PM 2014-12-07
Per Lilliehorn
Power Point-presentationer
Några korta råd som stöd för hur ni kan lägga upp era PP-presentationer. Råden kommer från
Microsofts ” Tips om hur du skapar en effektiv presentation”
Tips
Information
Använd så få bilder som möjligt!
Om du vill fokusera på budskapet och bibehålla
åhörarnas uppmärksamhet och intresse genom hela
presentationen bör du minska antalet bilder till ett
minimum.
Välj ett teckensnitt som åhörarna kan läsa
tydligt även på långt håll!
Med rätt teckensnitt, t.ex. Helvetica eller Arial, blir
budskapet tydligt. Undvik täta teckensnitt, t.ex.
Arial Narrow, och teckensnitt med tillsnyggade
kanter, som Times.
Mer information om hur du kan använda
fördesignade temateckensnitt i presentationer finns
i Allt om teman, snabbformat, cellformat och
bakgrundsformat.
Temateckensnitt = En uppsättning större och
mindre teckensnitt som används i en fil.
Temateckensnitt, temafärger och temaeffekter
utgör ett tema.
Gör texten enkel och överskådlig med hjälp
av punktlistor och korta meningar.
Använd punkter eller korta meningar på maximalt
en rad, utan figursättning.
Publiken ska ju lyssna på det du säger och inte bara
läsa på skärmen.
Vissa projektorer skär av bilderna i kanten och kapar
därför långa meningar.
Ta bort artiklar som "en" och "ett" om du vill minska
antalet ord per rad.
Använd grafik för att tydliggöra budskapet!
Ta grafik till hjälp i ditt framförande men
överbelasta inte bilderna med grafik.
Gör etiketterna för diagram och grafik
begripliga!
Använd bara så mycket text att etikettelementen i
diagrammet blir begripliga.
Använd diskreta bildbakgrunder på ett
konsekvent sätt!
Välj en tilltalande malloch använd det konsekvent.
Du vill ju inte att bakgrunden eller designen ska dra
publikens uppmärksamhet från budskapet.
Mer information om hur du använder teman finns i
Använda och anpassa dokumentteman.
Använd kontrasterande bakgrundsfärg och
textfärg!
När du använder temanställs kontrasten mellan en
ljus bakgrund med mörk text och en mörk bakgrund
med ljus text automatiskt in.
Mer information om hur du använder teman när du
automatiskt vill ställa in visuellt tilltalande
kontraster finns i Allt om teman, snabbformat,
cellformat och bakgrundsformat.
Kontrollera stavning och Grammatik!
Om du vill vinna och behålla publikens respekt bör
du alltid kontrollera stavningen och grammatiken i
presentationen. Särskrivning är förbjudet!
Kom i god tid och kontrollera att all
utrustning fungerar!
Kontrollera att all utrustning är ansluten och igång.
Förutsätt inte att presentationen kommer
att fungera på en annan dator!
Diskfel, programvaruversioner som inte fungerar
tillsammans, brist på hårddiskutrymme, för lite
minne och många andra faktorer kan förstöra
presentationen.
Är du osäker kan det vara bra att omvandla
presentationen till en pdf-fil.
Om du ska visa presentationen från en annan
dator än din egen måste du kontrollera att det
finns tillräckligt mycket ledigt diskutrymme på
datorn så att du inte tvingas visa presentationen
från en CD.
Stäng av eventuella skärmsläckare och kontrollera
att du har de filer och programvaruversioner som
du behöver, t.ex. av Microsoft Office PowerPoint.
Kontrollera att projektorn har samma
upplösning som datorn där du skapade
presentationen!
Om upplösningen inte är densamma kan bilderna
kapas och andra visningsproblem uppstå.
Stäng av din skärmsläckare!
Rikta publikens uppmärksamhet mot
presentationens innehåll.
Kontrollera alla färger på projektorskärmen
innan du börjar presentationen!
Färgerna kan visas på ett annat sätt där än på
bildskärmen.
Be åhörarna vänta med frågor tills efter
presentationen.
Frågor är ett gott tecken på att lyssnarna är
engagerade och på att din presentation går hem.
Men om frågorna ställs på slutet kan du
genomföra presentationen utan att bli avbruten.
Frågor som ställs tidigt besvaras dessutom ofta i
efterföljande bilder i presentationen.
Undvik att flytta pekaren i onödan!.
När du inte använder pekaren bör du ta bort
handen från musen så att du inte omedvetet
flyttar pekaren, vilket kan distrahera publiken.
Läs inte upp presentationen!
Öva på att hålla presentationen så att du kan tala
utifrån punktlistor. Texten ska fungera som ett
stöd för presentatören och inte vara det
fullständiga budskapet för publiken.
Håll tiden!
Om du har planerat att presentationen ska ta en
viss tid bör du inte överskrida denna. Om det inte
finns någon tidsgräns bör presentationen hellre
vara för kort än för lång, så att åhörarna förblir
engagerade genom hela presentationen.
Ge akt på publikens reaktioner!
Varje gång du visar en presentation bör du ge akt
på publikens reaktioner. Om du märker att
lyssnarna koncentrerar sig mycket på bildspelet
kan det bero på att bilderna innehåller för mycket
information, eller på att de är tvetydiga eller
förvirrande på något annat sätt. Använd det du
lägger märke till för att förbättra dina framtida
presentationer.
