Business Intelligence (BI)

Business Intelligence (BI) på Åland
Kartläggning och beskrivning av BI hos fem
åländska organisationer inom tjänstesektorn
Mia Grönlund
Högskolan på Åland
Serienummer 09/2014
Företagsekonomi
Mariehamn 2014
ISSN 1458-1531
Examensarbete
Högskolan på Åland
Utbildningsprogram:
Författare:
Arbetets namn:
Handledare:
Uppdragsgivare:
Företagsekonomi
Mia Grönlund
Business Intelligence (BI) på Åland
Ben Henriksson
Abstrakt:
På grund av den ständigt växande mängden information i vårt samhälle, upplever
organisationer idag också ett ökat behov av att få kontroll över den ständigt ökande mängden
information (data) som samlas i deras informations- och affärssystem. De behöver också
snabbt och effektivt kunna sortera dessa stora mängder data för att få fram ändamålsenliga
rapporter och analyser som lätt kan distribueras och som sedan ligger som grund för
beslutsfattandet inom organisationen.
Detta examensarbete behandlar begreppet Business Intelligence (BI). Med BI avses i detta
arbete ett fristående IT-baserat systemstöd som består av en beslutsstödslösning (BI-lösning)
och/eller ett beslutsstödsverktyg (BI-verktyg) som hämtar information ur en organisations
existerande informations- och affärssystem.
För att få svar på hur organisationer löser sin informationshantering genom att använda sig
av BI, gjordes en fallstudie av fem olika organisationer inom tjänstesektorn på Åland som i
sin verksamhet hanterar en relativt stor mängd data och som har erfarenhet av att använda
olika BI-lösningar/BI-verktyg.
Arbetets syfte var att kartlägga och beskriva organisationers behov, användning och upplevd
nytta av BI. Svaren från fallstudien jämfördes mot teorier inom ämnesområdet
ekonomistyrning. Arbetets teoretiska referensram bestod av traditionell ekonomistyrning,
modern verksamhetsstyrning, beslutsfattande, beslutsstöd och beslutsstödsverktyg.
Sammanfattningsvis kan man genom fallstudien konstatera att nyttan med BI är att
organisationer får bättre översikt över verksamheten, ökad kunskap om sin verksamhet och
sina produkter, snabbare distribution av information (data), bättre återkoppling till olika
aktiviteter inom organisationen och kanske viktigast av allt, att organisationerna upplever att
de får rätt information i rätt tid så att de kan fatta bättre och mer kvalitativa beslut.
Nyckelord (sökord):
Business Intelligence, företagsekonomi, ekonomistyrning, verksamhetsstyrning,
informationssystem, beslutsfattande, beslutsstöd, beslutsstödsverktyg
Högskolans serienummer: ISSN:
Språk:
Sidantal:
09/2014
1458-1531
Svenska
40
Inlämningsdatum:
Presentationsdatum:
Datum för godkännande:
17.04.2014
24.04.2014
19.5.2014
Degree Thesis
Högskolan på Åland / Åland University of Applied Sciences
Study program:
Author:
Title:
Academic Supervisor:
Technical Supervisor:
Business Administration
Mia Grönlund
Business Intelligence (BI) in the Aland Islands
Ben Henriksson
Abstract:
Due to the rapidly growing amounts of information in our society today, organizations also
experience an increased need to gain control of the constantly growing amount of data that is
gathered in their information and business systems. They also need to be able to rapidly and
efficiently sort out these large amounts of data, in order to be able to present purposive
reports and analyses that can easily be distributed and serve as ground for decision-making
within the organization.
This degree thesis handles the subject of Business Intelligence (BI). In this thesis BI is
regarded as a separate Management Information System (MIS) that consists of Decision
Support Solutions (BI Solution) or/and Decision Support Tools (BI Tool) which retrieves
information from the existing information and business systems within an organization.
To obtain the answers how organizations solve their Information Management by using BI, a
case study was made of five organizations from the service sector in the Aland Islands, who
handle a relatively large amount of data and have experience of using BI Solutions/BI Tools.
The purpose of this thesis is to map and describe the need, usage and perceived profits of
using BI within organizations. The answers from the case study were compared to Business
Management theories such as Financial Management, Operations Management, Management
Information System, Decision-Making, Decision Support and Decision Support Tools.
The conclusion of the case study is that the profits of using BI is that organizations get a
better overall view of their business, increased knowledge of the business and their products,
faster distribution of data, better feedback regarding different activities and perhaps the most
important of all, the organizations feel that they receive the right information at the right
time so that they are able to make better and more qualitative decisions.
Key words:
Business Intelligence, Business Administration, Financial Management, Operations
Management, Management Information System, Decision-Making, Decision Support,
Decision Support Tools
Serial number:
ISSN:
Language:
Number of pages:
09/2014
1458-1531
Swedish
40
Handed in:
Date of presentation:
Approved on:
17.04.2014
25.04.2014
19.5.2014
INNEHÅLL
1.
2.
INLEDNING ...................................................................................................................... 7
1.1.
Problemdiskussion ............................................................................................. 7
1.2.
Syfte ................................................................................................................... 8
1.3.
Avgränsningar .................................................................................................... 8
1.4.
Arbetets uppställning ......................................................................................... 9
1.5.
Undersökningsmetod ......................................................................................... 9
1.6.
Analysmetod .................................................................................................... 10
1.7.
Datainsamlingsmetod ....................................................................................... 11
1.8.
Urvalsmetod ..................................................................................................... 11
1.8.1.
Intervjufrågornas uppbyggnad .................................................................. 11
1.8.2.
Fallstudiens genomförande ....................................................................... 11
TEORI .............................................................................................................................. 12
2.1.
Ekonomistyrning .............................................................................................. 12
2.1.1.
2.2.
Strategi ...................................................................................................... 15
Modern verksamhetsstyrning ........................................................................... 15
2.2.1.
Information och kunskap som styrmedel.................................................. 16
2.2.2
Informations- och affärssystem ................................................................ 17
2.3.
Beslutsfattande ................................................................................................. 18
2.4.
Beslutsstöd ....................................................................................................... 18
2.4.1.
Business Intelligence ................................................................................ 19
2.4.2.
Historik om begreppet Business Intelligence ........................................... 21
4
2.4.3.
Nyttan med BI .......................................................................................... 21
2.4.4.
BI-strategi ................................................................................................. 22
2.5.
3.
Beslutsstödsverktyg ......................................................................................... 23
2.5.1.
Bakgrundsinformation om BI-verktyg ..................................................... 23
2.5.2.
Traditionell BI vs Self-Service BI ............................................................ 24
2.5.3.
Gartner Magic Quadrant ........................................................................... 24
EMPIRI............................................................................................................................. 27
3.1.
Resultatpresentation ......................................................................................... 27
3.1.1
Bakgrund och behov av BI ....................................................................... 27
3.1.2
Användare och användningsområden inom BI ........................................ 29
3.1.3
Nyttan av BI ............................................................................................. 30
3.2
. Validitet och reliabilitet ................................................................................. 32
3.3. Analys .................................................................................................................. 32
3.2.1
Behovet av BI ........................................................................................... 33
3.2.2
Användningen av BI ................................................................................. 34
3.2.3
Nyttan av BI ............................................................................................. 35
3.4.
Slutsats ............................................................................................................. 37
3.5.
Förslag på fortsatt forskning ............................................................................ 38
Litteraturförteckning................................................................................................................. 39
Figurförteckning
Figur 1: Sambandet mellan vision, affärsidé, strategi, verksamhetsplanering och
ekonomistyrning. (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, s. 22)........................................... 14
Figur 2: BI-processen. (Vad är Business Intelligence? Högskolan Dalarna, 2011) ....... 20
5
Figur 3: Gartner Magic Quadrant 2013. (Schlegel, Sallam, Yuen, & Tapadinhas, 2013)
........................................................................................................................................ 25
Figur 4: Gartner Magic Quadrant 2014. (Sallam, Tapadinhas, Parenteau, Yuen, &
Hostmann, 2014) ............................................................................................................ 26
Bilagor
Bilaga 1: Fallstudiens intervjufrågor
6
1. INLEDNING
Detta examensarbete är utfört inom företagsekonomiprogrammet på Högskolan på
Åland och behandlar begreppet Business Intelligence (BI). Med Business Intelligence
avses i detta arbete ett fristående IT-baserat systemstöd som består av en
beslutsstödslösning (BI-lösning) och/eller ett beslutsstödsverktyg (BI-verktyg) som
hämtar information ur en organisations existerande informations- och affärssystem.
Bakgrunden till ämnesvalet Business Intelligence är ett personligt intresse i hur
organisationer hanterar och drar nytta av sin samlade information. Det är på basen av
information som de flesta beslut fattas, och alla dessa beslut påverkar på ett eller annat
sätt organisationens resultat. Idag ökar mängden information hela tiden i vårt samhälle
och en av de största orsakerna till den ökade informationsmängden är tillgången till ny
informationsteknik (Lindvall, 2011, s. 256).
På grund av den ständigt ökande informationsmängden i samhället, upplever
organisationer idag också ett ökat behov av att få kontroll över den ständigt ökande
mängden information (data) som samlas i deras informations- och affärssystem. De
behöver också snabbt och effektivt kunna sortera dessa stora mängder data för att få
fram ändamålsenliga rapporter och analyser som lätt kan distribueras och som sedan
ligger som grund för beslutsfattandet inom organisationen.
1.1.
Problemdiskussion
En konsekvens av det ökade informationshanteringsbehovet hos organisationer, är att
även utbudet av olika BI-lösningar och BI-verktyg också ökar på marknaden. Eftersom
organisationer har olika behov, kan det vara svårt att veta vilket BI-verktyg eller vilken
BI-lösning som är optimal för organisationen. De affärsområden där BI används är
beroende av organisationens individuella behov och varierar därför mellan olika
organisationer och branscher. Ett urval av användningsområden för BI är t.ex. finansiell
analys, produktanalys, kundanalys, leverantörsanalys, omvärldsanalys och analyser av
andra affärshändelser som påverkar styrningen och därmed vilka beslut som fattas.
För att få svar på hur organisationer löser sitt informationshanteringsbehov genom att
använda sig av BI, har jag valt att göra en fallstudie av fem olika organisationer inom
tjänstesektorn på Åland som i sin verksamhet hanterar en relativt stor mängd data och
som har erfarenhet av att använda olika BI-lösningar/BI-verktyg.
7
1.2.
Syfte
Arbetets syfte är att kartlägga och beskriva organisationers behov, användning och
upplevd nytta av BI. Kartläggningen och beskrivningen av behovet, användningen och
nyttan har gjorts genom en fallstudie för att se hur organisationer löser sitt
informationshanteringsbehov med hjälp av BI.
Svaren från fallstudien kommer att jämföras mot teorier inom ämnesområdet
ekonomistyrning.
1.3.
Avgränsningar
Jag har som avgränsning valt att studera ett antal åländska organisationer och deras
användning av BI. De organisationer som valdes ut till fallstudien representerar ett
tvärsnitt ur den åländska tjänstesektorn och består av en bank, ett försäkringsbolag, en
offentlig förvaltning, ett IT-bolag och ett spelbolag. Organisationerna i fallstudien har
valt att få vara anonyma i resultatpresentationen, och de kommer inte närmare att
presenteras i arbetet.
Spelbolaget deltog i fallstudien väl medvetna om att i.o.m. det bara finns ett spelbolag
på Åland, är det svårt för dem att vara anonyma. Svaren i fallstudien presenteras dock
på ett sådant sätt så att det inte direkt går att utläsa vem av respondenterna som svarat
vad.
Avgränsningen till de organisationer jag valt att undersöka gjordes på basen av deras
verksamhet, som primärt består av tjänster, samt att organisationerna har erfarenhet av
att använda olika former av BI. Jag har valt att studera behovet och användningen av BI
hos dessa organisationer, samt vilken form av nytta de upplevt.
Den teoretiska avgränsningen har gjorts inom ämnesområdet ekonomistyrning. Ur den
traditionella ekonomistyrningen har det på senare år utvecklats ett modernare sätt att
arbeta, som kallas modern verksamhetsstyrning, den formen av styrning involverar hela
verksamheten inklusive omgivningen, och inte bara ekonomifunktionen (Lindvall,
2011, s. 32). Jag har således gått från att studera det övergripande begreppet traditionell
ekonomistyrning till modern verksamhetsstyrning, och därefter studerat teorier om
beslutsfattande, beslutsstöd och beslutsstödsverktyg.
8
Jag har valt att inte skriva om teorier som beskriver olika tekniska lösningar för
utformning och implementation av informationssystem som BI-verktyg, p.g.a. att det är
själva användningen av BI-verktyget som är mest relevant för detta arbete, inte vilken
IT-teknisk lösning som ligger i bakgrunden. Valet av IT-teknisk lösning när det gäller
BI är ett beslut som varje organisation själv bör göra, detta kan baseras på olika
variabler som t.ex. vilket BI-verktyg man vill använda och vilka underliggande
informations- och affärssystem man använder.
Dessutom har jag valt att inte närmare presentera eller jämföra olika BI-verktyg eller
deras olika egenskaper, då det är kartläggningen av behovet, användningen och nyttan
av BI-verktyg hos organisationerna som är syftet med detta arbete.
1.4.
Arbetets uppställning
Arbetet börjar med inledning och problemdiskussion. Därefter beskrivs syfte och
avgränsningar, undersökningsmetod, analysmetod, datainsamlingsmetod, urvalsmetod,
intervjufrågornas uppbyggnad och fallstudiens genomförande. Följande kapitel består
av teoridelen där rubrikerna är ekonomistyrning, modern verksamhetsstyrning,
beslutsfattande, beslutsstöd och beslutsstödsverktyg. I den empiriska delen finns
rubrikerna resultatpresentation, validitet och reliabilitet samt analys. Arbetet avslutas
med slutsats, förslag på fortsatt forskning samt litteraturförteckning.
1.5.
Undersökningsmetod
Arbetet består av kvalitativ undersökning med en abduktiv ansats.
En kvalitativ metod innebär enligt Backman att man inte använder sig av siffror eller
tal, utan i stället formulerar sig verbalt (Rapporter och uppsatser, 2008, s. 33). En
abduktiv ansats innebär en blandning av teori och empiri, där man börjar i teorin, d.v.s.
det som tidigare skrivits om ämnet, för att sedan samla in data (empirin), och genom
denna metod succesivt få en framväxande förstålse för ämnet (Björk, 2012).
Jag har använt mig av en kvalitativ forskningsprocess som gällande referensram för mitt
arbete. (Backman, 2008, s. 56) Backman beskriven processen som ett flöde där man
utgår ifrån en fråga. Flödet fortsätter sedan med litteraturgranskning, val av analysenhet,
problem-/frågeformulering, observation, analys, tolkning och slutligen rapportering
(Backman, 2008, ss. 57-62).
9
Det centrala i denna process är hur en problemställning konkret utformas, och där
problemlösningen ses som en iterativ process. Att arbeta iterativt innebär i det här fallet
att problemlösarens uppfattning om vad som utgör nästa steg i problemlösningens faser,
ständigt ändras då ny kunskap och förståelse förvärvas. (Darmer & Freytag, 1995, s. 17)
Darmer & Freytag beskriver i likhet med Backman denna forskningsprocess som
bestående av följande faser: problemlösning/problemförståelse,
verksamhetsförståelse/verksamhetsbeskrivning,
omvärldsförståelse/omvärldsbeskrivning, dataförståelse/dataanalys samt sist
slutsats/handlingsanvisning. (Företagsekonomisk undersökningsmetodik, 1995, s. 17)
Processens arbetsgång kan därför beskrivas som följande:
”När den inledande problemförståelsen och utformningen kombineras med förståelsen
av verksamheten och omvärlden, skapas en reflektion över problemförståelsen och
ämnesområdet, vilket leder till ökad förståelse av insamlade data, innan man når fram
till en slutsats som innefattar handlingsalternativ för lösning av problemet”. (Darmer &
Freytag, 1995, s. 18)
När man behandlar data påverkas förståelsen som erhålls av faserna, d.v.s. problemet,
verksamheten, omvärlden, och denna förståelse ändras genom den iterativa processen.
Påverkansfaktorerna som Darmer & Freytag talar om är yrkesmässig förankring,
begrundan och metodföreskrifter. (Darmer & Freytag, 1995, s. 18)
1.6.
Analysmetod
Jag har valt som målsättning för min analys att använda mig av förståelseanalys, som
innebär att beskriva problemställningen man tar upp i arbetet för att öka förståelsen, där
syftet är att få ökad insikt i tingens nuvarande tillstånd. (Darmer & Freytag, 1995, ss.
19-20)
Jag har använt mig av en tematisk analysmetod av fallstudiens intervjusvar, en tematisk
analysmetod innebär att fokus läggs på vad som sägs och inte hur det sägs (Bryman,
2011, s. 527)
10
1.7.
Datainsamlingsmetod
Datainsamlingen till arbetets fallstudie har skett genom personliga intervjuer med öppna
frågor. En fallstudie undersöker ett fenomen inom sin kontext, vilket innebär i den
realistiska miljön där fenomenet uppstår. Fallstudier är lämpligt när man vill förstå och
förklara stora företeelser, organisationer och system. (Backman, 2008, s. 55). I en
fallstudie använder man sig av få respondenter (fall) och många frågor (variabler).
(Björk, 2012) Fallstudiemetoden är därför lämplig att använda i detta arbete, då det
handlar till stor del om hur man inom större organisationer tar fram kvalitativt
beslutsunderlag ur en stor mängd information.
1.8.
Urvalsmetod
Urvalsmetoden för arbetet består av ett strategiskt urval. Strategiskt urval innebär att
urvalet riktas mot ett specifikt mål baserat på ett antal variabler (Björk, 2012).
De organisationer som undersöks har valts ut på basen av följande variabler: de verkar
inom tjänstesektorn, använder sig av BI i någon form, samt att de förutsätts att hantera
en relativt stor mängd data i sin verksamhet.
1.8.1. Intervjufrågornas uppbyggnad
Intervjufrågorna har utformats utgående ifrån fakta som samlats in från de källor som
tidigare angivits i detta arbete, och jag har noggrant valt ut och formulerat fram de
intervjufrågor som tydligt är kopplade till arbetets syfte, d.v.s. att beskriva behovet,
användningen och nyttan av BI hos organisationer. Därefter har intervjufrågorna testats
på personer väl insatta i begreppet BI.
1.8.2. Fallstudiens genomförande
Intervjuerna utfördes på respektive respondents kontor under februari 2014 och
respondenterna har i efterhand fått godkänna sina transkriberade intervjusvar, samt
komma med relevanta korrigeringar för att på bästa sätt svara på arbetets
frågeställningar.
11
2. TEORI
Materialet som presenteras i arbetet har samlats in genom litteraturstudier och en
fallstudie med personliga intervjuer, samt genom faktainsamling från elektroniska
källor. Jag har även deltagit i ett BI-event, intervjuat personer som arbetar inom BIbranschen med produktion/försäljning av BI-system, samt deltagit i diskussionsgrupper
rörande BI i affärsnätverket LinkedIn.
I detta kapitel tar jag upp olika företagsekonomiska teorier som beskriver sambandet
mellan organisationers styrning och användningen av BI-lösningar/BI-verktyg som
styrmedel. Huvudrubrikerna i detta kapitel är ekonomistyrning, modern
verksamhetsstyrning, beslutsfattande, beslutsstöd och beslutsstödsverktyg.
2.1.
Ekonomistyrning
Definitionen på begreppet ekonomistyrning är enligt Nationalencyklopedin:
”Ekonomistyrning avser avsiktlig påverkan på en verksamhet och dess
befattningshavare mot vissa mål” (Ekonomistyrning, 2014).
En traditionell syn på ekonomistyrning är att fokusera i första hand på ekonomiska mål
av finansiell karaktär, och kopplat till definitionen handlar styrningen om att få
organisationen och dess medarbetare att arbeta mot de mål som organisationen ställt
upp. (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, s. 17)
Enligt Ax et al. (Den nya ekonomistyrningen, 2009, ss. 17-18) är arbetsuppgifterna för
dem som arbetar med ekonomistyrning tämligen omfattande och består av:
Planera, genomföra, följa upp och anpassa verksamheten i förhållande till planer
och mål.
Förse beslutsfattare med underlag och följa upp fattade beslut, fördela och
utkräva ansvar.
Samla in, tolka, sammanställa, rapportera och kommunicera ekonomisk
information, analysera orsaker till avvikelser från planer och föreslå åtgärder.
Genomföra specialutredningar, analysera hur verksamhetens processer och
aktiviteter kan förbättras, verka som rådgivare och samtalspartner i
organisationens ekonomiska frågor.
Utveckla och uppdatera styr- och ekonomisystem
12
Utbilda medarbetarna i ekonomiska frågor, bidra till förutsättningar för en
lärande organisation samt bidra till en positiv organisationskultur.
Ax et al. beskriver även de styrmedel med vilka ekonomistyrning utförs, dessa
styrmedel har författarna indelat i tre olika kategorier:
Formella styrmedel
Organisationsstruktur
Mindre formaliserade styrmedel
De formella styrmedlen kan bestå av t.ex. resultatplanering, produktkalkylering,
budgetering, intern redovisning, prestationsmätning, benchmarking och processtyrning.
Organisationsstrukturella styrmedel kan bestå av att ha tydlig ansvarsfördelning inom
organisationen, ha ett belöningssystem som belönar resultat samt att välja en passande
organisationsform som motsvarar organisationens arbetssätt.
De mindre formaliserande styrmedlen kan vara att skapa en stark företagskultur, belöna
individuellt och generellt lärande samt att ge ökade befogenheter till individer inom
organisationen. (Den nya ekonomistyrningen, 2009, s. 18)
För att på ett framgångsrikt sätt arbeta med ekonomistyrning inom en organisation bör
ekonomistyrningens fyra utgångspunkter fastställas. Dessa organisationella
utgångspunkter är vision, affärsidé, strategi och verksamhetsplan (Ax, Johansson, &
Kullvén, 2009, s. 18). Om dessa utgångspunkter inte är fastställda är det svårare att
effektivt arbeta för att uppnå organisationens mål, det som är själva definitionen av
ekonomistyrning.
Sambandet mellan de organisationella utgångspunkterna och ekonomistyrning ses i
Figur 1: Sambandet mellan vision, affärsidé, strategi, verksamhetsplanering och
ekonomistyrning.
13
Figur 1: Sambandet mellan vision, affärsidé, strategi, verksamhetsplanering och ekonomistyrning. (Ax,
Johansson, & Kullvén, 2009, s. 22)
Nedan följer en kortfattad beskrivning av dessa organisationella utgångspunkter (Ax,
Johansson, & Kullvén, 2009, ss. 18-22):
Vision – denna skall visa hur organisationen vill att dess kunder ska uppfatta
organisationen och i vilken riktning organisationen skall utvecklas.
Affärsidé – denna skall ange vad organisationen ska ägna sin verksamhet åt och
även visa hur organisationen skall utvecklas i förhållande till visionen.
Affärsidén bör också visa vad som skiljer just denna organisation från andra
organisationer.
Strategi – denna skall klargöra hur organisationen skall arbeta.
Organisationsstrategin skall innehålla en beskrivning eller plan av hur
organisationen skall uppnå sin affärsidé.
Verksamhetsplan – denna skall visa hur organisationens huvudmål delas in i
olika delmål. Dessa delmål skall väljas och formuleras så att när de uppfylls har
de övergripande strategiska målen för organisationen uppfyllts.
Ekonomistyrningen som är det sista blocket i Figur 1: Sambandet mellan vision,
affärsidé, strategi, verksamhetsplanering och ekonomistyrning. visar styrningen mot
ekonomiska mål, och kan även uttryckas som att ekonomistyrningen utgör ett
(styr)medel för implementering av ett företags strategi. (Ax, Johansson, & Kullvén,
2009, s. 18)
14
2.1.1. Strategi
Strategi är en av de viktigaste organisationella utgångspunkterna (Ax, Johansson, &
Kullvén, 2009, s. 18) som beskrivs i avsnittet ovan. Genom att utforma en strategi som
visar hur man uppnår organisationens mål har man ett verktyg som kan kopplas till
verksamhetens styrning.
Enligt Lindvall har intresset för ett bredare styrperspektiv ökat, d.v.s. att organisationer
fokuserar på hela verksamheten inklusive omvärlden, som en utveckling av den
traditionella ekonomistyrningen. Lindvall skriver också att mycket av
utvecklingsarbetet inom en organisation handlar om att det finns ett ökat behov av att
knyta samman organisationens strategi med dess styrsystem. (Verksamhetsstyrning från traditionell ekonomistyrning till modern verksamhetsstyrning, 2011, s. 34)
I och med att informationsmängden hela tiden ökar inom organisationer, kan man
använda organisationens strategi som ett slags filter som hjälper till att sortera ut vilken
information som är väsentlig för organisationen. (Lindvall, 2011, s. 53)
2.2.
Modern verksamhetsstyrning
Ur den traditionella ekonomistyrningen har modern verksamhetsstyrning växt fram som
ett nytt styrsätt. Modern verksamhetsstyrning har utvecklats p.g.a. vår värld är
föränderlig, och att förändringen sker i en allt snabbare takt där strategi,
organisationsstruktur och styrsystem är sådana begrepp som organisationer idag
behöver kunna hantera på ett effektivt sätt (Lindvall, 2011, s. 27).
Faktorer som har påverkat framväxten av modern verksamhetsstyrning är bl.a. ny
informationsteknik, kunskapsarbetets framväxt, tilltagande globalisering och stärkt
ägarorientering (Lindvall, 2011, s. 19). Inom den moderna ekonomistyrningen har
information också fått en mera framträdande roll som strategiskt styrmedel (Lindvall,
2011, s. 26).
Modern verksamhetsstyrning skiljer sig från traditionell ekonomistyrning på så sätt att
det traditionella styrtänkandet har handlat om att information är det råmaterial, varifrån
beslut skall tas och varifrån utvecklingen skall ske. Modern verksamhetsstyrnings
synsätt å sin sida är att styrning främst handlar om kunskap, där organisationens egen
förmåga att producera information och agera efter informationen sätts i fokus. (Lindvall,
2011, s. 26)
15
2.2.1. Information och kunskap som styrmedel
Synen på en organisations verksamhet ur ett modernt verksamhetsstyrningsperspektiv är
att således att styrning sker med kunskap, och att kunskap (till skillnad från
information) handlar om föreställningar och ställningstaganden. Kunskapen är också
alltid beroende av en speciell ståndpunkt och syftar till handling. Kunskap handlar
också om mening, och är beroende av ett sammanhang. (Lindvall, 2011, ss. 26-27)
Enligt Hamrefors är behovet av information situationsbunden, och om man inte får tag
på rätt information just då när man behöver den, blir informationen lätt värdelös. Men
information som kanske inte upplevs som till 100 % säker, kan däremot upplevas som
tillräckligt bra, bara man får den i rätt tid (Den uppmärksamma organisationen, 2002, s.
75). Att organisationer är stora och har en omfattande omvärld, kan göra att det blir
svårt att hitta rätt information i rätt tid. Hamrefors säger också att det krävs
informationssystem för att underlätta sökandet efter ”rätt information i rätt tid”, och att
dessa bör vara konstruerade på ett sådant sätt att de fungerar som lämpliga verktyg inom
organisationen (Den uppmärksamma organisationen, 2002, s. 75).
För en organisation som vill bli effektivare och mer produktiv, är tillgången till
information och användingen av denna information ett sätt att uppnå organisationens
målsättningar. Lindvall anser också att samtidigt som det är viktigt att utveckla och
skapa mera information, är det viktigt att skapa förutsättningar inom organisationen som
synliggör väsentlig information. (Verksamhetsstyrning - från traditionell
ekonomistyrning till modern verksamhetsstyrning, 2011, s. 53)
Det finns skillnader mellan hur information hanteras i den traditionella
ekonomistyrningen jämfört med den moderna verksamhetsstyrningen. Några exempel är
t.ex. vem som har tillgång till information – inom traditionell ekonomistyrning hänger
tillgången till information ihop med kontroll och hör till chefsuppgiften, däremot inom
modern verksamhetsstyrning ses information som en form av möjliggörande som skall
delas mellan chefer och medarbetare. (Lindvall, 2011, s. 164)
Hur informationen distribueras skiljer sig också åt - inom traditionell ekonomistyrning
delas informationen ut från den som producerat informationen, oftast
ekonomiavdelningen, men inom modern verksamhetsstyrning vill man att
informationen skall hämtas av medarbetaren vid behov. Även hur man reagerar på
informationen skiljer sig åt – inom traditionell ekonomistyrning ligger fokus på att
16
reagera och invänta avvikelser, medan inom modern verksamhetsstyrning ligger fokus
på att vara proaktiv och kunna förutse avvikelser. (Lindvall, 2011, s. 64)
2.2.2 Informations- och affärssystem
Informations- och affärssystem, eller ekonomisystem som det även kan benämnas, ingår
enligt Andersson i en organisations formella styrmedel, och består enligt Andersson av
utvecklade och formaliserade informationssystem, modeller och tekniker
(Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 55).
Definitionen av affärssystem är enligt Magnusson & Olsson (Affärssystem, 2005, s. 7)
”Standardiserade verksamhetsövergripande systemstöd”. Med
verksamhetsövergripande avses att systemstödet ger översikt och kontroll över hela
verksamhetens data (Magnusson & Olsson, 2005, s. 9), och genom att vara
verksamhetsövergripande leder systemet teoretiskt till full insyn och kontroll över
verksamheten. Systemstöd definierar författarna som ”informationsteknologibaserade
informationssystem som möjliggör effektiv hantering av information”, och att
systemstödet är tänkt att stöda organisationens processer (Magnusson & Olsson, 2005,
s. 10).
Enligt Magnusson & Olsson (Affärssystem, 2005, s. 12) har affärssystem i huvudsak två
syften:
Förbättring av beslutskvalitet
Effektivisering av processer
När det gäller förbättring av beslutskvaliteten skriver författarna att en beslutsfattare är
beroende av den information man just då har tillgång till, och att kvaliteten på beslutet
är beroende av kvaliteten på informationen (Magnusson & Olsson, 2005, s. 13).
Införande av ett nytt systemstöd föranleder en kartläggning av organisationens processer
samt arbets- och informationsflöden. Som en följd av detta kan organisationen upptäcka
att en del av deras processer behöver förändras, och detta i sin tur leder effektivisering
av processerna (Magnusson & Olsson, 2005, s. 19).
Magnusson & Olsson (Affärssystem, 2005, s. 38) nämner även andra fördelar med
affärssystem som bl.a. kortare ledtider, bättre kontroll, sänkta driftskostnader samt ökad
datakvalitet. Författarna skriver även att valet att införa ett affärssystem är ett strategiskt
17
val för organisationen, eftersom valet av system enligt dem får effekter på
verksamhetens värdeskapande (Magnusson & Olsson, 2005, s. 48).
2.3.
Beslutsfattande
”Ett beslut betyder att man väljer ett av flera möjliga alternativ. Varje sådant val
medför konsekvenser för framtiden” (Andersson, 2013, s. 104)
Enligt Andersson (Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 104) har det inom
ekonomisk teori historiskt sett främst talats om att beslutsfattare är rationella, och väljer
lösningar som är bästa möjliga. Men enligt Lindvall innebär beslutsfattandet inte bara
att man använder information som ett stöd för beslut som ska fattas, som det uttrycks
inom traditionell ekonomistyrning, utan informationen ska också bekräfta beslut som
redan fattats (Verksamhetsstyrning - från traditionell ekonomistyrning till modern
verksamhetsstyrning, 2011, s. 64) .
Lindvall skriver även att det i beslutssituationer sällan fattas beslut baserade enbart på
ren avskalad information, utan att varje beslut inom organisationer fattas i ett socialt
sammanhang som påverkas av värderingar och olika maktförhållanden.
(Verksamhetsstyrning - från traditionell ekonomistyrning till modern
verksamhetsstyrning, 2011, s. 64)
2.4.
Beslutsstöd
Beslutsstöd innefattar flera dimensioner, men det mest traditionella är enligt Andersson
(Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 477) sannolikt en skriftlig
sammanställning som presenteras för exempelvis en ledningsgrupp. Denna
sammanställning baserar sig på en analys av kalkyler, rapporter och dylikt som tagits
fram som underlag för ett specifikt beslut och kan förslagsvis innehålla följande
punkter:
Beskrivning av beslutssituationen
Sammanfattning av förutsättningarna
Beskrivning av möjliga beslutsalternativ
Sammanfattning av t.ex. kalkylresultat
Känslighetsalanys – risk och följdverkningar
Övriga aspekter som t.ex. kvalitativa effekter (ej mätbara med siffror)
18
Förslag till beslut
Enligt Andersson (Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 477) är en kalkyl
som underlag bara värdefull om den bidrar till bättre beslutskvalitet än andra metoder
som t.ex. kvalitativa bedömningar eller rena gissningar. Dessutom anser Andersson att
beslutsfattandet påverkas av organisationens strategi, och ju mer strategiskt
beslutsfattandet är, desto viktigare är det att identifiera själva beslutssituationen och
fråga sig vem och vilka delar av organisationen som berörs av det aktuella beslutet
(Ekonomistyrning - beslut och handling, 2013, s. 478).
Idag finns tendenser inom ekonomistyrningen att ett och samma styrsystem skall
tillgodose många styrtekniska behov förutom det rent ekonomiska, samtidigt som
informationsteknologin hela tiden utvecklas, och genom denna nya teknologi ges
organisationerna ökade möjligheter att hantera det ökade
informationshanteringsbehovet. Däremot har det visat sig för många organisationer att
denna ökade informationsmängd är svårhanterlig, och det har lett till en ökad
användning av många olika verktyg. Detta motverkar den moderna
verksamhetsstyrningen p.g.a. av att det är komplicerat att hantera alla dessa
informationssystem, då man inom modern verksamhetsstyrning eftersträvar
förenklingar och enkelhet. (Lindvall, 2011, s. 59)
2.4.1. Business Intelligence
Det centrala begreppet i arbetet är Business Intelligence (BI). En beskrivande definition
av BI är följande:
”Business Intelligence (BI) är ett samlingsbegrepp för färdigheter, teknologier,
applikationer och metoder av systematisk och vetenskaplig art som en organisation
använder för att bättre förstå sin verksamhet, omgivning och omvärld” (Vad är
Business Intelligence? Högskolan Dalarna, 2011)
BI-processen som innebär att data omvandlas till beslutsunderlag, ses i Figur 2: BIprocessen.
19
Figur 2: BI-processen. (Vad är Business Intelligence? Högskolan Dalarna, 2011)
Första steget i BI-processen är datainsamlingen från organisationens informations- och
affärssystem. Andra och tredje steget i BI-processen är datafångst, databearbetning och
datalagring eller ”ta emot, rensa, transformera, ladda” (ETL1). Fjärde steget i processen
är framställning av rapporter och analyser. Femte steget i BI-processen är
beslutsfattandet och handlingar på basen av rapporter och analyser.
BI-processen beskriver BI ur en lite mer teknisk synvinkel, men om man istället
försöker förklara BI-verktyg ur användarens synvinkel går det ut på att man tar
organisationens underliggande informations- och affärssystem och ur dessa skapas ett
nytt datalager. Det är ur detta datalager som BI-verktyget skapar rapporter och genererar
analyser som ligger till underlag för hur man fattar beslut inom organisationen. Det är
BI-verktyget som sammanställer, rapporterar och analyserar data, som i sin tur
analyseras av användarna, t.ex. ledningsgruppen.
Alternativet till BI är det traditionella sättet att skapa beslutsunderlag, vilket förenklat
går ut på att personer inom ekonomifunktionen i organisation skapar rapporter och
analyser ur organisationens befintliga system genom att t.ex. analysera data (rapporter)
från organisationens olika informations- och affärssystem t.ex. i kalkylprogrammet
Microsoft Excel, och sen i sin tur presenteras analyserna åt användarna t.ex.
ledningsgruppen.
1
ETL är ett begrepp inom BI som är en förkortning av Extract, Transform och Load som används för att
beskriva BI-processens del som berör olika aktiviteter i databaser. I Figur 2: BI-processen. översatt till ”ta
emot, rensa, transformera, ladda”.
20
Enligt Lindvall (Perspektiv på ekonomistyrning, 2013, s. 191) är den allmänna
uppfattningen att en BI-lösning/ett BI-verktyg ska bidra till att skapa en gemensam
faktabaserad sanning för organisationen. Problemet för många organisationer är att det
finns olika fakta kring samma fråga - ”mina siffror och dina siffror”. Och enligt
Lindvall är det en allmän uppfattning att problemet sannolikt orsakas av alltför
omfattande Excel-användning. Där problemet i sig består av att olika individer skapar
olika varianter av modeller och rapporter genom Excel, kring frågor som borde vara
entydiga - ”våra siffor” (Perspektiv på ekonomistyrning, 2013, s. 191).
2.4.2. Historik om begreppet Business Intelligence
Den person som allra först tros ha använt begreppet ”Business Intelligence” var Hans P.
Luhn, forskare på IBM. Luhn använde sig redan 1958 av definitionen ”Business
Intelligence” där han valde att följa intelligensdefinitionen från Websters Dictionary,
som då beskrev ordet intelligens som ”förmågan att uppfatta inbördes samband av
fakta som presenteras, på ett sådant sätt att detta leder till handlingar mot ett önskat
mål”. (Business Intelligence, 2013)
Dagens BI har utvecklats från de beslutsstödssystem (DSS - Decision Support Systems)
som utvecklades under 1960-talet fram till mitten på 1980-talet. Dessa
beslutsstödssystem hade sitt ursprung ur datamodeller som skapades för att stöda beslut
och planering inom organisationer. (Business Intelligence, 2013)
Under 1990-talet har bl.a. Howard Dresner, analytiker från Gartner Group föreslagit att
definitionen av Business Intelligence skall ses som en övergripande term för att
beskriva följande: “olika koncept och metoder för att förbättra affärsmässigt
beslutsfattande, genom att använda sig av faktabaserade stödsystem”. (Business
Intelligence, 2013)
2.4.3. Nyttan med BI
Nyttan med BI handlar till stor del om att få ökad kontroll över all information som rör
och påverkar företagets verksamhet. En form av kontroll kan vara intäktskontroll, där
man bl.a. kan se på vilka kunder, produkter, marknader och kampanjer som är
framgångsrika. Kostnadskontroll innebär att man får en samlad helhetsbild över
organisationens utgifter, där man tittar på kostnadsslag, följer upp leverantörer och
21
identifierar svinn. Lönsamhetskontroll i sin tur kan följa upp organisationens KPI:er
(Key Performance Indicators = nyckeltal). (Lindman, 2013)
Genom att BI samlar all information på en plats, får organisationen en sanning och
ägarskapet över organisationens siffror blir tydligare. Att ha ”en sanning” påverkar
effektiviteten inom organisationen, så att t.ex. ledningsgruppsmöten inte behöver ägna
dyrbar tid till att diskutera ”vems siffror som är rätt”, utan i stället kan tiden ägnas åt
viktiga analyser och underbyggt beslutsfattande. BI producerar oftast automatiserade
rapporter vilket leder till kostnadseffektivitet och frigör i sin tur värdefull tid, som kan
ägnas åt analyser av dessa rapporter. Distributionen av informationen sker med BI på ett
effektivt sätt och leder till att rätt information kommer till rätt person, och i rätt tid.
(Lindman, 2013)
Ett BI-system som hämtar information från organisationens CRM-system (Customer
Relationship Management = kundhanteringssystem) underlättar analys av
kundbeteenden och kundsegmentering, vilket i sin tur leder till effektivare
marknadsföringsåtgärder. BI påverkar också själva verksamhetsstyrningen på ett
positivt sätt genom den möjliggör att informationshanteringen kopplas till företagets
mål och strategier. (Lindman, 2013)
2.4.4. BI-strategi
Processen av att implementera BI i en organisation börjar enligt Lindman (Business
Intelligence, 2013) med följande: tillsammans med en leverantör av BI utreds
förutsättningarna för att implementera en BI-lösning, i detta ingår en sammanställning
av affärskrav och affärsnyttor samt att en undersökning olika tekniska lösningar samt att
uppskattning kostnaderna och tidsåtgång för projektet. Denna utredning ligger till grund
för införandet av BI i organisationen och organisationens fortsatta BI-strategi. I en BIstrategi bör det även ingå en plan över hur BI-systemet ska förvaltas och utvecklas, samt
en plan över samordningen, d.v.s. hur systemet skall användas inom organisationen.
Organisationer som har arbetat länge och effektivt med BI har skapat ett BICC
(Business Intelligence Competency Center = BI-kompetenscenter). BICC-rollen innebär
ansvar för att BI-strategin efterlevs och utvecklas inom organisationen. (Framgång med
rätt beslutsstöd, 2013)
22
2.5.
Beslutsstödsverktyg
Med Business Intelligence avses i detta arbete ett fristående IT-baserat systemstöd som
består av en beslutsstödslösning (BI-lösning) och/eller ett beslutsstödsverktyg (BIverktyg) som hämtar information ur en organisations existerande informations- och
affärssystem. Utbudet av olika BI-lösningar och BI-verktyg har ökat successivt i takt
med att informationsmängden och behovet av informationshantering i vårt samhälle
ökar.
2.5.1. Bakgrundsinformation om BI-verktyg
På grund av att BI är komplext att implementera som beslutsstöd, på grund av att
verktyget skall hämta information från organisationens alla informations- och
affärssystem, har det tidigare varit IT-avdelningarna med stöd av företagets ledning som
stått bakom valet av BI-verktyg. Idag pekar trenden mot att det är ledningen som vet
vad de vill ha för slags beslutsstöd i form av analyser och rapporter, men de vet inte
vilka specifika BI-verktyg de ska implementera och använda, och behöver därför stöd
av IT-avdelningen, och rollen som beställare av systemstöd har i detta fall blivit
omvända. (Farmer, 2011)
En utmaning när det gäller de beslutsstöd som BI-verktygen ska framställa och som
efterfrågas inom en organisation, är att kraven på beslutsstödet d.v.s. rapporterna och
analyserna)är olika beroende på vem som ska tolka det och vad informationen skall
användas till. (Martell & Myrman, 2011)
Enligt en undersökning gjord av tidskriften Information Week – ”Analytics, BI and
Information Management Study 2014” som beskriver ca 300 amerikanska
organisationers användning av olika BI- verktyg, visade det sig att de största ITföretagen som erbjuder BI var när undersökningen gjordes i storleksordning
användarmässigt följande: Microsoft, Oracle, SAP, SAS, IBM, Tableau, MicroStrategy,
QlikTech (idag Qlik) och Actuate (Henschen, 2013, s. 18).
De egenskaper som de flesta organisationer efterfrågade i undersökningen var BIverktyg som har användarvänliga, lättolkade visuella analyser som kan delas med andra
beslutsfattare inom organisationen, och informationen skulle även gärna kunna visas på
mobila enheter. (Henschen, 2013, s. 1)
23
2.5.2. Traditionell BI vs Self-Service BI
BI kan delas upp i två grenar, traditionell BI och Self-Service BI. Self-Service BI tycks
just nu vara den snabbast växande formen av BI, som även kallas användardriven BI.
Self-Service BI tillåter ett större antal användare inom organisationer att få
direktåtkomst till verksamhetsdata. Genom att använda ett Self-Service BI-verktyg
(QlikView, Tableau m.fl.) kan användare få snabba rapporter där användaren själv gör
urvalet för förfrågningarna ur datakällorna. Processen att beställa rapporter från
traditionella BI-verktyg (Cognos, Oracle, SAP m.fl.) kan i vissa fall innebära en lång
väntan på rapporten, men för vissa typer av statiska data kan äldre BI-verktyg vara mera
användbara. (Framgång med rätt beslutsstöd, 2013)
Processen då ett nytt beslutsstöd införs i en organisation, handlar till större del om
verksamhetsutvecklig än traditionell implementering av ett informationssystem.
Skillnaden mot traditionell BI är att genom att använda ett Self-Service BI-verktyg, låter
man användarna själva analysera, skapa rapporter och dra slutsatser, istället för att
verktyget presenterar en färdig analys eller rapport. (Framgång med rätt beslutsstöd,
2013)
Användaren/mottagaren av BI behöver kunna lita på att data som används för att skapa
BI-rapporter är tillförlitlig, att rapporterna stämmer och att dessa går att använda som
beslutsunderlag. Det har visat sig att många användare vill ha applikationsbaserade
lösningar för att använda BI, och själv kunna titta på rapporten som presenteras och
förstå den, och därefter ta beslut utgående från denna. Därför är tillförlitligheten till
informationen av yttersta vikt. I verksamhetsstyrning ingår det att använda sig av olika
former av beslutsstöd, men det innebär också att kommunicera med andra inom
ledningen, och att man litar på att de också ska fatta rätt beslut - med BI som underlag.
(Farmer, 2011)
2.5.3. Gartner Magic Quadrant
Gartner är ett amerikanskt IT-forsknings- och rådgivningsbolag som använder sig av
s.k. magiska kvadranter för att presentera marknadsanalyser (Gartner, 2014). Gartner
publicerar varje år en rapport med magisk kvadrant för BI och Analytics (Magic
Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms), som visas i Figur 3:
Gartner Magic Quadrant 2013. och Figur 4: Gartner Magic Quadrant 2014. där företag
som tillverkar och säljer BI-verktyg analyseras och får en rankning i kvadranten.
24
I kvadranten placeras företagen i kategorierna Niche Players, Visionaries, Challengers
och Leaders. Niche Players kan översättas till nischspelare, d.v.s. företag som
specialiserat sig på en specifik sorts kompabilitet i sitt BI-verktyg och därmed hör till en
nisch. Visionaries är visionärer, nytänkare. Challengers är utmanare och Leaders är
således marknadsledare (Schlegel, Sallam, Yuen, & Tapadinhas, 2013).
Marknaden för BI-verktyg är extremt snabbväxande och omsatte ca 14 miljarder dollar
år 2013 (Sallam, Tapadinhas, Parenteau, Yuen, & Hostmann, 2014). Om man jämför
Gartners magiska kvadranter från 2013 och 2014 kan man se att de som växer snabbast
just nu är företag som erbjuder Self-Service BI (användardriven BI) som t.ex. Tableau
och Qlik (tidigare QlikTech), och att de som tidigare haft de största marknadsandelarna,
s.k. megavendors som IBM, Microsoft, Oracle och SAP som erbjudit traditionell BI har
tappat en del marknadsandelar till dessa företag.
Enligt Gartnerrapporten kan man skönja en trend att de som erbjuder traditionella BIverktyg (s.k. megavendors) har blivit tvungna att infoga egenskaper i sina BI-verktyg
som tidigare bara återfunnits hos Self-Service BI-verktyg, då det är något som
marknaden idag tycks efterfråga (Sallam, Tapadinhas, Parenteau, Yuen, & Hostmann,
2014).
Figur 3: Gartner Magic Quadrant 2013. (Schlegel, Sallam, Yuen, & Tapadinhas, 2013)
25
Figur 4: Gartner Magic Quadrant 2014. (Sallam, Tapadinhas, Parenteau, Yuen, & Hostmann, 2014)
26
3. EMPIRI
Detta kapitel innehåller resultatpresentation, begreppen validitet och reliabilitet, analys,
slutsats samt förslag till fortsatt forskning.
3.1.
Resultatpresentation
I den här delen presenteras intervjufrågorna och svaren från de organisationer som
deltagit i fallstudien, dessa består som tidigare angivet av ett försäkringsbolag, en bank,
ett IT-bolag, en offentlig förvaltning och ett spelbolag.
Intervjusvaren från de 5 respondenterna presenteras i sammanfattad form, detta har
gjorts för att läsaren av detta arbete lättare skall kunna tillgodogöra sig informationen.
Intervjufrågorna var totalt 18 till antalet och indelade i tre block A, B och C: A Bakgrund och behov av BI, B - Användare och användningsområden inom BI samt C Nyttan av BI.
3.1.1 Bakgrund och behov av BI
Fråga A1: Vilken slags BI använder er organisation?
Sammanfattning A1: Två av respondenterna använder Cognos (TM1 och BI10), två av
respondenterna använder QlikView och en respondent använder OBIEE (Oracle
Business Intelligence Enterprise Edition). Förutom renodlade BI-verktyg använder två
respondenter budgeterings- och prognosverktyg: EOS Hypergene och Aditro Budget
och Prognos (BoP).
Fråga A2: Hur länge har organisationen använt BI?
Sammanfattning A2: Cognos är det BI-verktyg som överlag använts längst tid av
respondenterna i fallstudien, i drygt 10 år. QlikView har använts kortast tid bland
respondenterna, ca 1-2 år. OBIEE har använts av en respondent i ca 5 år, före det
använde de Cognos i ca 10 år.
Fråga A3: Vilket primärt behov ledde till att organisationen valde att investera i BI?
Sammanfattning A3: Respondenterna hade olika orsaker till varför de behöver ett BIverktyg. De olika behoven var bl.a. att optimera tidsåtgång vid framställning av
rapporter, etablera en gemensam styrmodell för organisationen, få ekonomin
27
presenterad på ett tydligare sätt samt ett ökat behov av att hantera den ständigt ökande
informationsmängden. En respondent hade ingen primär orsak utan började använda BIverktyget i egenskap av återförsäljare.
Fråga A4: Vilka slags problem löser användandet av BI?
Sammanfattning A4: Respondenterna upplevde olika problem som de ville lösa med att
använda ett BI-verktyg, bl.a. behövde de få ökad kontroll, göra ekonomisk information
tillgänglig för flera inom organisationen, få snabbare rapportering, snabbare
uppföljningsmöjligheter, kunna agera snabbare, skapa klara och tydliga KPI:er
(nyckeltal) för organisationen, öka kvaliteten på rapporterna samt att kunna undersöka
olika/nya affärsmöjligheter.
Fråga A5: Orsaker till att ni valde just den form av BI ni använder?
Sammanfattning A5: Orsakerna till varför respondenterna valt just det BI-verktyg de
använder varierade. De som valde Cognos, ansåg att det var ett etablerat och stabilt
system, samt att det fyller behovet av utfallsrapportering. De som valde QlikView ansåg
att det verkade vara en bra lättanvänd BI-lösning, särskilt för den som är van att arbeta
med Excel, samt att det är kostnadseffektivt och det är en fördel att återförsäljaren finns
på orten. OBIEE valdes för att det fyller respondentens behov av affärsuppföljning och
att det är kompatibelt med respondentens CRM-system.
Fråga A6: Ur vilka underliggande informations- och affärssystem hämtas BIinformationen?
Sammanfattning A6: Tre av respondenterna hämtar data från ERP-systemet (Enterprise
Resource Planning = affärssystem) Microsoft Dynamics NAV. En av dessa
respondenter hämtar även information från ERP-systemet Agresso samt från olika
branschspecifika system samt ur ett tidsrapporteringssystem. En respondent hämtar
också information från ett budget- och prognossystem samt från Excel. Två
respondenter hämtar information ur egenutvecklade system. En respondent har en BIlösning som hämtar information från ett Data Warehouse, samt ur ett ERP-system och
ett CPM-system (Corporate Performance Management = verksamhetsstyrningssystem)
samt ett CRM-system (Customer Relationship Management = kundhanteringssystem).
Fråga A7: Till vilka slags analyser använder ni BI?
28
Sammanfattning A7: Majoriteten av respondenterna använder sina BI-verktyg i första
hand till rapporter och analyser som är kopplade till olika former av lönsamhet. Andra
analyser/rapporter som används är kopplade till annan finansiell uppföljning som bl.a.
budget, bokslut, nyckeltal, likviditet och finansiering. En av respondenterna använder
sitt BI-verktyg för kampanj- och marknadsföringsuppföljning, produktuppföljning och
kundsegmentering.
Fråga A8: Hur skapades rapporter/analyser tidigare inom organisationen (före BI)?
Sammanfattning A8: Majoriteten av användarna använde sig före BI av manuellt
framställda rapporter/analyser, d.v.s. rapporter genererades ur respondenternas olika
informations- och affärssystem, sedan bearbetades informationen i Microsoft Excel och
därefter analyserades informationen.
3.1.2 Användare och användningsområden inom BI
Fråga B1: Vilka områden inom organisationen använder BI?
Sammanfattning B1: Hos en respondent är det produktansvariga som använder BIverktyget. Hos tre respondenter är det avdelningschefer, resultatansvariga samt hos två
av dessa även ledningsgruppen. Hos en respondent används BI av alla områden inom
företaget, men mest frekvent av personer inom ledande positioner. En respondent
berättade att de även har ett BICC (Business Intelligence Competency Center) som
möjliggör användningen av organisationens BI, vilket föranledde en följdfråga under
block C, se fråga C4a.
Fråga B2: Vilka personer/funktioner/avdelningar inom dessa områden använder BI?
Sammanfattning B2: Som svar på vem som använder BI inom organisationen har flera
respondenter i princip svarat samma som de svarade på fråga B1. En respondent tillade
att olika behov inom organisationen kräver olika sorters användning av BI. En annan
respondent tillade att det är beroende av vilken position/funktion man har inom
organisationen.
Fråga B3: Vilka faktorer har gjort att dessa har valts ut som användare?
Sammanfattning B3: Inom majoriteten av respondenternas organisationer har
användarna av BI valts ut utgående från deras roll i organisationen, att de är
29
beslutsfattare samt att de har behov av att snabbt få rapporter som underlag. För en
respondent har dessutom den stora mängden data de hanterar avgjort behovet av BI.
Fråga B4: Till hur stor andel upplever ni att ni använder BI-verktygets fulla potential?
Sammanfattning B4: Ingen av respondenterna kunde säga att de använde sina BIverktyg till dess fulla potential, men att det i sig inte upplevdes som negativt, utan det
viktigaste för de flesta respondenterna var att de kunde få fram rätt information i rätt tid
via sina BI-verktyg. Några av respondenterna påpekade också att när användandet av BI
ökar inom organisationerna, utökas också de områden inom organisationen var man kan
tänka sig att använda BI-verktyget.
3.1.3 Nyttan av BI
Fråga C1: Upplever ni nytta av att använda BI?
Sammanfattning C1: Alla utom en av respondenterna svarade ett klart och tydligt ja på
frågan om de upplever nytta av att använda BI. Den respondent som svarade att de inte
ännu gör det, ansåg att de använt BI-verktyget för kort tid för att ännu kunna se någon
mätbar nytta.
Fråga C2: Vilka specifika nyttor upplever ni av BI?
Sammanfattning C2: Respondenterna anser att användningen av BI leder till följande
specifika nyttor: man upptäcker möjligheter och risker i tid, det skapar engagemang som
ger ökad kunskap och insikter, ger snabbare återkoppling till olika aktiviteter, ger en
bättre överblick av verksamheten samt underlättar distributionen av information (data).
Alla dessa nyttor leder enligt respondenterna till bättre beslut.
Fråga C3: Vilken roll har BI i organisationens styrning?
Sammanfattning C3: En av respondenterna anser att i dagsläget BI inte har någon större
roll inom organisationen, men att de har en målsättning att BI ska leda till bättre
beslutsunderlag. En respondent anser att BI har stor roll och ett stort inflytande för
organisationens styrning och är del i byggande av det operativa resultatet. Två av
respondenterna framhäver fördelarna med BI, som t.ex. att få korrekta och enhetliga
beslutsunderlag som i sin tur leder till bättre beslut, samt att man med BI tydligt ser
avvikelser som förhoppningsvis kan åtgärdas i tid. En respondent anser att BI för dem
30
har en tilltagande roll i organisationen, att BI kan visa vad som blir bra/var bra, vilket
enligt dem leder till affärsmässig tillväxt.
Fråga C4: Finns det en uttalad BI-strategi inom organisationen?
Sammanfattning C4: Alla utom en av respondenterna säger att de saknar en uttalad BIstrategi inom sin organisation. Den enda av respondenterna som svarat jakande har en
dokumenterad BI-strategi sedan 2012, där det bl.a. fastställts att BI ska vara nytta som
skapar värde till organisationen. Respondenten med BI-strategi har även förutom en
fastställd strategi även ett BICC (Business Intelligence Competency Center), läs mera
under svaret på C4a för nämnda respondent.
Fråga C4a: Har ni ett BICC (Business Intelligence Competency Center)?
Observera att endast en respondent har fått frågan p.g.a. deras svar på fråga B1.
Svar C4a: I samband med att organisationen skrev sin BI- strategi 2012 bildades de
också ett virtuellt BICC-team. BICC-teamets roll inom organisationen är att
sammanföra processer, människor och teknologi genom BI. BICC-rollen innehåller för
organisationen följande: fastställa affärsstrategiska mätvärden, ansvara för
handlingsplanen angående BI, ha en gemensam informationsstruktur inom
organisationen, ha en rådgivande funktion rörande BI, engagera BI-användarna inom
organisationen samt kommunicera, undervisa och vara förebilder i användningen av BI
för att skapa ett gemensamt arbetssätt. Respondenten nämner också att ett ytterligare
syfte med BICC-teamet är att hitta organisatoriska synergieffekter.
Fråga C5: Hur har BI påverkat organisationens sätt att arbeta?
Sammanfattning C5: Alla utom en av respondenterna anser att BI har påverkat
organisationens sätt att arbeta. De förändringar de beskriver är större engagemang, ökad
målstyrning, ökad effektivitet, ökad transparens samt att större medvetenhet och ökat
intresse för information har lett till större affärsfokus.
Fråga C6: Uppfyller användandet av BI organisationens behov av beslutsstöd?
Sammanfattning C6: Majoriteten av respondenterna anser att deras användning av BI
uppfyller de behov de har idag, samtidigt som alla respondenter ser nya behov och
utveckling av sitt BI-verktyg i framtiden. Alla respondenter anser att de har en bra BIplattform att stå på och som kan fortsätta att utvecklas enligt deras individuella behov.
31
3.2 . Validitet och reliabilitet
Med validitet menas det som vi avser att mäta och reliabilitet är mätinstrumentets
pålitlighet i mätningen (Christensen, Engdahl, Grääs, & Haglund, 2009, s. 219).
Eftersom god reliabilitet i detta arbete skulle förutsätta att fallstudien skulle gå att
genomföra med identiskt resultat vid ett annat intervjutillfälle om studien läggs upp på
ett identiskt sätt, har jag valt att se på Christensen et al. ( (Marknadsundersökning - en
handbok, 2009, s. 307), som anser att det traditionella realibilitetsbegreppet är irrelevant
för att fastställa värdet av en kvalitativ analys och att man vid en kvalitativ analys
istället bör fokusera på validitetsbegreppet.
Genom noggrant utvalda och formulerade intervjufrågor som är tydligt kopplade till
arbetets syfte, d.v.s. att beskriva behovet, användningen och nyttan av BI hos
organisationer, samt testning av frågorna på personer väl insatta i begreppet Business
Intelligence, anser jag att jag har fått fram ett mätinstrument (intervjufrågorna) som
mäter det jag avsett mäta.
Intervjusvaren från respondenterna i fallstudien ger på ett tydligt sätt svar på arbetets
frågeställningar. Utifrån svaren kan man få en uppfattning av hur behovet,
användningen och nyttan av BI upplevs inom de utvalda organisationerna i fallstudien –
vilket visar på att arbetet har hög validitet och jag har mätt det jag avsett mäta i
fallstudien.
3.3. Analys
I denna del analyseras resultaten från fallstudien och jämförs mot de olika teorier som
beskrivs i arbetets teoridel.
Huvudteorin i detta arbete är ekonomistyrning med definitionen ”avsiktlig påverkan på
en verksamhet mot vissa mål” (Ekonomistyrning, 2014) och det centrala begreppet i
arbetet är BI som även definieras som ”olika koncept och metoder för att förbättra
affärsmässigt beslutsfattande, genom att använda sig av faktabaserade styrsystem”
(Business Intelligence, 2013).
Om man studerar egenskaperna hos de formella styrmedel (Ax, Johansson, & Kullvén,
2009, s. 18) som används inom ekonomistyrning, kan man tydligt se att BI är ett av
styrmedlen. Att BI i sin egenskap av styrsystem, ses som ett av ekonomistyrningens
32
formella styrmedel bekräftas även i litteraturen av Andersson (Ekonomistyrning - beslut
och handling, 2013, s. 55). Enligt Lindvall (Verksamhetsstyrning - från traditionell
ekonomistyrning till modern verksamhetsstyrning, 2011, s. 53) är tillgången till
information och användningen av denna information är ett sätt att uppnå
organisationens målsättningar, vilket också stärker kopplingen mellan BI och
ekonomistyrning.
3.2.1 Behovet av BI
Tre olika renodlade BI-verktyg används primärt av respondenterna i fallstudien:
Cognos, OBIEE och QlikView. Cognos tillverkas av IBM, OBIEE av Oracle och
QlikView av Qlik. Alla dessa BI-verktyg tillverkas av IT-företag som ligger bland
marknadsledarna i Garnterkvadranten (Schlegel, Sallam, Yuen, & Tapadinhas, 2013).
Cognos och OBIEE är s.k. traditionella BI-verktyg och QlikView är ett s.k. Self-Service
BI-verktyg. Skillnaden mellan traditionella BI-verktyg och Self-Service BI-verktyg är i
första hand att användaren av Self-Service BI har en mer aktiv roll och själv skapar
rapporter och analyser, medan med traditionell BI är det vanligare att rapporterna och
analyserna skickas ut till användarna från t.ex. en ekonomiavdelning, där användaren får
en mer passiv roll (Framgång med rätt beslutsstöd, 2013).
Orsakerna till att respondenterna valt de specifika BI-verktyg som de använder, var att
de egenskaper som de upplever att BI-verktyget har, fyller just deras organisations
specifika behov. Rent generellt kan man säga att de som valt ett traditionellt BI-verktyg
också arbetar med mer traditionell ekonomistyrning där informationen ses som
råmaterial, medan den som använder ett Self-Service BI-verktyg använder ett styrsätt
som mer förknippas med modern verksamhetsstyrning där kunskap handlar om
organisationens egen förmåga att producera information (Lindvall, 2011, s. 26).
De primära behoven som framträder tydligast hos respondenterna är önskan om
tidsinbesparing vid rapport- och analysframställning samt att bättre kunna hantera den
ökande mängden information som finns i organisationen. Problem som respondenterna
ville att BI skulle lösa handlade i första hand om att få ökad kontroll över
organisationens information (data), samt att informationen genom rapporter och
analyser via BI-verktyget snabbare skulle nå de personer som behöver informationen,
d.v.s. bli en effektivare och mer produktiv organisation. Att använda systemstöd som BI
leder enligt Magnusson & Olsson (Affärssystem, 2005, s. 38) till kortare ledtider, bättre
33
kontroll samt ökad datakvalitet. Med ledtider kan man i detta fall avse tiden mellan
behovet av rapport och levererad rapport.
De informations- och affärssystem som används av respondenterna och från vilka data
hämtas ifrån var i första hand organisationernas ERP-system (affärssystem), samt från
olika branschspecifika system. Endast en respondent i studien hämtade data från CRMsystem (kundhanteringssystem). Inom många organisationer har den ökade
informationsmängden lett till en ökad användning av många olika system och verktyg,
vilket komplicerar överblicken i en organisation (Lindvall, 2011, s. 59). Genom att
använda ett BI-verktyg/BI-lösning som sammaför informationen från olika system via
ett datalager så överbygger man problematiken med överblickandet av organisationens
information.
Respondenterna i fallstudien använder sig i första hand av BI-verktyg/BI-lösningar för
att framställa rapporter och analyser som är kopplade till olika former av lönsamhet och
till finansiell uppföljning av verksamheten. Enligt Lindman (Business Intelligence,
2013) är lönsamhetskontroll där man mäter och följer upp verksamhetens olika KPI:er
(nyckeltal) en vanlig analysform inom BI.
När man tittar tillbaka på hur de flesta respondenterna i studien framställde rapporter
och analyser, före de började använda BI, gjordes de manuellt, oftast via rapporter från
olika systemstöd som bearbetades i Excel. Men den manuella framställningen där
rapporter manuellt bearbetas i Excel eller liknande kalkylprogram, har en problematik
som kan leda till att det inom en organisation kan finnas olika fakta kring samma fråga,
där man argumenterar vid beslutssituationer om ”dina siffror och mina siffror”. Genom
att använda sig av BI bidrar man till att skapa en gemensam faktabaserad sanning för
hela organisationen, så att man vid beslutssituationer istället talar om ”våra siffror”
(Lindvall, 2011, s. 191).
3.2.2 Användningen av BI
Hos majoriteten av respondenterna i fallstudien är de personer som använder BI utvalda
p.g.a. sin roll i organisationen, och i de flesta av de undersökta organisationerna är dessa
personer beslutsfattare och/eller har en ledande position. Denna uppdelning av tillgång
till information leder till att information kopplas samman med kontroll och
chefsuppgifter associeras med den traditionella ekonomistyrningen, medan man inom
modern verksamhetsstyrning strävar efter att information skall vara möjliggörande och
34
delas mellan chefer och medarbetare (Lindvall, 2011, s. 164). En av utmaningarna när
det gäller vad BI-verktyget ska framställa är att kravet på rapporterna och analyserna är
olika beroende på vem som behöver informationen, och vad informationen ska
användas till (Martell & Myrman, 2011).
En av de allra viktigaste egenskaperna hos BI-verktygen som respondenterna upplevde
var att de fick rätt information i rätt tid, och genom detta kunde fatta bättre beslut. Enligt
Lindman (Business Intelligence, 2013) sker distributionen av information med hjälp av
ett BI-verktyg på ett effektivare sätt, och leder till den önskan som organisationen har
uppfylls - att få rätt information i rätt tid, så att man har tid att reagera och agera på den
nya informationen.
Behovet av informationen är enligt Hamrefors (Den uppmärksamma organisationen,
2002, s. 75) situationsbunden, och han anser att om man inte får tag på rätt information i
rätt tid, blir informationen lätt värdelös. Detta är något som användningen av BI
motverkar, särskilt genom att använda användardriven BI (Self-Service BI), där
användarna själva söker fram informationen just när de behöver den (Framgång med rätt
beslutsstöd, 2013).
3.2.3 Nyttan av BI
Alla respondenter (utom en p.g.a. för kort användningstid av BI-verktyget) upplevde
klar och tydlig nytta med att använda ett BI-verktyg. Nyttorna de angav var bl.a. att de
fick en bättre överblick över verksamheten vilket svarar på behovet av kontroll, behovet
av snabbare återkoppling möts eftersom informationen når användarna snabbare, samt
att behovet av att upptäcka möjligheter och risker i tid möjliggörs av BI-verktyget.
Enligt Lindman (Business Intelligence, 2013) handlar nyttan med BI till största del om
att få ökad kontroll över all information som påverkar verksamheten. Magnusson &
Olsson anser också att ett BI i egenskap av verksamhetsövergripande systemstöd, ger
översikt och kontroll över hela verksamhetens data (Affärssystem, 2005, s. 9). Att
respondenterna får information snabbare via BI för att kunna agera i tid, stämmer i viss
mån överens med den moderna verksamhetsstyrningens synsätt där styrningens fokus
ligger på att vara proaktiv och kunna förutse avvikelser, men respondenternas syn på
nyttan med BI ligger även inom den traditionella ekonomistyrningens fokus på att
reagera och invänta avvikelser (Lindvall, 2011, s. 64).
35
Vilken roll BI har när det gäller organisationens styrning uppfattas som tämligen olika
av respondenterna, där BI-rollen definieras med mått som ingen större, mindre,
tilltagande och stor. Detta är något som var tämligen överraskande i fallstudien, då man
kunde tro att BI-rollen var något som hade definierats inom organisationen och var
kopplad till mål och strategier. Enligt Ax et al. måste en organisation fastställa fyra
utgångspunkter för att framgångsrikt kunna arbeta med ekonomistyrning (Den nya
ekonomistyrningen, 2009, s. 18). Dessa utgångspunkter är vision, affärsidé, strategi och
verksamhetsplan, där strategi är en av de viktigaste av utgångspunkterna. Enligt
Lindvall (Verksamhetsstyrning - från traditionell ekonomistyrning till modern
verksamhetsstyrning, 2011, s. 53) kan organisationens strategi användas som ett filter
för att sortera ut vilken information som är viktig för organisationen, och om inte BIrollen är kopplad till strategitänkandet saknas en medveten målstyrning på
informationsområdet.
Trots att det i litteraturen (Ax, Johansson, & Kullvén, 2009, s. 18) skrivs om att BI
behöver kopplas till organisationens strategi, framstår frågan om en uttalad BI-strategi
som något oväntad för de flesta respondenter, och enbart en av respondenterna angav att
de faktiskt hade en dokumenterad BI-strategi. Denna respondent hade förutom en BIstrategi även ett BICC (Business Intelligence Competency Center), vilket kan tolkas
som att de arbetat länge och effektiv med BI (Framgång med rätt beslutsstöd, 2013). En
BI-strategi bör innehålla en plan över hur BI-verktygen ska förvaltas och utvecklas,
samt en plan över hur systemet ska användas inom organisationen, d.v.s. en
samordningsplan (Lindman, 2013). Enligt Lindvall består utvecklingsarbetet inom en
organisation om att det finns ett behov av att knyta samman organisationens strategi
med dess styrsystem (Verksamhetsstyrning - från traditionell ekonomistyrning till
modern verksamhetsstyrning, 2011, s. 34).
Majoriteten av respondenterna ansåg att BI mestadels påverkat organisationens
arbetssätt på ett positivt sätt, och de förändringar de sett i sin organisation är större
engagemang, ökad målstyrning, ökad effektivitet och ökad transparens. Respondenterna
uppfattade att det ökade engagemanget framförallt lett till större affärsfokus, vilket i sin
tur ledde till ett ännu större intresse av att få mera information. En annan effekt av att
införa BI i verksamheten är enligt Magnusson & Olsson (Affärssystem, 2005, s. 19) att
den förberedande kartläggningen av organisationens processer också kan leda till att
dessa förändras och blir effektivare.
36
Sammanfattningsvis ansåg majoriteten av respondenterna att deras användning av BI
fyller de behov deras organisation har idag, men att de ser nya behov och utveckling av
BI-verktyget i framtiden.
3.4.
Slutsats
Syftet med detta arbete var att kartlägga och beskriva organisationers behov,
användning och upplevd nytta av BI. Den utförda fallstudien har väl svarat på dessa
frågeställningar och i analysen jämfördes fallstudiens resultat med teorier från
ämnesområdet ekonomistyrning.
Som jag skrev i inledningen, finns det på grund av den ökande informationsmängden i
samhället, ett behov hos organisationer av att få kontroll över den ständigt ökande
mängden information (data) som samlas i deras informations- och affärssystem. De
behöver också snabbt och effektivt kunna sortera dessa stora mängder data för att få
fram ändamålsenliga rapporter och analyser som lätt kan distribueras och som sedan
ligger som grund för beslutsfattandet inom organisationen.
Organisationerna i fallstudien har valt att använda sig av Business Intelligence för att
möta dessa behov, och de konstaterar att nyttan med BI är att de får bättre översikt över
verksamheten, ökad kunskap om sin verksamhet och sina produkter, snabbare
distribution av information (data), bättre återkoppling till olika aktiviteter inom
organisationen och kanske viktigast av allt att de upplever att de får rätt information i
rätt tid så att de kan fatta bättre och mer kvalitativa beslut.
Eftersom BI definieras som en del av en organisations formella styrmedel inom
ekonomistyrningen, är det viktigt för att uppleva den maximala nyttan med BI, att också
rent konkret koppla BI till de organisationella utgångspunkterna som beskrivs i teorin:
vision, affärsidé, strategi och verksamhetsplanering. Den kanske viktigaste kopplingen
som organisationer bör tänka på är den mellan BI och strategi, där organisationerna kan
bl.a. använda strategin som ett filter för vilken information som ska tas fram och som
ska ligga till grund för organisationens beslut.
Endast en organisation i fallstudien hade gjort en tydlig strategikoppling till BI och
sammanställt och dokumenterat en BI-strategi, och den organisationen hade också
kommit mätbart längst i sitt BI-arbete genom att ha skapat en egen arbetsgrupp enbart
37
för förvaltningen och utvecklingen av BI inom organisationen – BICC (Business
Intelligence Competency Centre).
Det framkom även från fallstudien att BI har en tämligen odefinierad roll inom de flesta
av organisationerna, och att BI uppfattas mer som ett separat systemstöd än en
integrerad del av verksamhetsstyrningen. Den organisation som arbetat längst med BI
och bäst kunde mäta nyttorna med BI, hade en tydligt definierad BI-roll inom
organisationen och de hade också den tydligaste kopplingen mellan BI och
organisationens strategi.
Genom att jämföra teorierna mot utfallet från fallstudien kan man konstatera att BI är ett
styrmedel för organisationer, så om en organisation vill få ut den största nyttan av att
använda BI, finns det skäl se över hur BI kan kopplas till de fyra teoretiska
utgångspunkterna för organisationen, d.v.s. vision, affärsidé, strategi och
verksamhetsplanering.
3.5.
Förslag på fortsatt forskning
Ett förslag på fortsatt forskning inom området Business Intelligence är att studera om
och hur en organisation påverkas, både strukturellt och kulturellt, när information och
kunskap delas med flera intressenter än tidigare inom organisationen genom att börja
använda sig av BI-lösningar/BI-verktyg. En teoretisk referensram för den fortsatta
forskningen är förslagsvis organisationsteori, med fokus på lärande organisationer.
38
LITTERATURFÖRTECKNING
Andersson, G. (2013). Ekonomistyrning - beslut och handling. Lund: Studentlitteratur.
Ax, C., Johansson, C., & Kullvén, H. (2009). Den nya ekonomistyrningen. Malmö:
Liber AB.
Backman, J. (2008). Rapporter och uppsatser. Lund: Studentlitteratur.
Björk, P. (2012). Marknadsföringens undersökningsmetodik. Svenska
Handelshögskolan, Vasa, Finland.
Bryman, A. (2011). Samhällsvetenskapliga metoder. Stockholm: Liber AB.
Business Intelligence. (den 06 12 2013). Hämtat från Wikipedia:
http://en.wikipedia.org/wiki/Business_intelligence
Christensen, L., Engdahl, N., Grääs, C., & Haglund, L. (2009). Marknadsundersökning
- en handbok. Lund: Studentlitteratur.
Darmer, P., & Freytag, P. V. (1995). Företagsekonomisk undersökningsmetodik. Lund:
Studentlitteratur.
Ekonomistyrning. (den 02 01 2014). Hämtat från Nationalencyklopedin:
http://www.ne.se/ekonomistyrning
Farmer, D. (den 22 06 2011). Business Discovery: The Next Generation of BI. Hämtat
från YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=0dFS0daXZhg
Framgång med rätt beslutsstöd. (den 16 04 2013). Hämtat från Offentliga Affärer:
http://www.offentligaaffarer.se/index.php?option=com_content&view=article&i
d=1427:framgang-med-raett-beslutssstoed&catid=45:ekonomi&Itemid=88
Gartner. (den 26 03 2014). Hämtat från Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Gartner
Hamrefors, S. (2002). Den uppmärksamma organisationen. Lund: Studentlitteratur.
Henschen, D. (2013). 2014 Analytics, BI and Information Management Survey.
InformationWeek.
39
Jannesson, E., & Skoog, M. (2013). Perspektiv på ekonomistyrning. Stockholm: Liber
AB.
Lindman, C. (den 2, 17 Oktober 2013). Business Intelligence. (M. Grönlund,
Intervjuare)
Lindvall, J. (2011). Verksamhetsstyrning - från traditionell ekonomistyrning till modern
verksamhetsstyrning. Lund: Studentlitteratur.
Magnusson, J., & Olsson, B. (2005). Affärssystem. Lund: Studentlitteratur.
Martell, A., & Myrman, M. (den 16 06 2011). Egenskaper att beakta vid val av
rapportverktyg inom Business Intelligence. Hämtat från Diva Portal:
http://www.diva-portal.org/smash/get/diva2:519102/FULLTEXT01.pdf den 01
10 2013
Sallam, R. L., Tapadinhas, J., Parenteau, J., Yuen, D., & Hostmann, B. (den 20 02
2014). Magic Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms.
Hämtat från Gartner: http://www.gartner.com/technology/reprints.do?id=11QZHDI1&ct=140220&st=sb&utm_campaign=CMPN%2520%25202014%2520Gartner%2520MQ%2520Announcement%2520Email%2520
1B&utm_medium=email&utm_source=Eloqua
Schlegel, K., Sallam, R. L., Yuen, D., & Tapadinhas, J. (den 05 02 2013). Magic
Quadrant for Business Intelligence and Analytics Platforms. Hämtat från
Gartner: http://www.gartner.com/technology/reprints.do?id=11DZLPEK&ct=130207&st=sb
Vad är Business Intelligence? Högskolan Dalarna. (den 15 11 2011). Hämtat från
Högskolan Dalarna: www.du.se/sv/utbildning/utbildningsprogram/businessintelligence/vad-ar-business-intelligence/
40
Bilaga 1
Intervjufrågor Business Intelligence
Business Intelligence (BI) som begrepp är i denna fallstudie användandet av beslutsstöd
och beslutsstödsverktyg genom att hämta information från en organisations
underliggande affärs- och informationssystem. I frågorna innebär BI = BI-verktyg/BIlösning.
A. Bakgrund och behov av BI:
1)
Vilken slags BI använder er organisation?
2)
Hur länge har organisationen använt BI?
3)
Vilket primärt behov ledde till att organisationen valde att investera i BI?
4)
Vilka slags problem löser användandet av BI?
5)
Orsaker till att ni valde just den form av BI ni använder?
6)
Ur vilka underliggande affärs- och informationssystem hämtas BIinformationen?
7)
Till vilka slags analyser använder ni BI?
8)
Hur skapades rapporter/analyser tidigare inom organisationen (före BI)?
B. Användare & användningsområden:
1)
Vilka områden inom organisationen använder BI?
2)
Vilka personer/funktioner/avdelningar inom dessa områden använder BI?
3)
Vilka faktorer har gjort att dessa har valts ut som användare?
4)
Till hur stor andel upplever ni att ni använder BI-verktygets fulla potential?
C. Nyttan av BI:
1)
Upplever ni nytta av att använda BI?
2)
Vilka specifika nyttor upplever ni av BI?
3)
Vilken roll har BI i organisationens styrning?
4)
Finns det en uttalad BI-strategi inom organisationen?
5)
Hur har BI påverkat organisationens sätt att arbeta?
6)
Uppfyller användandet av BI organisationens behov av beslutsstöd?
41