PERSONALHANDBOK
Flik D
Personalpolitiskt styrdokument
KF § 41/2007-02-26
1(8)
1. ARBETSMILJÖ
Förutsättningar
Strängnäs kommun ska bl. a. genom samverkan med de anställda erbjuda en god
arbetsmiljö. En god arbetsmiljö som medger inflytande, delaktighet, medansvar och
utveckling för de anställda är en strategisk fråga för att öka effektivitet, produktivitet
och trivsel i kommunen.
Lagar, avtal, Arbetsmiljöverkets råd och föreskrifter anger minsta godtagbara
standard. Strängnäs kommun ska eftersträva en god arbetsmiljö. Arbetsmiljö- och
medbestämmandefrågorna är naturliga delar av den löpande verksamheten.
Varje medarbetare ska beredas möjlighet att ha inflytande över och ta ansvar för sin
arbetsmiljö. Varje chef har ansvar för sina medarbetares arbetsmiljö. Kommunchefen
är ytterst ansvarig för arbetsmiljön.
Aktiva friskvårdsinsatser, anpassade till de olika verksamheternas krav, ska
förebygga uppkomsten av ohälsa och olycksfall i arbetet.
Strategi:
Tydliga mål för verksamheten med resultatkrav, uppföljning och utvärdering.
En väl fungerande arbetsorganisation med konsekvent och tydlig delegering av
uppgifter och befogenheter.
En på alla nivåer väl motiverad ledning med helhetssyn på verksamhet, och
organisation.
Ett samverkanssystem mellan personal och ledning anpassad till organisation
och beslutsnivåer i enlighet med kommunens avtal om samverkan.
Ett drogfritt och öppet arbetsklimat som präglas av ansvar och omsorg mellan
arbetskamrater och ett konsekvent och målinriktat systematiskt
arbetsmiljöarbete.
Kompletterande dokument
Friskvårdspolicy
Rehabiliteringspolicy
Drogpolicy
Handlingsprogram mot kränkande särbehandling
Arbetsmiljöverkets författningssamling via Intranät (Cd-rom)
Checklistor till stöd för cheferna
Trafiksäkerhetspolicy
1
PERSONALHANDBOK
Flik D
2. SAMVERKAN - MEDBESTÄMMANDE
Förutsättningar:
Utvecklingen under 1980-talet medförde ett växande behov av nya samverkansformer mellan arbetsgivare och arbetstagare. Nya lednings- och organisationsprinciper gav nya förutsättningar. Medbestämmande och arbetsmiljö blev naturliga
delar av den löpande verksamheten. De centrala parterna ingick 1992 ett avtal ”Utveckling-92”, i vilket parterna uttryckte sin samsyn rörande vikten av samverkan.
Som en följd av U-92-avtalet, slöts 1998 lokala samverkansavtal mellan parterna i
Strängnäs kommun. 2005 kom ett nytt centralt avtal FAS 05 som bygger på U 92 och
K 93 (Kompetens 93).
Strategi:
En konsekvent delegering av befogenheter och arbetsuppgifter skapar
förutsättningar för ansvarstagande, inflytande, delaktighet och utveckling.
Samverkan förutsätter en diskussion mellan arbetsgivaren, de anställda och
deras fackliga företrädare om verksamhet, måluppfyllelse och resurser.
Samverkanssystemet, som bygger på en integration mellan arbetsmiljö,
medbestämmande och verksamhetsfrågor ska underlätta samverkan mellan
parterna och öka de anställdas möjlighet till delaktighet.
Medarbetarsamtal och arbetsplatsträffar är den viktigaste formen för delaktighet
mellan anställd och arbetsledare. Därför ska varje anställd årligen, om inte annat
överenskommes, tillförsäkras ett medarbetarsamtal med sin närmaste chef.
Att partsammansatt grupp genomför kontinuerliga uppföljningar av hur
samverkansavtalet fungerar.
Förslagsverksamheten är en integrerad del av samverkanssystemet.
Kompletterande dokument
Riktlinjer för förslagsverksamhet
Samverkansavtal med bilagor (mallar för förhandlingsprotokoll och kallelse)
2
PERSONALHANDBOK
Flik D
3. CHEF- OCH LEDARSKAP
Förutsättningar:
Varje chef är representant för arbetsgivaren.
Chefskap innebär övergripande ansvar för verksamheten i enlighet med givna mål
och ramar.
Strategi:
Chefskap kännetecknas av en förmåga att initiera, samordna och följa upp
verksamheten.
Varje chef har ansvar för att aktivt kommunicera visioner, mål och att verka för ett
jämställt arbetsliv.
I chefskapet ingår ett ansvar för att årligen, om inte annat överenskommes,
genomföra medarbetarsamtal enskilt.
I chefskapet ingår ett ansvar att utveckla samverkansformer i enlighet med mål
och syfte i samverkansavtalet.
Chefer ska genom olika utvecklingsinsatser stödjas i sin roll.
Mentorskap och nätverk kan inrättas för att stödja cheferna.
I chefskapet ingår ett ansvar för att hålla avgångssamtal med personal som slutar
sin anställning.
Kompletterande dokument
Medarbetarpolicy
3
PERSONALHANDBOK
Flik D
4. PERSONALFÖRSÖRJNING - UTVECKLING
Förutsättningar
Kommunen är en stor kunskaps- och serviceproducent och har därmed en mycket
personalintensiv verksamhet. Strängnäs kommun är den största arbetsgivaren inom
kommunen med ca 2000 anställda. Personalkostnaderna utgör ca 2/3 av de löpande
kostnaderna. Kommunens anställda har god kompetens genom utbildning och
erfarenhet. Många av de anställda har högskolekompetens. Personalomsättningen
är låg, medelåldern bland de anställda är hög och tenderar att stiga. Detta ställer
stora krav på kommunen som arbetsgivare när det gäller kompetensutveckling och
på personalen när det gäller flexibilitet, förändringsvilja och serviceinriktning.
Stora pensionsavgångar inom framtiden kommer också att innebära ett stort
rekryteringsbehov vilket kräver en långsiktig planering och strategi för detta.
Strategi:
En aktiv personalplanering med riktade utvecklings- och rekryteringsinsatser är
nödvändig med tanke på kommande personalbehov. Allas kompetens, kapacitet och
engagemang ska användas. Uppföljning av verksamheten är viktig för den fortsatta
utvecklingen
Särskild uppmärksamhet måste riktas på aktiv marknadsföring inom bristområden.
All extern rekrytering samordnas via personalkontoret.
I den decentraliserade organisation som kommunen utvecklar ställs stora krav på
personal- och kompetensutveckling. Organisationsstrukturen ska därför ge chefer
möjlighet att fungera i sin roll. En chef ska därför inte ha för många underställda
Varje kontor ska kontinuerligt arbeta med planer rörande personal- och
kompetensbehov.
Dessa planer ska vara ett naturligt inslag i verksamhetsplaneringen
För att i största möjliga mån kunna erbjuda anställningar som ger medarbetare en
skälig möjlighet till försörjning, bör arbetsgivaren tillskapa ett större antal
heltidsbefattningar.
4
PERSONALHANDBOK
Flik D
5. JÄMSTÄLLDHET- MOTVERKA DISKRIMINERING
Förutsättningar:
Kommunens anställda består till 80 % av kvinnor. I kommunförvaltningens
ledningsgrupp är kvinnorna i minoritet. Få kvinnor är anställda inom ”icketraditionella” yrkesområden. Få män är också anställda inom ”icke-traditionella”
yrkesområden.
I organisationen har kvinnor ofta deltidsanställningar. Bland personalen finns relativt
få personer som är födda utom Sverige. Kommunstyrelsens personalutskott har
övergripande ansvar för frågor om jämställdhet och etnisk mångfald samt för att
motverka diskriminering i kommunens organisation p g a funktionshinder och sexuell
läggning.
Något om varje chefs ansvar:
Kommunerna har en viktig roll som föregångare i mångfaldsarbetet både som
föredöme för samhället som helhet och för att bidra till ökad stabilitet och tillväxt.
En organisation som speglar befolkningens sammansättning får dessutom större
legitimitet i sitt arbete.
Kommunen ska i sitt rekryteringsarbete särskilt uppmärksamma områden som ur
jämställdhetssynpunkt och mångfaldsperspektiv är snedfördelade.
Kommunen ska behandla kvinnor och män lika i fråga om arbete, arbetsvillkor,
lön och utvecklingsmöjligheter.
Kommunen ska som arbetsgivare aktivt genom bl a utbildningsinsatser motverka
tendenser till diskriminering p.g.a. funktionshinder eller sexuell läggning.
Kompletterande dokument
Mångfaldspolicy
Handlingsprogram mot mobbning och sexuella trakasserier
Lönekartläggning
Jämställdhetspolicy-Jämställdhetsplan
5
PERSONALHANDBOK
Flik D
6. PERSONALENS KOMPETENS
Förutsättningar:
Att personalen kan utvecklas i sitt arbete ligger såväl i den anställdes som
arbetsgivarens intresse. Det är viktigt för kommunens verksamhet att dess personal
är kompetent och engagerad. För att klara detta behövs en utbildningsplanering där
individ såväl som arbetsgrupp ges möjlighet till vidareutveckling.
Strategi:
En bra introduktion av nyanställda skapar förutsättningar för att de anställda ska
trivas, klara av sina arbetsuppgifter bra samt stanna kvar i anställningen.
Respektive kontor ansvarar för enhetens och arbetsplatsens introduktion.
Personalkontoret ordnar regelbundet central introduktion.
Den anställde har en erforderlig grundutbildning för att klara sina uppgifter.
Därefter erbjuder kommunen fortbildning som är viktig för utveckling i arbetet.
För att kunna klara nya arbetsuppgifter behövs vidareutbildning.
Utbildningsplanering måste baseras på såväl kortsiktiga som långsiktiga behov.
Behovsinventering är ett viktigt instrument i utbildningsplaneringen.
Chefen har därmed en viktig roll i all planering av utbildningsbehov.
Genom det årliga medarbetarsamtalet får chef och anställd möjlighet att
tillsammans diskutera behov av kompetensutveckling.
Som resultat av medarbetarsamtalet fastställer chef och anställd en individuell
kompetensutvecklingsplan.
Kompletterande dokument
Introduktionsmaterial
6
PERSONALHANDBOK
Flik D
7. LÖNEPOLITIK
Förutsättningar:
Lönepolitiken ingår i kommunstyrelsens strategi för att nå uppställda mål.
Lönepolitiken måste därför utformas med hänsyn till målsättningarna.
En effektiv verksamhet förutsätter att kommunen kan rekrytera och behålla
personalen. Lön och andra anställningsvillkor bör därför göras lokalt
konkurrensmässiga. Lönepolitiken påverkar kommunens ekonomi.
Förändringar av löne- och övriga anställningsvillkor måste vägas mot övriga
kostnader och intäkter för verksamheterna. Kommunen har ett särskilt ansvar för de
yrkesgrupper som nästan enbart förekommer i den kommunala verksamheten.
Lönesättningen ska vara individuell och differentierad.
Strategi:
Kommunen är en arbetsgivare med gemensam personal- och lönepolitik.
Detta förutsätter ett gemensamt förhållningssätt till lönefrågorna inom kommunens
olika verksamheter.
Lönepolitiken ska motivera medarbetarna till att ta egna initiativ och känna ett ökat
ansvar för verksamheternas utveckling. Till stöd för lönepolitiken ska chef och
medarbetare regelbundet diskutera och formulera mål för arbetet samt följa upp
resultatet.
Lönen regleras vid översynsförhandlingar. Verksamheterna ska inte lönemässigt
konkurrera med varandra. Normal personalrörlighet, som ett led i medarbetarnas
utveckling, förutsätts och bör uppmuntras. Kvarköp av medarbetare, som fått
anställningserbjudande från annan arbetsgivare, bör behandlas restriktivt.
Specialister ska kunna erbjudas löne- och utvecklingsmöjligheter som ett alternativ
till chefskarriär. Riktlinjer för lönepolitiken anger klart inom vilka ramar olika
arbetsgivarföreträdare kan besluta om löne- och övriga anställningsvillkor.
Den anställdes teoretiska utbildningsnivå och tillämpning skall uppmärksammas.
Rollfördelning:
Kommunstyrelsen/kommunstyrelsens personalutskott
Svarar för utformning, uppföljning och utveckling av kommunens lönepolitik.
Utformar riktlinjer och anvisningar för lönepolitiken i stort.
Anger lokala löneutrymmets storlek.
Beslutar om inriktning och fördelning av löneutrymme t.ex. satsning på
verksamheter som ska prioriteras etc.
7
PERSONALHANDBOK
Flik D
Kommunchefen har det övergripande ansvaret för lönebildningen i enlighet med
Kommunstyrelsens/Personalutskottets riktlinjer
Personalkontoret
Svarar för det löpande arbetet med lönepolitiken och dess förankring.
Informerar/utbildar chefer i lönepolitik och lönefrågor.
Tar fram underlag och statistik för kommunstyrelsen/PU och verksamheterna.
Utför centrala beräkningar vid löneöversynsförhandlingar som stöd för cheferna
(löneboxar) utifrån kommunstyrelsen/PU:s strategi och anvisningar.
Biträder vid löneöversynsförhandlingar.
Stöder som konsult verksamheterna i arbetsgivarrollen.
Svarar för lönesättning vid nyanställningar inom Kommunals avtalsområde.
Kontorscheferna
Informerar medarbetarna om kommunens lönepolitik.
Lägger betoning på vilka kriterier som är viktiga för verksamheten.
Anger tydliga mål för arbetet och verksamheten i sin helhet samt målen för
medarbetarna.
Följer upp och bedömer resultaten.
Har övergripande ansvar för lönebud i översyns- och organisationsförhandlingar
inom fastlagda ramar.
Enhetscheferna
Ansvarar för preliminär lönesättning på enhetsnivå.
Svarar efter samråd med personalkontoret för lönesättning i övrigt.
Svarar för medarbetar- lönesamtal till den anställde (kan kombineras).
Kompletterande dokument
Lönekriterier
Lönekartläggning
8
