Malmö stad
Förskoleförvaltningen
Datum
2017-05-17
Information och instruktioner inför självskattning och utvecklingsbesök
I syfte att bidra till en ökad måluppfyllelse och likvärdighet i Malmös förskolor har
förskoleförvaltningen utvecklingsenhet tagit fram ett skattningsverktyg
tillsammans med en modell för genomförande av utvecklingsbesök. I
framtagandet av besöksmodellen och dess skattningsverktyg har
referensgrupper från såväl fältet som forskarvärlden medverkat.
Den grundläggande idén är att förskolorna själva, utifrån specifika målområden i
läroplanen, genomför en självskattning eller värdering av sin verksamhet.
Förskolornas skattning speglas sedan genom en extern kollegial skattning, under
ett så kallat utvecklingsbesök. Denna text har som sitt syfte att ge de instruktioner
som förskolechefen behöver för att förskolan ska kunna genomföra
självskattningen och förbereda sig för utvecklingsbesöket. Nedan beskrivs
modellen mer utförligt.
Självskattning
Självskattningen syftar främst till att ge stöd till förskolans medarbetare och
ledning i att identifiera verksamhetens styrkor och utmaningar inom olika
läroplansområden. Den ger därmed underlag till lägesbedömningen i
kvalitetsplanen. Självskattningen ger också förskolan stöd i att identifiera behov
av fortsatta insatser inom de utvecklingsområden som förskolan arbetar med
enligt sin kvalitetsplan.
Skattningsverktyget innehåller 18 områden. Dessa områden är baserade på
förskolans läroplan, och har valts ut för att synliggöra betydelsen av olika delar i
förskolans verksamhet. Även om skattningen görs separat för de olika områdena,
betyder inte det att områdena kan ses som skilda från varandra i praktiken.
När verktyget används inför lägesbedömningen på enhetsnivå genomförs
skattningen i sin helhet. I samband med utvecklingsbesök omfattar
självskattningen sex områden, fyra som prioriterats på huvudmannanivå med
utgångspunkt i tidigare uppföljningar och aktuella gemensamma fokusområden
samt två som förskolan själv valt att prioritera i sitt systematiska kvalitetsarbete. I
de fall som förskolans egenvalda utvecklingsområden helt eller delvis
sammanfaller med de fyra övriga förvaltningsgemensamt prioriterade områdena,
finns möjlighet för förskolan att välja något ytterligare område som de vill få
belyst under besöket. Antalet områden som observeras uppgår dock maximalt till
sex utifrån självskattningsverktygets 18 områden.
2 (7)
De fyra områden som i nuläget är prioriterade från huvudmannens sida är:
1. Omsorg, relationer och samspel: Relationer är enligt forskning av
avgörande betydelse för kvaliteten i förskoleverksamheten, vilket är
anledningen till att detta område prioriterats.
2. Alla barns rätt till stöd: Detta område har prioriterats eftersom det är ett
kommunövergripande utvecklingsområde.
3. Normer och värden: Detta område (tidigare kallat
Likabehandlingsarbete) har under de tidigare kvalitetsbesöken
genomgående varit ett av de vanligaste utvecklingsområdena, och är
därför aktuellt att fortsätta belysa.
4. Projekterande och utforskande arbetssätt: Genom att prioritera detta
område i samband med utvecklingsbesöken är avsikten att få till stånd en
dialog kopplat till läroplansområdet Utveckling och lärande. Det bör
noteras att detta område handlar om mer än att arbeta i projekt, snarare
är fokus på hur förskolan arbetar för att skapa ett sammanhang i barnens
lärande, där barnens intressen, reflektioner och lärprocesser och
pedagogernas erbjudanden i form av medforskande och utmaningar
(aktiviteter och miljöer) kopplat till ett pedagogiskt innehåll bildar en
helhet.
Självskattningen kan med fördel genomföras årligen under vårterminen inför
förskolans lägesbedömning. Om förskolan valt att göra årliga självskattningar
och får ett utvecklingsbesök under vårterminen, är det förskolans ledning som tar
ställning till om de behöver tidigarelägga den årliga självskattningen. Detta för
att förskolan vid tidpunkten för besöket ska ha ett så aktuellt underlag som
möjligt avseende de sex områden som då ska skattas. Även vid andra tidpunkter
kan det bli aktuellt att förskolan gör en uppdatering av sin skattning inom de sex
aktuella områdena inför besöket. Då används resultatet från den senaste
skattningen men med eventuella kommentarer kring förändringar.
Om förskolan valt att inte genomföra årliga självskattningar ska en självskattning
inom de sex områdena alltid genomföras i nära anslutning till ett
utvecklingsbesök (före besöket). Det är då viktigt att samtliga tre steg i
skattningen följs, vilket beskrivs nedan.
1) Skattningen av arbetslagets insats görs först individuellt av samtliga
medarbetare (pedagogisk personal). Syftet är att ge varje medarbetare
möjlighet till egen förberedelse och på så sätt också likvärdiga
förutsättningar när det gäller att delta i den gemensamma reflektionen.
2) I ett andra steg gör arbetslaget en gemensam skattning i dialog med
varandra. Detta i syfte att få till stånd en kollegial reflektion över kvaliteten i
den pedagogiska verksamheten på avdelningen. Vid detta tillfälle deltar
3 (7)
förste förskollärare eller förskolechef som stöd i dialogen, genom att ställa
frågor som leder till en breddning eller fördjupning av diskussionen.
3) I ett sista steg genomförs en gemensam skattning för hela förskoleenheten av
förste förskollärare eller förskolechef samt en representant från varje
arbetslag. Syftet med den gemensamma skattningen är att öka dialogen
mellan arbetslagen och få ett helhetsperspektiv på förskoleenhetens
verksamhet.
Grundstrukturen för självskattning bör som regel följas i sin helhet. Vid årliga
självskattningar kan arbetsordningen vid behov justeras utifrån den
utvecklingsfas som förskolan befinner sig i.
Varje formulering i skattningsverktyget bedöms utifrån hur väl de uppfattas
överensstämma med ett av följande alternativ: ”Framträder otydligt i
verksamheten”, ”Framträder till viss del i verksamheten”, ”Framträder till stor del
i verksamheten” samt ”Tycks genomsyra verksamheten”. När skattningen görs
gemensamt för arbetslaget eller enheten, är dialogen kring dessa
ställningstaganden central, för att lyfta olika tolkningar och perspektiv. Om ett
arbetslag bedömt att deras arbete relaterat till ett visst påstående ”tycks
genomsyra verksamheten”, medan två andra arbetslag för samma påstående valt
alternativet ”framträder till viss del i verksamheten”, för de som genomför den
gemensamma skattningen för förskolan en dialog om hur de bedömer kvaliteten
i förskolan som helhet utifrån påståendet. Det är inte automatiskt den lägst eller
högst skattade nivån eller ett genomsnitt som fylls i, utan den reflekterande
dialogen är central.
Förskolechefen ska i god tid planera för att personalen ska hinna göra
självskattningen. Beräknad tidsåtgång är:
Individuell skattning (ca 2 h)
Arbetslag tillsammans med förskolechef/förste förskollärare (ca 3 h)
Förskolans skattning, en personal per arbetslag och
förskolechef/förste förskollärare (ca 3 h)
Utvecklingsbesök
Självskattningen är tillsammans med utvecklingsbesöket en del i det
systematiska kvalitetsarbetet på såväl huvudmannanivå som enhetsnivå.
Modellen ger stöd till enheternas utvecklingsarbete och är
kompetensutvecklande för arbetslag och observatörer. Utvecklingsbesöken
genomförs av medarbetare inom det pedagogiska utvecklingsteamet samt
specialpedagog- och psykologteamet inom respektive utbildningsområden. Även
förste förskollärare deltar i besöken, då från ett annat förskoleområde inom
utbildningsområdet i syfte att bidra till kunskaps- och erfarenhetsutbyte samt ge
möjlighet till ett utifrånperspektiv. Besöken ger möjligheter till perspektivskifte
och utmanande av olika förgivettaganden. Framförallt syftar besöken till att
förskolan ska få tillfälle att föra en fördjupad dialog med någon utifrån om den
egna pedagogiska verksamheten i syfte att främja dess utveckling. Som en del i
4 (7)
en lärande organisation samlar även observatörerna på sig inspiration och
erfarenheter från utvecklingsbesöken. Detta ger möjlighet att sprida lärdomar
mellan enheter i förvaltningen.
Ett annat syfte med utvecklingsbesöken är att ge huvudmannen ett underlag
inför lägesbedömningen på övergripande nivå.
Varje termin får fem förskoleenheter inom varje utbildningsområde besök.
Utbildningschefen utser dessa fem förskolor i samråd med förskolecheferna i
utbildningsområdets ledningsgrupp och teamledare för det pedagogiska
utvecklingsteamet. Förskolan ska senast tre månader innan besöket få besked
om datum för besök och återkoppling. Förskolechefen ska då planera in
gemensam verksamhetsutvecklingstid i nära anslutning efter återkopplingen, så
att det finns möjlighet för alla förskolans medarbetare att ta del av resultatet så
snart som möjligt.
Material som ska skickas till observatörerna
4 veckor innan utvecklingsbesöket tar den person som ansvarar för besöket
kontakt med förskolechefen och ber då om att få tillgång till följande material:
Kvalitetsplan, delrapport, kvalitetsrapport
Plan mot diskriminering och kränkande behandling
Exempel på dokumentation/dokumenterade reflektioner kring gruppens
processer/lärmiljön
Underlag för uppföljningssamtal/utvecklingssamtal
Övriga underlag för dokumentation kring enskilda barn
Material som används vid inskolning
Syftet med att dessa dokument skickas in är att observatörerna på bästa sätt ska
kunna sätta sig in i förskolans arbete.
Information till vårdnadshavare
Vårdnadshavare ska i god tid informeras om utvecklingsbesöket. Det finns ett
informationsblad om besöket att sätta upp på lämplig plats. Datum för besöket
fylls i av förskolan.
Information till barnen
Barnen bör strax innan utvecklingsbesöket förberedas på att observatörer
kommer för att besöka verksamheten. Observatörerna kan exempelvis beskrivas
som personer som är intresserade eller nyfikna på vad barn och personal gör på
förskolan. Barnen kan också förberedas på att observatörerna kommer att hålla
sig i bakgrunden och inte vara direkt delaktiga i lek och aktiviteter.
Planera inför besöksdagen
7:30 – 8:30 Rundvandring på förskolan och samtal med förskolechefen
8:30 – 15:30 Besök i verksamheten och samtal med medarbetare
Utvecklingsbesöket ska ske under en ”vanlig” dag i förskolan. Verksamheten ska
genomföras som vanligt. Om förskolan har någon utegrupp, meddela gärna
observatörerna i förväg vart gruppen kommer att bege sig under den aktuella
dagen. Likaså om det finns andra utflykter eller särskilda aktiviteter planerade
bör observatörerna på förhand informeras om detta.
5 (7)
Under besöket fördelar sig observatörerna mellan förskolans barngrupper. Alla
avdelningar får besök någon gång under dagen. Observatörerna deltar i
verksamhetens alla olika moment, men håller sig i bakgrunden. De sitter
exempelvis inte tillsammans med barn och personal under samlingar eller
måltider, och deltar inte heller i lek eller andra aktiviteter. Observatörerna
använder sig av anteckningar och foto för att dokumentera sina observationer.
De fotograferar inte barn eller personal. Personalen bör förberedas på att
observatörerna vill ta del av arbetslagens dokumentation och reflektioner om
såväl verksamheten som om enskilda barn. Observatörerna omfattas av samma
sekteress och anmälningsplikt som alla medarbetare i Förskoleförvaltningen.
Cirka 60 min behöver avsättas vid ett tillfälle under eftermiddagen för samtal
mellan observatörer och en representant per arbetslag. Detta samtal har som
syfte att observatörerna ska kunna ställa frågor om sådant som inte kan
observeras i verksamheten eller som det uppstått frågor kring. Förskolan
bestämmer själv lämplig tidpunkt för detta samtal (dock bör det ske på
eftermiddagen så att förmiddagen kan ägnas åt observationer). Förskolechefen
meddelar observatörerna tidpunkt för detta. På stora förskolor (fler än fem
avdelningar) kan samtalet komma att genomföras i två mindre grupper.
Det ska finnas ett ostört rum tillgängligt för observatörernas reflektion och lunch.
Observatörerna deltar inte i måltider tillsammans med barnen utan har med egen
mat.
Vid besöket överlämnar förskolechefen förskolans senast genomförda
självskattning inom de sex områdena till observatörerna.
Återkoppling
Återkopplingen sker som regel dagen efter utvecklingsbesöket. De som deltar är:
Observatörer
Förskolans ledning (förskolechef, biträdande förskolechef, förste
förskollärare)
Medarbetare från förskolan
Utbildningschef
Teamledare för utbildningsområdets pedagogiska utvecklingsteam
Utbildningsområdets kvalitetsanalytiker från avdelning Kvalitet och
myndighet
Förskolechefen ansvarar för att planera så att minst två (gärna flera) medarbetare
ska kunna närvara under återkopplingen. Återkopplingen äger rum i
utbildningsområdets möteslokaler.
14:00 – 15.30 Dialog kring förskolans styrkor och svagheter inom de
utvalda skattningsområdena.
15:30 – 16:00 Dialog om hur förskolans fortsatta utvecklingsprocess ska
utformas med utgångspunkt i den återkoppling som getts (förskolans
medarbetare deltar ej).
6 (7)
Vid återkopplingen förs en dialog kring det som observatörerna upplevt vara
styrkor respektive utvecklingsbehov inom de prioriterade skattningsområdena.
Som utgångspunkt för diskussionen används förskolepersonalens självskattning
tillsammans observatörernas skattning. Deltagare ansvarar själva för att föra
minnesanteckningar från återkopplingssamtalet. Förskolechefen får från
återkopplingen med sig den powerpointpresentation som visar styrkor och
utvecklingsbehov inom de sex områden som skattats.
I samband med återkopplingen är det viktigt att tänka på att den skattning som
görs med hjälp av skattningsverktyget inte handlar om att kvalitet ska ses som
ett fast värde som kan fastställas i en matris. Värdet och trovärdigheten i
skattningen ligger i den dialog som förts inom personalgruppen respektive
mellan observatörerna. Återkopplingen handlar sedan i sin tur om mötet mellan
ett inifrån och ett utifrånperspektiv, där ingen part kan sägas stå för någon
”sanning”. En skattning ska ses som en beskrivning av förskolans kvalitet vid ett
visst tillfälle. Kvalitetsarbete är en pågående process vilket gör att de
bedömningar som görs inte kan fungera som en beskrivning av förskolan över en
längre tid.
Under återkopplingens sista halvtimme deltar inte medarbetare från förskolan.
Här finns även utrymme för observatörerna att ta upp särskilda händelser de
bevittnat under besöket, som rör enskilda medarbetare och därmed inte bör tas
upp i samband med återkopplingen inom skattningsområdena.
Det är förskolechefens ansvar att föra vidare innehållet i återkopplingen till övriga
medarbetare på förskolan. Detta sker på det förskolegemensamma
verksamhetsutvecklingsmöte som planerats in i nära anslutning till
återkopplingen. Det är en god idé att förskolechefen tillsammans med förskolans
övriga ledning och de medarbetare som ska delta i återkopplingen redan i förväg
diskuterar hur de ska förhålla sig till eventuella frågor om återkopplingens
innehåll som de får innan det gemensamma verksamhetsutvecklingsmötet.
Utvecklingsarbete och uppföljning
Den återkoppling som förskolan får efter utvecklingsbesöket fungerar som en
input till förskolans systematiska kvalitetsarbete. Förskolechef formulerar
tillsammans med sin ledningsgrupp och sina medarbetare, samt i dialog med
utbildningschefen, hur det som observerats och diskuterats under återkopplingen
bör beaktas i kommande kvalitetsplan.
Självskattningen och utvecklingsbesöket bör ses som en del i ett kontinuerligt
utvecklingsarbete. Detta utvecklingsarbete ansvarar förskolechefen för, med
stöd av biträdande förskolechef och förste förskollärare. Även utbildningschef
samt teamledarna för pedagogiskt utvecklingsteam och specialpedagog- och
psykologteam kan utgöra stöd i denna process.
Information till vårdnadshavare efter utvecklingsbesöket
När utvecklingsbesöket genomförts kommer vårdnadshavare och eventuellt
andra vara intresserade av resultatet. Det är då viktigt att vara tydlig på följande
punkter:
7 (7)
Lägg vikt vid kopplingen till förskolans egen självskattning och det egna
systematiska kvalitetsarbetet.
Fokusera på allmänna styrkor och utvecklingsbehov, snarare än specifika
bedömningar i skattningsverktyget.
Betona att kvalitetsarbete är en process, och att självskattningen och
utvecklingsbesöket är en del i denna process där förskolan har möjlighet
att ingå i dialog med utomstående kring förskolans kvalitet.
Kvalitetsbesöket är ingen granskning eller kontroll i den betydelsen att
observatörerna kommer till förskolan för att ”mäta” kvaliteten.
Skattningen ger dessutom en bild av nuläget och säger mindre om den
utvecklingsprocess som förskolan är inne i. Den informationen måste
förskolan själva lägga till i dialogen med intresserade vårdnadshavare.
