PM 2009-11-11
Per Lilliehorn
Power Point-presentationer
Några korta råd som stöd för hur ni kan lägga upp era PP-presentationer. Råden kommer från
Microsofts ” Tips om hur du skapar en effektiv presentation”
Tips
Information
Använd så få bilder som möjligt.
Om du vill fokusera på budskapet och bibehålla
åhörarnas uppmärksamhet och intresse genom
hela presentationen bör du minska antalet bilder
till ett minimum.
Välj ett teckensnitt som åhörarna kan läsa
tydligt även på långt håll.
Med rätt teckensnitt, t.ex. Helvetica eller Arial, blir
budskapet tydligt. Undvik täta teckensnitt, t.ex.
Arial Narrow, och teckensnitt med tillsnyggade
kanter, som Times.
Mer information om hur du kan använda
fördesignade temateckensnitt i presentationer
finns i Allt om teman, snabbformat, cellformat och
bakgrundsformat.
Välj en teckenstorlek som åhörarna kan läsa
tydligt även på långt håll.
OBS!
Samma storlek på texten på alla bilder!
Välj t ex 28 punkter på brödtexten!
Max 7 raders text på varje bild!
Med rätt teckenstorlek blir budskapet tydligt.
OBS! Följande mått visar teckenstorleken på
bildskärmen, inte projicerade på en skärm för
publiken i helskärmsläge. Om du vill aktivera
helskärmsläge klickar du på Bildspel i gruppen
Presentationsvyer på fliken Visa.
En bokstav på 2,5 cm är läsbar på cirka 3 m avstånd.
En bokstav på 5 cm är läsbar på cirka 6,5 m avstånd.
En bokstav på 7,5 cm är läsbar på cirka 10 m avstånd.
Mer information om hur du kan använda fördesignade temateckensnitt i presentationer finns i
Allt om teman, snabbformat, cellformat och
bakgrundsformat.
Gör texten enkel och överskådlig med hjälp
av punktlistor och korta meningar.
Använd punkter eller korta meningar på maximalt
en rad, utan figursättning.
Publiken ska ju lyssna på det du säger och inte
bara läsa på skärmen.
Vissa projektorer skär av bilderna i kanten och
kapar därför långa meningar.
Ta bort artiklar som "en" och "ett" om du vill
minska antalet ord per rad.
Använd grafik för att tydliggöra budskapet.
Ta grafik till hjälp i ditt framförande men
överbelasta inte bilderna med grafik.
Gör etiketterna för diagram och grafik
begripliga.
Använd bara så mycket text att etikettelementen i
diagrammet blir begripliga.
Använd diskreta bildbakgrunder på ett
konsekvent sätt.
Välj en tilltalande mall eller ett tema som inte är
alltför iögonenfallande och använd det
konsekvent. Du vill ju inte att bakgrunden eller
designen ska dra publikens uppmärksamhet från
budskapet.
Mer information om hur du använder teman finns
i Använda och anpassa dokumentteman.
Använd kontrasterande bakgrundsfärg och
textfärg.
När du använder teman ställs kontrasten mellan
en ljus bakgrund med mörk text och en mörk
bakgrund med ljus text automatiskt in.
Mer information om hur du använder teman när
du automatiskt vill ställa in visuellt tilltalande
kontraster finns i Allt om teman, snabbformat,
cellformat och bakgrundsformat.
Kontrollera stavning och grammatik.
Om du vill vinna och behålla publikens respekt bör
du alltid kontrollera stavningen och grammatiken i
presentationen.
Kom i god tid och kontrollera att all
utrustning fungerar.
Kontrollera att all utrustning är ansluten och igång.
Förutsätt inte att presentationen kommer
att fungera på en annan dator.
Är du osäker kan det vara bra att omvandla
presentationen till en pdf-fil.
Diskfel, programvaruversioner som inte fungerar
tillsammans, brist på hårddiskutrymme, för lite
minne och många andra faktorer kan förstöra
presentationen.
Om du ska visa presentationen från en annan
dator än din egen måste du kontrollera att det
finns tillräckligt mycket ledigt diskutrymme på
datorn så att du inte tvingas visa presentationen
från en CD.
Stäng av eventuella skärmsläckare och kontrollera
att du har de filer och programvaruversioner som
du behöver, t.ex. av Microsoft Office PowerPoint.
Information om hur du kontrollerar att alla filer
kommer med när du kopierar dem till en CD eller
en nätverksenhet och tar med dem till
presentationslokalen finns i Kopiera en
presentation till en CD, ett nätverk eller en lokal
diskenhet.
Kontrollera att projektorn har samma
upplösning som datorn där du skapade
presentationen.
Om upplösningen inte är densamma kan bilderna
kapas och andra visningsproblem uppstå.
Stäng av din skärmsläckare.
Rikta publikens uppmärksamhet mot
presentationens innehåll.
Kontrollera alla färger på projektorskärmen
innan du börjar presentationen.
Färgerna kan visas på ett annat sätt där än på
bildskärmen.
Be åhörarna vänta med frågor tills efter
presentationen.
Frågor är ett gott tecken på att lyssnarna är
engagerade och på att din presentation går hem.
Men om frågorna ställs på slutet kan du
genomföra presentationen utan att bli avbruten.
Frågor som ställs tidigt besvaras dessutom ofta i
efterföljande bilder i presentationen.
Undvik att flytta pekaren i onödan.
När du inte använder pekaren bör du ta bort
handen från musen så att du inte omedvetet
flyttar pekaren, vilket kan distrahera publiken.
Läs inte upp presentationen.
Öva på att hålla presentationen så att du kan tala
utifrån punktlistor. Texten ska fungera som ett
stöd för presentatören och inte vara det
fullständiga budskapet för publiken.
Håll tiden!
Om du har planerat att presentationen ska ta en
viss tid bör du inte överskrida denna. Om det inte
finns någon tidsgräns bör presentationen hellre
vara för kort än för lång, så att åhörarna förblir
engagerade genom hela presentationen.
Ge akt på publikens reaktioner.
Varje gång du visar en presentation bör du ge akt
på publikens reaktioner. Om du märker att
lyssnarna koncentrerar sig mycket på bildspelet
kan det bero på att bilderna innehåller för mycket
information, eller på att de är tvetydiga eller
förvirrande på något annat sätt. Använd det du
lägger märke till för att förbättra dina framtida
presentationer.
