Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
Planerat startdatum:
2010-02-01
Planerat slutdatum:
Beställare:
Projektledare:
September 2011
Lena Kierkegaard, Hälso- och sjukvårdsdirektör, Landstingskontoret
Patrik Olsson, apotekare, SIV
Projektplan - Läkemedelsförsörjning 2011
Innehållsförteckning
1.
Bakgrund .................................................................................................... 3
2.
Mål ............................................................................................................. 3
2.1.
2.2.
Projektmål ...................................................................................... 3
Effektmål........................................................................................ 4
3.
Avgränsningar ............................................................................................ 4
4.
Förutsättningar - sammanfattning .............................................................. 4
5.
Prioritetstriangeln ....................................................................................... 6
6.
Översiktlig aktivitetsplan ........................................................................... 6
7.
Projektorganisation .................................................................................... 8
7.1.
7.2.
7.3.
7.4.
7.5.
8.
Kommunikation ....................................................................................... 10
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
9.
Beställare........................................................................................ 8
Projektledare .................................................................................. 8
Styrgrupp........................................................................................ 9
Projektgrupp ................................................................................... 9
Referensgrupp ................................................................................ 9
Kontaktpersoner ........................................................................... 10
Mötesrutiner ................................................................................. 11
Projektdokumentation .................................................................. 11
Kommunikationsplan ................................................................... 11
Leverans och överlämning vid projektslut............................................... 11
9.1.
9.2.
Leverans till beställaren ............................................................... 11
Överlämning till ordinarie verksamhet ........................................ 11
1 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
10. Tidplan ..................................................................................................... 11
11. Resursplanering........................................................................................ 12
11.1. Projektbudget ................................................................................. 12
11.2. Personella resurser ......................................................................... 12
11.3. Kostnadskalkyl………………………………………………… 13
12. Riskanalys .............................................................................................. 144
12.1. Sammanfattning ............................................................................ 144
12.2 Riskanalys ……………………………………………………………...14
13. Bilagor ………………………………………………………………. 14
14. Fastställande ........................................................................................... 144
2 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
1. Bakgrund
De nationella reglerna om läkemedelsförsörjningen till vårdenheter
förändrades den 1 september 2008. Förändringen innebar att Apoteket Farmaci
AB inte längre har kvar sin ensamrätt att, förutom landstingen, driva
sjukhusapotek. Landstinget kan välja att driva allt, eller delar av
läkemedelsförsörjningen till vården, i egen regi eller upphandla verksamheten
enligt LOU (lagen om offentlig upphandling). Även i de fall externa
leverantörer av tjänster anlitas har vårdgivaren det fulla ansvaret för
läkemedelsförsörjningen till vårdenheterna.
Sjukhusapotek betraktas som den funktion eller de aktiviteter som tillgodoser
läkemedelsförsörjningen till och inom sjukhus. Sjukhusapotek är en funktion
som därför inte behöver vara knuten till viss lokal. Detta synsätt erbjuder stora
möjligheter till förändringar inom läkemedelsförsörjningsområdet.
Landstinget Halland måste, som en följd av ovan beskrivna förändringar, ha
en strategi för en framtida läkemedelsförsörjning samt upphandla de delar som
landstinget inte avser att hantera med egna resurser.
Landstinget Halland har avtal med Apoteket Farmaci AB för
läkemedelsförsörjning och drift av sjukhusapotek som sträcker sig fram till
och med 2010. En förlängning av avtalet till 30 september 2011 inför
omställningen är förhandlad och klar.
Ett förberedande arbete som pågått under flera år samt en förstudierapport,
som togs fram under hösten 2009, ligger till grund för denna projektplan.
2. Mål
2.1. Projektmål
Förändringar i läkemedelsförsörjningen ska leda till en effektivare
läkemedelsförsörjning med ökad patientsäkerhet, kvalitet och
kostnadseffektivitet. De olika stegen i läkemedelshanteringen, från
förrådshanteringen fram till att läkemedel ordineras och ges till en patient,
innehåller olika riskmoment. Den långsiktiga målsättningen bör vara att
tillskapa patientindividuell försörjning som dominerande försörjningsform för
att minska riskerna för läkemedelsrelaterade problem.
3 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
2.2. Effektmål
Projektets förslag till försörjningslösning kommer att ge indirekta
kostnadsbesparingar beträffande minskade kvalitetsbristkostnader samtidigt
som direkta kostnader för läkemedel kan komma att minska genom ett mer
effektivt utnyttjande av upphandlingar och sortimentstyrning.
Förändringarna i läkemedelsförsörjningen leder till förbättrad styrning av
läkemedelsanvändningen samt att tillgängligheten till läkemedel förbättras.
Läkemedelsanvändningen och läkemedelshanteringen blir mer rationell. Med
en effektivare läkemedelsförsörjning frigörs resurser till annat vårdarbete.
Teknikstöd tillsammans med standardiserade rutiner ökar säkerheten vid
ordination, iordningställande och överlämnande av läkemedel. Säkerheten och
kvaliteten ökar också genom att farmaceutiska resurser tillförs den patientnära
läkemedelshanteringen.
3. Avgränsningar
Projektet omfattar inte den verksamhet som bedrivs vid öppenvårdsapotek,
såsom receptexpedition och andra tjänster mot allmänheten.
4. Förutsättningar - sammanfattning
Tidplan
Genomförandet omfattar övergång till ny modell för läkemedelsförsörjningen
och sker i tre steg. Steg ett omfattar analys och kartläggning av
läkemedelsförråd och läkemedelsbehov vid vårdenheter i Halland. Detta steg
beräknas vara klart i mars 2010. Steg två omfattar upphandling av tjänster och
förberedelsearbete för omställningen där upphandlingen förväntas vara klar
under december 2010 och förberedelserna för omställningen under våren
2011. Steg tre innebär att omställningen genomförs med slutdatum september
2011.
Personella resurser
I genomförandefasen av projektet kommer det att krävas personella resurser.
Förutom resurser för det operativa genomförandet krävs resurser för att
samordna arbetet med Västra Götaland Regionen (VGR) och för att starta
interna processer för information och planering gentemot vårdenheter i
Halland. Resurser krävs även initialt för viss förberedande omställning. För
projektet finns en projektorganisation med kontaktpersoner inom
4 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
förvaltningarna, apotekare med ansvar för delprojekt/kontakter med VGR,
ekonom, upphandlare och IT- kompetens.
Kostnader
De farmaceutiska resurser som finns i landstinget räcker inte till för att fullt ut
genomföra de förändringar som krävs. Kompletterande kompetens, även icke
farmaceutisk kompentens, behöver tillföras både på kort och lång sikt för att
fullt ut dra nytta av omställningen. Från hösten 2010 och fram till 1 oktober
2011, då nuvarande avtal med Apoteket Farmaci AB löper ut, tillkommer
kostnader för en successiv utbyggnad av organisationen för
läkemedelsförsörjningen. Redan under 2010 erfordras personella resurser.
De investeringar som krävs i IT- system och lokal försörjningsorganisation
inklusive lokaler och utrustning är att anse som självfinansierade. Detta
eftersom åtgärderna innebär en kostnadsminskning jämfört med nuvarande
helkundsavtal med Apoteket Farmaci AB samt genom hemtagning av
nyttoeffekter.
Finansiering
Under genomförandefasen 2011 bör de åtgärder som genomförs inom
respektive förvaltning vad gäller lokal försörjningsorganisation finansieras av
berörd förvaltning. Medel för detta ändamål bör tillskjutas och får hanteras i
sedvanlig budgetprocess. Medelstilldelningen kan eventuellt delvis finansieras
genom omdisponeringar. Finansieringen av nyckelpersoner inom
sjukhusapoteksfunktionen är i dagsläget klar.
De föreslagna förändringarna kommer dock efter 2011 successivt att innebära
minskade kostnader genom att nuvarande avtal med Apoteket Farmaci AB
upphör, genom utökad upphandling av läkemedel och styrning av sortiment
samt genom att resurser frigörs i sjukvårdens läkemedelshanteringsprocesser
(minskade kvalitetsbristkostnader, kassationer, kapitalbildning samt
effektivare bestälnings- och logistikprocesser).
Sammantaget bedöms den nya organisationen medföra ett årligt överskott
jämfört med i dag på ca 10 miljoner kronor. I avsnitt 11 Resursplanering
redovisas en kostnadskalkyl för de föreslagna förändringarna.
Förvaltnings- och driftförutsättningar
Ledning och styrning av läkemedelsförsörjningen är ett förvaltningsansvar.
Inom landstinget skapas en enhet för läkemedelsförsörjning till slutenvården,
tillika sjukhusapoteksfunktion, som organisatoriskt är knuten till de båda
5 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
sjukhusen. Enheten ska dels övergripande stödja Landstinget Halland i en
effektiv resursanvändning av läkemedel dels stödja läkemedeslhanteringen
lokalt i vården för effektiva vårdprocesser med hög patientsäkerhet.
5. Prioritetstriangeln
Cirkelns placering visar vad som är mest styrande i projektet: resultat,
kalendertid eller resurser.
Kalendertid
Resurser
pengar, antal, arbetstid
Resultat
funktion, kvalitet
6. Översiktlig aktivitetsplan
Modell för läkemedelsförsörjningen
Läkemedlen distribueras från ett för Halland och Västra Götaland
regiongemensamt lager. Från detta lager sker distributionen till Kungsbacka
närsjuhus, Sjukhuset i Varberg, specialistmottagningarna i Falkenberg samt till
Länssjukhuset i Halmstad. Närsjukvården och psykiatrin försörjs via
Sjukhuset i Varberg och Länssjukhuset. Inom dessa sjukhus sker
distributionen av bassortimentet direkt till ett basförråd på respektive
avdelning. För läkemedel som inte ingår i bassortimentet inrättas på respektive
sjukhus vårdnära lager med läkemedelsautomat för dygnet runt tillgänglighet.
Läkemedelsautomat finns fn endast på Sjukhuset i Varberg. Motsvarande
funktion kommer att finnas på Länssjukhuset under hösten 2010.
Läkemedelsförsörjningen ska utgå från patientspecifika behov med styrning av
varuflödet nära patienten.
Upphandling
Distributionen av läkemedel från regiongemensamt lager (RGL) upphandlas i
samarbete med VGR.
6 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
Distributionen av infusions-, dialys- och spolvätskor upphandlas eventuellt i
samarbete med VGR
Tillverkning av cytostatika och andra ex-temporeläkemedel upphandlas i
samarbete med VGR. Den geografiska placeringen av tillverkningen är fn
oklar.
Samarbetet med VGR avser också samutnyttjande av vissa farmaceutiska
specialistfunktioner som skapas i VGR.
Upphandlingen av läkemedel sker i egen regi. Denna upphandling kan dock i
framtiden även ske i samarbete med andra sjukvårdshuvudmän.
Upphandlingen av infusions-, dialys- och spolvätskor sker i egen regi.
Organisation
Inom landstinget skapas en enhet för läkemedelsförsörjning till slutenvården
med ansvar att stödja vårdens processer för en säker och effektiv
läkemedelshantering av hög kvalitet. Enheten, som anmäls till
Läkemedelsverket som Landstinget Hallands sjukhusapoteksfunktion, är
gemensam för hela länet. Enheten, som består av farmaceutisk kompetens
samt stödresurser, ska dels övergripande stödja Landstinget Halland i en
effektiv resursanvändning av läkemedel dels stödja läkemedelshanteringen
lokalt i vården för effektiva vårdprocesser med hög patientsäkerhet. Psykiatrin
och Närsjukvården nyttjar enhetens tjänster.
Enheten handhar uppgifter som är gemensamma för landstinget och de olika
förvaltningarna såsom t ex upphandling av läkemedel i egen regi,
upphandlings- och andra samarbetsfrågor med VGR, sortimentsarbete och
implementering av sortiment, avtalsuppföljning samt framtagande av rutiner
för läkemedelshantering.
På sjukhusen tillskapas även farmaceutisk kompetens med ansvar för den
lokala läkemedelshanteringen såsom påfyllning av vätskevagnar och
läkemedelsautomater. Den lokala organisationen ska arbeta vårdnära med
läkemedelsförsörjning på avdelningsnivå. Även inom närsjukvården och
psykiatrin etableras en ändamålsenlig organisation.
7 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
Befintlig strategisk läkemedelsfunktion på Landstingskontoret berörs inte i
detta sammanhang. Funktionen, som är icke operationell, arbetar nationell och
landstingsövergripande och har en stödjande och rådgivande funktion.
Övrigt
Beredning av radiofarmaka och dialysvätskor handhas i egen regi.
Projektets olika aktiviteter
Projektets olika aktiviteter kan översiktligt sammanfattas enligt nedan. Se även
tidplan p 10.
-
Analys av verksamheten
Administrativ process (planering, beslut)
Försörjningsrutiner
Kommunikation
Transportorganisation
Beställningssystem
Upphandling RGL (i samarbete med VGR)
Läkemedelsautomat LIH
Upphandling av läkemedel (i egen regi)
Sjukhusapoteksfunktion (organisation)
Gemensamma läkemedelshanteringsrutiner
Handhavandet av icke läkemedel (handelsvaror)
Läkemedelsavstämning
VAS läkemedelsmodul
Ordinationsmallar
7. Projektorganisation
7.1. Beställare
Lena Kierkegaard, hälso- och sjukvårdsdirektör, Landstingskontoret
7.2. Projektledare
Patrik Olsson, apotekare, SIV
8 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
7.3. Styrgrupp
Hälso- och sjukvårdsdirektör Lena Kierkegaard, Landstingskontoret
FC Anders Dybjer LIH/SIV
FC Kerstin Malm-Andersson, NsLH
FC Yvonne Falkenroth, PsH
Projektledare Patrik Olsson, SIV
Läkemedelschef Björn Johansson, Landstingskontoret
7.4. Projektgrupp
Patrik Olsson, apotekare, SIV, projektledare
Maria Wilhelmsson, apotekare, Landstingskontoret
Björn Johansson, läkemedelschef, Landstingskontoret
Johan Hiselius, apotekare, LIH
Kristian Samuelsson, projektsekreterare, Landstingskontoret
Anders Norrman, sjuksköterska, med avd 5A, SIV
Läkemedelsansvariga sjuksköterska LIH
Åsa Johnsson, informatör
Micael Nilsson, ekonomichef, SIV (adjungerad)
Tomas Edvardsson, upphandlingsstrateg, Landstingskontoret (adjungerad)
Maria Wilhelmsson, IT- avdelningen (adjungerad)
Sören Anderzén, logistikchef, Landstingsservice (adjungerad)
7.5. Referensgrupp
En gemensam referensgrupp med 2 representanter från vardera verksamhet:
LIH
Vesna Kocman, läkare medicinkliniken, SIV
SIV
Ann Gummesson, verksamhetchef, Kba närsjukhus
Elisabeth Bengtsson, sjuksköterska vårdavdelningen, Kba närsjukhus
Magnus Tenfelt, chefläkare, Vc Oskarström
Eva Södling, avdelningschef, Vc Åsa
Bryndis Gunnarsdottir, sjuksköterska, psykiatriska kliniken avd 19, LIH
Johan Sandelin, chöl, psykiatriska kliniken SIV
Projektorganisationen kan beskrivas i nedanstående organisationsschema.
9 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
Styrgrupp
Referensgrupp
Projektledare
Projektgrupp
Delprojekt
Delprojekt
Delprojekt
Delprojekt
Upphandling av
Läkemedelsförsörjning
Upphandling av
tillverkning
Upphandling av
läkemedel
Gemensamma
läkemedelshanterin
gsrutiner
Delprojekt
Övriga
8. Kommunikation
8.1. Kontaktpersoner
Maria Wilhelmsson, apotekare, Landstingskontoret
Björn Johansson, läkemedelschef
Patrik Olsson, apotekare SIV
Johan Hiselius, apotekare LIH
10 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
8.2. Mötesrutiner
Arbetet i projektet sker företrädesvis i projektgruppen. För vissa delar av
projektet skapas delprojekt, som rapporteras till projektgruppen.
Principiella frågor stäms regelbundet av för beslut i styrgruppen
8.3. Projektdokumentation
Projektdokumentationen finns samlad på den elektroniska
projektarbetsplatsen.
Ansvarig: Patrik Olsson
8.4. Kommunikationsplan
I kommunikationsplanen, bilaga 1, finns en mer detaljerad beskrivning av hur
kommunikationen i och om projektet ska genomföras.
9.
Leverans och överlämning vid projektslut
9.1. Leverans till beställaren
Projektet levereras till beställaren, som förankrar och föreslår underlag till
beredning och beslut i landstingsstyrelsen.
9.2. Överlämning till ordinarie verksamhet
Projektet överlämnas formellt till ordinarie verksamhet i september 2011.
10. Tidplan
Tidpunkterna avser när aktiviteten ska vara klar.
Aktivitet
Verksamhetsanalys
Kommunikation (se
kommunikationsplan)
Handelsvaror
Transportorganisation
Upphandling läkemedel
Läkemedelsautomat LIH
Gem läkemedelsrutiner
Beställningssystem
Feb
2010
Mars
2010
Apr
2010
Juni
2010
Aug
2010
Sep
2010
Dec
2010
x
x
x
x
x
x
x
11 (15)
D:\684113095.doc
Maj
2010
Feb
2011
Apr/
Juni
2011
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Upphandling RGL
Administrativ process
Läkemedelsavstämning
Försörjningsrutiner
Sjukhusapoteksfunktion
VAS
läkemedelsmodul(går fn
ej att tidssätta)
Ordinationsmallar (går fn
ej att tidssätta)
Version
7,0
x
x
x
x
x
11. Resursplanering
11.1. Projektbudget
De farmaceutiska resurser som finns i landstinget räcker inte till för att fullt ut
genomföra de förändringar som krävs. Kompletterande kompetens, även icke
farmaceutisk kompentens, behöver tillföras både på kort och lång sikt för att
fullt ut dra nytta av omställningen. Från hösten 2010 och fram till 1 oktober
2011, då nuvarande avtal med Apoteket Farmaci AB löper ut, tillkommer
kostnader för en successiv utbyggnad av organisationen för
läkemedelsförsörjningen. Redan under 2010 erfordras personella resurser.
Finansieringen 2010 sker med centrala utvecklingsmedel.
Under genomförandefasen 2011 bör de åtgärder som genomförs inom
respektive förvaltning vad gäller lokal försörjningsorganisation finansieras av
berörd förvaltning. Medel för detta ändamål bör tillskjutas och får hanteras i
sedvanlig budgetprocess. Medelstilldelningen kan eventuellt delvis finansieras
genom omdisponeringar. Finansieringen av de centrala stödresurserna inom
den övergripande sjukhusapoteksfunktionen är i dagsläget klar.
De föreslagna förändringarna kommer dock efter 2011 successivt att innebära
minskade kostnader. Sammantaget bedöms den nya organisationen medföra
ett årligt överskott jämfört med i dag på ca 10 miljoner kronor.
11.2. Personella resurser
I genomförandefasen av projektet kommer det att krävas personella resurser.
Förutom resurser för det operativa genomförandet krävs resurser för att
samordna arbetet med Västra Götaland Regionen (VGR) och för att starta
interna processer för information och planering gentemot vårdenheter i
Halland. Resurser krävs även initialt för viss förberedande omställning. För
12 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
projektet finns en projektorganisation med kontaktpersoner inom
förvaltningarna, apotekare med ansvar för delprojekt/kontakter med VGR,
ekonom, upphandlare och IT- kompetens.
11.3 Kostnadskalkyl
De beräknade kostnaderna för enheten för läkemedelsförsörjning 2010, 2011
och 2012 har sammanställts i nedanstående kalkyl.
2010
Varav
Finansierat Ofinansierat
18 020 000
Kostnad för projektet
60 000
--
60 000
Kostnad enhet för
läkemedelsförsörjning
944 000
--
944 000
7 610 000
16 140 000
18 020 000
1 004 000
19 763 000
16 278 000
19 024 000
--
12 153 000
2012
Kostnader nuvarande
avtal samt beslutade
investeringar
Totalkostnad
18 020 000
2011
--
138 000
--
Kostnader för nuvarande avtal samt beslutade investeringar avser bl a
nuvarande avtal med Apoteket Farmaci AB angående läkemedelsförsörjning
och tillverkning av bl a cytostatika samt kostnader för läkemedelsautomater på
SIV och LIH.
Kostnad för projektet avser extern inhyrd apotekarresurs.
Kostnad för enhet för läkemedelsförsörjning avser bl a
- driftkostnader för anställning av sjuksköterskor, apotekare samt
ekonom
- kostnader för avtal med tjänsteleverantörer, bl a Landstingsservice,
regiongemensamt lager i samarbete med VGR, tillverkning,
läkemedelsautomater samt beställningssystem
Minskade kostnader för läkemedelsförsörjningen
De föreslagna förändringarna kommer successivt att innebära minskade
kostnader genom ökad styrning av sortiment och genom att resurser frigörs i
sjukvårdens läkemedelshanteringsprocesser i form av minskade
kvalitetsbristkostnader, kassationer samt effektivare beställnings- och
logistikprocesser. Läkemedelsautomaterna innebär också en effektivar
läkemedelshantering.
13 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Version
7,0
2010 bedöms den nya modellen inte medföra några större
kostnadsreduceringar. 2011 har kostnadsreduktionen förstärkts och bedöms
medföra en lägre kostnad med ca 5-6 mnkr jämfört med i dag. 2012 och
framåt bedöms den årliga kostnadsreduktionen till ca 10 mnkr jämfört med i
dag.
12. Riskanalys
12.1. Sammanfattning
I genomförandefasen bedöms den största risken vara att de personella
resurserna är otillräckliga för att klara omställningen i tid. Det kan också
finnas en risk att VGR:s utveckling av IT- stöd för beställning blir försenat.
Otillräcklig kommunikation om omställningen kan även vara en riskfaktor.
12.2. Riskanalys
I riskanalysen, bilaga 2, presenteras en bedömning av riskerna utifrån
sannolikhet att de inträffar och vilken konsekvens det skulle få.
Beskriv sådant som inte tidigare har presenterats.
13. Bilagor
Bilaga 1: Kommunikationsplan
Bilaga 2: Riskanalys
14. Fastställande
Undertecknas av beställare och projektledare.
Halmstad [ÅÅÅÅ-MM-DD]
Beställare
Lena Kierkegaard
Hälso- och sjukvårdsdirektör
Landstingskontoret
Projektledare
Patrik Olsson
Apotekare
Sjukhuset i Varbereg
[Datum]
14 (15)
D:\684113095.doc
Projektplan
Datum
2010-04-13
Läkemedelsförsörjning 2011
Halmstad
[Datum]
15 (15)
D:\684113095.doc
Version
7,0
