ekonomiskt avslut av projekt
och bokar möte med projektägaren och ansvarig handläggare inom fastighetsdokumentation för signering.
Efter signering diarieförs originalet och en kopia skickas till ekonomiavdelningen för
aktivering och avslut i Agresso. Blanketterna komponentuppdelning vid investeringsprojekt och färdig lokal och ekonomiskt avslut av projekt biläggs.
Mall:
Ekonomiskt delavslut av projekt
Färdig lokal och ekonomiskt avslut av projekt
Mall komponentuppdelning vid investeringsprojekt
Erfarenhetsåterföring
Projektledaren kallar de som har varit involverade i projektet, exempelvis projektägare,
verksamhet, systemförvaltare, fastighetsdokumentation, driftenhet, konsulter och entreprenörer, till möte för erfarenhetsåterföring. Deltagare anpassas efter det enskilda projektet. Resultatet från utvärderingen dokumenteras i slutrapporten.
När projektet är avslutat ska projektledaren upprätta avslutsrapport med en sammanställning av projektets resultat och erfarenheter från projektet. Rapporten ska upprättas
senast tre månader efter det att entreprenaderna har blivit godkända.
Mall:
Erfarenhetsåterföring projekt LSU
Bilaga Erfarenhetsåterföring projekt LSU
LSU Projektutvärdering
Avslutsrapport
Garantitid
Kontaktuppgifter till entreprenörer ska framgå i överlämningsdokumentationen.
Garantibesiktning utförs före garantitidens utgång. Vid garantibesiktning kontrolleras
att alla garantianmälningar är åtgärdade. Beställaren ansvarar för kallelse till garantibesiktning.
Vid garantitidens utgång ska säkerhet återlämnas till entreprenören.
Version: 01
40
Revisionshistorik
Datum
2014-07-17
2017-01-30
Orsak till revidering
Ver.nr.
Tidigare version
Omarbetning i sin helhet av hand- 01
bokens struktur och innehåll