1 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Id nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Innehållsförteckning
1. Inledning
2. Mål
3. Samverkanssystemet
3.1 Arbetsgivarens organisation
3.2 Samverkanssystemet hos arbetsgivaren
4. Arenor i samverkanssystemet
4.1 Medarbetarsamtal
4.2 Arbetsplatsträff
4.3 Områdessamverkansgrupp/skyddskommitté
4.4 Förvaltningssamverkansgrupp/skyddskommitté
4.5 Central samverkansgrupp/huvudskyddskommitté
4.6 Företrädare i samverkansgrupp
4.7 Adjungera in till samverkansgrupp
5. Samverkansgruppens uppgifter
5.1 Vilka uppgifter har skyddskommitté
5.2 Rehabilitering och arbetsanpassning
5.3 Företagshälsovård
5.4 Hälsa och arbetsmiljö
5.5 Utbildning
5.6 Medbestämmandefrågor -MBL
5.7 Beslut i samverkansgruppen
6. Rutiner
6.1 Tidplan samverkansgrupper
6.2 Kallelse arbetsplatsträff
6.3 Kallelse samverkansgrupp
6.4 Ärenden till samverkansgrupp
6.5 Dokumentation arbetsplatsträff
6.6 Dokumentation samverkansträff
6.7 Uppföljning
1. Inledning
Strömsunds kommuns samverkansavtal tar utgångspunkt i FAS 05.
Riktlinjerna beskriver hur samverkansfrågor ska hanteras av parterna
inom Strömsunds kommun. Till samverkansfrågor hör alla frågor som
2 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Id nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
berör kvinnors och mäns arbetsmiljö, medbestämmande, kompetensutveckling, verksamhetsutveckling, jämställdhet samt diskriminering.
2. Mål
Målet är ett samverkanssystem som ger förutsättningar för ett positivt
arbetsklimat, en god hälsa och arbetsmiljö där inflytande, delaktighet
och utveckling är en rättighet för alla anställda kvinnor och män i
kommunen. (FAS 05).
I Strömsunds kommuns personalpolitiska program, PPP, anges tydliga
mål för arbetsgivaren inom ledarskap, medarbetarskap, arbetsmiljö och
rehabilitering, jämställdhet, mångfald, alkohol och droger, personalkompetensförsörjning, arbetstid och lön. Samverkansarbetet följer
målen i PPP. Arbetet baseras på viljan att fatta beslut i samverkan för att
öka medarbetarnas möjlighet till delaktighet. (FAS 05)
Arbetsgivarens organisation präglas av att ansvar och befogenheter ligger långt ut i verksamheten det vill säga på dig som chef. Samverkan
ska knytas nära verksamheten för att öka anställda kvinnors och mäns
möjlighet till inflytande och delaktighet och särskilt ge möjlighet att
påverka i frågor som rör den egna arbetsplatsen. (FAS 05)
3. Samverkanssystemet
Arbetsplatsträffen är grunden för arbetsgivarens samverkanssystem.
(FAS 05) Det innebär att arbetsgivaren, du som chef, ska organisera
samverkanssystemet så att alla anställda kvinnor och män regelbundet
och återkommande kan delta på arbetsplatsträff. Avgörande för att
detta ska fungera är att alla medarbetare ges möjlighet till inflytande
och delaktighet. Så många frågor som möjligt ska behandlas av kvinnor
och män som direkt berörs i sitt arbete i dialog med sin chef. Det ska
vara naturligt att lyfta frågor om arbetsmiljö, medbestämmande,
kompetensutveckling, jämställdhet och diskriminering i det vardagliga
arbetet på arbetsplatsen. När det behövs ska du som chef lyfta fråga
vidare i samverkanssystemet. Basen för samverkan är Arbetsmiljölagen,
AML, Medbestämmandelagen, MBL, Diskrimineringslagen, DL och
lagen om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen, LFF samt
arbetsgivarens personalpolitiska program, PPP.
3 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Id nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
Samverkansgrupper ska knytas till beslutsnivåerna i verksamheten och
ansluta till linjeorganisationen. Syftet är att skapa forum för dialog mellan arbetsgivaren, det vill säga chef, och de fackliga organisationernas
företrädare där parterna har ett gemensamt ansvar för att aktualisera
frågor om verksamhetens utveckling, hälsa och arbetsmiljö.
3.1 Arbetsgivarens organisation
I arbetet med att strukturera arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete har chefernas arbetsmiljöansvar och vad det innebär tydliggjorts
bland annat i rutiner för fördelning av arbetsmiljöuppgifter (delegering)
där ansvar, mandat och befogenheter klart framgår.
I samverkanssystemet är en väl strukturerad och förberedd arbetsplatsträff en förutsättning för att ge medarbetarna möjlighet till dialog,
delaktighet och inflytande.
Arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete utvecklas och följs upp
fortlöpande i skyddskommitté, det vill säga i samverkansgrupp på
områdes- och förvaltningsnivå. Centrala samverkansgruppen är tillika
arbetsgivarens huvudskyddskommitté.
3.2 Samverkanssystemet hos arbetsgivaren:
Kommunledningsförvaltningen: Arbetsplatsträffar minst 8-10
gånger per år på varje avdelning. Gemensamma frågor och
uppföljning av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete tas
i förvaltningssamverkansgrupp minst 4 ggr/år.
Teknik- och serviceförvaltningen: Arbetsplatsträffar minst 8-10
gånger per år på varje arbetsplats. Gemensamma frågor och
uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom området
tas i områdessamverkan och på förvaltningsnivå. Frågor som
berör hela förvaltningen lyfts vidare till förvaltningssamverkan
minst 4 ggr/år.
Framtid- och utvecklingsförvaltningen: Arbetsplatsträffar minst
8-10 gånger per år på varje arbetsplats/ verksamhetsområde.
Gemensamma frågor och uppföljning av det systematiska
arbetsmiljöarbetet inom rektorsområdet och inom verksamheten
ensamkommande tas i områdessamverkan och på
förvaltningsnivå. Frågor som berör hela förvaltningen lyfts
vidare till förvaltningssamverkan minst 4 ggr/år.
4 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Id nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
Barn- och utbildningsförvaltningen: Arbetsplatsträffar minst 810 gånger per år på varje arbetsplats. Gemensamma frågor och
uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom
rektorsområdet tas i områdessamverkan och på
förvaltningsnivå. Frågor som berör hela förvaltningen lyfts
vidare till förvaltningssamverkan minst 4 ggr/år.
Vård- och socialförvaltningen: Arbetsplatsträffar minst 8-10
gånger per år på varje arbetsplats. Gemensamma frågor och
uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom
produktionsområdet tas i områdessamverkan och på
förvaltningsnivå. Frågor som berör hela förvaltningen lyfts
vidare till förvaltningssamverkan minst 4 ggr/år.
Närvård Frostviken: Arbetsplatsträffar minst 8 – 10 gånger per
år på varje arbetsplats. Gemensamma frågor och uppföljning av
det systematiska arbetsmiljöarbetet inom avdelningen tas i
förvaltningssamverkan minst 4 ggr/år.
Miljö & Byggavdelningen: Arbetsplatsträffar genomförs minst 810 gånger om år. Frågor som kan beröra flera verksamheter inom
arbetsgivaren lyfts till central samverkan.
Turism: Arbetsplatsträffar genomförs minst 8-10 gånger per år.
Frågor som kan beröra flera verksamheter inom arbetsgivaren
lyfts till central samverkan.
4. Arenor i samverkanssystemet
4.1 Resultat- och utvecklingssamtal
Resultat- och utvecklingssamtalet är ett strukturerat och regelbundet
återkommande samtal för att utveckla medarbetare, chef och
verksamhet. Samtalets innehåll ska fokusera på ett innehåll som bidrar
till utveckling och positiv förändring. Samtidigt åskådliggörs och
medvetandegörs varje medarbetares insats som viktig för
verksamheten. Ett väl planerat och genomfört resultat- och
utvecklingssamtal är en förutsättning för trygghet, förtroende och
engagemang på arbetsplatsen.
4.2
Arbetsplatsträffen
Arbetsplatsträffen är själva grunden för arbetet i samverkanssystemet.
Kommunens anställda kvinnor och män ska ges möjlighet att vara
delaktiga i det som rör den egna arbetsplatsen. Du som chef måste
organisera arbetet så att alla medarbetare kan delta i arbetsplatsträff på
den egna arbetsplatsen minst åtta till tio gånger per år. På arbetsplatsträffen ges utrymme för dialog.
5 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Id nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
Detta förutsätter att arbetsplatsträffen är väl förberedd. Kallelse,
dagordning och underlag skickas ut i så god tid innan mötet att
medarbetarna hinner förbereda sig och läsa in sig på aktuell
information. Medarbetarna ska ges möjlighet att få med egna frågor på
dagordningen.
Även chefer omfattas av samverkanssystemet. Det är viktigt att chefer
har egna arbetsplatsträffar i samma omfattning som övriga medarbetare
där deras arbetsmiljö och arbetsvillkor diskuteras.
På arbetsplatsträffen tas aktuell information, verksamhets- och
utvecklingsarbete som berör medarbetaren upp. På arbetsplatsträffen
arbetar chef och medarbetare systematiskt med sin arbetsmiljö. Det vill
säga att kontinuerligt följa upp hur arbetsmiljön ser ut på arbetsplatsen
för att förebygga ohälsa och olycksfall. Skyddsombudet är ett gott stöd
till chef och alla medarbetare, även de som är oorganiserade eller tillhör
andra fackliga organisationer, i det systematiska arbetsmiljöarbetet på
arbetsplatsen.
Frågor som tas upp på arbetsplatsträff som berör flera arbetsplatser ska
lyftas vidare till samverkansgrupp. Det är chefens ansvar att se till att
dessa frågor förs vidare dit.
Beslut enligt medbestämmandelagen (MBL) får inte fattas på arbetsplatsträff utan ska lyftas vidare till berörd samverkansgrupp beroende
på om frågan berör område (OSG), flera områden eller hela
förvaltningen (FSG), eller flera förvaltningar(CSG).
4.3 Områdessamverkansgrupp/skyddskommitté
Samverkansfrågor och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet
som rör området, rektorsområde eller produktionsområde eller
motsvarande behandlas i områdessamverkansgrupp (OSG) minst fyra
ggr/år. I OSG ska det finnas en företrädare från varje fackligt förbund
verksamma inom området. Fackförbunden utser lämplig företrädare
utifrån vilka frågor som tas upp. Minst en företrädare ska vara
skyddsombud. Vid medbestämmandefrågor (MBL) måste företrädare
ha förhandlingsmandat.
4.4 Förvaltningssamverkansgrupp/skyddskommitté
Övergripande samverkansfrågor och uppföljning av det systematiska
6 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
d nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
arbetsmiljöarbetet inom förvaltningens verksamheter/områden
behandlas i förvaltningssamverkansgruppen (FSG) minst fyra ggr/år. I
FSG ska det finnas en företrädare från varje fackligt förbund
verksamma inom förvaltningen. Fackförbunden utser lämplig
företrädare utifrån vilka frågor som tas upp. Minst en företrädare ska
vara skyddsombud. Vid medbestämmandefrågor (MBL) måste
företrädare ha förhandlingsmandat.
4.5 Central samverkansgrupp/huvudskyddskommitté
Samverkansfrågor av kommunövergripande natur och uppföljning av
arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete behandlas i central
samverkansgrupp (CSG) minst 4 ggr/år. I CSG ska det finnas en
facklig företrädare per förbund. Fackförbunden utser lämplig
företrädare utifrån vilka frågor som tas upp. De fackliga
organisationerna utser ett gemensamt huvudskyddsombud för centrala
samverkansgruppen. Vid medbestämmandefrågor (MBL) måste
företrädare ha förhandlingsmandat.
4.2 Företrädare i samverkansgrupp
Fackförbunden ska meddela arbetsgivaren (KLF/förhandlingschefen)
vilka som är skyddsombud samt vilka som företräder fackförbundet i
de olika samverkansgrupperna.
För medverkan i samverkansgrupp eller förhandling ska
ledighetsansökan för fackligt uppdrag enligt förtroendemannalagen
lämnas in till verksamhetschef som tillstyrker ledigheten. Därefter till
förhandlingschef för beslut.
Ett fackligt förbund kan ge annat fackligt förbund fullmakt att företräda
det fackliga förbundet. En sådan fullmakt ska skriftligen meddelas arbetsgivaren (KLF/förhandlingschef).
Facklig företrädare i samverkansgrupp ska normalt vara placerad inom
berört område eller förvaltning. En förutsättning för att nå målen med
samverkansavtalet är att fackliga företrädare finns med i samverkansgruppen. Om inte samsyn kan nås om den fackliga representationen i
samverkansgrupp gäller att varje berört fackligt förbund kan företrädas
av ett arbetsplatsombud. Arbetsgivaren ansvarar för den information
och frågor som tagits i samverkan och/eller förhandling. Facklig
företrädare får informera sin styrelse.
7 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Id nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
Arbetsgivarrepresentant i samverkansgruppen är ansvarig chef eller
någon som ansvarig chef utsett till företrädare. Chefens uppgift är att
skapa de bästa förutsättningarna för samverkan i dialog.
4.3 Adjungera in till samverkansgrupp/skyddskommitté
Vid behov adjungeras berörda parter in till samverkansgrupp. Ett
exempel på detta kan vara att vid fastighetsfrågor adjungeras
representant för fastighetsförvaltningen in.
5. Samverkansgruppens/skyddskommittées uppgifter
Arbetsmiljölagen, Medbestämmandelagen, och Diskrimineringslagen
utgör grunden för arbetet i samverkanssystemet. Det innebär att alla
frågor som berörs av dessa lagar behandlas i samverkansgrupp. Det
handlar om verksamhetsfrågor, utvecklings- och förbättringsarbete,
kompetensutvecklingsbehov, uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, rehabilitering – och arbetsanpassningsfrågor i stort, (inte på
individnivå), samt företagshälsovård. Arbetsgivaren och de fackliga
organisationerna har ett gemensamt ansvar för att skapa delaktighet
för alla medarbetare som berörs och genom detta skapa en aktiv och
utvecklad samverkan.
5.1 Vilka uppgifter har skyddskommittén?
Samverkansgrupp utgör skyddskommitté enligt arbetsmiljölagens bestämmelser. Inom område och förvaltning måste rutiner finnas för att
systematiskt följa upp arbetsmiljöarbetet i samverkan. Samverkansgrupp har i rollen som skyddskommitté till uppgift att behandla
följande områden:
Planering och uppföljning av åtgärder för en tillfredställande
arbetsmiljö
Följa den allmänna utvecklingen i frågor som rör ohälsa och
olycksfall
Företagshälsovård
Handlingsplaner – SAM
Lokaler
Frågor om nya arbetsmetoder, problem, organisation
Utbildningsbehov inom arbetsmiljöområdet
Rehabilitering och arbetsanpassning
5.2 Rehabilitering och arbetsanpassning
Arbetsgivaren arbetar efter fastställd rutin för anpassning och arbetslivsinriktad rehabilitering. Syftet med rutinen är att ge chefer och
medarbetare stöd, struktur och vägledning i rehabiliteringsarbetet.
8 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Id nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
Arbetsgivarens rehabiliteringsarbete ska kontinuerligt följas upp i
samverkansgrupp. Det handlar om att analysera sjukfrånvaro inom
området/förvaltningen, hur organisera arbetet för att kunna erbjuda
nödvändig arbetsanpassning, innehåll i arbetet, inventering av hjälpmedel
med mera. De fackliga organisationerna ska vara delaktiga i arbetet när
gällande rutiner omarbetas eller om det sker förändringar som påverkar
rehabiliteringsarbetet.
5.3
Företagshälsovård
Företagshälsovården är en oberoende expertresurs och har
arbetsgivarens uppdrag att arbeta med förebyggande insatser. Det
handlar om hälsofrämjande insatser som psykosocial arbetsmiljö,
insatser för att förebygga uppkomst av sjukdom och skador i arbetslivet
samt åtgärdande insatser d v s de insatser som behöver genomföras vid
rehabilitering för att hjälpa individer att återvända till, eller uthålligt
vara kvar i arbetslivet. Vid upphandling av företagshälsovård är de
fackliga organisationerna representerade. Företagshälsovårdens arbete
följs upp, utvärderas och utvecklas kontinuerligt.
5.4
Hälsa och arbetsmiljö
Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i det
dagliga arbetet i kommunens verksamheter. Arbetsmiljöarbetet omfattar
alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse
för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Chefs uppdrag är att kontinuerligt
undersöka, genomföra och systematiskt följa upp verksamheten så att
ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs. Hur det systematiska
arbetsmiljöarbetet inom arbetsgivaren fungerar följs kontinuerligt upp i
samverkanssystemet, ytterst av kommunledningen. Arbetsgivarens
övergripande rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete utvecklas
ständigt i samverkan och beskrivs på arbetsmiljösidorna på intranätet.
9 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Id nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
5.2 Utbildning
Arbetsgivaren genomför kontinuerligt arbetsmiljöutbildningar till chefer
och skyddsombud. Nya chefer och skyddsombud får grundutbildning i
arbetsmiljö (BAM, Bättre arbetsmiljö, tre dagar kompletteras med en dag
om samverkan och riskbedömning). Utbildningsbehov utvärderas
kontinuerligt. Arbetsgivaren har avtal med företagshälsovården att
förutom regelbundet och återkommande genomföra arbetsmiljöutbildningar u t i f r å n b e h o v riktade till chefer och skyddsombud.
Aktuella ämnen lyfts i samverkan. Grundläggande
brandkunskapsutbildningar och utbildningar i HLR och hjärtstarter, teori
och praktiska övningar, genomförs enligt central utbildningsplan till
kommunens alla medarbetare.
5.3 Medbestämmandefrågor - MBL
Samverkan i samverkansgrupp ersätter information och förhandling
enligt MBL 11, 19 och 38 §§. Den fackliga organisationen kan begära att
arbetsgivaren fullgör sin förhandlingsskyldighet enligt MBL. Om den
fackliga organisationen anser att en fråga inte lämpar sig för behandling
i samverkanssystemet gäller MBL i sin helhet i den frågan. Överenskommelse i samverkansgrupp blir giltig med omedelbar verkan.
5.4 Beslut i samverkansgruppen
Chef är ansvarig för beslut och verkställighet i alla verksamhetsfrågor.
Arbetsgivarens beslut ska föregås av samverkan så nära berörda
medarbetare som möjligt.
6. Rutiner.
6.1 Tidplan samverkansgrupper
Kommunledningen planerar in centrala samverkansgruppens träffar
över året. Förvaltningen planerar in samverkansträff ungefär fyra
veckor före central samverkangrupp. Områdessamverkan planeras in
träff ungefär fyra veckor före förvaltningssamverkansträff. Tidsplanen
ska ligga så att frågor som aktualiseras på områdes respektive förvaltningsnivå kan föras vidare till nästa nivå i samverkanssystemet när det
behövs. Tider för samverkansmöten på förvaltningsnivå meddelas till
KLF/personal/personalstrateg.
10 (10)
Titel: Riktlinjer för samverkan i Strömsunds kommun
Id nr:
10:39
Version: 2.0 REVIDERING
Typ: Riktlinjer
Fastställd:
Giltighetstid:
Uppdateras:
6.2 Kallelse arbetsplatsträff
Kallelse, dagordning och underlag till arbetsplatsträff skickas ut i så
god tid att medarbetarna hinner gå igenom underlagen innan mötet.
Medarbetarena ska också ges möjlighet att lyfta frågor till arbetsplatsträffen.
6.3 Kallelse samverkansgrupp
Kallelse, dagordning och underlag till samverkansgrupp skickas ut av
arbetsgivaren senast fjorton dagar i förväg. I kallelsen ska framgå vilka
frågor som ska behandlas i samverkansgruppen. Mallar finns på
intranätet arbetsmiljösidor – blankettarkiv-SAM.
6.4 Ärenden till samverkansgrupp
När den fackliga organisationen eller en medarbetare vill ta upp en
fråga/ärende i samverkansgrupp, ska detta meddelas i så god tid
(minst fem arbetsdagar innan mötet) att arbetsgivaren hinner bereda
ärendet och avgöra om frågan ska in på samverkansgruppens dagordning. Arbetsgivaren kan behöva avgöra på vilken samverkansnivå
frågan ska hanteras. Blankett för anmälan av ärenden finns i
blankettarkivet – SAM.
6.5 Dokumentation- arbetsplatsträff
Minnesanteckning - Vid arbetsplatsträffen skrivs korta
minnesanteckningar som delges berörda medarbetare på lämpligt sätt.
Chef informerar i chefslinjen om det som kommit upp på
arbetsplatsträffen vid behov.
6.6 Dokumentation - samverkansgrupp
Minnesanteckning - Vid samverkansgruppens möten skrivs
minnesanteckningar som delges berörda deltagare på lämpligt sätt.
Chef informerar i chefslinjen om samverkansgruppens beslut
Protokoll - Överenskommelser enligt medbestämmandelagen (MBL)
protokollförs. Efter underskrifter skickas protokollet till
KLF/Personal/förhandlingschef. Chef ansvarar för att detta sker.
Mallar och exempel för minnesanteckning och protokoll finns på intranätets
arbetsmiljösidor – blankettarkiv - SAM
6.7 Uppföljning
Förvaltningarnas arbetsmiljöarbete i samverkan följs upp kontinuerligt
av kommunledningen.
