Posten Meddelande AB
HANDLINGSPLAN
Region Stockholm Syd
2011-09-23
Handlingsplan för att säkra utdelning i Globens utdelningsområde
Bakgrund
Brevbärarkontoren i Årsta, Hammarby Sjöstad, Johanneshov och
Globen flyttades alla in i Årsta Postterminal under perioden
augusti 2010 till februari 2011, där Enskede redan var
etablerat. Därmed skapades ett nytt stort brevbärarkontor,
benämnt Globen, i befintliga lokaler i syfte att spara
lokalkostnader, minska transportkostnader och underlätta flöden
från terminalen i takt med ökad förädling. Inflyttningen
förbereddes genom successiva informationsträffar med alla
medarbetare. För att underlätta inflyttningen beslöts att
skjuta genomförandet av projekt Brev 2010, med längre turtider
i brevbäringen, till april 2011. Efter en del problem i
projektarbetet sköts implementeringen till maj månad.
Vid driftstart av den nya organisationen i brevbärarkontoret
Globen uppstod en del inkörningsproblem, med övertid och vissa
volymer kvarliggande post, vilket dock inte var av oroväckande
storlek. I juni såg organisationen ut att sätta sig och
kvalitetsutfallet i utdelningsprocessen väsentligt högre än
tidigare månader under våren. Därmed kunde sommarperioden
inledas lugnt och juli förflöt utan större problem, även om ett
stort antal sommarvikarier alltid medför vissa
kvalitetsstörningar.
Problem
Efter de två första veckorna i augusti ökade postvolymerna
hastigt, och en del kvardröjande kvalitetsbrister från ej
fungerande sommarvikarier upptäcktes. Samtidigt ökade
kvarliggande post p g a att brevbärare återkom med post som man
inte hade hunnit med på sin tur och inte mindre än 17
brevbärare annonserade att man vid skolstart avsåg att avsluta
sin anställning alternativt ta ledigt för studier.
Sjukfrånvaron ökade och under den första veckan i september var
ca 15 personer sjuklediga. Stora brister i bemanningen uppstod
följaktligen och hela utdelningsdistrikt blev liggande.
Trots otaliga kontakter med näraliggande kontor lyckades man
inte täcka behovet, utan läget förvärrades varje dag med stora
kvarliggande volymer. I vissa områden blev därtill samma gator
liggande flera dagar i rad. Problemet flyttade dessutom runt.
När Björkhagen stabiliserades uppstod motsvarande problem i
Hammarby sjöstad, osv. Inlånade resurser och personal från
bemanningsföretag hade svårt att göra ett beräknat dagsjobb,
eftersom stödet från vana medarbetare saknades. Dessa arbetade
redan övertid eller tvingades gå in i områden där man inte var
van, vilket också kostade tid.
Arbetsledningen ägnade sig åt daglig ” utryckning ” för att
styra om resurser, ringa in personal och försöka samla ihop
övertid.
I början av september framstod läget som akut och
regionledningen efterfrågade en handlingsplan för att komma
tillrätta med problemet.
Handlingsplan
1. Utöka ledningsorganisationen med en produktionsledare
1 sep
2. Tillsätta lokal arbetsgrupp och regional styrgrupp med
facklig samverkan
w 36
- löpande rapportering till regionledning
- daglig rapportering till Postens Kundtjänst
w 37
3, Skapa balans i resursbehov genom inlån, bemanningsföretag
och
resursanställda
16 sep
4. Jobba ikapp upparbetade brister och ” rensa kontoret ”
24 sep
5. Säkra daglig utdelning av all post
w 38
6. Kommunikationsutskick till alla hushåll som drabbats
30 sep
7. Anpassning av organisationen för att spara ledtider och
minska
belastning på enstaka rutter och skapa långsiktig
stabilitet enligt
särskild aktivitetsplan
w 47
8. Samverkan, information, förberedelser och implementering av
ny org.
9 dec
Rapportering
Lokal ledning till regionledning och Kundtjänst
dagligen
Regionledning till chefen Produktion
dagligen tills
det akuta läget är löst
- därefter varje fredag
Regionledning till PTS
19 sep
Meddelande Produktion till PTS
löpande enl
inbokade möten
Avslutning
Efter implementering av reviderad organisaton rapporteras till
chefen Produktion. Slutrapport till PTS sker därefter
15 dec
