Flytt stadsdelskontor

Flytt stadsdelskontoret Lundby
Information till FSG 2015-08-19
Varför behöver kontoret flytta?
• Bjurslättsskolan behöver våra nuvarande lokaler för att bereda plats för
fler elever.
• Skapa bättre förutsättningar för bra möten mellan besökare och
medarbetare.
– Efter att Bjurslättsskolan från och med våren 2015 tog över
bibliotekets tidigare lokaler möter kontoret inte de mål vi har för
tillgänglighet och bemötande.
• Förbättra arbetsmiljön: tillgänglighet för besökande, ventilation/värme
samt pausrum.
H ÅL L B AR S T AD – Ö P P E N F Ö R V ÄR L D E N
2
Förutsättningar
formulerade av nämnd och förvaltningsledning
• Central placering.
• Välkomnande entré och reception med möteslokaler.
• Lundbys behovsanalys i den mån det är möjligt, enligt förslag från
fastighetsägare. Analysen omfattar antal medarbetare, funktioner och
mötesplatser.
Ekonomiska ramar:
• Hyreskostnad i nivå med befintliga lokaler – inget utrymme för stor
ombyggnad.
• Befintliga inventarier i så stor utsträckning som möjligt.
H ÅL L B AR S T AD – Ö P P E N F Ö R V ÄR L D E N
3
Förslag, ny placering
Vågmästaregatan 1,
Kvillebäcken.
I huset kommer även
finnas andra verksamheter, till exempel
försäkringskassa,
arbetsmarknadstorg,
pensionsmyndighet,
m m.
H ÅL L B AR S T AD – Ö P P E N F Ö R V ÄR L D E N
4
Tidsplan
• Beslut i förvaltningsledning på projektorganisation – aug.
• Information till fackliga via FSG och LSG – aug/sept.
• Synpunkter från medarbetare kring funktioner och lokalbehov – aug/sept.
• Platzer presenterar förslag – sept.
• Ritningsgranskning med projektgrupp och fackliga representanter – sept.
• Godkännande av förslag i förvaltningsledning – okt.
• Riskbedömning tillsammans med fackliga representanter – okt.
• Samverkan – okt.
• Lokalsekretariatet lämnar yttrande – okt.
• Beslut av stadsdelsnämnden – nov.
• Beslut av Kommunstyrelsen – nov.
• Platzer lämnar besked om inflyttning – jan.
• Preliminär inflyttning enligt nuvarande förslag – sommaren 2016.
H ÅL L B AR S T AD – Ö P P E N F Ö R V ÄR L D E N
5
Hur gör vi?
• Projektledare: Fredrik Gustafson
• Styrgrupp: Förvaltningsledning
• Delprojekt:
– Möteslokaler, reception och arkiv (sept-okt)
– Lunchrum (sept-okt)
– Arbetsplatser
– Interiör/inventarier (nov-jan)
– Flyttgenomförande (juni-aug)
• Referensgrupp: Medarbetare på arbetsplatsträffar för enheterna Utveckling,
Kansli, Ekonomi, HR, Bemanning, Underhus och Förskolekontor.
• Ritningsgranskningsgrupp: Delprojektledare samt fackliga representanter som
sitter i LSG för enheter i referensgrupp samt medarbetarrepresentanter från
respektive enhet.
H ÅL L B AR S T AD – Ö P P E N F Ö R V ÄR L D E N
6