Klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4

Klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4
Tidpunkt för gällande: 2014-02-11
Konstfacks beslut: 2014-02-11
Klassificeringsstrukturens beståndsdelar.
Klassificeringsstrukturen är uppbyggd i tre olika nivåer: verksamhetsområde, processgrupp
samt process. I kolumnen längst till vänster i strukturen används förkortningarna VO, PG
samt P för att tydliggöra vad som redovisas på respektive nivå.
Verksamhetsområdena utgår från myndighetens uppdrag och utgör den översta nivån i
klassificeringsstrukturen. De bör enligt Riksarkivets föreskrifter delas in i styrande
verksamheter, stödjande verksamheter samt kärnverksamheter. Verksamhetsområdena är
skrivna kursivt. Exempel: 1. STYRA VERKSAMHETEN.
Nivå två i strukturen är processgrupp. Detta är endast en rubriknivå som används för att
hålla samman ett antal processer som har en gemensam nämnare inom ett område.
Exempelvis är 1.2 Hantera interna styrning en processgrupp som samlar de processer som
beskriver hur myndigheten styrs. I förslaget är processgrupperna skrivna kursivt.
Processerna är den lägsta nivån i klassificeringsstrukturen. En process kan beskrivas som ett
återkommande arbetsflöde eller en kedja av aktiviteter som genomförs till exempel när ett
ärende handläggs. Verksamhetens allmänna handlingar ska alltid redovisas på processnivå.
Exempel: 1.2.1 Organisera och genomföra det interna ledningsarbetet. I förslaget nedan
anges processerna i fetstil.
Nr.
VO
P
1.
1.1
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
STYRA VERKSAMHETEN
Hantera uppdrag och extern styrning
PG
P
1.2
1.2.1
Hantera intern styrning
Utforma och utveckla organisationen
P
1.2.2
Hantera bemanning av beslutsorgan
P
1.2.3
Bereda, sammanträda och besluta inom
verksamheten
P
1.2.4
Planera och upprätta verksamhetsmål
P
1.2.5
Hantera interna styrdokument
PG
1.3
Följa upp verksamheten
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
Processen omfattar att hantera uppdrag och styrdokument från regering/departementet. Här ingår även att hantera
återrapportering om hur uppdraget genomförts samt begäran om och mottagande av anslag från uppdragsgivare.
Exempel på handlingstyper: Regleringsbrev, beslut om statliga bidrag, begäran om extra anslag, rapporteringar till
departement/regering som är kopplad till uppdraget, förordning med instruktion.
Processen omfattar att beskriva, utreda och utveckla verksamheten, samt att fatta beslut om organisatoriska enheter.
Exempel på handlingstyper: Organisationsplaner, organisationsutredningar, projekthandlingar från
verksamhetsutvecklingsprojekt
Processen omfattar val till beslutande organ, exempelvis val av rektor eller av ledamöter i beslutande organ.
Exempel på handlingstyper: Röstlängder, valberedningens beslut, valresultat, valnämndens protokoll
Processen omfattar att förbereda, genomföra samt dokumentera möten i högskolans beredande och beslutsfattande
organ.
Exempel på handlingstyper: Kallelser, dagordningar, protokoll, rektorsbeslut, förvaltningschefsbeslut, prefektbeslut.
Processen omfattar arbetet med högskolans verksamhetsplanering. I processen ingå även att beräkna och
sammanställa en budget för Konstfacks verksamhet.
Exempel på handlingstyper: Verksamhetsplan, årliga handlingsplaner, kompetensförsörjningsplan, budget, underlag för
intern budget årliga tidsplaner, budgetunderlag m.m.
Processen avser arbetet med att fördela arbete och ansvar samt sätta upp riktlinjer och gemensamma rutiner inom
organisationen. Här samlas exempelvis de dokument som beskriver vem som gör vad och hur vissa uppgifter ska
utföras.
Exempel på handlingstyper: Arbets- och beslutsordning, policys, riktlinjer, handböcker, rutiner, beskrivningar, regler,
interna föreskrifter, fullmakter
Nr.
P
1.3.1
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
Följa upp och redovisa verksamheten
P
1.3.2
Hantera extern tillsyn och rapportering
P
1.4
Hantera remisser och enkäter
VO
PG
P
2.
2.1
2.1.1
GE VERKSAMHETSSTÖD
Anskaffa varor och tjänster
Hantera upphandling
P
2.1.2
Hantera direktupphandling och avrop
mot ramavtal
P
2.1.3
Hantera inköp
P
2.1.4
Förvalta och bevaka avtal
PG
2.2
Hantera löpande ekonomiadministration
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
Processen består i att följa upp högskolans verksamhet och ekonomiska resultat.
Exempel på handlingstyper: Delårsrapporter, årsredovisningsunderlag, övriga verksamhetsuppföljningar, resultat, utfall
Processen innefattar revision från annan myndighet eller organisation samt återkommande rapporteringar till eller från
extern myndighet eller organisation.
Exempel på handlingstyper: Skrivelser från och till andra myndigheter, inspektionsärenden, rapportering till
myndigheter såsom Universitetskanslerämbetet, Ekonomistyrningsverket (statsredovisningen), Riksrevisionen
Processen innefattar högskolans remiss- och enkäthantering.
Exempel på handlingstyper: Remisser, remissvar, enkäter, enkätsvar
Processen omfattar att genomföra upphandlingar över beloppsgräns med anbudsförfarande enligt 15 kap. 3 § lagen
(2007:1091) om offentlig upphandling. Processen rymmer även ansökan om överprövning av tilldelningsbeslut.
Exempel på handlingstyper: Anskaffningsbeslut, underlag för beslut, inbjudan att lämna anbud, ansökan om att få
lämna anbud, anbud, sammanställning över ansökningar, kravspecifikation, protokoll från MBL, begäran om
kompletteringar, svar om kompletteringar, utvärdering av anbud, tilldelningsbeslut
Processen rymmer upphandlingar under beloppsgräns där offertförfrågan sker till ett begränsat antal leverantörer
samt avrop mot ramavtal.
Exempel på handlingstyper: Handlingar vid direktupphandling (förfrågningsunderlag, offerter m.m.), beställning eller
motsvarande handling vid avrop mot ramavtal
I processen ingå att beställa och köpa in och ta emot varor och tjänster.
Exempel på handlingstyper: Beställningar, orderbekräftelser, följesedlar
I processen ingår förvaltning och bevakning av högskolans support-/drift-underhålls-/leasingavtal, samt avtal rörande
konsulttjänster. Här ingår även försäkringar.Här ingår inte att hantera anställningsavtal, samarbets-/samverkansavtal
samt utbytesavtal.
Exempel på handlingstyper: Supportavtal, driftavtal, leasingavtal, hyresavtal och försäkringsavtal
3
Nr.
P
P
2.2.1
2.2.2
2.2.3
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
Hantera löpande ekonomiredovisning
Förvalta stiftelsetillgångar
Samverka med omgivande samhälle
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
I processen ingår Konstfacks löpande redovisning som visar på de transaktioner som dagligen utförs på högskolan. Häri
ingår bland annat hantering av leverantörs- och kundreskontra, men även att löpande hantera, stämma av och
redovisa ekonomiska transaktioner, projekt och anläggningstillgångar. I processen ingår även att hantera indrivning av
skulder, omföringar, interna intäkter och försäljningar jämte administration kring donationer till högskolan.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Kundreskontra
 Indrivning av skulder
 Omföringar
 Interna intäkter (exempelvis internhyror)
 Försäljningar
 Donationer
 Administrera studieavgifter
Exempel på handlingstyper: Verifikationer, diverse leverantörslistor i ekonomisystemet, betalningsföreläggande,
anläggningsregister, huvudbok, dagbok, sidoordnad bokföring, projektredovisningar, avstämningar.
I processen ingår att förvalta tillgångar i stiftelser.
Exempel på handlingstyper: Fondtillgodohavanden, räkenskaper, handlingar rörande stiftelsernas affärstransaktioner,
placering av stiftelsemedel, beslut om att motta gåva
I processen ingår också att hantera ansökningar och utdelning av medel från stiftelser eller ur fonder.
Exempel på handlingstyper: Ansökningar, sammanställning av ansökningar, underlag från institutionerna, underlag till
stipendienämndens protokoll.
Exempel på handlingstyper: Information om tävlingar, utställningar, stipendier, erbjudanden, kurser, uthyres/säljes
m.m.
I processen ingår att rektor lämnar förslag på stipendiater till externa stipendiegivare.
4
Nr.
PG
P
2.3
2.3.1
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
Rekrytera personal
Rekrytera lektorer och professorer
P
2.3.2
Rekrytera lärare och adjunkter
P
2.3.3
Rekrytera teknisk och administrativ
personal
PG
2.4
P
2.4.1
Hantera personaladministration och
löner
Administrera anställning, praktikplats
och arbetsmarknadspolitiska åtgärder
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
Processen omfattar rekryteringsarbetet av lektorer och professorer. Här hanteras även överklagande av beslut om
tillsättning av tjänst.
Exempel på handlingstyper: Annons, ansökningar, sakkunnigutlåtande, beslut om anställning, beslut om tillsättning av
tjänst
Processen omfattar rekryteringsarbetet av lärare och adjunkter. Här hanteras även överklagande beslut om tillsättning
av tjänst. Häri ingår även lärarförslagsnämndens arbete.
Exempel på handlingstyper: Annons, ansökningar, handlingar från lärarförslagsnämndens protokoll, beslut om
anställning, beslut/meddelande om tillsättning av tjänst
Processen omfattar rekryteringsarbetet av teknisk och administrativ personal. Här hanteras även överklagande beslut
om tillsättning av tjänst.
Exempel på handlingstyper: Annons, ansökningar, lista över sökanden, beslut om anställning, beslut/meddelande om
tillsättning av tjänst
Processen omfattar det arbete som uppkommer i samband med att en tjänst påbörjas, pågår och avslutas. Häri ingår
även personalansvarsnämndens arbete.
Förslag: handlingar som rör enskild anställd individ läggs i personalakt. Övrigt blir akt i diariet.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Akademisk befordran
 Förändringar i anställning för TA-personal
 Avslut av anställning
 Hantering av inhyrd personal
 Hantering av tillfälliga anställningar och praktikanter
 Personalutmärkelser (ex NOR)
 Avtackning och pensionsavgångar
 Personalansvarsnämndens arbete
5
Nr.
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
P
2.4.2
Administrera lön och andra
ersättningar
P
2.4.3
Hantera kompetensutveckling
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
Exempel på handlingstyper: Anställningsbevis, personalavtal, lönebeslut, handlingar rörande bisyssla,
tjänstebeskrivning/befattningsbeskrivning, handlingar rörande uppsägning/ avsked/övertalighet/ omplacering,
tjänstebetyg/tjänsteintyg, avgångsvederlag, befordran, tjänstgöringsintyg/tjänstgöringsbetyg, handlingar rörande
praktikant, personalansvarsnämndens protokoll
Processen omfattar att hantera och granska underlag, göra uträkningar och utbetalningar till högskolans personal både
i form av lön och i form av arvoden. Här hanteras även de anställdas skattedeklarationer och ärenden som rör återkrav
av lön. I processen handläggs även begäran från anställd om tjänstepension eller sociala försäkringar. Häri hanteras
även pensions- och försäkringsfrågor som rör högskolan i stort.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Löner och arvoden
 Reseräkningar
 Ledigheter och semestrar
 Ersättningar för friskvård, läkemedel och läkarbesök
 Skattedeklarationer
 Pensions-/försäkringsärenden
Exempel på handlingstyper: Lönegrundande underlag exempelvis underlag till arvoden/sjukvårdskvitton/reseräkningar,
lönespecifikationer, ledighetsansökningar, tjänstgöringsjournaler, diverse listor kopplad till lön ur systemet,
kontrolluppgifter för deklarationen, handlingar rörande pension,
handlingar rörande sjuk- och arbetsskadeförsäkring, kollektiva personalförsäkringar
Processen innefattar kompetensutvecklingsarbetet av personal anställd på högskolan.
Förslag: Handlingar som rör enskild individ läggs i personalakt. Övrigt blir akt i diariet.
Exempel på handlingstyper: Intyg eller betyg från utbildning, handlingar rörande intern utbildning, handlingar från
konferens/planeringsdagar
6
Nr.
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
Hantera personalhälsovård och
personalsociala ärenden
P
2.4.4
P
2.5
Hantera arbetsmiljö
P
2.6
Samverka med fackliga organisationer
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
Processen omfattar att hantera personalhälsovård och personalsociala ärenden som rör en enskild medarbetare eller
en grupp anställda, exempelvis rehabilitering, omplacering, trakasserier eller disciplinära åtgärder. Här ingår att
hantera underlag, utreda och fatta beslut om åtgärder. Merparten av handlingarna är sekretessbelagda.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Företagshälsovård för personal
 Rehabiliteringsinsatser
 Disciplinärenden
Exempel på handlingstyper: Handlingar/frågor rörande företagsvård, handlingar rörande arbetssociala/ psykosociala
frågor på individ- eller gruppnivå, rehabiliteringsutredningar, handlingar rörande disciplinärenden ex anmälan om
särbehandling, trakasseri och diskriminering, läkarintyg med remisser
Processen omfattar att bland annat att löpande genomföra skyddsronder, dokumentera och åtgärda avvikelser. Här
ingår även att i förekommande fall anmäla olyckor och tillbud till Arbetsmiljöverket.
Utredningar i arbetsmiljöärenden rörande enskild (även studenter) hanteras i processen 2.4.4 Hantera
personalhälsovård och personalsociala ärenden.
Exempel på handlingstyper: Skyddsrondsprotokoll, skyddskommittéprotokoll, avvikelser, anmälningar till
Arbetsmiljöverket, handlingar rörande arbetsmiljö på individ- eller gruppnivå (se även process 2.4.4.), arbetarskydd,
arbetsskaderapporter (se process 2.4.4.), tillbudshandlingar (se process 2.4.4.).
Processen omfattar att genomföra och dokumentera möten och förhandlingar med de fackliga organisationerna.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Hantera lönebildning (på gruppnivå)
 Hantera arbetsrättsliga frågor
 Hantera övriga förhandlingar mellan arbetsgivare/fack
Exempel på handlingstyper: MBL-protokoll
7
Nr.
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
Organisera och genomföra högtider
P
2.7
PG
2.8
2.8.1
Förvalta gemensamma funktioner
Hantera och redovisa allmänna
handlingar
2.8.2
Kommunicera högskolans verksamhet
externt
P
2.8.3
2.8.4
Samverka med omgivande samhälle
Hantera intern kommunikation
P
2.8.5
Utveckla och förvalta informations- och
kommunikationsteknologi
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
Processen omfattar administration kring högtider, till exempel akademiska högtider eller utdelningar av priser och
utmärkelser. Omfattar bland annat utskick av inbjudningar, bokningar/avtal rörande lokal och förtäring, samt
dokumentation av högtid.
Exempel på handlingstyper: Inbjudningar, deltagarlistor, avtal med leverantörer, program, fotografier och filmer,
manuskript till hållna tal
Processen hanterar arbetet med att göra högskolans handlingar och information återsökningsbar.
Exempel på handlingstyper: Klassificeringsstruktur, diarium, sökregister till diariet, arkivförteckning, gallringsbeslut,
gallringsprotokoll
Processen omfattar att ta fram material och informera externt om Konstfacks verksamhet genom olika
kommunikationskanaler, såväl tryckta som digitala. Här ingår även att hantera förfrågningar från allmänheten,
exempelvis rörande Konstfacks verksamhet eller begäran om utlämnande av allmän handling. Även
spontanansökningar ingår häri. Exempel på handlingstyper: Webbplatser, trycksaker, publikationer, film- och
ljudupptagningar, fotografier, förfrågningar, begäran om utlämnande handlingar
Processen hanterar högskolans interna kommunikation.
Exempel på handlingstyper: Intranät, vecko-PM/intern info, personaltidning, handlingar rörande
personalfester/kickoffer, infobrev till personalen , protokoll/minnesanteckningar från avdelnings-/enhets möten
Processen hanterar högskolans utveckling och drift av IT.
Exempel på handlingstyper: IT- supportärenden, system- och tekniskdokumentation, källkodning, licenser, handlingar
rörande användarbehörighet
8
Nr.
P
2.8.6
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
Hantera fastighet och lokaler
P
2.8.7
Hantera säkerhetsarbete
P
2.8.8
VO
3.
Hantera inventarier, teknisk utrustning
och materielresurser
UTBILDA
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
Processen innefattar det övergripande arbetet på myndigheten med att hantera lokal- och fastighetsfrågor.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Lokalförsörjning
 Verksamhetsanpassningar och lokalprojekt (ombyggnationer)
 Bostäder för student och forskare
 Parkeringsfrågor
 Transporter
 Avfall och återvinning
 Miljöarbete
 Lokalvård
 Receptionsservice
Exempel på handlingstyper: Protokoll för lokalbesiktning, ärenden rörande lokal planering, korrespondens med
hyresvärd, ärenden rörande lokalvård, renhållning
I processen ingår att hantera frågor kring fysisk säkerhet och informationssäkerhet. Även ärenden som rör hot, stölder,
skadegörelse eller obehörigt intrång i högskolans lokaler eller nätverk hamnar häri.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Nycklar och passerkort
 Larm
 Bevakning
 Brandskyddsarbete
 Kris- och katastrofarbete (Planer, policys, strategier se 1.2.6 Hantera interna styrdokument)
 Säkerhetsskyddsarbete (Planer, policys, strategier se 1.2.6 Hantera interna styrdokument)
 IT-säkerhetsarbete (Planer, policys, strategier se 1.2.6 Hantera interna styrdokument)
Exempel på handlingstyper: ? (Har inte hittat några i er dokumenthanteringsplan.) Polisanmälningar
Processen omfattar administration kring verkstäder och undervisningslokaler.
Exempel på handlingstyper:?
9
Nr.
PG
3.1
P
3.1.1
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
Planera och administrera
utbildningsutbudet
Hantera examenstillstånd
P
3.1.2
Hantera utbildningsutbudet
P
3.1.3
Utvärdera kurser och program
PG
P
3.2
3.2.1
Utbilda på grundnivå och avancerad nivå
Anta studenter till utbildning på
grundnivå och avancerad nivå
P
3.2.2
Administrera studenter på grundnivå
och avancerad nivå
P
3.2.3
Genomföra utbildning på grundnivå och
avancerad nivå
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
Processen omfattar att ta fram underlag, utreda samt fatta beslut om att inrätta, revidera eller avveckla
huvudområden, utbildningsprogram eller kurser.
Exempel på handlingstyper: Utbildningsplaner, kursplaner
I processen ingår att genomföra utvärderingar av genomförda kurser eller program samt att sammanställa och följa
upp resultatet.
Exempel på handlingstyper: Utvärderingar, sammanställningar.
Processen omfattar att högskolan, antingen på eget initiativ eller efter krav från tillsynsmyndigheten, utreder ett
befintligt examenstillstånd eller ansöker om ett nytt. Här ingår även att hantera eventuella kompletteringar till den
inlämnade ansökan samt att hantera tillsynsmyndighetens beslut.
Exempel på handlingstyper: Ansökan till tillsynsmyndighet, kompletteringar, tillsynsmyndighetens beslut.
Processen omfattar att hantera ansökningar och arbetsprover, bedöma behörighet samt fatta beslut om antagning till
utbildning på grundnivå eller avancerad nivå. Här ingår även att hantera besked om för sent inkommen ansökan eller
överklaganden av negativa beslut.
Exempel på handlingstyper: Ansökningshandlingar, arbetsprover, listor över sökande, antagningsprotokoll, register till
antagnas ansökningshandlingar
Processen omfattar att registrera studenter på program eller kurs samt att därefter löpande registrera resultat av
genomförda kurser i det studieadministrativa systemet. Här ingår även att hantera individuella studentärenden
rörande exempelvis ansökan om anstånd med studiestart, tillgodoräknanden, studieuppehåll samt studieavbrott.
Exempel på handlingstyper: Individuella studentärenden, betygslistor
Processen omfattar att planera kurstillfällen, ta fram undervisningsmaterial samt att genomföra tentamina.
Registrering av studieresultat hanteras i processen 3.2.2 Administrera studenter på grundnivå och avancerad nivå.
Exempel på handlingstyper: Scheman, undervisningshandlingar (prov och exempelvis arbetsuppgifter, foton), eget
producerat läromedel, praktikrapporter, examensarbeten
10
Nr.
P
PG
P
3.2.4
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
Utfärda examen på grundnivå och
avancerad nivå
3.2.5
Samverka med omgivande samhälle
3.3
3.3.1
Utbilda på forskarnivå
Anta doktorander
P
3.3.2
Administrera doktorander
P
3.3.3
Genomföra utbildning på forskarnivå
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
I processen ingår att utreda examensansökan för att därefter antingen utfärda ett examensbevis eller fatta beslut om
att avslå ansökan. Den omfattar även att hantera överklagan av beslut om att avslå examensansökan.
Exempel på handlingstyper: Examensansökan, examensutlåtande, utbildningsbevis
I processen ingår att hantera övergripande samverkansprojekt eller partnerskap mellan Konstfack och exempelvis
andra lärosäten eller företag.
Exempel på handlingstyper: Samverkansavtal
Processen omfattar att hantera ansökningar med bilagor såsom finansieringsplan och individuell utvecklingsplan samt
fatta beslut om antagning till forskarutbildning.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Anta doktorander till utbildning på forskarnivå
 Anställa doktorander (övergår sedan i personalprocesserna)
Exempel på handlingstyper: Ansökningar till forskarutbildning, beslut om antagning.
Processen omfattar att registrera forskarstudenter på program eller kurs samt att därefter löpande registrera resultat
av genomförd utbildning i det studieadministrativa systemet. Här ingår även att hantera individuella studentärenden
rörande exempelvis ansökan om anstånd med studiestart, tillgodoräknanden, studieuppehåll samt studieavbrott.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Registrera doktorander forskarnivå
 Examinera doktorander på kurser (motsv) på forskarnivå
 Tillgodoräkna utbildning för studier på forskarnivå
Processen omfattar undervisning och handledning av doktorander samt att genomföra obligatoriska seminarier inom
ramen för forskarutbildningen.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Undervisa och handleda doktorander
 Hantera doktorandseminarier (Halvtidskontroller/motsvarande?)
11
Nr.
3.3.4
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
Utfärda examen på forskarnivå
3.3.5
Samverka med omgivande samhälle
PG
P
3.4
3.4.1
Hantera internationella utbyten
Administrera utresande studenter och
lärarutbyten
P
3.4.2
Administrera inresande studenter
P
3.5
Dela ut stipendier
VO
4.
PG
P
4.1.
4.1.1
BEDRIVA FORSKNINGS- OCH
UTVECKLINGSPROJEKT
Bedriva forskningsprojekt
Planera och administrera forskning
P
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
Processen omfattar att hantera ansökan om examen, att genomföra och dokumentera licentiatseminarier eller
disputationer samt att utfärda examensbevis.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Hantera licentiatseminarier
 Hantera disputationer
 Utfärda examen på forskarnivå
I processen ingår att hantera övergripande samverkansprojekt eller partnerskap mellan Konstfack och exempelvis
andra lärosäten eller företag.
Exempel på handlingstyper: Samverkansavtal
Processen omfattar att ansöka om medel till utbytesprogram, upprätta utbytesavtal med utländska lärosäten samt att
följa upp och återrapportera resultatet, både avseende antalet deltagare och det ekonomiska utfallet.
I processen ingår även att hantera ansökningar, fördela utbildningsplatser samt upprätta avtal med utresande
studenter och lärare. För vissa utbytesprogram upprättas reserapporter eller utvärderingar av studenten efter
utbytestiden. Tillgodräknanden registreras i det studieadministrativa systemet.
Exempel på handlingstyper: Beslut om antagning, Learning agreement, intyg, reserapporter.
Processen omfattar att hantera kontakter med lärosäten, ta emot ansökningar och besluta om antagning av inresande
studenter. Här ingår även att utfärda intyg efter avslutade utbytesstudier vid Konstfack. Häri ingår även utbytesavtal.
Exempel på handlingstyper: Ansökningshandlingar, Learning agreement, studieintyg.
I processen ingår att hantera ansökningar och utdelning av medel till studieavgiftsskyldiga studenter (från utanför EU
och EES).
Exempel på handlingstyper: Ansökningar, rektorsbeslut.
Processen omfattar både högskolans övergripande forskningsplanering och att planera enskilda forskningsprojekt och
göra ansökningar till forskningsfinansiärer. För beviljade ansökningar hanteras avtal samt återrapportering av det
12
Nr.
Verksamhetsområde/
Processgrupp/Process
P
4.1.2
Genomföra forskning och
tillgängliggöra forskningsresultat
PG
P
4.2
4.2.1
Bedriva konstnärliga utvecklingsprojekt
Planera och administrera konstnärliga
utvecklingsprojekt
P
4.2.2
Genomföra och tillgängliggöra
konstnärliga utvecklingsprojekt
Processbeskrivning och exempel på handlingstyper
vetenskapliga och ekonomiska resultatet av forskningsprojektet i enlighet med finansiärens krav.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Hantera övergripande planering rörande forskning
 Planera och administrera forskningsprojekt
Exempel på handlingstyper: Projektplan, ansökan till forskningsfinansiär, avtal, återrapporteringar.
Processen omfattar att ta fram primärmaterial och därefter göra bearbetningar samt att på olika sätt tillgängliggöra
resultatet av den forskning som bedrivs vid högskolan. Här ingår att publicera det vetenskapliga resultatet av ett
forskningsprojekt, presentera det vid vetenskapliga konferenser eller liknande samt även att genomföra seminarier,
konferenser eller dylikt på anordnade av högskolan.
Aktiviteter som ingår i processen:
 Inhämta primärmaterial
 Bearbeta material
 Publicera forskningsresultat
 Presentera forskningsresultat vid vetenskapliga konferenser o dyl
 Genomföra vetenskapliga seminarier, konferenser, symposier o dyl
Exempel på handlingstyper: Primärmaterial, bearbetningar, vetenskapliga rapporter, handlingar rörande seminarier,
konferenser och dylikt.
Processen omfattar att ta fram projektbeskrivning och budget för utvecklingsprojektet samt ansöka om interna medel
för genomförandet.
Exempel på handlingstyper: Projektbeskrivningar, beslut om att bevilja eller avslå ansökan.
I processen ingår att genomföra utvecklingsprojektet och att på olika sätt tillgängliggöra resultatet av det konstnärliga
utvecklingsprojektet, både i text och genom gestaltning/objekt. Här ingår även att löpande handleda/ha kontakt med
projektets handledare.
13